Mittuniversitetet Implementering av utbildningsstrategin Håkan Wiklund 2013-04-02 Slutrapport Analysfunktion Arbetet med utveckla universitetets analysfunktion har inte bedrivits i projektform utan har ingått i den reguljära verksamheten. Verksamheten beräknas vara färdigutvecklad under 2013-2014. Innehållsförteckning Sammanfning 1. Bakgrund 2. Resultat och forts implementering 2.1 Kontinuerlig omvärldsanalys 2.2 Riskanalys 2.3 Mätning och analys av kvalitetsindex 2.4 Standardiserad verksamhetsanalys (universitetsfakta) 2.5 Bemanning och organisation 2.6 Övrigt
1. Bakgrund I Mittuniversitetets utbildningsstrategi 2011-2015 och i påföljande rektorsbeslut fastslås en analysfunktion ska utvecklas vid universitetet. Ett underlag för vidare bearbetning har tagits fram av varumärkesbyrån Rewir AB under hösten 2011. I inledningen av 2012 träffade Håkan Wiklund, Yasmine Lindström och Kristina Albertsson företrädare för Rewir för diskutera underlaget och det beslöts Mittuniversitetet övertar arbetet med utformning och organisering av analysfunktionen. I rektors uppdrag till UD ingår föreslå hur universitetets behov av analyskompetens ska kunna tillgodoses. I uppdraget ingår även inventera behov och tillgängliga data samt lämna förslag till angelägna analyser föranledda av verksamhetens utvecklingsbehov. Vidare innefar uppdraget föreslå standardiserade analyser som ska göras tillgängliga för verksamheten. Uppdraget ska säkerställa standardiserade data för kvalitetsuppföljning kontinuerligt finns tillgängliga. Data och analyser ska implementeras i ledningsinformationssystemet LISA. De medarbetare inom som idag arbetar med relaterade arbetsuppgifter är en kvalitetshandläggare/lisa, en ansvarig för LISA samt ytterligare några medarbetare med arbetsuppgifter relaterade till verksamhetsplanering och uppföljning. Vidare finns en vice rektor med ansvar för kvalitets- och analysfrågor. 2. Resultat Nedan redovisas den struktur för verksamhetsanalys som tagits fram och som nu är under uppbyggnad inom ramen för universitetsledningens kansli. Analysfunktionens övergripande uppdrag Den verksamhetsanalys som nu ingår i universitetets löpande arbete utgår från den schematiska logik för strategisk planering som beskrivs i VP, se figur 1. Det innebär universitetets strategiska planer utgör den samlade utgångspunkten för analysfunktionens arbete och således bör funktionens uppdrag omfa såväl verksamhetsanalys som verksamhetsuppföljning, undantaget ekonomisk uppföljning. Riskanalysen utgör en viktig länk mellan strategiska prioriteringar och operativa handlingsplaner i vilka riskbedömningarna ingår och riskerna förebyggs. Projektnamn 2
Figur 1. Struktur för universitetets strategiska planering (VP kap 1). En effektiv verksamhetsanalys och uppföljning förutsätter en såväl kvantitativ som kvalitativ analys av verksamhetens förmåga nå fastställda mål. I detta sammanhang är omvärldsperspektivet viktigt för regionala, nationella och internationella jämförelser ska kunna göras och därmed utgöra grund för den fortsa verksamhetsplaneringen. Analysfunktionens uppdrag ska bestå av fyra delar; kontinuerlig omvärldsanalys, riskanalys, mätning och analys av kvalitetsindex samt standardiserade verksamhetsanalyser. Dessa delar illustreras i figur 2 där det gråmarkerade fältet representerar analysfunktionens uppdrag. Figur 2. Analysfunktionens huvudsakliga delar (gråmarkerade). Projektnamn 3
