Bas- och tilläggsuppföljning hos kommunens äldreboenden per december år 2010 Maria Sandberg Dnr 2010/450 Januari 2011
2010-12-20 1 (13) Innehåll 1. BAKGRUND...2 2. SYFTE...2 3. METOD...2 4. ANALYS...4 4.1. Uppföljningsresultat av genomförandeplaner...4 4.1.1. Förslag på åtgärder...5 4.2. Sammanställning av de krav som utförarna ej uppfyller...6 4.2.1. Almen...6 4.2.2. Björken...7 4.2.3. Eken...8 4.2.4. Kastanjen...9 4.2.5. Linden...9 4.2.6. Lönnen...10 4.2.7. Olovslund...11 4.2.8. Tallbohov...12 5. SLUTSATS...12 BILAGOR...12
2010-12-20 2 (13) 1. BAKGRUND När kommuner upphandlar och lägger ut sina verksamheter på externa utförare ställs det stora krav på att det sker uppföljningar av det arbete som utföraren levererar. För att säkerställa att kraven i upphandlingarna efterlevs är det viktigt med att regelbundet kontrollera den levererade kvaliteten. Under våren år 2010 arbetade socialförvaltningen fram ett generellt bas- och tilläggsuppföljningsunderlag för kommunens äldreboenden utifrån de avtal som finns mellan socialnämnden och utförarna. Socialnämnden informerades om detta under våren år 2010. Uppföljningsunderlaget består av två enkäter, en för basuppföljningen och en för tilläggsuppföljningen samt granskning av 10 % av de genomförandeplaner som finns för de boende. 2. SYFTE Syftet med uppföljningen är att säkerställa att de externa utförarna som socialnämnden har upphandlat sköter sitt jobb enligt de avtal som finns mellan nämnden och utföraren och levererar utlovad kvalitet. 3. METOD Uppföljningen sker genom att två enkäter skickas ut i digital from till kommunens äldreboenden och korttidsboende. Uppföljningsenkäterna finns bifogade rapporten som bilaga A och B. Utförarna hade två veckor på sig att besvara enkäterna. Därefter sammanställs utförarnas svar och jämförs med det gällande avtalet mellan parterna. Förvaltningen har valt att enbart redovisa de aspekter som skiljer sig mot vad som krävs i avtalen. Besök på boendena kommer även att genomföras där förvaltningen anser att behov föreligger. Enkäten är gjord utifrån de nya upphandlingsunderlagen som tagits fram under 2009/2010. Det betyder att en del av verksamheterna hade förfrågningsunderlag som är äldre än 2009/2010 och därmed finns det inte samma krav i de olika underlagen. Därför har det på vissa ställen blivit så att utföraren inte har det som efterfrågas i enkäten med följer det som står i deras aktuella avtal. Uppföljaren har då valt att gå efter utförarens nuvarande avtal eftersom det är detta avtal som reglerar deras arbete och gällde vid den dåvarande upphandlingen. Detta gäller för Björken, Tallbohov, Almen, Kastanjen, Linden och Lönnen. De två sistnämnda får en ny utförare under år 2011 och den upphandlingen skedde efter nya underlag men det är fortfarande det gamla avtalet som gäller tills den nya utföraren tagit över.
2010-12-20 3 (13) Vidare har förvaltningen begärt in 10 % av det totala antalet genomförandeplanerna som finns upprättade för de boende för granskning. Genomförandeplaner har bedömts utifrån följande: 1. Finns det underskrift från den enskilde Detta är grundläggande för att styrka delaktigheten i upprättande av genomförandeplanen. 2. Finns det datum för uppföljning av planen Det ska finnas ett specifikt datum angivet då genomförandeplanen ska följas upp så att den är aktuell och anpassad efter den enskildes behov och önskemål. 3. Är genomförandeplanen aktuell Det ska finnas ett datum för när planen är upprättad. 4. Finns det delmål för den enskilde i planen Delmål är viktiga för att den enskildes hjälp ska kunna utformas på ett sätt att arbetet kan följas upp. 5. Finns det personliga önskemål Finns den enskildes identitet med i genomförandeplanen? Hur individualiserad är beskrivningen av hur, vad och när? 6. Används Järfälla kommuns mall Utföraren ska använda de av Järfälla kommun anvisade dokumentationssystemen. Utifrån vad uppföljningen visar kommer eventuella åtgärder att begäras från utföraren.
