1 (17) Antagen av kommunfullmäktige den 23 april 2007 60. Reviderad av förvaltningschefsgruppen den 13 juni 2013. EKONOMISTYRNINGSPOLICY Kommunernas ekonomiska förvaltning regleras av kapitel 8 i Kommunallagen. Där framgår att kommunen ska ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet. Av Kommunallagen framgår vidare att budgeten skall upprättas så att intäkterna överstiger kostnaderna (Undantag: Synnerliga skäl). Detta balanskrav ska ses som en miniminivå för en resultatnivå för kommunerna. Fortsättningsvis stadgas bland annat att kommunfullmäktige skall meddela närmare föreskrifter om medelsförvaltningen. Kommunstyrelsen och övriga nämnder ska även tillämpa lagen (1997:614) om kommunal redovisning. Utifrån kommunfullmäktiges fastställda mål och lagen om god ekonomisk hushållning utvecklar kommunen successivt verksamhetsstyrningen. Kommunfullmäktiges mål framgår i kommunens övergripande styrkort, se kapitel 2, där styrmodellen kallad GPS (Gemensam Process för Styrning) beskrivs mer ingående. För att förtydliga det ekonomiska ansvaret kopplat till befogenheterna har nedanstående ekonomistyrningsprinciper utarbetats. Där fastslås regler och principer som syftar till att skapa effektivitet i ekonomisk planering och uppföljning samt i det samlade resursutnyttjandet. Kommunens ekonomiska process framgår av bilaga 1. Eventuella framtida justeringar i kapitel 1 Ansvarsfördelning arbetssätt ska alltid beslutas av kommunfullmäktige. I kapitel 2 Verksamhetsstyrning GPS - Gemensam Process för Styrning kan förändringar beslutas av förvaltningschefsgruppen. I kapitel 3 Ekonomistyrningsregler-/principer kan förändringar beslutas av ekonomidirektör, undantaget förändringar av betydande karaktär då kommunfullmäktige ska ta beslut om förändringen. Angränsande policys, reglementen och regler avseende ekonomi, bl. a. för interna tjänster, investeringar, finansverksamhet, intern styrning och kontroll, finns tillgängliga på intranätet.
2 (17) 1 ANSVARSFÖRDELNING - ARBETSSÄTT 1.1 Kommunfullmäktiges ansvar Kommunfullmäktige har det samlade ansvaret och styr alla kommunens nämnder och övriga verksamheter. Den centrala styrningen gentemot nämnderna sker bland annat via fullmäktiges antagande av budget. Örnsköldsviks kommun använder sig av mål- och ramstyrning. Kommunfullmäktige fastställer i juni budget för nästkommande år (undantag valår). I budgeten ingår direktiv till nämnderna enligt majoritetens skrivelse samt eventuella resultatmål för nästkommande år utifrån de övergripande målen. I budgeten tilldelas nämnderna skattemedel (ram) som ekonomiskt reglerar nämndernas omfattning på verksamheten. Kommunfullmäktige beslutar även om investeringsanslag. Utifrån fastställd budget får kommunfullmäktige uppföljning under budgetåret i form av tertialuppföljningar samt en utvärdering i samband med bokslutet. Kommunfullmäktige delges även det framtida ekonomiska läget (budgetår + ytterligare två år) vid tre tillfällen per år (februari, maj, september). Kommunfullmäktige har rätten att under året omdisponera medel för/mellan nämnderna. 1.2 Kommunstyrelsens ansvar Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Kommunstyrelsen har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen leder och samordnar planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. Detta görs genom att under året ha uppsikt över verksamheten så att den utförs så optimalt och effektivt som möjligt inom beviljade resurser. För att uppnå detta kräver kommunstyrelsen in löpande uppföljning (tertial- samt månadsuppföljningar). Tertialuppföljningarna innehåller periodutfall samt helårsprognos och är mer omfattande med uppdelning på verksamheter. Dessutom görs prognoser för förvaltningsorganisationens styrkort.
