1(2) Dnr SLU ua Fe.2012.1.0-383 Expedierat 2012-02-08 /AS Universitetsdirektören BESLUT 2012-02-08 Sändlista Universitetsadministrationens verksamhetsplan 2012 Beslut Universitetsdirektören beslutar: att fastställa universitetsadministrationens verksamhetsplan för 2012 enligt bilaga. Ärendet Universitetsadministrationens verksamhetsplan är ett årligt planeringsdokument som innefattar de övergripande målen för verksamheten. Den innefattar också avdelningars och kansliers generella uppdrag samt för 2012 särskilt prioriterade uppdrag. Av dokumentet framgår hur universitetspåslaget används och fördelas. Varje avdelning och kansli tilldelas en budgetram för att finansiera alla de resurser som är nödvändiga för att utföra uppdragen. Verksamhetsplanen har sin utgångspunkt i de budgetdialoger som hållits inom universitetsadministrationen under hösten 2011. Beslut i detta ärende har fattats av universitetsdirektör Martin Melkersson efter föredragning av administrationskoordinatorn Annika Sagbrant. I beredningen har biträdande universitetsdirektör Marianne Fredriksson deltagit. Martin Melkersson Annika Sagbrant Bilaga Universitetsadministrationens verksamhetsplan 2012 SLU, Box 7070, SE-750 07 Uppsala, Sweden tel: +46 (0)18-67 22 88 Org.nr 202100-2817 annika.sagbrant@slu.se www.slu.se
Universitetsadministrationens verksamhetsplan 2012 Sändlista Fakultetsdirektörer Chef för ledningskansliet Avdelningschefer Platschef Skara Överbibliotekarien Internrevisionschefen Projektledare för administrativa utvecklingsprojekt För kännedom Rektor Prorektor Vice rektorer Dekaner Akademisekreteraren 2(2)
Dokumentnamn Universitetsadministrationens verksamhetsplan 2012 Beslutsdatum Beslutsfattare Diarienummer 2012-02-08 Universitetsdirektören SLU.ua.Fe.2012.1.0-383 Handläggare Ansvarig avdelning/kansli Dokumenttyp Annika Sagbrant Ledningskansliet Årligen återkommande planerings- och styrdokument Sakområde Expedierat/publicerat på webben Träder i kraft den Budget, anslagsfördelning och verksamhetsuppdrag 2012-02-08 2012-01-01 Reviderad den Giltig t.o.m. datum Bör uppdateras före - Tills vidare 2013-01-01 Ersätter dokument som upphävs (dokumentnamn/diarienummer/beslutsdatum) - Bilaga till universitetsdirektörens beslut 2012-02-08 Universitetsadministrationens verksamhetsplan 2012
Innehållsförteckning 1. VERKSAMHETSIDÉ OCH MÅL... 3 1.1 VERKSAMHETSIDÉ... 3 1.2 ÖVERGRIPANDE MÅL... 3 1.3 RISKANALYS... 4 2. GENERELLA ANVISNINGAR... 4 3. BUDGETEN FÖR 2012... 4 3.1 PRIS- OCH LÖNEERSÄTTNING... 5 3.2 CENTRALA AVSÄTTNINGAR... 5 3.2.1 Utvecklingsprojekt... 5 3.2.2 Omställningskostnader... 6 3.2.3 Universitetsdirektörens reserv... 6 3.2.4 Kommunikatör för SLU Global... 6 3.2.5 Planerad utökad lokalkostnad... 6 4. ORGANISATIONSFÖRÄNDRINGAR INOM UADM... 6 5. PLANERADE AKTIVITETER UNDER 2012... 7 6. UPPDRAG OCH FINANSIERING PER AVDELNING OCH KANSLI... 7 6.1 UNIVERSITETSADMINISTRATIONEN GEMENSAMT... 8 6.2 UNIVERSITETSLEDNINGEN... 8 6.3 AVDELNINGEN FÖR INFRASTRUKTUR (INFRA)... 9 6.4 IT-AVDELNINGEN... 12 6.5 KOMMUNIKATIONSAVDELNINGEN... 15 6.6 AVDELNINGEN FÖR STUDENT- OCH UTBILDNINGSSERVICE (SUS)... 16 6.7 AVDELNINGEN FÖR JURIDIK, EKONOMI OCH PERSONAL (JEP)... 18 6.8 S-FAKULTETENS KANSLI... 21 6.9 NL-FAKULTETENS KANSLI... 22 6.10 VH-FAKULTETENS KANSLI... 23 6.11 LTJ-FAKULTETENS KANSLI... 24 6.12 LEDNINGSKANSLIET... 25 6.13 PLATSCHEF SKARA... 27 6.14 INTERNREVISIONEN... 27 6.15 BIBLIOTEKET... 28 BILAGA 1: PRIORITERADE UTVECKLINGSPROJEKT... 29 BILAGA 2: TILLDELNING PER AVDELNING OCH KANSLI... 30 2
1. VERKSAMHETSIDÉ OCH MÅL 1.1 Verksamhetsidé Universitetsadministrationen (Uadm) har som gemensam uppgift att skapa goda förutsättningar för utbildning, forskning och fortlöpande miljöanalys. Den ska undanröja hinder, förenkla, anvisa lösningar, stödja och ge service samtidigt som den har ett särskilt ansvar för att universitetet efterlever olika regelverk, speciellt i sin myndighetsutövning. Uadm ska vidare utgöra ett strategiskt och administrativt stöd för universitetets och fakulteternas ledningar. 1.2 Övergripande mål Styrelsen för SLU fattade 5 november 2009 beslut om verksamhetsidé, vision och mål för universitetet. Målen är indelade i gemensamma mål, mål för forskning, mål för utbildning, mål för fortlöpande miljöanalys samt mål för stöd till kärnverksamheterna. Alla SLU:s medarbetare ska i sitt arbete verka för att samtliga uppsatta mål uppnås (se Mål för SLU, Dnr SLU 10-1675/09). Uadm har därutöver ett särskilt ansvar för målen för stödverksamhet. Mål för stöd till kärnverksamheterna är att kärnverksamheterna erbjuds goda servicenivåer minimera kostnaderna för stödverksamheten ha en kvalitetssäkrad och effektiv myndighetsutövning Därutöver har universitetsdirektören satt upp följande kompletterande mål för Uadm: Målen är att Uadm ska vara en arbetsplats där medarbetarna trivs och känner sig trygga Detta ska uppnås genom att vi har en effektiv internkommunikation, minskar antalet incidenter och regelbundet genomför och har god kvalitet på medarbetarsamtalen. en arbetsplats där vi har hög kompetens samt rätt person på rätt plats Detta ska uppnås genom att vi planerar och följer upp kompetensutveckling, aktivt eftersträvar jämn könsfördelning och balanserad åldersfördelning samt aktivt eftersträvar mångfald vad gäller etnisk och religiös bakgrund. en administration som genom samverkan och samarbete tillvaratar kunskap vid andra lärosätens administrationer Detta ska uppnås genom att vi utvecklar och fördjupar samverkan, särskilt med Uppsala universitet, Lunds universitet och Umeå universitet samt att vi aktivt arbetar för att skapa universitetsgemensamma standarder. en administration som tar vara på internationella erfarenheter Detta ska uppnås genom att vi är aktiva i universitetsövergripande samarbeten, nyttjar erfarenheter från lärosäten världen över och möjliggör för engelsktalande medarbetare att få samma stöd som svensktalande. 3
