Protokoll från Distriktsstämman 2010-03-20

Protokoll från Distriktsstämman 2010-03-20 A Stämmans öppnande och parentation Björn Falk hälsade alla välkomna till distriktsstämman. Parentation hölls också för Kate Junås som avlidit under år 2009. Kate har varit verksam i distriktet och i sin förening Nynäshamns Folkdansgille. Den avlidne hedrades med en tyst minut. Därefter förklarade distriktsordföranden stämman öppnad. B Fråga om stämmans behöriga utlysande Kallelse gick ut till föreningarna, via e-post 091215, tre månader innan stämman. Stämman befanns vara behörigt utlyst. C Upprättande av röstlängd Förening Närvarande ombud Antal enl. stadgar FDL på Nyköpingshus 4 4 Rekarne FDL 2 2 Nynäshamn FDL 3 3 Verdandis FDL 0 2 Flens FDL 2 3 Malmabygdens FDL 3 3 FDL Oxelö Gille 3 4 Salems Gille 3 3 Späxgillet 0 0 Totalt 20 24 D Val av ordförande för stämman Till ordförande för stämman valdes Göran Berglund Val av sekreterare för stämman Till sekreterare för stämman valdes Gunbritt Österlund, Folkdanslaget Oxelö Gille. 1

E F Val av 2 justerare som jämte stämmoordföranden har att justera stämmoprotokollet. Justerarna tjänstgör tillika som rösträknare Till justerare valdes Bo Pettersson och Jytte Krath. Styrelsens verksamhetsberättelse med ekonomisk redogörelse Göran Berglund gick igenom Verksamhetsberättelsen. Resultat- och balansräkningen har revisorerna gått igenom. För kommande år ska balans- och resultaträkningen ligga som bilaga. Verksamhetsberättelsen bifogas protokollet. Bilaga 1 Stämman beslutade att godkänna verksamhetsberättelsen, balans- och resultaträkning G H Revisorernas berättelse Rolf Rehnholm föredrog revisionsberättelsen som tillstyrker att stämman beviljar styrelsen ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen, för det gångna årets förvaltning Stämman beslutade att bevilja styrelsen ansvarsfrihet för år 2009. I I 1 Behandling av propositioner och motioner samt ärenden som av styrelsen hänskjutits till stämman Propositioner och motioner Proposition 1 Föreningsbidrag På distriktsstämman 2006 beslutades att 30000 kr skulle avsättas till så kallat föreningsbidrag. På distriktsstämman 2007 beslutades att föreningsbidraget även skulle fortsätta under 2007. Distriktsstämman 2008 beslutade att föreningsbidraget skulle fortsätta även under 2008 men att medlen även kan användas för medlemsvård enligt punkt 3. Medel som ej är förbrukat går inte att utnyttja kommande år. Distriktsstämman 2009 beslutade att 15000 kr skulle avsättas. Riktlinjer och ramar för föreningsbidrag är: Det är föreningen som ansöker om bidrag. Om enskild medlem önskar få bidrag så måste detta först beredas av en förening. Distriktsstyrelsen kan också äska medel ur föreningsbidraget, till aktiviteter som gynnar föreningarna i distriktet. Beslutat bidrag betalas ut i efterskott efter redovisning av genomförd aktivitet. 2

