Granskning av verksamheten vid Utveckling i Karlskrona AB AB Karlskrona Moderbolag har 2016-08-23 beslutat genomföra en granskning av verksamheten vid Utveckling i Karlskrona AB under åren 2014, 2015 och 2016. Utveckling i Karlskrona AB är ett helägt kommunalt bolag. Granskningen tar sin utgångspunkt i de händelser som media rapporterat samt de avvikelser från gällande regelverk som påvisat under granskningsperioden. Syftet med granskningen är att genom att granska åren 2014-2016 att klargöra om och i så fall hur avvikelser skett från gällande riktlinjer och policys utarbeta åtgärdsförslag för att så långt möjligt säkerställa att riktlinjer och policys följs i framtiden Bakgrund Bolagets verksamhet har sedan 1 januari 2015 förändrats då näringslivsavdelningen flyttades från bolaget till kommunledningsförvaltningen. Bolagets vd påbörjade tillsammans med moderbolagets vd ett arbete som bland annat resulterade i att kommunfullmäktige under våren 2016 beslutade om ändrade ägardirektiv för bolaget. Våren 2016 slutade vd och den evenemangsansvarige vid bolaget. Media har i en serie granskande inslag och artiklar rapporterat om händelser där bolaget anses ha brutit mot Karlskrona kommuns regler och policys. Bland annat gällande representation, gåvor, tjänsteresor, upphandlingar och inköp. Sammanfattning Resultatet av den interna granskningen är sammanfattningsvis följande: Bolaget har vid ett flertal tillfällen och regelmässigt brutit mot gällande policys, riktlinjer och regelverk. Gällande policys, riktlinjer och regelverk har i några fall inte varit helt anpassade till bolagets verksamhet. Några initiativ att anpassa regelverket har inte tagits från bolagets sida. Det finns inte några skäl att misstänka att brott har begåtts. Det finns rapporterade händelser som inte varit brott mot gällande policys, riktlinjer och regelverk. De avvikelser från policys och regelverk som framkommit är att betrakta som administrativa förseelser. Bolagets vd är ytterst ansvarig för att regelverket följs och att avvikelser rapporteras till bolagets styrelse. Vid avvikelser är det också vd:s ansvar att vidta åtgärder.
Vd har inte rapporterat några avvikelser och inte heller vidtagit några åtgärder för att komma tillrätta med avvikelserna. Här nedan redovisas några av de avvikelser som rapporterats och de slutsatser som utredningen drar. Riktlinjer för attest Bolaget har brustit i att följa attestreglerna vid ett flertal tillfällen. En grundregel är att beslutsattest alltid görs av ansvarig chef. I det fall det finns kostnader som gäller bolagets vd ska styrelsens ordförande attestera. Det finns flera fall där så inte skett. Ett antal av dessa består av kostnader som återfunnits i fakturor från det företagskort som en anställd på bolaget haft, samt kostnader gällande representation samt resor. Bolaget måste säkerställa sina rutiner så att gällande regler för attest följs. Det företagskort som funnits i verksamheten har dragits in. Ramavtal för event Bolaget genomförde 2013 en upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU) för tjänster kopplade till att genomföra event. Ett ramavtal tecknades med Lejon Event (leverantören). I avtalet finns möjlighet för leverantören att använda underleverantörer, som exempelvis Paraply Produktion. Enligt avtalet skall leverantören under vissa förutsättningar betala in en bonus om 1 procent av fakturerat belopp till Karlskrona kommun. Enligt avtalet har leverantören också rätt att fakturera ett procentuellt kostnadspåslag när underleverantörer används. Granskningen visar att inget av ovanstående har reglerats. I praktiken betyder det att leverantören har ett krav på bolaget som är avsevärt större än det belopp som leverantören skall betala i bonus till Karlskrona kommun. Det har också framkommit att bolaget i strid mot LOU skrivit avtal direkt med en underleverantör (Paraply Produktion) vid invigningen av u-båtshallen på Marinmuseum. Bolaget måste förbättra sina inköps-, beställnings- och uppföljningsrutiner för att säkerställa att ingångna avtal och LOU följs. Representation och gåvor Granskningen visar att det förekommit representation vid ett stort antal tillfällen. Representationen har återkommande skett med samma personer. Representationen har varit både intern och extern.
