SERVICE- OCH TEKNIKNÄMNDEN KALLELSE Datum 211-4-2 Sammanträdande organ Service- och tekniknämnden Tid Torsdag den 7 april 211, kl 15. Plats Rum 66, AVA-huset, Trädgårdsgatan 1 Observera att vi ska vara i AVA-huset Nr Ärenden Föredragande/ handläggare Sidan 1 Justering av närvarolista 2 Val av justerare 3 Fastställande av dagordning 4 Internbudget Helena Ericson 5 Rutiner för investeringsärenden Helena Ericson Bilagor Budget för 211 Åtaganden för Service- och teknikförvaltningen skickades ut till nämnden den 31 mars Johan Hartman Ordförande Karin Wadman Sekreterare Kall 1147
Dnr STN/211: Handläggare: Helena Ericson Förslag gällande besparingar 211 Förslag till beslut Service- och tekniknämnden fastställer den av kommunfullmäktige beslutade Budget för 211 samt Åtaganden för Service- och teknikförvaltningen inför övergripande plan med budget 211-213, del 2. Nämnden beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att genomföra åtgärder vad avser arbetstidsmodell, vaktmästaruppdrag samt samordningsmöjligheter. Nämnden beslutar även att ge förvaltningen i uppdrag att konsekvensbeskriva övriga föreslagna besparingsåtgärder. Vidare beslutar nämnden att ge förvaltningen i uppdrag att till varje nämndmöte redovisa effekterna av vidtagna åtgärder. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige är det högst politiskt beslutande organet i kommunen. Planeringsdirektivet 211 med plan för 212-213 fastställdes av kommunstyrelsen 21-4-28. Av detta framgår att nämnder och bolag får sin styrning från kommunfullmäktige genom visionen, kommunplanen, planeringsdirektiv och reglementet eller bolagsordningen. Kommunplanen är en del av ägardirektivet till bolagen. Nämnderna styrs också av olika lagstiftning. Varje nämnd, bolagsstyrelse och kommunalförbund gör en egen planering för sin verksamhet. Nämndernas och bolagsstyrelsens planering består av två delar: För att svara upp mot de övergripande målen och planeringsdirektivet gör nämnderna åtaganden, dvs. man redovisar vad man tänker åstadkomma för att målen ska nås. Denna del av planeringen ska lämnas till kommunstyrelsen i slutet av augusti varje år inför beredning av övergripande plan med budget. Åtagandena ska vara uppföljningsbara, dvs. det ska med hjälp av nyckeltal gå att mäta i vilken utsträckning som målen nås. Den andra delen innehåller resten av nämndens/bolagets planering för sin verksamhet. Utöver de åtaganden som nämnden lämnat till kommunstyrelsen kan nämnden där lägga till egna verksamhetsmål och uppdrag. Det övergripande styrsystemet reglerar inte nämndernas och bolagens egen planering och uppföljning. Nämnden för Service och teknikförvaltningen har beslutat att följa samma modell. Enligt Dnr STN/21:32-42 har nämnden beslutat godkänna förvaltningens upprättade förslag till verksamhets- och volymförändringar, beredningsuppdrag, åtaganden samt investeringsbudget för service- och tekniknämnden avseende verksamhetsåren 211-213. Planen med budget skickades därefter vidare till Kommunstyrelsen för beslut. Övergripande plan med budget 211-213 fastställdes av kommunfullmäktige 21-11-15 13. Nämndens planering med budget enligt ovan - ska därefter fastställas av nämnden efter att fullmäktige tagit beslut om övergripande plan med budget. I december månad beslöts att handlingarna som avsåg fastställande av budget skulle förskjutas till den nya majoriteten. Detta som en följd av de besparingsåtgärder som ansågs nödvändiga.
Förvaltning har därefter tagit fram ett första förslag till besparingsåtgärder som presenteras i bilaga. Ärendets handlingar Förslag på besparingar för Service- och teknikförvaltningen (helårseffekt) samt sifferbudget bifogas. Åtaganden för Service- och teknikförvaltningen har skickats ut vid tidigare utskick.
