Sid 1(9) PROTOKOLL Kårstyrelsemöte 3 13/14 Måndagen den 16 september 2013 klockan 18.00 Gröten, Nymble *= bilaga finnes. Närvarande Anna Johansson Kim Westin Denise Fuglesang Emma Fogelström Kim Öberg Victor Olsson Fabian Wahlgren Charlotte Permin-Fager Björn Blomkvist Alexander Arozin Sara Olsson Martin Koskela Emilia Wallin och Pontus Gard Beatrice Swensson Jerry Pal Christian Virtala Gustav Ordförande Vice Ordförande Kanslichef Sakrevisor LG: Kommunikation LG: Näringsliv LG: Armada LG: CFU LG: Studiesocialt LG: Evenemangschef LG: Mottagningsansvarig Datasektionen Formalia 1.1 Mötets öppnande Mötesordföranden Denise Fuglesang förklarar mötet öppnat 18:03. 1.2 Mötets behöriga utlysande* Kallelse skickades ut en vecka innan mötet. För kallelse se bilaga. att finna mötet behörigt utlyst. 1.3 Val av mötesordförande Denise Fuglesang nomineras till mötesordförande. att välja Denise Fuglesang till mötessekreterare. 1.4 Val av sekreterare
Sid 2(9) Denise Fuglesang nominerar Kim Öberg till sekreterare. att välja Kim Öberg till mötessekreterare. 1.5 Val av justerare Denise Fuglesang nominerar Fabian Wahlgren till sekreterare. att välja Fabian Wahlgren till mötessekreterare. 1.6 Anmälda förhinder Nina har anmält förhinder pga fältresa. Ivy Wang är på semester. 1.7 Adjungeringar Inga adjungeringar behövs. 1.8 Fastställande av föredragningslista Punkt 2.3 flyttas näst högst upp på dagordningen, innan 2.2, innan denna införs punkt 2.1 Matrisen. Punkt 2.12 Osqledarens rapport läggs till då denna försvunnit vid sammanställningen av handlingarna. 1.9 Föregående protokoll Justerat men ej underskrivet. 1.10 Anmälningsärenden Inga anmälningsärenden. 2 Rapport 2.1 Matrisen Frågor eller kommentarer på denna? Emilia påpekar att JML-råd är i allra högsta grad påbörjad och nästan avslutad, det kommer att startas upp ett JML-råd inom en snar framtid. Emma till Charlotte angående VP 5.1.2 och 5.1.3 (huset): Saknar kommentarer i matrisen inför utskick till KF, studieplatser och förvaltningsstrategier jobbar Charlotte redan med. Bör räcka med några kommentarer i matrisen inför KF. Emma om VP 3.3.2: Vad för utbildning krävs för att arbeta vidare? Bea svarar att KTH har utbildningar planerade för sin personal som LG skall få ta del av. Enkäten har fått bra svarsfrekvens säger Emilia, 1300 svar tycker KTH är imponerande. Emma om 3.2.3 (föreläsningssalar): Intressesant att få veta vad UR tycker och inte bara vad lokalrådet tycker.
