Riskhantering Landstinget Gävleborg 2013-05-31 Margareta Petrusson
Definition Intern kontroll handlar om att på en rimlig nivå säkerställa: Att verksamheten lever upp till målen och är kostnadseffektiv Att lagar och regelverk följs Att informationen om verksamheten och den finansiella rapporteringen är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig
Målområden Styrning och intern kontroll Strategiska och operationella mål Lagar och regelverk Information och finansiell rapportering Styrning Vart vill vi nå? Hur ska vi ta oss dit? Vilka är relevanta? Riskbedömning Vad kan gå fel? Vilka risker finns för att vi inte följer dem? Åtgärder och kontroller Hur kan vi säkerställa att det inte går fel? Hur kan vi säkerställa att det inte går fel? Vilka är kraven på vår rapportering? Vad kan gå fel? Hur kan vi säkerställa att det inte går fel? Uppföljning: Hur effektiva och ändamålsenliga är dessa processer?
Styrning av intern kontroll Kommunallagen Direktiv om intern kontroll i Landstinget Gävleborg Rutin för riskanalys Rutin för intern revision
Kontrollkedja Internkontrollenheten 1:a 2:a 3:e Chefer och medarbetare i verksamheten Ska normalt förhindra flertalet fel Controllers och specialistfunktioner Har systematiska metoder för felsökning Oberoende funktion Friska ögon utanför linjen, nära ledningen 4:e Extern revision, ligger utanför Upptäcker fel, kan förhindra framtida fel
Modellen för intern kontroll Intern miljö Riskhantering Åtgärder Uppföljning Information och kommunikation Tillsyn Intern revision Utredningar
Intern kontroll av externa leverantörer Betydelse?! X? Volym
Riskanalys 1. Vid större förändringsarbeten Riskanalys Åtgärder 2. Vid årlig planering Riskanalys Kontrollplan Vid daglig styrning och arbetsplatsträffar behövs också riskmedvetenhet
En framtida negativ händelse som kan påverka organisationens möjligheter att nå sina mål. Risken att kan leda till
Riskvärderingstabell Sannolikhet 4= Sannolik. Det är mycket troligt att en händelse ska inträffa. 3= Möjlig. Det finns en möjlig risk för att en händelse ska inträffa. 2= Mindre sannolik. Risken är mycket liten för att en händelse ska inträffa. 1= Osannolik. Risken är praktiskt taget obefintlig att en händelse ska inträffa. Det innebär dock inte att inget kan hända. Allvarlighetsgrad 4= Allvarlig. Är så stor att risken helt enkelt inte får inträffa. 3= Kännbar. Uppfattas som besvärande för intressenter och Landsting. 2= Lindrig. Uppfattas som liten av såväl intressenter som Landsting. 1= Försumbar. Är obetydlig för de olika intressenterna och Landstinget.
Riskanalys av ombyggnad Nr Beskrivning av risken Konsekvens S A RV Prio Åtgärd 1 Risken att nödutgångar blockeras vilket kan leda till svårigheter att utrymma 3 4 12 1 Informera personalen och byggarna Bevaka fri passage 11 Risken att det blir stökigt och halt vilket kan leda till olyckor och sämre framkomlighet 3 3 9 2 Prata med byggarna Beställ extra städning 6 Risken att det är mycket folk i omlopp vilket kan leda till att det kan förekomma stölder, hot och våld 2 3 6 3 Uppmärksamma kravet på E-tjänstekort 17 Risken att hissen blir blockerad vilket kan leda till att patienterna inte kan ta sig till övervåningen 3 1 3 4 Bevaka tidplaner och informera
Riskanalys i förändringsprocess Möjlighet att förändra Stor Kostnad att förändra Kunskap om förändringen Hög Låg Liten IDÉ UTFORMNING DRIFT Tid
Förändringskurvan Förnekelse Varför bry sig? Nu kör vi! Uppslutning Ilska Ni förstår ingenting! Nya mål i sikte! Omställning Oro Är mitt jobb i fara? Vad kan jag vinna på detta? Förhandling Apati Orkar inte engagera mig. Är vi så dåliga? Ok, nu är det så här. Acceptans Sorg
Riskanalys 1. Vid större förändringsarbeten Riskanalys Åtgärder 2. Vid årlig planering Riskanalys Kontrollplan Vid daglig styrning och arbetsplatsträffar behövs också riskmedvetenhet
Kontrollplan 2014 Strategiskt perspektiv Vad kan hända år 2014 som kan hindra oss att nå våra mål? Förvaltnings/Divisionsnivå i år Utvärdering inför år 2015
Arbetsprocess RISKANALYS KONTROLLPLAN Hälso- och sjukvård Hälso- och sjukvård Tillväxt och regional utveckling Tillväxt och regional utveckling Kollektivtrafik Kollektivtrafik Folktandvården AB Folktandvården AB Lednings- och verksamhetsstöd Lednings- och verksamhetsstöd GävleDala Företagshälsa, Samhällsmedicin, CFUG Patientnämndens kansli Smittskydd GävleDala Företagshälsa, Samhällsmedicin, CFUG Patientnämndens kansli Smittskydd
Kontrollplan bilaga till Överenskommelsen 2014 Risk Konsekvens Åtgärd Uppföljning Ansvarig Rapportering Risken att Kan leda till Åtgärd som kontrollerar eller undersöker risken Genomförande och effekter följs upp Ansvarig Till vem och när arbetet rapporteras
Slutsats För att nå dina mål behöver du se och hantera risker En del i den interna kontrollen är att undvika oegentligheter De externa leverantörerna kontrolleras på särskilt sätt Genom att arbeta strukturerat med risker kan du identifiera och värdera dem Då kan du också prioritera och sätta in resurserna där de bäst behövs Därmed säkerställer du att du når dina mål!
God riskhantering kräver öppna ögon och att våga ta vara på möjligheter! Torbjörn Wikland, sakkunnig inom intern styrning och kontroll