Informationsplan vid krisledning Antagen av kommunfullmäktige den 20 juni 2012 Ändringar införda till och med KF, 111/2013
Innehållsförteckning Inledning... 2 Informationspolicy... 2 Organisation av informationsarbetet... 3 Organisationsschema... 3 Webbredaktör... 4 Pressvärd... 4 Upplysningscentral... 4 Kontorsservice... 4 Informationskanaler... 4 Intern information... 5 Extern information... 5 www.nykvarn.se... 5 Sociala medier... 5 Trycksaker... 5 Viktigt meddelande till allmänheten (VMA)... 5 Lokalradion... 6 Informationsmöten... 6 Upplysningscentralen... 6 Offentliga anslagstavlor... 6 Medier... 6 Pressmeddelanden... 6 Presstalesman... 6 Presskonferens... 7 Utrustning för informationsarbetet... 7 Webbaserat informationssystem (WIS)... 7 Krisinformation.se... 7 Krislåda och USB-minne... 7 Kondoleanslåda... 7 Viktiga telefonnummer... 7 Rakel... 8 Stödfunktioner i informationsarbetet... 8 Utvärdering... 8 1
Inledning En kris uppkommer hastigt, påverkar många, kräver snabba beslut under stor osäkerhet och ställer stora krav på informationsarbetet. Därför är informationen en av de första funktionerna som måste komma igång vid en kris. Denna informationsplan beskriver informationsarbetet och hur det ska organiseras i en krissituation. Eftersom behovet av information är olika, beroende på vilken händelse som inträffat, kan därför planen användas helt eller delvis beroende på händelsens omfattning. Informationsplanen ska revideras minst en gång varje mandatperiod eller när behov uppstår. Ansvarig för att revideringen sker är kommunens informationsstrateg. Informationspolicy Kommunens information ska vid kris ges direkt och vara: öppen och saklig lättillgänglig och enkel snabb och upprepad konstruktiv relevant för mottagaren samordnad internt och med andra aktörer Dessa grupper kan behöva information: direkt berörda indirekt berörda (närboende och anhöriga) allmänheten grupper med särskilda behov medier medarbetare samverkande myndigheter Informationen ska ge svar på: vad som har hänt, hur, när, varför (när klarlagt), omfattning, konsekvenser och tidsperspektiv vilka som berörs och hur de berörs vad samhället/kommunen gör för dem som berörs med anledning av det inträffande vad den enskilde själv kan göra var och när mer information lämnas 2
Organisation av informationsarbetet I Nykvarns kommun finns en krisledningsnämnd bestående av kommunstyrelsens arbetsutskott och en krisledningsgrupp/operativ stab bestående av tjänstemän. Krisledningsgruppen har det övergripande informationsansvaret. Kommunchefen avgör tillsammans med kommunens informationsstrateg när kommunens informationsgrupp ska aktiveras. Informationsgruppen svarar för all informationsverksamhet internt och externt. Gruppen samlas i konferensrum Turingen, kommunhusets nedre plan och organiseras i: Informationsstrateg Webbredaktör Pressvärd Upplysningscentral Kontorsservice Organisationsschema Krisledningsnämnd Krisledningsgrupp/ Operativ stab Informationsgrupp: Informationsstrateg sammankallande Informationsstrateg Webbredaktör Pressvärd Upplysningscentral Kontorsservice 3
Informationsstrateg Informationsstrategen, eller ersättare, ingår i kommunens krisledningsgrupp och leder det operativa informationsarbetet. Se checklista för informationsstrateg. I vardagen samordnar informationsstrategen träffar och utbildningar för informationsgruppen. Informationsstrategen ansvar även för att kommunens informationsplan vid krisledning samt krisledningslistan hålls aktuell. Webbredaktör Webbredaktören ansvarar för att uppdatera informationen på kommunens webbplatser intranätet Insidan och www.nykvarn.se samt kommunens Facebook- och Twitterkonto. Webbredaktören bevakar och dokumenterar även vilken information som publiceras om krisen i medier, sociala medier samt på externa webbplatser och förmedlar detta till informationsstrategen. Se checklista för webbredaktör. Pressvärd Vid en omfattande kris med stort pressuppbåd kan ett speciellt presscenter behöva inrättas. I salongen Qulturum Sländan kan både arbetsplatser för journalister och sal för presskonferens iordningställas. Pressvärden ansvarar för att iordningställa lokalen samt för att ge media god service. Se checklista för pressvärd. Upplysningscentral Vid stort tryck på kommunens telefonväxel kan en upplysningscentral inrättas i konferensrum Vällingen, kommunhuset plan 1. Upplysningscentralens huvuduppgift