2.1 Kontinuerlig omvärldsanalys Omvärldsanalysen syftar till i första hand bevaka och analysera Mittuniversitetets position relativt andra lärosäten inom de områden som är prioriterade i universitetets utvecklingsplan, utbildningsstrategi och forskningsstrategi. Huvudfrågan är hur väl universitetet lyckas nå de mål som är fastställda i respektive strategi. För utbildning är de prioriterade områdena e- lärande, arbetslivsanknytning, internationalisering, kvalitetsutveckling och regional samverkan. För forskning är de prioriterade områdena forskningens effekter, forskarkarriär, forskningsresurser och forskningsmiljöer. Inom dessa områden ska mätetal tas fram och tillämpas för såväl nationella som internationella jämförelser. Mätetalen ska tas fram i dialog med fakultetsnämnderna och med processledarna inom respektive område i utbildningsstrategin. Omvärldsanalysen syftar till i andra hand bevaka och analysera tillgänglig statistik som på olika sätt - ofta efter vidare bearbetning - kan användas för på olika sätt positionera universitetet inom relevanta områden. Regionala, nationella och internationella jämförelser ska göras där så är tillämpligt. Denna analys är mer generell och allmän till sin karaktär och är företrädelsevis kvantitativ. Rektor beslutar löpande om specifika områden som bedöms vara särskilt angelägna. Output: Analyserna sammanställs på lämpligt sätt med kommentarer och med relevanta jämförelser. Resultaten ingår i ÅR, i planeringsunderlaget för VP och i den löpande uppföljningen av universitetets strategiska dokument. Rapporteringstäthet: En årlig sammanställning av analysen redovisas till rektor strax efter det Högskoleverkets årsrapport finns tillgänglig. Övriga analysresultat rapporteras löpande. Kommunikationsväg: Analyserna publiceras i LISA och annonseras internt till berörda chefer. 2.2 Riskanalys Arbetet med riskbedömningar är en integrerad del av verksamhetsstyrningen vid universitetet och är en viktig del i de uppdrag som ges i styrdokumentet Verksamhetsplan och budget, vilket fastställs av styrelsen respektive rektor. Riskanalysen ska identifiera risker och framgångsfaktorer för verksamheten ska uppfylla statsmakternas intentioner och målen i universitets strategiska planer. Varje år ska en riskanalys genomföras på universitetsövergripande nivå och analysen presenteras vid universitetsstyrelsens decembermöte. Riskanalysen ska fastställas med avsikten inför nästkommande år göra motsvarande uppdatering. Riskanalysen omfar processer på minst två nivåer, en strategisk och en operativ nivå. Riskanalysen på strategisk nivå aggregerar risker som identifierats på operativ nivå men är också ett resultat av andra överväganden som ligger utanför den egna organisationen. Exempel är nyheter i budgetpropositionen eller skarpt sjunkande studenttillströmning. Intentionerna är den övergripande riskanalysen ska kopplas till kvalitetsindex. Universitetsstyrelsen ska i anslutning till årsredovisningen redovisa sin bedömning huruvida myndigheten har en betryggande styrning och kontroll. Utgångspunkten för bedömningen ska Projektnamn 4
vara Mittuniversitetets arbete enligt förordningen (2007:515) om intern styrning och kontroll, FISK. Styrningen av förvaltningsorganisationen dokumenteras i Förvaltningens verksamhetsplan, vilken följs upp i en verksamhetsberättelse för varje avdelning. Riskanalysen utgör ett viktigt underlag för uppdragen till respektive avdelning. Uppdragen i Verksamhetsplan och budget och i Förvaltningens verksamhetsplan, följs upp i de budgetoch verksamhetsdialoger som ledningen regelbundet håller med respektive enhet. Detsamma gäller för universitetsbiblioteket. Internrevisionen genomför på styrelsens uppdrag genomlysningar av universitetets verksamhet i olika avseenden och är därigenom ett instrument för ledningens interna styrning och kontroll. Output: Riskanalyserna ska sammanställas och redovisas enligt beskrivningen ovan. Rapporteringstäthet: Samtliga riskanalyser görs på årlig basis om inte annat anges. Kommunikationsväg: Analyserna kommuniceras till samtliga berörda chefer samt universitetsstyrelsen. Riskanalyserna sammanställs i skriftliga rapporter. 