Interna spelregler för lokalförsörjning 2017-01-04 Versionsnummer 1.2
Interna spelregler för lokalförsörjning Finspångs kommun 612 80 Finspång Telefon 0122-85 000 Fax 0122-850 33 E-post: kommun@finspang.se Webbplats: www.finspang.se I
Innehåll Inledning 2 Organisation 3 Organisation och ansvar för lokalförsörjning 3 3 Förutsättningar 4 Interna hyresavtal 4 Interna hyresupplåtelser 4 Åtaganden och skyldigheter 5 Avtal med externa fastighetsägare 6 Uthyrning till externa hyresgäster 7 Tomställda lokaler 7 Investering 8 Reinvesteringar planerat underhåll 8 Planering och genomförande 9 Förstudie 9 Lokalplanering 9 Projektering 10 Genomförande 10 Uppföljning 10 Lokalplaneringsprocessen 12 II
I N T E R N A S P E L R E G L E R F Ö R L O K A L F Ö R S Ö R J N I N G Inledning Interna spelregler för lokalförsörjning ska tydliggöra hur lokalfrågor ska hanteras och vara en vägledning för verksamheterna. Garant för att spelreglerna upprätthålls och revideras är Ledningsstaben, som också ska se till att övrigt underlag som behöver komplettera spelreglerna tas fram. Det kan röra sig om till exempel fastighetsinvesteringar och demografiska framskrivningar. Kostnaderna för lokaler utgör en betydande del av kommunens sammantagna kostnader och varje beslut är att betrakta som strategiskt. Med lokalförsörjning menas att anskaffa lokaler till kommunens verksamheter antingen genom omdisponering i det befintliga lokalinnehavet eller att skaffa nya lokaler genom att hyra in från externa fastighetsägare eller att investera i nya byggnader. Lokaler ska i första hand betraktas som en resurs för att genomföra kommunens primära uppgifter. Detta innebär att läge, utformning, storlek och utrustning av lokalerna ska stödja verksamheterna i sina respektive uppgifter. Lokalerna ska också vara fullgoda arbetsplatser för såväl anställda och brukare. Lokalinnehavet ska successivt anpassas efter det verkliga behovet och bygga på prognoser över respektive verksamhets utveckling mot bakgrund av omvärldsförändringar och kommunens ekonomi.
Organisation Organisation och ansvar för lokalförsörjning Ansvaret för lokalförsörjning ligger ytterst på kommunfullmäktige. Fullmäktige har genom reglemente lagt den löpande uppsikten på kommunstyrelsen. Fastighetsförvaltande bolag har i sin bolagsordning och genom ägardirektiv ansvaret för förvaltningen av kommunens bebyggda fastigheter. Lokalförsörjning är en strategisk fråga och sektorschef har ansvaret inom sin sektor. Ansvaret för strategiska lokalförsörjningsfrågor är enligt följande: Fastighetsägarrollen avseende kommunens fastigheter. Kommunstyrelsen Kommundirektör Finspångs kommun ska ha en lokalgrupp bildad med representanter från alla kommunens sektorer. Ordförande i lokalgruppen är kommundirektören. Sammankallande och beredande tjänsteman är fastighetsstrategen. en ska bereda lokalfrågor, d.v.s. frågor om utökning eller minskning av lokalyta, extern förhyrning, ny-, till- eller ombyggnad. Detta innebär att nämnda frågor alltid ska föras till lokalgruppen för beredning. ens möten ska följa planeringen som beskrivs i illustrationen på sidan 12 i detta dokument. Respektive sektor har ansvaret att årligen beskriva sitt lokalbehov. Behoven beskrivs utifrån bedömning av verksamhetens utveckling. Behoven sammanställs av lokalgruppen som gör en bearbetning och bedömning av det sammantagna lokalbehovet och vilka konsekvenser detta för med sig. ens bedömning ligger sedan till grund för förslag till investeringsplan och sektorernas driftsbudget avseende lokaler. Ansvaret för lokalplanering är enligt följande: Koncernövergripande lokalfrågor,lokalförsörjning, underlag till investerings- och driftbudget, behov av utökning eller minskning av yta, extern förhyrning, ny-, tilleller ombyggnad. en bereder lokalfrågor inför politisk behandling. I lokalgruppen ingår: Kommundirektör Sektorschefer Fastighetsstrateg Ekonomichef 3
