Handlingsalternativ för drift av BC Dalarna

2012 Handlingsalternativ för drift av BC Dalarna Anna-Lena Elmquist TFgruppen i Borlänge AB 2012-06-21

Innehåll 1. Introduktion... 4 1.1 Uppdragets syfte... 4 1.2 Genomförande... 4 2. Beställningscentraler i landet... 5 3. Regelverk och gällande avtal... 6 3.1 LOU (2007:1091)... 6 3.2 Uppdragsavtal... 6 4. Verksamheten inom BC-Dalarna... 7 4.1 Framtida utveckling av ett gemensamt kollektivtrafiksystem... 10 5 Uppföljning av verksamheten vid BC Dalarna... 12 5.1 Resande... 12 5.2 Kostnader... 13 5.3 Samordningsvinst... 14 5.4 Kvalitetsmätning... 15 6 Beställningscentralen i Dalarna... 17 6.1 Erfarenheter av att driva BC i egen regi... 17 6.2 Kostnadsposter för att driva beställningscentral:... 19 6.3 Rollfördelning/styrbarhet... 19 7. Alternativ för att driva BC-Dalarna... 21 7.1 Alternativ A - Ny upphandling av BC-verksamheten... 21 7.2 Alternativ B Upphandla funktionerna trafikbeställningar och kundservice var för sig enligt Västtrafiksmodell... 22 7.3 Alternativ C Upphandla funktionen trafikbeställningar och driva övrig verksamhet i egen regi... 23 7.4 Alternativ D Driva BC i egen regi... 24 8 Slutsatser/Slutdiskussion... 26 8.1 Rekommendationer... 27 Underlag... 28 1

Sammanfattning Sedan 2007 sker samordningen av särskild kollektivtrafik via länets gemensamma beställningscentral BC Dalarna. Beställningscentralen drivs sedan 2007 på entreprenad av företaget Samres AB. Nuvarande avtal löper ut den 31 december 2013 med en möjlig förlängning till och med utgången av 2014. Tidigare studie belyste alternativen att göra en ny upphandling eller att förlänga gällande avtal. Studien rekommenderade att det avtal om drift av beställningscentralen som löpte ut 31 december 2011 skulle förlängas, vilket även gjordes till den 31 december 2013. Denna studie har belyst följande fyra alternativ för drift av beställningscentral med utgångspunkt från att nuvarande avtal med Samres AB förlängts fram till 31 december 2014. 1. Upphandla en BC-verksamheten som kan vara i drift 1 januari 2015. 2. Upphandla funktionerna trafikbeställningar och kundservice var för sig enligt Västtrafiksmodell. Driftstart 1 januari 2015. 3. Upphandla funktionen trafikbeställningar och driva resterande delar i egen regi. Driftstart 1 januari 2015. 4. Starta upp och driva BC-verksamheten i egen regi. Driftstart 1 januari 2015. I och med att AB Dalatrafik nu förlängt det nuvarande avtalet med Samres AB till och med den 31 december 2014 finns tid för att antingen planera innehållet i nästa upphandling av en beställningscentral utifrån ovanstående alternativ och/eller att förbereda en drift i egen regi. Tidsaspekten är viktig oavsett om det gäller beslut om ny upphandling eller drift i egen regi. En ny upphandling, enligt alternativ 1 kommer med stor sannolikhet att resultera i ett fåtal anbud. I dagsläget är det främst Samres AB som har kapacitet att erbjuda en totallösning för en BC-verksamhet Att upphandla funktionerna trafikbeställningar och kundservice var för sig öppnar, till skillnad från en samlad upphandling av hela verksamheten, möjligheten för fler aktörer på marknaden att lämna anbud på delar eller hela verksamheten. Detta öppnar för en alternativ lösning som ger beställaren ökad valmöjlighet. En uppbyggnad av en BC-verksamhet i egen regi bör påbörjas omgående för att ha en möjlighet att vara i drift till den 31 december 2014 då nuvarande avtal löper ut. I dagsläget saknas personal med rätt kompetens liksom utbildade operatörer. Samtidigt skall ett gemensamt kollektivtrafiksystem (linjetrafik och särskild kollektivtrafik) upphandlas, samtidigt som en gemensam färdtjänstorganisation skall byggas upp i länet. Svårt att i dagsläget rent ekonomiskt motivera en verksamhet i egen regi. Den främsta vinsten med egen regi är möjligheten att öka verksamhetens lokala förankring. Det främsta argumentet för att driva BC-Dalarna i egen regi borde vara att få en mer kostnadseffektiv verksamhet med en kvalitet som minsta motsvarar dagens. Mot bakgrund av det som belysts i denna studie är det svårt att finns stöd för att skapa en mer kostnadseffektiv verksamhet. 2

De främsta orsakerna till den kritik som framförs mot nuvarande utförare är kopplade till de politiskt beslutade regelverk som styr resorna. Detta innebär att de klagomål som idag framförs kommer att kvarstå även om verksamheten bedrivs i egen regi. Inställningar i beställningssystemet Sam 3001 är ungefär desamma nu som när landstinget drev en egen beställningscentral för sjukresor, avseende omvägsfaktorer m.m. Mot bakgrund av den översyn som gjorts av ovanstående fyra alternativ och det faktum att nuvarande avtal med Samres förlängts finns fyra alternativa möjligheter för Dalatrafik att gå vidare med. De alternativ som känns mest utvecklande och intressanta är: Att handla upp funktionerna för trafikbeställning och kundservice var för sig (alt 2) Att handla upp funktionen för trafikbeställningar/call center och i övrigt driva verksamheten i egen regi (alt 3). Valet är beroende av vad man vill åstadkomma med en framtida BC-verksamhet och vilken mognadsgrad man anser sig ha avseende drift av en verksamhet i egen regi. Om man vill få in fler aktörer på marknaden och skapa en bredare utveckling inom området är alternativ 2 att föredra medan om man på sikt vill bygga upp en verksamhet i egen regi är alternativ 3 en bra början. 3

