Granskning av årsredovisning Utbildningsnämnden

Revisionsrapport Granskning av årsredovisning Utbildningsnämnden Halmstads kommun 2009-04-07 Inger Andersson Carl-Magnus Stensson

Innehållsförteckning 1 Sammanfattande synpunkter...1 2 Inledning...2 3 Verksamhetsmål...2 3.1 Nyckeltal...3 4 Årets resultat...4 5 Budgetuppföljning och prognoser...7 5.1 Prognoser på verksamhetsnivå...10 6 Investeringar...11 7 Balansposter...12 8 Internkontrollplan...12 9 Övrigt...14 9.1 Restaurangskolan Sturegymnasiet...14 9.2 Städavtal...14

1 Sammanfattande synpunkter Vi bedömer att årsredovisningen i all väsentlighet redogör för utfallet av verksamheten och den ekonomiska ställningen. Årsredovisningen uppfyller i allt väsentligt kraven på rättvisande räkenskaper och är upprättad enligt god redovisningssed. Utbildningsnämndens resultat för 2008 uppgår till minus 4,7 mkr att jämföra med minus 10,7 mkr 2007. Inom nämndens ansvarsområde finns i likhet med föregående år stora avvikelser. Gymnasieskolan redovisar ett underskott gentemot budget med 8,1 mkr (- 14,3 mkr 2007) medan däremot både vuxenutbildningen och uppdragsutbildningen redovisar budgetöverskott om 3,3 mkr (4,8 mkr) respektive 0,2 mkr (-1,3 mkr). Tar gymnasieskolan hänsyn till budgetomdisponering och intäkter av jämförelsestörande art under året, uppgår verksamhetens resultat istället till -14,5 mkr. Vi ser med oro på detta och anser att åtgärder måste göras. Vi kan konstatera att nämndens målområden är kunskap, demokrati och hälsa. Anmärkningsvärt är att ekonomi inte omfattas av särskilt målområde med tanke på nämndens ekonomiska situation. Vidare anser vi att nämnden bör sätta upp fastställda budgetmål för respektive mål detta för att tydligt bedöma om man uppnått målet eller inte. Nettokostnaderna per elev vid Sannarpsgymnasiet och IV-programmet (ex Asperger elever) ökat med 9 % respektive 40 % jämfört med 2007. Redan vid årets första prognos baserad på februari månads redovisning prognostiserades ett underskott om 19,8 mkr. I mars månad presenterade Utbildningsnämnden ett åtgärdsprogram med kostnadsminskning om 9,2 mkr. Under året har prognoserna varierat från att som mest i augusti uppgå till ett underskott om närmare 16 mkr för att i december vara nere i minus 3. Vi uppfattar att Utbildningsnämnden brister i sin kontroll av ekonomin. Vi ser det som ytterst angeläget att den ekonomiska uppföljningen och prognosarbetet förbättras. I de fall ett underskott väntas måste åtgärder vidtas för att få en ekonomi i balans. Beträffande Utbildningsnämndens verksamhetsberättelse uppfattar vi denna som informativ. Redogörelsen visar på vilket sätt skolorna arbetar med att leva upp till målen. Målen är dock inte relaterade till några ekonomiska värden. För att utveckla förutsättningarna för att få en god ekonomisk hushållning behöver sambandet mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter förbättras. Sannarpsgymnasiet har bokfört 0,2 mkr avseende utbildningskostnader som investering. Vi anser inte att utbildningskostnader ska hanteras som en investering utan istället bokföras som en driftkostnad. Detta medför att resultatet istället skulle vara 0,2 mkr 1

