Tid: 2015-03- 10 kl 18.45-20.15 Plats: K2R, Kungsgatan 45, Göteborg 17-27 Närvarande: Linnea Wulfsberg, ordförande Maria Henoch, vice ordförande ordinarie Andreas Lindhé, ordinarie Emma Boije, ordinarie Emma Svernling, kassör, ordinarie Gunilla Olofsson Carina Etander Rimborg, sekreterare, ordinarie Jan Spånslätt, ersättare Eva Lindhusen Lindhé, ersättare Anmält förhinder Lydia Hultin, ersättare 17. Mötets öppnande Joakim Johansson, (präst i Brödraförsamlingen) hälsade oss välkomna till lokalerna. Ordföranden öppnade mötet med bön. Styrelsen var nästan fulltallig, endast ersättaren Eva Lindhusen Lindhé hade lämnat förhinder. 18. Protokoll från förra mötet Båda protokollen från 2015-01-08 diskuterades och lades därefter till handlingarna. 19. Kommande årsmöte och kallelse Styrelsen diskuterade och gick igenom föredragningslistan för årsmötet på Åh stiftsgård den 19 april 2015. När det gäller röstlängd konstaterade styrelsen att beslutet från 29 november 2014 (när föreningen bildades, 6c/2014) var att alla som vill vara medlemmar i föreningen kan få vara det gratis fram till beslut om årsavgift har tagits av årsmötet. Det innebär att alla som är närvarande vid mötet den 19 april får rösta på årsmötet. Kallelse kommer att gå ut till de 300 personer som var med och skrev på uppropet för Åh stiftsgård samt via sociala medier (Åh facebook-sida och twitterkonto). Informationen finns också inlagd i Åhs kalender. En egen webbsida håller på att sättas upp där informationen också kommer att läggas ut. På kallelsen ska framgå att man bör anmäla sig, så vi och Åh kan få en överblick hur många vi blir. Dessutom ska det finnas information om att man ska anmäla sig till Åh om man vill ha kyrkkaffe eller kyrklunch. Ordförande och sekreterare gavs uppdraget att ordna detta. Dessutom en kallelse som går att sätta upp på anslagstavlan på Åh samt i kyrkan. Sida 1 av 7
Styrelsen diskuterade fram och beslutade om förslag till budget för 2015 och 2016 samt plan för 2017. (Bilaga 1) Ordföranden och sekreteraren fick i uppgift att skriva en verksamhetsberättelse utefter diskussionerna i styrelsen. Ordföranden och vice ordföranden fick i uppdrag att förbereda presentationen på mötet om föreningen och diskussionerna från den 29 november 2014. 20. Rapport från kassören Kassören Emma S rapporterade att det inte har gått att effekturea beslutet ( 5-6/2015) om att öppna konto och beställa organisationsnummer på grund av att det ännu inte finns några beslutade stadgar. När årsmötet har beslutat om stadgar kan kassören beställa organisationsnummer och bankkonto. Styrelsen diskuterade medlemsregistret och dess innehåll och konstaterade att Dropbox (där medlemsregistret förvaras) uppfyller kraven på säkerhet. 21. Medlemskommunikation Andreas och Carina som av styrelsen blivit utsedda till kommunikationsgrupp ( 13/2015) rapporterade och la fram en plan. (Bilaga 2) Styrelsen tackade för rapporten och godkände kommunikationsplanen. Styrelsen hade en kort diskussion om vad det innebär att vara medlem. En folder som berättar om föreningens syfte och bakgrund ska tas fram. 22. Kontakt med styrelsen rapport från ordförande Styrelsens gav ordföranden i uppdrag att skriftligen ta kontakt med Åh stiftsgårds styrelse för att höra hur vårt samarbete kan se ut ( 14/2015). Åh-styrelsen har genom ledamoten Mats Rimborg svarat (Bilaga 3) och inbjuder styrelsen för Åh stiftsgårds vänförening till en lunch 17 juni klockan 12 för att träffas och föra samtalet vidare. Åh-styrelsen hade också önskemål om hjälp med några