Registrering i ELVIS och uppföljning av SVF Förberedande utbildning om standardiserade vårdförlopp 3 mars 2016

Innehåll Inledning Genomgång av ett registreringsflöde i ELVIS Uppföljning av indikatorer och ledtider Summering och avslutning

Uppföljning ledtider SVF cancer Delprojektet Uppföljning ledtider SVF cancer har i uppgift att ta fram en lösning för: Registrering av mätpunkter för Start av SVF, Start av första och Avslut av SVF innan första Beräkning av indikatorer och ledtider Återkoppling av data till SKL såväl som till verksamheten Projektledare: Johan Gustavsson

Vad är ett standardiserat vårdförlopp Start av första Start SVF (välgrundad misstanke om cancer) Utredning Avslut av SVF innan första

Standardiserade vårdförlopp 2015: Akut myeloisk leukemi (AML) Cancer i urinblåsan och övre urinvägarna Huvud- och halscancer Matstrups- och magsäckscancer Prostatacancer Vårdförloppsbeskrivningar finns för nedladdning på www.cancercentrum.se/vast/ 2016: Allvarliga ospecifika symtom som kan bero på cancer Bröstcancer Cancer i bukspottkörteln och periampullärt Cancer i gallblåsa och perihilär gallgång Cancer utan känd primärtumör (CUP) Lungcancer Maligna lymfom Myelom Primär levercancer Primära maligna hjärntumörer Tjock- och ändtarmscancer Äggstockscancer

KVÅ-koder för SVF inom VGR Socialstyrelsen har tagit fram nya KVÅ-koder för att stödja införandet av Standardiserade vårdförlopp. VGR kommer inledningsvis att använda KVÅ-koder för: Start av SVF (beslut välgrundad misstanke om cancer) Start av första Avslut av SVF innan första

Mätpunkter och KVÅ-koder Start av första Start SVF (välgrundad misstanke om cancer) V(XX)10 Utredning V(XX)42-V(XX)65 Avslut av SVF innan första V(XX)70-V(XX)78 Kodningsvägledningar för respektive vårdförlopp finns för nedladdning på www.cancercentrum.se

Inom VGR används det patientadministrativa systemet ELVIS för registrering av SVF. För vårdgivare som inte har ELVIS sker registrering i lokala system. Arbete pågår med att integrera SVF-data mellan vårdgivare. Registrering av mätpunkter för samma patient och SVF kan ske på olika enheter och förvaltningar.

Analysfunktion ledtider SVF Start av SVF Matchning (personnummer, KVÅ-kod) Start av 1a (alternativt avslut av SVF innan första ) De mätpunkter som registreras i ELVIS matchas i en analysfunktion så att ledtiden från Start av SVF till Start av första, alternativt Avslut av SVF innan första, kan räknas fram för varje patient.

Analysfunktion ledtider SVF Start av SVF Matchning (personnummer, KVÅ-kod) Start av 1a (alternativt avslut av SVF innan första ) Ledtider skickas månadsvis till SKL för nationell uppföljning Rapporter och kuber för uppföljning av SVF är under framtagning Hittills har verksamheten fått återkoppling med hjälp av listor Rapporter Nationell uppföljning, SKL Standardrapporter för patientuppföljning och kvalitetssäkring Möjlighet till analys via kub/rapport Rapporter för övergripande uppföljning på ledningsnivå

Registreringsflöden (1/2) Standardiserade vårdförlopp beskrivs som förlopp med eller utan filterfunktion och här skiljer sig registreringen av startpunkten beroende på om det är ett förlopp med eller utan filter. I vårdförlopp utan filterfunktion har remittenten befogenhet att sätta stämpeln välgrundad misstanke om cancer, i dessa fall registreras start av standardiserat vårdförlopp med KVÅ-kod i planeringsunderlaget. I vårdförlopp med filterfunktion är det specialisten som bedömer att det finns en välgrundad misstanke om cancer och då registreras start av standardiserat vårdförlopp med KVÅ-kod i diagnosregistreringsbilden (koppling till vårdkontakt).