Sid 3(9) Victor om VP-puckar som rör Kårbokhandeln: Är tanken att KommChefen skall driva det här arbetet eller Kårbokhandeln själva? Kim svarar att bäst kontaktvägar är key, alltså skall vi undersöka om det är Kårbokhandeln eller vi som är bäst lämpade. Victor svarar att han tror att det ur arbetsbelastningssynpunkt bör vara något Kårbokhandeln själva driver. Victor om 4.1.1: Långsiktigt tänk? Bea har tagit tag i THS mästerskapen i första hand då det ligger närmast i tid. I övrigt snurrar tankar om mer långsiktigt tänk hela tiden. Även fått feedback från medlemmar. Victor om 4.4.2: Evenemangschefen skall bli en tydligare informationskanal. Utveckla? KommChefen skall tydligare personligen fronta FB-sidan så att det känns som FB-sidan är mer personlig och interaktiv istället för att enbart innehålla information om fester. Denise om 2.1.2: Möte med KTHs strategiska partner för att få förklarat varför de väljer att vara strategiska partners till KTH för att KTH kanske kan hjälpa oss med att utveckla vår egen portfölj av eventuella framtida strategiska partners. Fabian frågar vidare: skall kåren själva hålla i skillz classes eller ska vi ta in företag som fixar dessa? Sara har inte en färdig strategi men ämnar jobba vidare på ett färdigt koncept. Emma kommenterar att deadlines just nu inte finns inskrivet i matrisen. Kanske typiskt bra att veta vilken termin som vilka projekt skall påbörjas i? Kanske ännu bättre med månad? Oklart om vi hinner fixa detta innan KF. Victor kommenterar nyckeltal-kolumnen som just nu används som kommentarsfält istället för att skriva upp nyckeltal. 2.2 Kanslichef* Charlotte Permin-Fager Emma undrar om doktorandombud: skall anställas ett sådan, är dock en lång process. Emma frågar om hur prismodellen för restaurangen fungerat? Charlotte har fått intrycket att allt fungerat mycket smidigare och lättare på alla plan. Emma undrar hur Charlotte tänker kring flytten av Kårbokhandeln Kista? Charlotte tycker att vi skall lägga ned. Den verksamheten ligger utanför vad Charlotte tycker är vår kärnverksamhet. Det finns dock absolut möjlighet att bevilja ett sådant lån rent ekonomiskt. Victor: Hur har Johan lyckats med delegeringen av arbetet? Charlotte svarar att det är oklart hur väl det har gått. Mycket arbete som andra skulle ha gjort har Johan ändå tvingats göra i slutändan. Charlotte kommenterar att PB-teknik är ett fortsatt problem. Hon har skickat mejl men fortsatt inga svar. SEB har glömt att höra av sig men ringde till slut Charlotte angående hur vi skall utveckla samarbetet mellan THS och SEB (studentkort etc). Victor: Hur löste sig det med revisorerna och Kårbokhandelns revision? De börjar nästa vecka med deras bokslut. 18:26 Charlotte lämnar mötet. 2.3 Ordförande* Anna Johansson Mycket intressanta diskussioner på OR rörande just sektionsindelningen. Fysiks ordförande var mycket kontroversiell när han kommenterade att fysiksektionen i sin nuvarande form inte alls måste bevaras. Anknyter vidare till KS diskussion om den i dagsläget ohållbara situationen med sektionsindelningen.
Sid 4(9) Stiftelsediskussionen? OR är inte jätteintresserade av den fråga, istället har Anna pratat med mer SUS ordförande. Verkar inte finnas något stort intresse hos REFTEC-kårerna att ombilda sig. I Storkårsnätverket finns 3 av 5 intresserade högskolor. 2.4 Vice ordförande* Kim Westin Fortsatt problem med Upright även om det inte låter så i kontakt med dem. Uppmanat Kårex m.fl. att dokumentera specifika fel/error-logs så att kontakten blir lättare med Upright. Upright hävdar att antalet felrapporter som når dem är färre detta år. Fabian om bilar: Martin och Sara har tagit fram en offert. Vi vill dock pressa priset ytterligare. Men då restaurangen nu hyr en bil är vi väldigt tidspressade med detta beslutet. Emma undrar om vi även kollar på bilar till resten av verksamheten? Nej säger Kim, vi försöker även hitta en mindre bil till andra delar av verksamheten. Restaurangen behöver en större bil att lasta ur och in i. Martin kommenterar att leasingavtalet skall täcka även Armada och NNC (3-årigt avtal), dvs. att vi får tillgång till extrabilar under dessa intensiva perioder. 