Projektdirektiv 2013-08-22 Ju 2012:16/2013/13 Genomförandekommittén för nya Polismyndigheten Ju 2012:16 Projektdirektiv EK-2, Finansiell styrning Den nya Polismyndigheten ska inleda sitt arbete den 1 januari 2015. Den särskilde utredaren Thomas Rolén har till uppgift att besluta om och genomföra de åtgärder som krävs för bildandet. Till sin hjälp har han ett antal medarbetare som utgör genomförandekommittén. Som ett led i kommitténs arbete bildas projekt inom vissa områden. Thomas Rolén har i sitt ställe utsett Eva Årestad Radner till projektägare för projektet Finansiell styrning. Projektägaren bestämmer vad som ska utföras i projektet och är mottagare av rapportering från projektet. Bakgrund I dagens polisorganisation är de 21 polismyndigheterna samt Rikspolisstyrelsen (RPS) och Sveriges kriminaltekniska laboratorium (SKL) egna myndigheter. RPS har till uppgift att fördela polisanslaget till myndigheterna inom polisen, följa upp myndigheternas ekonomi samt lämna prognoser till regeringen över förbrukningen av anslaget till Polisen. Myndigheterna inom polisen tilldelas en ram. Med det följer såväl befogenhet som ansvar för att besluta om hur myndigheterna lägger upp sin budgetering och uppföljning samt hur långt ut i organisationen som budgetansvar delegeras. Myndigheterna kan även bestämma över hur delar av objektplanen används. Sammantaget har olikheterna mellan myndigheterna medfört att såväl budgetering som uppföljning görs på olika sätt och på olika grunder i myndigheterna. Det försvårar jämförbarheten och analyserna av ekonomin och även uppföljningen av den avgiftsbelagda verksamheten. Ansvaret för ekonomin i varje enskild myndighet har också medfört olika typer av internfakturering inom Polisen då exempelvis resurser
2 lånats ut från en myndighet till en annan, vilket i viss mån har motverkat ett flexibelt resursanvändande. Vissa polismyndigheter har verksamheter med ett regionalt ansvar, t.ex. satsningen mot grov organiserad brottslighet (GOB) resp. nationellt ansvar, polisens kontaktcenter (PKC). Dessa verksamheter finansieras med särskilda medel som dragits in från samtliga myndigheter. Även detta minskar transparensen och kan motverka ett flexibelt resursanvändande. Syfte Syftet med uppdraget om finansiell styrning är att ta fram underlag till beslut för en ny ekonomimodell som ger organisationen förutsättningar för att bedriva en kostnadseffektiv och flexibel verksamhet som är anpassad efter den nya organisationen med en sammanhållen myndighet indelad i sju polisregioner. De finansiella resurserna ska styras och fördelas så att hela landet får likartade förutsättningar att hantera sin problembild samtidigt som det är angeläget att organisationen ser resurserna som gemensamma för hela Polisen. Det ekonomiska ramverket ska vara långsiktigt och förutsägbart. Verksamheten ska kunna bedrivas kostnadseffektivt varför uppdraget också syftar till att skapa enhetliga rekommendationer och riktlinjer för fördelning av medel, budgetering, redovisning och uppföljning. Syftet är vidare att strukturera den finansiella redovisningen så att myndigheten kan uppfylla de krav som ställs genom externa regelverk, t.ex. förordning om årsredovisning och budgetunderlag, anslagsförordningen, kapitalförsörjningsförordningen m.m. Polisen ska ha en ekonomimodell som fungerar från 1 januari 2015 men ytterligare utveckling kan behövas därefter. Utgångspunkter Viktiga utgångspunkter för ekonomiuppdraget och dess delprojekt är att Projektet ska arbeta för en långtgående delegation där beslutsbefogenhet och budgetansvar hänger ihop. Den modell för medelsfördelning som RPS har arbetat fram tillsammans med polismyndigheterna ska utgöra utgångspunkten men den kommer att behöva revideras och kompletteras mot bakgrund av hur kommittén beslutar att utforma organisationen. I genomförandekommitténs uppdrag ingår att ta ställning till den nya myndighetens organisationsstruktur i stort, inklusive frågan om Polisens administrativa center (PAC) ska ingå i Statens
