Internkontrollplan 2015 Beslutad av kommunstyrelsen 2015-02-09 Dnr 2014.0750.100
U N D E R R U B R I K Internkontrollplan 2015 Finspångs kommun 612 80 Finspång Telefon 0122-85 000 Fax 0122-850 33 E-post: kommun@finspang.se Webbplats: www.finspang.se
Internkontrollplan Internkontroll Det är risken för att negativa konsekvenser av väsentlig betydelse kan uppstå som skall bedömas. Arbetet med intern kontroll bör därför prioritera väsentliga områden där det finns risk för allvarliga fel med stora konsekvenser. Intern kontroll är ett verktyg som skall användas för att säkerställa de, av fullmäktige, fastställda verksamhetsmässiga och ekonomiska målen. Internkontrollen omfattar såväl de politiska som de professionella systemen och rutinerna som används för att styra verksamhet och ekonomi. En bra internkontroll kännetecknas av följande: Ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner för styrning. En rättvisande och tillförlitlig redovisning och information om verksamheten. Säkerställande av att lagar, policyer, reglementen m.m. tillämpas. Skydd mot förluster och/eller förstörelse av kommunens tillgångar. Eliminering och/eller upptäckt av allvarliga fel och brister. Finspångs kommuns internkontrollplan 2015 sammanfattas i en övergripande plan som gäller hela kommunen. Utöver den finns även sektorsspecifika internkontrollplaner. I den övergripande planen redovisas kommungemensamma rutiner/processer. Arbetet med dessa bör bedrivas på ett likartat sätt oavsett verksamhetsinriktning. De sektorsspecifika internkontrollplanerna skall ses som ett komplement där särskilda rutiner och regelverk står i fokus. Internkontrollen skall ses som ett hjälpmedel och inte ett mål eller rutin i sig själv. Internkontroll bör planeras och genomföras så att den uppfattas som en naturlig del i de olika verksamheterna. För att kunna genomföra och säkerställa en god internkontroll är det därför nödvändigt att varje sektor har dokumenterade rutiner som följs upp och revideras löpande enligt plan. En fungerande internkontrollplan bör kontinuerligt utvecklas och förändras i takt med att verksamhets- och ekonomistyrningen förändras. Det är alltså ett dynamiskt verktyg som hela tiden är aktuellt parallellt med bland annat kommunens strategiska planer och balanserade styrkort. Det är viktigt att arbetet med internkontrollen dokumenteras och återrapporteras till beslutsfattarna. I de fall det görs stickprovskontroller skall dessa dokumenteras enligt en gemensamt framtagen mall och dokumentationsblankett. Finspångs kommuns arbete med internkontrollen bör alltså regelbundet redovisas enligt överenskommen tidplan. 2
Internkontrollplan Kontrollmiljö Hur samverkar vi? Har vi rätt kompetens? Hur ser de sociala relationerna ut? Hur fungerar dialogen om problem? Rapporteras och/eller åtgärdas dåligt fungerande rutiner/processer? En väl fungerande kontrollmiljö utgör grunden för en bra internkontroll. Riskanalys En riskbedömning görs i tre steg: 1. Kartlägga vilka risker som finns Vilka rutiner/processer får inte gå fel? 2. Uppskatta väsentlighetsgraden (konsekvenserna) och risken (sannolikheten) för relevanta rutiner/processer. 