3 (17) Månadsuppföljningarna innehåller periodutfall samt helårsprognos totalt för nämnden. Utvärdering görs i samband med bokslut. Kommunstyrelsen ska, om beslutad budget inte bedöms uppnås, till kommunfullmäktige föreslå åtgärder för att uppnå en ekonomi i balans. Kommunstyrelsen kan under budgetåret omdisponera skattemedel mellan nämnder där det avser frågor av mindre omfattning eller av teknisk karaktär. Kommunstyrelsen kan delegera detta ansvar till arbetsutskott eller ekonomidirektör. Omdisponering av skattemedel mellan nämnderna av betydande omfattning ska alltid beslutas av kommunfullmäktige. Ekonomiberedningen fungerar i ekonomiärenden (budget, tertialuppföljningar och bokslut) som kommunstyrelsens utskott. 1.3 Nämnds ansvar Nämnd ansvarar för att verksamheten drivs i enlighet med av kommunfullmäktige fastställda mål och direktiv samt gällande lagstiftning och regler i övrigt. Nämnd ansvarar för att verksamheten drivs inom den av kommunfullmäktige fastställda budgeten. Vid en konflikt mellan ekonomi och verksamhet är det främst ekonomin som utgör gränsen för verksamhetens omfattning. Nämnd är skyldig att vidta åtgärder vid befarat/prognostiserat underskott mot budget. Om den beslutade budgeten visar sig otillräcklig ska nämnd i första hand vidta åtgärder för att omdisponera tillgängliga resurser inom nämndens samlade ram och i andra hand hos kommunfullmäktige aktualisera behov av att ändra mål och inriktning för verksamheten. Nämnd ska rapportera till kommunstyrelsen enligt fastställd tidplan för budget, uppföljning och bokslut, samt minst därutöver i den omfattning som beslutas av kommunstyrelsen. Nämnd för med sig hela över-/underskottet till nästkommande år. Hur mycket som får ianspråktas/ska inarbetas under budgetåret beslutas av kommunfullmäktige via resultatmål. Vid slutet av varje mandatperiod görs en utvärdering av nämndernas totala medel (ackumulerat över- /underskott). Nämnd ska upprätta internt regelverk för resultatöverföring avseende både drift- och investeringsverksamheten. För att öka
4 (17) möjligheterna att parera oförutsedda händelser under budgetåret bör nämnd sträva efter att avsätta ett centralt medelsutrymme. Uppföljning av investeringar sker i samband med tertialuppföljningar/bokslut och preliminär slutredovisning av färdiga projekt ska ske i omedelbar anslutning till ianspråktagande. 1.4 Förvaltningarnas ansvar Kommunledningsförvaltningens huvuduppgift är att ge den politiska ledningen beslutsunderlag och svara för lednings- och utvecklingsarbete inom de områden kommunledningen har ett särskilt ansvar för. Därutöver ska kommunledningsförvaltningen utveckla principer för ledning och styrning av kommunen. Förvaltningschef ansvarar för verkställande och uppföljning av den löpande verksamheten. Förvaltningschef ansvarar för att ta fram beslutsunderlag till nämnd. Vid befarade underskott ansvarar förvaltningschef inom sitt ansvarsområde för att vidta åtgärder för att uppnå balans och, om förutsättningarna i budgeten inte längre stämmer eller kan följas, att till nämnd ta fram förslag till omprioriteringar och åtgärder för att nå budget i balans. Förvaltningschef ansvarar för att förvaltningen optimerar sina resurser i medborgarens tjänst. Det innebär att arbeta med kommunens bästa för ögonen och undvika suboptimeringar och stuprörstänkande både inom förvaltningen och mellan förvaltningarna. Förvaltningschef ansvarar vidare för att lämna underlag till kommunledningens analyser och rapporter enligt lämnade anvisningar. Ingen förvaltning/avdelning får genomföra förändringar/besparingar som påverkar en annan förvaltning/avdelning utan att en dialog har förts där de ekonomiska konsekvenserna för helheten tas fram som beslutsunderlag. Förvaltningschef ansvarar för att beslutsunderlaget tas fram och presenteras till rätt beslutsnivå. Avdelningschef/enhetschef ansvarar på respektive nivå för att verksamheten bedrivs inom av nämnd fastställd inriktning och budget samt att suboptimering och stuprörstänkande undviks. Verksamheten ska följas upp regelbundet och avvikelser åtgärdas. Avdelningschef/enhetschef ansvarar för att återrapportering sker till närmsta chef. Detta gäller både positiva och negativa avvikelser.