2.5 Kommunikationschef* Alexander Arozin Victor saknar lite tidsplan-tänk i rapporten men gillar att allt är upp-spaltat. HardKår-ölen, vad är tänkt där? Grafisk profil? Alexander menar att det här ett helt grafiskt koncept, dvs att vi skall kunna ha flera olika öler av olika sort men samma grafiska profil. Fabian om Brandbook/PM Kommunikation etc: Alexander har tänkt göra klart det Sebbe påbörjade föregående år. PM för Komm skall uppdateras helt och hållet då denna skrevs innan det fanns en KommChef. Emma om mallarna: är dessa nya? Grafiska mallar är uppdaterade, affischer/pp, alltså inte våra mötesmallar etc. Emma om arkitektcafét: gyllene tillfälle att pusha för THS hos arkitekt då intresset därifrån är historiskt svalt. LG fikade där härom veckan och blev medbjudna på gasque, we like! Victor om ekonomi: kul att du börjar tänka redan nu på hur ekonomin skall och bör användas aktivt som ett styrmedel. Victor om sista minuten-problematiken: Våga säga nej och ställa egna krav på minimitid/framförhållning. Alexander svarar att han ämnar förbereda sin efterträdare väl på detta men även själv jobba på att ställa egna krav. 2.6 Näringslivschef* Sara Olsson Victor: Jättekul att ni fokuserar på personlig utveckling i NX. Mindre kul att jobba med annat än Employer Branding, tankar? Sara har tänkt delegera en del av den arbetsbördan då hon själv funderar mycket kring sin roll, bör hon fokusera mer på långsiktiga partners som har ett specifikt intresse i KTH och mindre på sampling/marknadsföring av produkter. Emma: Jättekul med så många spikade event redan. Kul med så mycket tankar och resonemang kring Näringslivschefens roll. 2.7 Projektledare THS Armada* Martin Koskela Martin ursäktar att rapporten kom in sen. Värdansökningen stängde i fredags och söktrycket har varit högt.
Sid 5(9) Emma kommenterar företagens tråkiga attityd: lösning? Martin svarar att det är klurigt att lösa, man vill inte bli av med de företagen, samtidigt står det inte i kontraktet när informationen skall vara Armada tillhanda, dock går information ut mycket tidigt från Armadas håll men sedan dröjer företagen med informationen iaf. 18:59 Mötet ajourneras för fika 19:12 Mötet återupptas 2.8 Head of THS International* Ivy Wang Inte närvarande idag. KP rapporterar: 10 st i projektgruppen och 70-80 faddrar i år. Emma frågar Christian om integrationstänk mellan THSI och vanliga mottagningen. Fungerar redan på en del plan men man stöter på patrull ofta pga skolorna kanslier. Funderar mkt på hur man bör lyfta hur akademiska studier fungerar både inom internationella mottagningen och 2.9 CFU* Emilia Wallin Pontus Gard Kim: Varför hade CFU ingen egen monter på Kårens dag? Emilia: Det fanns varken tid eller idéer och dessutom fanns det för få LG-personer som kunde stå i LGs gemensamma monter. Oklart om CFU kommer att ha en egen monter nästa år. Kim tycker det vore bra. Kim om JML-undersökningen: Malvina? Emilia: Malvina vill veta vad de kan utnyttja i enkäten för att driva sitt eget arbete framåt. De är kanske intresserade av ett samarbete. Framför allt nyfikna på om det finns något om Malvina i enkäten. Vilket det gör. Bea har varit på möte med Malvina angående deras syfte och att de inte tar in killar i dagsläget. Bea: Malvinas syfte idag är kvinnligt nätverkande, inte jämlikhet. Detta skall diskuteras på kommande möte. Nina: Skall resultatet sammanställas för sektionsbruk? Emilia: Ja, det skall väckas liv i JMLgruppen och informationen ska förhoppningsvis kunna spridas den vägen. Även sedan via JML-rådet (det blivande). Nina: Kommer ECE-skolan samla in åsikter från studenter av vad de tycker är pedagogisk utbildning? Oklart i dagsläget. 19:34 Hugi kommer till mötet. Kim om Universitetskanslerämbetet. Vad är det? Det är gamla HSV, som bytte namn mitt i utvärderingsprocessen. Kim om stiftelsehögskolor: Hur går tankarna? Pontus: Jobbar på remiss-svar och precis fått mycket ny input från SFS angående punkten studentinflytande som är mycket oklart specificerad när det gäller stiftelsehögskolor. Jobbar vidare med detta inför mötet imorgon (17e sep) men även därefter med påverkansarbete rörande detta. Emilia: Chalmers kommentar var att utan potentiellt kapital att vinna är det oklart vad KTH har att vinna på en ombildning. 2.10 Studiesocialt ansvarig* Beatrice Swensson Fabian: Idrottsrådet? Bea: Trögt med ansökningar men de som kommit in har varit riktigt bra. Känns ändå som att informationen delats flitigt på facebook etc. Ämnar prata med Christian för uppföljning kring ur Centrala mottagningsgruppens rekrytering/arbete har fungerat för att få hjälp/inspiration.