sämre. Vidare har vi ytterligare noterat att vissa inköp av mindre belopp har redovisats som investeringar, syftet kan ifrågasättas. Vi rekommenderar att en översyn av investeringsrutinerna bör ske. Vid avstämning gentemot Utbildningsnämndens internkontrollplan kan vi konstatera att kontroller har skett vid fyra av nämndens fem kontrollmoment. Kontrollmoment avseende personal har påbörjats men ej slutfört, vilket förklaras som tidsbrist. Vi ser allvarligt på att rutinerna för interkommunala intäkter och bidrag till fristående gymnasieskolor brister. 2 Inledning Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av Halmstads kommuns revisorer granskat Utbildningsnämndens verksamhetsberättelse (årsredovisning) för 2008. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2008 har således bl a Utbildningsnämnden valts ut. Utbildningsnämnden ansvarar för gymnasieskolan, kommunal vuxenutbildning och uppdragsutbildning. Revisorerna har bl a till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. Rapporten är sakgranskad av berörda personer. 3 Verksamhetsmål Fr o m 1 december 2004 har kommunallagen kompletterats med föreskrifter som förtydligar synen på god ekonomisk hushållning i kommunal verksamhet. Förändringen innebär bl a kommunen skall ta fram särskilda mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning. För att skapa förutsättningar för att få en god ekonomisk hushållning måste det finnas ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. Detta säkerställer en kostnadseffektiv och ändamålsenlig verksamhet. För att åstadkomma detta krävs bl a en utvecklad planering med framförhållning och beredskap, tydliga och mätbara mål samt en rättvisande och tillförlitlig redovisning som ger information om avvikelser gentemot uppställda mål. Vidare behövs resultatanalyser och kontroller som utvisar hur 2

verksamhetens prestationer och kvalitet motsvarar uppställda mål samt en effektiv organisation som säkerställer måluppfyllelsen. Fullmäktige har inte uttalat någon målsättning om god ekonomisk hushållning ur ett verksamhetsperspektiv. Enligt stadskontorets anvisningar för bokslut 2008 skall underlaget till årsredovisningen bland annat bestå av kortfattad beskrivning av verksamheten ur ett medborgarperspektiv, en beskrivning av målen för nämndens verksamhet samt hur de har uppfyllts och jämställdhetsfrågor. Nämnderna ska särskilt lyfta fram medborgarperspektivet, kvalitetsmått för medborgarperspektivet samt kommentera dessa. Vidare ska nyckeltalen kommenteras genom att de kopplas till budgeterade mål. Utbildningsnämnden har tre prioriterade målområden: kunskap, demokrati och hälsa. Verksamhetsberättelsen redovisar på en övergripande nivå kort vad som innefattas av respektive målområde samt för underliggande mål vilka åtgärder som vidtagits under året. För en del underliggande mål redovisas även resultat. Verksamhetsberättelsen innehåller även verksamhetsberättelse för respektive enhet. Även häri beskrivs de prioriterade målen. Revisionell bedömning Vi uppfattar Utbildningsnämndens verksamhetsberättelse som informativ. Redogörelsen visar på vilket sätt skolorna arbetar med att leva upp till målen. Vi saknar dock att målen inte är relaterade till några ekonomiska värden. Överensstämmelse med stadskontorets anvisningar brister. Vi har även tagit del av Utbildningsnämndens material som översänts till stadskontoret och ser även här en utveckling bör ske för att bättre svara upp mot direktiven. 3.1 Nyckeltal Nämnden redovisar i verksamhetsberättelsen för 2008 ett antal målområden kunskap, demokrati och hälsa. När det gäller nyckeltal inom området kunskaper redovisas den procentuella andelen avgångselever som är högskolebehöriga respektive hur många som saknar slutbetyg. Båda nyckeltalen redovisar en negativ utveckling sedan vt 2007. Förklaring som ges är att förändringen är för liten för att dra slutsatser. Kommande år får utvisa om det är en neråtgående trend eller bara en avvikelse. Halmstads gymnasieskola ligger enligt uppgift väl över genomsnittet i jämförbara kommungrupper. Under rubriken hälsa redovisas antalet registrerade sjukdagar totalt och per anställd. Målet är satt till max tio dagar per anställd och år. Antalet sjukdagar minskade från 11,7 dagar 2007 till 9,9 dagar 2008, målet är uppnått. Vidare redovisas elevers arbetsmiljö. Ur elevhälsobokslutet 2007/2008 svarade 5 % av pojkarna respektive 10 % av flickorna i 3