3. Beakta hur riskerna skall bearbetas, d.v.s. vad måste vi ta itu med och på vilket sätt? Externa risker: På vilket sätt sker bevakningen av omvärldsrisker, d.v.s. förändringar i ekonomi, politik, teknik och näringsliv? Hur vet vi att vi följer de lagar och föreskrifter som beslutats externt? Hur vet vi att vi lever efter, och uppfyller, de krav och mål som har fattats av Kommunstyrelsen respektive Kommunfullmäktige? Hur fungerar kontrollen av sekretesshanteringen? Interna risker: Kan vi lita på den information vi har tillgång till? Hur ser tillgången till stöldbegärliga tillgångar ut? (stödbegärliga tillgångar = t.ex. kontanter, bensin och inventarier) Hur upprätthåller vi personalens kompetens, entusiasm m.m.? På vilket sätt ser vi till att nyanställd personal lär sig processen kring den interna kontrollen? Verksamhetsrisker: Hur vet vi att vi uppfyller befintliga mål? På vilket sätt mäter vi produktivitet respektive effektivitet? Hur vet vi att rätt personer gör rätt saker till rätt kostnad? Hur vet vi att våra system, såsom t.ex. ekonomisystemet, inte missbrukas av den personal som använder det? (Exempel på missbruk: Betalar egna räkningar via Kommunen, betalar försörjningsstöd till närstående etc.) 3
Internkontrollplan Genomförandet av en väsentlighets- och riskbedömning 1. Ta fram rutiner/processer som anses angelägna att bedöma. 2. Gradera rutinen/processen enligt följande matris: Konsekvens 4 Allvarlig 4 8 12 16 3 Kännbar 3 6 9 12 2 Lindrig 2 4 6 8 1 Försumbar 1 2 3 4 Sannolikhet 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Konsekvens 4: Är så stor att det helt enkelt inte får hända 3: Uppfattas som besvärande av alla berörda personer (int. & ext.) 2: Uppfattas som liten av alla berörda personer (int. & ext.) 1: Uppfattas som obetydlig av alla berörda personer (int. & ext.) Sannolikhet 4: Det är mycket troligt att fel ska uppstå 3: Det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 2: Risken är mycket liten för att fel ska uppstå 1: Risken är praktiskt tagen obefintlig att fel ska uppstå Riskbedömningen bör göras utifrån tre perspektiv; medborgaren, Finspångs kommun som helhet respektive den anställde. Dessa tre perspektiv bör vägas in för att få fram en samlad riskbedömning. Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter är de konkreta åtgärder som vidtas för att motverka, minimera eller i vissa fall eliminera risker. De bör, så långt som möjligt, integreras i Kommunens ordinarie verksamhetsprocesser och således ingå som naturliga beståndsdelar som organisationen och ledningen behöver för att nå sina mål. En mycket viktig beståndsdel i internkontrollstrukturen är att åstadkomma en kultur där var och en tar sitt ansvar för den interna kontrollen. En väl fungerande organisation förutsätter: en genomtänkt och dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördelning tydliga och mätbara mål och regelverk dokumenterade rutinbeskrivningar 4
Internkontrollplan en anpassad kompetensnivå, att berörd personal är väl insatt i rutiner, uppgifter och ansvar För att lyckas i arbetet med intern kontroll krävs följande: En genomtänkt riskkartläggningsprocess samt en väsentlighets- och riskbedömning Ett vidgat perspektiv på intern kontroll Få med politikerna på tåget Låt politikerna ta del av väsentlighets- och riskbedömningen Inkludera andra än ekonomer Tillvarata teknikens möjligheter Information och utbildning Översyn av policydokument och regler Hitta en bra struktur för återrapportering Ha tålamod! 5