Registreringsflöden (2/2) Start och avslut av standardiserat vårdförlopp kan också behöva registreras med brev- eller telefonkontakt. I vissa fall konstateras att det finns en välgrundad misstanke på patient som är pågående i den specialiserade vården, i dessa fall registreras start i diagnosregistreringsbilden. Likadant kan start av standariserat vårdförlopp, start av första och även avslut registreras under pågående slutenvård. Det registreras också i diagnosregisteringsbilden.

Användarstöd SVF På RCC Västs hemsida återfinns följande stöd för arbetet med registrering och uppföljning av standardiserade vårdförlopp: Manual för registrering i ELVIS Utbildningsfilm Registrering av standardiserade vårdförlopp i ELVIS Frågor och svar om registrering Diagnos- och åtgärdsregistrering under pågående vårdtillfälle Användarstöd rapporter och kuber SVF Länk: http://www.cancercentrum.se/vast/vara-uppdrag/kunskapsstyrning/kortare-vantetider/regionalinformation/registrering-och-uppfoljning/

Övergripande flöde för registrering i ELVIS utan filterfunktion Vårdbegäran märkt VMC Vårdbegäran ankomstregistreras Vårdbegäran bedöms Planering Undersökningsblock enligt SVF MDK Start av första Ny vårdbegäran Nytt planeringsunderlag Diagnosregistrering Avslut av SVF innan första Diagnosregistrering

Vårdbegäran märkt VMC Vårdbegäran ankomstregistreras Vårdbegäran bedöms Planering Undersökningsblock enligt SVF MDK Start av första Ny vårdbegäran Nytt planeringsunderlag Diagnosregistrering Avslut av SVF innan första Diagnosregistrering 1. Välgrundad misstanke kan uppstå i såväl primärvård som specialiserad vård. Patienten remitteras enligt det standardiserade vårdförloppet. Vårdbegäran märks välgrundad misstanke om cancer (VMC).

Vårdbegäran märkt VMC Vårdbegäran ankomstregistreras Vårdbegäran bedöms Planering Undersökningsblock enligt SVF MDK Start av första Ny vårdbegäran Nytt planeringsunderlag Diagnosregistrering Avslut av SVF innan första Skärmbild Ny vårdbegäran Diagnosregistrering KVÅ-koder för SVF: Registreras ej i Ny vårdbegäran 1. Mottagande enhet tar emot vårdbegäran och registrerar den i ELVIS-modulen Ny vårdbegäran där remissdatum registreras i fältet Beslutsdatum (beslutsdatum = remissdatum)

Vårdbegäran märkt VMC Vårdbegäran ankomstregistreras Vårdbegäran bedöms Planering Undersökningsblock enligt SVF MDK Start av första Ny vårdbegäran Nytt planeringsunderlag Diagnosregistrering Avslut av SVF innan första Diagnosregistrering 1. Vårdbegäran bedöms och beslut fattas om undersökningar ska ske enligt det standardiserade vårdförloppet.

Vårdbegäran märkt VMC Vårdbegäran ankomstregistreras Vårdbegäran bedöms Planering Undersökningsblock enligt SVF MDK Start av första Ny vårdbegäran Nytt planeringsunderlag Diagnosregistrering Avslut av SVF innan första Skärmbild Nytt planeringsunderlag Diagnosregistrering KVÅ-kod för Start av SVF: V(XX)10 För mer info om KVÅ-koder se Kodningsvägledning från SKL 1. Den specialiserade vården skapar ett planeringsunderlag, beslutsdatum för vårdbegäran hämtas med automatik från Ny vårdbegäran 2. 1. KVÅ-kod Den specialiserade för Start av vården SVF (VMC) tar emot registreras remissen i fältet och Åtgärd skapar en vårdbegäran i ELVIS-modulen Ny vårdbegäran där remissdatum registreras i fältet Beslutsdatum CV/CB registreras i fältet Prioritet enligt ordinarie rutin

Vårdbegäran märkt VMC Vårdbegäran ankomstregistreras Vårdbegäran bedöms Planering Undersökningsblock enligt SVF MDK Start av första Ny vårdbegäran Nytt planeringsunderlag Diagnosregistrering Avslut av SVF innan första Diagnosregistrering 1. Ett eller flera undersökningsblock genomförs i enlighet med det standardiserade vårdförloppet. 2. Under undersökningsblocken skapas ett eller flera Planeringsunderlag beroende på situation.

