Översikt kvalificerat inköp Introduktion Operativt inköp Taktiskt inköp Strategiskt inköp Korta teoripass / grupp-arbeten eller diskussioner
Utbildning Diplomerad FöretagarMentor Projektledning vid Stockholms Universitet Ledarskapsutbildning Ericsson Inköpsekonom IHM Karriär Egen företagare Addtech AB Ericsson Radio ABB Hafo Würth Uppdragsexempel Svenska Retursystem Föreläsare YH utbildning Inköp Förhandlingsteknik Projektinköp Holmen Paper Kassalikviditet Tekniska översättningar Anders Eriksson anders.eriksson@effso.se www.gaetrading.se 070 265 2990
Kurslitteratur: Inköp och Supply Chain Management. A van Weele (ISBN 978-91-44-07427-6) Kompendium Inköp är roligt Informativa hemsidor: www.effso.se (Effso Toolbox) http://www.arjanvanweele.com www.silf.se Kurslitteratur
Referenslitteratur Avtalsrätten - en introduktion Ramberg ISBN: 978-91-39-20509-8 Professionellt Inköp L.E, Gadde. H, Håkansson ISBN: 978-91-44-00692-5 Category Management in Purchasing, Jonathan O Brian ISBN 978-0-7494-5257-5
Vad är inköp? Lekmannainköp Pengarna bränner i fickan Hitta leverantör Hitta produkt Skapa behov Köp Professionellt inköp Identifiera behov Kravställ produkt Analysera leverantörsmarknad Budgetera Upphandla
Definition av inköp: Inköp täcker alla aktiviteter som bidrar till att företaget mottar en externfaktura Styrning av företagets externa resurser på ett sådant sätt att leveranser av alla varor, tjänster, förmågor och all kunskap som är nödvändig för att driva, underhålla och styra företagets primära och stödjande aktiviteter säkras på ett så fördelaktigt sätt som möjligt Arjan Van Weele
Rätt produkt Rätt tid Rätt pris Rätt kvalitet Rätt plats Rätt kvantitet genom att ha rätt leverantör
Sju typfall av inköp 1. Utrustning 2. Komponenter 3. Råvaror och material 4. Förnödenheter 5. Tjänster 6. Utveckling 7. Retail/Trading återförsäljning
Begrepp CSR EOQ IPO MPS MRO BOM OEM RFQ Corporate Social Responsibility Economic Order Quantity International Purchasing Office Master Production Scheduling Maintenance Repair and Operating supplies Bill of Materials Original Equipment Manufacturer Request For Quotation
INKÖPSORGANISATIONEN
Inköp horisont En tankemodell är att se på tidsfaktorn: Operativt 0-0,5 år Taktiskt 0,5-2 år Strategiskt 2 år >
Organisationsstruktur inköp Ledningsgrupp Koncerninköp Koncernstab Division A Division B Division C Inköp Produktion Marknad / försäljning Inköp Produktion Marknad / försäljning Inköp Produktion Marknad / försäljning Hierarkisk struktur Funktionell struktur Centraliserad / decentraliserad inköpsstruktur (exempel)
Organisationsstruktur inköp Fördelar och nackdelar med decentraliserat inköp Fördelar Direkt ansvar för de operativa bolagen Stark kundorientering gentemot den interna mottagaren Mindre byråkratiska inköpsprocedurer och större operativ flexibilitet Mindre friktion tack vare samordning Direkt kommunikation med leverantörer Nackdelar Utspridd köpkraft, brist på skalfördelar Inte enhetlig behandling av leverantörer Utspridda leverantörsmarknadsundersökningar Begränsade möjligheter att bygga särskild expertis för inköp, leverantörsmarknader Olika kommersiella inköpsvillkor hos de olika operativa bolagen
Organisationsstrukturer Strukturer för företag uppdelade på flera enheter Decentraliserat inköp: Affärsenheten är ansvarig för alla inköpsbeslut Stabs/linjeorganisation: både koncerninköp och inköp inom affärsenheten finns parallellt och delar upp ansvar och aktiviteter mellan sig Centraliserat inköp: central inköpsavdelning som är ansvarig för strategiska och taktiska inköpsbeslut Hybridstruktur: kombination av de tre föregående strukturerna med syfte att kombinera gemensamma behov mellan verksamhetsenheterna. Det finns olika sorters samordning: Frivillig koordinering, Inköpsledare och Ledande designkoncept Tvärfunktionella sourcingteam: kontraktering sker centralt genom ett sortimentsteam. Men, alla operativa inköpsaktiviteter är decentraliserade.
