Foto: Jeanette Andersson KFOs LATHUND OM FÖRHANDLINGSPROTOKOLL
Om förhandlingsprotokoll 1 Förhandlingar 4 a) Olika typer av förhandlingar 4 b) Förhandlingens genomförande 4 2 Allmänt om protokoll 5 3 Protokollets utformning 5 a) Intresseförhandling 5 b) Tvisteförhandling 5 c) Medbestämmandeförhandling (MBL 11-förhandling) 6 4 Avslutning 6 Exempelprotokoll: Intresseförhandling 7 Tvisteförhandling 9 Medbestämmandeförhandling (MBL 11-förhandling) 11
1 Förhandlingar a) Olika typer av förhandlingar I Sverige är förhandlingen den viktigaste formen för arbetsmarknadens parter att hantera frågor och lösa tvister. Något förenklat kan förhandlingar delas in i tre olika typer: Intresseförhandlingar Tvisteförhandlingar Medbestämmandeförhandlingar (MBL 11 förhandlingar) Intresseförhandling är en förhandling i en fråga som inte tidigare är reglerad i lag eller avtal. Den kan till exempel gälla införande av ett ekonomiskt tillägg för utförandet av vissa arbetsuppgifter. Dessa frågor kan inte avgöras av domstol. Tvisteförhandling är en förhandling i en fråga som redan är reglerad i lag eller avtal, men där parterna har olika uppfattning om tillämpningen. Förhandlingen kan till exempel gälla hur turordningsreglerna tillämpats vid uppsägningar på grund av arbetsbrist. Dessa frågor kan avgöras av domstol. Medbestämmandeförhandling är en förhandling inför beslut i frågor över vilka arbetsgivaren råder och bestämmer. Arbetsgivaren är dock enligt medbestämmandelagens 11 skyldig att innan beslut fattas påkalla och genomföra förhandling, så kallad primär förhandlingsskyldighet. Förhandlingen kan till exempel gälla att arbetsgivaren avser att genomföra en omorganisation. Dessa frågor kan inte avgöras av domstol. b) Förhandlingens genomförande En förhandling i lagens mening måste uppfylla vissa krav, nämligen att förhandlingen rubriceras som förhandling, att parterna lyssnar på varandra, lämnar förslag på lösning av frågan, samt motiverar förslaget till lösning. Är detta uppfyllt har part uppfyllt sin förhandlingsskyldighet och förhandlingen kan avslutas. Att kriterierna har uppfyllts bör framgå genom utformningen av protokollet. Förhandlingen ska avslutas vid sittande bord om det inte finns särskilda skäl att ajournera den (till exempel för att kontrollera en sakfråga) och avsluta den senare. Överenskommelser med motparten att förhandlingen ska anses avslutad när protokollet är justerat bör inte träffas, eftersom detta till exempel vid en medbestämmandeförhandling hindrar arbetsgivaren från att fatta beslut. Part, som anser att den uppfyllt sin förhandlingsskyldighet, kan alltid skriftligen frånträda förhandlingen om motparten sinkar. Enligt förhandlingsordningen ska MBL 11 förhandlingar genomföras skyndsamt. Parterna ska så snart som möjligt komma överens om förhandlingsdatum. När det gäller intresseoch tvisteförhandlingar ska dessa påbörjas inom två veckor från det att part begärt förhandling, såvida inte parterna enas om annat. Part som i rättstvist vill yrka skadestånd eller annan fullgörelse måste påkalla förhandling inom fyra månader från det parten fick kännedom om den omständighet varpå kravet grundas, och senast inom två år från det att omständigheten inträffade. Hålls inte dessa tidsramar förlorar parten rätten till förhandling under förutsättning att motparten uppmärksammar förseningen och gör en så kallad preskriptionsinvändning. Vill part att motparten ska ha tystnadsplikt gällande den information som ska lämnas under förhandlingen påkallas en särskild förhandling (som naturligtvis kan genomföras i samband med förhandlingen i huvudfrågan) om detta. Enas inte parterna kan part inom tio dagar väcka talan i domstol om tystnadsplikt. Under tiden till dess frågan avgjorts gäller tystnadsplikt. 3
