NATIONELLA RÅDET FINANSIELL SAMORDNIN G FÖRSTUDIE FINSAM Framtidens välfärd fler vägar in Förstudie FINSAM Framtidens välfärd fler vägar in PROJEKTPLAN Projekt Finsam Framtidens Välfärd Version 1.1 Senast ändrad Sida 1 (12)
Innehållsförteckning 1. Inledning 3 1.1 Regler för projektplanen... 3 1.2 Versionsbeteckning... 3 2. Projektets bakgrund och projektprocessen 3 2.1 Bakgrund... 3 2.2 Administrativa uppgifter... 4 2.3 Projektprocessen och beslutspunkter... 4 3. Syfte och mål 5 3.1 Mål... 5 3.2 Beskrivning och omfattning på projektet... 5 3.3 Horisontella principer... 6 3.4 Målgrupp för projektresultatet... 7 3.5 Överlämning och förvaltning av projektresultatet... 7 4. Aktivitets- och tidsplan 7 4.1 Tidsplan... 7 4.2 Projektgodkännande och projektavslut... 7 5. Projektbudget 8 5.1 Projektets kostnader... 8 6. Projektorganisation 8 6.1 Roller... 8 6.2 Bemanning... 9 6.3 Resursplanering...10 7. Ändringar 10 8. Risker 10 9. Löpande uppföljning, styrning och planering 11 9.1 Möten och rapportering...11 9.2 Projektadministration...12
1. INLEDNING 1.1 Regler för projektplanen Projektplanen ska fastställas av Nationella rådet som utgör förstudiens styrgrupp. Eventuella avvikelser från projektplanen beslutas av styrgruppen och dokumenteras i styrgruppsprotokoll. Versionsbeteckningen ska uppdateras och ändringen ska tydligt framgå i det reviderade dokumentet. 1.2 Versionsbeteckning Detta dokument har följande historia: Version Anledning Vem Datum 1.0 Första utkast - bearbetning av arbetsgrupp Arbetsgrupp 2016-01-11 1.1 Beslut av styrgrupp Styrgrupp 2016-02-01 2. PROJEKTETS BAKGRUND OCH PROJEKTPROCESSEN 2.1 Bakgrund Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har erhållit medel till ett förberedande projekt för att motverka utanförskap och främja kompetensutveckling inom Europeiska socialfonden (ESF) programområde 1; Framtidens välfärd kompetensförsörjning inom välfärdssektorn. Förstudien är nationell, heter Fler vägar in och omfattar flera delprojekt. I det förberedande projektet finns tre spår - hållbart arbetsliv: socialsekreterarrollen i utveckling, finansiell samordning och breddad rekrytering. Spåren kan ses som en kedja för att stödja och rusta såväl den enskilda individen som arbetsplatsen samt för att skapa delaktighet, bredda kompetensförsörjningen och därigenom bidra till att klara den framtida kompetensförsörjningen inom svensk välfärd. Denna projektplan omfattar delprojektet FINSAM som syftar till att ge ett underlag för en strategisk diskussion om utvecklingen av den finansiella samordningen och dess roll år 2020. Den finansiella samordningen (FINSAM) har funnits i cirka tio år. Vid årsskiftet 2015/2016 ingår 241 kommuner (av 290) och samtliga landsting/regioner tillsammans med Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan, i totalt 80 samordningsförbund. FINSAM som samverkansmodell är utvecklad och förankrad i varierande grad hos huvudmännen. De olika samordningsförbunden har funnits olika länge och eftersom det