Inköps roll i värdekedjan Stödaktiviteter Företagets infrastruktur Förvaltning av humankapital Teknikutveckling Inköp / anskaffning Inkommande logistik Verksamhet Drift Utgående logistik Marknadsföring & försäljning Service Primära aktiviteter Avritad från Porter, 1985
Purchasing 3 tasks Materials cost reduction: - Purchasing savings - Doing more with less - Agressive sourcing - Contract management Cost Value 1 2 Risk Value improvement: - Business orientation - Improving customer value proposition - ESI in NPD - Alliance management Risk management: - Single vs multiple sourcing - Performance based contracting - Buyer dependence - Supplier dependence - Financial position - Proprietary knowledge Traditional agenda of procurement is gradually changing Source: A van Weele,
Inköpsrollen Technical dimension Determine specifications Audit suppliers quality Value analysis Quality Control Supplier selection Draw up contract Commercial dimension Supply market research Supplier visits Requests for quotations Evaluate quotations Negotiations with suppliers Purchasing function Logistical dimension Optimisation ordering policy Order expediting / follow-up Incoming inspection Monitoring delivery reliability Administrative dimension Order handling, expediting and filing Checking supplier invoices Checking payments to supplier
Operativt inköp Orderläggning Leveransbevakning Problemhantering avseende fakturor, fel och brister Bevakning av leverans- och leverantörsutfall
Taktiskt inköp Omförhandling/tecknande av ramavtal på årsbasis Program för konstruktionsförbättringar eller standardisering Leverantörsutvärdering med syfte att förbättra kvaliteten Program för minskning av leverantörsbasen Program för leverantörsutveckling
Strategiskt inköp Utformning av olika typer av policys Utformning av anskaffningsprocesser Utformning av arbetsbeskrivningar Utveckling av system för leverantörsutveckling Beslut om upphandlingar, outsourcingaktiviteter, investeringar Upphandling/tecknande av långtidsavtal, partnerskapsavtal etc Sortiments- och leverantörsstrategier
Role of Procurement Sales is absolutely necessary for business Sales gives a profit opportunity Sales is in focus in most businesses Sales can also create problems and losses Sales increase means at best 10 % bottom line impact Procurement brings profit to business
Role of Procurement A van Weele Cost (cost reduction) Value (end customer value creation) Risk (Risk Management) Björn Axelsson Rationalization role (cost reduction) Developing role (end customer value creation) Structure role (Impact on supplier market)
Grupparbete Fördela arbetsuppgifterna mellan operativt, taktiskt och strategiskt inköp (märk respektive arbetsuppgift med O, T eller S) Gemensam redovisning på whiteboard
Utarbetar inköpspolicy Förhandlar globalt ramavtal Väljer leverantör i projekt Beställer produkter löpande Diskuterar statistik med leverantörer Diskuterar logistik med interna enheter Hanterar avvikelser i kvalité o leveranser Hanterar övrig admin runt leveranser Skickar ut offertförfrågan Förhandling med leverantörer Leverantörsmarknads undersökning Leverantörsutveckling Fakturor och reklamationer Kvalitetskontroll av leveranser Deltar i framtagande av produktspecifikationer Tar fram o presenterar statistik Upprättar och hanterar avtal