5 (17) Övriga i förvaltningen som är ekonomiskt ansvariga skall av närmast delegerande chef ha fått en genomgång av vilka kostnader/intäkter som ingår i ansvaret samt vad som händer med den avvikelse som uppstår mot årsbudgeten. En grundprincip vid delegering av ansvar är att ansvar och befogenhet ska följas åt. Ansvar ska endast utkrävas för åtgärder och områden som ekonomiskt ansvarig också kan påverka. Koncernlednings- och förvaltningschefsgruppen svarar för att optimal koncernnytta och effektivitet eftersträvas.
6 (17) 2 VERKSAMHETSSTYRNING GPS (Gemensam Process för Styrning) Utgångspunkt för Örnsköldsviks kommuns verksamhetsstyrning är kommunfullmäktiges vision samt mål som beslutas i samband med fastställande av budget och gäller för en mandatperiod i taget. För att styra verksamheten mot kommunfullmäktiges vision och mål har förvaltningsorganisationen arbetat fram ett kommunövergripande styrkort bestående av ett antal framgångsfaktorer sorterade i fem perspektiv; medborgarnytta, effektiv verksamhet, attraktiv arbetsgivare, ekonomi i balans samt utveckling och förnyelse. GPS Övergripande styrkort Möjligheternas Örnsköldsvik, en hållbar och tillgänglig kommun i världsklass att leva och arbeta i och att besöka En trygg och säker kommun En öppen och tillgänglig kommun En kommun med attraktiva och hållbara livsmiljöer En attraktiv arbetsgivare med kompetenta medarbetare En aktiv part i byggande av framtidens region Medborgarnytta Medborgarna ska känna delaktighet och engagemang Medborgarna ska vara nöjda med den kommunala servicen Medborgarna ska uppleva trygghet Effektiv verksamhet Utveckling av verksamhets- och kvalitetsprocesser Hög tillgänglighet Engagerade medarbetare En klimatsmart kommun En kommun med starkt och långsiktigt hållbart näringsliv En lärande kommun med verksamhet i utveckling och med en långsiktigt hållbar ekonomi Nämndsmål Attraktiv arbetsgivare Jämställda arbetsplatser med mångfald Gott ledarskap och nöjda kompetenta medarbetare Friska medarbetare i en bra arbetsmiljö Ekonomi i balans Positivt resultat Strategiska investeringar God ekonomistyrning Utveckling och förnyelse Kreativ miljö Regional utveckling Attraktivare och mer hållbar livsmiljö Starkt företagsklimat Förutom styrkortet som gäller hela kommunen har varje förvaltning ett motsvarande styrkort där också nämndsmålen ingår. Respektive framgångsfaktor betygsätts i intervallet 1-5, där 1 är sämst och 5 är bäst. Utifrån satta betyg per framgångsfaktor genereras betyg per perspektiv. Betygen åskådliggörs med olika färger. För att ha underlag till betygsättningen av framgångsfaktorerna används mått och måltal. Dessa anges i verksamhetsplanen och ska sedan följas upp i tertialuppföljningar och i årsbokslutet. För kommunen totalt inne-
7 (17) håller vissa av framgångsfaktorerna både uppgifter från förvaltningarna och uppföljning på centralt håll medan andra endast består av den ena delen. Där förvaltningarna ingår i uppföljningen viktas betyget ibland utifrån andel av totala skattemedel förutom i perspektivet attraktiv arbetsgivare där viktning sker utifrån antal årsarbetare. Med hjälp av styrmodellen ökar förutsättningarna att uppfylla Kommunallagens krav. Där anges att budgeten ska upprättas så att intäkterna överstiger kostnaderna och till detta s.k. balanskrav finns också krav på att kommunfullmäktige ska fastställa och utvärdera mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning, här avses både verksamhetsmål och finansiella mål. Som komplement till styrkortsuppföljningen görs uppföljning av kommunfullmäktiges mål och nämndsmålen i samband med årsbokslut. Utifrån dessa delar samt den finansiella analysen görs en bedömning om god ekonomisk hushållning uppnås. 