ofta är komplexa verksamheter och strukturer behövs några år innan form och innehåll byggts upp och utvecklats. Den övergripande frågan i ett framtidsperspektiv är FINSAM:s roll i välfärdssamhället och hur den kan ges en starkare, kompletterande och mer strategisk roll. Eftersom strukturerna, de ekonomiska förutsättningarna, organiseringen och arbetssätten hos samordningsförbunden idag ser olika ut så är det viktigt att titta på om dessa bör vara mer lika ur ett resurs- och effektivitetsperspektiv (samhälle, medborgare, hur man använder skattemedlen). Ytterligare en fråga är hur uppdragsområdet bör se ut i framtiden. Idag finns variation på bland annat typ av insatser och deltagare. Är nuvarande flexibla ordning det mest effektiva sättet att använda en kompletterande resurs som FINSAM? Den finansiella samordningen är en del i ett skiftande utbud av välfärds- och rehabiliteringsinsatser som på olika sätt behövs för att möta samhällsutmaningar och för att stötta individer i olika former av utsatthet. De olika rehabiliterings- och samverkansformerna behöver kartläggas, tydliggöras och diskuteras för att se om och hur de kan samordnas för att ge bästa resultat för att lösa de behov som finns. Generellt sett behöver kunskapen öka om de insatser som samhället erbjuder för att kunna utveckla resurseffektiviten. 2.2 Administrativa uppgifter Projektets namn är Förstudie FINSAM Framtidens välfärd fler vägar in. Projektets diarienummer är 15/3458. 2.3 Projektprocessen och beslutspunkter I projektet ingår tre beslutspunkter där beslut tas om övergång till nästa fas. Beslutspunkt Beskrivning Beslutas av Planerat beslutsdatum 1 Projektplanen godkänns och fastställs av styrgruppen. OK för att genomföra projektet. 2 Projektets resultat godkänns av styrgruppen. 3 Slutrapporten godkänns av styrgrupp. Projektet stängs formellt. Styrgruppen 2016-02-01 Styrgruppen 2016-05-xx Styrgruppen 2016-06-30
3. SYFTE OCH MÅL Delprojektet Förstudie FINSAM ska öka kunskapen och ge underlag för en strategisk diskussion hur man kan utveckla den finansiella samordningens roll i framtidens välfärd. Fokus är samordningsförbundens strukturella roll i välfärdsarbetet, som komplement till andra samverkansformer. 3.1 Mål Liksom övriga delprojekt utgör detta en del av en förstudie som ska lägga grunden för ett större genomförandeprojekt. Delprojektets syfte tar sin utgångspunkt i de förväntade resultaten som finns formulerade för hela förstudien. Förstudien Framtidens välfärd - Fler vägar in ska, genom de tre olika delprojekten, gemensamt leda till nedanstående resultat: 1. Kartläggning och analys är genomförd av kompetensförsörjning ur ett ickediskrimineringsperspektiv genom att inventering av kunskap och erfarenheter är genomförd. 2. Strategier för ett hållbart och inkluderande arbetsliv är belysta/framtagna genom att ha beaktat pågående och tidigare insatser, dess möjligheter och eventuella brister. 3. Förslag som stimulerar sociala innovationsinsatser, olika mått och steg, metoder och arbetssätt är identifierade. 4. Det finns en grund för utlysning av genomförandeprojekt inom Europeiska socialfonden. 5. Aktörer som kan samverka för att ta sig an utmaningarna i kommande socialfondsprojekt har identifierats och mobiliserats. För delprojektet Förstudie FINSAM är det främst punkt 2, 3, 4 och 5 ovan som är aktuella. Den finansiella samordningen har behov av ökad legitimitet hos både parter och omvärld. FINSAM/samordningsförbundens roll och möjligheter behöver bli mer känd för att kunna användas med full potential. Målet för förstudien om FINSAM är att: - konkretisera behoven av utveckling för att öka kvalitet, legitimitet och resurseffektivitet i förbundens verksamheter. - undersöka hur uppdragsområdet bör se ut i framtiden - är nuvarande flexibla ordning det mest effektiva sättet att använda en kompletterande resurs som FINSAM. - ge underlag och idéer till ett eller flera genomförandeprojekt i samverkan med FINSAMs parter och med ett antal samordningsförbund. 3.2 Beskrivning och omfattning på projektet Delprojektet kommer under våren 2016 att utreda en rad frågor. Det görs genom workshops, utredningsarbete och analyser av rapporter och av pågående/avslutade arbeten inom samordningsförbunden, såväl nationellt som lokalt. Även nya idéer och internationella utblickar ska fångas upp och kan utgöra underlag för ett eventuellt