Vårdbegäran märkt VMC Vårdbegäran ankomstregistreras Vårdbegäran bedöms Planering Undersökningsblock enligt SVF MDK Start av första Ny vårdbegäran Nytt planeringsunderlag Diagnosregistrering Avslut av SVF innan första Diagnosregistrering 1. Beslut om srekommendation fattas vid multidisciplinär konferens (MDK). 2. Beslut om fattas av den behandlande läkaren i samråd med patienten.

Vårdbegäran märkt VMC Vårdbegäran ankomstregistreras Vårdbegäran bedöms Planering Undersökningsblock enligt SVF MDK Start av första Ny vårdbegäran Nytt planeringsunderlag Diagnosregistrering Skärmbild Diagnosregistrering Avslut av SVF innan första Diagnosregistrering KVÅ-koder för Start av första : V(XX)42-V(XX)65 För mer info om KVÅ-koder se Kodningsvägledning från SKL 1. Den specialiserade vården registrerar KVÅ-kod för Start av första i fältet Åtgärdskod 2. Datum för Start av första visas i fältet Åtgärdsdatum och är detsamma som datum för Vårdkontakt. Inom slutenvård ska registrering ske under pågående vårdtillfälle och rätt datum för Start av första registreras i fältet Åtgärdsdatum.

Vårdbegäran märkt VMC Vårdbegäran ankomstregistreras Vårdbegäran bedöms Planering Undersökningsblock enligt SVF MDK Start av första Ny vårdbegäran Nytt planeringsunderlag Diagnosregistrering Skärmbild Diagnosregistrering Avslut av SVF innan första Diagnosregistrering KVÅ-koder för Avslut av SVF innan första : V(XX)70-V(XX)78 För mer info om KVÅ-koder se Kodningsvägledning från SKL 1. Den specialiserade vården registrerar KVÅ-kod för Avslut av SVF innan första i fältet Åtgärdskod 2. Datum för Avslut av SVF innan första visas i fältet Åtgärdsdatum och är detsamma som datum för Vårdkontakt. Inom slutenvård ska registrering ske under pågående vårdtillfälle och rätt datum för Avslut av SVF innan första registreras i fältet Åtgärdsdatum.

Analysdatabas ledtider SVF Start av SVF Matchning (personnummer, KVÅ-kod) Start av 1a Rapporter Nationell uppföljning (SKL) Standardrapporter för patientuppföljning och kvalitetssäkring (behörighetsstyrd) Möjlighet till analys via kub/rapport Rapporter för övergripande uppföljning på ledningsnivå

Redovisade förlopp SKL Period Antal September 125 Oktober 318 November 344 December 337 Januari 307 Totalt 1 431 Totalt Sverige 3 881