1. Introduktion Sedan den 1 juli 2007 samordnas all särskild kollektivtrafik i Dalarnas län i Dalatrafiks regi. Trafiken samordnas via den gemensamma beställningscentralen i Ludvika, BC Dalarna. På årsbasis innebär det att ca 600 000 beställningar hanteras i systemet. Driften för beställningscentralen upphandlades under 2006 och avtal tecknades med företaget Samres AB. Nuvarande avtal löper ut den 31 december 2013 och innehåller en ensidig rätt för Dalatrafik att förlänga avtalet ytterligare ett år. Tidigare studie (2010-06-21) rekommenderade AB Dalatrafik att förlänga avtalet med Samres AB. Denna rekommendation gjordes mot bakgrund av att det bl.a. krävs tid för att förbereda och planera nästa upphandling, vilket innebär uppföljning av nuvarande avtal utifrån olika delar/funktioner/kompetens. Detta gäller inte minst om funktionen trafikledning av fordon ska ske i egen regi. Likaså finns utrymme att utreda om möjlighet finns att driva beställningscentral i egen regi. Sedan dess har avtalet med Samres AB förlängts ytterligare och gäller nu fram till och med 31 december 2014. Med utgångspunkt från ovanstående har denna studie har belyst följande fyra alternativ för drift av beställningscentral: 1. Upphandla en BC-verksamheten som kan vara i drift 1 januari 2015. 2. Upphandla funktionerna trafikbeställningar och kundservice var för sig enligt Västtrafiksmodell. Driftstart 1 januari 2015. 3. Upphandla funktionen trafikbeställningar och driva resterande delar i egen regi. Driftstart 1 januari 2015. 4. Starta upp och driva BC-verksamheten i egen regi. Driftstart 1 januari 2015. 1.1 Uppdragets syfte Uppdragets syfte är att belysa vilka handlingsalternativ som finns inför att nuvarande entreprenörsavtal om drift av BC Dalarna löper ut den 31 december 2014. Se även Göran Carlssons utredningsuppdrag enligt beslut i Region Dalarnas kollektivtrafiknämnd. 1.2 Genomförande Utredningen har genomförts av Transportforskningsgruppen i Borlänge (TF gruppen) på uppdrag av Dalatrafik. Representanter för beställaren har Peter Holmberg och Willy Norström varit och projektledare från TF gruppen har Anna-Lena Elmquist varit. 4

2. Beställningscentraler i landet Samordning av samhällsbetalda resor sker i stort sett hos landets alla kommuner och landsting idag. Många huvudmän har, i likhet med Dalarna, även valt att överlämna ansvaret att handla upp driften av dessa beställningscentraler till länets trafikhuvudman. Marknaden för att driva beställningscentral för särskild kollektivtrafik kan som helhet beskrivas som i det närmaste monopolliknande. Samres AB nuvarande uppdrag omfattar ca 20-25 % av marknaden. BC Dalarnas nuvarande entreprenör, Samres AB, är den enskilt största aktören bland ytterst få reella alternativ. I tabell 1 nedan redovisas vem som idag driver de beställningscentraler som handlats upp. Län Entreprenör Trafik som berörs Dalarna Samres AB färdtjänst, sjukresor, skolskjuts, allmän anropsstyrd trafik Gotland Samres AB färdtjänst, sjukresor, skolskjuts, allmän anropsstyrd trafik Gävleborg X-Trafik färdtjänst, sjukresor, skolskjuts, allmän anropsstyrd trafik Jämtland BC Jämtland AB färdtjänst, sjukresor, skolskjuts Skåne Samres AB (2 BC 1 ) färdtjänst, sjukresor, skolskjuts, allmän anropsstyrd trafik Stockholm Taxi Kurir, ISS, Roslagstaxi, Taxi Södertälje färdtjänst, sjukresor m.m. Uppsala läns landsting Umeå Taxi Sjukresor Västra Götaland Samres AB färdtjänst, sjukresor, skolskjuts, anropsstyrd trafik Östergötland Samres AB (3 av 3 BC) färdtjänst, sjukresor, skolskjuts, anropsstyrd trafik Tabell 1: Entreprenörer som driver upphandlade beställningscentraler, juni 2012 (Källa: Dalatrafik AB). Flera trafikhuvudmän har haft problem med upphandling av beställningscentraler under 2000-talet. Dels med överprövning av upphandlingen i sig och dels med kritik angående verksamhetens kvalitet, ofta i ett inledande skede av verksamheten. Stor del av kritiken beror på att regelverk förändrats tillsammans med krav på samordnade resor. Beställarna har på ett effektivt sätt följt upp att gällande regelverk följs av såväl beställningscentraler som avtalade transportörer, vilket inte skedde tidigare. Taxinäringen har hittills inte kunnat svara mot samhällets behov av samordningstjänster för den särskilda kollektivtrafiken. BC Jämtland är ett av få undantag där taxinäringen driver beställningscentral och trafikledning även för samhällsbetalda resor. BC Jämtland använder samma beställningssystem som Dalarna Det närmaste man kan komma en liknande samverkan i vår region är TTS beställningscentral som ägs av Taxi Dalarna. Taxi Dalarna ingår idag i konceptet Sverigetaxi. Centralen sköter idag privata taxibeställningar för ett antal av länets taxiföretag. På sikt skulle denna samverkan kunna utvecklas mot att man också arbetar för att kunna erbjuda en beställningscentral för länets särskilda kollektivtrafik. 1 I Skåne finns totalt 5 beställningscentraler. Samres driver de två som upphandlats, övriga 3 drivs i egen regi. 5

3. Regelverk och gällande avtal 3.1 LOU (2007:1091) Kommuner och Landsting ska i likhet med andra myndigheter följa Lagen om Offentlig Upphandling. Lagen bygger på EU direktiven och genom att följa LOU följer man även EU:s regelverk. Centrala utgångspunkter är likabehandlingsprincipen, principen om icke-diskriminering transparensprincipen och proportionalitetsprincipen. Detta innebär att öppenhet ska råda och att alla leverantörer ska behandlas lika och ges lika förutsättningar. Upphandlande enhet får exempelvis inte ge företräde till lokalt/regionalt företag p.g.a. av dess geografiska närhet. Inte heller får förfrågningsunderlaget utformas på ett sådant sätt att det omotiverat, med hänsyn till föremålet för upphandlingen och i enlighet med de allmänna principerna för offentlig upphandling, utesluter någon aktör. Kvalifikations- och specifikationskrav i förfrågningsunderlaget måste ha ett naturligt samband och stå i rimlig proportion till det upphandlade. 3.2 Uppdragsavtal Under ett år samordnas och utförs ca 600 000 beställningar inom den särskilda kollektivtrafiken i Dalarnas län. Resorna omfattar sjukresor, färdtjänst, omsorgsresor, skol- och särskoleskjuts (med taxi), tjänsteresor, kompletteringstrafik samt kommunresor och resor till/från korttidsboende. Resorna utförs med taxi eller specialfordon av lokala taxiföretag, upphandlade av Dalatrafik. Samordningen av den särskilda kollektivtrafiken är ett resultat av beslut i samtliga länets kommun/landstingsfullmäktigeförsamlingar. Samordningen utgår från det gemensamma målet att länets kommuner tillsammans med landstinget ska samverka för att få till stånd en effektiv samordning och en trafik där resenären upplever kvalitet och god service. Samverkan avser även att bidra till ökad integration mellan allmän och särskild kollektivtrafik. Parterna (kommuner och landsting) har ingått ett uppdragsavtal med AB Dalatrafik som reglerar det vidare arbetet med samordning av särskild kollektivtrafik. I Dalatrafiks uppdrag ingår att planera och upphandla beställnings- och samordningsfunktion, samt att upphandla transporttjänster och administrera dessa avtal med transportörerna. Avtalen förvaltas av Region Dalarna som sedan ikraftträdandet av den nya kollektivtrafiklagen är länets kollektivtrafikmyndighet och även äger Dalatrafik. Den 7 december 2011 fattade Region Dalarna beslut om att man som regional kollektivtrafikmyndighet skall ta över hela ägandet av AB Dalatrafik från länets kommuner och landstinget. En konsekvens av det nya ägarförhållandet är att ett tillägg till nuvarande Samarbetsavtal i den särskilda kollektivtrafiken skall tecknas samt ett nytt Uppdragsavtal skall godkännas av kommuner och landsting som en konsekvens av det nya ägarförhållandet. 6