Förutsättningar Interna hyresavtal Interna avtal upprättas mellan Finspångs kommun i egenskap av fastighetsägare och sektorerna. Avtalen är ej civilrättsligt bindande då såväl fastighetsägare som hyresgäst är samma juridiska person. Avsikten med avtalen är att tydliggöra det resursutnyttjande som dispositionen av lokaler innebär och vilka regler som gäller. Sektor samhällsbyggnad administrerar hanteringen av interna hyresavtal. För interna hyresupplåtelser ska följande gälla: Tillvarata fastighetsägarens (kommunens) intresse vid interna upplåtelser av lokaler Underteckna internt hyresavtal Fråga om utökad förhyrning Sektor samhällsbyggnad Sektor samhällsbyggnad Berörd sektor Fastighetsstrateg Fastighetsstrateg Sektorsschef Frågan ska beredas av lokalgruppen. Sektorschef Interna hyresupplåtelser Kommunen tillämpar internprissättning (internhyra) för verksamhetslokaler vilket tydliggör lokalernas andel av de sammantagna kostnaderna för produktionsresurser. Den interna prissättningen baseras på avskrivning enligt avskrivningsplan baserat på historisk anskaffningskostnad, kommunens interna årsränta samt drifts- och underhållskostnader enligt flerårig prognos. De olika delarna redovisas för verksamheterna och det bör framgå vilken förbrukning av el, vatten och värme hyran baseras på. För att ge incitament till energibesparingar ska återföring av överskott på konsumtionsavgifterna göras enligt särskild modell. Verksamheterna ska kunna väga in lokalkostnader som en aspekt i sin planering vilket kräver att lokalprissättningen är kalkylerbar över tid. Målsättningen är att internhyran ska följa en någorlunda förutsägbar utveckling över flera år. Internhyran för det kommande verksamhetsåret ska tillföras 4
kommunens budgetprocess för att ligga till grund för verksamheternas arbete med budgeten. Ansvaret för internhyran är enligt följande: Bokfört värde, avskrivning och kalkylränta till underlag för beräkning av internhyra Drift- och undehållsprognos. Kommunens ekonomiavdelning Fastighetsförvaltaren Ekonomichef Fastighetschef Åtaganden och skyldigheter Relationer mellan Finspångs kommun och dess bolag regleras i ägardirektiv. De ombud som har behörighet att för respektive part överenskomma om tolkningen av ägardirektivet är kommundirektören och bolagets VD. Fstighetsförvaltaren förvaltar och ansvarar för kommunens fastigheter och i normalfallet också abonnemang för el, vatten och fjärrvärme samt sophämtning. Verksamheterna har ansvar för underhåll av egen verksamhetsanknuten utrustning. Efter överenskommelse med fastighetsförvaltaren har verksamheterna möjlighet att själva ansvara för förvaltningsnära uppgifter i den mån man har egna personella resurser. Dock får verksamhet ej förhandla bort åtgärder eller underhåll som äventyrar fastighetens kapitalvärde eller innebär att underhållsbehovet kan ackumuleras för framtiden. Särskild gränsdragningslista mellan hyresvärdens och hyresgästens åtagande och skyldigheter ska upprättas för varje fastighet eller lokal. Fastighetsförvaltaren ska underhålla fastigheterna enligt en reinvesteringsoch underhållsplan som man själva upprättar samordnat med kommunens övriga budgetarbete. Planen ska beredas i lokalgruppen. Kommundirektören beslutar om reinvesteringsplanen enligt delegationsordningen. Fastighetsförvaltaren har sedan ansvaret för reinvesterings- och underhållsplanens genomförande. Planen ska årligen stämmas av med lokalgruppen. Fastighetsförvaltaren ska samråda med verksamheterna om omfattningen av bedömda underhållsåtgärder och när åtgärderna är lämpliga att genomföra. För akut underhåll och driftsstörningar ska tillhandahållas en telefonjour dygnet runt. För förvaltningen av fastigheterna ska följande gälla: 5