2.1 Intern styrning och kontroll 2013 beslutade kommunstyrelsen om ett nytt reglemente för intern styrning och kontroll, med tillhörande tillämpningsanvisningar. Syftet med reglementet är att ge en översiktlig beskrivning för kommunens arbete med intern styrning och kontroll. Den interna styrningen och kontrollen har integrerats i kommunens styrmodell, GPS, för att vara en del av kommunens övriga styrning och en process som genomsyrar all verksamhet i kommunen. Nämndernas planering inför arbetet med intern styrning och kontroll återfinns i respektive nämnds verksamhetsplan och uppföljningen av denna i nämndens verksamhetsberättelse. Riskhanteringen är en väsentlig del i processen och utgör grunden till intern styrning och kontroll. Utifrån verksamhetens uppgifter och mål genomförs därför en kartläggning via en risk- och väsentlighetsanalys. I analysen ingår det att identifiera och värdera tänkbara risker eller felkällor samt bedöma konsekvenser och hur riskerna kan kontrolleras. Riskanalysen ska genomföras inför den årliga verksamhetsplaneringen och dokumenteras av respektive förvaltning enligt kommunens reglemente för intern styrning och kontroll.
8 (17) 3 EKONOMISTYRNINGSREGLER/-PRINCIPER Med kommunens övergripande ekonomistyrningsregler/-principer som grund kan respektive nämnd fastställa nämndspecifika ekonomistyrningsregler/-principer. 3.1 Budgeteringsmetod Örnsköldsviks kommun använder sig av målstyrning och rambudgetering. Utifrån ekonomiskt läge och eventuellt budgetunderlag görs politiska prioriteringar där nämnderna tilldelas ram (skattemedel) för verksamheten. För att inte kommunens ekonomi ska äventyras är det av yttersta vikt att samtliga nämnder och styrelser tar sitt ansvar och håller sig inom de budgetanslag som beslutas av kommunfullmäktige. Vid befarade negativa budgetavvikelser måste åtgärder omedelbart sättas in som säkerställer kommunens budgeterade resultat. För att den kommunala verksamheten ska bedrivas så effektivt som möjligt måste en ständig omprövning ske utifrån behov och ekonomi. 3.2 Anslagsbindning 3.2.1 Driftbudget Kommunfullmäktige tilldelar respektive nämnd skattemedel (ekonomisk ram) för att bedriva verksamheten. Skattemedlen är kopplade till direktiv och resultatmål. Skattemedlen fördelas sedan av respektive nämnd genom budgetering av kostnader och intäkter till ekonomiskt ansvariga inom förvaltningen. Att anslagsbindningen är per nämnd innebär att nämnden fritt kan flytta budgetbelopp från en verksamhet till en annan under innevarande budgetår. Förvaltningschef beslutar om förändringar utifrån nämndens beslutade prioriteringar och verksamhetens behov, undantaget förändringar av betydande karaktär då nämnden ska ta beslut om förändringen. Anser nämnden själv att förändringen mellan verksamheter är av betydande omfattning kan nämnden låta kommunfullmäktige fastställa denna förändring särskilt. Justeringar av nämndernas skattemedel under innevarande år bör i möjligaste mån undvikas.
