Förstklassig välfärd för alla Väsbybor

Förstklassig välfärd för alla Väsbybor

Det sägs att tiden förändrar saker, men man måste faktiskt ändra dem själv. Andy Warhol

INNEHÅLL Den här skriften beskriver hur Upplands Väsby kommun leds och styrs från fullmäktiges beslut till utförandet av service till Väsbyborna. Det går en röd tråd mellan kommunfullmäktiges övergripande mål, nämndmål och respektive utförare närmast kund. Ledningssystemet omfattar förutom målstyrning även kvalitetsarbetet, miljöledningssystemet och en strategisk omvärldsanalys. Syftet är att ha en heltäckande styrprocess för verksamhetsplanering och uppföljning samt att säkerställa god ekonomisk hushållning. Ledningssystemet tydliggör prioriteringar och sätter fokus på resultat. samspel för förstklassig välfärd 4 5 räkna med resultat 6 7 dialog på alla nivåer 8 9 med kunden i fokus 10 11 alla har en viktig roll 12 13 top gun eller en i ledet 14 15 väsbybornas behov styr målen 16 17 system med helhetssyn 18 19 verktyg för delaktighet 20 21 Björn Eklundh, Kommundirektör Anette Ömossa, Ekonomidirektör organisation 22 23 årskalendarium 24 25 vinster med ledningssystemet 26 27

samspel för förstklassig välfärd Vår kommun växer och utvecklas i snabb takt. I dag utför privata företag mer än hälften av den verksamhet som kommunen finansierar, vilket är helt i linje med väsbybornas önskemål om mångfald och valfrihet. Det är en utveckling som ställer nya krav på vårt sätt att arbeta. För att klara det har vi byggt en organisation och tagit fram ett ledningssystem som omfattar hela den kommunala koncernen inklusive bolag. Ledningssystemets främsta syfte är att säkerställa att väsbybornas gemensamma resurser används på ett effektivt sätt och till rätt saker. Ledningssystemet ser till att kommunfullmäktiges mål uppfylls i praktiken. Det innehåller ett antal spelregler som ger stöd till politiker, ledare och medarbetare att utföra sina uppdrag. Dessa spelregler berör även samarbetspartners och externa utförare av välfärdstjänster till kommunen. Att alltid ha väsbybornas bästa i fokus är det gemensamma uppdraget för alla aktörer och leverantörer av välfärdstjänster i kommunen. Ledningssystemet är utvecklat för att ge lika förutsättningar och trygga genomförandet för alla utförare, både i privat och i egen regi.

räkna med resultat Kommunens verksamhet bekostas med väsbybornas skattekronor och avgifter. För att garantera att pengarna används så effektivt som möjligt finns ekonomiska spelregler som ingår i kommunens ledningssystem. I allt större utsträckning väljer väsbyborna, genom kundval, vilken leverantör som ska utföra tjänsten. Utifrån det får varje utförare en ekonomisk ersättning från kommunen. De ekonomiska förutsättningarna till våra utförare bygger på att ersättning ges för utförda prestationer och volymer. Olika pengsystem har utformats för varje tjänst som levereras till våra kunder. Villkoren är desamma oavsett om välfärdstjänsterna utförs av en leverantör i kommunal eller i privat regi. Respektive utförare ansvarar för att anpassa sin verksamhet till givna ekonomiska förutsättningar. Därutöver kan ekonomiska incitament användas som innebär en viss belöning till de utförare som överträffar de uppsatta målen. För att säkerställa kvaliteten i välfärdstjänsterna finns avtal och överenskommelser med alla utförare. Inom skolorna följs kvaliteten upp genom skolresultat och andra kvalitetsmått. I verktyget Väsby Jämföraren, som finns på kommunens hemsida, kan väsbyborna enkelt jämföra resultaten när de ska välja exempelvis förskola, skola eller hemtjänst.