Inom Uadm har arbetet med att uppnå målen inriktats mot att effektivisera, professionalisera och standardisera de administrativa processerna. Det har bl a skett genom förbättrad uppföljning och en särskild processorganisation. Inriktningen på arbetet får i och med införandet av administrativa roller en något annorlunda riktning där ansvaret för utvecklingen av de administrativa processerna läggs på respektive avdelning. De särskilda uppdragen som ges till respektive avdelning och kansli kopplas till ett eller flera mål. Uppföljning av mål och uppdrag sker årligen i samband med budgetdialogen. 1.3 Riskanalys För att identifiera hinder som kan göra att målen inte uppfylls genomförs årligen en riskanalys. Arbetet inleds med att tänkbara risker inom de administrativa processerna identifierades av processansvariga. Arbetet med riskerna fortsätter inom den administrativa chefsgruppen under januari månad, där man kommer att värdera dessa efter sannolikhet och konsekvens. De allvarligaste riskerna kopplas sedan ihop med hela universitetets riskanalys, som tas upp på styrelsens februarimöte. 2. GENERELLA ANVISNINGAR I detta dokument presenteras samtliga avdelningars och kansliers generella uppdrag. Dessa gäller tills vidare men kan förändras genom beslut av universitetsdirektören. Uppdragen presenteras enhetsvis i de fall detta är möjligt. I dokumentet återfinns även avdelningars och kansliers särskilt prioriterade uppdrag för 2012. De prioriterade uppdragen är kopplade till ett eller flera mål. Uppföljning sker löpande under året och redovisning görs i samband med budgetdialog och bokslut. För att utföra uppdragen anvisas varje avdelning och kansli en budgetram. Det innebär att samtliga avdelningar/kanslier ska prioritera inom given ram och göra nödvändiga omfördelningar mellan verksamheter så att finansieringen räcker för att utföra uppdragen och klara målen. Därutöver ska varje avdelning och kansli under året vara beredd att ställa resurser till såväl universitets- som den administrativa ledningens förfogande. Budgetramen baseras på de budgetdialoger som hållits med respektive avdelning och kansli under hösten 2011. För vissa utvecklingsprojekt görs särskilda avsättningar (se bilaga 1). Kompletterande beslut kan fattas under året som påverkar budgetramens storlek. Samtliga ekonomiska överenskommelser ska vara skriftligt dokumenterade för att vara giltiga. En övervägande del av Uadms verksamhet finansieras med universitetspåslag. En hel del verksamhet finansieras emellertid på annat sätt; med statsanslag eller via olika typer av avgifter. Alla typer av avgiftsjusteringar ska beslutas av universitetsdirektören efter förslag av respektive chef. Det sker vanligtvis i samband med budgetdialogerna. Hur Uadms olika verksamheter finansieras framgår mer i detalj under avsnitt 6. 3. BUDGETEN FÖR 2012 Universitetsadministrationen har ett mål att minska administrationens andel av universitetets kostnader. Under 2011 minskade andelen kraftigt dels genom en planerat återhållen budget, dels genom att SLU:s totala verksamhet, tack vare bildandet av institutionen för akvatiska resurser, ökade 4
betydligt mer än planerat. För 2012 ökar administrationens andel. Trots detta så fortsätter andelen minska långsiktigt. Enligt beslut av rektor ( Universitetspåslag för 2012, dnr SLU ua Fe. 2011.1.4-4060) hålls universitetspåslaget för 2012 oförändrat på 15 procent av direkta lönekostnader. Det beräknas ge en intäkt på 283 000 tkr, vilket är en ökning av budgetramen på 26 mnkr i förhållande till 2011. I enlighet med beslut i SLU:s styrelse den 14 december 2011 om Kompletterande verksamhetsplan och anslagsfördelning för SLU 2012 (dnr SLU ua Fe.2011.1.4-1389) åläggs universitetsadministrationen ett sparkrav som innebär att ungefär 270 mnkr (motsvarar 14,25 procent) får användas för administrativt stöd. Resterade delen av universitetspåslaget, cirka 15 mnkr, läggs i en omställningspott för att finansiera omställningsåtgärder inom utbildning på grund- och avancerad nivå. 270 mnkr är en ökning med 13 mnkr eller 5 procent i förhållande till 2011. Personalvolymen har ökat stadigt vid SLU sedan 2006. Det har för Uadm inneburit en god intäktsutveckling från universitetspåslaget. Flerårsprognosen visar emellertid ett tydligt trendbrott. Åren 2012 2015 förväntas oförändrad eller till och med något minskad personalvolym. Uadms ambition är att flytta in i ett nytt hus 2015. Detta skulle innebära att lokalkostnaderna ökar och Uadm måste redan nu planera för att klara den ökade lokalkostnaden. Budgeten har de senaste åren tagit höjd för kostnadsökningar genom att extra medel satsats på projekt och omställningsåtgärder men för 2012 måste dessa minskas till förmån för omställningskostnader i grundutbildningen. Uadm redovisade ett överskott på 3,5 mnkr för 2011. Det innebär att Uadms balanserade kapital uppgår till 6,5 mnkr vid ingången av 2012. Uadms budget för 2012 visar ett nollresultat. 3.1 Pris- och löneersättning Varje avdelning och kansli erhåller en generell pris- och löneersättning för 2012 på 0,97 procent, vilket motsvarar den nivå som SLU erhåller i ersättning från regeringen. Pris- och löneersättningen är inkluderad i de budgetramar som redovisas i avsnitt 6. 3.2 Centrala avsättningar Av den totala budgeten på 270 000 tkr görs centrala avsättningar på sammanlagt 16 957 tkr. 3.2.1 Utvecklingsprojekt Inom Uadm bedrivs ett omfattande utvecklingsarbete, vilket bland annat märks av det förhållandevis stora antalet utvecklingsprojekt som pågår. För 2012 avsätts sammanlagt 6 500 tkr (2011: 8 000 tkr) för genomförandet av projekten. Avsättningen görs inom Uadm gemensamt och påverkar inte avdelningars eller kansliers budgetramar. De projekt som pågår eller planeras för 2012 framgår av bilaga 1. För varje projekt ska en projektplan tas fram enligt den för Uadm gemensamma mallen. Budgeten fastställs i form av ett takbelopp i samband med att projektplanen godkänns. Det innebär att projektledaren/avdelningen kan avräkna projektkostnader upp till det fastställda takbeloppet. Om budgeten visar sig vara för lågt räknad kan universitetsdirektören besluta om en utökad budgetram. Avsättningen för utvecklingsprojekten ska täcka särskilda projektkostnader och omfattar i normalfallet inte projektledarens eller projektmedlemmarnas arbetstid, men kan i vissa fall inkludera även sådana kostnader. Detta framgår i sådana fall av projektplanen. De projekt som stöds över den gemensamma projektbudgeten har universitetsdirektören som uppdragsgivare och normalt utses en särskild styrgrupp för respektive projekt. Vissa projekt hanteras dock inom någon avdelning och styrs av avdelningens/kansliets chef. I de fall ett projekt behöver stöd från olika avdelningar ges under avsnitt 6 särskilda uppdrag att stödja projektet. I de fall ett 5