9 (17) 3.2.2 Investeringsbudget Anslagsbindningsnivån avseende investeringar är per projekt, som framgår av den specifikation som finns i kommunfullmäktigebudgeten. Detta innebär att nämnden ej kan flytta investeringsmedel mellan olika projekt utan särskilt beslut från kommunfullmäktige. Investeringar över 100 basbelopp ska alltid åtföljas av drift- och investeringskalkyler. Har detta underlag inte funnits med i budgethanteringen måste investeringsärendet ånyo upp till kommunfullmäktige för definitivt beslut. Prognostiseras enskilt investeringsprojekt överskrida budgeten med 10 procent måste nämnd lämna åtgärdsförslag till kommunfullmäktige. (Se även särskilda regler kring investeringar). 3.3 Över-/underskottshantering Beslutade regler om över-/underskottshantering innebär att hela över- /underskottet gentemot driftbudgeten följer med respektive nämnd/styrelse till nästkommande år. Syftet är bl.a. att: - Förtydliga nämndsansvaret för ekonomin. - Undvika köprusch i slutet av året då ekonomiskt ansvariga gör av med årsanslaget. - Administrativa fördelar (värderingssituationer undviks om vilka belopp som måste föras över till nästkommande år). - Rationella lösningar på lång sikt har större möjlighet att genomföras när man ser på ekonomin över en längre period än 1 år. Nämndernas hela över-/underskott läggs som en klumpsumma under respektive nämnd/styrelse. Hur mycket som får ianspråktas alternativt ska inarbetas under budgetåret beslutas av kommunfullmäktige via resultatmål. Överskott ska endast användas till åtgärder av engångskaraktär och inte till långsiktiga åtaganden som medför kostnadsökningar. Vid slutet av varje mandatperiod utvärderas nämndernas totala medel (ackumulerat över-/underskott). Nämnden redovisar vad återstående medel avses för, alternativt hur underskott ska elimineras. Kommunfullmäktige beslutar om eventuella justeringar av de totala medlen. Nämnderna ska upprätta internt regelverk för hantering av över- /underskott. Det är upp till varje nämnd/styrelse att besluta om hur summan ska fördelas på olika verksamheter/enheter/ekonomiskt ansvariga. Det är av största vikt att nämnder/styrelser tydliggör för eko-
10 (17) nomiskt ansvariga vilka förutsättningar som gäller avseende över- /underskottshanteringen. Detta för att syftet med över- /underskottshantering skall få fullt genomslag, och att samtliga ekonomiskt ansvariga (avdelningschefer, enhetschefer, etc.) inom förvaltningen skall vara medvetna om de spelregler som gäller. När budgeten delas upp inom nämnden är det viktigt att närmast överordnad för en dialog med ekonomiskt ansvariga och går igenom vilka kostnader/intäkter som ingår i ansvaret samt vad som inträffar utifrån den avvikelse som uppstår mot årsbudgeten. Kommunledningsförvaltningen uppmanar förvaltningarna att till budgetanslagen successivt bygga in en koppling till prestationer och mål. Bedöms sedan t.ex. att ett över- eller underskott beror på luft, ej utförda prestationer, ej uppnådda mål, volymförändringar, etc., bör över-/underskottet som förs över reduceras med denna effekt. Av återstående rensad budgetavvikelse förordar kommunledningsförvaltningen att 100% av över-/underskottet ska följa med de ekonomiskt ansvariga till nästkommande år för att få en optimal styrningseffekt. 3.3.1 Resultatöverföring/resultatmål Resultatöverföringen avser den årliga begäran som respektive nämnd gör i samband med bokslutet vad gäller att ianspråkta överskott alternativt bortarbeta underskott under nästkommande år. Avviker nämndens begäran från resultatmålet i tidigare beslutad kommunfullmäktigebudget ska motiven anges. Det är slutligen kommunfullmäktige som beslutar om en eventuell förändring av resultatmålet. 3.3.2 Ombudgetering av investeringar Vad gäller anslag för investeringar som ännu ej ianspråktagits eller färdigställts kan ombudgetering begäras. Begäran om ombudgetering redovisas i samband med bokslutet. Det är viktigt att ta hänsyn till de kapitalkostnadseffekter som uppkommer vid ombudgetering samt i vilken omfattning planerade investeringar innevarande år förskjuts framåt i tiden. Det är slutligen kommunfullmäktige som beslutar om eventuell ombudgetering.