1. Ansökningar som leder till att föreningarna får in nya medlemmar prioriteras. 2. Bidraget kan användas till att bredda föreningens verksamhet med nya aktiviteter som inte förekommer som föreningens huvudaktivitet t.ex. matkultur. 3. Bidraget kan användas till medlemsvård av befintliga medlemmar och att dessa stannar kvar. Distriktsstyrelsen föreslår stämman besluta att föreningsbidrag inte budgeteras men kan delas ut till föreningar eller distriktet som ansöker om ekonomiska medel för att genomföra något som ligger inom distriktets ramar men inte tillhör deras vanliga verksamhet. Förslag som tros leda till en medlemsökning bör prioriteras att pengarna betalas ut, efter genomförd aktivitet, samt att en ekonomisk rapport har redovisats att ge styrelsen mandat att besluta om tilldelning till begäran, på ordinarie distriktsstyrelsemöte att maxbeloppet per förening sätts till 5.000 kr för att garantera spridning inom distriktet. Flera förslag från samma förening kan dock få tilldelning I första att-satsen tas eller distriktet bort då distriktet förfogar över distriktets ekonomiska medel. Distriktsstämman beslutade att föreningsbidrag inte budgeteras men kan delas ut till föreningar som ansöker om ekonomiska medel för att genomföra något som ligger inom distriktets ramar men inte tillhör deras vanliga verksamhet. Förslag som tros leda till en medlemsökning bör prioriteras att pengarna betalas ut, efter genomförd aktivitet, samt att en ekonomisk rapport har redovisats att ge styrelsen mandat att besluta om tilldelning till begäran, på ordinarie distriktsstyrelsemöte att maxbeloppet per förening sätts till 5.000 kr för att garantera spridning inom distriktet. Flera förslag från samma förening kan dock få tilldelning Inga motioner har kommit in I 2 Fastställanden av arvoden, traktamenten och reseersättningar Distriktsstyrelsen föreslår stämman besluta att inga arvoden eller traktamenten skall utgå att reseersättning skall utgå enligt den skattefria statliga milersättningen (f.n. 18:50). att avgiftsbefrielse från distrikts- och riksavgifter endast skall omfatta hedersmedlemmar Distriktsstämman beslutade enligt distriktsstyrelsens förslag 3

I 3 Distriktsstyrelsens förslag till kursplan Februari 2010 dansbytarträff Augusti 2010 gemensamma danser på Skansen September 2010 dansbytarträff Oktober 2010, v 40 stafettdansen startar Distriktet kan delta i arrangemang som föreningar arrangerar där övriga föreningar kan delta. Distriktsstämman beslutade enligt distriktsstyrelsens förslag Under år 2010 har en träff beslutats för att distriktets medlemmar gemensamt ska kunna träna på de gemensamma danserna inför uppvisningen på Skansen. Den träningen sker 13 juni i Salem. I 4 Distriktsstyrelsens förslag till sammanträdesplan (arbetsplan) för styrelsen 2010-2011 20 mars 2010 Distriktsstämma 7 april 2010 Distriktsstyrelsemöte samt överlämnings- och planeringsmöte för sektionerna 17 april 2010 Justerat protokoll från distriktsstämman sänds till föreningarna 20 maj 2010 Distriktsstyrelsemöte 10 juni 2010 Distriktsstyrelsemöte 19 augusti 2010 Distriktsstyrelsemöte 16 september 2010 Distriktsstyrelsemöte 14 oktober 2010 Distriktsstyrelsemöte 17 november 2010 Distriktsstyrelsemöte 15 december 2010 Distriktsstyrelsemöte 19 december 2010 Kallelse till distriktsstämma sänds ut, tre månader före distriktsstämman 19 januari 2011 Sista dag för motioner, två månader före distriktsstämman 31 januari 2011 Räkenskaperna avslutade och överlämnade till revisorerna 20 februari 2011 Distriktsstyrelsemöte 28 februari 2011 Revisionen avslutad och revisionsberättelse upprättad 28 februari 2011 Föredragningslista, verksamhetsberättelse, revisionsberättelse och övriga handlingar sänds till föreningarna 19 mars 2011 Distriktsstämma Önskemål framkom att distriktsstämman ska kunna ske t ex andra eller fjärde lördagen i mars månad. Enligt stadgarna ska stämman ske under Mars månad. Distriktsstämman beslutade enligt distriktsstyrelsens förslag 4

