1 (11) Socialdepartementet 103 33 Stockholm Gränsregional information Uppdraget Regeringen har gett Försäkringskassan i uppdrag att tillsammans med Skatteverket och Arbetsförmedlingen vidta åtgärder för att, inom myndighetens ansvarsområde, se till att det finns god information till allmänheten rörande de regelverk som gäller för personer som bor och arbetar i Norden. Återrapportering ska ske i form av redovisning av vilka åtgärder som vidtagits eller kommer att vidtas. Arbetet med denna rapport har skett i samverkan med Arbetsförmedlingen och Skatteverket som haft likalydande uppdrag. Respektive myndigheter lämnar separata rapporter. Information om socialförsäkring för personer som bor och arbetar i Norden I svar på regeringsuppdrag 2006-05-12 (vårt dnr 22747-2006) kartlade Försäkringskassan den information och de informationstjänster som fanns tillgängligt för personer som bor och arbetar i Norden. Kartläggningen genomfördes i avsikt att utgöra underlag för etableringen av en nordisk Internetbaserad socialförsäkringsportal. De aktörer som då beskrevs är fortsatt aktuella på socialförsäkringsarenan, några nya informationstjänster har tillkommit samt har Försäkringskassan fortsatt sitt arbete med att tillhandahålla god information. I det följande beskrivs de nordiskt inriktade informationstjänster där Försäkringskassan medverkar samt redovisas mer i detalj den nyligen lanserade Nordiska Socialförsäkringsportalen. Informationstjänster Hallå Norden är Nordiska ministerrådets informationsplats för privatpersoner och företag som rör sig över de nordiska gränserna och behöver information och vägledning. ÖresundDirekt är en informationstjänst som sedan 27 juni 2000 förmedlar offentlig information från myndigheter till medborgare och näringsliv i Öresundsregionen. ÖresundDirekts uppgift är också att främja samarbetet Postadress Besöksadress Telefon 103 51 Stockholm Adolf Fredriks kyrkogata 8 08-786 90 00 E-post Internetadress Telefax Org.nr huvudkontoret@forsakringskassan.se www.forsakringskassan.se 08-411 27 89 202100-5521
2 (11) mellan myndigheter och handläggare i regionen. Bakom ÖresundDirekt står danska Økonomi- og Erhvervsministeriet och Region Hovedstaden. Utöver en webbplats finns även Informationscentret ÖresundDirekt i Malmö, där representanter från Arbetsförmedlingen Öresund, Försäkringskassan, Länsstyrelsen och Skatteverket besvarar Öresundsfrågor från besökande kunder. GrenseTjänsten informerar om de regler som gäller för de olika myndigheterna i Sverige och Norge vid arbetspendling, etablering av företag m.m. Inom GrenseTjänsten finns den norsk/svenska arbetsförmedlingen som har mer än fem års erfarenhet när det gäller arbetsförmedling över gränsen. Man hjälper även företag att rekrytera kompetent arbetskraft från/till respektive land. GrenseTjänsten fungerar som ett callcenter med expertis på plats. Man erbjuder även personliga besök då den som önskar kan beställa tid för möte med representanter från Försäkringskassan för att diskutera frågor om t.ex. sjukskrivning, sjuk- och aktivitetsersättning, föräldrapenning och föräldraledighet, pension eller annat. Nordiska Socialförsäkringsportalen www.nordsoc.org Sommaren 2006 beslutade de nordiska socialministrarna att inrätta en gemensam nordisk socialförsäkringsportal. En arbetsgrupp bestående av två personer från varje nordiskt land samt en person från Färöarna bildades hösten 2006 av den nordiska Socialförsäkringsgruppen. Sedermera tillkom Grönland. Socialförsäkringsgruppen