Ledningsstaben Rutin/process Budget/Strategisk plan Politiska beslut Arbetstillfredsställelse Personalförsörjning Risk Att ekonomiska mål inte nås Att verksamhetsmål inte nås Att politiskt fattade beslut inte verkställs Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Ansvarig Metod/Frekvens Rapport till När 4 3 12 Kommundirektör 4 3 12 Kommundirektör 3 3 9 Kommundirektör Ineffektiv organisation 2 3 6 HR-chef Sker i kvartalsrapport, delårsrapport samt i årsredovisning Sker i delårsrapport och i årsredovisning Genomgång av politiska uppdrag Medarbetarenkät vartannat år /KF /KF Risk för övertid 4 2 8 HR-chef Beskrivs i årsredovisning /KF april Risk för allt för stor arbetsbörda 3 3 9 HR-chef Beskrivs i årsredovisning /KF april Risk för allt för stor personalomsättning 2 3 6 HR-chef Beskrivs i årsredovisning /KF april Att organisationen inte har rätt kompetens 3 3 9 HR-chef Beskrivs i årsredovisning /KF april Svårt/omöjligt att Årlig identifiering och rekrytera och behålla 3 3 9 HR-chef kartläggning av bristyrken personal inom bristyrken /KF april Sjukfrånvaro Att sjukfrånvaron ökar 4 3 12 HR-chef Inköp/utbetalningar Upphandling Upphandling Uppföljning av personalstatistik två gånger per år Resp sektorschef Varje kvartal september, april april, oktober Snarast efter genomförd enkät mars, augusti Att vi bryter mot leverantörsavtal 2 2 4 Ekonomichef Årligt stickprov Kommundirektör oktober Att momsen redovisas fel 2 2 4 Ekonomichef Årligt stickprov Kommundirektör oktober Att otillåten Årig genomgång av 3 3 9 Ekonomichef direktupphandling sker föregående års reskontra Kommundirektör mars För få personer Genomgång av Inköpssamordnare inblandade 3 4 12 upphandlingsprotokoll 2 relationsrisker ggr/år Kommundirektör mars Fakturering/bidrags- Att fakturering/ 3 2 6 Ekonomichef Årligt stickprov Kommundirektör oktober 6
Ledningsstaben Rutin/process ansökningar Hantering av handresp. dagkassor Beslutsattester Tillgång på likvida medel Personuppgifter Sekretess Delegation Avtal Styrdokument Klagomål och synpunkter Allmänna handlingar Risk ansökningar drar ut på tiden Att kundfakturor inte betalas i tid Att handkassor redovisas/används fel Att dagskassor redovisas/hanteras fel Att utbetalningar attesteras av fel person Att beslutsattestant beslutsattesterar egna kostnader Att det inte finns medel till kommande utbetalningar Att rutiner för hantering av personuppgifter enligt personuppgiftslagen brister. Brister i rutiner samt att rutiner inte efterlevs att avtalsarkivet inte är uppdaterat/brister i bevakning Att styrdokument inte hålls uppdaterat/inte efterlevs Brister i kvalitetssäkring/verksamh etsutveckling Handlingar lämnas inte ut skyndsamt Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Ansvarig Metod/Frekvens Rapport till När 4 2 8 Ekonomichef Andel krav och inkasso, 2 ggr/år Kommundirektör februari, november 3 3 9 Ekonomichef Stickprov, 3 ggr/år Kommundirektör november 3 3 9 Ekonomichef Stickprov, 3 ggr/år Kommundirektör november 1 4 4 Ekonomichef Årlig genomgång av attestregistret Kommundirektör oktober 3 3 9 Ekonomichef Årligt stickprov Kommundirektör oktober 2 4 8 Ekonomichef Uppföljning av likviditetsplan varje månad 3 3 9 Informationschef Årligt stickprov Kommundirektör maj 3 3 9 Informationschef 2 3 6 Informationschef Årlig genomgång av rutiner/stickprov Årlig genomgång av rutiner/stickprov Kommundirektör Kommundirektör Varje månad februari 3 3 9 Informationschef Årlig genomgång Kommundirektör februari 3 3 9 Informationschef 2 3 6 Informationschef Allmänna handlingar Handlingar hittas inte 2 3 6 Informationschef Statistik över inkomna klagomål/synpunkter årlig uppföljning Tid för att lämna ut handlingar, årlig uppföljning Antal handlingar, årlig uppföljning Kommundirektör Kommundirektör Kommundirektör juni februari december december 7
