Instruktion 109631/9.0 Företagsintern 1 av 10 Författare Datum Arkiveringstid Hultman, Sören 2017-04-05 5 år Fastställare Giltigt fr o m Giltigt t o m Branteryd, Kristina 2017-03-31 2020-03-31 Arbetstillstånd interna regler 1 Syfte Arbetstillstånd används för att säkerställa att entreprenör eller person hemmahörande på annan avdelning/arbetsplats får information om risker i sin omgivning, för det aktuella området, innan de påbörjar ett arbete samt för att säkerställa att driftpersonalen får kännedom om att extern personal finns i anläggningen (observera att alla externa som är i anläggningen inte behöver har ett arbetstillstånd, även annan anmälningsplikt kan vara aktuell). (Representant/arbetsledare för entreprenör eller person hemmahörande på annan avdelning/arbetsplats kommer framöver att benämnas som utföraren.) 1.1 Ändringar i tidigare version Punkt 2: Ny skrivelse angående Underhållsenheten. Punkt 2: Särskilt riskfyllda arbeten borttaget. Vid särskilt riskfyllda arbeten ska riskbedömning utföras. Punkt 2.1: Stycket om undantag justerat, exv. tydliggjort att risker ska beaktas då undantag beslutas. Punkt 3.2: Tydliggörande om godkännande då individ från annan avdelning utses till utfärdare. Punkt 3.2: Stycket om att arbetstillstånd kan utfärdas i förväg har tagits bort. Punkt 3.4: Stycket om uppföljning och arkivering uppdaterat. Punkt 3.6 (punkt 9): Tydliggjort att arbetstillståndet är en genomgång av risker. Övrigt: Småjusteringar för att tydliggöra texten. 1.2 Ändringar i denna version Mallen för arbetstillstånd uppdaterad med kontroll av arbete i slutet utrymme. 1.3 Ersätter Dokument 109631 version 7.0.
Företagsintern 2 av 10 2 Omfattning Instruktionen gäller för arbeten på SSAB i Oxelösund. Arbetstillstånd ska utfärdas vid: Arbetsplatser som har någon form av risk enligt mall Arbetstillstånd för tillfälliga arbeten som innebär risker 1), som utförs av entreprenör eller person hemmahörande på annan avdelning. Behovet bedöms utifrån risken. T ex är det troligt att byte av armaturer ute i driften kräver arbetstillstånd medan byte av armaturer inne på kontor inte gör det. Arbetet ska dessutom inte vara dagligt förekommande. (Vid dessa tillfällen ska annan riskbedömning finnas.) 1) Blanketten för arbetstillstånd återfinns som mall på Steelnet. Den läggs in på de arbetsflöden/ arbetsplatser där den behövs. Respektive administratör kan hjälpa till med det. Blanketten finns även som mall på engelska; Work permit for temporary works which cause hazards. Underhållsenheten är undantagen arbetstillstånd förutsatt att det finns en (eller flera) dokumenterade riskbedömningar som uppfyller följande: Innefattar de risker som underhållspersonalen kan utsättas för och som visar på att riskbilden är acceptabel? Beskrivning av arbetssättet som säkerställer att personalen kan utföra arbetsuppgifterna utan att utsättas för risk (ska finnas med i riskbedömningen), samt innefattar hur risker som plötsligt uppkommer i verksamheten kommer underhållspersonalen till känna och hur de hanteras. Riskbedömningen kan anpassas till den nivå som anses lämplig. Vissa risker kan hanteras i Inventering av arbetsmiljörisker eller i en annan övergripande riskbedömning och andra risker kan t ex hanteras i en 30-sekundersanalys med riskbedömning. Riskbedömningen ska stämmas av med aktuell driftavdelning. Dock kan underhålls medarbetare alltid själva välja att efterfråga ett arbetstillstånd. Om arbetsuppgiften ändras eller utföraren får kompletterande uppgifter att utföra ska arbetstillståndet uppdateras eller ett nytt arbetstillstånd skrivas. Observera att syftet med blanketten är att informera om specifika risker i anläggningen. Den ska alltså inte användas för att upplysa en elektriker om risker vid elektriska arbeten, däremot kan den ta upp t ex traverser, gaser eller trafik i området där elektrikern ska arbeta. Risker som tillhör den specifika arbetsuppgiften ska riskbedömas av personens arbetsgivare/chef. Denna riskbedömning ska kunna presenteras vid förfrågan.