överlämnade samtidigt ett mandat till arbetsgruppen för arbetet med upprättandet av portalen. Sveriges regering gav i januari 2007 Försäkringskassan i uppdrag att ingå i arbetsgruppen och att bidra med nödvändiga, aktiva insatser för portalens genomförande i enlighet med arbetsgruppens mandat. Försäkringskassan har lett arbetet med att ta fram den Nordiska Socialförsäkringsportalen. Den Nordiska Socialförsäkringsportalen lanserades den 2 juni 2008 i samband med nordiskt ministermöte i Visby. De nordiska ländernas socialförsäkringsadministrationer har i avtal den 11 juni 2008 tagit över ansvaret för och driften av portalen (se bilaga 1). Syfte Socialförsäkringen är av stor betydelse för personer som flyttar mellan de nordiska länderna. Det är viktigt för den enskilde att veta att socialförsäkringssystemen skiljer sig åt mellan de olika länderna och att det finns ett särskilt regelverk som styr vilket nationellt system man tillhör när man rör sig mellan länderna. Genom portalen ska medborgarna kunna hitta rätt myndighet i rätt land och vara väl förberedd inför kontakten med myndigheten. Portalen fokuserar på
3 (11) informationsbehovet hos personer som rör sig inom Norden för att bosätta sig och/eller arbeta. Innehåll De förmånsområden som portalen behandlar är de som framförallt blir aktuella för personer som flyttar och/eller tar arbete/studerar i ett annat land, och till dessa personers familjemedlemmar som flyttar med samtidigt eller senare, eller blir kvar familjeförmåner, sjukdom, pension och arbetslöshet. Portalen ger övergripande information på sju nordiska språk 1) och på engelska. Informationen ger vägledning om: vilket lands lagstiftning som är giltig i en viss situation för en viss målgrupp, vilka förmåner man har rätt till och vilka villkor som gäller i det land man flyttar till eller tar arbete/studerar i, vilka förmåner man behåller respektive mister när man flyttar från ett land till ett annat, eller tar arbete/studerar i ett annat land. Vidare finns länkar till de olika ländernas socialförsäkringsmyndigheter och möjlighet att via ett kontaktformulär ställa frågor till respektive myndighet. Portalen omfattar cirka 600 sidor information. Förvaltning, avrapportering och redaktionskommitté Avgörande för portalens framgång och etablering som ingång till nordisk socialförsäkringsinformation är att informationen hålls aktuell och relevant samt att portalen marknadsförs till målgrupperna. Portalen kommer att administreras av en redaktionskommitté (se bilaga 2) som består av en till två personer från varje medverkande part. Ordförandeskapet i kommittén löper på två år och är rullande mellan länderna. Redaktionskommittén börjar sitt arbete den 1 januari 2009 och Sverige kommer att vara först ut som ordförandeland. I redaktionskommitténs uppgifter ingår bland annat att: säkerställa att innehållet i portalen är aktuellt och uppfyller syftet, säkerställa portalens tillgänglighet och funktionalitet, leverera årlig statistik- och förvaltningsrapport till parterna och Nordiska ministerrådet. Utvärdering Relevant uppföljning av hur väl informationsinnehållet svarar mot användarnas behov och förväntningar är nödvändig kunskap för den framtida utvecklingen av portalen och dess informationsinnehåll. Portalen kan generera besökstatistik på detaljerad nivå. Det går att ta fram statistik för hela eller delar av strukturen, antal besökare per land och språk, 1 Danska, finska, färöiska, grönländska, isländska, norska och svenska.
