14
15
Kultur- och fritidsnämndens attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar 1 Rutinerna gäller för samtliga ekonomiska transaktioner i stadens ekonomisystem samt i försystem knutna till dessa. Ekonomiska transaktioner Rutinerna gäller för alla ekonomiska transaktioner både kostnader och intäkter, inklusive interna transaktioner, finansförvaltning samt medel som staden åtagit sig att förvalta och/eller förmedla. Attest ska ske för alla slags ekonomiska transaktioner såsom: Leverantörsfakturor och externa ersättningar Transfereringar till enskilda Löner och andra personalkostnader Placering av stadens likvida medel Bokföringsorder och interna transaktioner Transaktioner avseende förvaltade medel Transaktioner avseende förmedlade medel Respektive nämnd utser de personer som ska vara beslutsattestanter Om nämnd delegerar rätten att utse beslutsattestant bör detta ske till förvaltningschef. Attesträtten gäller tillsvidare om inget annat anges varför en uppdatering av attestförteckningen måste ske vid förändringar. Varje nämnd ska därför fortlöpande föra en aktuell förteckning över beslutsattestanter med namnteckningar. Beslutsattestant är den person som har ekonomiskt budgetansvar för verksamheten. Beslutsattestanten godkänner verkställandet av transaktionen. Beslutsattestanten ska kontrollera att konteringen är riktig. Av aktuell attestförteckning ska framgå vem som har rätt att beslutsattestera respektive verksamhet. Ekonomiska transaktioner kan endast genomföras när den som beslutsattesterat finns med på attestföreteckningen. Förvaring av attestförteckningen Attestförteckningen ska finnas i original hos respektive nämnd, och i kopia hos kommunkontoret, för referens och kontroll. Ersättare för ordinarie beslutsattestant Vid beslutsattestantens frånvaro ska särskild namngiven person utses som ersättare. Denna ersättare vikarierar för beslutsattestanten under en angiven tidsperiod. Skriftligt underlag med namngiven ersättare ska upprättas i god tid före beslutsattestantens frånvaro. 1. Antagen av kultur- och fritidsnämnden den XX XX 2011, XX 16
Attestkontroll av minst två personer Samtliga ekonomiska transaktioner ska attesteras innan de verkställs. Att attestera innebär att minst två personer granskar den ekonomiska transaktionen. Mottagningsattest Mottagningsattestant ansvarar för att följande kontroller görs: Att varan eller tjänsten har beställts Att varan eller tjänsten har mottagits Att kvantitet och kvalitet är enligt beställning Att pris, eventuell rabatt och andra betalningsvillkor är riktiga Att fakturan är korrekt Mottagningsattestanten är också den som konterar fakturan. Det är viktigt att den som beställer en vara eller tjänst inte är samma person som slutligen attesterar fakturan. Om annan person än mottagningsattestanten gör beställningar måste underlag som styrker att beställningen är gjord och korrekt levererad lämnas till mottagaren. Exempel på underlag är fraktsedlar, orderbekräftelse et cetera. Beslutsattest Beslutattestanten ansvarar för: Att inköpet gjorts i enlighet med gällande delegation Att kontering skett enligt gällande kodplan Behörighetskontroll Behörighetskontroll ska utföras innan registrering sker av alla bokföringsunderlag och leverantörsfakturor. Behörighetskontroll innebär kontroll av att attest är utförd av rätt person enligt aktuell attestförteckning. Behörighetskontroll och attest får inte utförs av samma person. Undantag gäller för interna bokföringsorder. För elektroniska fakturor sker behörighetskontrollen i systemet. 17
Egna kostnader Det är inte tillåtet att beslutsattestera betalningar till sig själv eller närstående. Det kan gälla till exempel utbetalningar av lön, reseräkningar, ersättningar för utlägg eller andra ersättningar, men gäller även attest av inbetalningstransaktioner såsom kundfakturering. Det är inte heller tillåtet att beslutsattestera fakturor och andra utbetalningar till företag och föreningar där den kontrollansvarige själv eller en närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Med närstående till attestanten avses make, sambo, syskon, släktingar i rakt upp eller nedstigande led eller någon annan närstående. Med annan närstående menas till exempel svåger/svägerska, svärson/-dotter och sambosvärson/-dotter. Till denna grupp kan också räknas före detta hustru/make, före detta svåger/svägerska eller den som har väsentlig gemenskap med attestanten som är grundad på andelsrätt eller därmed jämförligt ekonomiskt intresse. Det är inte heller tillåtet att beslutsattestera om det i övrigt finns någon särskild omständighet som kan rubba förtroendet till beslutsattestantens opartiskhet i ärendet. Som exempel kan nämnas att en handläggare är vän eller ovän med den som berörs, att ett beroendeförhållande föreligger på grund av att handläggaren har lånat pengar av den som berörs av ärendet et cetera. Det är inte heller tillåtet att beslutsattestera utgifter av personlig karaktär. Med personlig karaktär menas utgifter för varor och tjänster som beslutsattestanten personligen fått i tjänsten, t.ex. kurs- och konferensavgifter, representationskostnader, resor, hotell