I 5 Trycksaker Distriktsstyrelsen föreslår stämman besluta att information om distriktets planerade verksamhet skall spridas till föreningens e-postadress f.v.b. till föreningens medlemmar Då informationen då och då stannar i föreningens e-post och inte går vidare till medlemmarna har var och en möjlighet att ingå i sändlistan för information från distriktet. Distriktsstämman beslutade enligt distriktsstyrelsens förslag J Fastställande av allsektionens antal sektionsledamöter i respektive verksamhetsområde. Distriktsstyrelsen föreslår stämman besluta att distriktets verksamhet skall omfatta tre arbetsområden, Barn- och Ungdomssektionen, Dans, Lek och Musik och Dräkt och Slöjd med upp till sex personer. Distriktsstämman beslutade enligt distriktsstyrelsens förslag K Fastställande av budget samt fastställande av avgifter för kommande verksamhetsperiod. Budgeten för år 2010 har reviderats. Sven-Olov Iggström gick igenom budgeten. Konto Utfall 2007 Utfall 2008 Utfall 2009 Budget 2010 Budget 2011 Intäktskonto 3110 Kursavgifter 1 800 5 088 2547 3 000 3 000 Intäktskonto 3210 Sammankomst 1656 2 000 2 000 Intäktskonto 3510 Medl.avg.vuxna 18 360 19 795 18 450 18 450 18 450 Intäktskonto 3520 Medl.avg.ungd. 450 510 85 300 300 Intäktskonto 3990 Övriga intäkter 3 321 0 0 0 0 Summa intäkter 23 931 25 393 22 738 23 750 23 750 Kostnadskonto 4800 Föreningsbidrag 3 000 0 2 500 0 0 Kostnadskonto 4900 Kurs o evenemang 2 107 6 656 966 3 000 3 000 Kostnadskonto 5500 Styrelsemöten 4 792 7 012 5 110 5 500 5 500 Kostnadskonto 5510 Föreningsbesök 1 077 707 1 659 2 000 2 000 Kostnadskonto 5520 Planeringsmöten mm 0 833 5 861 6 000 6 000 Kostnadskonto 5530 Distriktsstämma 11 333 6 540 4 396 5 000 5 000 Kostnadskonto 5540 Riksmöten 6 036 7 583 243 2 500 2 500 Kostnadskonto 6710 Gåvor 1 280 1 500 1 500 Kostnadskonto 7030 Lokalhyra 2 830 3 000 3 000 Kostnadskonto 7110 Tele o Porto 1 519 1 600 1 600 Kostnadskonto 7130 Litt. & Mtrl. 318 400 400 Kostnadskonto 7280 Datorkostn. 1 177 1 200 1 200 Kostnadskonto 7690 Övriga kostnader 6 303 5 709 87 200 200 Kostnadskonto 8170 Bank/PG o PG 1 506 1 506 1 503 500 500 5

Kostnadskonto 8910 Skatt 0 0 0 0 0 Summa kostnader 36 154 36 546 29 449 32 400 32 400 Förväntat resultat -8650-8650 Kostnadskonto 8999 Redovisat resultat -12 222-11 153-6 711 Distriktsstyrelsen föreslår stämman besluta att godkänna budgeten för 2010 och 2011 att avgiften till distriktet för 2011 skall vara oförändrad enligt följande: Vuxna 60 kr, barn och ungdom 30 kr. Inträdesavgift är lika med erlagd avgift enligt ovan. Avgiften avser kalenderår. (Dessa avgifter gäller endast distriktet, det tillkommer avgifter till riksorganisationen) I andra att-satsen tas Inträdesavgift är lika med erlagd avgift enligt ovan bort, då det är en mening som har hängt med och inte har någon funktion. Distriktsstämman beslutade att godkänna budgeten för 2010 och 2011 att avgiften till distriktet för 2011 skall vara oförändrad enligt följande: Vuxna 60 kr, barn och ungdom 30 kr. Avgiften avser kalenderår. L Val av distriktsstyrelse enligt 4 moment 3 (Enligt de nyligen antagna stadgarna ska sekreterare och vice ordförande väljas jämna år varför vice ordföranden väljs på två år efter ett års mandattid) Valberedningen föreslog att till distriktsstyrelse välja: L 1 Distriktsordförande Björn Falk, FDL Oxelö Gille omval Distriktsstämman beslutade enligt valberedningens förslag L 2 Sekreterare Valberedningen har inga förslag till sekreterare. Distriktsstämman beslutade att styrelsen får i uppdrag att tillsammans med föreningarna och valberedningen ta fram sekreterare till distriktsstyrelsen att styrelsen har fullmakt att tillsätta sekreterare L 2 Vice ordförande Lars Pahlén, Salems Gille omval Distriktsstämman beslutade enligt valberedningens förslag 6