Sid 6(9) Victor: STAD för Nymbles personal? Bea har försökt nå Lena men utan svar. Kommunikationen fungerar inte riktigt just nu. Lena verkar ha mycket. Bea ämnar vänta ut henne lite, känns bäst nu. Victor: Ekonomi, det ser bra ut? Fler tankar kring event med direkta kostnader och hur dessa bör göras mer hållbart? Bea: Näringslivgruppen har hjälpt Bea med spons från bl.a. ÅF men inget spikat än. Bea känner att hon skulle vilja få en startbuffer för att inför kommande år ha mer att visa potentiella sponsorer, svårt att få spons på ett projekt som aldrig tidigare genomförts. Victor: Spontan tanke: ta in någon i Idrottsgruppen som kan vara sponsansvarig. Nina: Härligt att du är igång! Tror du att du kommer behöva nedprioritera vissa områden i VPn? Bea: Ja, det tror jag absolut att jag kommer behöva göra. Finns vissa områden i gränslandet mellan mina områden och andras. Christian har jobbat en del med vissa av dessa saker, kanske får/kan han ta över den pucken. Känns som att lokal-jobb på alla KTHs campi är väldigt mycket jobb. Bea planerar 2 lokalansvarig-möten per år för att sammanställa all information (frl-salar ändras ju inte från månad till månad). CFU tar ansvar för JML-grejerna mer än Bea. Input från Emma: Gör gärna en ärlig prioritering som KS kan vb:a till KF så att möjligheten finns att omfördela och omprioritera puckarna. Bea tycker att KTHs LG inte känns som ett beslutande organ utan snarare informativt. Oklart hur mkt reellt inflytande jag har säger Bea. Dock har mötena hon varit på hittills känts bra. STORK: Mötet ligger i oktober. Oklart hur det går med STORK just nu. Låg aktivitet i Facebookgruppen för tillfället. Fabian: Väldigt synd om det här initiativet går i sank. 2.11 Evenemangschef* Jerry Pal Anna: Vem är ny klubbmästare och vice? Mikael Ekström (Kemi) Roland Rasmusson (Indek). Jerry: Få sökande till posterna vilket känns tråkigt (konkurrens är bra) men Jerry är ändå nöjd med valet. Kandidaterna hade bra svar på hans frågor. Björn: Upplevde du att valet var i någon mån uppgjort, som i att andra NKMare avstod från att söka? Jerry: Ja, på sätt och vis. Mikael ställde upp även på Stortinget innan sommaren men då bordlades ärendet. Bea (gammal NKMare): Tror du att det är ett organisationsproblem att så få söker? Jerry: Ja till viss del, det är väldigt mycket jobb i dagsläget. Klubbmästaren och vice bör fördela sina arbetsuppgifter mycket mer. Bea tipsar om att vissa roligare uppgifter kanske bör skickas åt Klubbmästarens håll för motivation. Victor: Hur tänker du kring att NKM fortfarande väljer sin egen klubbmästare? Är det något du vill ändra på? Jerry: Evenemangschefen borde absolut ha mer att säga till om men det är oklart om jag vill enväldigt välja Klubbmästare. Ganska stor puck att försöka hitta en passande Klubbmästare. Emma: Öppet val till posten skulle absolut öka antalet kandidater. Det känns inte särskilt demokratiskt att låta NKM välja sin egen chef då det inte går till så i övrigt inom THS (sektionerna t.ex. väljer ju sina Klubbmästare på SM). Fabian: Hur är känslan med schemat? Jerry: De är i stort sett positiva, en del diskussioner men det ska nog fungera. Övrig kommentar Fabian: Jättebra att du ser leverantörerna och andra externa parter som resurser och utnyttjar dem! Denise: Vice Evenemangschef? Jerry: Ja, absolut något jag funderar på, behöver bara konkretisera arbetsbeskrivningen, vice eller event koordinator?