projekt placeras under en avdelning är uppdraget till avdelningen istället att genomföra projektet. Samtliga administrativa utvecklingsprojekt ska redovisas i projektkatalogen. 3.2.2 Omställningskostnader Övertaligheter inom Uadm kräver godkännande av universitetsdirektören. Vid arbetsbrist lyfts lönekostnad (lön inklusive LKP och universitetspåslag) inklusive eventuell pensionskostnad från avdelningen/kansliet till Uadm centralt, normalt från och med att övertaligheten anmäls. Om beslut om uppsägning blir fördröjt av någon anledning tas diskussion i varje enskilt fall om vem som ska bära kostnaden från anmäld övertalighet till beslut om uppsägning. För att finansiera omställningsarbete avsätts sammanlagt 3 472 tkr för 2012. 3.2.3 Universitetsdirektörens reserv För universitetsdirektörens reserv avsätts 5 785 tkr för 2012. Avsättningen används i första hand till följande ändamål: - Oförutsedda kostnader - Eventuella förstärkningar löpande under året - Justering av felaktigheter i tilldelad budget Därutöver används universitetsdirektörens reserv till att för 2012 finansiera: - Flyttkostnad Hgen I samband med flytten av institutionen för husdjursgenetik (Hgen) utlovades en finansiering av två postdoktorer (á 750 tkr). Beloppet är 1 500 tkr. - En genomgång av arkiven i Umeå Det görs en tillfällig satsning att gå igenom arkiven i Umeå. Resursen anställs vid S-fakultetens kansli och finansieras av universitetsdirektörens reserv efter inlämnad redovisning av nedlagda kostnader. Takbeloppet för insatsen uppgår till 300 tkr. 3.2.4 Kommunikatör för SLU Global En kommunikatör ska anställas under året till sekretariatsfunktionen för PGU-frågor (Sveriges politik för global utveckling), SLU Global. I dagsläget är den organisatoriska tillhörigheten inte helt klar och därmed avsätts medel för detta centralt. För ändamålet avsätts 700 tkr. 3.2.5 Planerad utökad lokalkostnad Ledningskansliet utökas med ytterligare personal och ryms därmed inte i befintliga lokaler, varför en omflyttning blir aktuell, men i dagsläget är inga beslut tagna. För ändamålet avsätts 500 tkr. 4. ORGANISATIONSFÖRÄNDRINGAR INOM UADM Ett antal förändringar inom uadm har skett inför 2012: - Egendomsförvaltningen delas i två enheter, fastighetsförvaltning och lantbruksdrift, och överförs till Infra inom Uadm. - IT-enheten bryts ut från Infra och bildar en egen avdelning. - Akademikonferens överförs till Kommunikationsavdelningen som en egen resultatenhet. - Processorganisationen avskaffades 1 januari 2012 och ansvaret för att beskriva, uppdatera och kommunicera processerna ligger numera på avdelningarna och kopplas till rollansvariga. Under 2012 kommer en diskussion att föras med avdelningarna för att precisera/fastslå vilka processer som ska drivas vidare. 6
- En särskild organisation för att styra facility management bildas. - I och med att JEP-chefen slutat diskuterar universitetsdirektören för närvarande en eventuell omorganisation av avdelningen. 5. PLANERADE AKTIVITETER UNDER 2012 Ett antal aktiviteter i verksamhetsplanen har för närvarande inte överförts till avdelningar eller kanslier och hanteras således av universitetsdirektören. En del av dessa uppdrag kan under året komma att fördelas ut. - Forskningsstöd Inom Uadm finns funktioner vid flera olika avdelningar och kanslier som samlat utgör ett stöd till forskarna. Under 2010 påbörjades en samordning av dessa, bland annat genom gemensamma möten och upprättandet av en gemensam webbplats. Universitetsdirektören avser att förstärka detta samarbete ytterligare under 2012. - Administrativa servicekontoret (ASK) ASKen har i uppdrag att vara administrativt stöd till avdelningarna inom Uadm. Universitetsdirektören avser att genomföra en översyn av ASKens uppdrag. - Lönefunktionen Ett samarbete med Uppsala universitet har inletts för att skapa en gemensam lönefunktion. Arbetet förväntas ta konkret form under våren 2012. - Nytt administrationshus Det pågår ett omfattande planeringsarbete för det nya administrationshuset som ska stå klart 2015. Biträdande universitetsdirektören leder arbetet med stöd av en arbetsgrupp. 6. UPPDRAG OCH FINANSIERING PER AVDELNING OCH KANSLI Två av Uadms mål är att kärnverksamheterna erbjuds goda servicenivåer och att kostnaderna minimeras för stödverksamheten. Det leder till att tre övergripande uppdrag delas ut till samtliga avdelningar och kanslier inom Uadm: 1. Samtliga avdelningar och kanslier inom Uadm ska inom sin egen avdelning och tillsammans med andra avdelningar effektivisera de administrativa processerna i syfte att minska kostnaderna. Detta görs bl.a. inom arbetet med administrativa roller. Vilka processer och administrativa roller som varje avdelning ansvarar för redogörs nedan under respektive avdelning. 2. Samtliga avdelningar och kanslier inom Uadm ska inom sin egen avdelning och tillsammans med andra avdelningar föreslå åtgärder för att förbättra Uadms stöd till institutionerna. 3. Samtliga avdelningar och kanslier inom Uadm ska inom sin egen avdelning och tillsammans med andra avdelningar identifiera och förebygga administrativa risker för att SLU:s mål för stöd till kärnverksamheten inte nås. 7
Chefer för avdelningar och kanslier ska i budgetdialogerna inför verksamhetsåret 2013 redovisa genomförda och planerade åtgärder med anledning av ovanstående tre uppdrag. Riskanalysen inom den egna avdelningen eller kansliet ska årligen genomföras och lämnas till universitetsdirektören senast 15 november. 6.1 Universitetsadministrationen gemensamt Finansiering Följande avsättningar görs 2012 för universitetsadministrationen gemensamt: Universitetsdirektörens reserv (1011000) 5 785 tkr Utvecklingsprojekt (1018000) 6 500 tkr Omställningskostnader (1011300) 3 472 tkr Kommunikatör för SLU Global 700 tkr Planerad utökad lokalkostnad 500 tkr Administration vid UDS (1010000) 927 tkr IT-stöd och universitetsgemensam post (1010800) 2 165 tkr Innovation (1011400) 6 120 tkr Beskrivning av universitetsdirektörens reserv, utvecklingsprojekt, omställningskostnader, PGU person, samt de planerade utökade lokalkostnaderna finns i avsnitt 3.2. IT-stöd och universitetsgemensam post avser dels finansiering av IT-stöd för anställda inom Uadm, dels till liten del finansiering av portokostnader för universitetsgemensamma postutskick. 927 tkr avsätts för administrativt stöd vid Universitetsdjursjukhuset (UDS). UDS betalar precis som alla andra verksamheter 15 procent i universitetspåslag. Däri ingår finansiering av fakultetskanslierna. UDS sorterar direkt under rektor och har således inget fakultetskansli att få stöd av. För att kompensera för detta finansieras administrationen vid UDS till del med universitetspåslag. 