1 Tid och Plats Kl 08.30 13.00 Kl 14.00 18.30 Studieresa i Borås Tekniska förvaltningens Sessionssal Ajournering mellan kl 08.30 kl 13.00 Omfattning 64-79 Närvarande: Ordinarie ledamöter Rose-Marie Liljenby Andersson (S) ordförande Jan Idehed (C) 2:e vice ordförande Mikael Wickberg (M) Lena Bergqvist (M), t o m kl 17.30, 64-72 Gunnel Romild (FP) Ulf Samulsson (S) Kjell Hjalmarsson (MP) Ersättare Eike Jünke (M), tjg för Johan Medelius (M), kl 14.00-kl 18.30, 64-79 Alexander Eliasson (M) tjg för Lena Bergqvist (M) fr o m kl 17.30- kl 18.30, 73-79 Anders Bourghardt (FP), t o m kl 17.50, 64-77 Kärstin Ekvad (KD), kl 08.30 kl 11.30 Raimon Tahvonen (S), tjg för Anja Liikaluoma (S), kl 14.00- kl 18.30, 64-79 Maria Hanafi (S), t o m kl 17.35, 64-73 Christoffer Brandt (V) Mattias Blomberg (VÄGV) Övriga Gunnar Isackson StenAnders Jöne Christer Norberg Alf Iwarson Olle Svensson Bo Ekdahl Margareta Nilsson Göran Johansson Lisbeth Rehnlund teknisk chef stadsträdgårdsmästare avdelningschef Persontransportavdelningen avdelningschef Gatuavdelningen avdelningschef Skogsavdelningen avdelningschef Upphandlingsavdelningen enhetschef Ekonomi- och IT-avdelningen kommunal sekreterare
2 64 Val av justeringsmän och justering Att jämte ordföranden justera dagens protokoll utsågs Ulf Samuelsson (S) med Gunnel Romild (FP) som ersättare. Justeringen äger rum torsdagen den 26 maj 2011, kl 12.15 på Tekniska förvaltningen. 65 Studieresa Tekniska nämnden besöker Trandareds Torg, Prästliden, Kyllared, Annulundsparken och Stadsparken. 66 Godkännande av föredragningslista Upprättad föredragningslista godkänns med följande tillägg: Hantering av prognostiserat överskridande av vinterunderhållskostnader m m, Teknisk chef Gunnar Isackson. Fiskodling, Eike Jünke (M). Träddöd, Eike Jünke (M). Facktidsskrift, Eike Jünke (M). 67 Tekniska förvaltningen informerar Enhetschef Margareta Nilsson informerar om rapporter från Stadsrevisionen. Stadsträdgårdsmästare StenAnders Jöne informerar om byggnation av den nya lekplatsen på Almenäs och om renovering av Ekarängens lekplats. Avdelningschef Christer Norberg informerar om att Stadsdel Väst kommer att ingå i bilpoolen. Upphandlingschef Bo Ekdahl informerar om aktuella upphandlingar. Teknisk chef Gunnar Isackson informerar om Tekniska förvaltningens dag lördagen den 28 maj 2011 på Stora Torget samt att tillsätta Johan Persson som medlem i styrgruppen i Tillgänglighetsfrågor Tekniska nämnden lägger informationen till handlingarna. 68 Information från Gatuavdelningen Avdelningschef Alf Iwarson informerar om Gatuavdelningens verksamhet. Tekniska nämnden lägger informationen till handlingarna. 69 Utseende av personuppgiftsombud för Tekniska förvaltningen Tekniska förvaltningen föreslår att Björn Borggren, stadsrevisionskontoret utses som Tekniska förvaltningens Personuppgiftsombud.
3 Tekniska nämnden beslutar att utse Björn Borggren, Stadsrevisionskontoret som Tekniska förvaltningens Personuppgiftsombud. 70 2011/363 002 Remiss i jämställdhetsprogram och jämställdhetsplan Tekniska nämnden tillstyrker remissen med följande synpunkter. Bakgrunden som i programmet står under rubrik 3 bör lyftas fram och komma i början av dokumentet för att läsaren skall få denna information initialt. Vidare bör de två sista styckena som handlar om checklista och upphandling, under rubriken 2.4 Jämställdhetsintegrerad budget, få en egen rubrik. En hänvisning till bilagan om checklistan vore också på sin plats. I planen för jämställdhet skall ansvaret för att ta fram regler vid upphandling ändras till Tekniska nämnden. Tekniska nämnden har i övrigt inget att erinra mot upprättat förslag till jämställdhetsprogram och jämställdhetsplan och beslutar att i sitt yttrande till Kommunstyrelsen hänvisa till vad som ovan anförts. 71 Information från Parkavdelningen Stadsträdgårdsmästare StenAnders Jöne informerar om Parkavdelningens verksamhet. Tekniska nämnden lägger informationen till handlingarna. 72 2011/63 571 Granskning av upphandling i Borås Stad Revisionen har i sin rapport framfört ett antal punkter som har ett utvecklingsbehov. Tekniska förvaltningen instämmer i de punkter som revisionen tar upp och vill i samband med detta föreslå ett antal tänkbara lösningar/svar på punkterna: Rutiner och former för identifiering av upphandlingsbehov behöver utvecklas när det gäller ramavtal. Borås Stads Upphandlingsråd, styrgrupp i förvaltningsöverskridande upphandlingar arbetar aktivt med att identifiera och prioritera avtalsområden gällande för hela staden (mer än en förvaltning) och upphandlingsavdelningen har i sina rutiner metoder för att bevaka löptider.