Företagsintern 3 av 10 Notis Arbetstillståndet är inte tänkt för personal som kontinuerligt lånas ut till annan avdelning. Förutsättningen i dessa fall är att den utlånade personen har fått utbildning och introduktion på den arbetsplatsen den lånas ut till. Vid tillfällig utlåning, där medarbetaren inte är van vid den nya arbetsplatsen och dess risker, ska arbetstillståndet användas som vanligt. 2.1 Undantag Avsnittschef för området där arbetstillståndet ska skrivas bestämmer tillsammans med aktuell individs chef om eventuellt undantag ska/kan ske. Då undantag beslutas ska risker beaktas, bedömas och hanteras så att undantagna individer arbetar säkert. Om undantag finns ska avsnittschef upprätta två listor, en för internt anställda och en för entreprenörer. Enhetschef följer upp att detta utförs och listorna kan sammanställas för hela enheten om så önskas. Avsnittschef ska hålla listorna uppdaterade och tillgängliga. Undantagen ska motiveras (väl) i listan för undantag. Se exempel på hur undantag för arbetstillstånd kan se ut under punkt 3.7 och 3.8. Arbeten av extern individ kan utföras utan arbetstillstånd om en van ledsagare/guide som känner till riskerna är med under hela arbetets utförande. 3 Genomförande/Beskrivning Arbetstillstånd ska utfärdas samma dag men innan arbetet påbörjas, och vara giltigt max 24 timmar i taget. Om arbete bedrivs under längre tid kan arbetstillstånd undantagsvis utfärdas veckovis, om det anses lämpligt. Om riskerna förändras ska arbetstillståndet uppdateras. Ett arbetstillstånd ska utfärdas för ett arbete åt gången. 3.1 Gemensamt arbetsställe Vid ett gemensamt arbetsställe (d v s då vi har en eller flera entreprenörer inne som utför arbete) är SSAB samordningsansvarig. Arbetsuppgifterna för samordningsansvaret sköts av SAMO. SAMO ska redovisas i arbetstillståndet så det är tydligt vem som har rollen och hur denne nås. Finns en ersättare ska även detta framgå av arbetstillståndet. 3.2 Utfärdare av arbetstillstånd Arbetstillståndet ska utfärdas av en utfärdare hemmahörande på den avdelning där arbetet ska utföras. Då utfärdare från annan avdelning anses lämplig (exv. från underhållsorganisationen) ska både individens chef samt driftavsnittets chef ha godkänt individen som utfärdare. Ska arbete utföras på flera avdelningar ska ett arbetstillstånd för varje avdelning utfärdas.
Företagsintern 4 av 10 Avsnittschef utser personer för att utfärda arbetstillstånd. Utfärdaren ska ha god kännedom om riskerna på arbetsplatsen. Avsnittschef ansvarar för att aktuell lista finns tillgänglig på vilka som utsetts till utfärdare av arbetstillstånd. På listan ska båda cheferna ha signerat då utfärdare från annan avdelning utses (se 3.2, första stycket). Listorna kan sammanställas för hela enheten om så önskas. Om en utfärdare endast skriver arbetstillstånd för vissa jobb eller för ett specifikt område ska detta tydligt framgå av listan över utfärdare. Om fler personer kan skriva arbetstillstånd för samma geografiska område, under samma tidsperiod, måste dessa ha kontakt med varandra för att kunna upptäcka nytillkomna risker. Utfärdarens uppgift är att bedöma om arbetstillstånd krävs och att utfärda tillståndet. Då entreprenör eller SSAB-personal utanför sin ordinarie avdelning begär ett arbetstillstånd bör sådant utfärdas oavsett vilken bedömning utfärdaren gjort. Utfärdare ska finnas tillgänglig under de tider på dygnet då en utförare kan behöva ett arbetstillstånd. (Se även punkt 2.1, tredje stycket.) 