L 3 Styrelsesuppleant Birgitta Spåhr Iggström omval Distriktsstämman beslutade enligt valberedningens förslag M Val av ledamöter i fastställda sektioner Dans- Lek- och Musiksektionen Lars Pahlén, Salems Gille 2 år Ett år kvar Dräkt och Slöjdsektionen Kaarina Nyström Pahlén, Salems Gille 2 år Ett år kvar Barn och Ungdomssektionen Valberedningen har inga förslag till ledamöter i allsektionen. Det är viktigt att få personer till allsektionen som är beredda att arbeta. Barn- och ungdomssektionens funktion innebär också att leta efter intresserade barn. Distriktsstämman beslutade att styrelsen får i uppdrag att tillsammans med föreningarna och valberedningen ta fram ledamöter till allsektionen N Val av revisorer, 2 st ordinarie Kurt Rindstål, FDL på Nyköpingshus 1 år Omval Rolf Rehnholm, Rekarne FDG 1 år Omval Val av suppleant till dessa, 1 st Kjell Kolterud, Verdandi 1 år Omval Distriktsstämman beslutade enligt valberedningens förslag O Val av valberedningskommitté, bestående av två föreningar Valberedning består av två föreningar tillsammans där ena föreningen byts ut efter två år. Vid stämman 2009 valdes Nynäshamn att tillsammans med Malmabygden vara valberedning. Nynäshamn kvarstår 2010 tillsammans med någon annan förening. Under åren har nedanstående föreningar agerat valberedning: Val vid stämman 2001 Salem och Rekarne Val vid stämman 2002 Salem och Rekarne Val vid stämman 2003 Verdandi Val vid stämman 2004 Verdandi och Oxelösund Val vid stämman 2005 Oxelösund och Nyköping Val vid stämman 2006 Nyköping och Salem Val vid stämman 2007 Salem och Rekarne Val vid stämman 2008 Rekarne och Malmabygden Val vid stämman 2009 Malmabygden och Nynäshamn 7

Val vid stämman 2010 Nynäshamn och?? Flen erbjöd sig att vara valberedare tillsammans med Nynäshamn. Distriktsstämman beslutade att välja Nynäshamns Folkdansgille kvarstår som valberedare tillsammans med Flens Folkdanslag inför distriktsstämman 2011. P Val av ombud och representanter Att styrelsen får mandat att avgöra antalet vid respektive tillfälle och att styrelsen och övriga distriktsfunktionärer får i uppdrag att representera distriktet vid kurser, konferenser som vi kan komma att kallas till, samt företa föreningsbesök i mån av önskemål. I dagsläget har vi vetskap om följande: Riksstämman i Göteborg. Distriktsstämman beslutade enligt distriktsstyrelsens förslag Q Fastställande av tid och plats för 2011 års distriktsstämma Under åren har nedanstående föreningar arrangerat distriktsstämman: Stämman 2005 Nynäshamns Folkdansgille Stämman 2006 Verdandis FDL Stämman 2007 Malmabygdens FDL och Flens FDL Stämman 2008 FDL på Nyköpingshus och FDL Oxelö Gille Stämman 2009 Späxgillet Stämman 2010 Rekarne Föreningar vill ofta arrangera stämman på hemorten de år de firar något jubileum. 2011 firar Salem 50 år 2012 firar Nyköping 60 år och Oxelö Gille 50 år Salems Gille hälsar oss välkomna till distriktsstämma i Salem den 26 mars 2011. Distriktsstämman beslutade att acceptera erbjudandet. 8