6.2 Universitetsledningen Finansiering Universitetsledningen (980) disponerar 14 425 tkr från universitetspåslaget för 2012. Det ska finansiera löne-, lokal- och driftskostnader för rektor, prorektor, vicerektorer, universitetsdirektör och biträdande universitetsdirektör (30%), samt utredningsresurser. Därutöver ingår styrelsens arvoden och omkostnader. Därutöver disponerar universitetsledningen följande medel: Rektors strategiska medel (1000000 avsättning i AF för 2012) 8 771 tkr Utöver detta avsätts även medel till följande ändamål: EU-expertis (2 personer motsvarande 0,6 årsarbetare) finansieras i huvudsak med statsanslag inom redovisningsområdet forskning och utbildning på forskarnivå, sammanlagt 1 000 tkr för 2012. Kostnaden för prolongation av studietiden för doktorander representerade i centrala organ finansieras med SLU:s reserv (1001001). Dessa utbetalas efter rekvisition från respektive institution. 8
6.3 Avdelningen för infrastruktur (Infra) Generella uppdrag Infra ansvarar för följande verksamhet: Facility management - Samordna universitetsadministrationens service till institutioner och intendenturer - Verka för ett standardiserat och effektivt utnyttjande av universitetets fysiska infrastruktur. - Effektivisera serviceprocesserna Lokaler - Verka för ett ändamålsenligt och effektivt lokalutnyttjande - Anpassningar av lokalbeståndet till de behov som efterfrågas av universitetsledning och fakultetsledningar bland annat genom att koordinera utvecklingen av campusområdena - In- och uthyrning av lokaler inklusive hyresadministration - Förvaltning och kvalitetssäkring av fastighetssystem - Hantera tillgänglighetsfrågor - Administrera SLU:s konst - I samarbete med ledningskansliet hålla en uppdaterad lokalförsörjningsplan för universitetet Service - Samordna och erbjuda servicetjänster som efterfrågas av fakulteter eller institutioner/motsvarande (såsom repro, närservicetjänster, försäljning av kontorsmaterial) - Lokalvård - Postdistribution och transport Säkerhet och miljö - Stödja och koordinera SLU:s miljöarbete - Leda SLU:s säkerhetsarbete - Stödja verksamheten i frågor om brandskydd, tillträdes- och områdesskydd, tekniskt arbetsmiljöarbete, farliga ämnen och strålskydd - Analysera hot och hotbilder samt säkerställa att rutiner vid krishantering fungerar tillfredsställande - Leda universitetets IT- och informationssäkerhetsarbete - Administrera det gemensamma passersystemet - Analys av risk inom avdelningens områden Administrativa servicekontoret - Äga och drifta kaffemaskiner samt köpa in och tillhandahålla kontorsmaterial för samtliga avdelningar och kanslier vid Uadm i Uppsala - Ge administrativ service till Infra, IT-avdelningen, KOMMU, SUS, JEP och ledningskansliet Fastighetsförvaltning - Förvalta de fastigheter som staten uppdragit åt SLU att förvalta samt de donationsfastigheter som SLU erhållit - Mot avgift upplåta fastigheter för forskning och utbildning - Beakta att upplåtelse internt eller externt ska ske på affärsmässiga grunder med en kostnadsbaserad prissättning som grund. Med denna utgångspunkt ska förvaltningen ta hänsyn till verksamhetens behov och möjligheter både vad gäller avgiftskonstruktioner och verksamhetsinriktning vid producerande enheter 9
Lantbruksdrift - Driva jord- och skogsbruk på fastigheterna I september 2010 beslutade universitetsdirektören att genomföra ett antal projekt med uppgift att förbättra administration och styrning av egendomsförvaltningen (se dnr SLU.ua.Fe.2010.1.0-3777). En stor del av projekten genomfördes under 2010 och 2011. De uppdrag som återstår förväntas slutföras under 2012. Avdelningen är till stor del avgiftsfinansierad och innehåller flera verksamheter som skulle kunna upphandlas på den öppna marknaden. Dessa två förhållanden gör att Infra har ett särskilt ansvar för att skapa rättvisa och välfungerande avgiftssystem tillsammans med en redovisning som tydliggör kostnaderna. Avdelningen förfogar därför över ett särskilt controllerstöd. System Infra är systemägare för Landlord, Hyperdoc, Integra, Passagen, Kemia och Pondus. Processer De administrativa processer som ingår i Infras ansvarsområden är: 1. Hyresadministration 2. Lokalplanering 3. Miljöledning Från och med i år ska samtliga administrativa utvecklingsprojekt redovisas i projektkatalogen. Administrativa roller De administrativa roller som ingår i Infras ansvarsområden är: 1. Lokaladministrationsroll 2. Säkerhetsroll 3. Miljöroll Särskilt prioriterade uppdrag under 2012 - Lämna ett samlat förslag på nödvändiga åtgärder för att uppnå en hållbar ekonomisk situation för serviceverksamheterna. Det gäller främst i Alnarp, Skara och Uppsala. - Internuthyrning av egna lokaler ska tillämpa samma modell som internuthyrning av lokaler inhyrda från externa hyresvärdar. - Slutföra arbetet med de projekt som återfinns i det åtgärdsprogram som tidigare Egendomsförvaltningen fått i uppdrag (t.ex. att slutföra införandet av fastigheter i Agressos anläggningsregister tillsammans med JEP). - Skapa en särskild organisation för facility management. - Stödja SUS i att ta fram förslag på SLU:s hantering av studentbostäder. - Stödja arbetet med att utveckla SLU:s externcampus. Därutöver ska Infra genomföra miljöcertifiering av universitetet. I uppdraget ingår även att med stöd av ledningskansliet ta fram ett effektivt miljöledningssystem samt lämna redovisning till regeringen i enlighet med regeringsbeslutet Riktlinjer för statliga myndigheters redovisning av miljöledningsarbetet. Samtliga avdelningar har också ett uppdrag att utveckla, förvalta och stödja de administrativa rollerna, samt delta i diskussioner runt processerna. 10