Bolaget har också uppvaktat enskilda med gåvor vid olika tillfällen i strid med regelverket. Gåvor i form av champagne har överlämnats till samarbetspartners inom evenemangvärlden. Beloppsmässigt har man under den granskade perioden med några få undantag följt regelverket. Det behöver inte vara ett brott mot policyn att representera regelbundet med samma personer till exempel under ett projekt där arbetsmöten med lunch kan förekomma. Av policyn för representation och gåvor framgår att: Allmänt gäller att representation ska ske med måtta och att kostnaderna ska hållas inom rimliga och försvarbara gränser. Försiktighet bör också iakttas beträffande ofta återkommande representation till en och samma person eller grupp av personer. Vad som är försiktighet är en bedömningsfråga, men det måste anses olämpligt att under en längre tid befästa ett sådant beteende. Den verksamhet som bolaget bedriver, främst kring event, är i vissa stycken svår att jämställa med övrig verksamhet i kommunen i dessa avseenden. Bolaget borde därför ha initierat en översyn och justering av riktlinjerna för bolagets verksamhet. En sådan ändring ska beslutas av kommunfullmäktige. Detta ska inte tolkas som att den representation som skett är att betrakta som godkänd eller lämplig. Misstanke om tagande av muta En närstående till en anställd i bolaget har hyrt en lägenhet av en underleverantör till Leijon Event, som har ett ramavtal med bolaget. Detta bekräftades av både den anställde och av underleverantören. Karlskrona kommun polisanmälde det inträffade eftersom det kunde misstänkas handla om tagande av muta. Åklagarmyndigheten har avskrivit anmälan. Misstänkt brottslighet ska alltid utredas av polis och åklagare. I detta fall har åklagarmyndigheten bedömt att inget brottsligt skett.
Hotellövernattning för anhörig Vid en tjänsteresa till Göteborg medföljde en anhörig till en anställd. Den anhörige bodde i samma hotellrum som den anställde utan att betala för det. I Karlskrona kommuns riktlinjer för resor i tjänsten står det att: Om anhörig följer med som medresenär på en tjänsteresa ska denna i samtliga fall själv betala för sina kostnader. Det har inte skett i det här fallet, men det framgår inte av kvittot från hotellvistelsen att kostnaderna för hotellrummet blivit högre på grund av att den anhörige följde med. Oavsett kostnaden borde den anställde haft godkänt av sin chef för att låta den anhörige dela hotellrummet. Resa till Rostock Vid en resa till Rostock hyrdes en bil av en leverantör utanför gällande ramavtal. Detta har skett vid flera tillfällen. I rapporteringen kring händelsen har också kostnaderna för hotellet i Rostock ifrågasatts. Gällande ramavtal för hyra av bil ska följas. Resan skedde på inbjudan av staden Rostock i samband med Hansesail. I inbjudan fanns tre hotell som rekommenderades för boende för att underlätta transporter med hänsyn till det program som fanns. Hotellkostnaderna är höga under Hansesail. Med hänsyn taget till arrangörens rekommendation valdes hotell i linje med kommunens regelverk. Ledningsgruppens resor till Polen Det har förekommit resor till Polen med Stena Line. Syftet med resorna har varit ledningsgruppsmöten, men inget riktigt program finns bifogat. Det har också förekommit att anställda fått massage på bolagets bekostnad. Dessa resor har attesterats av vd trots att vd själv deltagit. Attestreglerna har därmed inte följts. En agenda bör bifogas vid för att motivera kostnaderna. Attestreglerna har inte följts. Även om VD godkänt att medarbetarna erhöll massage på resan måste detta anses olämpligt.
Bolaget har som policy att varje anställd har rätt till ersättning upp till 2000 kronor för hälsofrämjande aktiviteter utövade på fritiden. Ersättningen betalas ut mot uppvisande av kvitto. Massagen borde ha betalats av den enskilde. Vidtagna åtgärder Denna granskning visar på en rad brister. Bolaget har under 2016 vidtagit en rad åtgärder för att säkerställa att gällande policys, riktlinjer och regelverk följs. Bolaget har: Sett över och förbättrat inköps-, beställnings- och uppföljningsrutiner Sett över och attestreglementet och implementerat godkännanderutiner och attestnivåer utifrån en risk och konsekvensanalys Förbättrat den interna kontrollen utifrån en risk och konsekvensanalys Implementerat åtgärder och säkerställt löpande redovisningar till styrelsen.