2010-12-20 4 (13) 4. ANALYS 4.1. Uppföljningsresultat av genomförandeplaner Av de granskade planerna är resultatet överlag bristfälligt. Följande resultat kunde utläsas: 96 % av genomförandeplanerna har ett uppföljningsdatum men endast 65 % är aktuella. Personalen har alltså missat att uppdatera planen efter ett halvår. Personalen behöver ha övervakning av uppföljningsdatumen så att den enskildes genomförandeplan inte blir för gammal. Alla utom fem planer saknar utredningen som handläggaren har gjort och den enskildes bakgrundshistoria. Det är vikigt att personalen lär sig att kopiera in handläggarens utredning, inför beslut om äldreboende, så att de får en bakgrundsbild av den enskildes tillstånd. Många av genomförandeplanerna innehåller felstavningar, felaktiga meningsbyggnader och ordföljd, problem med stora och små bokstäver samt punkt och förkortningar. Det är anhöriga, läkare m.fl som kan komma att läsa dessa planer och det är oprofessionellt att planerna är utformade på detta sätt. Planerna ska vara välskrivna såväl textmässigt som behovsmässigt för den enskilde. Många av målen som sätts kan inte relateras till den enskilde utan läggs helt på personalen samt att vissa åtaganden inte kan ses som mål, t. ex: Personalen ska uppfylla de överenskomna behov som jag har, jag har rena kläder varje dag, jag har fint och städat hemma, jag ska inte gå hungrig. Målen ska ju fokuseras på den enskilde. Att ha rena kläder, städat hemma och inte gå hungrig är en självklarhet! Detta ingår i upphandlingsavtalen! Exempel på ett fokuserat mål: Jag ska fortsätta med att kunna gå på toaletten själv. Dessa målsättningar behöver skrivas om omedelbart. Endast 71 % av planerna innehåller mål/delmål för den enskilde. Vidare har många av genomförandeplanerna mål efter varje rubrik. Det är inte alltid nödvändigt. Det är bättre att det finns några få, väluttänkta och bra mål, än många och felaktiga. Genomförandeplanerna innehåller väldigt sällan så kallade. hurbeskrivningar som förvaltningen vid ett flertal tillfällen har påpekat är själva grunden för hur personalen ska utföra vården och omsorgen av den enskilde. I endast 68 % av planerna finns den enskildes egna önskemål och vilja med. Personalen behöver bli bättre på att arbeta utifrån den enskildes hurperspektiv. Många av de saker som skrivs i genomförandeplanerna är inte relevanta i just detta sammanhang, t. ex. Mitt hår är kort och tunt. Denna information ger ingen kunskap om hur den enskilde vill ha sin vård och omsorg och är därför inte nödvändig att ha med.
2010-12-20 5 (13) 4.1.1. Förslag på åtgärder Många de studerade genomförandeplanerna går ut i maj och juni år 2011. Rekommenderat är då att personalen tar till sig ovanstående påpekanden och har med sig det i framtagandet av nya genomförandeplaner. När den nya mallen för genomförandeplaner togs fram framställdes även en lathund som skulle vägleda personalen hur planen skulle utformas och fyllas i. Personalen rekommenderas att använda den. Ytterligare en uppföljning av genomförandeplanerna bör genomföras efter sommaren för att kontrollera att ovanstående problem har åtgärdats.