Gränserna för dialogens möjligheter är desamma som delaktighetens. Martin Buber

dialog på alla nivåer Dialogen har en central roll i vår kommun och är en viktig metod för att kunna möta väsbybornas krav och önskemål. I kommunen förs en dialog mellan politikerna och kommuninvånarna, mellan nämnder och utförare, mellan kommunledning och ledningsgrupper samt mellan medarbetare och kunder hos alla utförare. Ledningssystemet ger en tydlig struktur för dialog och samordning mellan de olika ansvarsnivåerna. Det säkerställer att hela organisationen har kunskap om den politiska inriktningen, mål, prioriteringar, ansvar och resultat, samt att verksamheten alltid bedrivs med kunden i fokus. Alla samtal ska präglas av helhet, öppenhet, resultat och tydlighet förkortat HÖRT. Medborgardialogen sker i dag på flera olika sätt och med olika målgrupper, till exempel genom Ung i Väsby, medborgarförslag, Synpunkt Väsby och riktade dialogmöten. Kommunens kvalitetsgarantier används i dialogen med medborgarna, vilket möjliggör för kunden att ha rätt förväntningar på tjänsten. RESULTAT MÅL DIALOG Genom att ha en öppen dialog kan vi hela tiden följa upp och förbättra kommunens välfärdstjänster till väsbybornas nytta. UPPFÖLJNING UPPDRAG

med kunden i fokus Väsbyborna ska uppleva god tillgänglighet, bra bemötande och ha inflytande över kommunens finansierade verksamheter. Därför arbetar vi systematiskt med kvalitet som skapar direkt värde för kunden. Genom att integrera kvalitetsarbetet i ledningssystemet, med nyckeltal som är väsentliga för verksamheten, kan vi mäta och följa upp utförarnas resultat på ett effektivt sätt. Nyckeltalen hämtas från bland annat kund- och medarbetarenkäter samt ekonomi- och verksamhetsstatistik. Resultaten jämförs även med andra kommuner och företag. För att stimulera och uppmuntra verksamheterna att arbeta med kontinuerliga förbättringar har kommunen en kvalitetsutmärkelse och ett innovationspris. De riktar sig till både interna och externa utförare och samarbetspartners. Kvalitetsutmärkelsen utgår från ledningssystemet med bedömningskriterier som rör bland annat planerings- och uppföljningsarbetet, resultat, ledar- och medarbetarskap, resursanvändning samt miljö. Vårt kvalitetsarbete har sin utgångspunkt i att valfrihet och konkurrens bidrar till kvalitetsutveckling. Förutsättningen för valfrihet är att medborgarna har möjlighet att jämföra kvaliteten mellan olika verksamhetsutövare, både i den kommunala och i den privata regin. Därför finns Väsby Jämföraren på kommunens hemsida. Verktyget presenterar på ett lättförståeligt sätt de olika verksamheternas resultat, exempelvis för förskola och grundskola, utifrån föräldrars prioriterade frågor, kundundersökningar och Skolverkets statistik. Väsby Jämföraren presenterar jämförelser och utvärderingar gällande kommunens verksamhetsutövare inom exempelvis barnomsorg, grundskola och hemtjänst. Här kan du till exempel jämföra resultatet för Väsbys barnomsorg baserat på olika kundundersökningar. Du kan välja att titta på ett eller flera frågeområden åt gången eller se diagram över det sammanlagda resultatet. 10

Framtiden tillhör dem som tror på sina drömmars värde. Eleanor Roosevelt

alla har en viktig roll För att kunna ge väsbyborna bästa möjliga service inom givna ekonomiska förutsättningar är medarbetarskapet en avgörande faktor. Det är i mötet med kunden som kvalitet skapas. Alla chefer, ledare och medarbetare är en del av en helhet och ska självfallet arbeta för att tillvarata effekterna och strukturen som ett ledningssystem skapar. Väsbybon uttrycker sin vilja vid valet till kommunfullmäktige men också via sina val av utförare, sina svar på kund- och medborgarenkäter och sitt deltagande i olika dialogforum. Kommunledningen får därmed en uppfattning om vilken inriktning och vilka mål verksamheten har att uppnå, hur kvaliteten på de kommunalt finansierade verksamheterna ska utvecklas samt hur ett framtida utbud av tjänster ska utformas. Politikern säkerställer att målen är förankrade och uppfylls. En central uppgift är att åstadkomma balans mellan målen och de tillgängliga resurserna. Utföraren Genom att tillgodose kundernas behov och sätta egna resultatnivåer arbetar alla utförare, både i privat och i egen regi, för att erbjuda väsbyborna förstklassiga välfärdstjänster. Chefen inom den kommunala organisationen leder laget och driver den löpande verksamheten. medarbetaren är en del av och en representant för hela Upplands Väsby kommun. Genom ett professionellt bemötande, mot såväl kunder som kollegor, skapas förutsättning för nöjda kunder. Samverkan Ett gott och verksamhetsanpassat samspel mellan arbetsgivare och arbetstagarorganisationer är en naturlig del av ett fungerande ledningssystem. 13