Finansiering Verksamhet som finansieras med universitetspåslag Infra (931) disponerar 27 375 tkr från universitetspåslaget för 2012. Tilldelningen bygger på beräkningen nedan. Avdelningschefen äger rätten att göra omdisponeringar så länge uppdragen utförs tillfredsställande: - Avdelningsledning 2 165 - Infra gemensam administration 4 510 - Projektkontoret 200 - Lokaler 4 050 - Administrativa servicekontoret 2 120 - Service (ledning och posthantering) 5 235 - Säkerhet och miljö 9 095 Infras tilldelning från universitetspåslaget minskar med 17 535 tkr jämfört med 2011. Det förklaras av följande, utöver pris- och löneersättning: - IT-enheten bryts ut och bildar en egen avdelning, enligt universitetsdirektörens beslut 2011-10-15 (Dnr SLU ua Fe.2011.1.0-3277). 17 192 tkr överförs från Infra till ITavdelningen. - Akademikonferens överförs som egen resultatenhet till Kommunikationsavdelningen, enligt universitetsdirektörens beslut 2011-10-15 (Dnr SLU ua Fe.2011.1.0-3277). 230 tkr överförs från Infra till Kommunikationsavdelningen. - Budgeten förstärks med 354 tkr för att finansiera ökade bevakningskostnader. - Budgeten förstärks med 500 tkr för att finansiera ökade kostnader för projektkontor och Service Alnarp. - Budgeten reduceras med 400 tkr för besöksverksamheten. Beloppet överförs till universitetsledning och Kommunikationsavdelningen. Följande tidsbegränsade satsningar upphör: - Förstärkning hyresadministration (-320 tkr) - Överlappning systemsamordning (-518 tkr) Därutöver disponerar avdelningen följande medel från universitetspåslaget (tkr): Lokalutredningar (103) 1 000 Ovanstående medel för lokalutredningar ska användas för enstaka utredningar i de fall där sådana bedöms nödvändiga, men inte självklart går att föra till någon kostnadsbärare. Statsanslag för vissa lokaler (tkr) Infra ansvarar för och finansierar udda lokaler, friställda lokaler och lokaler för omställning. För 2012 sker finansiering för nedanstående med statsanslag: Hyresfonden (10040** 10041**) 28 000 Udda lokaler inkl parken i Alnarp (10043**) 13 900 Hyresfonden består av avsättningar för framtida hyreskostnader. Däri finansieras också den del av friställda lokaler och lokaler för omställning som inte täcks av lokaltjänstpåslaget. Verksamhet som finansieras via lokaltjänstpåslaget (tkr) Friställda lokaler och lokaler för omställning 15 000 Yttre skalskydd 2 700 Avgiftsfinansierad verksamhet Avgifter för vissa tjänster som Infra utför åt Uadm (tkr): Portokostnader för gemensamma utskick upp till 150 11
Lokalvård är avgiftsfinansierat och debiteras institutioner och motsvarande efter verklig kostnad. Infra erbjuder också tjänster som finansieras direkt av institutioner och motsvarande: Repro, verkstad, publikationstjänster, närservice och butik. Fastighetsförvaltningen och lantbruksdriften finansieras huvudsakligen på två sätt: interna och externa hyresintäkter samt försäljning av spannmål, mjölk, köttprodukter m.m. Fastighetsförvaltningen och lantbruksdriften har ett avkastningskrav för sin verksamhet. För 2012 ska 1 000 tkr av resultatet avkastas till universitetet. Avkastningen används i första hand till att stimulera institutioner att förlägga försöksverksamhet vid SLU:s egendomar. Fastighetsförvaltningen och lantbruksdriften bär 1/3 av kostnaden för verksamhetsförsäkringen från Kammarkollegiet. 6.4 IT-avdelningen Generella uppdrag IT-avdelningen ansvarar för följande verksamhet: IT-drift - Tillhandahålla en kostnadseffektiv IT-infrastruktur - Anslutning till SUNET - Tillhandahålla e-post system - Samordning av administrativa system - Drift av administrativa system - På uppdrag drifta och förvalta system - Erbjuda en kostnadseffektiv lagring - Äga och drifta kopiatorer/skrivare för samtliga avdelningar och kanslier inom Uadm IT-stöd - På uppdrag ge IT-stöd till anställda och studenter Systemenheten - På uppdrag utföra systemutveckling och systemförvaltning för administrativa och verksamhetsnära system Teleenhet - Tele och televäxeltjänster AV-stöd - Tillhandahålla service i gemensamma undervisningslokaler - Tillhandahålla videokonferensanläggningar vid samtliga campus - Tillhandahålla tillräcklig central infrastruktur för att flaskhalsar inte ska uppstå universitetets videkonferenssystem. - Hålla med campusreceptioner (förutom i Umeå, där biblioteket håller med reception). Avdelningen är till stor del avgiftsfinansierad och innehåller flera verksamheter som skulle kunna upphandlas på den öppna marknaden. Dessa två förhållanden gör att IT-avdelningen har ett särskilt ansvar för att skapa rättvisa och välfungerande avgiftssystem tillsammans med en redovisning som tydliggör kostnaderna. 12
System IT-avdelningen är systemägare för AD-katalog, SCCM (System Center configuration management), AppV (Applikationsvirtualisering), SLUPrint (Cirrato), Videokonferenssystemet (Cisco, Movi m.m.), KronoX, Nilex, TFS (Team Foundation Server), SQL Server, Sharepoint, Central inloggning och identitefederationer (SWAMID, Eduroam, Shibolet, Radius), samt för enkätverktyget Netigate. Processer De administrativa processer som ingår i IT-avdelningens ansvarsområden är: 1. IT-drift 2. IT-stöd 3. IT-utveckling 4. IT-systemförvaltning Från och med i år ska samtliga administrativa utvecklingsprojekt redovisas i projektkatalogen. Särskilt prioriterade uppdrag under 2012 - Fortsätta arbetet att införa en SLU-dator - Se över videokonferensfaciliteterna för att skapa ett enkelt mötessystem inom och utanför SLU. IT-avdelningen ska också stödja projekten e-beställning, LINS, IDIS, ny publikationsdatabas och de om studentwebben. Samtliga avdelningar har också ett uppdrag att utveckla, förvalta och stödja de administrativa rollerna, samt delta i diskussioner runt processerna. Finansiering Verksamhet som finansieras med universitetspåslag IT-avdelningen (935) disponerar 21 815 tkr från universitetspåslaget för 2012. Tilldelningen bygger på beräkningen nedan: - Gemensamt 1 250 - IT-drift 12 570 - IT-stöd 500 - IT Systemstöd 380 - AV-stöd 2 150 - IT Systemenhet 1 600 - Teleenhet 1 370 - Förmedlade tjänster 1 995 IT-avdelningens tilldelning från universitetspåslaget ökar med 5 075 tkr jämfört med 2011. Det förklaras av följande, utöver pris- och löneersättning: - Budgeten förstärks med 3 650 tkr för att finansiera avskrivningskostnader för nät och videokonferens. - Budgeten förstärks med 910 tkr för att finansiera serviceavtal för nätet, de nya WANavtalen till institutionen för akvatiska resurser, samt kostnader för nya förbindelser till flera orter. - Budgeten förstärks med 500 tkr för att finansiera överflytten av nätbevakningen till tjänsten hos Uppsala universitet. - Budgeten förstärks med 497 tkr, som överförs från Infra, för ersättning för kopiatorer och skrivare. 13