4. Verksamheten inom BC-Dalarna Samres AB driver ett flertal beställningscentraler runt om i landet och har totalt 350 anställda. Företagets uppdragsgivare är trafikhuvudmän/län eller enskilda kommuner. Resorna beställs och samordnas via sju beställningscentraler som är lokaliserade till Falköping, Eskilstuna, Helsingborg, Norrköping och Ludvika samt Tartu (Estland), Chisinau (Moldavien), Oslo (Norge) och Dakar (Senegal). Påpekas bör att uppdragen/avtalen innehåller olika funktioner, i vissa fall ansvarar Samres endast för ett callcenter medan flertalet uppdragsgivare, som exempelvis Dalatrafik och Västtrafik, har upphandlat trafikledning och ett flertal andra stödfunktioner. Dalatrafiks nuvarande avtal med Samres AB omfattar följande funktioner: Beställning/bokning av resa (s.k. callcenter) Reseplanering Trafikledning/övervakning av fordon Transportörsadministration Kundtjänst Samverkan med och stöd till uppdragsgivare Ekonomisk administration Statistikunderlag Utredningsstöd till uppdragsgivare Utveckling av trafikplaneringssystemet Medverkan vid upphandling av transporter IT/Telefoniservice Till BC-Dalarna inkommer 320 000 samtal per år, vilket resulterar i 608 000 beställningar per år. Den årliga kostnaden för beställningscentralen är ca 11 mkr, varav beställningskostnaderna för färdtjänst är 2,3 mkr samt sjukresor 4,2 mkr, totalt 6,5 mkr. Det är beställningsverksamheten och trafikledningen som står för de stora kostnaderna. Samres ser Dalarna som ett stort uppdrag på grund av de många fasta resorna, 52 procent, men inte om man ser till antalet samtal/beställningar. Nedan följer en beskrivning i punktform av de funktioner som verksamheten består av. Beställning av resa Beställning av enstaka resor Beställning av fasta resor Avbeställning av enstaka resor Avbeställning av fasta resor Beställning av resor med sjukreselinjer Beställning av resor med flextrafik Beställning av tågresor Beställning av riksfärdtjänst med bil, tåg och flyg Beställningsmottagningen öppen dygnet runt, årets alla dagar 7

Redundans Om en enhet inom Samreskoncernen slås ut så finns det full teknisk redundans på andra enheter, vilket innebär att beställningsmottagningen fortgår utan avbrott och utan att kunderna drabbas. I utbildningssyfte så spelas samtliga beställningssamtal in, samtalen hanteras därefter i ett för ändamålet särskilt datasystem. Reseplanering Samordna och slinglägga resor inom givna regler och med hjälp av aktuell fordonskapacitet Samordna och slinglägga resor för anslutningar till/från sjukreselinjer Samordna och slinglägga resor för anslutningar till/från ordinarie linjelagd trafik Sker dygnet runt, årets alla dagar Redundans - Om en enhet inom Samreskoncernen slås ut så finns det full teknisk redundans på andra enheter, vilket innebär att planeringen fortgår utan avbrott och utan att kunderna drabbas Trafikledning/övervakning Förarsupport, föraren kan ringa för support dygnet runt Realtidsövervakning, sker dygnet runt Realtidsinformation vid förändringar för resenär Omplanering vid störningar Omplanering vid förändringar (till exempel avbokningar, ändringar av skol och arbetsresor) Redundans - Om en enhet inom Samreskoncernen slås ut så finns det full teknisk redundans på andra enheter, vilket gör att planeringen fortgår utan att kunderna drabbas Transportörsadministration Drift och administration av transportörsportal, ett webbaserat verktyg för informationsutbyte mellan beställningscentral och transportörer Schemaläggning av fordon Uppföljning av punktlighet Viteshantering Fordonsregisterhantering Hantering av avtalspriser, pristabeller, indexförändringar mm Förarutbildningar Kundtjänst Mottagande av kundsynpunkter Utredning av kundsynpunkter Besvarande av kundsynpunkter Hantering av ekonomisk eller annan kompensation Kundtjänst är öppen måndag till fredag 08:00 16:30 Samverkan med och stöd till uppdragsgivare Kvartalsavstämningar Utvecklingsmöten Utvecklingsförslag 8

Medverkan vid möte med kommuner och landsting Medverkan vid möten med intresseorganisationer Utbildning av huvudmännens personal Arrangerande av kundträffar/workshops Ekonomisk administration Fördelning av kostnader och upprättande av underlag för olika huvudmän och kostnadsställe Upprättande av utbetalningsunderlag för transportörer Utbetalning av ersättning till transportörer Underlag för avdrag, såsom viten, för transportörer Statistikunderlag Månatlig statistik avseende o Telefoni - Volym - Samtalsslängd - Tillgänglighet o Resande - Volym - Kostnader - Punktlighet - Reslösningar - Restyper - Synpunkter - Mm Upprättande av statistiska underlag för kvartalsavstämningar Utredningsstöd till uppdragsgivare Medverkande i arbetsgrupper och liknande avseende utveckling av kollektivtrafiken i Dalarna Faktaunderlag Trafiklösningar Utveckling av trafikplaneringssystemet Egna regelbundna utvecklingsmöten med systemleverantör Input till utveckling från andra områden Anpassa arbetsmetoder och rutiner till den utveckling som sker av trafikplaneringssystemet I Dalarna har arbetet till exempel lett fram till systemstöd för kopplade resor realtidsövervakning kontroll av legitima sjukresor uträkning av transportörsersättningar för flextrafik Medverkan vid upphandling av transportörer Faktaunderlag för volymer Faktaunderlag för beläggning 9