top gun eller en i ledet Alla som arbetar för väsbyborna är en viktig del av vår gemensamma utveckling. Den förändringsresa som kommunen genomför är beroende av engagerade och ansvarstagande medarbetare. Du gör skillnad! Som chef är det viktigt att leda medarbetarna genom att lyssna, uppmuntra och skapa förutsättningar för att alla ska kunna fullgöra sina uppdrag. Att säkerställa dina egna förmågor, se helheten och låta dig själv ledas är självfallet också betydelsefullt. Som medarbetare deltar du aktivt i verksamhetens utveckling i ditt dagliga arbete. Här fyller vårt ledningssystem en viktig uppgift. Det ger oss ett helhetsperspektiv så att vi ser hur vårt arbete påverkar andra. Genom att bemöta kollegor på samma professionella sätt som kommunens kunder, medarbetare och samarbetspartners skapar du förutsättningar för att ge väsbyborna en service av hög kvalitet. En stolt och deltagande person som ser sin viktiga roll i helheten är en god ambassadör för varumärket Väsby. Tillsammans skapar vi framgång. 14

väsbybornas behov styr målen KF Kommunfullmäktige anger inriktningen för all kommunalt finansierad verksamhet i övergripande mål, med utgångspunkt från vision och program. Ledningssystemet stärker kopplingen och skapar en röd tråd mellan kommunfullmäktiges övergripande mål, nämndmål och verksamheternas mål. Måluppfyllelsen kan därmed enkelt följas upp genom olika nyckeltal som mäter kvalitet och effektivitet. KUND SAMHÄLLE OCH MILJÖ MEDARBETARE EKONOMI För att säkerställa att verksamheterna når sina mål ställs höga krav på dialog, tydliga överenskommelser och en sammanhållen målstyrning genom hela organisationen. Målstyrningen beskrivs i fyra olika perspektiv; kund, samhälle och miljö, medarbetare samt ekonomi. Perspektiven fastställs av kommunfullmäktige och gäller i flera år. Ledningssystemet utgår från kommunfullmäktiges övergripande mål som beskrivs i perspektiven: kund, samhälle & miljö, medarbetare och ekonomi. Systemet sätter fokus på resultat och anpassas efter mångfalden av utförare som levererar välfärdstjänster till väsbyborna. UTFÖRARE Nämnderna har i uppdrag att omsätta kommunfullmäktiges flerårsplaner till egna verksamhetsplaner med budget och styrkort. Planerings- och uppföljningsarbetet sker i dialog med dessa och följer tidplanen i årskalendariet. Bilden till höger: Företagsparken InfraCity är en av många representanter från det lokala näringslivet som samarbetar med kommunen för att minska den gemensamma klimatpåverkan. Målet är att 50 företag ska ha tecknat Klimatavtal Väsby 2012. 16

VÅRA ÖVERGRIPANDE MÅL Kommunfullmäktige anger övergripande mål som omfattar hela den kommunalt finansierade verksamheten. För perioden 2012 2014 gäller följande tio övergripande mål i de fyra perspektiven: Kund: Väsbybon ska uppleva att kommunen och de tjänster kommunen finansierar har god tillgänglighet, inbjuder till delaktighet och att alla får ett respektfullt bemötande. Utbudet av välfärdstjänster ska präglas av valfrihet och mångfald av utförare. Kommunen ska genom de kommunalt finansierade tjänsterna erbjuda en god lärmiljö som stimulerar till ett livslångt lärande, vilket ska leda till att förutsättningarna för sysselsättning och arbete åt alla ökar. Kommunen ska erbjuda ett tryggt samhälle med goda uppväxt- och levnadsvillkor och förutsättningar för en god hälsa. Miljö & samhälle Genom en hållbar tillväxt ska fler människor vilja bo och verka här. Upplands Väsby ska visa vägen till ett hållbart samhälle. Kommunen ska vara ett föredöme inom miljöområdet genom att bedriva ett systematiskt miljöarbete som leder till ett hållbart samhälle. Upplands Väsby ska minska sin klimatpåverkan genom ett fördjupat samarbete mellan kommunen, medborgare, företagare och andra aktörer. Medarbetare Kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare med stolta medarbetare. Ekonomi Kommunens ekonomiska resultat ska över en budgetperiod genomsnittligt uppgå till 2 procent. Kommunalt finansierade tjänster ska hålla hög kvalitet och utföras på ett effektivt sätt.