- Budgeten förstärks med 300 tkr för att finansiera det minskade statsanslaget för lokalbokningssystem för undervisningslokaler i anslagsfördelningen för 2012. - Budgeten reduceras med 250 tkr för effektiviseringsarbetet vid inköp av IT-produkter. - Budgeten reduceras med 45 tkr, som överförs till Infra, för kontorsskåp och kaffeautomater. - Budgeten reduceras med 650 tkr för avdrag för övriga personalkostnader. Följande tidsbegränsade satsningar görs: - Överlappning personal för datanät 300 tkr t o m 2013. Därutöver disponerar avdelningen följande medel från universitetspåslaget (tkr): Internet service provider SUNET (1011100) 5 300 Statsanslag för vissa lokaler (tkr) IT-avdelningen ansvarar för driften av gemensamma undervisningslokaler. För 2012 sker finansiering för nedanstående med statsanslag: Lokalbokningssystem för undervisningslokaler 1 200 1 När det gäller undervisningslokaler betalar institutioner och motsvarande för den tid som förhyrs. Den del av kostnaden som inte täcks av avgifter finansieras fr.o.m. 2011 av respektive fakultet. Någon central avsättning görs således inte för undervisningslokaler. IT-avdelningen ansvarar för lokalbokningssystemet KronoX, som finansieras med central avsättning inom redovisningsområdet utbildning på grund- och avancerad nivå. IT-avdelningen sköter också servicen i och driften av undervisningslokalerna. Den verksamheten finansieras av respektive fakultet efter omfattning av beställd service. Avgiftsfinansierad verksamhet Avgifter för vissa tjänster som IT-avdelningen utför åt Uadm (tkr): IT-stöd för Uadm 2 015 Avgiftsintäkten för IT-stöd är ett årsbelopp som sätts i en överenskommelse mellan universitetsdirektören och IT-avdelningen i samband med budgetdialogen. Avsättningen inkluderar full service för samtliga anställda inom Uadm och täcker samtliga datorer inklusive handenheter. Studentdator- och undervisningsservice (inklusive investeringar) Finansieras av respektive fakultet. IT-avdelningen erbjuder också tjänster som finansieras direkt av institutioner och motsvarande: Teleservice, IT-stöd, drift och utveckling av IT-system, lagring. Campusreception Finansieras av respektive fakultet via den s.k. ortspengen, förutom i Uppsala där tilldelningen (126 tkr) går direkt till IT-avdelningen utan beställning från fakulteterna. ITavdelningen ansvarar för receptionerna i Alnarp, Skara och Uppsala. I Umeå ligger ansvaret för receptionen på biblioteket. 1 Statsanslaget minskar med 300 tkr till lokalbokningssystemet för undervisningslokaler. Denna minskning finansieras med extra tilldelning med motsvarande belopp från universitetspåslaget. 14
6.5 Kommunikationsavdelningen Generella uppdrag Kommunikationsavdelningen ansvarar för följande verksamhet: - Utgöra ett strategiskt stöd för universitets- och fakultetsledningen i kommunikationsfrågor - Initiera och genomföra universitetsövergripande kommunikationsaktiviteter och marknadsföring nationellt och internationellt - Utveckla och vårda SLU:s grafiska profil och varumärke - Stödja i kriskommunaktion och mediekontakter - Representera SLU i olika samverkansorgan - Utveckla och underhålla kanaler för en effektiv intern och extern kommunikation i enlighet med kommunikationspolicyn - Medverka vid akademiska högtider och större arrangemang - Stödja organisationen i att fullgöra samverkansuppdraget ( tredje uppgiften ) - Initiera och koordinera marknadsföringsinsatser för studentrekrytering - Samordna populärvetenskaplig forskningsinformation - Samordna information om fortlöpande miljöanalys på uppdrag av FOMAR - På uppdrag planera och genomföra konferenser - Initiera och genomföra besöksaktiviteter för skolan Kommunikationsavdelningens verksamhet styrs av ett basuppdrag. Där tydliggörs vilken verksamhet som finansieras via universitetspåslaget och vilken verksamhet som avdelningen ska ta betalt för därutöver. Bland annat gäller att fakultets- och ortsspecifika kommunikationsinsatser bekostas av respektive fakultet, medan tilldelningen från universitetspåslaget avser universitetsgemensamma aktiviteter. System Kommunikationsavdelningen är systemägare för externwebben (slu.se) och bildbanken. Processer De administrativa processer som ingår i Kommunikationsavdelningens ansvarsområden är: 1. Studentrekrytering Från och med i år ska samtliga administrativa utvecklingsprojekt redovisas i projektkatalogen. Administrativa roller Den administrativa roll som ingår i Kommunikationsavdelningens ansvarsområde är: 1. Kommunikationsroll Särskilt prioriterade uppdrag under 2012 - Utarbeta förslag till en samordnad internkommunikationsplan för universitet Kommunikationsavdelningen ska också stödja projekten om studentwebb. Samtliga avdelningar har också ett uppdrag att utveckla, förvalta och stödja de administrativa rollerna, samt delta i diskussioner runt processerna. Finansiering Kommunikationsavdelningen (932) disponerar 16 585 tkr från universitetspåslaget och 4 575 tkr från statsanslag för utbildning på grund- och avancerad nivå för 2012, sammanlagt 21 160 tkr. Det är en ökning med 1 000 tkr jämfört med 2011. Det förklaras av följande, utöver pris- och löneersättning: 15
- Akademikonferens överförs som egen enhet till Kommunikationsavdelningen. Budgeten förstärks därmed med 232 tkr. - Budgeten förstärks med 218 tkr för förvaltning, drift och licenskostnader för medarbetaroch externwebb. Systemägarskapet är fördelat mellan kommunikationsavdelningen (externwebb) och ledningskansliet (medarbetarwebb), men för en enkel hantering läggs hela budgeten på kommunikationsavdelningen. I tilldelningen ingår också medel för t.ex. sökmotorn Siteseeker och bildbanken. Den totala tilldelningen för medarbetar- och externwebb uppgår därmed till 2 mnkr. - Budgeten förstärks med 200 tkr för att finansiera besök från skolor. Dessa ska återredovisas särskilt. - Budgeten förstärks med 200 tkr för framställning av ett internationellt magasin som beskriver SLU:s forskning. Den del av budgetramen som utgörs av statsanslag för utbildning på grund- och avancerad nivå (4 575 tkr) ska användas till studentrekrytering och studentinformation. Av detta anslag ska 1 200 tkr användas för internationell studentrekrytering. Däri ingår kostnader för egen personal. 6.6 Avdelningen för student- och utbildningsservice (SUS) Generella uppdrag SUS ansvarar för följande verksamhet: Antagning och examina - Genomföra antagning till utbildning både på grund- och avancerad nivå till kurser, kursblock och program med undantag för senare del av program - Handlägga examensansökningar för grund-, avancerad- och forskarnivå - Handlägga yttranden av överklaganden avseende studerandefrågor (undantag gäller för tillgodoräknanden där yttrande handläggs av fakultetsnämnderna) Kurs- och studiedokumentation - Ansvara för studiedokumentationssystemet Ladok - Utveckla, förvalta och kvalitetssäkra övriga studieadministrativa system Studie- och yrkesvägledning - Ge SLU:s studenter studie- och yrkesvägledning - Samordna och handlägga stöd till funktionshindrade studenter - Organisera SLU-Karriär och alumnverksamhet - Fungera som beställare av studenthälsovård - I samråd med SLUSS besluta om fördelning av bidrag till studentkårerna - Sekretariat för STRÅ Stöd till internationella studenter - Ge stöd vid upprättandet av samarbetsavtal inom studentutbytesprogram - Handlägga ärenden inom EU-finansierade studentmobilitetsprogram - Handlägga in- och utresande utbytesstudenter, lärare och administratörer - Tillhandahålla information om studenters möjligheter till utbytesstudier - Tillhandahålla information för lärare och administrativ personal om deras möjligheter till mobilitet - Vara koordinator för t ex LLP och ELLS - Ansvarar för information, antagning och mottagande av internationella utbytesstudenter 16