Inköpsprocessen Definiera specifikationen Leverantörsval Kontraktsskrivning Orderläggning Leveransbevakning Utvärdering Uppföljning Inköps roll Element - Samla in specifikationen - - - Funktionell specifikation Tekniska förändringar Ta leverantörs konstruktionskunskaper till - Säkerställ att rätt leverantörs väljs -Förkvalificering av leverantörer - Anbudsbegäran -Förbereda -kontrakt -Kompetens inom förhandling - Expertis inom kontraktering - Etablera orderrutin - Utveckla orderrutiner - Orderhantering -Etablera rutiner för orderbevakning -Leveransbevakning - Problemlösning -Leverantörsutvärdering - Klara ut kontraktsproblem -Leverantörs värdering Dokument - - Funktionell specifikation Kontroll av nomer/specar. Förslag på leverantörsval Kontrakt Order Källa: A.J. Van Weele sid 68 Lista över förseningar - Värderingsplan -Leverantörsprofiler -Leverantörsvärdering
Inköpsprocesser Strategiskt inköp Långt tidsperspektiv Taktiskt inköp Medellångt tidsperspektiv Operativt inköp Kort tidsperspektiv Styrprocess Utvecklingsprocess Kategoristyrningsprocess Upphandlingsprocesser Omförhandlingsprocesser Kontraktshanteringsprocesser Leverantörsutvecklingsprocesser Avropsprocesser Leveransprocesser Betalningsprocesser Kvalitetssäkringsprocesser Mätprocesser Kontinuerlig mätning och rapportering
Logistik kontra inköp Logistik Från leverantör till kund Produkter till slutkund Inkommande och utgående Koncept och flöden Aktivitets drivet Inköp Från leverantör till kund Produkter till slutkund Inkommande MRO s Investeringar Värde drivet (när optimalt)
Inköparens kontaktmönster Håkansson & Wootz 1978 Kontakt med leverantör som procentuell del av total arbetstid: Kontakt med leverantör 21 % Kontakt internt 45 % Annat arbete (utan kontakt) 34 %
Kommunikation med leverantör Köpare Offertförfrågan Offert Beställning Ordererkännande Orderändring Leveransplan - JIT Faktura Leveransbesked Lager rapporter Pris/artikeldata Betalning/kontoställning Kommersiell tvist Säljare Administrativt utbyte av information
Inköps kontaktytor internt Planering Logistik Marknad Försäljning Transport / skeppning Produktion och lager Ekonomi Internleverantörer Produktutveckling (viktigt och ofta ett eftersatt) Kvalitet Ledningsgrupp
Ny utveckling inom inköp 1. Säljarmarknad Köparmarknad 2. Ökande tryck på försäljningspriser och marginaler leder till: Hävstångsstrategier för inköp och försörjning Global sourcing Leverantörsintegration Tidig leverantörsinvolvering vid nyproduktutveckling Ömsesidighetsavtal och motköpsavtal Företagens sociala ansvar och affärsmässighet
Modell för utveckling av inköp CENTRALSTYRT Resultateffektivitet/ Ackumulerade besparingar Allmännyttiga företag DECENTRALISERAT Bygg FUNKTIONELLT FOKUS Konsumentelektronik Telekommunikation Livsmedel och dryck Finansiella tjänster Läkemedel Detaljhandel TVÄRFUNKTIONELLT FOKUS Datorer /PC Bilindustri Transaktionell orientering Kommersiell orientering Koordinerat inköp Intern integration Extern Integration Integration av värdekedjan tid Fokus Betjäna fabriken Sänk kostnader Besparingar genom synergi Totala ägandekostnaderna Optimering av försörjningskedjan Total kundtillfredsställelse
TRENDS in Procurement Integration in the company business (Closer to business) Procurement interacting with top management Top Mgt New insights and new demands Interfere in the supplier markets Proactive Value creation
TRENDS in Procurement Risk Management CSR incl. Global Warming Supplier development Global perspective Logistics integration Low cost trade/sourcing (Best Cost) Long AND short term views Strategic approach
Trender