samt mobiltelefon med mera. Attestordning vid egna kostnader och vid jävssituationer Transaktioner av ovan beskriven art in- och utbetalningar till sig själv eller närstående samt utgifter av personlig karaktär ska alltid beslutsattesteras av närmast överordnad chef. Transaktioner gällande förvaltningschefen attesteras av kommundirektören. Förvaltningschefen beslutsattesterar transaktioner som gäller enhetscheferna. Transaktioner gällande nämndsordförande ska beslutsattesteras av kommunstyrelsens ordförande. Om kommunstyrelsens ordförande tvekar eller själv har deltagit i aktiviteten ska kommundirektören beslutsattestera. Undantag från ovanstående attestrutiner får göras för enklare förtäring såsom kaffe och bulle vid personalsammankomster eller externa besök. 18
Rättelser och omföringar I samband med månadsbryt och årsbryt finns poster som måste regleras relativt omgående för att stänga perioden. Förvaltningens ekonomer utför dessa rättelser och omföringar för att snabbt kunna kvalitetssäkra ett korrekt bokslut. Kommunkontoret informerar berörd beslutsattestant skriftligt om de rättelser som utförts. Undantag är insättningar på stadens bankkonto och plusgiro där insättningar flyttas till berörd enhet. Kontrollrutinen ska utformas så att den interna kontrollen inom respektive nämnd är tillräcklig Vid utformning av kontrollrutinen ska följande krav beaktas: Ansvarsfördelning: Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Ingen person ska hantera en transaktion från början till slut. Kompetens: Den som har rollen att utföra kontrollåtgärd ska ha erforderlig kompetens för uppgiften. Integritet: Den som utför kontrollen av annan person, särskilt av beslut, ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Jäv: Den som utför kontrollen får inte kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detsamma gäller utgifter av personlig karaktär. Detta innefattar också kontroll av in- och utbetalningar till bolag och föreningar där den kontrollansvarige eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Dokumentation: Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ändamålsenligt sätt med namnteckning på originalverifikationen eller med elektronisk signatur i IT-system. Kontrollordning: De olika kontrollmomenten ska utföras i en logisk ordning så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd. Vid elektronisk handel attesteras beställning och abonnemang i förväg av beslutsattestant. Kraven på vidtagna kontrollåtgärder ska vara anpassade till den ekonomiska transaktionens art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. Behörigheter att underteckna handlingar Av nämndernas reglementen framgår att Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. Följande rutin gäller för handlingar som inte undertecknas av ordföranden: Delegater: den som utsetts av nämnden till delegat har rätt att underteckna avtal och handlingar som behövs för verkställande av delegationsbeslut. 19
Kvittens av värdepostförsändelser: namngiven mottagare kvitterar försändelsen. Om endast nämnd eller förvaltning är angiven kvitteras försändelsen av förvaltningschef. Om endast Sundbybergs stad är mottagare av försändelsen kvitteras denna ut av vaktmästare inom kommunkontoret. Skattedeklaration omfattande mervärdesskatt och arbetsgivaravgifter: redovisningschef inom kommunkontoret skriver under skattedeklaration omfattande mervärdesskatt och arbetsgivaravgifter. Teckna stadens bankkonton: rätt att teckna stadens bankkonton har två tjänstemän i förening inom kommunkontorets redovisningsgrupp. En av dessa tjänstemän ska vara redovisningschefen. Övriga handlingar för verkställande av uppdrag: för verkställande av sitt uppdrag får anställd, inom ramen för vad som är att anse som ren verkställighet, underteckna handlingar. 20
Kultur- och fritidsnämndens attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar 1 Rutinerna gäller för samtliga ekonomiska transaktioner i stadens ekonomisystem samt i försystem knutna till dessa. Ekonomiska transaktioner Rutinerna gäller för alla ekonomiska transaktioner både kostnader och intäkter, inklusive interna transaktioner, finansförvaltning samt medel som staden åtagit sig att förvalta och/eller förmedla. Attest ska ske för alla slags ekonomiska transaktioner som Leverantörsfakturor och externa ersättningar Transfereringar till enskilda Löner och andra personalkostnader Placering av stadens likvida medel Interna transaktioner och bokföringsorder Transaktioner avseende förvaltade medel Transaktioner avseende förmedlade medel Respektive nämnd utser de personer som ska vara beslutsattestanter Om nämnd delegerar rätten att utse beslutsattestant bör detta ske till förvaltningschef. Attesträtten gäller tillsvidare om inget annat anges varför en uppdatering av attestförteckningen måste ske vid förändringar. Varje nämnd ska därför fortlöpande föra en aktuell förteckning över beslutsattestanter med namnteckningar. Beslutsattestant är den person som ekonomiskt budgetansvar för verksamheten. Beslutsattestanten godkänner verkställandet av transaktionen. Beslutsattestanten ska kontrollera att konteringen är riktig. Av aktuell attestförteckning ska framgå vem som har rätt att beslutsattestera respektive verksamhet. Ekonomiska transaktioner kan endast genomföras när den som beslutsattesterat finns med på attestföreteckningen. Förvaring av attestförteckningen Attestförteckningen ska finnas i original hos respektive nämnd, och i kopia hos kommunkontoret, för referens och kontroll. 1 Antagen av kultur- och fritidsnämnden den 5 februari 2009 21