3.3 Arbetsgång Anmälningsplikt råder alltid till driftcentral/kontrollrum eller dylikt innan arbetet påbörjas. Ett arbetstillstånd utfärdas för ett företag eller för aktuell grupp med intern personal som ska utföra ett arbete. 3.3.1 Besök på arbetsplatsen och genomgång av risker Utfärdaren besöker tillsammans med utföraren arbetsstället för att se avgränsningar för arbetet samt intilliggande risker. Då det har skett allvarligt tillbud på grund av kommunikationsbrister är denna punkt väldigt viktig och besök på arbetsplatsen ska alltid genomföras. Utfärdaren går tillsammans med utföraren igenom risker och åtgärder för att undvika dessa. Blanketten Arbetstillstånd för tillfälliga arbeten som innebär risker 1) fylls i. 1) Blanketten för arbetstillstånd återfinns som mall på Steelnet. Den läggs in på de arbetsflöden/ arbetsplatser där den behövs. Respektive administratör kan hjälpa till med det. Blanketten finns även som mall på engelska; Work permit for temporary works which cause hazards. Särskilda försiktighetsåtgärder som måste vidtas vid Heta arbeten framgår av SSABs Heta arbeten interna regler. Även dessa återfinns under arbetsflödet Arbetsmiljö & Hälsa.
Företagsintern 5 av 10 Då arbetstillståndet är klart ska utfärdaren ha försäkrat sig om att utföraren har förstått det som står i arbetstillståndet. Därefter ska det signeras av både utfärdaren och utföraren. Då utföraren är representant för en grupp av personer ska representanten förmedla riskerna till samtliga som medverkar vid genomförandet av arbetet. 3.3.2 Under arbetets gång När arbetstillståndet är giltigt ska det finnas tillgängligt och väl synligt på lämplig plats, t ex i kontrollrum. Detta beslutas lokalt på varje avdelning. Vid behov ska utföraren kunna kontakta utfärdaren. Är detta ej möjligt och nya risker har uppkommit ska arbetet kunna avbrytas tills utfärdaren kan kontaktas och arbetstillståndet kan revideras. 3.3.3 Efter avslutat arbete Efter slutfört arbete ska utföraren kvittera på arbetstillståndet att arbetet är utfört och att arbetsplatsen är städad samt lämna blanketten till utfärdaren, som också kvitterar blanketten. Därmed är tillståndet inte längre giltigt. Vid veckovis utfärdat tillstånd skall den externa personalen varje dag efter arbetets slut ta med sig arbetstillståndet. 3.4 Uppföljning och Arkivering Kvartalsvis sammanställning av status på efterlevnad av arbetstillstånd görs per driftavdelning (den verksamhet som arbetstillståndet berör). Av sammanställningen ska framgå kvalitet på förebyggande åtgärder (stickkontroll), om listan för utfärdare är uppdatarad, samt om listan för undantag är uppdaterad. Sammanställningen redovisas och följs upp på Enhetens arbetsmiljökommitté. Arbetstillståndet arkiveras på driftavdelningen där arbetstillståndet utfärdats under minst tre år.
Företagsintern 6 av 10 3.5 Termer och begrepp 3.5.1 Entreprenör eller inhyrd personal En enkel definition för entreprenörer och inhyrd personal är följande: Entreprenör: Inhyrd personal: Arbetskraft som SSAB köper in och som har egen arbetsledning. Arbetskraft som SSAB köper in och som går under vår arbetsledning. 3.5.2 Gemensamt arbetsställe Gemensamt arbetsställe är SSAB då det är fler arbetsgivare som bedriver arbetar på SSAB. Detta kan exempelvis vara vid installation av en maskin, då vi har en el flera entreprenörer inne för att utföra vissa jobb.