3 servicecenter, SSC. Kommittén beslutar i dessa frågor i sitt inriktningsbeslut, oktober 2013, och därmed ges ytterligare förutsättningar för arbetet inom EK-2. Under projektet kommer genomförandekommittén att fatta ett antal beslut vad avser bl.a. organisations- resp. verksamhetsstyrningen som kommer att påverka och ligga till grund för det fortsatta arbetet inom EK-2. Under förutsättning av att riksdagen beslutar i enlighet med förslagen att SÄPO ska bli en fristående myndighet ska projekten beakta konsekvenserna på den finansiella styrningen av denna förändring. 1 Uppdraget Uppdraget för finansiell styrning delas upp i tre deluppdrag, Ekonomisk planering och uppföljning, Redovisning och Implementering. Ekonomisk planering och uppföljning styrningen i form av medelsfördelning och budgetering, uppföljning och prognoser ska utformas så att det stödjer verksamheten och skapar förutsättningar för kostnadseffektivitet. en enhetlighet i budgetering, uppföljning och prognoser ska utföras för att öka kvaliteten i beräkningar och jämförelser. förutsättningar för flexibilitet inom organisationen ska skapas så att resurser kan användas där de för närvarande bäst behövs. Uppdraget ska omfatta alla nivåer från nationell nivå ner till lokal nivå. Redovisning den finansiella redovisningen ska struktureras så att den nya polismyndigheten kan uppfylla de krav som ställs genom externa regelverk den finansiella redovisningen ska struktureras för att stödja en regionindelad polismyndighet. Redovisning ska ordnas så att den stödjer den styrning och uppföljning som är relevant och som beslutas i deluppdraget om ekonomisk planering och uppföljning. 1 SOU 2012:77 En tydligare organisation för SÄPO
4 Implementering det förändringsarbete som krävs för att gå från dagens 21 länsmyndigheter, SKL och RPS till en regionindelad polismyndighet ska genomföras en förankring och förståelse för den nya ekonomimodellen i organisationen ska genomföras samt efter beslut från utredaren, implementera förändringarna. Projektets implementering kommer att behöva genomföras per polisregion och per övrig organisatorisk enhet som kommittén beslutar. Uppdraget omfattar arbetsprocesser och införande. Arbetsmetod och resurser För uppdraget finansiell styrning ska Rikspolisstyrelsen utse en projektledare, som i sin tur får i uppdrag att utse tre delprojektledare samt i övrigt bemanna projektet med personer med relevant kompetens från RPS, PAC och myndigheter inom Polisen. Direktiv till delprojekten skrivs och beslutas av RPS. Det finns flera gränsytor till andra pågående projekt, såväl inom ekonomiavdelningen på RPS som inom polisen i övrigt, inom ramen för genomförandekommitténs arbete samt ev. förändringar som påverkar den finansiella styrningen m.a.a. SÄPO föreslås bli en fristående myndighet. Projektet finansiell styrning ska för fullgörande av sitt uppdrag samverka i sitt arbete med de projekt som är relevanta för styrningen. Rikspolisstyrelsen ansvarar på lämpligt sätt för samordningen och ser till att samordningen hanteras av projektledaren i respektive uppdrag. Med anledning av beroendet mellan detta uppdraget och uppdraget IT 8 Anpassning av Agresso m.m. kommer även kompetens från Unit4 att anlitas. Det ger förutsättningar för en smidigare anpassning av Agresso till den nya ekonomimodell som projektet kommer att föreslå. Tidsplan och rapportering Deluppdragen Ekonomisk planering och uppföljning samt Redovisning måste till stora delar vara klara till den 15 november 2013. Uppdraget om implementering startar i november 2013 och kommer att fortlöpa även efter 1 januari 2015.
Veckovisa statusrapporter ska lämnas till projektägaren senast kl. 16.00 torsdagar om inte annat meddelas. För statusrapporteringen ska kommitténs mallar användas. Det underlag som tas fram inom projektet är arbetsmaterial. 5 Kostnader Kostnader för uppdraget finansieras inom varje deltagande myndighets anslag. Kommunikation Information till och delaktighet med berörda parter sker genom de forum som finns etablerade inom genomförandekommitténs arbete och ansvar. Arbetsformer mellan kommittén och arbetstagarorganisationerna beskrivs i en promemoria med diarienummer Ju 2012:16/2013/15.