INTERN KONTROLL I REGION SKÅNE 1. IK Information 2. IK Sammanställning (underlag för RS uppsiktsplikt). IK Riskmatris 4. IK Riskbedömning - lista (plan) 5. IK Riskkarta (prioritering) Allmänt om intern kontroll Kortfattat kan sägas att det primära syftet med den interna kontrollen i Region Skåne är att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen, samt andra för organisationen relevanta mål, uppfylls. En väl fungerande intern kontroll är en viktig förutsättning för efterlevnad till lagens krav på god ekonomisk hushållning. Nämnders och styrelsens planer för intern kontroll är fastställda i samband med budget/verksamhetsplan och ska följas upp enligt angiven intern kontrollplan (IK-plan) samt efter behov. Redovisning (IK-uppföljning) utifrån styrelsens uppsiktsplikt görs i delårs-/årsrapporter och i nämndernas verksamhetsberättelser. Nämnderna ska beskriva hur arbetet med intern kontroll bedrivits för aktuell period och rapportera detta i form av såväl text som färgmarkering i bifogad mall för de områden som har varit föremål för mätning under perioden. COSO-modellen Kontrollmiljö regelverk, attityder, värderingar (integritet/etiska värden kompetenskrav styrelse/nämnder organisationsstruktur ansvar/befogenheter personalpolicy/regelverk) Riskbedömning kartläggningsprocess med uppskattning av väsentlighetsgrad/konsekvenser och sannolikhet/ risk avseende måluppfyllelse, processer, rutiner och system. I riskbedömningen ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas. Kontrollaktiviteter identifieras genom systematiskt arbete med processer och rutiner som behövs för att uppnå målen (förebyggande manuella/automatiska upptäckande manuella/automatiska). Med beaktande av rekommendationer från externa/interna granskningar. Information/Kommunikation alla delar av organisationen är delaktiga då den interna kontrollen är en integrerad del i ordinarie processer Uppföljning/övervakning rapportering ska göras i enlighet med plan eller vid behov och inkluderar en övervakning av vidtagna åtgärder, vid behov kompletteras planen Information https://intra.skane.se/organisation--ledning/god-hushallning-och-intern-kontroll/ http://www.skane.se/globalassets/styrandedokument/reglemente_god_hushallning.pdf Mål måste finnas innan ledningen kan identifiera potentiella händelser som påverkar att målen uppnås. Integrering i planering/uppföljning innebär identifiering av risker och behov av förbättringsåtgärder i relation till verksamhetens mål. Förbättrad struktur och dokumentation avseende riskbedömning och avvikelsehantering samt aktivare uppsiktsplikt och ökad integration gällande den interna kontrollen som styrmedel. Övergripande riskanalys I syfte att tydligare integrera intern kontroll i de ordinarie styr- och ledningsprocesserna utgår de verksamhetsmässiga kontrollområdena från Region Skånes övergripande strategiska mål. Definitionsmässigt blir bristande måluppfyllelse inom dessa områden en risk som måste hanteras av ansvariga på olika organisatoriska nivåer. Det ankommer på styrelse, nämnd, förvaltning och bolag att utifrån dessa, som är övergripande och generellt inriktade med direkt budgetkoppling, utarbeta specifika interna kontrollplaner med tillhörande mål och aktiviteter som är anpassade utifrån de riskanalyser som genomförs av respektive verksamhet. De administrativa kontrollområdena bygger på en analys av var det erfarenhetsmässigt föreligger störst risker. En del av dessa områden är av återkommande karaktär bl a beroende på hög inneboende risk till följd av komplexitet rörande regler och liknande och att enskilda kan misstänkas gynna sig själva (skattelagstiftning, bisysslor, upphandling).