årskurs 1 att de alltid är stressade av skolarbetet. Året innan var resultatet 3 % respektive 7 %. Under rubriken demokrati redovisas bland annat att eleverna ska ha inflyttande över vardagsarbetet i skolan, undervisningen och utbildningen. Vidare redovisas att ungdomar ska ha lust och förutsättningar att aktivt delta i skolornas och kommunens organ för ungdomsinflyttande. Vi har under granskningen fått redovisat för oss kostnader per elev per gymnasieskola, vilket redovisas nedan. Under 2007 börjar Asperger-elever vid IV-programmet, vilket medför högre kostnader. Kostnad per skola 2006 2007 2008 Vuxenutbildningen 35 199 35 996 38 383 IV-program 51404* 86 053 120 025 Sture 75 187 80 598 84 594 Sannarp 76 227 75 274 82 363 Kattegatt 81 941 90 549 91 686 Totalt Gym.skolan 78 112 82 410 83 798 * Avser 5 månader Revisionell bedömning Vi anser att nyckeltal är ett bra verktyg att använda sig av för att jämföra sin verksamhet med andra och över tid. Vi kan konstatera att nämndens målområden är kunskap, demokrati och hälsa. Anmärkningsvärt är att ekonomi inte omfattas av särskilt målområde med tanke på nämndens ekonomiska situation. Dock har vi fått redovisat för oss att nämnden ska ha en ekonomi i balans 2011. Vidare anser vi att nämnden bör sätta upp fastställda budgetmål för respektive mål detta för att tydligt bedöma om man uppnått målet eller inte. Nettokostnaderna per elev vid Sannarpsgymnasiet och IV-programmet (ex Asperger elever) har ökat med 9 % respektive 40 % jämfört med 2007. IV-programmets kostnadsökning beror främst på flytt till dyrare lokaler och högre kapitalkostnader. Kostnadsökning avseende Sannarpsgymnasiets förklaras främst av att särskolverksamheten under 2007 flyttade till Sannarpsgymnasiets. 4 Årets resultat Utbildningsnämndens resultat, är liksom budget, fördelat på tre verksamheter: verksamhet 651 Gymnasieskola, 661 Komvux och 669 Uppdragsutbildning. Gymnasieskolan redovisar i likhet med föregående år på underskott gentemot budget, 8,3 mkr. Vuxenutbildningen däremot redovisar ett överskott med 3,3 mkr och 4

uppdragsutbildningen närmare 0,2 mkr gentemot budget. Totalt för Utbildningsnämnden redovisas således en nettoavvikelse mot budget med -4,7 mkr. Verksamhet Bokslut Bokslut Budget Bokslut Avvikelse Resultat- 2006 2007 2008 2008 2008 balansering Gymnasieskola 342,8 363,7 371,5 379,6-8,1 0,2 Vuxenutbildning 22,3 40,3 40,9 37,7 3,2 3,2 Uppdragsutbildning -0.1-0,4-1,8-1,9 0,2 0,2 Summa: 365,1 403,6 410,7 415,4-4,7 3,6 Belopp i mkr. I november 2008 beslutade fullmäktige om en omdisponering om 2 mkr från Vuxenutbildningen till Gymnasieskolan. Vidare gavs ett tilläggsanslag om 1,5 mkr för länsrättsdom avseende ökade kostnader för friskolor. Från Barn- och ungdomsnämnden erhölls 750 tkr för överflyttning av ansvar för Lummerelever. Ovanstående gav Gymnasieskolan en budgetförstärkning om 4 250 tkr. Intäkterna blev 11,6 mkr högre än budgeterat för verksamhet Gymnasieskolan. Majoriteten av dessa (8,4 mkr) återfinns på Nämnd och Utbildningskansli. Interkommunala intäkter svarade för majoriteten 6,1 mkr. Resterande överskott om 2,3 mkr kommenteras ej. Av underliggande material framgår att Kattegattskolan har erhållit 2,1 mkr utöver budget (försäljning av undervisning till Plönningegymnasiet och bl a EUbidrag). Även övriga gymnasieenheter har erhållit intäkter utöver budget. Verksamhetens kostnader överskred budget med närmare 20 mkr. Orsak till underskottet på Gymnasieskolan är beroende av ett antal faktorer. Av nämndens bokslutskommentarer framgår att de största budgetavvikelserna utgörs av bidrag till friskolor 7,1 mkr, elevresor 2 mkr, bidrag till andra huvudmän 1,2 mkr och dessutom resultatbalansering från 2007 4,8 mkr. 2007 redovisades omfattande budgetavvikelser på de olika gymnasieenheterna. Som synes har här skett en avsevärd förbättring: 5