Ledningsstaben Rutin/process Nämndsadministration IT Intern revision HSA Intern revision SITHS Driftentreprenad Arena Grosvad Föreningsbidrag Risk Bristande underlag/kvalitet för beslut i beredning och tjänsteskrivelser Produktionsbortfall på grund av avbrott i ITtjänster och att IT-tjänster inte levereras enligt överenskommelse Felaktig systembehörighet i förhållande till tjänst Ufärdande av felaktig IDhandling Uppföljning av gällande avtal Uppföjning av utbetalningar Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Ansvarig Metod/Frekvens Rapport till När 3 3 9 Informationschef Dialog med ks december 4 3 12 IT-chef 2 4 8 3 4 12 Säkerhetsansvari g SITHS Säkerhetsansvari g SITHS 3 3 9 Fritidschef Incidentrapporter vid avbrott och SLA-uppföljning var fjärde vecka Revisionsfrågor revisionfrågor/revisionsko ntroll Uppföljningträffar med Medley Systemägare/ Kommundirektör Social omsorg Social omsorg Kommundirektör 3 3 9 Fritidschef Stickprov Kommundirektör maj december december januari maj 8
Sektor barn och utbildning Rutin/Process Behörighet till gymnasiet Risk Elever är ej behöriga till gymnasiet Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Ansvarig Metod/Frekvens Rapportering till När 4 3 12 Sammanställning av betygskatalog jan, aug Meritvärde år 9 Bristande måluppfyllelse 4 3 12 Betyg i alla ämnen Bristande måluppfyllelse 4 2 8 Kunskapsstationer Bristande kunskaper 4 3 12 Myndighetsbeslut grundskola Nationella prov åk 3, 6 och 9 Bristande eller felaktiga myndighetsbeslut Enhetschef central elevhälsa Sammanställning av betygskatalog Sammanställning av betygskatalog Sammanställning av resultat 2 4 8 Sammanställning av beslut april Bristande kunskaper 4 3 12 Kösituation förskola Förskoleplatser saknas 3 3 9 Beläggning förskola Förskoleplatser saknas 3 3 9 Sammanställning av resultat Sammanställning av kösituationen Beräkning och prognos av beläggning jan, aug jan, aug jan, aug augusti apr, nov apr, nov 9
Sektor kultur och bildning Rutin Risker Sannolikhet Konsekvens Risk-värde Ansvarig Metod/Frekvens Rapport till När Ekonomiskt bistånd Att bistånd betalas till fel person, förskingring 3 2 6 Enhetschef Stickprov 2 ggr per år mars Återkrav ekonomiskt bistånd Ekonomiskt bistånd Ekonomiskt bistånd Behörighet i verksamhetssystem IFO Aktanteckningar i Procapita IFO Uppföljning av klagomål, Lex Sarah Att biståndtagare inte får den ersättning man har rätt till - drabbar enskild Antalet bidragstagare och antal hushåll Förekomsten av handlingsplaner Att man inte arbetar med rutinen Obehöriga kommer in i systemen Bristande kvalitet på dokumentation och utebliven dokumentation Åtgärder vidtas inte och återkoppling uteblir 2 2 4 Assistent & ekonom Stickprov 2 ggr per år 3 1 3 ansv strateg Uppföljning av statistik 2 1 2 Enhetschef Uppföljning i verksamhetssystem 3 3 9 Systemförvalt are 3 3 9 Arbetsmarkna dsutvecklings chef 3 3 9 Utv-strateg, arbetsmarknad sutv.chef Sammanställning av stickprovskontroll Journalgranskning Stickprov kontinuerligt Kvartalsvis granskning av antal ärenden och att åtgärd/återkoppling skett utifrån kvalitets- och ledningssystemet, Kommunstyrelsen, S MyN verksamhetsansvarig, strateger, mars kvartalsvis mars jan, aug jan., aug. mars, apr., aug & okt 10