Förslag på besparingar för Service- och teknikförvaltningen (helårseffekt) Ram 211 (tkr) 16 599 Budgetavvikelse (informationsnämnden 3 februari 211) -16 Vinterkontot underskott 6 Omställningskostnader städ som belastar 21 1 8 Att hantera inom förvaltningen -8 2 ADA- verksamhetsservice intäkter städverksamhet +1 9 Sportcentrum (ökade intäkter genom översyn avtal camping, bowlinghall och Olssons vandrarhem, översyn av inköpsrutiner, utredning gällande personalorganisation i förhållande till uppdrag och arbetstidsmodell, föreningsbidrag) Kost och transportverksamheten (införande av ekologiskt odlat implementeras med en lägre takt, arbetstidmodell samt utredning vaktmästaruppdraget för att komma i ram) Gata och Park (arbetstidsmodell och utredning verkstaden samt samordningsmöjligheter med SVAAB, tillkommande ytor för att komma i ram) Myndighet och nyproduktion (arbetstidsmodell och parkeringsintäkter) +2 7 + 2 7 +35 +2 ADA administration (IT-kostnader) +1 Förvaltningsledning (nämnd halvdagar) +5 Totalt helårseffekt 8 Exempel på uppdrag där ram inte getts Katrineholmsveckan (11) och offentlig toalett björkvik (65) Shared Business Services Åtgärder som pågår Arbetstidsmodellen Tillkommande ytor Nämnd halvdagar Ekologiskt odlat Översyn inköpsrutiner Vaktmästareutredning Förslag städverksamhet
Service- och teknikförvaltningen Helår 21 samt budget 211 Ekonomi Period: Helår Utfall perioden Budget Avvikels e 21 211 INTÄKTER Externa intäkter 44 118 42 391 1 727 Interna intäkter 47 914 5 2-2 16 SUMMA INTÄKTER 92 32 92 412-38 KOSTNADER Anläggning och underhållsmaterial -5 888-8 564 2 675 Bidrag -6 168-6 391 223 Entreprenad och köp av verksamhet -14 251-24 616 1 365 Externa hyror -261-267 6 Finansiella poster och avskrivningar 42 98-55 Interna hyror -11 886-11 357-53 Interna övriga kostnader -29 91-23 45-6 495 Kapitalkostnader -28 287-32 29 3 922 Löner och kostnadsersättningar -112 979-95 255-17 724 Övriga verksamhetskostnader -58 363-51 894-6 469 varav elkostnader -6 715-5 81-914 varav drivmedel -1 473-1 131-343 varav fjärrvärme -69-43 -179 varav livsmedel -22 1-22 598 597 SUMMA KOSTNADER -267 942-253 859-14 83 TOTALT -175 91-161 448-14 463 Investeringar *Avrundningsdifferenser kan finnas. ANTECKNINGAR
Förvaltningschef Ekonomi Period: Helår Utfall perioden Budget Avvikels e 21 211 INTÄKTER Externa intäkter 4 4 Interna intäkter 617-617 SUMMA INTÄKTER 4 621-617 KOSTNADER Anläggning och underhållsmaterial Bidrag Entreprenad och köp av verksamhet -16-16 Externa hyror -4-4 Finansiella poster och avskrivningar Interna hyror Interna övriga kostnader -1 134-1 16 26 Kapitalkostnader Löner och kostnadsersättningar -4 499-5 42 921 Övriga verksamhetskostnader -534-12 -432 varav elkostnader -395-395 varav drivmedel varav fjärrvärme varav livsmedel -2 2-4 SUMMA KOSTNADER -6 187-6 682 495 TOTALT -6 182-6 61-122 Investeringar PRODUKTION Ökningen av interna intäkter består i en ökning av administrativa interna intäkter för STF. Den ökade lönekostnaden beror på höjda löner och ersättningar till förvaltningschef, avdelningschefer och nämnd.
ADA, ledning Ekonomi Period: Helår Utfall perioden Budget Avvikels e 21 211 INTÄKTER Externa intäkter 2 239 1 941 299 Interna intäkter 2 779 4 396-1 617 SUMMA INTÄKTER 5 19 6 337-1 318 KOSTNADER Anläggning och underhållsmateria -79-5 -28 Bidrag Entreprenad och köp av verksamh -66-66 Externa hyror -6-6 Finansiella poster och avskrivning -5-5 Interna hyror -1 216-1 15-66 Interna övriga kostnader -2 937-2 281-656 Kapitalkostnader -182-64 -118 Löner och kostnadsersättningar -4 71-4 451-25 Övriga verksamhetskostnader -2 299-3 648 1 349 varav elkostnader varav drivmedel -3-3 varav fjärrvärme varav livsmedel -4-3 -1 SUMMA KOSTNADER -11 49-11 65 16 TOTALT -6 471-5 313-1 158 Investeringar PRODUKTION Ökningen av interna intäkter består av administrativa avgifter för andra avdelningars försäkringspremier. Övriga verksamhetskostnader ökar som en följd av administrationen av försäkringspremier.