Gymnasieenhet Bokslut Bokslut Budget Bokslut Avvikelse 2006 2007 2008 2008 2008 Kattegattsgymnasiet 104,4 105,9 106,7 106 0,7 Sannarpsgymnasiet. 77,8 83 93,1 93,1 0 Sturegymnasiet 92,8 93,4 86 87,5-1,4 Klaragymnasiet 6,0 11,8 13,9 15,4-1,4 Beträffande Vuxenutbildningen anges att överskottet företrädesvis beror på minskade personalkostnader (pensionsavgångar/egen uppsägning m.m.) om 3 mkr samt 1 mkr p.g.a. inköpsstopp. Uppdragsutbildningen vinstkrav för 2008 uppgick till närmare 1,8 mkr, vilket också klarades och gav ett överskott om närmare 0,2 mkr. Under andra halvåret 2007 vidtogs besparingsåtgärder i form av minskade administrativa kostnader och lärarkostnader. Åtgärderna fick avsedd effekt 2008. Revisionell bedömning Vi kan konstatera att gymnasieskolan redovisar ett underskott om 8,1 mkr. Tas hänsyn till budgetomdisponering och intäkter av jämförelsestörande art under året, uppgår verksamhetens resultat istället till -14,5 mkr. Vi ser med oro på detta och anser att åtgärder måste göras. Under avsnittet Ekonomi i Verksamhetsberättelsen (s 10) anges: De senaste årens fokusering på utbildningsnämndens ekonomi med ett underskott, gör arbetet med att få en långsiktig och hållbar ekonomi till en av de viktigaste faktorerna som får betydelse för verksamhetens utveckling under de kommande åren. Vår bedömning är att den ekonomiska redovisningen av verksamhetsberättelsen bör förtydligas. Vi anser att den i vissa fall är svårbegriplig och ej konsekvent i jämförelser. Vi 6

har dock noterat att arbetet har omfattats av tidspress, en bättre planering och framförhållning bör ske. 5 Budgetuppföljning och prognoser När det gäller kommunens ekonomiska kontroll är budgetföljsamhet och prognossäkerhet två viktiga aspekter. Vi har tagit del av de ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Nedan redovisas prognoserna för Utbildningsnämnden. Som en jämförelse finns även redovisade prognoser för motsvarande tidpunkt 2006 och 2007. 5 0-5 -10-15 -20-25 mars april maj juni aug sept okt nov dec boksl 2008-19,8-9,7-9,3-12,4-15,7-12,8-12,8-9,1-3,2-4,7 2007-9 -13,3-15,1-15,8-15,8-12,7-13,7-12,3-11,2-10,7 2006 0-2 2,3 2 2-3,2-1,2-0,8-0,6 0,2 Redan vid årets första prognos baserad på februari månads redovisning prognostiserades ett underskott om 19,8 mkr. I mars månad presenterade Utbildningsnämnden ett åtgärdsprogram med kostnadsminskning om 9,2 mkr. Vad åtgärderna konkret består av framgick inte, men fördelades enligt nedan: Utbildningskansliet Kattegattgymnasiet Sannarpsgymnasiet Sturegymnasiet 1 160 kkr 2 000 kkr 1 000 kkr 5 000 kkr 7