är att svara för den externa informationen till allmänheten. I konferensrummet finns fyra telefonanknytningar som via en slinga kan avlasta växeln. För att personalen i upplysningscentralen ska kunna söka information utrustas varje arbetsplats med en bärbar dator. Se checklista för upplysningscentral. Kontorsservice Utdelning av informationsblad, personlig information med mera används i situationer där Internet inte kan användas eller till målgrupper som inte har tillgång till Internet. Kundcenters kontorsservice ansvarar för produktion och kopiering av informationsmaterial. Kontorsservice ansvarar även för transport av skrivelser, paket och material. Informationskanaler Arbetet i informationsgruppen fördelas på följande sätt: intern information extern information upplysning till allmänheten och grupper med speciella behov samt övriga organisationer och myndigheter medier 4
Intern information Många anställda påverkas av en uppkommen krissituation utan att direkt medverka i förloppet. Därför är behovet av information stort ute i verksamheterna. Information till de anställda bör om möjligt prioriteras före den externa informationen. De anställda kan genom sina kontakter med kommuninvånarna vara goda vidareinformatörer. Vid information till personalen ska invanda kanaler användas, så som e-post och intranätet Insidan. Vissa anställda har dock inte tillgång till dessa kanaler och personliga möten kan därför behöva anordnas för att nå ut med information. Respektive verksamhetschef/enhetschef är enligt kommunens kommunikationspolicy ansvarig för att informera sin personal. Extern information Vid kriser är behovet av information stort och Nykvarns kommun har ett flertal kanaler som kan användas i informationsarbetet. www.nykvarn.se Särskilda krissidor ska tas fram som snabbt ska kunna tas i bruk vid behov. Sociala medier Nykvarns kommuns officiella Facebook-sida och Twitterkonto kommer att användas som kommunikationskanaler vid en krissituation. Trycksaker När behovet finns kan kommunen producera olika trycksaker. Underlaget sammanställs av informationsstrategen och lämnas till kontorsservice för produktion och tryck. Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) Viktigt meddelande till allmänheten, VMA, lämnas via lokalradion. Meddelandet kan också läsas upp i TV. Vid katastrofer eller större olyckor kan varningssignalen Viktigt meddelande användas för att varna invånarna. Varningssignalen består av: Signal 7 sekunder tystnad 14 sekunder signal 7 sekunder tystnad 14 sekunder osv. Varningssignalen ljuder under minst två minuter. När man hör signalen ska man gå inomhus, stänga dörrar, fönster och ventilation och sätta på radion. Signalen testas klockan 15.00 första helgfria måndagen i mars, juni, september och december. Rätt att ringa in ett VMA har informationsstrategen, kommunchefen och säkerhetssamordnaren. Då faran är över ska den person som ringt in VMA även ansvara för att meddelandet tas bort. 5
Lokalradion Förutom Viktigt meddelande till allmänheten förmedlar lokalradion andra meddelanden från kommunen till invånare. Radio Stockholm, vår lokalradiostation, är en viktig samarbetspartner för att snabbt få ut information till allmänheten vid en kris. Informationsmöten Informationsmöten för allmänheten och drabbade hålls i första hand i Nykvarnskyrkan i Nykvarns Centrum. Upplysningscentralen Upplysningscentralen ansvarar för att lämna information till allmänheten som ringer till kommunen på tfn 08-555 010 00. Offentliga anslagstavlor Information kan även spridas via de offentliga anslagstavlor som finns i Nykvarns kommun. Se checklista anslagstavlor. Medier Genom medier kan information spridas till allmänheten om den uppkomna situationen. Hänsyn bör tas till mediernas villkor när det gäller snabbhet, tidsramar och möjlighet till intervjuer med ansvariga. Se checklista inför möten med media. Pressmeddelanden Det vanligaste sättet att informera medier är via pressmeddelanden. Vid större händelser distribueras dessa lämpligen via TT. Informationsstrategen skriver pressmeddelandet, på uppdrag av krisledningsgruppen, och webbredaktören ansvarar för att skicka ut meddelandet enligt särskild sändlista. Se checklista pressmeddelande. Pressmeddelanden skickas kontinuerligt och formuleras så att innehållet i princip kan publiceras direkt eller tjäna som underlag för telegram i radio och TV. Publicering