Driftsfrågor Fastighetsförvaltaren Fastighetschef eller driftsansvarig Akuta drifts- och underhållsfrågor Fastighetsförvaltaren Fastighetsjouren Avtal med externa fastighetsägare Fråga om extern förhyrning ska beredas av lokalgruppen, vara väl motiverad, och ställas mot möjliga omdisponeringar av lokaler eller tomställda lokaler i kommunens fastigheter. Kostnader för tomställd användbar lokal ska ingå i den ekonomiska kalkylen för den externa förhyrningen. Avser den externa förhyrningen kontrakterad hyrestid överstigande 5 år ska kommunen teckna hyresavtalet och frågan jämställs med investering och förs till kommunstyrelsen för ställningstagande. Fastighetsstrategen ansvarar för extern förhyrning av lokaler för sektorernas behov från externa fastighetsägare. Fastighetsstrategen ansvarar för förhandlingar och kontrakt med extern fastighetsägare. Dessa ska ske i samråd med den berörda sektorn. Återställningskostnader eller andra kostnader förknippade med det externa avtalets upphörande ska betalas av den berörda sektorn. Fastighetsstrategen svarar för kontakten med den externe fastighetsägaren i frågor som rör avtalet, uppsägning och hyresinbetalningar samt frågor som rör lokalanpassning och investering i lokalen. I normalfall svarar fastighetsägaren för skötsel och underhåll av fastigheten, varför verksamheten vänder sig direkt till fastighetsägaren vid felanmälan eller andra löpande förvaltningsfrågor. För externa förhyrningar ska följande gälla: Fråga om inhyrning Tecknande av hyresavtal med extern fastighetsägare med hyrestid överstigande 5 år Förhandling, uppsägning av avtal, lokalanpassning och investering i externt förhyrd lokal Frågan ska föras till lokalgruppen för beredning Beslut i kommunstyrelsen Sektor Samhällsbyggnad Fastighetsstrateg Kommundirektör eller av den utsedd person Fastighetsstrateg 6
Uthyrning till externa hyresgäster Finspångs kommun kan hyra ut lokaler till externa hyresgäster. Fråga om uthyrning ska förankras i lokalgruppen. Hyresavtal med extern hyresgäst får inte tecknas för längre hyrestid än 3 år med sedvanlig förlängningsklausul och i övrigt marknadsmässiga villkor och marknadsmässig hyra enligt statsstödsregler och kommunallagen. Längre hyresavtal kräver kommunstyrelsens ställningstagande. Vid uthyrning till externa hyresgäster ska följande gälla: Fråga om uthyrning, frågor om lokalanpassning, investeringar eller andra åtgärder i uthyrda lokaler. Kommunstyrelsen Kommundirektör eller av den utsedd person Tomställda lokaler Respektive sektor ska visa på effektivt lokalutnyttjande vilket följs upp av lokalgruppen. Sektorerna ska lämna lokaler som inte längre behövs och visa att lokalen lämnas som ett led i rationalisering av verksamheten eller att underlaget för verksamheten förändrats så att behovet inte längre finns. Kommundirektören avgör slutgiltigt om verksamheten får lämna lokalen. Med nämnda kriterier får sektorerna lämna lokaler med 6 månaders uppsägningstid. Lokal som hyrts in från extern fastighetsägare får inte lämnas före avtalstidens utgång och med beaktande av avtalad uppsägningstid. Bedömer lokalgruppen att tomställd lokal sannolikt kommer att behövas för annan verksamhet placeras lokalen i en lokalpool. Bedömer lokalgruppen att tomställd fastighet saknar strategiskt värde för kommunen är det Fastighetsstrategens uppgift att på kommunstyrelsens uppdrag avyttra fastigheten eller hyra ut lokalerna till extern hyresgäst. Endast begränsade och särskilt påkallade underhållsåtgärder får vidtas i sådan fastighet. Lokalkostnadsmedvetenhet och effektivt resursutnyttjande ska premieras och för att skapa förutsättning för lokaleffektivisering bör det finnas incitament för verksamheter att se över sitt lokalbehov. För att tydliggöra vikten av kostnadsansvar ska verksamheterna få ta del av den kostnadssänkning som de aktivt själva bidrar med genom lokaleffektivisering. För tomställda lokaler gäller följande: Fråga om att lämna lokal Berörd sektor Berörd Sektorsschef 7