2 Allmänt om protokoll Förhandlingen bör dokumenteras i ett protokoll, och om någon av parterna begär det måste protokoll föras. Arbetsgivaren håller av hävd i pennan vid protokollskrivandet och detta bör vara utgångspunkten vid varje förhandling. Det är protokollskrivarens uppfattning om förhandlingen som återges i protokollet. Ibland inträffar det att motparten anser att protokollet inte korrekt återger vad som förevarit under förhandlingen. Sakfel ska naturligtvis rättas till, men i övrigt ska protokollskrivaren (arbetsgivaren) inte ge sig in i en förhandling om innehållet i protokollet. Motparten har möjlighet att ge sin syn genom en justeringsanmärkning som undertecknas och bifogas protokollet. Protokollet skrivs så snart som möjligt efter förhandlingen och skickas till motparten för justering. Observera att överenskommelser i justerat protokoll kan utgöra kollektivavtal. Det är därför viktigt att arbetsgivaren rörande frågor där denne även fortsättningsvis vill kunna fatta ensidiga beslut undviker att i protokollet ange att parterna är överens i frågan. I andra frågor kan det däremot vara av största vikt att det klart och tydligt av protokollet framgår att parterna träffat en överenskommelse som ska utgöra ett lokalt kollektivavtal, till exempel när parterna, där så är möjligt, vill träffa en överenskommelse som avviker från kollektivavtalet eller lagen. 3 Protokollets utformning Protokoll bör innehålla följande uppgifter som inledning: Rubrik Ärende Parter Närvarande för parterna Tid och plats Sista punkten i ett protokoll ska alltid innehålla skrivningen: Förhandlingen förklaras avslutad, eftersom olika tidsfrister räknas från den dag förhandlingen avslutas. I övrigt beror protokollets utformning av vilken typ av förhandling det rör sig om. a) Intresseförhandling Vid en intresseförhandling är protokollets viktigaste uppgift att ange den eventuella överenskommelse parterna har träffat i frågan. Argumentering eller motiv för överenskommelsen behöver inte anges. Var noggrann med formuleringen av texten och kontrollera med motparten att det som skrivs ner stämmer med motpartens uppfattning om innehållet i överenskommelsen. Har någon överenskommelse i frågan inte träffats skrivs exempelvis: Det konstateras att parterna inte kunnat träffa en överenskommelse i frågan. b) Tvisteförhandling När det gäller tvisteförhandling är protokollets viktigaste uppgift att ange vad tvisten gällt, om den har lösts och hur den i så fall har lösts. I protokollet ska noggrant redogöras för tvistefrågan och parternas respektive ståndpunkter. Har frågan lösts kan det vara lämpligt att skriva Parterna är vidare överens om att samtliga med tvisten sammanhängande frågor härmed är slutgiltigt lösta. Har tvisten lösts genom en överenskommelse innebärande att en anställning ska upphöra bör följande skrivning finnas med: I och med denna överenskommelse är samtliga mellanhavanden mellan (arbetsgivaren) och (arbetstagaren) slutligt reglerade. Ingendera parten har således några ytterligare krav gentemot den andre på lön, semesterersättning, skadestånd eller annan ersättning av vad slag det vara må. 4
Har tvisten rört en enskild arbetstagare ska denne med sin underskrift bekräfta att överenskommelsen godkänns; i protokollet kan skrivas Härmed förklarar jag mig fullt införstådd med ovanstående uppgörelse. Kan någon lösning av tvisten inte nås anges i protokollet Parterna konstaterar att någon enighet i tvistefrågan inte har kunnat uppnås. c) Medbestämmandeförhandling (MBL 11 förhandling) I ett protokoll från en medbestämmandeförhandling gällande frågor där arbetsgivaren har primär förhandlingsskyldighet ska i första punkten anges att arbetsgivaren påkallat förhandlingen. I övrigt anges arbetsgivarens förslag till beslut, motpartens inställning till detta och resultatet av förhandlingen. Resultatet blir oftast att arbetsgivaren står fast vid sitt förslag till beslut och avser att genomföra det, varför detta anges i protokollet. Undvik skrivningar om att parterna är överens i medbestämmandefrågor (se ovan under Allmänt om protokoll). Är motpartens inställning till arbetsgivarens förslag positiv eller i vart fall utan invändningar anges att motparten inte har något att invända mot arbetsgivarens förslag. Har motparten invändningar anges dessa. Det är viktigt att det framgår av protokollet att förhandlingen är avslutad, eftersom arbetsgivaren inte får fatta beslut innan såväl lokal som, om sådan begärs, central förhandling genomförts. Det kan därför vara bra att redan vid slutet av förhandlingen tillfråga motparten om denne avser att begära central förhandling och ange svaret i protokollet. Uppger motparten att denne inte avser att begära central förhandling kan arbetsgivaren fatta beslut i frågan. Motparten har enligt gällande förhandlingsordning sju dagar på sig efter den lokala förhandlingens avslutande att meddela huruvida central förhandling kommer att begäras eller ej. 4 Avslutning På följande sidor finns exempel på hur protokoll avseende olika förhandlingar kan utformas. Lycka till med protokollskrivandet! 5