Av nästkommande prognoser framgår dock att Utbildningsnämnden räknar med att åtgärderna kommer att innebära motsvarande kostnadsminskningar I Utbildningsnämndens beslut från 31 mars 2008, 27 ingick även en begäran hos Kommunfullmäktige om att erhålla full täckning för intäkter/kostnader som överstiger budgeterade nivåer avseende: a. Kostnader till de fristående gymnasieskolorna b. Kostnader till andra huvudmän c. Minskade kostnader interkommunala intäkter d. Täcka prognostiserad elevökning på Klaragymnasiet. Vidare anhöll Utbildningsnämnden hos Kommunfullmäktige om att få full momskompensation för alla friskoleelever samt att får överskrida 2008 års budget med närmare 4,8 mkr avseende resultatbalansering från 2007. Nämnden önskade täcka in 2007 års underskott i 2009 års budget. Slutligen begärde Utbildningsnämnden hos Kommunfullmäktige om att får flytta över 2 mkr från verksamhet 661 Vuxenutbildning till verksamhet 651 gymnasieskolan. Först den 27 november 2008, 115 behandlade Kommunfullmäktige ärendet och beslutade: 1 Kommunfullmäktige beslutar att medge att utbildningsnämnden för år 2008 får omdisponera 2 miljoner kronor från verksamhetsområdet vuxenutbildning till verksamhetsområdet gymnasieskola. 2 Kommunfullmäktige beslutar att ge utbildningsnämnden möjlighet att balansera eventuella underskott under en period om 3 år, från utgången av år 2008 räknat, för att år 2011 vara i ekonomisk balans. 3 Kommunfullmäktige beslutar att avslå utbildningsnämndens ej kvantifierade begäranden om tilläggsanslag och att eventuella kostnadsförändringar med anledning av förändringar i verksamheten skall behandlas vid beredning av planeringsdirektiv med budget. 4 Kommunfullmäktige beslutar att tydliggöra att den momskostnad som utbildningsnämnden erlägger med anledning av att elever väljer att gå i friskola, och som inte faktureras stadskontoret, ingår i utbildningsnämndens ram. 5 Kommunfullmäktige uppmanar utbildningsnämnden att aktivt fortsätta att arbeta med nämndens besparings- och rationaliseringsprojekt och att effekterna av arbetet redovisas 8

i samband med de månatliga ekonomirapporterna. Tidigare under året gjorde stadskontoret, efter beslut i Kommunstyrelsen den 24 juni 2008, en utredning avseende Utbildningsnämndens ekonomiska situation. Ett antal förslag till förbättringsåtgärder togs fram, bl a: Översyn av den interna budgetprocessen Registrering av gymnasieelever i elevprogrammet Extens Översyn av rutiner för budgetering av kostnad för elever utanför Halmstads gymnasieskola Undvika beslut i nämnden om nya objekt utan att finansiering är fastställd Förbättrad löpande uppföljning Hänsynstagande till kända kostandsökningar tidigt i prognosen Ekonomirapporten med helårsprognos bör kompletteras med specifikation av väsentliga poster. Slutligen betonades vikten av att det krävd starka åtgärder och ett intensivt arbete med resursfördelning för att budgeten 2009 och 2010 skall vara i balans. Nämnden har satt som mål att ha en ekonomi i balans 2011. Revisionell bedömning Som vi tidigare påtalat i vår granskning av kommunens delårsrapport så uppfattar vi stadskontorets förslag som tämligen vaga i flera fall. För att Utbildningsnämnden skall ha balans i sin ekonomi krävs betydligt kraftfullare åtgärder. Prognosen för nämnden totalt sett har, efter åtgärdsprogrammet i mars, legat på en tämligen konstant nivå fram till slutet på året. I novemberprognosen angavs en förbättring om 2,3 mkr till följd av ökade interkommunala intäkter. Ytterligare förbättringar om nästan 6 mkr redovisades i decemberprognosen. Vi uppfattar det inte som helt enkelt att se vilka poster som här åsyftas. Vi kan dock utläsa plus i form av ett tilläggsanslag om 1,5 mkr för länsrättsdom avseende ökade kostnader för friskolor och från Barn- och ungdomsnämnden nästan 0,8 mkr för överflyttning av ansvar för Lummerelever. Dessutom anges IT-kostnaderna förväntas bli 0,5 mkr lägre och att gymnasieenheterna minskat sina kostnader bl a till följd av striktare inköpsregler. Bidrag till friskolor minskades med 0,3 mkr. I bokslutet en månad senare anges dock att bidraget ökat med 2,2 mkr sedan föregående prognos. Vi ser det som ytterst angeläget att den ekonomiska uppföljningen och prognosarbetet förbättras. I de fall ett underskott väntas måste åtgärder vidtas för att få en ekonomi i balans. 9