11 (17) 3.4 Personalkostnader Personalkostnader utgör cirka 2/3 av kommunens externa kostnader vilket gör regler och principer kring personalkostnader betydelsefulla. Utifrån detta är det extra viktigt att budgetering och uppföljning av personalkostnader håller hög kvalitet. 3.4.1 Löneindexering/löneavtal Skattemedlen räknas upp med förväntat löneavtal. Löneavtalseffekter som avviker från tilldelat löneindex innebär justerade skattemedel innevarande år och åren därefter. Utifrån tillgängligt lönekostnadsunderlag per nämnd tas särskild hänsyn till avtal gällande deltidsbrandmän och OB-tillägg (välfärdsförvaltningen). För budgeterade personalkostnader som ej ingår i lönekostnadsunderlaget, t.ex. vikarier och övertid, appliceras den procentsats per nämnd som blivit resultatet av löneavtalet. 3.4.2 Personalomkostnadspålägg (arbetsgivaravgifter) Personalomkostnadspålägg som förändras sent året före budgetåret hanteras på finansförvaltningen innevarande år. Det innebär att förvaltningarna inte behöver gå in och justera budgeterade summor på varje ekonomiskt ansvarig. Året efter justeras personalomkostnadspålägget och respektive nämnds skattemedel. 3.5 Övriga kostnader/intäkter 3.5.1 Prisindexering I Ekonomiskt läge görs en indexering av skattemedlen utifrån förväntad prisökning (KPI) beräknad som kostnader (exklusive personalkostnader) minus intäkter. Denna indexering kan förändras av kommunfullmäktige i samband med budgetbeslut. Efter det att budgeten antagits görs inga justeringar av skattemedlen aktuellt budgetår. Det betyder att kostnadsökningar utöver index innebär ytterligare rationaliseringar. På motsvarande sätt innebär kostnadsökningar under index ett utrymme för respektive nämnd. 3.5.2 Kapitalkostnader Kapitalkostnader som uppkommer av investeringar finansieras av respektive nämnd. När de nominella kapitalkostnaderna successivt
12 (17) minskar påverkas ej skattemedlen, det vill säga uppkommet utrymme behålls. När hela eller en betydande del av investeringen utförts, aktiveras kapitalkostnaden på nästkommande tertial. En långsiktig internränta används för den skattefinansierade verksamheten (f n 5%). Vid en eventuell ändring av den långsiktiga internräntan justeras skattemedlen. För affärsmässig verksamhet används SKL:s (Sveriges Kommuner och Landsting) årliga internränta. Det innebär att förändrad ränta antingen belastar eller tillgodoräknas den affärsmässiga verksamheten. 3.5.3 Interna tjänster/interndebiteringar Interna tjänster och interndebiteringar används för att styra verksamheten på ett önskvärt sätt. Förhållningssättet kring interna tjänster bör vara att sträva efter enkla modeller med så stor acceptans som möjligt av samtliga berörda. Nås ovanstående förhållningssätt ges större möjlighet för ansvarig att fokusera på sänkta externa kostnader alternativt höjda externa intäkter. Regler och prisjusteringar för interna tjänster som berör samtliga förvaltningar ska godkännas av förvaltningschefsgruppen (se Regler för beställare och leverantör av interna tjänster). Nämnd/förvaltning ska ej införa ny interndebitering eller höja priset utöver index för skattemedlen, utan samråd med motparten och eventuell överenskommelse om justering av skattemedlen. Överenskommelser avseende interndebiteringar bör vara genomförda i god tid före årsskiftet för att ingå i verksamhetsplaner och snabbt kunna debiteras ut i början av aktuellt budgetår. 3.5.4 Taxor/avgifter samt övriga externa intäkter Taxe- och avgiftsförändringar av betydande karaktär ska beslutas av kommunfullmäktige. Intäktsfinansiering via försäljning, avgifter och ersättningar kan vara ett alternativ till minskade kostnader och kan prövas för att mäta efterfrågan av vissa tjänster. 3.5.5 Riktade statsbidrag till nämnderna Nämnd/förvaltning svarar för att de riktade statsbidrag som finns inom verksamheten erhålls. I de fall riktade statsbidrag omvandlas till generellt statsbidrag erhåller nämnden skattemedelstillskott.