Strategi avseende tomställda lokaler Uthyrning av lokal i lokalpoolen till extern hyresgäst Beslut om försäljning av fastighet och undertecknande av köpeavtal Frågan ska beredas av lokalgruppen Sektor Samhällsbyggnad Kommunfullmäktige och enligt fullmäktiges riktlinjer Fastighetsstrateg Fastighetsstrateg Kommundirektör Investering För regler kring investering hänvisar dessa spelregler till Ekonomistyrningsregler för Finspångs kommun. Dessa reglerar alla investeringar Finspångs kommun och ligger således också till grund för investeringar i fastigheter och lokaler. Fastighetsinvesteringar, reinvesteringar och underhåll ska anpassas till den tid som kommunen har ett dokumenterat behov av byggnaden eller för att upprätthålla fastighetskapitalet. Planerade åtgärder ska dokumenteras i en flerårig reinvesterings- och underhållsplan som fastighetsförvaltaren tar fram och ansvarar för. Reinvesteringar planerat underhåll Fastighetsförvaltaren ska årligen, samordnat med kommunens övriga budgetarbete, upprätta årsplan för reinvesteringar och underhåll för beredning i lokalgruppen. Kommundirektören beslutar om reinvesteringsplanen enligt delegationsordningen. Fastighetsförvaltaren har sedan ansvaret för reinvesteringsplanens genomförande. Reinvestering avser redan avskriven eller åtminstone långvarigt brukad anläggnings del eller komponent. Viktiga delar, komponenter, i anläggningstillgångar kan behöva ersättas regelbundet men med olika tidsintervall. Återanskaffning av komponent redovisas som anskaffning av ny anläggningstillgång och eventuellt kvarvarande redovisat värde för den ersatta enheten kostnadsförs inom finansenheten. Ökade kapitalkostnader till följd av reinvesteringar budgeteras centralt och ramjusteras till respektive verksamhet för att täcka ökade hyreskostnader. Bedömning och budgetering av reinveste- Fastighetsförvaltaren Fastighetschef 8
ringsbehov Fastställande av årlig investeringsram Kommunfullmäktige Godkännande av reinvesteringsplan Kommundirektör Planering och genomförande Förstudie Förstudien initieras på uppdrag av lokalgruppen och utförs som projekt ledda av Fastighetsstrategen med stöd av verksamhetsdrivande sektor. Sektorn ansvarar för genomförandet av förstudien och de erforderliga resurser som krävs. En förstudie innebär att på kort tid och med en begränsad insats av resurser få tillräckligt med kunskaper och underlag för att besluta om inriktning och preliminär investeringsram. Ärenden som föreslås till kommunens investeringsplan ska föregås av en förstudie och ska utmynna i ett dokument som innehåller minst följande information: Behovsbeskrivning Handlingsalternativ Nyttobedömning Ekonomisk bedömning Täckning av driftskostnader Förslag till beslut om inriktning och ram Förstudien syftar till att leda fram till ett politiskt beslut om inriktning och preliminär investeringsram inrymmande dels en överslagsmässig uppskattning av investeringens storlek dels medel för utredning. Lokalplanering Lokalplaneringen syftar till att ta fram ett preliminärt investeringsbeslut där skisser och layouter ligger till grund för bedömningen av investeringens nytta och ekonomi. Arbetet genomförs i projektgrupp som leds av Fastighetsstrateg med representanter från den verksamhetsdrivande sektorn och fastighetsförvaltaren. Det är den verksamhetsdrivande sektorn som ansvarar för genomförandet av lokalplaneringsskedet. Utgifter för externa konsulter och medverkan av projektledare från Fastighetsförvaltaren ersätts inom tilldelad ram enligt beslut efter förstudie. Resultatet av arbetet med lokalplanering stäms av med lokalgruppen. Lokalplaneringsskedet ska utmynna i ett beslutsunderlag innehållande: 9