4 (11) statistik för användningen av kontaktformuläret, vilka begrepp man söker på i sökmotorn m.m. Hur uppföljning med hjälp av statistikverktyget ska ske är ännu inte fastställt och det kvarstår således för arbetsgruppen, och sedermera redaktionskommittén, att bestämma rapporteringsfrekvens, redovisningsform, vad som ska mätas och när det ska göras. Utöver kvantitativa mätningar planeras kvalitativa studier över hur stor nytta besökarna har haft av portalen en kundundersökning är under planering och kommer att genomföras under våren 2009. Marknadsföring I samband med att portalen lanserades den 2 juni 2008 gick ett pressmeddelande ut från Socialdepartementet. Portalen har i samband med det Nordiska Socialförsäkringsmötet i Stockholm den 11 13 juni marknadsförts med hjälp av en bemannad utställning. Varje medverkande land kommer att marknadsföra portalen nationellt. Nordiska Socialförsäkringsportalen kommer vidare att marknadsföras genom att vara sökbar via Google m.fl. söktjänster och via de samarbetande myndigheternas hemsidor och kundmötesorganisationer. Länkning kommer vidare att ske från ovan nämnda informationstjänster. Tvärsektoriella frågor I arbetet med att ta fram Nordiska Socialförsäkringsportalen har arbetsgruppen arbetat för att säkerställa portalens tillgänglighet för så många kundgrupper som möjligt. Integration För att informationen ska vara tillgänglig för flertalet inomnordiska språkgrupper har arbetsgruppen utökat antalet språk jämfört med den ursprungliga planen. I dag finns samtliga informationssidor i portalen på sju nordiska språk samt engelska (se not 1). Valet av språk har skett utifrån de största språkgrupperna i de nordiska länderna. För att tillgodose andra språkgrupper, främst invandrare från övriga världen, har engelska bedömts vara det språk som kan tillgodose flest kunder. Funktionshinder Nordiska socialförsäkringsportalen uppfyller W3C:s krav på tillgänglighet för funktionshindrade (WAI), dvs. webbplatsen kan anpassas med olika kontrastverkan för personer med behov av förstärkt läsbarhet, t.ex. vid färgblindhet. Synskadade personer tillgodoses genom att portalen är anpassad för läsverktyg.
5 (11) Avslutande kommentar Tillgången till information om de regler som gäller för personer som bor och arbetar i Norden är omfattande och djupgående. Med lanseringen av den Nordiska Socialförsäkringsportalen finns de nordiska ländernas socialförsäkringsregler presenterade i ett gemensamt format och på språk som gör informationen lätt tillgänglig för det stora flertalet berörda personer. Framtiden får utvisa hur väl portalen svarar mot nordbornas informationsbehov och förväntningar på myndigheternas service och tillgänglighet. Beslut i detta ärende har fattats av försäkringsdirektör Birgitta Målsäter i närvaro av försäkringsdirektör Gunnar Johansson och Lena Larsson, den senare som föredragande. Birgitta Målsäter Lena Larsson
6 (11) Bilaga 1. Administrativa avtalet Avtal mellan de nordiska ländernas socialförsäkringsadministrationer om förvaltningen av den nordiska socialförsäkringsportalen 1. Allmänna bestämmelser De nordiska ländernas socialförsäkringsadministrationer har genom detta avtal tagit över ansvaret och driften för den nordiska socialförsäkringsportalen. De nordiska ländernas socialministrar beslutade 2006 att upprätta en gemensam nordisk socialförsäkringsportal. Syftet med socialförsäkringsportalen är att ge medborgarna bästa möjliga underlag i frågor som rör socialförsäkring inför ett beslut om att börja arbeta, studera eller flytta inom Norden. 2. Avtalsslutande parter Avtalsslutande parter är Sikringsstyrelsen, Danmark, Folkpensionsanstalten/ Kansaneläkelaitos, Finland, Pensionsskyddscentralen/Eläketurvakeskus, Finland, Almanna- og Heilsumálaráðið, Färöarna, Departementet for Familie og Sundhed, Grönland, Tryggingastofnun Ríkisins, Island, Arbeids- og velferdsdirektoratet, Norge och Försäkringskassan, Sverige. 3. Socialförsäkringsportalens syfte och innehåll Genom socialförsäkringsportalen skall medborgarna kunna hitta rätt myndighet i rätt land och vara väl förberedd inför kontakten med myndigheterna. De förmånsområden som socialförsäkringsportalen skall behandla är de som riktar sig till personer som flyttar och/eller tar arbete/studerar i ett annat land och till dessa personers familjemedlemmar. Socialförsäkringsportalen skall fokusera på informationsbehovet, inte gränshinderproblematik, hos personer som rör sig inom Norden för att bosätta sig och/eller arbeta. Portalen skall ge övergripande information på ett lättillgängligt sätt på danska, finska, färöiska, grönländska, isländska, norska, svenska och på engelska. 4. Socialförsäkringsportalens administration Den nordiska socialförsäkringsportalen administreras genom en redaktionskommitté.