Faktaunderlag för resmönster Övriga faktaunderlag Förslag på kravspecifikation Förslag på ersättningsmodeller I övrigt medverkande i arbetet med utformning av anbudsunderlag IT/Telefoniservice Telefoni o Styrningar o Störningsjour, dygnet tunt årets alla dagar o Agentadministration o Statistikverktyg Data o Konfiguration o Drift o Störningsjour o Användaradministration Trafikledningssystem o Tillhandahållande av SamCom som trafikledningssystem för transportörer. SamCom är en särskild framtagen programvara som används av transportörer för att kommunicera med beställningscentralen. Det är dock endast två företag i länet som använder SamCom de flesta företagen använder Holmedal trafikledningssystem. 4.1 Framtida utveckling av ett gemensamt kollektivtrafiksystem Ett delmål i Dalatrafiks verksamhetsplan är att ge förslag på hur den allmänna och särskilda kollektivtrafiken kan integreras så att den blir gränsöverskridande för personer med funktionsnedsättning och personer utan funktionsnedsättning. Idag har vi i stort sett separerade trafiklösningar med fyra huvudtyper av trafik som kommuner och landsting stödjer i olika omfattning. Linjetrafik, skolskjuts, färdtjänst och sjukresor regleras i olika lagar. De olika trafikformerna hanterades före 2007 i helt olika organisationer (Dalatrafik, länets kommuner och landstinget) med ett begränsat samarbete. Detta är numera förändrat i och med att vi sedan 2007 hanterar de fyra trafikformerna i en och samma organisation, Dalatrafik. Det är nu dags att ta nästa steg mot en total integrering av de olika trafiklösningarna. Skall det tillhandahållas resor där vi kombinerar anropsstyrd trafik ( Serviceresor ) och linjetrafik så måste båda trafikformerna planeras tillsammans för att kunna beskrivas i ett förfrågningsunderlag inför nästa upphandling av allmän och särskild kollektivtrafik. Linjetrafiken och den särskilda kollektivtrafiken skall förenas i ett gemensamt kollektivtrafiksystem som innehåller linjetrafik och servicetrafik (anropsstyrd trafik). Linjetrafiken måste organiseras med hänsyn till att den skall ha anslutningsresor med anropsstyrd trafik och den anropsstyrda trafiken måste organiseras utifrån att vissa resor skall ske till och från linjetrafik. Samplanering av linjetrafik och anropsstyrd trafik kräver en ny syn på organisation och förberedelser inför genomförande av ett nytt trafikupplägg från och med 2014-07-01. Beställningscentralen spelar en central roll för att kunna tillhandahålla Serviceresor samt en kombination av linjetrafik och Serviceresor. För linjetrafiken är dagens trafikupplysning av lika stor vikt, men när antalet Serviceresor ökar minskar möjligheterna och behovet av att skilja på upplysning och beställningsmottagning. Funktionerna för trafikupplysning och beställningsmottagning bör kunna 10

utföra den andres uppgifter. Om trafikupplysning och beställningsmottagning integreras bör nästa steg vara att analysera vad som ingår i beställningsmottagningen och vilka delar av denna verksamhet som bör hållas samman. Det finns funktionella samband mellan olika funktioner i beställningscentralens arbete. Varje uppdelning av de uppgifter som kan ingå i beställningscentralfunktionen riskerar störningar eller effektivitetsförluster. Flera delar är självklara att hålla samman. Det som Samres och Dalatrafik lyfter fram som en särskilt viktig del av verksamheten är utvecklingsfrågorna. Eftersom de framtida kraven och möjligheterna för anropsstyrda trafik är många resulterar det även i höga krav på utveckling inom branschen. Den nya kollektivtrafiklagen och branschens eget arbete för att fördubbla det kollektiva resandet i Sverige kräver utveckling. Detta i kombination med begränsade offentliga finanser, driver på en utveckling där t.ex. den anropsstyrda trafiken ställs inför nya utmaningar som kräver effektivare lösningar, både rent trafikmässigt och genom kommunikationen med resenären och trafikutövaren. Ett av samhällets mål är att i högre grad integrera allmän och särskild kollektivtrafik. Ett sätt att göra detta är att hitta och tillhandahålla trafiklösningar som innebär att fler färdtjänst och sjukresor kan ske med hjälp av med linjelagd allmän kollektivtrafik, om inte för hela resan så för delar av den sammanlagda resan. För att nå upp till Region Dalarnas mål har exempel på några utvecklingsområden lyfts fram av Samres AB. 1. Kommunikation Möjligheterna att kommunicera med resenärerna blir fler och kommunikationen allt snabbare. Att skräddarsy kommunikationssätten för varje enskild resenär kommer i framtiden att vara en realitet. Redan idag har Samres utvecklat realtidsinformation via sms och via skärmar i sjukhusentréer. 2. Trafiklösningar Nya trafiklösningar som anpassats till lokala förhållanden och till den fasta kollektivtrafiken blir allt viktigare. Exempel på den trafikutveckling som skett i Dalarna genom samarbete mellan uppdragsgivaren och Samres är flextrafik i Borlänge, Ludvika och Hedemora, anslutningstrafik till och från allmän kollektivtrafik, utökad kompletteringstrafik i Avesta samt kombinerade resor, den s.k. länsfärdtjänsten. Under pågående avtalsperiod har Dalatrafik och entreprenören utvecklat ett väl fungerande koncept för kopplade resor. Sett i ett nationellt perspektiv ligger man med detta arbete i absolut framkant. För en färdtjänstresenär kan en kopplad resa innebära att en del av resan genomförs med allmän linjelagd trafik och att anslutningsfordon bokas via BC Dalarna. Färdtjänstresenärens trygghet under hela resan säkerställs bl.a. genom att föraren i linjetrafiken informeras av BC om att en färdtjänstresenär ska hämtas upp på en specifik hållplats. Likaså säkerställer systemet att resenären betalar rätt egenavgift för den sammanlagda resan. 11

5 Uppföljning av verksamheten vid BC Dalarna 5.1 Resande Under 2011 samordnades 608 000 taxiresor via BC Dalarna. I figur 1 nedan har samtliga kommunala resor i länet under åren 2008-2011 fördelats på typ av resa; färdtjänst, omsorgsresa, resa till/från korttidsboende, kompletteringstrafik, skolskjuts, särskoleskjuts, eller kommunresa. Figur 2 redovisar antalet sjukresor under åren 2008-2011. Figur 1: Kommunala resor på länsnivå fördelade på restyp och år (Källa Dalatrafik). Figur 2: Antal sjukresor med avtalstaxi via BC Dalarna åren 2007-2011 (Källa Dalatrafik). 12

5.2 Kostnader Den totala kostnaden för den särskilda kollektivtrafiken uppgick 20011 till drygt 156 Mkr. Av dessa gick nästan 11 miljoner till drift av beställningscentral medan resterande 146 miljoner bekostade transporterna med de upphandlade fordonen. I tabellen nedan redovisas siffror för 2008-2011. Kostnader (Mkr) 2008 2009 2010 2011 Transporter 138 868 849 132 669 758 138 940 711 145 897 021 BC 9 931 462 10 173 257 10 195 361 10 924 287 År Totalt 148 800 311 142 843 015 149 136 072 156 821 308 Tabell 1: Kostnader för transporter respektive BC under åren 2008-2011 (Källa, Dalatrafik) Tabellen visar att kostnaden för beställningscentralen varit tämligen konstant under åren 2008-2010. Transportkostnaden sjönk med drygt 6 miljoner under perioden 2008 till 2009, men har sedan dess ökat och jämfört med 2008 har kostnaderna för 2011 ökat med nästan 1 miljon kronor. Orsaken till detta kan dels finnas i bl.a. i strukturförändringar i vården med ändrade utbudspunkter vilket medfört längre och eventuellt fler resor samt uppräkning av index under åren 2009-2011. Resorna till/från sjukvården minskade drastiskt inledningsvis för att sedan med tiden uppnå en acceptans gällande kostnaden för egenavgiften. Största andelen resandet sker som sjukresor, eller som färdtjänst- och omsorgsresor. Som noterats tidigare minskade antalet sjukresor kraftigt mellan 2008 och 2009. Nivån för sjukresor har sedan nedgången 2009 ökat både under 2010 och 2011. I tabellen nedan redovisas transportkostnaden för samtliga restyper. Se även diagram på nästa sida. Typ av resa 2008 2009 2010 2011 Färdtjänst 22 262 681 24 584 792 26 706 402 30 381 347 Omsorgsresa 17 372 021 18 819 621 20 348 574 21 008 681 Resa Korttidsbo. 1 693 584 1 824 682 1 907 002 1 588 319 Kompletteringstrafik 1 930 833 1 994 224 1 991 776 1 988 957 Skolskjuts 12 905 568 11 385 451 10 383 244 10 259 062 Särskoleskjuts 14 436 525 14 302 080 13 722 460 13 731 906 Kommunresa 1 260 703 1 176 510 1 268 045 1 165 358 Sjukresa 67 006 934 58 582 398 62 613 208 65 773 391 138 868 849 132 669 758 138 940 711 145 897 021 Tabell 2: Kostnader per restyp och år (Källa Dalatrafik). 13