Lokalprogram Principlayout Systemutformning Nyttobedömning Kalkyl över investeringen Beskrivning av hur investeringen inryms inom driftbudgetram Tidplan Förslag till preliminärt beslut Lokalplaneringsskedet syftar till att leda fram till ett politiskt preliminärt beslut om att genomföra investeringen och att investeringsmedel ställs till förfogande för anskaffningsberedning. Projektering Skedet syftar till att ta fram ett definitivt investeringsbeslut som underlag för upphandling av byggnation. I anskaffningsskedet tas ritningar och beskrivningar fram. Följande underlag ligger till grund för beslut: Huvudhandlingar Ekonomisk bedömning Fastighetsförvaltaren ansvarar för genomförandet av anskaffningsberedning och anlitar externa konsulter i erforderlig omfattning. Utgifter för externa konsulter och medverkan av byggprojektledare från Fastighetsförvaltaren ersätts inom tilldelad investeringsram enligt beslut i lokalplanering. Projektering syftar till att leda fram till ett definitivt politiskt beslut om att genomföra investeringen. Genomförande Byggnadsinvestering genomförs under ledning av fastighetsförvaltaren eller extern projektledare som fastighetsförvaltaren tillsätter enligt lagen om offentlig upphandling. Byggnadsinvesteringen stäms av med verksamhetsdrivande sektor för en så bra process som möjligt. Fastighetsförvaltaren infordrar anbud och anbudsutvärdering med förslag på entreprenör/-er. Fastighetsförvaltaren följer kontinuerligt projektets ekonomi under byggnationens fortskridande. Alla be-ställningar och beslut som kan komma att påverka kostnaderna för projektet ska gå genom fastighetsförvaltaren utsedda projektledaren. Genomförandeskedet ska leda fram till att entreprenör/-er antas och att byggnationen genomförs. Projektet återrapporteras löpande till lokalgruppen. Uppföljning Investeringens ekonomi följs upp genom en efterkalkyl och en analys av avvikelser från förkalkylen. Uppföljning görs av fastighetsförvaltaren och 10
kommunen i samråd och återrapporteras till kommunstyrelsen senast efter garantibesiktning. Uppföljning ska leda fram till att kommunstyrelsen får en återrapportering av den genomförda investeringen med jämförelse mot anslagna medel enligt investeringsbudget. Ansvaret för handläggning av investering i lokaler genom ny-/till- eller ombyggnad är enligt följande: Förstudie Lokalplanering Projektering Genomförande Uppföljning Berörd sektor Samråd ska ske med lokalgruppen Berörd sektor. Samråd ska ske med lokalgruppen Fastighetsförvaltaren på uppdrag av kommunstyrelsen Fastighetsförvaltaren på uppdrag av kommunstyrelsen Fastighetsförvaltaren och kommunen på uppdrag av kommunstyrelsen Sektorschef Sektorsschef Fastighetschef Fastighetschef Fastighetschef Fastighetsstrateg Fastighetsekonom 11
Lokalplaneringsprocessen Lokalplaneringsprocessen Kommunfullmäktige Kommunstyrelse/Ekonomiberedning Bokslutskonferens Budgetberedning Beredning av styrkort Förslag till strategisk plan och investerings budget Beslut om skattesats, strategisk plan med budgetramar och investeringsbudget Finansbudget Bolagens budgetar Taxeförändringar Förslag till finansbudget och taxor Presentation av analyser och planförutsättningar Avstämningsdialoger med sektorerna Beslut åtaganden + internkontrollplan Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Tjänstemannaorg med sektorns beov klara Nulägesanalys Omvärldsanalys Gemensamma planeringsförutsättningar Tjänstemannaförslag budgetfördelning Reinvesteringsplan Åtagandebeskrivningar T jänstemannaförslag finansbudget och taxor Internbudget Underhållsplan 12