5.1 Prognoser på verksamhetsnivå En nedbrytning av prognoserna har gjorts på verksamhetsnivå. Jämförelse har här gjorts med 2006 och 2007 års redovisade prognoser. Gymnasieskolan 5 0-5 -10-15 -20-25 mars april maj juni aug sept okt nov dec boksl 2008-19,8-19,7-11,3-14,4-17,7-16,8-16,8-13,6-6,2-8,2 2007 0-12,3-14 -14,8-14,8-12,7-13,1-13,2-13,6-14,3 2006 0-2,5 1,3 1,3 1,3-3,9-3,9-3,8-3,9-5,9 Se kommentar under avsnitt 5. Det skall uppmärksammas att i decemberprognosen har gymnasieskolan fått en budgetförstärkning om 2 mkr överföring från vuxenutbildningen. Varierad prognoskvalitet mellan enheterna råder. Vuxenutbildningen 8 6 4 2 0 mars april maj juni aug sept okt nov dec boksl 2008 0 2 2 2 2 4 4 4,5 3 3,3 2007 0 0 0 0 0 1 2 3 4 4,8 2006 0 2,2 1 1 1 1 3 4 4 7,2 10

Se kommentar under avsnitt 5. Det skall uppmärksammas att i decemberprognosen har vuxenutbildningen fått en budgetminskning om 2 mkr överföring till gymnasieskolan. Uppdragsutbildningen 2 1 0-1 -2-3 mars april maj juni aug sept okt nov dec boksl 2008 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0,2 2007 0-1 -1-1 -1-1,3-2,6-2,2-1,6 1,3 2006 0 0 0-0,3-0,3-0,3-0,3-1,1-0,7-1,1 För uppdragsutbildningen har det varit en jämn nivå under året. 6 Investeringar Utbildningsnämndens investeringsbudget för 2008 uppgick till 16,9 mkr (2007; 18,1 mkr) och totalt investerade verksamheten för 11,9 mkr (2007; 14,5 mkr), 71 % av nämndens budget. Nedan presenteras fördelning mellan verksamheten: Budget 2008 Utfall 2008 Differens 2008 %-avvikelse Kansli 0,8 0,2 0,6 22% Kattegattsgymnasiet 6,1 3,7 2,5 60% Sannarpsgymnasiet 3,9 2,8 1,1 71% Sturegymnasiet 3,4 2,8 0,6 81% Individuella progr ammet -0,6 0,2-0,8 - Vuxenutbildning 1,1 1,1 0,0 100% Uppdragsutbildningen 2,3 1,3 1,0 57% Totalt 17,0 11,9 5,0 71% Kansliet har under året endast förbrukat 22 % av sin investeringsbudget, vilket främst är inköp av möbler. Vuxenutbildningen har under året främst investerat i datorutrustning och möbler till arbetsrum och klassrum. Uppdragsutbildningens investeringar under året uppgick till 1,3 mkr där inköp av buss till yrkesförarutbildningen svarade för 1,2 mkr. 11

Kattegattsgymnasiet har främst investerat i datorer, inventarier, maskiner och möbler. Sannarpsgymnasiet har bl.a. investerat i möbler, datorutrustning, och tallriksautomat. Vid Klaragymnasiet har budgeten för investeringar överskridits. Investeringar har gjorts inom data och möbler. Revisionell bedömning Sannarpsgymnasiet har bokfört 0,2 mkr avseende utbildningskostnader som investering. Vi anser inte att utbildningskostnader ska hanteras som en investering utan istället bokföras som en driftkostnad. Detta medför att resultatet istället skulle vara 0,2 mkr sämre. Vidare har vi ytterligare noterat att vissa inköp av mindre belopp har redovisats som investeringar, syftet kan ifrågasättas. Vi rekommenderar att en översyn av investeringsrutinerna bör ske. Vi har inte tagit del av förvaltningens inventarie förteckningar då aktuell förteckning inte presenterats. För att upprätthålla en god kontroll på inventarier bör en årlig genomgång göras. 7 Balansposter Alla poster i balansräkningen har stämts av mot specifikationer samt de underlag som fanns till specifikationerna. Revisionell bedömning Vi bedömer att nämndens balansposter i allt väsentlig uppfyller revisionsmålen. Vi ser det som fortsatt viktigt att kontrollen över balansräkningens poster bibehålls. 8 Internkontrollplan Verksamheten inom utbildningsförvaltningen ska löpande interngranskas och redovisas för utbildningsnämnden. En plan har tagits fram för internkontroller som ska genomföras under 2008. I denna redovisas planerade kontrollåtgärder, kontrollmoment, kontrollansvarig, antal kontroller, metod, riskbedömning och till vem rapportering ska ske. För 2008 beslutades om följande kontrollmoment: Prognosuppföljning och intern rapportering på en enhet Kontroll av rutiner avseende interkommunala intäkter och bidrag till fristående gymnasieskolor 12