ADA, verksamhetsservice 211-2-28 Ekonomi Period: Helår Utfall perioden Budget Avvikels e 21 211 INTÄKTER Externa intäkter 3 694 3 332 362 Interna intäkter 1 96 6 996 3 964 SUMMA INTÄKTER 14 654 1 328 4 326 KOSTNADER Anläggning och underhållsmaterial -194-317 123 Bidrag -93-93 Entreprenad och köp av verksamhet -1 727-2 622 9 894 Externa hyror -66-67 1 Finansiella poster och avskrivningar -1 48-49 Interna hyror -76-76 Interna övriga kostnader -481-512 31 Kapitalkostnader -114 114 Löner och kostnadsersättningar -24 9-2 539-21 55 Övriga verksamhetskostnader -7 365-2 98-5 267 varav elkostnader varav drivmedel -99-35 -64 varav fjärrvärme varav livsmedel -7-7 SUMMA KOSTNADER -43 93-26 222-16 871 TOTALT -28 439-15 894-12 545 Investeringar Förändringarna i såväl intäkter som kostnader beror på att städverksamheten övergått till entreprenad samt att vaktmästarnas organisatoriska tillhörighet har flyttats till Kost och transportservice. Verksamhetsservice består även av televäxel samt bilsamordning som tillsammans har en budget i balans. Städverksamheten är inte finansierad.
Gata/Park Ekonomi Period: Helår Utfall perioden Budget Avvikels e 21 211 INTÄKTER Externa intäkter 19 753 17 26 2 493 Interna intäkter 2 888 22 645-1 757 SUMMA INTÄKTER 4 641 39 95 736 KOSTNADER Anläggning och underhållsmaterial -3 197-2 967-23 Bidrag Entreprenad och köp av verksamhet -2 83-3 85 974 Externa hyror -185-194 9 Finansiella poster och avskrivningar 51 5 1 Interna hyror -844-1 358 514 Interna övriga kostnader -22 674-19 149-3 525 Kapitalkostnader -18 213-21 619 3 45 Löner och kostnadsersättningar -22 398-21 597-81 Övriga verksamhetskostnader -15 576-13 216-2 36 varav elkostnader -3 223-3 21-22 varav drivmedel -1 185-781 -44 varav fjärrvärme -37-33 -4 varav livsmedel -3-3 SUMMA KOSTNADER -85 867-83 854-2 12 TOTALT -45 226-43 949-1 276 PRODUKTION Intäkter och kostnader baseras på ett normalår. Övriga IP har tillkommit från Sportcentrum vilket ska vägas mot de besparingar som tidigare beslutats.
Kost- och transportservice 211-2-28 Ekonomi Period: Helår Utfall perioden Budget Avvikels e 21 211 INTÄKTER Externa intäkter 6 859 7 1-151 Interna intäkter 11 786 13 6-1 814 SUMMA INTÄKTER 18 645 2 61-1 965 KOSTNADER Anläggning och underhållsmaterial -95-4 786 3 881 Bidrag Entreprenad och köp av verksamhet -43-75 32 Externa hyror Finansiella poster och avskrivningar -1-1 Interna hyror -1 146-75 -396 Interna övriga kostnader -1 392 126-1 518 Kapitalkostnader -819 819 Löner och kostnadsersättningar -39 15-43 692 4 587 Övriga verksamhetskostnader -26 427-26 451 24 varav elkostnader -12-12 varav drivmedel -16-22 96 varav fjärrvärme varav livsmedel -21 786-22 48 694 SUMMA KOSTNADER -69 18-76 447 7 429 TOTALT -5 373-55 837 5 464 PRODUKTION Vaktmästarna har tillkommit från ADA-verksamhetsservice. Vidare har ytterligare ramförstärkning skett från BIF.