Plan för intern kontroll P U Nämnd/Förvaltning/Bolag För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det obligatoriska kontrollområdet. 1-16: Direkt åtgärd krävs - minimera! : -12: Reducera riskerna - åtgärdas! 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma! 1-: Inget agerande krävs - acceptera! Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborgare 1. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet 2. Drivande utvecklingsaktör. Attraktiv arbetsgivare 4. Långsiktigt stark ekonomi a) Attesthantering inkl. behörigheter b) Skattelagstiftning c) Fakturering d) Uppföljning av fastställd budget/plan e) Bisysslor f) Kompetensförsörjning g) Upphandling b) Verkställighet beslut Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.
Matris risk- och väsentlighetsbedömning 4 Allvarlig - är så stor att fel inte får inträffa 4 8 12 16 1-16: Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna Kännbar - uppfattas som besvärande för intressenter/ Region Skåne 2 Lindrig - uppfattas som liten av intressenter och/eller Region Skåne 1 Försumbar - är obetydlig för intressenter och/eller Region Skåne Konsekvens / Sannolikhet 6 12-12: Reducera riskerna! Åtgärda 2 4 6 8 4-8: Håll under uppsikt Uppmärksamhet krävs 1 2 4 1-: Inget agerande krävs Vi accepterar riskerna 1 Osannolik - risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik - risken är mycket liten för att fel ska uppstå Möjlig - det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik - det är mycket troligt att fel ska uppstå
Nämnd/Förvaltning/Bolag: 0 För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Som underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. (Dokumentera gärna sammanvägningen av de olika ingående komponenterna.) Område (För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för vart Risk (beskrivning) och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.) Konsekvens (beskrivning) Konsekvens Sannolikhet Risk Kontrollmoment (metod) Kontroll frekvens Kontrollutförare Riskägare (roll) Rapportering/ Uppföljning (status) Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet NBI (Enkät) 1 gg/år C div FM C div FM NKI-Bemötande (Enkät) 12 ggr/år C div Kund C div Kund Div. chefer LPK-Leveranstid (Analys) 12 ggr/år C AO Skåneteknik C AO Skåneteknik Div. chefer I varje möte ska alla välkomnas med omtanke och respekt. LPK-Återkoppling (Analys) 12 ggr/år C AO Skåneteknik C AO Skåneteknik Div. chefer Medarbetarutbildning (Uppföljning (100% deltagande)/enkät (0 % positiva) 1 ggr/år Drivande utvecklingsaktör 4 12 Ekologisk och närproducerad livsmedel (Analys/uppföljning) ggr/år C AO Måltider C AO Måltider FM Div. Region Skåne ska arbeta för långsiktigt hållbar utveckling inom alla områden Fossilfria drivmedel (Analys) ggr/år C AO Skånetransport C AO Skånetransport FM Div. Skåne ska bli ledande i Europa på forskning, innovation och utbildning.
Defekta plagg (Stickprov) ggr/år C AO Skånetvätt C AO Skånetvätt Div.chef och div. ledninggrupp Städstandard - projekt? (Analys) ggr/år C AO Lokalvård C AO Lokalvård Div.chef och div. ledninggrupp Införa och implementera system för FM konceptet (Uppföljning) 4 ggr/år C Utvecklingsavd C Utv. Avd. Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborgare Effektiv användning av teknik och digital kommunikation ska öka tillgängligheten, effektivisera verksamheten och förenkla medarbetarnas arbete. 