Internkontrollplan 2013 LKF 121218 Överordnade risker för kommunalförbundet? Behovsstyrning, rätt utbildning, anställningsbarhet Risk att de yrkesutbildningar för vuxna, Yh-utbildningar och högskoleutbildningar som ges vid lärcentra inte leder till arbete. Hur stor andel av de studerande får efter avlagd examen anställning i en verksamhet som svarar mot utbildningen? Uppföljning genom telefonintervjuer 3 mån - 1 år efter examen. Under 2013 fokuseras Yrkeshögskoleutbildning. Vuxenutbildningschef Till direktionen senast Genomströmning, avbrott i studierna Risk att de lagstadgade utbildningformerna för vuxna eller Yh-utbildningar uppvisar bristande genomströmning och att stor andel av studenterna gör avbrott i studierna. Hur stor andel av de studerande fullföljer studierna enligt plan? Hur stor andel gör avbrott och när i utbildningen sker detta? Vilka skäl anger de studerande för avbrotten? Uppföljning via elevadm.system samt genom telefonintervjuer Under 2013 fokuseras Yrkeshögskoleutbildning Vuxenutbildningschef Till direktionen senast 1
Överordnade risker för kommunalförbundet - forts.? Interkommunala elevströmmar Risk att andelen gymnaseielever som söker sig till andra skolhuvudmän/andra kommuner inte minskar. Elevers måluppfyllelse Risk att andelen gymnasieelever med fullständiga gymnasiebetyg inte ökar och/eller att det genomsnittliga meritvärdet inte ökar. Hur stort antal och hur stor andel av eleverna som är skrivna i LKFkommunerna går i andra skolor än Lapplands Gymnasium? Hur utvecklas andelen elever med fullständiga gymnasiebetyg respektive det genomsnittliga meritvärdet över tid? Årlig jämförelse under senhösten utifrån elevadm.system. Jämförelserna sker från 2010 och framåt. Årlig jämförelse med riksgenomsnittet via Öppna jämförelser samt med Lapplands Gymnasiums resulat sedan 2010. Gymnasiechef Gymnasiechef Till gymnasienämnd och direktionen senast Till gymnasienämnd och direktionen senast 2
Risker kopplade till förbundets ekonomi- och personaladministration Lönekostnader Efter omfattande omorganisation. verksamhetsövergång och införandet av nya rutiner finns risk att lönekostnader belastar fel kostnadsställen eller att fel uppstår sjukskrivningar via självservice. Kostnader förknippade med frisläppare/attestant Ingen frisläppare/attestant inom LKF ska kunna frisläppa fakturor gällande kostnader som är förknippade med frisläpparen själv. Även om ekonomisystemet är uppbyggt så att minst två av varandra oberoende personer måste hantera varje faktura, finns en risk att det i ett omfattande fakturaflöde begås misstag. a) Kontroll av kostnadsställe för samtliga delade tjänster och tjänster inom externfinansierade projekt. b) Kommer sjukanmäld personal ihåg att i efterhand rapportera sjuk/frisk via självservice? Fakturor gällande hyrbilar, resor/biljetter, mobiltelefoner, personlig arbetsutrustning kontrolleras via stickprov. a) Uppföljning via PAsystemet vid varje månadsskifte. b) På varje enhet ska en rutin skapas som säkerställer att rapportering via självservice inte glöms bort. 20 stickprov tas i spridning mellan vår och höst. a) och b) Alla chefer med personalansvar Controller Översiktligt resultat av kontroll enligt a)-b) redovisas till gymnasiechef respektive kanslichef som avger rapport till nämnd/direktion i samband med årsredovisningen. felaktig hantering lämnas till årets utgång. 3
Risker kopplade till förbundets ekonomi- och personaladministration - forts? Bilar, bränslekort Inom LKF genomförs varje år ett stort antal tjänsteresor, många av dem med bil. Det finns en risk att kostnader för hyrbilar, leasingbilar eller bränsle bokförs felaktigt eller att fordon nyttjas på annat sätt än det som är avsett. Representation I samband med samlingar och arbetsmöten med eller utan externa deltagare bjuder LKF ofta på förtäring i form av fika, lunch eller middag. Efter flera aktuella händelser på andra håll i landet är det av största vikt för LKF att minimera risken att representation missbrukas inom organisationen. Fungerar rutinen med körjournaler och överensstämmer dessa med bokförda kostnader och körda sträckor? Sker representationen regelmässigt i linje med LKF:s riktlinjer? Är fakturorna spårbara och framgår det vilka som deltagit? 10 stickprov tas genom att bränslefakturor och körjournaler stäms av mot hyrbilsfakturor eller leasingbilarnas kilometerställning. Stickproven tas slumpmässigt och med jämn fördelning vår-höst. 20 stickprov tas i spridning mellan vår och höst. kanslichef Controller felaktig hantering lämnas till årets utgång. felaktig hantering lämnas till årets utgång. 4
Risker kopplade till efterlevnad av lag, förordning, policy Otillåten direktupphandling Risk att direktupphandlingar genomförs utan prisförfrågan och i strid med LKF:s upphandlingspolicy. Risk att direktupphandlingar genomförs i strid med LOU. Köp vid sidan av ramavtal Risk att inköp av varor/tjänster genomförs vid sidan av befintliga ramavtal vilket innebär avtalsbrott, ökande kostnader och/eller fel kvaliteter. Fungerar LKF:s interna beställarorganisation och rutinerna kring tillåten direktupphandling? Är avtalstroheten inom LKF god? Sker inköpen enligt de tecknade ramavtalen? 10-20 stickprov tas i jämn spridning mellan vårhöst. Respektive ansvarig inköpare ombeds beskriva hur direktupphandlingen genomförts. (Stickproven sker bland leverantörer som inte har ramavtal med LKF.) 20-40 stickprov tas i jämn spridning mellan vårhöst. Upphandlingssamordnare sammanställning lämnas till direktionen i samband med årsredovisningen. Berörd personal och närmaste chef meddelas de avvikelser som upptäcks. Upphandlingssamordnare sammanställning lämnas till direktionen i samband med årsredovisningen. Berörd personal och närmaste chef meddelas de avvikelser som upptäcks. 5
Risker kopplade till efterlevnad av lag, förordning, policy - forts Brister i arbetsmiljöarbetet Risk att rutiner kring det systematiska arbetsmiljöarbetet inte efterlevs. Fungerar LKF:s rutiner kring det systematiska arbetsmiljöarbetet i enlighet arbetsmiljölagstiftningen? Alla chefer med arbetsmiljöansvar ska årligen följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet i sin verksamhet enligt checklistan på hemsidan. Alla chefer med arbetsmiljöansvar ansvarar för rapportering till personalstrateg. Ansvarig för sammanställning: Personalstrateg brister lämnas till årets utgång 6
Risk att politiska beslut inte verkställs Risk att politiska beslut inte verkställs Risk att ärenden av olika skäl skjuts på framtiden eller att tidsplaner förändras utan att politisk nivå känner till detta. Risk att ansvarsutövandet från politisk nivå därmed försvåras. Har samtliga uppdrag från politisk nivå verkställts? Fungerar återkoppling och delgivning till politisk nivå? Kontroll av samtliga protokollförda beslut i arbetsutskott, vuxenutbildningsutskott, gymnasienämnd och direktion. Kontroll av att delgivningar av delegationsbeslut fungerat inför/vid sammanträdena. a) kanslichef/vux.chef för verksamhet under direktionen b) gymnasiechef för verksamhet under gymnasienämnden a)-b) Sammanställning redovisas till direktion respektive gymnasienämnd senast 7