4 Upphandlingsverktyget som avdelningen använder (fn. TendSign) har funktioner för schemalagda påminnelser. Förvaltningarna bör också åläggas att förteckna samtliga ramavtal i den kommungemensamma avtalsdatabasen som redan finns etablerad. (not1). Då kommer bevakningsfunktionen för påminnelser för aktuella ramavtal att kunna användas samtidigt som det finns En gemensam informationskanal för att söka avtal! Nämnder och styrelser har ansvar för att lagstiftningen och upphandlingspolicyn följs. Rutiner för att tillse att så sker behöver utvecklas. För att få kontinuitet i denna frågan bör varje förvaltning utse upphandlingsansvarig samt tilldela denna mandat att hantera frågan avseende förvaltningens unika upphandlingar. Denna fråga bör vara en återkommande punkt på förvaltningens ledningsmöten. I det nya förslag till Inköpsriktlinjer som Tekniska nämnden skall ta fram bör verktyg och instruktioner tas med som reglerar denna fråga. En tänkbar väg är att varje förvaltning skall ha en Certifierad Inköpsansvarig som skall certifieras av Upphandlingsavdelningen och som har till uppgift att granska/ godkänna förvaltningens upphandlingar innan annonsering avseende LOU/LUF samt affärsmässighet. Kontrollen skall även omfatta hela arbetet fram till kontrakt. På upphandlingar över Tröskelvärdena är det lämpligt att Upphandlingsavdelningen tilldelas denna roll som kvalitetsgranskare. Förvaltningar och bolag behöver inom ramen för den interna kontrollen utveckla uppföljningen av såväl enskilda upphandlingar som de avtal de resulterar i. Här bör förvaltningens ekonomifunktion (motsv.) ihop med Certifierad Inköpsansvarig följa upp förvaltningens köp så att de följer de avtal som tecknats, oaktat om det är förvaltningen eller upphandling som tecknat avtalen. Detta medför också, om kontrollen är effektiv, att risken för otillåtna direktupphandlingar minskas. Verktyg att kontrollera leverantör inför en direktupphandling är under införande. Verktyget kommer att finnas tillgängligt för certifierade beställare/inköpare m fl på intranätet. Uppdaterade riktlinjer avseende Direktupphandlingar kommer att finnas i de nya inköpsriktlinjerna som är under framtagande. I den utveckling av redovisningssystemet som nu pågår är det väsentligt att säkerställa uppföljning av avtalstrohet. Det är väsentligt att rapporter som är repetitiva skapas för att kunna följa förändringar i köpmönster samtidigt som kodplanen måste modifieras så att den får en mer logisk koppling till produktområden. Användandet och spridningen av e-handelsystemet måste öka, då detta säkerställer att rätta produkter avropas ihop med en kvalitetssäkrad process. Här måste förvaltningarna utse fler medarbetare som får tillgång till verktygen i syfte att flytta verktyget (e-handelsverktyget) närmare köpbehovet. Upphandling behöver ihop med detta utbilda och kvalitetssäkra fler Certifierad beställare i såväl verktygsanvändning som inköpsregler mm.
5 Upphandlingsavdelningens roll behöver utvecklas och kommuniceras till förvaltningar och bolag. Upphandlingsavdelningen bör vara förstahandsvalet när det gäller anlitandet av upphandlingsexpertis och dess kvalitetssäkrande roll bör säkerställas. Upphandlingsavdelningens roll i det olika scenarierna 1/ Förvaltningsöverskridande upphandlingar (där man äger hela processen inkl avtalsvård) 2/Uppdragsupphandlingar där beställande förvaltning äger kravspecifikation, val, beslut och avtalsvård och Upphandlingsavdelningen ansvarar för affärsprocessen (LOU/Strategiskt inköp) måste förankras i hela organisationen inkl den politiska ledningen. När det gäller styrning av förvaltningar måste ledningen vara tydligare och kommunicera/ förstärka/supportera upphandlingens roll avseende förvaltningsöverskridande upphandlingar och den bundenhet som hela organisationen har till upphandlade avtal. När det avser ägardirektiven till bolagen måste en tydligare styrning av skyldighet att ansluta sig till Borås Stads avtal går före ev. samarbeten med andra inköpscentraler. Den rapporteringsskyldighet som finns i ägardirektiven är en för vag åtgärd och sammanställs inte av ägarna. På så sätt är det riskfritt att ignorera koncern-tänket avseende inköpssamverkan. Vad gäller förvaltningarnas behov av upphandlingsexpertis kan det tänkas vara enklare att anlita någon extern konsult, då denne saknar nödvändig kännedom om interna regler och policys och på så sätt kan upphandlingen utformas på ett sätt som det är tveksamt kopplat till stadens krav på lägstanivå. Upphandlingsavdelningen är av den uppfattningen att man alltid skall få uppdraget om förvaltningen inte har egna resurser/kompetens. Om Upphandling inte har resurs skall man hänvisa till upphandlade konsulter/expertis som upphandlingskvalitetssäkrat och samtidigt får insyn i uppdraget. Planerade och regelbundet återkommande utbildningsinsatser bör utvecklas av Upphandlingsavdelningen och riktas till förvaltningar och bolag. Det är Stadskansliets personalavdelning som svarar för kompetensutveckling och i detta fallet bör ärenden hanteras genom denna funktion och med expertstöd av Upphandlingsavdelningen för genomförande. Projektorganisering och projektstyrning bör utvecklas när det gäller upphandlingsprojekt. Vad gäller Upphandlingsavdelningen så kommer denna projektstyrningsmodell för ramavtal och uppdragsupphandlingar samt därtill hörande gränssnitt att finnas redovisade i våra rutiner. Det kommer därtill att finnas beskrivet i kortversion i de nya Inköpsriktlinjerna som är under framtagande. Tekniska nämnden beslutar avge ovanstående synpunkter som sitt svar på Stadsrevisionens skrivelse.