Detaljrapport Rapporter SVF Analyskub Verksamhetsrapport Sjukhus Period Ha med vårdförlopp eller bara välja sjukhus? Sjukhus Startat standardiserat vårdförlopp Period Ha med vårdförlopp eller bara välja sjukhus? Datum för Personnumme Sjukhus KVÅ-kod start SVF Sekel r Kön Remittenttyp Från Felkod Sjukhus Startat standardiserat vårdförlopp Period Ha med vårdförlopp eller bara välja sjukhus? Datum för Personnumme Sjukhus Startat KVÅ-kod start SVF Sekel r Kön Remittenttyp Från Felkod Datum för Startat standardiserat vårdförlopp start Personnumme Datum för Personnumme Sjukhus KVÅ-kod Sekel r Kön Remittenttyp Från Felkod Sjukhus Startat KVÅ-kod start SVF Sekel r Kön Remittenttyp Från Felkod Datum för start Personnumme Sjukhus Avslutat KVÅ-kod standardiserat vårdförlopp Startat Sekel r Kön Remittenttyp Från Felkod Datum för Personnumme Datum för Sjukhus KVÅ-kod avslut SVF Sekel r Kön Remittenttyp Från Felkod start Personnumme Sjukhus Avslutat KVÅ-kod standardiserat vårdförloppsekel r Kön Remittenttyp Från Felkod Datum för Personnumme Sjukhus KVÅ-kod avslut SVF Sekel r Kön Remittenttyp Från Felkod Avslutat standardiserat vårdförlopp Datum för Personnumme Sjukhus KVÅ-kod avslut SVF Sekel r Kön Remittenttyp Från Felkod Period, startpunkt Sjukhus default aktuell månad Period, slutpunkt Organisationnivå a: default aktuell månad Organisationnivå b: Organisationnivå c: Antal start av Antal från Antal till Antal start av första Antal avslut annat annat Vårdförlopp SVF av SVF landsting landsting Antal Pvv Antal MES X X X VA X X X X VB X X X X X X X VJ X X X X X X X VK X X X X X X X VN X X X X X X X Summa X X X X X X X <Följt av en tabell per vårdförlopp> Min antal Snitt antal Max antal <Vårdförlopp 3-positioner> dagar dagar dagar Antal Pvv Antal MES Antal Startat standardiserat vårdförlopp X Avslutat SVF X X X X X X Startat X X X X X X Avvikande registreringar X X X X Personnummer KVÅ-koder Datum Poster per användare Poster per personnummer Poster per vårdförlopp och sjukhus För möjlighet till egna analyser av SVF-data Två kuber, en med och en utan känslig information Antal och ledtider per vårdförlopp för vald period

Utdatamiljö i Cognos Regiongemensam miljö Västra Götalandsregionen > Standardiserade Vårdförlopp En behörighetsskyddad och en öppen Prioriterat stödet till koordinatorerna och ledtider SKL efterfrågar Följa patienter över sjukhusgränser, just nu begränsat till enbart VGR:s egna sjukhus

Flödespunkter Flödespunkt Start SVF Start SVF hos NU Start hos Startat NU SU Avslut SVF hos Avslut SVF KS NU

Tre rapporter, personnummernivå 101 Listrapport per sjukhus ( Alfrescolistan ) 102 Listrapport per vårdförlopp och sjukhus 103 Utsökning av specifik patient Sjukhus Period Ha med vårdförlopp eller bara välja sjukhus? Sjukhus Startat standardiserat vårdförlopp Period Ha med vårdförlopp eller bara välja sjukhus? Datum för Personnumme Sjukhus KVÅ-kod start SVF Sekel r Kön Remittenttyp Från Felkod Sjukhus Startat standardiserat vårdförlopp Period Ha med vårdförlopp eller bara välja sjukhus? Datum för Personnumme Sjukhus Startat KVÅ-kod start SVF Sekel r Kön Remittenttyp Från Felkod Datum för Startat standardiserat vårdförlopp start Personnumme Datum för Personnumme Sjukhus KVÅ-kod Sekel r Kön Remittenttyp Från Felkod Sjukhus Startat KVÅ-kod start SVF Sekel r Kön Remittenttyp Från Felkod Datum för start Personnumme Sjukhus Avslutat KVÅ-kod standardiserat vårdförlopp Startat Sekel r Kön Remittenttyp Från Felkod Datum för Personnumme Datum för Sjukhus KVÅ-kod avslut SVF Sekel r Kön Remittenttyp Från Felkod start Personnumme Sjukhus Avslutat KVÅ-kod standardiserat vårdförloppsekel r Kön Remittenttyp Från Felkod Datum för Personnumme Sjukhus KVÅ-kod avslut SVF Sekel r Kön Remittenttyp Från Felkod Avslutat standardiserat vårdförlopp Datum för Personnumme Sjukhus KVÅ-kod avslut SVF Sekel r Kön Remittenttyp Från Felkod