Sektor kultur och bildning Rutin Risker Sannolikh Konsekvens Risk-värde Ansvarig Metod/Frekvens Rapport till När et Prov på vattentemperaturen i sektorns boenden Legionellasmitta 3 4 12 Enhetschef Anteckning i protokoll skyddsrond/fastighe tssyn att kontrollen genomförts jan. Tillståndspliktig verksamhet Jävsituation Arbetsmetoder gymnasiet Måluppfyllelse gymnasiet/ kommun som huvudman Måluppfyllelse vuxenutbildning/sfi Uppföljningsansvaret Verksamheter som kräver tillstånd anmäls inte till socialstyrelsen Risk för jävsituation vid handläggning och genomförande av insatser Förekomsten av åtgärdsprogram Att man inte arbetar med rutinen Elevers rätt Behörighet till universitet/högskola Meritvärden, slutbetyg etc. Att enskild inte får en bra utbildning Uppföljning av betyg, genomströmning etc. Ungdomar i ålder 16-20 skolgång/sysselsätt ning i inte är känt Stickprov 3 1 3 Enhetschef Genomgång av anmälda verksamheter 2 4 8 Enhetschef Stickprov 2 ggr/år Jan, aug. 1 3 3 Enhetschef Stickprov 1 gång per år 4 2 8 Avläsning i betygsregister, sammanställning 4 2 8 Avläsning i betygsregister, sammanställning 2 3 6 sammanställning mars dec mars augusti augusti 11
Sektor samhällsbyggnad Rutin Handlingsprogram LSO Uppföljning tomtkön Incidenter/skador Driftentreprenad Bostadsanpassningsbidrag Risk Fastställda mål enligt handlingsprogram uppnås ej Kompetenskrav på befattningar inom räddningstjänsten följs ej Antal hushåll i kö överensstämmer inte med tillgång på tomter och planering Sannoli khet Konsek vens Riskvärde Ansvarig Metod/Frekvens Rapport till När 3 3 9 Enhetschef 2 4 8 Enhetschef Halvårsvis uppföljning handlingsprogram Halvårsvis avstämning mot personalregister 2 2 4 Handläggare Halvårsvis kontroll av kön sept. Avgift till kön erläggs inte 2 2 4 Handläggare Antal försäkringsärenden/skador som inte rapporteras ökar Träffade avtal /överenskommelser följs inte Antal inkomna ansökningar ökar och kostnader stiger utan kunskap om orsak Handläggningstid överstiger lagstadgad tid 2 2 4 Enhetschef 3 3 9 Samhällsbyggnad sstrateg/ Trafikstrateg 2 2 4 Handläggare 3 3 9 Handläggare Årsvis avstämning mot Ekonomisystemet Halvårsvis avstämning av statistik feb sept. sept. mars Stickprov månadsvis sept. Kvartalsvis avstämning mot ärenderegister och ekonomisystem Halvårsvis kontroll mot ärenderegister nov. nov. 12
Sektor vård och omsorg Rutin/process Granskning av påloggningsfil ÄO i Procapita Utredningar ÄO Hälsoplaner i hemsjukvård Fall, undernäring, trycksår och palliativa planer Journalanteckningar och sammanställning av daganteckning ÄO Genomförandeplaner ÄO Brukares medel Uppföljning av klagomål, Lex Sarah & Lex Maria Nattfasta SÄBO Risk Ej behöriga loggar in i enskilda ärenden Sannolik het Konsekv ens Riskvärde 3 3 9 Utredningar avslutas inte i rimlig tid 4 2 8 Hälsoplaner finns ej 4 3 12 Bristande kvalitet på dokumentationen och utebliven dokumentation Genomförandeplaner upprättas inte Hanteringen sköts inte på ett korrekt sätt Åtgärder vidtas inte och återkoppling uteblir Tidsrymd mellan sista målet på kvällen till första mål på morgonen är för lång Ansvarig Metod Rapport till När Systemförvaltare Myndighetschef MAS och enhetschef HSL 3 3 9 Enhetschef 3 3 9 Enhetschef 3 3 9 Assistent 3 3 9 MAS, Utv.- strateg Enhetschefer 4 3 12 Enhetschefer Granskning av att de som loggar in är berörda av det aktuella ärendet Stickprov kvartalsvis Granskning av akter Kontinuerligt Stickprov 1 gång per år Dec Journalgranskning Stickprov kontinuerligt Granskning av att de upprättas och dess kvalitet Stickprov kontinuerligt Följa upp och kontrollera hanteringen Stickprov 2ggr/år Kvartalsvis granskning av antal ärenden och att åtgärd/återkoppling skett utifrån kvalitets- och ledningssystemet, Kostombuden mäter 10 stickprov/mån & boende, S MyN verksamhetsansvarig, strateger, jan. aug. april, aug., okt jan., aug. jan. aug. jan. aug. mars, apr., aug & okt april, aug., okt. dec 13