Exempel Intresseförhandling Förhandlingsprotokoll Ärende: Parter: Tid: Plats: Närvarande för Föreningen: Unionen: Akademikerförbunden: Förhandling beträffande lokalt avtal om införande av flextid Föreningen Ideell Organisation (organisationsnummer) Unionens lokala klubb Akademikerförbunden Den 21 januari 20xx Föreningens lokaler, Stockholm 1 Anteckna dels vem som begärt förhandlingen, dels kortfattat vilka krav som ställs. 2 Anteckna kort motpartens synpunkter på kraven. 3 Vid intresseförhandlingar är protokollets viktigaste syfte att ange vad parterna enats om. Det gäller att reglera förhållandena för framtiden. Parternas argument behöver därför oftast inte anges. Kommer parterna överens om något kan detta presenteras i att satser: Parterna kom överens om följande: Att införa flextid från och med den 1 februari 20xx Att en utvärdering ska ske under september månad 20xx Att,,, och så vidare Träffas överenskommelse bör parterna också komma överens om en uppsägningstid, till exempel tre månader, för avtalet. 4 Träffar parterna ingen överenskommelse kan skrivas: Parterna konstaterar att ingen enighet kan uppnås i frågan. Situationen kan också vara den att arbetsgivaren visserligen kan tänka sig att införa flextid, som i det här protokollsexemplet, men inte vill göra det genom att träffa lokal överenskommelse utan istället göra det ensidigt. I så fall noteras detta tydligt i protokollet 6
5 Avser någon av parterna att begära central förhandling kan detta skrivas in i protokollet. 6 Protokollet avslutas med: Förhandlingen förklaras avslutad. Vid protokollet: Föreningen Justeras: Unionen Justeras: Akademikerförbunden 7
Exempel Tvisteförhandling Förhandlingsprotokoll Ärende: Parter: Tid: Plats: Närvarande för Förskolan: Kommunal: Tvist angående tillämpningen av permissionsregler Förskolan Dagis, Göteborg (organisationsnummer) Kommunal, avdelning Väst Den 3 november 20xx Förskolans lokaler, Göteborg 1 Anteckna vem som begärt förhandlingen (i det här fallet Kommunal, eftersom arbetsgivaren inte beviljat permission för en av Kommunals medlemmar) 2 Beskriv kortfattat tvistefrågan; ta bara med det som är viktigt! 3 Anteckna partens (Kommunals) yrkanden. 4 Anteckna motpartens (Förskolan Dagis) inställning till yrkandena. 5 Resultatet av förhandlingen antecknas. a) Löses tvisten genom överenskommelse ska denna antecknas noggrant: Parterna enades om: Att,,, och så vidare Parterna är överens om att samtliga med tvisten sammanhängande frågor härmed är slutgiltigt lösta. b) Uppnås ingen lösning på tvisten anges: Parterna konstaterar att ingen överenskommelse kan nås. 8
6 Förhandlingen förklaras avslutad. Vid protokollet: Förskolan Dagis Justeras: Kommunal OBS! Vid tvist som berör enskild arbetstagare och där tvisten lösts genom överenskommelse bör arbetstagaren godkänna överenskommelsen genom att underteckna följande skrivning: Härmed förklarar jag mig fullt införstådd med ovanstående uppgörelse och har inga ytterligare krav på arbetsgivaren. Göteborg den 3 november 20xx 9
Exempel Medbestämmandeförhandling (MBL 11 förhandling) Förhandlingsprotokoll Ärende: Förhandling enligt MBL 11 angående införande av uniform på arbetsplatsen Parter: Tid: Plats: Närvarande för Butiken Affären: Handels: Butiken Affären (organisationsnummer) Handelsanställdas förbund, avdelning 20 Stockholm Den 10 september 20xx Butikens lokaler 1 Anteckna att arbetsgivaren begärt förhandlingen 2 Anteckna arbetsgivarens förslag. 3 Anteckna fackets synpunkter. a) Accepterar facket arbetsgivarens förslag, skriv: (Namn på facket) har inget att erinra mot arbetsgivarens förslag OBS! Använd ej uttryck som överenskommelse, parterna var ense om eller liknande. b) Accepterar facket inte arbetsgivarens förslag ange kortfattat invändningarna. c) Eventuella andra förslag antecknas. 4 Arbetsgivaren avser att fatta beslut i enlighet med sitt förslag. 5 Ange huruvida facket, i det fall det inte accepterar förslaget, avser att påkalla central förhandling eller inte. 6 Förhandlingen förklaras avslutad. Vid protokollet: Förskolan Dagis Justeras: Kommunal 10
Arbetsgivarföreningen KFO Klara Södra Kyrkogata 1 Box 16355, 103 26 Stockholm 08-702 54 00 info@kfo.se www.kfo.se