Kontroll av personalens resor i samband med konferens och resor Hälsoinspiratörsarbete Hantering, dokumentation och uppföljning av hälsomålen Personal Att det finns rutiner för upprättande av anställningsinformation samt att fastställd mall används. Under året har kontrollmoment genomförts avseende kontroll av personalens resor i samband med konferenser. Enligt internkontrollplanen bedöms kontrollen inom vuxenutbildningen som tillfredsställande med tanke på att dokumentation och rutiner finns. På utbildningskansliet bedöms den som icke tillfredställande med tanke på att dokumentation ofta saknas. Vidare har kontroll avseende hälsoinspiratörsarbetet genomförts. Kontrollen visar på att samtliga enheter har pågående och planerade aktiviteter samt att utvärderingar är genomförda. Samtliga enheter har också skriftliga handlingsplaner med kortsiktiga, långsiktiga och mätbara hälsomål för läsåret 08/09. Kontroll avseende rutinerna för interkommunala intäkter och bidrag till fristående gymnasieskolor brister. Vid utbildningskansliet görs bedömning, icke tillfredsställande. Förklaring som ges är att de fristående gymnasieskolornas fakturor inte är avstämda mot Exstens (dataprogram) och att de fristående eleverna inte finns inregistrerade i Exstens samt att det inte går att utläsa på vilket program de går. Kontroll avseende prognosuppföljning och intern rapportering på en enhet har skett och vissa avvikelser mot uppsatta rutiner förekommer. Revisionell bedömning Vi kan konstatera att kontroller har skett vid fyra av nämndens fem kontrollmoment. Kontrollmoment avseende personal har påbörjats men ej slutfört, vilket förklaras som tidsbrist. Vi ser allvarligt på att rutinerna för interkommunala intäkter och bidrag till fristående gymnasieskolor brister. Vidare rekommenderar vi att nämnden tydliggör ifall kontrollmomenten brister eller ej brister. 13

9 Övrigt 9.1 Restaurangskolan Sturegymnasiet Vi har nedan satt samman en översiktlig kontroll avseende försäljningsintäkter och livsmedelskostnader på restaurangskolan enligt nedan (tkr): Försäljning Bistro Försäljning Sturehof Övrigt Halmstad 700 Total försäljning Livsmedelskostnader 2004 2005 2006 2007 2008 319 579-898 -929 317 566-883 -983 301 533-834 -973 169 657 40 866-724 257 478 734-789 Bruttovinst (tkr) Bruttovinst (%) -31-3 % -100-11 % -139-17 % 142 16 % -55-7 % Revisionell bedömning Under perioden 2004-2006 har verksamheten uppvisat negativa bruttovinster. Först under 2007 redovisas positiv bruttovinst. Under 2008 redovisas återigen negativa bruttovinster. Under 2008 redovisas det lägsta försäljningsresultatet under granskningens historia. Särskilt försäljningen i Sturehof uppvisar negativ försäljning mot 2007 med 27 %. Förklaring som ges är att öppettiderna begränsats under 2008. Totalt har livsmedelskostnaderna ökat med 9 % under året. Förklaring till ökade livsmedelskostnader beror mycket på att livsmedelspriserna under 2008 ökade. Under året har också större fokus riktats mot vikten av kostnadsmedvetenhet i undervisningen. Enligt uppgift ska detta ha inneburit att en översyn om portionernas storlek, priserna på inköpta råvaror och kassation av livsmedel. Vi kan inte tydligt se att detta har gett resultat då både bruttovinst uppvisar negativt resultat samt ökade livsmedelskostnader. Under året har utbildningen kompletterats med bartenderutbildning vilket gjort att inköp av starksprit har skett under året, sedan tidigare har inköp av vin och starköl skett. Försäljning av starkspritt sker enligt uppgift inte. 9.2 Städavtal Vi har under granskning noterat har det framkommit att förvaltningen sedan gammalt har ett städavtal med ISS av förvaltningens kanslilokaler. För nämndens övriga verksamheter utför serviceförvaltningen denna tjänst. Avtalet har vid granskningstillfället inte kunnat presenteras. 14