R Stämmans avslutande Stämmans ordförande Göran Berglund tackade för förtroendet och önskade oss all lycka i framtiden att skaffa fram folk till de vakanta posterna och lämnade över klubban till distriktsordförande Björn Falk. Björn tackade alla mötesdeltagare för det framtida förtroendet att vara ordförande för Sörmländska Folkdansringen. Björn Falk tackade stämmans ordförande Göran Berglund och överlämnade en present från distriktet. Björn avtackade också den avgående sekreteraren Gunbritt Österlund och överlämnade en present. Därefter förklarade Björn Falk distriktsstämman avslutad 9

Bilaga 1 Verksamhetsberättelse Styrelsen för Sörmländska Folkdansringen får härmed avge följande berättelse för verksamhetsåret 2009-01-01 till 2009-12-31. Distriktets föreningar och medlemmar Vi årets slut fanns nio föreningar inom distriktet (Folkdanslaget på Nyköpingshus, Rekarne Folkdans Gille, Nynäshamn Folkdansgille, Verdandis Folkdanslag, Flens Folkdanslag, Malmabygdens Folkdanslag, Folkdanslaget Oxelö Gille, Salems Gille, Späxgillet) med totalt 314 medlemmar. En minskning med 35 medlemmar där Späxgillet, för närvarande inte har några medlemmar. Föreningen med flest medlemmar är Folkdanslaget på Nyköpingshus med 68 medlemmar därefter kommer Oxelö Gille med 63 medlemmar. Funktionärer Vid distriktsstämman valdes följande ledamöter och funktionärer: Ordförande Björn Falk omval 1 år Vice ordförande Lars Pahlén nyval 2 år Sekreterare Gunbritt Österlund ett år kvar Kassör Sven Olov Iggström nyval 2 år (valdes senare) Sektionssamordnare Agneta Emanuelsson nyval 2 år Suppleant Birgitta Spåhr Iggström nyval 1 år (valdes senare) Verksamhetsansvariga Dräkt och Slöjd Kaarina Nyström Pahlén omval 2 år Barn och Ungdom Christina Åström omval 2 år Dans, Lek och Musik Malin Ekdahl ett år kvar Lars Pahlén omval 2 år Revisorer Kurt Rindstål omval 1 år Rolf Rehnholm omval 1 år Revisorsuppleant Kjell Kolterud omval 1 år Valberedning Malmabygdens Folkdanslag och Nynäshamns Folkdansgille 10