framtida genomförandeprojekt. Delprojektet kommer således inte att implementera eller genomföra några av de förslag och idéer som genereras. Frågeställningar som ska belysas: Hur förbunden konkret är en arena för det lokala samverkansarbetet och hur denna arena kan utvecklas för en mer resurseffektiv lokal samverkan samt hur samverkan bedrivs där det saknas samordningsförbund. Uppmärksamma nationella och internationella erfarenheter av samverkan. Göra en kvalificerad uppskattning av antalet individer som tillhör FINSAM:s målgrupp och inte får sitt stödbehov tillgodosett genom myndigheters ordinarie verksamheter. I Finsamlagens förarbeten finns uppgifter att ca 300 000 individer har behov av stöd. Idag når FINSAM ca 40 000 individer årligen. Ta fram en grov skiss över de vita fält (utifrån en samlad rehabiliteringskarta över befintliga insatser och former) som finns i välfärdssamhället och där en finansiell samordning kan fylla ett syfte som gemensam arena för myndigheternas ordinarie verksamheter. För olika målgrupper finns redan ansvariga som till exempel Arbetsförmedlingen eller kommun, men det finns nya områden och behov som ingen riktigt har ett tydligt ansvar för. Det finns också behov av samordnade och parallella insatser. I detta sammanhang är det också viktigt att se om det vore lämpligt att den finansiella samordningen kunde arbeta mer med tidiga och/eller förebyggande insatser. Presentera goda exempel där samordningsförbund har uppnått hög legitimitet i det lokala/regionala samverkansarbetet. Hur har förutsättningarna sett ut och vilka objektiva framgångsfaktorer finns, till exempel resultat/effekter av genomförda insatser, politisk förankring, ledarskap eller andra kriterier. Belysa och jämföra vilka olika rehabiliterings- och samverkansuppdrag som det kan vara mest effektivt att FINSAM tar hand om och vilka som bör skötas under andra former och i andra verksamheter. Vilken nytta ser de enskilda huvudmännen med FINSAM för sina egna verksamheter? (Blir det till exempel färre besök på vårdcentralen om arbetet kring enskilda individer samordnas, kan samordningsteam som finansieras av samordningsförbund underlätta för övriga huvudmäns handläggare då individer med stort samordningsbehov slussas direkt till teamen?) Ge förslag på hur ett kontinuerligt kvalitetshöjande arbete kan komma till stånd för att FINSAM ska bli en mer kunskapsdriven verksamhet. 3.3 Horisontella principer ESF s krav på horisontella principer ska beaktas i ovanstående frågeställningar. Det innebär att förstudien ska ha jämställdhetsintegrering som utgångspunkt genom att ha såväl könsuppdelade statistikunderlag som analys utifrån kön för att upptäcka mönster och jämställdhetsproblem. Andra krav är inkludering av personer med fysisk eller psykisk funktionsnedsättning, att välfärdssektorn ska bli bättre på att ta tillvara nyanländas och utrikesföddas kompetenser samt matcha målgruppen mot sektorns behov av kompetens.