101 Listrapport per sjukhus Sjukhus KVÅ-kod Datum för start av SVF Sekel Personnummer Kön Remittenttyp Källa Felkod Kungälv VA910 2015-11-06 19 XXXXXX-XXXX K,M PV, SP PL, ÖV, SL Dubblett, Fel på förlopp Primärvård eller specialiserade vård Vy i Elvis där det är registrerat Inkonsekventa datum, avslut eller start av utan start av SVF Grupperat per Startat SVF, Startat, Avslutat SVF Datumkolumnen byts per lista Sara Ribacke, Västra Götalandsregionen

101 Listrapport per sjukhus, forts Startat standardiserat vårdförlopp Sjukhus KVÅ-kod Datum för start av SVF Sekel Personnummer Kön Remittenttyp Källa Felkod Kungälv VA910 2015-11-06 19 XXXXXX-XXXX K,M PV, SP PL, ÖV, SL Dubblett, Fel på förlopp Startat Sjukhus KVÅ-kod Datum för start av Sekel Personnummer Kön Remittenttyp Källa Felkod Kungälv VJ152 2015-11-06 19 XXXXXX-XXXX K,M PV, SP PL, ÖV, SL Dubblett, Fel på förlopp Avslutat standardiserat vårdförlopp Sjukhus KVÅ-kod Datum för avslut av SVF Sekel Personnummer Kön Remittenttyp Källa Felkod Kungälv VK178 2015-11-24 19 XXXXXX-XXXX K,M PV, SP Dubblett, Fel på förlopp Sara Ribacke, Västra Götalandsregionen

102 Listrapport per vårdförlopp och sjukhus Startat standardiserat vårdförlopp Personnummer KVÅ-kod för start Datum startat SVF Antal dagar Markering om PVV eller MES Vårdförlopp startat av XXXXXX-XXXX VA910 2016-02-24 8 Kungälv Startat Personnummer KVÅ-kod för start Datum startat SVF KVÅ-kod för start av Datum start Antal dagar Markering om PVV eller MES Behandling startat av Vårdförlopp startat av XXXXXX-XXXX VJ110 2015-11-27 VJ152 2015-12-04 7 SU Kungälv Avslut före första Personnummer KVÅ-kod för start Datum startat SVF KVÅ-kod för avslut Datum avslut Antal dagar Markering om PVV eller MES Avslutat av Vårdförlopp startat av XXXXXX-XXXX VJ110 2015-11-27 VJ170 2015-12-04 7 Kungälv Kungälv Sara Ribacke, Västra Götalandsregionen

103 Utsökning av specifik patient Exempel Dubblett Exempel Fel på förlopp Sara Ribacke, Västra Götalandsregionen

XXX Verksamhetsrapport Är under utveckling Innehåller antal, ledtider per vårdförlopp Välja period, organisation Period, startpunkt default aktuell månad Sjukhus Period, slutpunkt Organisationnivå a: default aktuell månad Organisationnivå b: Organisationnivå c: Antal start av Antal från Antal till Antal start av första Antal avslut annat annat Vårdförlopp SVF av SVF landsting landsting Antal Pvv Antal MES X X X VA X X X X VB X X X X X X X VJ X X X X X X X VK X X X X X X X VN X X X X X X X Summa X X X X X X X <Följt av en tabell per vårdförlopp> <Vårdförlopp 3-positioner> Antal Min antal dagar Snitt antal Max antal dagar dagar Antal Pvv Antal MES Startat standardiserat vårdförlopp X Avslutat SVF X X X X X X Startat X X X X X X Avvikande registreringar X X X X

Fördjupad analys Analyskub För möjlighet till egna analyser av SVF-data Två kuber, en med och en utan känslig information Sara Ribacke, Västra Götalandsregionen

Övrigt Manual som beskriver var rapporterna finns och deras innehåll I rapporthuvudet kommer det att finnas en länk till en text som beskriver rapportens innehåll Behörigheter sköts av respektive förvaltning

Summering

Tack för idag!