2010-12-20 6 (13) 4.2. Sammanställning av de krav som utförarna ej uppfyller 4.2.1. Almen Fråga: Behärskar all personal det svenska språket i skrift? Svar: Nej Krav: Utföraren ska tillse att personalen behärskar det svenska språket. Kommentar: På Almen arbetar en person som har problem med det svenska språket i skrift. Personen är tillsvidare anställd av en tidigare arbetsgivare sedan 1998. För att klara av språket har personen stöd av verksamhetschefen samt har gått utbildningar. Socialförvaltningen anser att det är viktigt att den personen lär sig det svenska språket i skrift snarast och det bör ha åtgärdats för länge sedan då personen haft anställning i Sverige i 13 år. Åtgärd: Utföraren ska inkomma med en skriftlig redovisning för hur personens kunskaper inom det svenska språket i skrift ska utvecklas till att personen självständigt ska kunna klara av den skriftlig dokumentation. ----- Fråga: Vad innehåller den sociala akten? Svar: Genomförandeplan, levnadsberättelse, socialjournal, signeringslistor, kontaktpersonens ansvar samt ekonomiblad. Krav: Akten ska även innehålla det aktuella uppdraget. Åtgärd: Utföraren ska komplettera akterna med aktuella uppdragen. ----- Fråga: Finns det något brukarråd på äldreboendet? Svar: Nej Krav: Om det är möjligt ska det finnas ett brukarråd på äldreboendet? Åtgärd: Utföraren ska inkomma med en skriftlig förklaring till varför de anser att det inte är möjligt att ha ett brukarråd på boendet. Därutöver finns det inget att erinra utifrån förfrågningsunderlaget.
2010-12-20 7 (13) 4.2.2. Björken Fråga: Vad innehåller den sociala akten? Svar: Genomförandeplan Krav: Akten ska även innehålla uppdraget, socialjournal och signeringslista. Åtgärd: Utföraren ska komplettera akterna med aktuella uppdragen, social journal och signeringslista. Uppföljning av akternas innehåll kommer att ske. ---- Fråga: Finns det någon form av anhörigstöd, brukarråd eller anhörigråd? Svar: Nej Krav: Utföraren ansvarar för att det finns goda möjligheter till inflytande för de boende och om möjligt ett brukarråd på äldreboendet. Det är även önskvärt att det finns ett råd för att kanalisera de anhörigas/närståendes inflytande. Anhöriga utgör en viktig del av resurserna på äldreboendet då de genom sina insatser bidrar till den enskildes livskvalitet. Ett gott anhörigstöd skapar trygghet och bidrar till att öka tilliten mellan anhöriga och personal. Åtgärd: Utföraren ska inkomma med en skriftlig förklaring varför de anser att det inte är möjligt med ett brukarråd på boendet. Utföraren ska inkomma med en skriftlig förklaring till varför de har valt att inte ha något anhörigråd på boendet. Utföraren ska införa ett anhörigstöd samt inkomma med en skriftlig redogörelse av hur arbetet med införandet av anhörigstöd genomförts. Därutöver finns det inget att erinra utifrån förfrågningsunderlaget.