2 2 4 Tom/full (Analys) Strategiska kundmöten chefsnivå (Analys) Taktiska /kvartalsvis kundmöten (Analys) 4 ggr/år Samordnad kundtjänst (Uppföljning) Ligga topp 8 av 20 (övre kvartilen) jämfört med övriga medlemmar i Landstingsbenchmarkingen (Analys/uppföljning) ggr/år 4 ggr/år 4 ggr/år 1 gg/år C AO Skånetransport Servicedirektör C Div FM C AO Skånetransport Servicedirektör C Div FM FM div. chef Implementera servicevärdar (Uppföljning) 4 ggr/år Attraktiv arbetsgivare Med ett lyssnande, närvarande ledarskap skapas delaktighet och mod att påverka verksamhetens utveckling och resultat. NMI - (Enkät - ledarskap) 1 ggr/år Attraktiv arbetsgivare (Rekommendera Regionservice som arbetsgivare) (Enkät) 1 ggr/år Region Skåne ska erbjuda en hälsofrämjande, utvecklande arbetsmiljö med goda förutsättningar att göra skillnad varje dag. 2 6 Etik och moral (Alkoholfri intern representation)(stickprov) 2 ggr/år 4 12 Sjuktal (Systemvärde) 12 ggr/år En genomtänkt strategisk kompetensförsörjning är en förutsättning för att klara framtidens uppdrag. Möjliggöra en professionell kompetensutveckling (Analys) 2 ggr/år Långsiktigt stark ekonomi Region Skåne ska planera med framförhållning och handlingsberedskap. Uppföljning av faställd budget/plan/jämföra prognos/utfall 2 ggr/år C Ekonomi C Ekonomi Kontrollpunkten fanns med när beslut om intern kontrollplan togs. Nya kontrollpunkter har tagits fram i årets granskningsprogram. Område (För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för vart Risk (beskrivning) och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.) Konsekvens (beskrivning) Konsekvens Sannolikhet Risk Kontrollmoment (metod) Kontroll frekvens Kontrollutförare Riskägare (roll) Rapportering/ Uppföljning (status) Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar bl.a. behörigheter) Att registrerade beslutsattestbehörigheter i HR-systemet följer beslutsunderlag
Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Att reglerna för representation efterlevs och att rätt moms redovisas Fakturering följsamhet mot regler och riktlinjer Att det finns ett skriftligt och attesterat underlag som styrker kreditfakturering. Fakturering följsamhet mot regler och riktlinjer Att det finns ett skriftligt och attesterat underlag som styrker anståndet. Att återrapportering sker till förvaltning. Fakturering följsamhet mot regler och riktlinjer 2 Att utomlänsfakturering sker in om 6 månader. Fakturering följsamhet mot regler och riktlinjer Kontantkassor - följsamhet mot Region Skånes anvisningar Kontrollera att all utförd vård, som finns registrerad i PASIS i en angiven period och där patienten inte har betalt vid vårdtillfället, faktureras rätt patientavgifter i saldoreskontran. Gäller Region Skåne patienter. Kassahantering - kontrollera hanteringen av makuleringar i Pasis Kontantkassor - följsamhet mot Region Skånes anvisningar Kassahantering - kontrollera hanteringen av dagskassor (gäller Regionservice och FTVSAB) Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Reseräkningar - kontrollera avdragsrätt på moms Redovisnings-anvisningar - följsamhet mot periodiseringsrutiner av leverantörsfakturor Periodisering av fakturor - kontrollera att leverantörsfakturor belastar den/de perioder kostnaden avser Köp av Tjänster - följsamhet mot avtal Bemanningsföretag - kontrollera att pris i leverantörsfaktura överenstämmer med tecknat avtal Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer EU moms - kontrollera att upplägget moms kod stämmer överens med EU fakturan samt moms vid inskanning Bisyssla - följsamhet mot regler och riktlinjer 2 6 Säkerställa kompetensförsörjningsplan. Medarbetar- /avvecklingssamtal. Stickprov på två AO. Kontroll att uppgift om bisyssla är medtagen i medarbetarsamtal. Genomförda medarbetar- /avvecklingssamtal. 1ggr/år HR HR-chef 2ggr/år HR HR-chef
Upphandling - följsamhet mot regler och riktlinjer Stickprov, kontroll av avtal 2ggr/år Ledning (FM, Kundansvarig, HK) Div. chef/ AO chef Verkställighet av beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Processuppföljning respektive processledare 2ggr/år Kansliet Div. chef/ AO chef
Riskkarta 0 4 Allvarlig 4 8 12 16 K O N S E K V E N S Kännbar 6 12 2 Lindrig 2 4 6 8 1 Försumbar 1 2 4 1 Osannolik 2 Mindre sannolik Möjlig 4 Sannolik SANNOLIKHET