konkreta punkter samt inbjöd Åh-vännerna att utse en person att ingå in planeringsgruppen för kyrkans 75- årsjubileum söndagen 21 juni. Styrelsen beslutade att tacka ja till lunchen och de som har möjlighet att närvara anmäler sig själva till föreståndaren Ewa Petersson. Styrelsen beslutade att utse Carina Etander Rimborg som representant i planeringsgruppen för Åh kyrkas 75-årsjubileum. När det gäller de övriga punkterna från Åh-styrelsen beslutade styrelsen att lyfta dessa i samband med årsmötet den 19 april. Sida 2 av 7
23 Värva medlemmar När det gäller punkten om att värva medlemmar ansåg styrelsen att vi redan diskuterat detta i samband med kommunikationsplanen samt diskussionen om årsmötet. 24 Logga När det gäller logga beslutade styrelsen bordlägga frågan till nästa möte. 25 Nästa styrelsemöte Nästa styrelsemöte beslutades till 19 april efter årsmötet på Åh stiftsgård. 26 Övriga frågor Med kort om tid innan vi skulle avsluta diskuterades styrelsen möjligheten till att ordna studiecirklar (eller liknande) för att hitta sina gåvor. En möjlighet att hitta och se vad var och en kan bidra med eller hjälpa till med. Inga besluts togs. Samtalen och diskussionerna den 29 november 2014 (när beslut om föreningen togs) ska vi försöka redovisa i samband med årsmötet. 27 Avslutning Ordföranden tackade för visat intresse och framförde också tack till dem som ordnat fikat. Ordföranden avslutade mötet. Linnea Wulfsberg, ordförande Carina Etander Rimborg, sekreterare Sida 3 av 7
Bilaga 1 Budget 2015 och 2016 samt plan för 2017 2015 Budget Inkomster Medlemsavgifter 300 medlemmar 45 000 Utgifter Bank 2 000 Webb 1 000 Bryggan (bidrag) 5 000 Trycksaker/give away 3 000 34 000 2016 Budget Inkomster Medlemsavgifter 300 medlemmar 45 000 Utgifter Bank 2 000 Webb 1 000 Läger (bidrag) 10 000 Trycksaker/give away 3 000 29 000 2017 Plan Inkomster Medlemsavgifter 400 medlemmar 60 000 Utgifter Bank 2 000 Webb 1 000 Läger (bidrag) 20 000 Trycksaker/give away 3 000 34 000 Sida 4 av 7
Bilaga 2 Kommunikationsplan Enligt beslut i styrelsen sker mest möjliga kommunikation med medlemmarna i föreningen via e-post för att hålla nere kostnaderna. Syfte: 1. Att nå ut till medlemmarna och hålla dem informerade om vad som är på gång. 2. Att tillhandahålla information för dem som är intresserade av att bli medlemmar och möjlighet att ge donationer. Målgrupp: Målgrupper är alla medlemmar som är med i vänföreningen. Målgrupp är också andra intresserade av Åh stiftsgård och vänföreningen. Kanaler: Webbsidan som uppdateras så fort det är något på gång. (En webbansvarig behöver utses). Facebook (Åh stiftsgårds facebook-sida med kopplat twitterkonto) används när det är något som ska informeras om. Medlemsbrev till alla medlemmar minst två gånger om året. Informationsblad att dela ut på bokbord, församlingshem osv. om förening. Webb- sida Åh stiftsgårds vänner sätter upp en webbsida via word-press där följande information kan hittas Stadgar och föreningens syfte Möjlighet att bli medlem (anmäla sig och betala sin avgift) Styrelseprotokoll Aktuellt för Åh stiftsgård Möjlighet att anmäla sig om man är intresserad av att hjälpa till (på Åh stiftsgårds sida bör det finnas möjlighet att anmäla sig till särskilda projekt som vi kan visa på). Möjlighet att ladda ner brev för kollektuppmaningar. Information/affisch med info om föreningen Ev blogg? Vi diskuterade möjligheten att ha en egen facebook-sida för Åhvännerna och ett twitterkonto men ansåg sedan att det var bättre att vi använde Åh stiftsgårds konton (om vi får det för Åh stiftsgårds styrelse) Sida 5 av 7