Sektor vård och omsorg Rutin/process Hygienrond och följsamhetsobservationer Rehabiliteringsnivåbestämning inom kommunens boendeformer Prov på vattentemperaturen i sektorns boenden Tillståndspliktig verksamhet Biståndsbeslut Ärenden avseende våld i nära relation Brukare med demens: Individuell insats och uppföljning av beslut (SOSFS 2012:12 ikraftträdande 2015-03- 31) Brukare m demens Genomförandeplan bemanning dygnet runt Risk Sannolik het Konsekv ens Riskvärde Smittspridning 3 4 12 Enhetschef Brukarna får inte den rehabilitering/habilitering som de behöver 3 3 9 Enhetschef Legionellasmitta 3 4 12 Enhetschef Verksamheter som kräver tillstånd anmäls inte till socialstyrelsen Beslut verkställs inte inom lagstadgad tid med risk för straffavgift Skyddsbehovet kan inte tillgodoses Att individuella insatsbeslut ej sker Att uppföljning ej sker inom rimlig tid (5-7 veckor från inflytt) Att genomförandeplanen och bemanning samt kompetens inte 3 1 3 3 3 9 Ansvarig Metod Rapport till När Enhetschef Controller 2 4 8 Myndighetschef 3 4 12 Myndighetschef 3 4 12 Enhetschef 10 följsamhetsobs./mån. & avd. Granskning av att hygienronder sker samt säkerställa kvaliteten i hygienrutinerna 2 ggr/år Granskning av journal 5 stickprov/chefsområde & kvartal Anteckning i protokoll skyddsrond/fastighetssyn att kontrollen genomförts Stickprov Genomgång av anmälda verksamheter Kvartalsvis uppföljning via verksamhetssystemet att beviljade insatser verkställs Uppföljning av aktuella ärenden kontinuerligt Granskning av handläggningsprocessen (beslut/uppföljning) om särskilt boende för dementa Granskning av att de upprättas och dess kvalitet Stickprov kontinuerligt KF, S MyN revisionen, sektorschef, strateger, ekonom jan., aug. jan.,aug. jan. dec. mars, apr aug & okt. jan., apr., aug., okt. jan.,aug. jan.,aug. 14
Sektor vård och omsorg Rutin/process samt kompetens (SOSFS 2012:12 ikraftträdande 2015-03-31) Jävsituation Färdtjänsttillstånd Färdtjänsttillstånd Risk överensstämmer med beviljade insatser Risk för jävsituation vid handläggning och genomförande av insatser Tillstånd på fel nivå och på fel grunder Regler för tillstånd överensstämmer inte med aktuell trafikorganisation Sannolik het Konsekv ens Riskvärde 2 4 8 Enhetschef 3 2 6 Handläggare 2 2 4 Handläggare Ansvarig Metod Rapport till När Stickprovskontroll myndighetsutövning och i verkställighet Årsvis genomgång av register och gällande regler Uppföljning av beslutade bestämmelser dec. sept. sept. 15
Sektor social omsorg Rutin/process Risk Sannoli Konsek Riskvärde Ansvarig Metod Rapport till När khet vens Myndighetsbeslut Bristande eller felaktiga 2 4 8 Sammanställning av beslut april myndighetsbeslut SoL &LSS Antal placerade barn och ungdomar Hög andel placerade barn 3 3 9 Sammanställning av placeringar jan, apr, aug, nov Antal placerade vuxna Hög andel placerade 4 3 12 Myndighetschef Sammanställning av varje månad placeringar 1 ggr/mån Utredningar barn och unga Lagstadgadutredningstid hålls ej 2 4 8 Sammanställning av utredningstider jan, apr, aug, nov Utredningar vuxna Utredningstider hålls ej 4 2 