7 (11) Redaktionskommittén består av en till två personer från varje avtalsslutande part. Varje avtalsslutande part utser själv sin eller sina redaktörer. Redaktionskommittén har de avtalsslutande parternas mandat att behandla frågor kring den löpande förvaltningen av portalen och ta beslut om uppdateringar av innehållet. Redaktionskommittén skall föreslå de avtalsslutande parterna att utveckla och uppgradera portalen i de fall dessa inte ryms inom den årliga driftsbudgeten. Redaktionskommitténs sammansättning och arbete samt ordförandeskap regleras i bilaga till detta avtal. Redaktionskommittén börjar sitt arbete 1 januari 2009. Kostnaderna för redaktionskommittén samt för översättningar står de avtalsslutande parterna själva för från och med 1 januari 2010. 5. Avrapportering En årlig statistik- och förvaltningsrapport ska tas fram varje år. Rapporten ska senast vid utgången av februari månad påföljande år levereras till avtalsslutande parter och till Nordiska ministerrådet. Den avtalsslutande part som är ordförande i redaktionskommittén har ansvar för att en rapport tas fram. 6. Gemensamma driftkostnader De gemensamma driftkostnaderna omfattar utgifter som direkt hänför sig till driften och förvaltningen av socialförsäkringsportalen. De årliga gemensamma driftkostnaderna utgör 250 000 SEK och omfattar driftavtalet, kostnader för mindre justeringar och utveckling, gemensamma (icke nationella) domännamn, informationsmaterial (affischer, banners, annonskampanjer på Internet/sökmotorer), användarundersökningar. Den avtalsslutande part som är ordförande i redaktionskommittén har ansvar för budgeten. 7. Fördelning av gemensamma driftkostnader Alla länder samt Färöarna och Grönland bidrar till de gemensamma driftskostnaderna med 10 000 SEK per år. Nordiska ministerrådets fördelningsnyckel används för att fördela återstående gemensamma driftskostander. Den avtalsslutande part som är ordförande i redaktionskommittén betalar driftskostnaderna under året och fakturerar övriga avtalsslutande parter senast den 30 oktober varje år. 8. Uppsägning och tvister En avtalsslutande part kan genom skriftligt meddelade säga upp avtalet eller begära omförhandling av villkoren i detta avtal. Uppsägningen äger giltighet
8 (11) först från och med ingången av det kalenderår som inträffar minst sex månader efter det att samtliga övriga avtalsslutande parter mottagit meddelandet om uppsägning. En avtalsslutande part som sagt upp sitt deltagande och därför skall ta bort sin information skall själv stå kostanden för detta. Varje part är ansvarig för den information som gäller sitt land. Om det skulle föreligga administrativa eller tekniska hinder för avtalets fullgörande är parterna överens om att överväga ändringar av villkor för att uppfylla syftet med socialförsäkringsportalen. Oenighet om tolkningen och tillämpningen av detta avtal löses direkt av parterna. Detta avtal är upprättat i ett exemplar på danska, finska, färöiska, grönländska, isländska, norska och svenska, vilka texter alla har samma giltighet. Stockholm 11 juni 2008 Kirsten Thorball Sikringsstyrelsen Danmark Mikael Forss Folkpensionsanstalten/Kansaneläkelaitos Finland Jukka Rantala Pensionsskyddscentralen/Eläketurvakeskus Finland Petra Johnsdóttir Joensen Almanna- og Heilsumálaráðið Färöarna Susie Marthin Departementet for Familie og Sundhed Grönland Sigríður Lillý Baldursdóttir Tryggingastofnun Ríkisins, Island Tor Saglie Arbeids- og velferdsdirektoratet, Norge Curt Malmborg Försäkringskassan Sverige