Den sistnämnda punkten kan förmodligen bättre tillgodoses i de andra delprojekten. I projektets aktivitetsplan knyts aktiviteter till varje frågeställning. Till varje aktivitet finns tre poster som besvarar hur jämställdhet, antidiskriminering och tillgänglighet har beaktats. För att säkerställa, kvalitetsgranska och utveckla arbetet med de horisontella principerna aktualiseras de regelbundet på möten såväl i arbetsgruppen som internt på SKL. 3.4 Målgrupp för projektresultatet Målgruppen för förstudien FINSAM är parterna i Nationella rådet och samtliga samordningsförbund samt ESF-rådet. 3.5 Överlämning och förvaltning av projektresultatet Projektresultaten som här avser delprojekt förstudie FINSAM ska även kopplas ihop med resultat från de andra delprojekten och redovisas i samlad form till ESF. Delprojektet förstudie FINSAMs resultat ska presenteras i rapportform. Rapporten ska utgöra underlag för en strategisk diskussion om hur den finansiella samordningens roll kan utvecklas i framtidens välfärd samt hur detta kan göras. Rapportens innehåll ska belysa frågeställningar omnämnda under punkt 3.2. Dessa och eventuellt ytterligare frågeområden kan väljas ut för att i dialog med ESF eventuellt utvecklas och testas i en genomförandefas. Detta bör göras i samarbete med intresserade samordningsförbund. De samarbetande huvudmännen har goda möjligheter att sprida kunskap och information i sina egna befintliga och etablerade kanaler. 4. AKTIVITETS- OCH TIDSPLAN Aktivitetsplanen finns som bilaga till denna projektplan och har namnet Aktivitetsplan Förstudie FINSAM. Planen kommer att stämmas av i arbetsgruppen och uppdateras löpande. 4.1 Tidsplan Projektet pågår 2015-12-01 2016-06-30. 4.2 Projektgodkännande och projektavslut Slutligt projektgodkännande anses föreligga när: Projektmålen är uppnådda Samtliga leveranser har godkänts av styrgruppen ESF har tagit emot projektresultaten och godkänt dem.
Projektet avslutas när projektgodkännande skett och slutrapport skrivits. Projektet kan också avslutas genom att det läggs ned vid någon av beslutspunkterna. 5. PROJEKTBUDGET 5.1 Projektets kostnader Förstudien Framtidens välfärd - Fler vägar in s budget omfattar samtliga delprojekt. I den gemensamma budgeten, görs en uppdelning mellan de olika spåren. Delprojektet förstudie FINSAM s kostnader beräknas uppgå till 536 000 SEK och fördelar sig enligt följande: Kostnader Projektledare samt indirekta kostnader: 450 000 SEK Mötes- och reskostnader: 86 000 SEK Arbetsgruppens arbetstid utgör del av medfinansieringen, med minst 56 timmar per aktör under projekttiden. Övrig medfinansiering står SKL för. Budgeten utgör ett estimat. Om projektledaren ser eller har skäl att anta att projektets kostnad kommer att avvika från budgeten måste detta omedelbart rapporteras till styrgruppen. Styrgruppen fattar sedan beslut om hur avvikelsen ska hanteras. 6. PROJEKTORGANISATION 6.1 Roller Detta projekt består av följande roller. Styrgruppens ordförande Styrgruppsmedlemmar Projektledare Arbetsgruppsmedlemmar Referensgruppsmedlemmar Arbetsgruppen har en överblick över pågående processer och arbeten inom FINSAM och som behöver beaktas i förstudien. Arbetsgruppen deltar i arbetet med förstudien tillsammans med projektledarna. Referensgrupper fungerar som diskussionspartner och ger synpunkter på underlag och idéer som framkommer i förstudien. De kan även bidra med egna idéer.
6.2 Bemanning Följande personer kommer att bemanna rollerna i projektorganisationen. Roll Namn Förvaltning/Avdelning Styrgruppens ordförande Annika Krook Försäkringskassan Styrgruppsmedlemmar Henrietta Stein Arbetsförmedlingen Karin Flyckt Leif Klingensjö Socialstyrelsen Sveriges kommuner och Landsting (SKL) Projektledare Carina Cannertoft/Stellan Berglund SKL Arbetsgruppsmedlemmar Lotta Albertsen Försäkringskassan Tomas Jeppsson Johanna Jupiter Arbetsförmedlingen Socialstyrelsen Referensgruppsmedlemmar Representanter från Samordningsförbund samt NNS På SKL hålls de olika delprojektet ihop av en ledningsgrupp där sektionschefer, projektledare från de tre delprojekten deltar tillsammans med personer som fungerar som administrativt- och ekonomiskt stöd för projektet. Där ingår även interna och externa processtödjare.