Figur 3: Transportkostnaden 2008-2009 fördelad över typ av resa (Källa, Dalatrafik) 5.3 Samordningsvinst Samordning av resor innebär bättre effektivitet i resandet genom fler resenärer i samma fordon. Behovet av fordon minskar och antalet fordonsrörelser likaså. Generellt sett uppstår samordningsvinsten genom två olika typer av samordningar, dels genom att återkommande resor som skol- och särskoleskjutsar slingläggs, (taxin hämtar upp eleverna längs en i förväg bestämd rutt) och dels genom att enskilt beställda resor som sjuk- och färdtjänstresor samordnas via beställningscentralen. Samordningen under 2009 visade på vinster för länet som helhet i storleksordningen 46 Mkr. Av dessa härrör 29 Mkr från samordning av styckevis beställda sjuk- och färdtjänstresorna medan 17 Mkr är ett resultat av att skolskjutsarna har slinglagts. Om samordningen via BC Dalarna skulle upphöra är det enligt Dalatrafik troligt att skolskjutsar även fortsättningsvis skulle kunna slingläggas med en liknande samordningsvinst som följd. För att uppnå detta krävs dock att någon form av regionalt skolskjutskansli upprättas för att sköta denna samordning. Att på liknande sätt hämta hem en samordningsvinst för styckevis beställda resor låter sig däremot enligt Dalatrafik inte göras då en mycket liten andel av resorna kommer att kunna samordnas om dagens organisation avvecklas. Ett alternativ för kommun och landsting att kompensera sig ekonomiskt för utebliven samordningsvinst skulle i så fall vara att höja resenärens egenavgifter. Om kommunerna skulle välja att ta ut denna kostnad av resenärerna innebär det, med resultat från 2009 som exempel, totalt 29 Mkr i ökade egenavgifter som skall läggas till de 11 Mkr som resenärerna står för, d.v.s. en total kostnad på 40 Mkr att fördela på i huvudsak sjukrese- och färdtjänstresenärer. Om egenavgiften höjs generellt sett lika skulle detta exempelvis för färdtjänstresenären innebära att den lägsta färdtjänsttaxan (0-10 km) skulle komma att höjas från 40 kr till 105 kr, (264 procent). 14

Som en jämförelse med dagens system och den hantering som var innan 2007 i kommunerna när ingen gemensam beställningscentral fanns har utredningen tagit del av Stadsrevisionens granskningsrapport nr 7, september 2011 av persontransporter och skolskjutsar i fyra stadsdelsnämnder i Stockholms stad. Syftet med granskningen var att bedöma om nämnderna hade en tillräcklig uppföljning och kontroll av kostnaderna. Hanteringen av dessa transporter handlades på samma sätt som skedde tidigare i länets kommuner. Revisionskontorets sammanfattande bedömning pekar bl.a. på följande punkter: Svag intern kontroll av kostnaderna för persontransporter Otydligt avtal med transportörerna när det gäller prissättningen för sent avbokade resor, s.k. bomkörningar Priset för bomkörningar skiljer sig mellan olika transportörer Det framgår av avtalet att vid samåkningar inte skall debiteras fler än en framkörningsavgift. Revisionskontorets granskning visar att en av transportörerna inte alltid ger samplaneringsrabatt utan i många fall debiterar framkörningsavgift för samtliga resenärer i fordonet Stadsdelsnämnderna saknar rutiner och arbetssätt som säkerställer att samplanering av resorna sker. Inga kontroller görs av att restiderna är rimliga i förhållande till resans längd Inga kontroller görs av att resorna verkligen har genomförts eller att avbokade resor debiteras på ett korrekt sätt. Detta är ett förhållande som rådde i Dalarnas kommuner fram till 1 juli 2007 och som har försvunnit helt när en gemensam upphandling av transportörer och beställningscentral genomfördes under 2006. Samma förhållande gällde även i Landstinget Dalarna innan det fanns en BC för sjukresor i Ludvika. 5.4 Kvalitetsmätning Kundbarometern ANBARO är en mätning av den anropsstyrda trafiken med målet att kvalitetssäkra resandet. Undersökningen tillhandahålls av Svensk kollektivtrafik och används av fjorton av landets trafikhuvudmän. Undersökningen bygger på dagen-efter intervjuer med fyra färdtjänst- och fyra sjukresenärer per dag, året om. Avsikten är att mäta den upplevda kvaliteten på genomförd resa men också av bemötande i beställningscentralen. Generellt sett ligger resultatet av undersökningen för Dalatrafiks del väl i nivå med riket i övrigt. När det gäller NKI (Nöjd Kund Index), d.v.s. resenärens sammanfattande betyg (nöjd/missnöjd) av både beställning och resa har resultatet ständigt förbättrats sedan trafikstarten 2007. Diagrammet nedan visar att NKI för Dalatrafiks färdtjänst och sjukresor för hela 2011 ligger på 93 respektive 95 procent nöjdhet vilket är två procentenheter bättre för sjukresor och en procentenhet sämre för färdtjänst än riket. 15

Figur 4. ANBARO - NKI för 2011 (Kvartal 1-4). Andel nöjda/missnöjda resenärer i procent (Källa: Svensk Kollektivtrafik). I entreprenörsavtalet ingår även att redovisa telefonstatistik över svarstider för inkommande samtal. Nivåerna för godkända svarsfrekvenser regleras via avtalet och eventuella avvikelser resulterar i reducerad kostnadsersättning eller viten. Som exempel kan nämnas att 70 procent av inkommande samtal under en månad ska besvaras inom 60 sekunder i annat fall sker en procentuell reducering av Samres ersättning för innevarande månad. Figur xx nedan visar svarsfrekvensen per dag under december månad 2011. I avtalet med Samres ingår vidare att entreprenören ska registrera och utreda alla avvikelser som anmäls av resenären i kundärendesystemet Synpunkten. Kundernas synpunkter och Samres hantering av respektive ärende sammanställs och redovisas i Samres månadsvisa avstämning med Dalatrafik. Andelen registrerade synpunkter i förhållande till antalet resor är relativt sett mycket låg. Under en månad hanteras ca 50 000 resor i systemet och av dessa blir ca 0,09 procent föremål för en synpunkt i kundärendesystemet (Dalatrafiks årsredovisning 2009). 16