OMVÄRLDSANALYS KUND KVALITET SAMHÄLLE OCH MILJÖ MEDARBETARE MILJÖ EKONOMI UTFÖRARE Genom att integrera kommunens kvalitets- och miljöarbete i ledningssystemet kan organisationen arbeta enhetligt för att nå kommunens övergripande mål. Alla verksamheter analyserar vad som händer i omvärlden för att skapa förutsättningar för en god samhällsutveckling.

system med helhetssyn Ledningssystemet omfattar förutom målstyrningen även kommunens kvalitets- och miljöarbete samt omvärldsanalys. Det ger oss en heltäckande styrprocess för verksamhetsplanering och uppföljning samt säkerställer en god ekonomisk hushållning. För att underlätta vårt arbete med ledningssystemet använder vi oss av flera olika IT-verktyg. Vårt kvalitetsarbete har som utgångspunkt att valfrihet och konkurrens stimulerar kvalitetsutveckling. Genom att integrera kvalitetsarbetet i ledningssystemet med nyckeltal som mäter kundnöjdhet, kvalitet och effektivitet, kan vi enkelt följa upp varje enskild utförare och säkerställa att eventuella brister identifieras och åtgärdas. Miljöledningssystemet säkerställer att vi arbetar långsiktigt hållbart med viktiga miljömål i hela vår organisation. Genom att integrera miljöarbete med ledningssystemet kan vi identifiera och arbeta effektivt med de frågor som har den största miljöpåverkan i vår verksamhet. Vår målsättning är att vara ett föredöme inom miljöområdet. Hela den kommunala koncernen är miljöcertifierad enligt ISO 14001. Omvärldsanalys Varje organisation har en omvärld att förhålla sig till så även en kommun. En omvärld som förändras i allt snabbare takt. Hur vill människor bo i framtiden? Vad händer på miljöområdet? Vad menar kommande generation är en god arbetsgivare? Vad händer inom näringslivet? Genom att integrera en strategisk och systematisk omvärldsanalys i ledningssystemet kan vi på ett bättre sätt ta fram strategier för de förändringar vi har att möta. Lika strukturerat som kommunen gör ekonomiska rapporter, redovisas händelser i omvärlden som bedöms ha betydelse för kommunen tillsammans med strategier för att möta dessa. Omvärldsanalysen har sin grund i kommunfullmäktiges fyra perspektiv. Lär och förbättra Planera förbättringar utfall KUNDER behov KUNDER tillfredsställelse Följ upp förändringarna Genomför förändringar 19

verktyg för delaktighet För att förenkla och effektivisera hanteringen av ledningssystemet har vi ett webbaserat verktyg, som anpassats till olika utförares behov. Systemet är öppet för alla. Var och en kan följa utvecklingen av mål och resultat. Det finns flera fördelar med öppenhet och transparens. Alla görs delaktiga i arbetet med kommunens mål och resultat. Det leder till god förankring och fler idéer och förslag på förbättringar i verksamheten. Goda exempel på verksamheter som väl uppfyller sina mål lyfts fram på ett tydligt sätt och framgångsreceptet kan spridas. Med utgångspunkt i kommunfullmäktiges övergripande mål inom de fyra perspektiven formulerar nämnder och kontor tillsammans sina respektive nämndmål och tillhörande nyckeltal. Konkreta verksamhetsmål formuleras av de ledare och medarbetare som arbetar närmast kunderna. Till verksamhetsmålen ska även nyckeltal och handlingsplaner kopplas. Verktyget ger en överblick över hela organisationens målsättningar på alla nivåer. En röd tråd tydliggör kopplingen från perspektiven via övergripande fullmäktigemål och nämndmål till verksamhetsmål, nyckeltal och handlingsplaner. Verksamheternas resultat kan därefter enkelt följas upp mot de uppsatta målen. Det ger ett bra underlag för alla att kunna analysera och vidareutveckla våra verksamheter. 20