Myndighet och nyproduktion 211-2-28 Ekonomi Period: Helår Utfall perioden Budget Avvikels e 21 211 INTÄKTER Externa intäkter 3 227 3 842-614 Interna intäkter 1 359 1 766-48 SUMMA INTÄKTER 4 586 5 68-1 22 KOSTNADER Anläggning och underhållsmaterial -7-18 -52 Bidrag -519-527 8 Entreprenad och köp av verksamhet -138-14 -124 Externa hyror Finansiella poster och avskrivningar Interna hyror -59-59 Interna övriga kostnader -336-427 91 Kapitalkostnader -25-25 Löner och kostnadsersättningar -6 233-6 789 556 Övriga verksamhetskostnader -598-698 1 varav elkostnader varav drivmedel varav fjärrvärme varav livsmedel SUMMA KOSTNADER -8 427-8 497 7 TOTALT -3 841-2 89-952 PRODUKTION Intäkter och kostnader baseras på ett normalår.
Sportcentrum Ekonomi Period: Helår Utfall perioden Budget Avvikels e 21 211 INTÄKTER Externa intäkter 8 341 9 3-662 Interna intäkter 143 143 SUMMA INTÄKTER 8 484 9 3-519 KOSTNADER Anläggning och underhållsmaterial -1 444-425 -1 19 Bidrag -5 556-5 864 38 Entreprenad och köp av verksamhet -431-1 -331 Externa hyror Finansiella poster och avskrivningar -2-2 Interna hyror -8 96-8 99 3 Interna övriga kostnader -947-3 -944 Kapitalkostnader -9 866-9 568-298 Löner och kostnadsersättningar -11 955-1 767-1 188 Övriga verksamhetskostnader -5 564-5 681 117 varav elkostnader -2 976-2 78-196 varav drivmedel -81-11 29 varav fjärrvärme -239-1 -139 varav livsmedel -136-9 -46 SUMMA KOSTNADER -43 861-4 56-3 355 TOTALT -35 377-31 53-3 874 PRODUKTION Verksamhetsförändring: Övriga IP har budgetmässigt förts över till Gata Park. Intäkterna ökar som en följd av särskild satsning på arrangemang. Lönekostnaderna minskar som en följd av naturlig pensionsavgång. Särskild handlingsplan är under framtagande för att nå en budget i balans.
Dnr STN/211: Handläggare: Helena Ericson Rutiner för investeringsärenden Förslag till beslut Service- och tekniknämnden föreslås besluta enligt Rutin för investering, se nedanstående text. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige är det högst politiskt beslutande organet i kommunen. Enligt gällande regler fastställde Kommunfullmäktige i november 21 nämndens investeringsbudget för 211 på objektsnivå. Arbetsutskottet har därför beslutat att ge förvaltningen i uppdrag att föreslå nya regler kring beslut och uppföljning av investeringar. Ledningsgruppen har enligt uppdrag fört en diskussion baserat på ett antal kriterier där förvaltningens behov av enkelhet, nämndens ansvar för sitt uppdrag, kommunstyrelsens uppsiktsplikt och konkurrenslagstiftning varit vägledande. Rutin för investering Vid varje ordinarie nämnd redovisas investeringar på den nivå som fastställts av kommunfullmäktige. Redovisningen påbörjas efter det att årsbokslutet fastställts i kommunfullmäktige. Uppföljningen omfattar då ackumulerat utfall och budgeten inklusive beslutade omföringar från föregående år. I det fall offert, upphandling, kalkyl eller månadsuppföljning visar risk för överskridande ska nämnden särskilt informeras. Informationen ska komma i sådan tid att nämnden kan föreslå kommunstyrelsen att fatta beslut om lämpliga åtgärder. Informationen ska innehålla en ärendebeskrivning, ekonomiska konsekvenser i form av en kalkyl samt underlag som använts för att bedöma åtgärder. Vidare ska tidplan för projektet bifogas och högst två förslag på åtgärder föreslås. Tio projekt väljs särskilt ut, där beslut inte verkställs förrän nämnden informerats enligt beskrivning ovan. För 211 föreslås följande projekt; Omställning till friidrottshall (flerbrukshall) Duveholm D/E, Diskmaskin, Mattransportbil, Traktor -, gata, Vattenrening UV-ljus stora bassängen, Energioptimering, Hastighetssäkring 3-zoner, Sjölandsvägen, upprustning, Industrigatan, utbyggnad till Östra Förbifarten samt Torget (Dnr STN/21:24-312). Ärendets handlingar Investeringar fastställda av kommunfullmäktige 21-11-15 13 bifogas på kommande sidor.