Sid 7(9) 2.12 Mottagningssamordnare* Christian Virtala Kommentarer: Phösargasquen kommer att gå plus. Armbanden på pubrundan gick lite över budget. Håller just nu på med enkäten för årets mottagning, vill verkligen nå ut i år för att hitta saker att förbättra! Emma: Tekniskt Basår-mottagning? Christian: Ja, finns just nu en teknolog från Kemi som är intresserad av att organisera en mottagning för Kemis tekniska basår. Förhoppningsvis kommer det smitta av sig på andra områden/sektioner/personer. Christian: Mottagningsgruppen skulle ha inkluderats mer då jag själv var väldigt överbelastad men i ögonblicket hade mycket svårt att delegera. Denise: Samla alla mottagningar under ett paraply? Christian: Ja men knepigt. THS Waterball ett bra exempel. Informationen kom ut i god tid och ändå valde flera mottagningar att inte ens informera om det eller ta med det i sina n0lle-scheman. Victor: n0lleportalen? Största misslyckandet enligt Christian. Hemsidan vart föresenad 6 månader, jag försökte bygga en hemsida på en helg à la ned och planerar istället för nästa år. Victor: Bra att du tar med gruppen i utvärderingen av året. Svårt med efterträdare i mottagningsgruppen då många upplever sig som klara med mottagningen. Finns dock potentiella efterträdare i MR. 20:18 Mötet ajourneras för bensträckare 20:24 Mötet återupptas 2.13 Osqledarens chefredaktör Hugí Asgeirson Hugí kommenterar redaktionen: Ibland är gruppen 5 pers, ibland 30, ibland 60 personer på mejllista. Finns ingen tydlig struktur hos redaktionen. För att åstadkomma det skulle det behövas en ganska rejäl re-boot. Känns vettigt att se över chefredaktör-rollen det här året då den är ny i LG. Spontant har det ändå gått okej att vara både redaktör och LG-strateg. Emma: Har du pratat med Axel och Sara Gabrielsson? Det var ju Saras initiativ att inkorporera posten i LG. Hugí: Absolut bra beslut av Sara, jag hade inte valt Osqledaren om jag inte suttit i LG också (viktig poäng!). Dock mycket viktigt att veta att det knappt finns någon tid alls till strategitänk/långsiktighet när man jobbar som chefredaktör. Victor: Mottagnings-OL? Hur mkt lägre var kostnaderna? 2.000 ex istället för 17.000 och hälften så stor, totalkostnad 28.000 = ungefär 20% av en vanlig OL. Funderingar kring att applicera ngt från Mottagnings-OL på vanliga OL? Hugí: Njae. Just nu är ju försöket att göra ovanligt få OL med extra mycket innehåll (4 st). 2008 var vanliga OL ungefär i storleksordningen Mottagnings-OL 2013, värt att notera. Hugí tror just nu inte att det är aktuellt att sluta distribuera tidningen hem till folk, vi tappar för många läsare då och har då inte heller samma säljargument när spons/artiklar/annonser skall säljas in. Armada/THS Näringsliv/KTH köpte annonsplats. Victor: Kul att det gick bra under Obamas besök! Hugí: Hög bouncerate på hemsidan under besöket men desto flitigare rapportering på facebook som många följde. Victor: Redaktionsmöte? Hugí: gick bra. Jobbar just nu mycket med att strukturera upp redaktionen och arbetet. Emma: 10-12 helsidor annonser, hållbart? Hugí: Ja, absolut, det är ca 15% annonser (en vanlig tidning har ca 20% annonser). Ska inte vara några problem alls med så mkt annonser i tidningen.