6.3 Resursplanering Namn Aktiviteter From datum Tom datum Tid under perioden Styrgruppen Möten (3 stycken) 2016-01-01 2016-06-30 2 tim per deltagare Arbetsgruppen Möten (10 stycken) samt inläsning av material 2015-12-01 2016-06-30 56 tim per deltagare Referensgruppen Möten/Workshops 2016-02-01 2016-05-30 Fastställs i aktivitetsplan Projektledare 50/50 Stödfunktioner Hålla ihop/driva/praktiskt genomförande Ekonomiskt-. administrativt- samt processtöd. 2016-01-01 2016-01-30 Heltid 6 månader 2016-01-01 2016-01-30 Ca 30 timmar per månad 7. ÄNDRINGAR Avvikelser och beslut om förändringar inom projektets ramar tas upp i minnesanteckningar vid arbetsgruppsmöten och i styrgruppsprotokoll vid styrgruppsmöten. 8. RISKER De risker som vid projektets start bedömts som allvarligast samt förslag till åtgärder beskrivs i nedanstående tabell. Risker som uppstår under projekttiden, analyseras och rapporteras till styrgrupp. Risker Projektledarna (för de tre delmomenten) har ringa erfarenhet av ESF. Förstudien blir inte klar i tid Åtgärder Stöd från Gunnar Anderzon, PlugIN. Även projektets controller har mycket god kunskap om och stor erfarenhet av ESF. Processtöd via extern kompetens finns tillgänglig för alla delprojektet. Säkerställ löpande att tid- och aktivitetsplan följs.
Förstudien tappar fokus Förstudien blir en inte efterfrågad sidoverksamhet Könsblind inte inkluderande analys Bristande förankring i samverkanaktörernas enskilda organisationer De olika delmomenten har svårigheter att hänga ihop som en sammanhängande förstudie Når inte upp till medfinansieringen Att nyttja processtöd via extern kompetens för kontinuerlig kvalitetssäkring Systematiskt följa upp och förankra frågor i styr-, arbets- och referensgruppen. Systematisk uppföljning av de horisontella principerna Styrgruppen bidrar med att legitimera förstudiens processer och dess resultat genom tydlig extern kommunikation, öppna dialogforum och andra former av workshops, referensgrupper Förstudieledare på SKL (arbetsgivarsidan) och ledningsgrupp på SKL säkerställer genom möten och dialog med övriga projektmedarbetare att aktiviteter genomförs och rapporteras enligt plan. Månadsvis uppföljning av ekonomi, medfinansieringsgrad och regelbunden timoch tidredovisning. 9. LÖPANDE UPPFÖLJNING, STYRNING OCH PLANERING 9.1 Möten och rapportering Möten och dokument Frekvens När Ansvar Styrgruppsmöten Styrgruppsmöten 3 tillfällen 2016-02-11-2016-06-20 Styrgrupp Arbetsgruppsmöten Ca 2 gång/månaden 2016-01-11-2016-06-22 Projektledare Referensgruppsmöten Styrs av aktivitetsplan 2016-02-01-2016-06-30 Projektledare Ledningsgrupp: uppföljning internt på SKL av samtliga delprojekt 1 gång i månaden Dec 2015- juni 2016 Christin Norberg- Granberg
9.2 Projektadministration 9.2.1 Dokumenthantering För projektet har en gemensamma mapp upprättats på projektplace. Här ska alla dokument i projektet sparas. I dokumentnamnet ska version anges. Följande undermappar finns upplagda: Projektplan Utlysningen Ansökan Minnesanteckningar och styrgruppsprotokoll Rapporter Övrigt 9.2.2 Diarieföring Projektplan kommer att diarieföras. Övriga dokument som skapas i projektet överförs till arkivet när projektet är avslutat och formellt stängt.