2010-12-20 8 (13) 4.2.3. Eken Fråga: Behärskar all personal det svenska språket i tal och skrift? Svar: Nej Krav: Utföraren ska tillse att personalen behärskar det svenska språket. Kommentar: På Eken arbetar personer som har problem med det svenska språket både i tal och skrift. De ska få en 1-årig svenska undervisningskurs som kommer att ske tillsammans med hemtjänstpersonal och andra boenden. Om de inte kan tillräckligt med svenska efter det året kommer Vård och Omsorg att fundera på vilka andra arbetsuppgifter dessa personer kan få. Då Vård och Omsorg undertecknade gällande kravspecifikation så hade de antingen redan denna personal på plats eller så har de anställts under året. Om de anställdes under 2010 har Vård och Omsorg gått emot det avtal som finns med beställaren. Om personerna finns anställda sedan tidigare så borde de ha fått en utbildning i svenska tidigare. Då den kommande utbildningen beräknas att ta ett år så borde Vård och Omsorg se till att dessa personer får andra arbetsuppgifter så länge utbildningen pågår tills det kan anses att deras tal och skrift i svenska är tillräckligt god för att leva upp till de kompetenskrav som beställaren har på boendets personal. Åtgärd: Utföraren ska inkomma med en skriftlig redovisning över vilka arbetsuppgifter personerna kommer att ha under året som deras utbildning i svenska pågår eller hur deras språksvårigheter kommer att hanteras under året, dels i kontakten med kunderna och dels gällande den skriftliga dokumentationen. ---- Fråga: Vad innehåller den sociala akten? Svar: Genomförandeplan och dokumentation. Krav: Akten ska innehålla biståndsbedömarens utredning, beslut, beställning och socialjournal. Åtgärd: Utföraren ska komplettera akterna med de aktuella utredningarna, besluten, beställningarna samt social journal. Uppföljning av akternas innehåll kommer att ske. ---- Fråga: Finns det något brukarråd på äldreboendet? Svar: Nej Krav: Vård och Omsorg har ansvar för att det finns någon form av fungerande brukarråd på äldreboendet. Åtgärd: Vård och Omsorg inrätta ett brukarråd på Olovslunds äldreboende samt lämnar in en skriftlig redogörelse av införandet av ett brukarråd på boendet.
2010-12-20 10 (13) 4.2.6. Lönnen Fråga: Får personalen handledning? Svar: Nej Krav: Personalen ska erbjudas utbildningstillfällen inom: - Handledning för vårdpersonal - Handledning från kvalitetsavdelningen - Handledning från företagshälsovården Åtgärder: Utföraren ska erbjuda sin personal ovanstående utbildningstillfällen samt inkomma med en skriftlig redogörelse för hur arbetet genomförts. ---- Fråga: Finns det någon form av anhörigstöd? Svar: Nej Krav: Det finns personer som har fått utbildning i anhörigstöd på Linden och en mall för anhörigstöd. Denna mall och arbetssätt ska även implementeras på Lönnen. Åtgärd: Utföraren ska införa anhörighetsstöd samt inkomma med en skriftlig redogörelse för hur arbetet genomförts. Därutöver finns det inget att erinra utifrån förfrågningsunderlaget.
2010-12-20 11 (13) 4.2.7. Olovslund Fråga: Vad innehåller den sociala akten? Svar: Genomförandeplan och löpande dokumentation Krav: Biståndsbedömarens utredning, beslut, beställning, social journal och genomförandeplan. Åtgärd: Utföraren ska komplettera akterna med aktuell utredning, beslut, beställning och social journal. Uppföljning av akternas innehåll kommer att ske. ----- Fråga: Finns det något brukarråd på äldreboendet? Svar: Nej Krav: Vård och Omsorg har ansvar för att det finns någon form av fungerande brukarråd på äldreboendet. Åtgärd: Vård och Omsorg ska inrätta ett brukarråd på Olovslunds äldreboende samt inkomma med en skriftlig redogörelse av införandet av ett brukarråd på boendet. Därutöver finns det inget att erinra utifrån förfrågningsunderlaget.
2010-12-20 12 (13) 4.2.8. Tallbohov Fråga: Känner samtliga i personalen till innehållet i Järfälla kommuns styrdokument? Svar: Nej, varken Vision eller inriktnings- och effektmål för äldreomsorgen. Krav: Utföraren ska skaffa sig kunskap om och bedriva verksamheten i enlighet med de kommunala styrdokumenten: Järfälla kommuns vision samt Järfälla kommuns inriktnings- och effektmål för äldreomsorgen. Åtgärd: Utföraren ska informera sin personal om Järfälla kommuns Vision samt äldreomsorgens mål samt inkomma med en skriftlig redogörelse för hur arbetet genomförts. Därutöver finns det inget att erinra utifrån förfrågningsunderlaget. 5. SLUTSATS Beställarens alla påpekade brister ska åtgärdas av utföraren snarast möjligt. BILAGOR Bilaga A Basuppföljningsenkät Bilaga B Tilläggsuppföljningsenkät