sker samtidigt på intranätet Insidan, www.nykvarn.se och kommunens kanaler i sociala medier. Presstalesman Vid en kris ska en presstalesman omedelbart utses av krisledningsgruppen. Om inte särskild presstalesman utses så är kommunstyrelsens ordförande kommunens officiella presstalesman. Presstalesmannen måste vara lösgjord från operativa uppgifter. Medier och andra meddelas att det är till denne de ska vända sig för information. Genom att använda en kanal utåt från kommunen minskas risken för att obekräftad information sprids genom informella kanaler. Samverkan ska ske med räddningstjänsten, polisen, landstinget eller annan berörd organisation/myndighet. 6
Presskonferens Vid större händelser lämnas informationen till media via presskonferenser. Presskonferenser hålls i salongen Qulturum Sländan, Centrumvägen 26, där också ett presscenter kan inrättas vid behov. Utrustning för informationsarbetet Webbaserat informationssystem (WIS) Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) tillhandahåller det webbaserade informationssystemet, WIS, kostnadsfritt för myndigheter, kommuner, landsting och privata aktörer med ansvar under en kris. Informationssystemet har utvecklats för att myndigheter, kommuner och landsting enkelt och effektivt ska kunna skapa sig en helhetsbild av läget vid en kris genom aktiv delning av ledningsinformation. WIS är åtkomligt via Internet, www.swis.se, och kräver inte att någon separat programvara installeras. MSB svarar för utveckling, drift och förvaltning. Nykvarns kommun har anslutit sig till systemet och kommer att använda det i samband med en krissituation. Krisinformation.se Under större kris bör Nykvarns kommun använda sig av webbplatsen www.krisinformation.se. Webbplatsen förmedlar information från myndigheter och andra ansvariga om hur de hanterar olika kriser - före, under och efter krisen. Webbplatsen drivs av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) och riktar sig till allmänhet och media. Krislåda och USB-minne Dokument och material som behövs för informationsarbetet ska sammanställas på ett USBminnen som placeras i en särskild krislåda. Krislådan förvaras i skåpet utanför krissamordnarens rum (rum 1103A)i kommunhuset nedre plan. Säkerhetssamordnaren och informationsstrategen ansvarar för att deras respektive dokument på USB-minnet är uppdaterade. Se checklista krislåda. Kondoleanslåda En kondoleanslåda finns förberedd och den förvaras i skåpet utanför krissamordnarens rum (rum 1103A) i kommunhuset nedre plan. Informationsstrategen ansvarar för lådans innehåll. Viktiga telefonnummer Alla viktiga telefonnummer ska finnas inprogrammerade i informationsgruppens mobiltelefoner. 7
Rakel Upphandling av två stycken Rakelenheter pågår för närvarande i samverkan med de övriga Södertörnskommunerna. Stödfunktioner i informationsarbetet För att kunna upprätthålla en fungerande informationsverksamhet vid en extraordinär händelse krävs att vissa informationssystem och verksamhetssystem fungerar. Ansvarig för detta är verksamhetsansvariga och systemägare i samverkan med kommunens ITchef. Utifrån ställda krav från verksamhetsansvariga och systemägare ansvarar ITavdelningen för att nödvändig infrastruktur för informationsarbetet finns tillgänglig då en händelse har inträffat. Tillgången och funktionen av följande system är av största vikt och måste fungera för att informationsarbetet ska kunna bedrivas på ett tillfredsställande sätt vid en extraordinär händelse. För extern och intern information används kommunens hemsida www.nykvarn.se samt intranätet Insidan. E-postsystemet används för informationsutbyte till och från kommunen samt mellan anställda. För att vid behov förstärka lägesbilder och ge information till beslutsfattare, aktörer och allmänhet nyttjas kartor framställda med hjälp av GIS-systemet. Utvärdering Efter en händelse där kommunens informationsgrupp har varit verksam ska arbetet utvärderas och granskas. Informationsstrategen tar initiativ och ansvarar för att en utvärdering kommer till stånd. Se mall för utvärdering. Bilagor Checklista för informationsstrateg Checklista för webbredaktör Checklista för pressvärd Checklista för upplysningscentral Offentliga anslagstavlor i kommunen Checklista inför möten med media Checklista pressmeddelande Checklista krislåda 8
Checklista för lokaler Lista med tolk och översättare Mall för utvärdering Närvarolista press 9