Dnr: ST 2013/166-1.1 Slutattestinstruktion Beslutat av Rektor Gäller från 2013-04-22
Innehåll Slutattestinstruktion 3 Intern kontroll 3 Fakultet 6 Utgångspunkter 6 Universitetsförvaltning 8 Utgångspunkter 8 2 (9)
Slutattestinstruktion Intern kontroll Dekan, prefekt, chefen för en enhet/avdelning eller motsvarande (ansvarig chef) ansvarar för ekonomin inom fakulteten/institution/enheten/avdelningen. Att fatta beslut om beställningar och utbetalningar är ett led i det ansvaret. För att uppfylla kraven på god intern kontroll enligt regelverk och redovisningspraxis, ska beställnings- och utbetalningsunderlag alltid handläggas av minst två personer Ingen anställd vid universitetet får besluta i ett ärende som rör henne/honom själv. Närmast överordnade chef ska fatta sådana beslut, som t ex att slutattestera reseräkningar och privata utlägg i agresso och primula. Undantag från denna regel är rektors egna kostnader som slutattesteras av universitetsdirektören. Lista över befattningshavare som har rätt att slutattestera upprättas av ekonomichefen. Slutattest I det löpande arbetet är det önskvärt att all slutattestering sker i förväg genom att ansvarig chef, slutattesterar beställningen eller i efterhand via slutattest av utbetalningsunderlag (fakturor och liknande utbetalningar) Det innebär att den som slutattesterar påtar sig det ekonomiska ansvar som beställningen/utbetalningen innebär: att varan/tjänsten är ändamålsenlig för verksamheten att övriga gällande regler, t ex om upphandling, och befintliga ramavtal, efterlevs ansvarar för att underliggande bokföringsmateriel är korrekt och fullständigt Den som har slutattestsrätt ska alltid kontrollera att verifikationen är attesterad av behörig person. Delegering av slutattest Det kan i många fall vara lämpligt för ansvarig chef, att delegera rätten att slutattestera, för att t ex undvika förseningar eller andra störningar av fakultetens/institutionens/enhetens arbete. Observera dock att ansvarig chefs ansvar för enhetens ekonomi alltid kvarstår. Delegering av rätten att slutattestera ska ges till ett fåtal personer med ekonomisk insikt och den kan ges för hela eller delar av enhetens verksamhet. 3 (9)
Delegering av rätten att slutattestera ska ske skriftligt och dokumenteras i universitetets slutattestförteckning, vilken är ekonomichefens ansvar. Delegationen ska förnyas varje år och vid relevanta personalförändringar (ex avdelningschef slutar). Attesträtt för firmatecknare De personer inom universitetet vilka rektor delegerat firmateckningsrätt till har även en generell slutattesträtt för alla enheter på universitetet. Denna rätt ska dock främst användas i brådskande fall då ordinarie slutattestant eller utsedd ersättare inte är tillgänglig. Godkännande Det kan vara svårt för utsedd slutattesterare att i detalj ha kännedom om varje enskild beställning. För att hon/han ska kunna slutattestera en händelse krävs därför i vissa fall att någon som känner till förhållandena först godkänner beställningen/utbetalningsunderlaget genom s.k. godkännande. Även om slutattestanten har kännedom om en enskild beställning/utbetalning ska underlaget först attesteras för att kraven på god intern kontroll ska vara uppfyllda. Godkännande kan ske i två olika former Kostnadsgodkännande vilket innebär en kontroll av: att kostnaden belastar rätt organisatorisk enhet, att verksamheten ryms inom budgeterad ram. Hanteringsgodkännande vilket innebär en kontroll av: Att beställningen/utbetalningsunderlaget överensstämmer med internt uppsatta regler, rutiner och policyer Attestordning för godkännande Av praktiska skäl och för att uppnå god intern kontroll är det nödvändigt att chefen för fakulteten/institution/enhet utser personer som har rätt att godkänna. En s k godkännandeförteckning upprättas och i denna anges vilka personer som ska ha rätt att godkänna samt för vilken verksamhet och för vilken period respektive rätt gäller. Även beloppsgränser kan anges. Godkännandeförteckningen förvaras vid institutionen. 4 (9)
Mottagandebekräftelse/inleverans Att leverans är korrekt eller avviker mot beställning/offert ska bekräftas av den som beställt varan eller tjänsten av utsedd beställare, s.k. mottagandebekräftelse. - att leverans överensstämmer med beställningsunderlag eller faktura, - att varan/tjänsten är levererad till rätt kvalitet, kvantitet och pris, 5 (9)