9 (11) Bilaga 2. Bilaga 1 till administrativa avtalet. Bilaga 1 till avtal mellan de nordiska ländernas socialförsäkringsadministrationer om förvaltningen av den nordiska socialförsäkringsportalen Redaktionskommitté Allmänna bestämmelser De avtalsslutande parterna beslutar att en redaktionskommitté skall bildas. Kommittén har de avtalsslutande parternas mandat att behandla frågor kring den löpande förvaltningen av portalen samt ta beslut om rekommendationer om uppdateringar, utveckling och uppgradering av portalen. Varje avtalsslutande part står själv för redaktörens resekostnader och för översättningskostnader till eget språk av de andras texter och till engelska av den egna. Sammansättning och ordförandeskap Redaktionskommittén skall bestå av en till två personer från varje avtalsslutande part. Varje avtalsslutande part utser själv sin eller sina redaktörer. Ordförandeskapet i redaktionskommittén löper på två år och är rullande mellan länderna enligt följande ordning: Sverige, Grönland, Norge, Færøarna, Danmark, Finland, Island. Varje avtalsslutande part skall meddela förändringar i sitt deltagande i redaktionskommittén till ordförandeskapet. Socialförsäkringsportalens syfte och innehåll Genom socialförsäkringsportalen skall medborgarna i de nordiska länderna kunna hitta rätt myndighet i rätt land och vara väl förberedd inför kontakten med den myndigheten. Socialförsäkringsportalen skall ge övergripande information på ett lättillgängligt sätt på de nordiska språken och på engelska. Informationen på portalen skall ge vägledning om: Vilket lands lagstiftning som är giltig i en viss situation för en viss målgrupp Vilka förmåner som man har rätt till i det land man flyttar till eller tar arbete/studerar Vilka förmåner man behåller respektive mister när man flyttar från ett land till ett annat, eller tar arbete/studerar i ett annat land.
10 (11) De förmånsområden som socialförsäkringsportalen skall behandla är de som riktar sig till personer som flyttar och/eller tar arbete/studerar i ett annat land och till dessa personers familjemedlemmar. Redaktionskommitténs ansvarsområde Redaktionskommittén har de avtalsslutande parternas mandat att behandla frågor kring den löpande förvaltningen av portalen och ta beslut om uppdateringar av innehållet. Detta innebär bland annat att förvalta förvaltningsavtalet göra utvärderingar om nyttovärdet/utbytet av portalen hos myndigheterna se till att användarundersökningar genomförs säkerställa att innehållet i portalen blir uppdaterat (årligen eller vid behov, det vill säga vid lagändringar, nytillkommen information eller nyöversättningar). överväga och skapa ny information besluta när innehållet i portalen skall publiceras ta fram underlag till årlig förvaltningsrapport ansvara för länkar bevaka att portalen fungerar se att portalen har den kvalitet och funktion som är beskrivet i upphandlingen ha kontakt med kommersiella webbplatser samarbeta med liknande portaler ingå avtal om drift och underhåll av portalen tekniken uppgraderas utforma gemensamt informationsmaterial om portalen Redaktörernas ansvarsområde Redaktörernas ansvarsområde är att publicera innehållet i portalen ta fram texter på det egna språket och på engelska se till att de andra parternas texter översätts till eget språk innehållet i portalen blir uppdaterat (årligen eller vid behov, det vill säga vid lagändringar, nytillkommen information eller nyöversättningar) ansvar för länkar rapportera ändringar till ordförandelandet ansvara för texter från myndigheter som inte är en avtalsslutande part marknadsföra portalen nationellt Ordförandelandets ansvar Ordförandelandets ansvarsområde är att sammankalla till möten vara sekretariat för möten initiera och säkerställa att portalens texter blir uppdaterade initiera och säkerställa årlig kvalitetskontroll av innehållet hålla kontakten med driftpartnerns kontaktperson sammanställa årlig statistik- och förvaltningsrapport. Rapporten ska levereras till avtalsslutande parter och Nordiska ministerrådet senast vid utgången av februari påföljande år
11 (11) stå för möteskostnader fakturera övriga parter de gemensamma kostnaderna