2.3 Mätning och analys av kvalitetsindex Analysfunktionen ansvarar för mäta, analysera och tillgängliggöra de kvalitetsindex för utbildning och forskning som beslutats av universitetsstyrelsen. Här ingår även svara för mätningen Nöjd Studentindex genomförs, analyseras och tillgängliggörs för verksamheten. Även om långa tidsserier av index är föredra ur utvärderingssynpunkt så måste det finnas viss dynamik i dess utformning och tillämpning. Det är därför viktigt analysfunktionen övervakar dess interna lämplighet och samtidigt bevakar omvärldsförändringar som kan påverka utformning och tillämpning av index. Sammanställningar av kvalitetsindex ska löpande uppdateras i LISA och kunna brytas ner på olika verksamhetsnivåer där så är adekvat. Output: Resultaten redovisas som absoluta och relativa indexvärden som kan brytas ner på olika verksamhetsnivåer. Resultaten ska visa utveckling över tid, förhållande till mål och ska möjliggöra relevanta jämförelser (tex riket, de andra nya universiteten och övriga institutioner). Rapporteringstäthet: Absoluta index publiceras termins- eller årsvis, dvs i samband med tex antagning eller i samband med ÅR. Relativa index redovisas i samband med Högskoleverkets årsrapport. Kommunikationsväg: Samtliga kvalitetsindex redovisas i LISA. Resultaten från Nöjd Studentindex redovisas i detalj i särskild rapport. Samtliga index redovisas årligen för universitetsstyrelsen. 2.4 Standardiserad verksamhetsanalys (universitetsfakta) I olika sammanhang efterfrågas sammanfande kvantitativa verksamhetsbeskrivningar, typ faktablad, där tabeller, diagram och trender för olika mätetal presenteras. Innehållet i faktabladet ska vara standardiserat i den bemärkelsen olika verksamheter skall presenteras på samma sätt. Jämförelser ska kunna göras med andra institutioner, orter och lärosäten. Projektnamn 5
Underlaget ska kunna användas i det interna utvecklingsarbetet och utgöra underlag i samband med verksamhetsdialoger. Den standardiserade verksamhetsanalysen kan vara utformad enligt exemplet i bilaga (utarbetas). Output: Resultaten redovisas i faktablad enligt exemplet universitetsfakta som diskuterades på RBM-X i april. Faktabladet omfar tabeller och grafer för personal, antagning, ekonomi, utbildning, forskarutbildning och forskning. I faktabladet ingår kvalitetsindex där så är tillämpligt. Faktabladet ska utformas för samtliga institutioner och fakulteter. Rapporteringstäthet: Faktabladet uppdateras kontinuerligt. Statistik som inte är jämförande med nationell statistik uppdateras i samband med ÅR medan jämförande statistik uppdateras i samband med Högskoleverkets årsrapport publicerats. Kommunikationsväg: Den standardiserade verksamhetsanalysen publiceras i LISA under fliken Universitetsfakta. 2.5 Bemanning och organisation För lösa funktionens uppdrag krävs uppskningsvis en bemanning motsvarande 2,5 årsarbeten. På grund av verksamhetens omfning är det knappast rimligt analysfunktionen utgör en egen avdelning inom UK, istället bör analysfunktionen ingå som en del i det framtida UK. Det är viktigt analysfunktionen får hög legitimitet inom universitetet. Det är därför lämpligt en vicerektor för kvalitetsarbetet även fortsättningsvis knyts till verksamheten och i vissa fall företräder den. 2.6 Övrigt I tillägg till uppdragsbeskrivningen ovan bör analysfunktionen ha följande uppdrag: ansvara för LISA vad avser inmatning, analys och kommunikation; leverera underlag till VP, ÅR och verksamhetsdialoger; vara universitetsledningen behjälplig i kvalitets- och analysfrågor; ansvara för uppföljning och revidering av Mittuniversitetets ramverk för kvalitetsarbetet (Dnr 2012/197); ansvara för de uppdrag som åligger Kvalitetshandläggaren i kap. 4.2 i ramverket samt de uppdrag som åligger vicerektor för kvalitetsarbetet (kap. 4.1). Analysfunktionen ska utöver dessa uppdrag kunna erbjuda konsultativ service gentemot andra delar av universitetet, dock i begränsad omfning och under perioder med lägre arbetsbelastning. Projektnamn 6