6 Beställningscentralen i Dalarna Idag kostar Samres verksamhet för beställningscentralen i Dalarna ca 11 mkr/år och i den kostnaden ingår det som beskrivits i kapitel 5 inklusive utvecklingsarbetet. När det gäller ren produktion, det vill säga beställningsmottagning, trafikledning och andra rent operativt arbete så drar Samres nytta av synergieffekterna från andra uppdrag och kunder. Om Samres enbart skulle driva uppdraget i Dalarna utan synergieffekter från andra uppdrag skulle kostnaden enligt Samres egen uppskattning stiga med 25 30 procent. Tidigare gjord undersökning (Kronoberg 2007) visade att beställningscentralen i egen regi var ca 30 procent dyrare än den upphandlade verksamheten man jämförde med. Kostnaden för beställningscentral är en del av kostnaden för den särskilda kollektivtrafiken och den absolut största delen av kostnaderna är kostnaderna för transporterna. Med hjälp av den tekniska utveckling som nu pågår finns även besparingspotential i den delen. Att komma åt den möjliga besparingen kräver att man har en beställningscentral som använder sin erfarenhet ihop med sin kapacitet att utveckla metoder, teknik och rutiner. En verksamhet som bedrivs i egen regi riskerar att bli isolerad och fast i sitt eget område, eftersom det inte är någon kärnverksamhet inom kommun och landsting. Inom Samres organisation får Dalatrafik del av den utveckling och innovation som sker. I dag hanterar BC-Dalarna ca 320 000 samtal per år. Ett callcenter med så få samtal, utan möjlighet till synergieffekter med andra geografiska område, drabbas av småskalighetsproblem. När det dessutom handlar om dygnet runtverksamhet så blir kostnaden för varje samtal hög. 6.1 Erfarenheter av att driva BC i egen regi Landstinget Dalarna drev under perioden 1994 2007 en beställningscentral för sjukresor (LD Sjukresor) för bokning och planering av sjukresor med taxi/specialfordon i Ludvika. Beställningscentralen hanterade 120 000 resor/år och hade 11 anställda. Verksamheten fungerade bra och utvecklades med tiden till en effektiv verksamhet. Verksamheten var bemannad under veckodagarna mellan kl. 07:00 12:00 och lördag, söndag samt övriga helgdagar mellan kl. 07:45 16:00. Transportörernas fordon var tillgängliga för uppdrag mellan kl. 06:00 och 22:00 helgfria vardagar samt mellan kl. 06:00 och 18:00 lördagar, söndagar och övriga helgdagar. Några nertecknade krav på kvalitet fanns inte för LD Sjukresor och det saknades en kvalitetsplan för egen kontroll, samt katastrofplan. Några klausuler för kvalitet och viten fanns inte och BC svarstider på telefon var heller inte kopplade mot någon vitesfunktion. Den verksamhet som bedrevs i Ludvika omfattade ca 53 avtalade fordon, vilket ska jämföras med dagens verksamhet som består av ca 200 fordon. I ett inledningsskede var rekrytering och utbildning av personal, gällande framför allt boknings/planeringssystemet Sam 3001 men även utbildning i gällande regelverk, tidskrävande. Denna verksamhet kräver särskild kompetens liksom personliga egenskaper. Den efterfrågade kompetensen finns till viss del idag inom Dalatrafiks egen organisation (2 personer), men inte i tillräckligt stor utsträckning för att fylla behovet. Dalatrafik bedömer att det skulle ta ca ett år att bygga upp/starta en beställningscentral i egen regi och mer än ett år för att bli en fullgod operatör/trafikledare som känner trygghet i sitt dagliga arbete. 17

När upphandlingen av BC genomfördes 2006 ställdes följande krav på erfarenhet och kompetens: Platsledning: I ledningen av BC Dalarna skall det finnas minst en person som har minst 3 års erfarenhet av arbete i BC varav 1 år i ledande ställning Övrig personal: Vid driftstart samt under högtrafiktid skall minst 60 procent av tjänstgörande personal ha minst 1 års erfarenhet av att hantera beställningar i planeringssystemet SAM3001. Under övriga tider skall det finnas minst en erfaren person i operativ verksamhet och som är tillgänglig som stöd för nyanställd personal. Det ställdes även krav på att all personal skulle ha genomgått en introduktionsutbildning. Den personal som inte genomgått utbildningen fick endast arbeta på beställningscentralen som praktikant tillsammans med handledning. I övrigt skulle utbildningen omfatta: Handhavande av planeringssystemet Inlärning av Dalatrafiks, kommunernas och landstingets regelverk Geografiska kunskaper om Dalarnas län Tätorter, läns och riksvägar samt genomfartsleder i tätbebyggda områden Adresser för myndigheter, serviceinrättningar, affärer Studiebesök på sjukhus, vårdinrättningar, skolor olika typer av äldreboende Medföljande i efterfrågade restyper Träffar/utbildning med representanter för Dalatrafik, kommuner och landsting Övergripande inblick i linjetrafiken i Dalarnas län Minst en månads praktik i en BC för samhällsbetalda resor Detta är krav som även bör ställas på en verksamhet som drivs i egenregi. Dalatrafiks erfarenheter talar för att man bör eftersträva en effektiv och genomtänkt kontroll av ställda krav i avtalet som i sin tur är mätbara och enkla att följa upp och analysera för de tjänster som ska levereras. Förutsättningar för detta är att anbudsunderlag med tillhörande kravspecifikation framför allt, är genomtänkt och relevant för de upphandlade tjänsterna. Framtida leverantör skall upprätta en kvalitetsplan som beskriver hur leverantören tänker uppfylla av de krav som ställs i uppdraget. Av kvalitetsplanen skall det framgå hur verksamheten skall organiseras, utvecklas och dokumenteras samt hur uppföljning och utvärdering (inkl. mätning) skall göras för att säkerställa en jämn och hög kvalitet på den levererade tjänsten. I planen skall även anges hur avvikelsehanteringen, erfarenhetsåterföring till Dalatrafik/RKTM skall utföras. Framtida leverantör skall ha en funktion som arbetar förebyggande för att minimera de problem som kan uppstå för resenären i samband med resans utförande. Denna funktion skall hantera alla resor. Det skall även finnas en aktiv larmhantering för åtgärdande av larm direkt när de uppstår så att resenären får sina resor på utlovat sätt. Kundnöjdhet för servicetrafiken skall mätas via ANBARO. Förslagsvis skall betyget på en eller flera frågor utgöra grunden för bedömningen av incitament, viten och avstängning. Mätningarna skall genomföras halvårsvis. Ett incitament bör införas per mätperiod som beställningscentralen överstiger ett visst grundbetyg. 18