13 (17) 3.6 Övrigt 3.6.1 Förändrade generella statsbidrag som leder till förändrade verksamhetskostnader När reformer, huvudmannaskapsförändring och dylikt påverkar de generella statsbidragen görs motsvarande justering för berörd nämnd/verksamhet. Kommunen kompenseras då med ett belopp i kronor per invånare för den kostnadsökning reformen innebär och därefter erhåller berörd nämnd motsvarande belopp i ökade skattemedel. Den faktiska kostnadsökningen per kommun kan givetvis avvika. Det är ansvarig nämnds uppgift att följa upp den faktiska kostnadsökningen. 3.6.2 Finansförvaltningen På finansförvaltningen (del av verksamhetens nettokostnad) bokförs samtliga pensionskostnader, avskrivningar samt gemensamma andra kostnader som inte belastar nämnderna. Dessutom bokförs skatteintäkter/statsbidrag samt finansiella kostnader/intäkter under finansförvaltningen.
14 (17) Bilaga 1 EKONOMISK PROCESS Huvuddragen i nuvarande ekonomiska process fastställdes 2004 (kf 7/2004). Utifrån den ekonomiska processen lägger kommunledningsförvaltningen ut en detaljerad tidplan för nästkommande år i oktober månad. Budget I samband med årsbokslutet och resultatöverföringar till nästkommande år presenterar kommunledningsförvaltningen i februari/mars det ekonomiska läget för kommande budgetår och en plan över ytterligare två år. Det ekonomiska läget delges kommunfullmäktige i mars. Utifrån ekonomiberedningens önskemål lägger kommunledningsförvaltningen upp arbetet med budgeten som sker under våren, detta arbete kan se olika ut mellan åren. I de fall ekonomiberedningen vill ha in ett budgetunderlag från nämnderna skickar kommunledningsförvaltningen ut anvisningar om vad som ska ingå. Det kan t.ex. vara verksamhetsbeskrivningar, demografisk utveckling, effekter GPS, betydande verksamhetsförändringar, jämförelser med andra kommuner och investeringsförslag. Vissa år bjuder ekonomiberedningen in nämnderna för att få information om aktuella frågor med betoning på ekonomi och tidpunkt för detta kan variera mellan åren. Parallellt pågår partiarbetet med att forma prioriteringar och direktiv till nämnderna. I samband med Tertialuppföljning, maj kompletteras förutsättningarna med resultatet de första fyra månaderna, en helårsprognos för innevarande år samt en prognos av förvaltningsorganisationens styrkort. Då redovisar kommunledningsförvaltningen också ett uppdaterat ekonomiskt läge för kommande budgetår och plan över ytterligare två år. Ekonomiberedningen träffas i slutet av maj för att lämna förslag till budget (resultat- och balansräkning, skattesats, investeringar, skatte-
15 (17) medel till nämnderna, eventuella resultatmål och direktiv) till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen behandlar budgetförslaget i början av juni. Kommunfullmäktige fattar sedan beslut om budgeten i slutet av juni (undantag vid valår då det nyvalda kommunfullmäktige fastställer budgeten i november). I samband med Tertialuppföljning, september följs budgeten för nästkommande år och flerårsplanen upp då kommunledningsförvaltningen lämnar ytterligare en uppdatering av det ekonomiska läget. Uppdateringen skall i möjligaste mån inte innebära någon justering av budgeten utan ska egentligen ses som en första uppföljning av beslutad budget. Utifrån kommunledningsförvaltningens anvisningar arbetar nämnderna under hösten fram en verksamhetsplan inklusive en detaljerad nämndsbudget. Nämnden ska besluta om verksamhetsplanen senast i december. Verksamhetsplanen ska ha en nettokostnad som stämmer med kommunfullmäktiges junibeslut. Efter beslut i nämnden sammanställer kommunledningsförvaltningen alla verksamhetsplaner och dessa delges sedan kommunstyrelsen i januari (undantag vid valår då beslut om verksamhetsplan ska beslutas av nämnd senast i januari och delges kommunstyrelsen i februari). Nämnden avgör om någon av verksamhetsförändringarna i verksamhetsplanen är av så betydande karaktär att den bör gå vidare för beslut i kommunstyrelse/kommunfullmäktige. Den/de verksamhetsförändringar som i så fall är aktuella ska rapporteras till kommunfullmäktige som separata ärenden. Nedläggning av skolor ska alltid beslutas av kommunfullmäktige. Den detaljerade nämndsbudgeten ska kommuniceras med förvaltningens ekonomiskt ansvariga och bör vara inrapporterad i ekonomisystemet före årsskiftet. Uppföljning under året Uppföljningen under året består av tertial- och månadsuppföljningar (mars-juni och augusti-november).