Fakultet Utgångspunkter Dekanen är ansvarig för fakultetens ekonomi inom de ramar som ges av universitetsstyrelse/ rektor. Dekanen äger i enlighet med detta rätt att slutattestera beställningar och utbetalningsunderlag inom verksamhetsområdet (fakultet). Dekan slutattest Dekanen slutattesterar beställningar/utbetalningar inom sitt verksamhetsområde utan beloppsbegränsning. För belopp över 1 000 000 kr krävs även en slutattest av rektor. Prodekan är dekans ersättare. Dekanen har möjlighet att delegera slutattesten enligt nedanstående. Kanslichef slutattest Kanslichef slutattesterar beställningar/utbetalningar upp till 200 000 kr inom sitt verksamhetsområde. För belopp över 200 000 kr krävs även en slutattest av dekan. Dekan är kanslichefs ersättare. Prefekts/ motsvarande slutattest Prefekt/motsvarande slutattesterar beställningar/utbetalningar inom sitt verksamhetsområde. För belopp över 200 000 kr krävs även en slutattest av dekan. Dekan är prefekts ersättare. Prefekten har möjlighet att delegera slutattesten enligt nedanstående. Sektionsansvarig slutattest Sektionsansvarig eller motsvarande slutattesterar beställningar/utbetalningar upp till 25 000 kr. Prefekt är dennes ersättare. Ytterligare delegering Ytterligare delegering av slutattest får inte göras. Ytterligare slutattester Slutattesten innebär att när respektive beloppsgräns uppfylls, exempelvis för sektionsansvarig eller motsvarande 25 000 kr, så kompletteras dennes slutattest med prefekt/motsvarande. För fakturor överstigande 1 000 000 kr kompletteras dekanens slutattest med rektors slutattest. Chef i övrig verksamhet knuten till fakultet Chefer i verksamheter som är knutna till fakulteter och som rapporterar direkt till rektor slutattesterar beställningar/utbetalningar inom sitt 6 (9)
verksamhetsområde. För belopp över 500.000 kr krävs även en slutattest av rektor. För att uppnå en effektiv hantering av de personalkostnader som faktureras Linnéuniversitetet, enligt av rektor undertecknat avtal med Rikspolisstyrelsen om uppdragsutbildning, undantas dessa från ovanstående. Chef för polisutbildningen har därmed rätt att ensam slutattestera dessa fakturor utan beloppsbegränsning. Ytterligare delegering av denna slutattesträtt får inte göras. 7 (9)
Universitetsförvaltning Utgångspunkter Universitetsdirektören ansvarar för förvaltningens administration och ekonomi. Universitetsdirektören äger därför rätt att slutattestera beställningar och utbetalningsunderlag inom verksamhetsområdet (universitetsförvaltningen). Universitetsdirektörs slutattest Universitetsdirektören slutattesterar fakturor inom sitt verksamhetsområde utan beloppsbegränsning. För fakturor överstigande 1 000 000 kr krävs ytterligare en slutattest av ekonomichef, vars ersättare är rektor. Ekonomichef är universitetsdirektörens ersättare. Avdelningschefs/ bibliotekschefs slutattest Avdelningschefen/bibliotekschefen slutattesterar betalningar upp till 200 000 kr. Universitetsdirektören är avdelningschefens ersättare. Sektionsansvarig slutattest Sektionsansvarig slutattesterar betalningar upp till 25 000 kr. Avdelningschef är sektionsansvarigs ersättare. Chef för universitetsledningens kansli Chefen för universitetsledningens kansli slutattesterar förutom för sin egen avdelning, betalningar för styrelse, rektor och universitetsdirektör upp till 25 000 kr. Attesträtten gäller inte egna kostnader för dekaner och avdelningschefer underställda rektor respektive universitetsdirektör. Särskild hantering av fakturor för lokalhyror För att uppnå en effektiv hantering av lokalhyresfakturorna undantas dessa från beloppsbegränsningen. Chefen för lokal- och serviceavdelningen har därmed rätt att utan beloppsbegränsning slutattestera lokalhyresfakturor för vilka rektor enligt rektors delegationsordning tecknat avtal. Löne- respektive reseförskott som hanteras av personalavdelningen Personalchefen kan delegera slutattest avseende löne- respektive reseförskott upp till 25 000 kr till personal inom avdelningen. Lagstadgade skatter och avgifter Lagstadgade skatter och avgifter slutattesteras av personalchef respektive ekonomichef i förekommande fall. 8 (9)
Periodiska fakturor För fakturor av periodisk karaktär finns det möjlighet slutattestera dessa via ett dokumenterat underlag och enligt gällande attestregler. Detta underlag ligger sedan till grund för matchning av fakturorna. Dessa behöver då inte slutattesteras löpande i de fall de uppfyller i dokumentet uppsatta kriterier. Ytterligare delegering Ytterligare delegering av slutattest får inte göras. Dubbel slutattest Slutattesten innebär att när respektive beloppsgräns uppfylls, exempelvis för avdelningscheferna 200 000 kr, så kompletteras chefens slutattest med dennes överordnade. Fakturor överstigande 1 000 000 kr kompletteras universitetsdirektörens slutattest med ekonomichefens. Ersättare för ekonomichef är rektor. Särskilda bemyndiganden Chefen för personalavdelningen respektive ekonomiavdelningen äger rätt att, inom sina respektive ansvarsområden, bemyndiga utbetalningar. Chefen för personalavdelningen respektive ekonomiavdelningen ska utse personer med rätt att skicka betalningsunderlag respektive bemyndiga utbetalningar, inom respektive ansvarsområden. Personer som får skicka betalningsunderlag respektive bemyndiga utbetalningar utses, enligt särskilt beslut, för varje år samt vid personalförändringar. Den som bemyndigar att sådana utbetalningar verkställs får inte vara samma person som sänder betalningsunderlaget. Den som sänder betalningsunderlaget får inte vara samma person som slutattesterat. 9 (9)