Nuvarande vitesklausuler bör utvecklas enligt följande: Bristande kundnöjdhet: Då fastställt grundbetyg inte uppnås skall det vid varje mättillfälle utgå ett vite. Bristande redovisning av samtals- och anropsstatistik Bristande svarstider Erfarenheter från idag pekar på att gällande avtal och dess vitesklausuler bör ses över så att framtida möjligheter till uttag av viten anpassas till ställda kvalitetskrav. En förutsättning för uppföljning av ställda krav fordrar att den egna organisationen, Dalatrafik som beställare, har medarbetare med en tillräckligt hög kompetens för att kunna följa upp och mäta den dagliga verksamheten. Oavsett vem som ansvarar för en beställningscentral i länet är det de politiskt beslutade reglementena som styr hur resorna skall organiseras och utföras. Detta innebär att så länge det finns begränsningar för resandet kommer det att förekomma klagomål oavsett om det är en entreprenör som bedriver verksamheten eller om den bedrivs i egen regi. 6.2 Kostnadsposter för att driva beställningscentral: Det är svårt att bedöma den exakta siffran/kostanden för att starta upp och driva en beställningscentral i egen regi, men bara genom att uppskatta personalkostnaden ser man att det skulle bli svårt att motivera detta ekonomiskt. Den här typen av verksamhet har visat sig vara mycket personalintensiv och även beroende av personal med rätt kompetens och rätt egenskaper. Samres har uppskattat att det skulle behövas ca 32 personer för att enbart driva en beställningscentral i Dalarna med dygnet runt öppet. Denna uppskattning verkar vara rimligt om man jämför denna siffra med antalet personer och fordon som fanns i den tidigare beställningscentralen för sjukresor i Dalarna. Den mest kostnadsdrivande posten är personalen och detta stöds även av det faktum att Samres väljer att organiserar vissa delar av sin verksamhet utomlands just för att hålla dessa kostnader nere. Detta faktum gör det även svårt att ekonomiskt konkurera med den typen av organisationer. Personalkostnader Antal personer: Personalkostnad/år: ca 32 st (uppskattat antal av Samres) 500 tkr Kostnad: 16 mkr/år 6.3 Rollfördelning/styrbarhet En verksamhet som drivs via entreprenad leder i de flesta fall till att verksamheten styrs genom ett kontrakt där den specificeras och genom mål och resultat mäts och följs upp. Både uppdragsgivare och leverantör tvingas redovisa vilka resultat som uppnåtts. Resultaten rör kundnöjdhet, volymer, telefontillgänglighet, kostnader m.m. När verksamheten bedrivs i egen regi är det mer vanligt att resultaten redovisas mer sporadiskt och mindre publikt. Vid en upphandlad verksamhet står uppdragsgivaren friare från själva utförandet och tvingas i mindre utsträckning stå till ansvar för det 19

direkta utförandet. Rollen som utvärderare, kravställare och uppdragsgivare blir tydligare liksom rollen som utförare och det ansvar som vilar på denna part. Styrbarheten ökar för en upphandlad verksamhet genom att det hos entreprenören är tydligt att om man inte utför uppdraget enligt avtal utdöms viten, utdelas varningar eller så hävs kontraktet. Det är svårare för ledningen i en egenregi verksamhet att motivera personalen att vidta besvärliga åtgärder eller för ledningen att genomföra förändringar som kan leda till konflikter. De avtalsverktyg som kan användas för att styra en entreprenör är t.ex. Ekonomiska drivkrafter Ersättningen ökar när trafiken planeras på ett mer effektivt sätt. (del av samordningsvisten) Ersättningen är högre för vissa åtgärder som önskas och som är svårare att genomföra. Bonus om resultaten från kvalitetsmätningar uppvisar en högre tillfredsställelse bland resenärerna. Viten om telefontillgängligheten uppmätts som dålig/låg Viten för felaktiga bokningar Administrativa styrmedel Kvalitetsplaner som anger hur entreprenören skall utveckla sina arbetsmetoder. Avtalade krav på metoder och hur verksamheten skall redovisas. 20

7. Alternativ för att driva BC-Dalarna Nedan presenteras fyra möjliga alternativ för drift av BC Dalarna: 1. Alternativ A: Ny upphandling av BC-verksamheten, 2. Alternativ B: Upphandla funktionerna trafikbeställningar och kundservice var för sig enligt Västtrafiksmodell 3. Alternativ C: Upphandla funktionen trafikbeställningar och driva resterande delar i egen regi. 4. Alternativ E: Upp start och drift av BC-verksamhet i egen regi Varje alternativ beskrivs i form av konsekvenser, för och nackdelar. 7.1 Alternativ A - Ny upphandling av BC-verksamheten Konsekvenser: Nuvarande avtal med Samres AB har förlängts till 31 december 2014 enligt beslut i Kollektivtrafiknämnden och Dalatrafiks styrelse. Alternativet kräver kvalitet i förfrågningsunderlaget och kolliderar med nuvarande upphandlig. En ny upphandling kräver ca 2-års förberedelser i form av översyn av nuvarande avtals innehåll, följa upp utvecklingen i andra län och upphandlade funktioner samt ett nytt upphandlingsförfarande. Dalatrafik blir upphandlande enhet och avtalstecknare. FÖRDELAR Det är möjligt att utveckla och förbättra upphandlingsunderlaget med utgångspunkt från nuvarande avtal. En ny upphandling testar marknaden och påvisar vilka aktörer på marknaden som kan erbjuda de efterfrågade tjänsterna. NACKDELAR Det är inte lämpligt att göra en ny upphandling samtidigt som en ny trafikstart genomförs. Det finns i dag få aktörer på marknaden och det är främst en stark aktör som dominerar. Det är stor sannolikhet att det endast är denna aktör som har möjlighet att lämna anbud på en BCverksamhet. En ny aktör kan innebära inkörningsproblem. En ny upphandling kan innebära ökade kostnader via högre ersättningsnivåer. Risk för överprövning och försening. 21

7.2 Alternativ B Upphandla funktionerna trafikbeställningar och kundservice var för sig enligt Västtrafiksmodell Konsekvenser: Nuvarande avtal med Samres AB har förlängts till 31 december 2014 enligt beslut i Kollektivtrafiknämnden och Dalatrafiks styrelse. Upphandlingen omfattar två områden, ett område som avser en Beställningscentraltjänst och ett som avser Kundservice. Genom detta förfarande har fler aktörer på marknaden möjlighet att inkomma med anbud. Upphandling sker under 2013 för start årsskiftet 2015 då nuvarande avtal löper ut. FÖRDELAR Det är möjligt att utveckla och förbättra upphandlingsunderlaget med utgångspunkt från nuvarande avtal. En ny upphandling testar marknaden och påvisar vilka aktörer på marknaden som kan erbjuda de efterfrågade tjänsterna. Det finns i dag få aktörer på marknaden som har möjlighet att lämna anbud på en BC-verksamhet. Genom att dela upp verksamheten i två delar ökar möjligheten för fler aktörer att lämna anbud. NACKDELAR Det är inte lämpligt att göra en ny upphandling samtidigt som en ny trafikstart genomförs. En ny upphandling kan innebära ökade kostnader via eventuellt högre ersättningsnivåer. Nya aktörer kan innebära inkörningsproblem. Risk för överprövning och försening. 22