16 (17) Tertialuppföljning (delårsrapport + helårsprognos) Tertialbokslut ska genomföras januari-april (inofficiell delårsrapport) samt januari-augusti (delårsrapport). Tertialuppföljningarna innefattar hela kommunkoncernen. Utifrån tertialutfallen ska respektive nämnd upprätta helårsprognoser i maj respektive september. Materialet och kommentarerna ska vid tertialuppföljningarna vara betydligt mer omfattande än vid månadsuppföljningarna. Tertialuppföljningarna innehåller också uppföljning av förvaltningsorganisationens styrkort. Omfattningen framgår av kommunledningsförvaltningens anvisningar. Tertialuppföljningarna sammanställs sedan av kommunledningsförvaltningen och rapporteras vidare till ekonomiberedning, kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Om tertialuppföljningarna visar på negativa budgetavvikelser under året, ska förvaltningschef ge nämnden åtgärdsförslag och nämnden snarast vidta åtgärder. Nämnden ska redovisa vidtagna åtgärder till kommunstyrelsen senast vid nästkommande rapporttillfälle. Månadsuppföljning Nämnderna ska i mars, april, juni, augusti, oktober och november lämna en månadsuppföljning till kommunstyrelsen. Månadsuppföljningen ska inte vara lika omfattande som tertialuppföljningen, och tas fram av ekonomiavdelningen såvida inte förvaltningschefen kräver mer av verksamhetsansvariga. Den ska bestå av ett utfall på föregående månader samt en helårsprognos för kostnader (därav personal) och intäkter. Prognosen ska ställas mot budgeten och betydande budgetavvikelser ska kommenteras. Månadsuppföljningen ska efter nämndens/arbetsutskottets behandling överlämnas till kommunledningsförvaltningen. Om inte politisk hantering skett svarar förvaltningschef för överlämnad uppföljning. Nämndernas samlade material sammanställs av kommunledningsförvaltningen och kompletteras med utfall och prognos för hela kommunen. Kommunstyrelsen får den sammanställda månadsuppföljningen direkt på mötet i början av nästkommande månad (till exempel nämndernas månadsuppföljning i mars behandlas i kommunstyrelsen i början av april). Om månadsuppföljningarna visar på negativa budgetavvikelser under året, ska förvaltningschef ge nämnden åtgärdsförslag,
17 (17) och nämnden snarast vidta åtgärder. Vidtagna åtgärder ska redovisas till kommunstyrelsen senast vid nästkommande rapporttillfälle. Årsbokslut Årsbokslutet innefattar hela verksamhetsåret och innehåller en utvärdering av ekonomi och verksamhet. (GPS inkl. uppföljning av kf-mål, avstämning av kf:s delmål, styrkort inklusive intern styrning och kontroll). En övergripande redogörelse över kommunens resultat lämnas muntligt till kommunfullmäktige redan i slutet av januari. Utifrån kommunledningsförvaltningens anvisningar arbetar nämnderna fram verksamhetsberättelser under februari. Ekonomiberedningen sammanträder om bokslutet i slutet av februari där en utvärdering av nämndernas resultat och måluppfyllelse görs. Nämndernas ackumulerade resultat följer i sin helhet med till nästkommande år i nämndens totala medel. Nämnderna lämnar förslag till resultatöverföringar och ekonomiberedningen gör utifrån det ekonomiska läget en bedömning av hur mycket av tidigare års underskott som ska arbetas tillbaka och hur mycket av ackumulerade överskott som får ianspråktas. Innebär nämndernas förslag en avvikelse mot fastställd kommunfullmäktigebudget ska motivet till avvikelsen anges. Vid slutet av varje mandatperiod ska en uppföljning göras av nämndernas totala medel (ackumulerat över-/underskott). Bokslutet för hela kommunkoncernen passerar kommunstyrelsen och fastställs sedan av kommunfullmäktige senast i slutet av april.