- Informera om och administrera stipendier för studenter, lärare och personal inom vissa utbytesprogram Pedagogisk utveckling - Utgöra en strategisk resurs och expertfunktion inom pedagogik inklusive IT-pedagogik - Tillhandahålla högskolepedagogisk utbildning - Tillhandahålla pedagogisk rådgivning för undervisande personal. - Samordna och utveckla tekniskt stöd för undervisningen - Bistå med pedagogiskt sakkunniga vid t.ex. docentföreläsningar - Utveckla och producera multimedia för undervisningsändamål - Stödja kommunikationsavdelningens ökade användning av webbsända föreläsningar och konferenser. System SUS är systemägare för Ladok, Slunik, SLUKurs, Evald, Fronter och Studentportalen. SUS har också ett lokalt systemansvar för NyA samt ansvar för andra systemstöd inom utbildningen såsom MoveOn och Urkund. Processer De administrativa processer som ingår i SUS ansvarsområden är: 1. Antagning 2. Examina 3. Kursdokumentation (grund- och avancerad nivå) 4. Kursdokumentation (forskarutbildningsnivå) 5. Studiedokumentation (grund- och avancerad nivå) 6. Studiedokumentation (forskarutbildningsnivå) Från och med i år ska samtliga administrativa utvecklingsprojekt redovisas i projektkatalogen. Administrativa roller De administrativa roller som ingår i SUS ansvarsområden är: 1. Utbildningsadministrationsroll GU 2. Utbildningsadministrationsroll - FU 3. Utbildningsregistreringsroll GU och FU Särskilt prioriterade uppdrag under 2012 - Utveckla ny studentwebb - Utveckla rutiner för granskning av underlag vid antagning till utbildning på forskarnivå i samråd med fakultetskanslierna. - Med stöd av Infra och ledningskansliet ge förslag på strategi för SLU:s engagemang när det gäller studentbostäder. Förslaget lämnas till universitetsdirektören senast 2012-06-30. Samtliga avdelningar har också ett uppdrag att utveckla, förvalta och stödja de administrativa rollerna, samt delta i diskussioner runt processerna. Finansiering Avdelningen för student- och utbildningsservice (933) disponerar 26 570 tkr för 2012. Avdelningen finansieras i huvudsak med statsanslag från redovisningsområdet utbildning på grund- och avancerad nivå. För år 2012 utgår ingen kompensation för pris- och löneersättning på detta anslag. Avdelningens tilldelning minskar med 3 910 tkr jämfört med 2011. Det förklaras av följande, utöver en liten kompensation för pris- och löneersättning på tilldelningen: - Budgeten förstärks med 280 tkr för att finansiera ett förstärkt stöd till forskarutbildningen. 17
- Budgeten förstärks med 50 tkr för att finansiera ökade systemkostnader för Fronter. - Budgeten reduceras med 3 310 tkr då systemkostnader för Ladok och NyA lyfts ur avdelningen och läggs centralt. - Budgeten reduceras med 950 tkr med anledning av besparingen i budgetpropositionen för 2012. Därutöver disponerar avdelningen följande medel från statsanslag: Studenthälsovård och försäkringar (1005000) Funktionshindrade studenter (1005001) Bidrag till studentkårerna (1005002) Bidrag till studentkårerna från utbildningsdepartementet ELLS (933) Alumniverksamhet Ladok och NyA 1 572 tkr 700 tkr 2 974 tkr 435 tkr 275 tkr 1 000 tkr 3 310 tkr Doktorandombudsmannen finansieras inom ramen för bidrag till studentkårerna. Avsättningen för doktorandombudsmannen görs inom redovisningsområde forskning och utbildning på forskarnivå. Resterande del av avsättningarna ovan görs inom utbildning på grund- och avancerad nivå. 6.7 Avdelningen för juridik, ekonomi och personal (JEP) Universitetsdirektören har för avsikt att avveckla JEP, så därför kommer en ny verksamhetsplan för dessa verksamheter vid ett senare tillfälle. Generella uppdrag JEP ansvarar för följande verksamhet: Enheten för juridik - Bistå rektor med att säkerställa att SLU:s verksamhet bedrivs författningsenligt, rättssäkert och i övrigt i enlighet med av statsmakterna fattade beslut - Vara rådgivande instans i juridiska frågor till rektor och övriga ledningsfunktioner - Bereda yttranden av överklagade beslut, med undantag för dels studerandefrågor som handläggs av SUS dels tillgodoräknanden där yttrande handläggs av fakultetsnämnderna - Bereda disciplinärenden och ansvarsärenden - Ge stöd vid upprättande av avtal - Hantera ärenden om sekretess och om utlämnande av allmänna handlingar - Svara för SLU:s PUL-frågor, - Vara intern remissinstans avseende lagstiftningsförslag som berör SLU - Föra SLU:s talan i och utanför domstol eller annan myndighet. - Tillhandahålla en väl fungerande registratur. - Tillhandahålla en väl fungerande arkivfunktion. - Tillhandahålla en väl fungerande upphandlingsfunktion som även ska delta i samordning av inköp av varor och tjänster. Ekonomienheten - Underhålla och utveckla en ändamålsenlig redovisningsmodell - Underhålla och utveckla effektiva och säkra redovisningsrutiner - Tillhandahålla en uppdaterad ekonomihandbok - Sammanställa och kvalitetssäkra de finansiella delarna i årsredovisningen - Förvalta, kvalitetssäkra och utveckla de ekonomiadministrativa systemen - Underhålla och utveckla rapporter i ekonomisystemet - Hantera kund-, leverantörs- kontrakts- och anläggningsregister 18