Företagsintern 7 av 10 3.6 Förklaring till blanketten
Företagsintern 8 av 10 Samtliga punkter ska besvaras för giltigt arbetstillstånd! 1. Tydlig beskrivning av platsen där arbetet kommer att utföras. 2. Tydlig beskrivning av arbetets omfattning. 3. Ifylles med datum. Arbetstillstånd ska utfärdas samma dag men före arbetet påbörjas, och vara giltigt max 24 timmar i taget. I vissa fall kan arbetstillstånd utfärdas veckovis. 4. Här anges under vilka tider arbetet får bedrivas. 5. Fyll i namn och telefonnummer för samordningsansvarig. Samordningsansvarig ska finnas då det är fler arbetsgivare som utför arbete på arbetsplatsen. 6. Fyll i ersättare (namn och telefonnummer) för samordningsansvarig. Ange inom parentes vilken tid som aves, t ex natt, helg. 7. All extern personal ska ha information om de lokala riskerna på arbetsplatsen, t ex gasrisker, trafik, krav på personlig skyddsutrustning. Giltighetstiden för sådan information varierar mellan olika arbetsplatser. Om den externa personalen inte fått sådan information ska den ges innan arbetet får påbörjas. 8. För SSAB-anställda kan detta innebära antingen lokal gas- och säkerhetsutbildning eller övergripande gas- och säkerhetsinformation. För entreprenörer innebär det gas- och säkerhetsutbildning för entreprenörer. 9. Denna punkt är en genomgång av risker som processen/arbetsplatsen eller exempelvis annan entreprenör kan orsaka utföraren. Utfärdaren ska, tillsammans med utföraren, gå igenom samtliga risker som finns angivna i den vänstra kolumnen. I första hand ska risken elimineras, men om det inte är möjligt ska tydliga förebyggande åtgärder samt ansvarig för genomförande av dessa anges i den högra kolumnen. Om inget av detta är möjligt är det viktigt med information och för situationen rätt personlig skyddsutrustning OBS! Ordinarie skyddsutrustning ska alltid användas! En förutsättning för att göra en bra riskgenomgång är ofta att tillsammans gå ut på plats och fylla i blanketten. 10. Vid ja på frågan om heta arbeten; se SSABs interna regler för heta arbeten. Heta arbeten är svetsning, skärning, slipning, varmluftspistol, lödning och annat arbete som kan orsaka brand. 11. Kontrollera förarbevis innan arbete påbörjas. För att få framföra kran krävs förarbevis från intern SSAB-utbildning samt tillstånd från SSAB-chef/SSABanläggningsägare. För truck, skylift och mobil plattform finns krav på giltigt och godkänt förarbevis (skriftligt tillstånd från arbetsgivaren) och ett körtillstånd som utfärdats av transportskolan på SSAB och signerats av SSABchef/SSAB-anläggningsägare.
Företagsintern 9 av 10 12. Fyll i om arbete kommer att utföras i närheten av järnvägsspår, d v s inom 2,2 m från närmaste räls. Om ja ska lokförare alltid kontaktas innan arbetet påbörjas. 13. Säkerställ att all energi (hydraulik, pneumatik, el och gas) till anläggningen är bruten och låst, och att anläggningen är trycklös innan arbete påbörjas. 14. Fyll i om personalen har gasvarnare eller om det inte är aktuellt. Utfärdare beslutar om gasvarnare behövs. 15. Företag där den externa personalen är anställd. (Ev huvudentreprenören om utföraren är en underentreprenör). Gäller det SSAB-personal, ange detta samt avdelningstillhörighet. 16. Antal personer som arbetstillståndet gäller för. 17. Namn på extern kontaktperson för utföraren. 18. Namn på SSABs utfärdare. 19. Det är mycket viktigt att tydligt fylla i telefonnummer där man kan nå den externa personalen medan arbetet pågår, i händelse av nödsituation. 20. När arbetstillståndet fylls i ska utfärdare och utförare besöka arbetsplatsen tillsammans för att se avgränsningar för arbetet samt intilliggande risker. Datum för besöket fylls i och utfärdare och utförare signerar att besök har skett. 21. Efter slutfört arbete kryssas rutan i och datum fylls i. Extern personal och SSABs utfärdare signerar arbetstillståndet som inte längre är giltigt. Arbetstillståndet arkiveras enligt avdelningens rutin för detta.
Företagsintern 10 av 10 3.7 Exempel på blankett för undantag av arbetstillstånd internt anställda 3.8 Exempel på blankett för undantag av arbetstillstånd entreprenörer