Kommunfullmäktiges mål: Beskriver på en övergripande nivå inriktningen för arbetet de kommande 3 4 åren. Verksamhetsmål: Alla verksamheter konkretiserar egna mål med utgångspunkt från nämndmålen. Perspektiv: Målstyrningen fastställs av kommunfullmäktige och beskrivs i de fyra perspektiven; kund, samhälle & miljö, medarbetare och ekonomi. Nyckeltal: Ett redskap för att kunna bedöma i vilken grad målet har uppnåtts. Nämndmål: Alla nämnder konkretiserar egna mål med utgångspunkt från kommunfullmäktiges övergripande mål. Handlingsplan: Redovisar de aktiviteter som ska genomföras för att uppnå målet, tidsplan samt vem som är ansvarig. 21

organisation Organisationen säkerställer att rätt åtgärder vidtas med utgångspunkt från väsbybornas vilja. Rollerna och kopplingen till den politiska viljan är tydlig, vilket gör att vi får en effektivare process med kortare beslutsvägar. Kommunfullmäktige/Kommunstyrelsen ställer de övergripande politiska kraven. Kundvalsnämnderna via Kundvalskontoret säkerställer finansiering och följer upp verksamheten. ÄGARE KF/KS För att skapa konkurrensneutralitet mellan kommunala och externa utförare håller vi isär den övergripande tillsynen och finansieringen från utförandet av verksamheten. Det ger oss möjlighet att tillgodose väsbybornas krav på mångfald och valfrihet. KUNDVAL NÄMNDER UTFÖRARE interna och externa 22

årskalendarium Arbetet med att planera och följa upp mål, riktlinjer och resursfördelning för verksamheten i kommunen pågår året runt. Kommunfullmäktiges flerårsplan med budget är det centrala styrdokumentet. Budget och planering Kommunfullmäktige fastställer varje år i juni en flerårsplan med budget för de tre kommande åren. Den omfattar övergripande mål och uppdrag för att uppnå god hushållning. Då fastställs även den kommunala skattesatsen. I flerårsplanen anges de ekonomiska resurserna för varje nämnd. Utifrån detta gör nämnderna under hösten sina verksamhetsplaner där man redovisar sina nämndmål, nyckeltal och handlingsplaner för att uppnå de övergripande målen. VERKSAMHETS- PLAN MED BUDGET OKT SEP NOV månadsrapporter med uppföljning hela året Sammanställning av Årsredovisning FEB MAR APR ÅRSREDOVISNING Uppföljning och årsredovisning Uppföljning av kommunfullmäktiges övergripande mål och nyckeltal samt ekonomi, sker i dialog med styrelser, nämnder och utskott, enligt ledningssystemets struktur. Uppföljningen sker kontinuerligt och presenteras i månadsrapporter, delårsrapporter och årsredovisning enligt det årshjul kommunstyrelsen fastställt. DELÅRSRAPPORT 2 AUG JUL JUN MAJ DELÅRSRAPPORT 1 FLERÅRSPLAN MED BUDGET 25

vinster med ledningssystemet Säkerställer att rätt åtgärder genomförs utifrån väsbybornas uttalade vilja. Tydliggör kopplingen från övergripande fullmäktigemål och nämndmål till verksamhetsmål, nyckeltal och handlingsplaner. Förstärker sambandet mellan kvalitet och effektivitet och utgör underlag för kontinuerliga förbättringar. Ger tydligare styrning i färre frågor. Spelregler vi följer för att garantera att dessa vinster uppstår kan sammanfattas i följande punkter: God hushållning Konkurrensneutralitet Öppenhet och transparens i ekonomiska underlag Resultatstyrning för ökad kvalitet och effektivitet. Sätter fokus på vad utförarna åstadkommer med tilldelade resurser. Stärker och utvecklar ledarskapet. Möjliggör delegering av ansvar och befogenheter som leder till ett ökat engagemang. 26

Om du inte vet vart du ska gå, spelar det ingen roll vilken väg du väljer. Citat från Alice i Underlandet skriven av Lewis Carroll

U P P L A N D S V Ä S B Y K O M M U N K L K 2 0 11-0 9-2 3 C O N T A C T O R U P V Ä 0 3 3 9 Om man fortsätter göra som man alltid gjort kommer man fortsätta få det man alltid fått. För att utvecklas måste man göra på ett annat sätt. Upplands Väsby kommun 194 80 Upplands Väsby telefon 08-590 970 00 besöksadress: Dragonvägen 86 Väsby centrum upplands.vasby.kommun@ upplandsvasby.se www.upplandsvasby.se