7.3 Alternativ C Upphandla funktionen trafikbeställningar och driva övrig verksamhet i egen regi Konsekvenser: Kräver tid för förberedelser. Nuvarande avtal med Samres AB har förlängts till 31 december 2014 enligt beslut i Kollektivtrafiknämnden och Dalatrafiks styrelse. Funktionen för trafikbeställningar upphandlas under 2013-2014 för start 1 januari 2015 då nuvarande avtal löper ut. Trafikplanering/trafikledning och övrig verksamhet byggs upp under 2013 och startas vid årsskiftet 2015 då nuvarande avtal löper ut. Fördelar Öppnar möjligheten att inom ett par år fullt ut driva verksamheten i egen regi. Genom upphandla en funktion minskar beroende av en privat aktör och man får en ökad kontroll av den verksamhet som man ansvarar för. Ökade möjligheter att bygga upp egen kompetens inom organisationen. Möjlighet att skapa synergieffekter inom den egna organisationen och/eller tillsammans med andra verksamheter som bedrivs i egen regi. En ökad lokal förankring skapas. Nackdelar Det är liksom vid start av en verksamhet i egen regi tidsaspekten som har betydelse för hur bra man kommer att lyckas med att få igång en verksamhet. Verksamheten kräver särskild kompetens och personliga egenskaper vilket gör rekryteringsprocessen tidskrävande. Kan vara svårt att skapa drivkraft för utvecklingsfrågor inom den egna organisationen. Får inte i lika stor utsträckning som tidigare del av utveckling inom området i samma utsträckning som tidigare (via Samres). Det kan inledningsvis bli fördyringar på grund av inkörningsproblem. Samres kommer att tillhandhålla ett nytt system som effektiviserar trafiken ytterligare. 23

7.4 Alternativ D Driva BC i egen regi Konsekvenser: Befintligt avtal med Samres AB har förlängts fram till och med 31 december 2014 enligt beslut i Kollektivtrafiknämnden och Dalatrafiksstyrelse. Det krävs minst ett år att bygga upp och driftsätta en verksamhet i egen regi. Verksamheten bör vara igång vid årsskiftet 2014/2015 då nuvarande avtal löper ut. En egen regi verksamhet som skall startas 1 januari 2015 får konsekvenser för den upphandling som samtidigt sker av bussar och taxi inom den stora upphandlingen. Det krävs resurser för att klara en planering och ett genomförande med så kort tid till förfogande. FÖRDELAR Möjliggör en uppbyggnad av kompetens inom den egna organisationen. Ökade möjligheter att styra och utveckla verksamheten oberoende av en annan aktör. NACKDELAR Tidpunkten för upp start är inte optimal med tanke på att en ny trafikstart planeras. Att bygga upp en egenregi verksamhet kräver tid och planering. Snabbare beslutsvägar internt ökad flexibilitet Verksamheten kräver särskild kompetens och personliga egenskaper vilket gör rekryteringsprocessen tidskrävande. Möjliggör synergieffekter inom den egna organisationen eller tillsammans med andra verksamheter som bedrivs i egen regi. Minskar monopolsituationen på marknaden. Ökad lokal förankring eftersom personalen i stor utsträckning kommer att bo i länet eller närliggande län. Verksamheten kommer att vara placerade i länet. Utbildning av personal kräver både tid och pengar. Kommer inte att få tillgång till Samres nya system för trafikplanering. Verksamhetens omfattning kan inte jämföras med Samres organisation, vilket gör att man kommer att gå miste om de stordriftsfördelar som finns inom en mer omfattande verksamhet och organisation. Ökade kostnader (höga personalkostnader) i och med att man saknar de stordriftsfördelar som en större organisation har. Dalatrafik har investerat både tid och pengar på den verksamhet som nu drivs i Samres regi, vilket man inte kan ta med sig in i den egna 24

verksamheten. Inkörningsproblem som kan leda till fördyringar. 25

8 Slutsatser/Slutdiskussion Marknadsläget för samordning av särskild kollektivtrafik vid beställningscentraler har inte förändrats sedan den tidigare utredning avseende Handlingsalternativ för avtal om drift av BC Dalarna samt transportörsavtal kopplade till länets särskilda kollektivtrafik gjordes. Det råder fortfarande en monopolliknande situation och BC Dalarnas nuvarande entreprenör, Samres, är i princip ensam aktör på den svenska marknaden. I tidigare utredning studerades alternativen att göra en ny upphandling eller att förlänga avtalet med dåvarande entreprenör, Samres. Denna utredning rekommenderade då Dalatrafik att förlänga dåvarande avtal med Samres för att få tid att planera innehållet i nästa upphandling, vilket även gjordes. Under 2012 har sedan befintligt avtal med Samres AB förlängts ytterligare och löper nu fram till och med 31 december 2014. Denna utredning har titta på fyra alternativ: 1. Upphandla en BC-verksamheten som kan vara i drift 1 januari 2015. 2. Upphandla funktionerna trafikbeställningar och kundservice var för sig enligt Västtrafiksmodell. Driftstart 1 januari 2015. 3. Upphandla funktionen trafikbeställningar och driva resterande delar i egen regi. Driftstart 1 januari 2015. 4. Starta upp och driva BC-verksamheten i egen regi. Driftstart 1 januari 2015. Tidsaspekten är överlag viktig oavsett om det gäller ett beslut om en ny upphandling, en förlängning av nuvarande avtal eller drift i egen regi. Detta aktualiseras även genom resultatet från den tidigare gjorda revisionen som efterfrågade ägarnas syn på den särskilda kollektivtrafiken, vilket innebär att det behövs tillräckligt med tid för att följa upp dagens avtal och förankra innehållet i nästa upphandling med Dalatrafiks ägare. En annan aspekt som spelar in är att det även genomförs en upphandling av trafik för 600 mkr/år och detta är något som bör avslutas innan man ser över möjligheten att driva en BC-verksamhet i egen regi. Det har gått ett antal år sedan Landstinget själva drev beställningscentralen i Ludvika vilket gett viktiga erfarenheter från att driva en verksamhet i egenregi. Utifrån denna erfarenhet anser man dock att det passerat för lång tid för att kunna dra förd av tidigare verksamhet för att åter igen starta upp en egenregi verksamhet. Detta innebär att själva uppbyggnaden av en verksamhet kommer att behöva göras från början. Ett av de mest väsentliga argumenten för att inte handla upp en beställningscentral borde vara möjligheten att driva en mer effektiv verksamhet/trafik med en minst lika hög kvalitet. I dagsläget är det svårt att ekonomiskt motivera en verksamhet i egen regi. Den direkta vinst som kan ses med en verksamhet i egen regi är främst möjligheten till en ökad lokal förankring liksom en ökad kontroll. Den kritik som framförts mot nuvarande utförare är inte främst kopplat till hur verksamhetens utförs utan till det regelverk som styr resorna. Detta innebär att de klagomål som idag framförs med stor sannolikhet skulle kvarstå även om verksamheten bedrivs i egen regi. 26