- Hantera betalningar och bankkontakter samt lån i Riksgälden - Ge råd, information och utbildning - Förvalta stiftelser - Ge ekonomiadministrativ service till Infra, IT-avdelningen, KOMMU, SUS, JEP och ledningskansliet Personalenheten - Bistå ledning och verksamhet vid personalstrategiska frågor - Handlägga löne- och personalärenden i enlighet med gällande regelverk - Utföra lönerevision och ansvara för universitetets lönebildning - Förvalta, utveckla och kvalitetssäkra löne- och personaladministrativa system - Tillhandahålla en uppdaterad personalhandbok - Samordna psykosociala arbetsmiljöfrågor - Arbeta med lika villkorsfrågor - Utveckla och genomföra kompetensutveckling för ledare - Stödja chefer i frågor om kompetensutveckling och personalförsörjning - Ansvara för universitetsövergripande kontakter med personalorganisationerna - Stöd vid mottagandet av forskare och forskarstudenter från andra länder - Pensionsfrågor - Tillsammans med ledningskansliet utveckla personalstatistiken Grants Office - Tillhandahålla stöd till SLU:s forskare vad gäller bidragsansökningar, kalkyler, avtal och internationella samarbeten - Utveckla ansökningsstöd och projektstöd - Administrera planeringsbidrag, koordinatorspremie, utbildnings- och lobbyinsatser inom ramen för det Internationella Stimulanspaketet. System JEP är systemägare för Agresso, Baltzar, Primula, Tur och retur (under avveckling), Public 360, Maya (under avveckling), Tendsign, Adato, IDIS och Ansti (under avveckling). Processer De administrativa processer som ingår i JEP:s ansvarsområden är: 1. Inbetalningar 2. Utbetalningar 3. Göra bokslut 4. Framställning/beställning/underhåll av ekonomiska rapporter 5. Redovisning 6. Lönehändelser 7. Anställning av personal 8. Utveckling av personal 9. Avveckling av personal 10. Dokumenthantering 11. Arbetsmiljö 12. Inköp 13. Upphandling 14. Ekonomisk hantering av forskningsmedel Från och med i år ska samtliga administrativa utvecklingsprojekt redovisas i projektkatalogen. Administrativa roller De administrativa processer som ingår i JEP:s ansvarsområden är: 19
1. Personalroll 2. Personalregistreringsroll 3. Katalogroll 4. Diarieförings- och arkiveringsroll 5. Övergripande ekonomroll 6. Ekonomiregistreringsroll 7. Projektekonomiroll 8. Inköpsroll Särskilt prioriterade uppdrag under 2012 - Förhandla fram ett nytt reseavtal. - Slutföra införandet av ett nytt reseräkningssystem. I samband med byte av system ska även standardiserade arbetssätt för reseräkningar införas efter beslut av rektor. - Utarbeta förslag på ny hantering av medarbetar- och lönesamtal. - Utarbeta förslag till ny anställningsordning - Delta i överförandet av nya tjänstetitlar och avtal för personalen vid institutionen för akvatiska resurser - Genomföra ett nytt arbetstidsavtal vid UDS - Utarbeta ett förslag till medarbetarundersökning - Förbättra och utveckla lönerevisionsprocessen - Utarbeta förslag på etisk policy för universitetet. - Utarbeta förslag på effektiv hantering av semesteruttag. - Förhandla fram ett nytt arbetstidsavtal. - Fortsätta utreda möjligheten till en gemensam lönefunktion tillsammans med Uppsala universitet - Införa en inköpsorganisation vid SLU - Med stöd av ledningskansliet genomföra förbättringar i universitetets kontraktsdatabas. - Slutföra införandet av fastigheter i Agressos anläggningsregister (stöds av Infra) - Se över riktlinjerna för representation - Se över användningen av s.k. institutionskort (kreditkort där SLU har betalningsansvar) - Planera för att tidsredovisningssystemet Maya ska fasas ut och all tidredovisning på sikt ska kunna göras i Agresso Därutöver ska JEP stödja genomförandet av projekten e-beställning och införandet av nytt reseräkningssystem. Samtliga avdelningar har också ett uppdrag att utveckla, förvalta och stödja de administrativa rollerna, samt delta i diskussioner runt processerna. Särskilda utvecklingskostnader av IDIS finansieras av universitetsdirektörens reserv efter separat beslut av universitetsdirektören. Finansiering JEP (934) disponerar 49 780 tkr från universitetspåslaget för 2012. Tilldelningen bygger på beräkningen nedan. Avdelningschefen äger rätten att göra omdisponeringar så länge uppdragen utförs tillfredsställande: - Avdelningsledning 6 720 - Juridik 8 050 - Ekonomi 14 645 - Personal 14 910 - Grants Office 4 955 Därutöver avsätts 500 tkr för projektet Intellectual Property. 20
Avdelningens budget förstärks med 1 505 tkr jämfört med 2011. Följande förändringar är gjorda utöver pris- och löneersättningen: - Budgeten ökar med 600 tkr för att finansiera en förstärkning på upphandlingsfunktionen. - Budgeten förstärks med 250 tkr för förvaltning och utveckling av Public 360, samtidigt som reducering sker med 150 tkr då systemet Godis upphör. - Budgeten förstärks med 155 tkr för inköp och licenskostnad av TendSign, samt 30 tkr för utökning av Agressolicenser för institutionen för akvatiska resurser. - Budgeten förstärks med 1 000 tkr för att bygga upp en inköpsorganisation. Denna kostnad kan förväntas öka väsentligt 2013. - Budgeten förstärks med 600 tkr för att överta arbetsuppgifter från fakultetsekonomerna avseende avslut av projekt. - Budgeten förstärks med 523 tkr för drift och förvaltning av IDIS. - Budgeten reduceras med 180 tkr med anledning av att kostnaden för Hermesrapporteringen försvinner. - Budgeten förstärks med 500 tkr för att finansiera delar av projektekonomer (för en del obelagd tid) som rekryterats till Grants Office i syfte att erbjuda kvalificerat stöd i stora forskningsprojekt. - Budgeten förstärks med 500 tkr för att finansiera ett antal kostnader på personalenheten, som tidigare finansierats med andra medel. Följande tidsbegränsade satsningar görs: - Ny överlappning inom lönefunktionen på 285 tkr. Tilldelningen gäller under 2012. Följande tidsbegränsade satsningar upphör: - Medel för översyn av bisysslor (- 475 tkr) - Medel för lönechef (- 800 tkr) - Överlappning inom systemfunktionen (- 350 tkr) - Överlappning inom lönefunktionen (- 600 tkr) - Medel för införandefas för Public 360 (- 150 tkr) - Medel för utveckling av Agresso (- 100 tkr) - Förstärkning upphandlingsfunktionen (- 600 tkr) blir istället en permanent förstärkning på avdelningen. Därutöver disponerar avdelningen följande medel via universitetspåslaget: Försäkringar och licenser (1012100) 1 000 Riksrevisionen (1012200) 1 250 Rehabilitering och företagshälsovård (1013100) 4 575 Facklig verksamhet (1013500) 4 110 Ledarskapsutveckling (1013700) 1 420 Kostnaden för verksamhetsförsäkringen från Kammarkollegiet delas mellan Uadm (2/3) och Infras fastighetsförvaltning och lantbruksdrift (1/3). För ledarskapsutveckling avsätts även tidsbegränsade medel från statsanslaget. För 2012 är beloppet 3 680 tkr. 6.8 S-fakultetens kansli Generella uppdrag S-fakultetens kansli ansvarar för följande verksamhet: - Stödja fakultetsledningen med beslutsunderlag och utredningsarbete, 21