Sid 8(9) Victor: Bra med höga mål när det gäller annonsintäkter. Bra med schyst kontakt med NewsFactory. Sponsrade artiklar? Hur har ni tänkt? Hugí: En sponsrad artikel i OL skall kännas om en win-win. Jobbar hela tiden ur ett Employer Branding-perspektiv. Apropå helkostnadsbudgeten: bör alla lönekostnader etc tillräknas Osqledaren när chefredaktören i själva verket jobbar även för THS Centralt? KS tar med sig detta till framtida diskussioner. Victor: Syfte med Trondheims resan? Hugí: Ta reda på hur de jobbar då de i mina ögon kommer ut med en högkvalitativ produkt utan att ha heltidsarvoderade. Osqledaren är Sveriges bästa tekniska tidning för studenter, tycker det är dags att börja benchmarka mot andra länder/arenor. Fabian: TORK absorberats in i INFARK. Kommentar? Hugí: Alla väldigt positiva. Min vision är ju att tidningen skall etablerats som kårernas tvåvägskommunikations-redskap. Långsiktiga förhoppningen är att fler kårer skall sparka igång sina tidningar och kanske börja heltidsarvodera sina chefredaktörer. 20:48 Mötet ajourneras för bensträckare och LG lämnar mötet 20:58 Mötet återupptas 3 Diskussionspunkter 3.1 Flytt av THS AB Kista* Emma Fogelström och Victor Olsson Denise: Ränta? Emma: Banken har rekommenderat en ränta på 5%. Anna: Spontan reaktion? Victor: 2 aspekter, syftet och lönsamheten står lite emot varandra i detta. Historiskt dåligt fokus på att göra konceptet lönsamt. Men med nya konceptet hamnar detta i fokus samtidigt som syftet blir mycket oklart och långt ifrån kärnverksamheten. Victor tror personligen inte att KTH-studenter kommer att gå till NOD-huset för att köpa kurslitteratur. Victor: Dålig kommunikation mellan de strategiska tänket/personerna och de som driver den dagliga verksamheten. Svårigheter att sätta budget. Emma: Även om man nu kan se på NOD-konceptet som en kassa-ko så finns det kanske bättre och mer lukrativa sätt att tjäna pengar på än detta, nu när studentnyttan kommer på skam. Victor: Ser man på bokhandel-branschen så är den inte direkt stabil i dagsläget och därmed kanske inte direkt något vi som organisation bör investera mer pengar i. Fabian: Funderat i samma banor som andra i KS. Kanske enda satsningen nu borde vara någon typ av utlämningsställe i Kista, kanske att sektionen kan agera som detta? KS förefaller överens om att en ny Kårbokhandel Fabian yrkar på att ge Kim Westin i uppdrag att informera Kårbokhandelns styrelse om KS åsikt i frågan. att bifalla Fabians yrkande. 4 Övrigt
Sid 9(9) 4.1 Övriga frågor Inga övriga frågor. 4.2 Sammanfattning till hemsidan Kim ordnar. 4.3 Nästa möte 7e oktober 18.00 4.4 Val av nästkommande mötesordförande Denise Fuglesang nominerar sig själv. att välja Denise Fuglesang till mötesordförande. 4.5 Mötets avslutande Mötet avslutas kl 21.20 av mötesordförande Denise Fuglesang. Vid protokollet Kim Öberg Mötessekreterare Justeras Denise Fuglesang Mötesordförande Fabian Wahlgren Justerare