Ersättare för ordinarie beslutsattestant Vid beslutsattestantens frånvaro ska särskild namngiven person utses som ersättare. Denna ersättare vikarierar för beslutsattestanten under en angiven tidsperiod. Skriftligt underlag med namngiven ersättare ska upprättas i god tid före beslutsattestantens frånvaro. Attestkontroll av minst två personer Samtliga ekonomiska transaktioner ska attesteras innan de verkställs. Att attestera innebär att minst två personer granskar den ekonomiska transaktionen. Mottagningsattest Mottagningsattestant ansvarar för att följande kontroller görs: Att varan eller tjänsten har beställts Att varan eller tjänsten har mottagits Att kvantitet och kvalitet är enligt beställning Att pris, eventuell rabatt och andra betalningsvillkor är riktiga Att fakturan är korrekt Beslutsattest Beslutattestant ansvarar för: Att inköpt gjorts i enlighet med gällande delegation Att kontering skett enligt gällande kodplan Behörighetskontroll Behörighetskontroll ska utföras innan registrering sker av alla bokföringsunderlag och leverantörsfakturor. Behörighetskontroll innebär kontroll av att attest är utförd av rätt person enligt aktuell attestförteckning. Behörighetskontroll och attest får inte utförs av samma person. Undantag gäller för interna bokföringsorder. För elektroniska fakturor sker behörighetskontrollen i systemet. Egna kostnader En beslutsattestant får inte beslutsattestera sina egna kostnader. Med egna kostnader menas kostnader knutna till den egna personen, t ex mobiltelefonräkning, resor och utbildningskostnader. Detta gäller även köp med bank-/kreditkort utställda i Sundbybergs stads namn. I dessa fall ska överordnad chef godkänna kostnaderna. Överordnad chef för förvaltningscheferna är respektive nämndsordförande. Kommunstyrelsens ordförandes kostnader beslutsattesteras av kommunstyrelsens andre vice ordförande. Övriga nämndsordförandes kostnader attesteras av kommunstyrelsens ordförande. I de fall beslutsattestanten deltar i kurser och resor tillsammans med sin 22
avdelning/förvaltningsledning/nämnd kan beslutsattestanten själv attestera kostnaderna. Rättelser och omföringar I samband med månadsbryt och årsbryt finns poster som måste regleras relativt omgående för att stänga perioden. Kommunkontoret utför dessa rättelser och omföringar för att snabbt kunna kvalitetssäkra ett korrekt bokslut. Kommunkontoret informerar berörd beslutsattestant skriftligt om de rättelser som utförts. Undantag är insättningar på stadens bankkonto och plusgiro där insättningar flyttas till berörd enhet. Kontrollrutinen ska utformas så att den interna kontrollen inom respektive nämnd är tillräcklig Vid utformning av kontrollrutinen ska följande krav beaktas: Ansvarsfördelning: Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Ingen person ska hantera entransaktion från början till slut. Kompetens: Den som har rollen att utföra kontrollåtgärd ska ha erforderlig kompetens för uppgiften. Integritet: Den som utför kontrollen av annan person, särskilt av beslut, ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Jäv: Den som utför kontrollen får inte kontrollera in- och utbetalningar till sig själv ellernärstående. Detsamma gäller utgifter av personlig karaktär. Detta innefattar också kontroll av in- och utbetalningar till bolag och föreningar där den kontrollansvarige eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Dokumentation: Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ändamålsenligt sätt med namnteckning på originalverifikationen eller med elektronisk signatur i IT-system. Kontrollordning: De olika kontrollmomenten ska utföras i en logisk ordning så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd. Vid elektronisk handel attesteras beställning och abonnemang i förväg av beslutsattestant. Enligt Sundbybergs stads policy för intern kontroll ska kraven på vidtagna kontrollåtgärder vara anpassade till den ekonomiska transaktionens art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. Behörigheter att underteckna handlingar Av nämndernas reglementen framgår att Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. Följande rutin föreslås gälla för handlingar som inte undertecknas av ordföranden: 23
Delegater: Den som utsetts av nämnden till delegat har rätt att underteckna avtal och handlingar som behövs för verkställande av delegationsbeslut. Kvittens av värdepostförsändelser: Namngiven mottagare kvitterar försändelsen. Om endast nämnd eller förvaltning är angiven kvitteras försändelsen av förvaltningschef. Övriga handlingar för verkställande av uppdrag: För verkställande av sitt uppdrag får anställd, inom ramen för vad som är att anse som ren verkställighet, underteckna handlingar. 24