Styrelsens verksamhet Distriktsstyrelsen har under året haft 9 styrelsemöten och ett intensivt styrelsearbete. Datum för styrelsemötena har varit 090114, 090218, 090324, 090428, 090610, 090822, 090930, 091104 och 091208. Två möten har varit telefonmöten och två möten försökte vi göra via Skype som är ett gratis program över datorn. Båda dess två möten gick inte att genomföra då någon inte hördes eller att det var störande ljud runtomkring. Dessa två möten över gick därför till telefonmöte. Fem möten har varit fysiska. Konferenser och riksaktiviteter Ordförandekonferensen genomfördes på Sidsjöns Hotel och Konferens i Sundsvall och Sörmland representerades av Björn Falk och Lars Pahlén. Föreningsbesök Under hösten har föreningsbesök genomförts hos en av de resterande förningarna d v s Malmabygdens Folkdanslag. Nu har alla föreningar utom Rekarne Folkdans Gille haft besök av distriktsstyrelsen. Rekarne Folkdans Gille kommer att få träffa styrelsen i samband med stämman 2010. Innan vi börjar om med en ny omgång av föreningsbesök önskar styrelsen förslag om vad föreningarna vill ha ut av besöken. Hemsidan Hemsidan har fungerat av och till under året men i skrivandets stund fungerar inte Riksorganisationens hemsida heller. Allsektionens verksamhet Inför Zornjubilèet på Skansen har vi tillsammans med föreningarna tagit fram ett antal sörmländska danser att gemensamt dansa på Skansen och även senare. Dansbytesträffen i januari 2009 flyttades till Salem, i den östra delen av distriktet, eftersom de senaste årens träffar varit lokaliserade till Flen. Även dansbytesträffen i oktober hölls i Salem men denna gång koncentrerades danserna kring ett tänkt program för en gemensam uppvisning på Skansen under Zornmärkesjubileet i augusti år 2010. Under våren inbjöds återigen till en logdans i Western Style men denna blev inställd p g a för få anmälningar. Det verkar som om medlemmarna var mer intresserade av Melodifestivalen. De som visat intresse fick dock en ny chans i augusti då logdansen arrangerades av Salems Gille på Södertörn. En höstbal med temat Modedanser under 1900-talet arrangerades i november och även denna borde egentligen blivit inställd p g a för få anmälningar. Alla som var där var dock överens om att det var en trevlig danskväll även om den gick med en kraftig förlust som distriktet får bära. Som en följd av det något klena intresset från distriktets medlemmar blir det knappast möjligt att fortsättningsvis arrangera denna typ av allmänna danstillställningar. Möjligen kan allsektionen medverka om någon enskild förening önskar att själva arrangera en liknande danskväll. 11

Dräkt och slöjd har inte haft någon efterfrågan på kurser, men vi hoppas på det år 2010. Barn och ungdom kan kanske komma i gång, nu när Dans i Skolan växer. Sven i Malmköping har t ex tränat en skolklass, åk 2, som gjorde ett bejublat framträdande under Gammaldags Marknad. Stafettdansen Späxgillet skulle starta upp Stafettdansen 2008/2009 men de fick förhinder i sista stund. Oxelösund, som stod som nummer två på listan, gick in och räddade situationen. Dansen som startades förflyttades enligt schemat och redovisades på stämman i Floda Sockenstuga, där det visade sig att dansen som lärts ut som en polka i själva verket var en samba. Stafettdansen 2009/2010 startades upp med Nynäshamns Folkdansgille vecka 41. I år har föreningarna i tur och ordning själva fått välja till vilken förening man vill leverera till även om urvalet begränsas mer och mer för varje gång. Slutord När jag nu sitter här strax före jul så börjar det att se ut som ett sagolandskap utanför fönstret och de som har önskat sig en vit jul ser väl ut att få det i år. Efter alla jular som har varit gröna så är det väl roligt för de allra minsta att vara ute och rå om snön. Det här med sagolandskap hur är det med vår verksamhet i detta sagoland? Hur är det ute i föreningarna? Låter det inte som sagor när vi pratar om hur det var förr. Man börjar låta som en gammal monolog av Hasse Alfredsson om hur det var förr i tiden. Till stämman 2010 så får valberedningen ett styvt jobb med att besätta de vakanta platserna. Då gäller det verkligen att föreningarna och medlemmarna ställer upp eller ska vi dra ner verksamheten ännu mer? Drar vi ned antalet medlemmar i distriktet mer, så kommer det inte att finnas någon styrelse eller distrikt. Vi ser nu att antalet medlemmar i distriktets föreningar minskat med 35 medlemmar. Resultatet kan bli sammanslagning med något annat distrikt. För att inte gräva ner sig längst ner så finns det trots allt några glädjeämnen år 2010. Först så har vi riksstämman i Göteborg i maj, som arrangörerna verkligen har gjort ett stort program runt. Besök Göteborg i maj, om ni kan och upplev något nytt. Sen har vi Skansenprogrammet i augusti som är på lite närmare håll vi är ju lite inblandade där vi ska åka dit från Sörmland och dansa tillsammans med Stockholmslagen. Björn Falk Lars Pahlén 12

Gunbritt Österlund Sven Olov Iggström Agneta Emanuelsson Birgitta Spåhr Iggström 13