8 Myndighetschef Sammanställning av utredningstider apr, aug, okt Utredningar LSS Utredningstider hålls ej 4 2 8 Myndighetschef Sammanställning av utredningstider apr, aug, okt Behörighet i verksamhetssystem IFO, VoO (LSS) Obehöriga kommer in i systemen 3 3 9 Systemförvaltare Sammanställning av stickprovskontroll jan, aug Journalanteckningar och sammanställning av daganteckning IFO&LSS Genomförandeplaner LSS & IFO Brukares medel Uppföljning av klagomål, Lex Sarah & Lex Maria Nattfasta LSS Dålig kvalitet på dokumentationen och utebliven dokumentation Genomförandeplaner upprättas inte Hanteringen sköts inte på ett korrekt sätt Åtgärder vidtas inte och återkoppling uteblir Tidsrymd mellan sista målet på kvällen till första mål på morgonen är för lång 3 3 9 Enhetschef Journalgranskning Stickprov kontinuerligt 3 3 9 Enhetschef Granskning av att de upprättas och dess kvalitet Stickprov kontinuerligt 3 3 9 Assistent Följa upp och kontrollera hanteringen Stickprov 3 3 9 MAS, Utv.- strateg Enhetschefer 2ggr/år Kvartalsvis granskning av antal ärenden och att åtgärd/återkoppling skett utifrån kvalitets- och ledningssystemet, 4 3 12 Enhetschefer Kostombuden mäter 10 stickprov/mån & boende, S MyN verksamhetsansvarig, strateger, jan., aug. jan. aug. jan. aug. mars, apr., aug & okt april, aug., okt. dec 16
Sektor social omsorg Rutin/process Risk Sannoli Konsek Riskvärde Ansvarig Metod Rapport till När khet vens Hygienrond och följsamhetsobservationer Smittspridning 3 4 12 Enhetschef 10 följsamhetsobs./mån. & avd. Granskning av att hygienronder sker samt säkerställa kvaliteten i hygienrutinerna 2 ggr/år Rehabiliteringsnivåbestämning inom kommunens boendeformer Prov på vattentemperaturen i sektorns boenden Tillståndspliktig verksamhet LP-stiftelse beslut 2011-12-19 Ks 702 Biståndsbeslut Ärenden avseende våld i nära relation Jävsituation Brukarna får inte den rehabilitering/habilitering som de behöver 3 3 9 Enhetschef Granskning av journal 5 stickprov/chefsområde & kvartal Legionellasmitta 3 4 12 Enhetschef Anteckning i protokoll skyddsrond/fastighetssyn att kontrollen genomförts Stickprov Verksamheter som kräver tillstånd anmäls inte till socialstyrelsen Få besökare i verksamheten och uppsökande verksamhet utförs inte Beslut verkställs inte inom lagstadgad tid med risk för straffavgift Skyddsbehovet kan inte tillgodoses Risk för jävsituation vid handläggning och genomförande av insatser 3 1 3 Enhetschef Genomgång av anmälda verksamheter 2 2 4 Enhetschef Uppföljning av verksamheten inom LP-kontakt med definierad målgrupp Stickprov Controller Kvartalsvis uppföljning 3 3 9 via verksamhetssystemet att beviljade insatser verkställs 2 4 8 Myndighetschef Uppföljning av aktuella ärenden kontinuerligt Stickprovskontroll 2 4 8 Enhetschef myndighetsutövning och i verkställighet KF, S MyN revisionen, sektorschef, strateger, ekonom jan.,aug. jan.,aug., jan. dec. dec. mars, apr aug & okt. jan., apr., aug., okt. dec. 17
Bilaga 1 Rapporteringskalender för övrig rapportering Årlig internkontrollrapport Systematisk kvalitetsredovisning föroch grundskola Qualis Systematisk kvalitetsredovisning föroch grundskola Qualis Systematisk kvalitetsredovisning föroch grundskola Qualis Kommundirektör Beskrivs i årsredovsining april Analys av enkäter och bedömningar från föregående verksamhetsår Verksamhetsplanering med prioriterade utvecklingsområden Halvårsuppföljning av arbetet med prioriterade utvecklingsområden sep sep jan 18