Detta för att de som är intresserade av Åh inte ska behöva hålla redan på flera olika kanaler. Vi har däremot säkrat upp twitterkontot @åhvänner så att ingen annan kan registrera det. För att hitta smidiga arbetsgrupper kan man dock starta Åh-grupper som kan vara mer eller mindre slutna beroende på målgruppen (styrelsen kan ha en för diskussion, de som är extra intresserade av att hjälpa till praktiskt på gården kan ha en). Medlemsbrev Vi tycker att ett medlemsbrev ska utkomma minst två gånger om året. Detta görs via en e-posttjänst t.ex. MailChimp en tjänst kopplad till webbsidan. Ta betalt Vi tycker att vi som komplement till vårt bankkonto också ska skaffa ett swish-konto och ett pay-pal-konto. Detta för underlätta för fler att skicka in pengar. Kostnad: 405 + 25% moms = 507 kr/år Webbsida 99 kronor/domännamn (flera kan behövas för att säkra upp) Ca 1000 kronor/år för Webbsidan Medlemsutskick gratis 2000 e-postklienter 12000 e-poster. Därefter 10 dollar /månad. Twitter är gratis. Facebook är gratis. Wordpress är gratis (det vi betalar för är domännamn och webbhotell). Sida 6 av 7
Bilaga 3 Hej Linnea, vi hade uppe ert brev vid Åh-styrelsens sammanträde den 2 mars och jag har fått i uppgift att svara. Först och främst är vi glada åt att Åh stiftsgårds vänner har bildats, och ser fram emot ett framtida samarbete. Just nu pågår ett arbeta inom Göteborgs stift för att bearbeta frågan om hur stiftet ska använda sin stiftsgård, och det förväntas leda till ett nytt beslut i stiftsstyrelsen den 4 juni i stället för det som stiftsfullmäktige upphävde den 1 oktober förra året. Vi tror det är lämpligt att invänta det beslutet, men därefter träffar vi er gärna för en överläggning. Ni är därför välkomna att delta i en gemensam sommarlunch på Åh stiftsgård onsdagen den 17 juni klockan 12.00. Därefter får ni vara med i början av det styrelsemöte som vi ska ha och då blir det tillfälle att ta upp olika aktuella frågor. Meddela Ewa Petersson <ewa.petersson@ahstiftsgard.se> hur många som kommer, och eventuell specialkost. Men vi har redan nu några saker som vi gärna vill höra om ni är intresserade av att hjälpa Åh med. - Åh kyrka har 75-årsjubileum till midsommar, och det kommer att firas med en glädjefest söndagen den 21 juni. Det ska bli tårta och kaffe, sång och musik, lite nostalgi men framför allt framåtblickande. Ni är välkomna att utse en representant att vara med i arbetsgruppen som förbereder den här dagen. De övriga som Åhstyrelsen har utsett är Ewa Petersson, Eric Muhl och Monica Hellerfjord. Ytterligare ledamöter kan tillkomma. Biskop Per har lovat medverka vid gudstjänsten. Midsommarlägret och Rebeckasläktens konfirmander är givna deltagare, tillsammans med inbjudna gäster från förr och nu. - Praktiskt trädgårdsarbete inför jubiléet. Vi vill gärna att det ordnas någon eller några trädgårdsdagar där så många som möjligt kan hjälpa till. Är det något som några i Åh stiftsgårds vänner skulle kunna vara med på, eller rentav arrangera? - Det finns en mängd pärmar i källaren med gångna tiders konfirmander som vi gärna skulle vilja kunna komma i kontakt med för att bjuda in till Åhterträffar. Det betyder att namnen i dessa pärmar måste gås igenom och föras över till ett nytt register, och så många som möjligt spåras upp. Detta arbete skulle vi behöva hjälp med. Kontaktperson i alla ärenden är Ewa (se ovan). Vi ser verkligen fram emot att få träffa er och prata om framtiden. För Åh stiftsgårds styrelse, /Mats Rimborg Sida 7 av 7