6 73 2011/326 630 Information om virkesförsäljning Tekniska förvaltningens Skogsavdelning har lämnat ut handlingar för anbudsräkning på försäljning av massaved: 2000 m 3 fub tall, 10000 m 3 fub gran och 1000 m 3 fub björk, per år för 2011-08-01 2013-07-31. Fyra anbud har inkommit: Derome, Sydved, Skogssällskapet Förvaltnings AB och Södra. Anbuden har förtecknats i anbudsöppning 2011-04-11 enligt dnr: 2011/326 630 och gransknings-pm 2011-05-13. Tekniska nämnden föreslås besluta att antaga anbudet från Sydved AB på massaved för åren 2011-08-01 2013-07-31 till en beräknad anbudssumma på 4.752.500 kr exkl. moms. Avtalet kan efter förhandling förlängas med två år. Tekniska förvaltningens Skogsavdelning har, genom annons i Borås Tidning och riktat utskick, lämnat ut handlingar för försäljning av timmer. Fem anbud har inkommit: Derome, Maa, Sydved, Skogssällskapet Förvaltnings AB och Södra. Anbuden har förtecknats i anbudsöppning 2011-04-11 enligt dnr: 2011/326 630 och gransknings-pm 2011-05-13. Tekniska nämnden beslutar att antaga anbudet från Sydved AB på massaved för åren 2011-08-01 2013-07-31 till en beräknad anbudssumma på 4.752.500 kr exkl. moms samt att antaga anbudet från Skogssällskapet Förvaltnings AB på timmer för åren 2011-08-01 2013-07-31 till en beräknad anbudssumma på 5.026.000 kr exkl. moms. Avtalen kan efter förhandling förlängas med två år. 74 2011/01 m fl Anmälningsärenden 1. Protokollsutdrag 51 från Kommunfullmäktige angående Avsägelse av förtroendeuppdrag, entlediganden och fyllnadsval. 2. Protokollsutdrag 54 från Kommunfullmäktige angående Program för ett integrerat samhälle och handlingsplan. 3. Vakansprövning av en tillsvidaretjänst som gatuprojektör, Gatuavdelning 100%, Tekniska nämnden.
7 Informationen läggs till handlingarna. 75 2011/4 002 Redovisning av delegationer Föredras upprättad rapport över delegationer fattade beslut, inklusive trafikärenden. Eike Jünke (M) frågar om fiskodling i Borås Stad? Delegationsredovisningen läggs till handlingarna. Avdelningschef Olof Svensson besvarar frågan. 76 Protokoll från Tekniska nämndens Arbetsutskott Protokoll från Tekniska nämndens Arbetsutskott den 19 april 2011. Protokollet läggs till handlingarna. 77 061 Hantering av prognostiserat överskridande av vinterunderhållskostnader m m Efter april månads analys av helårsprognosen finns ett behov av att flagga för att vinterns kostnader även år 2011 kommer att överskrida budget. I år finns 21 mnkr avsatta i budget och dessa har redan nu förbrukats. Analysen visar ett prognostiserat underskott på 9 mnkr under förutsättning att höstvintern blir normal. Detta är andra vintern i rad som är extremt kostsam. Nu började vintern redan i oktober med bortforsling av snö redan i december för att sedan hålla i tills långt fram på våren. Att budgetera för detta är inte möjligt. Att förvaltningen ska kunna spara in detta underskott ser vi som svårt då även övrig verksamhet är svårt ansatt. Totalt för förvaltningen befaras ett underskott år 2011 på ca 14,5 mnkr där vintern står för den största avvikelsen. Där utöver prognostiseras ett underskott om 3,5 mnkr för verksamheten persontransporter beroende på ökat antal färdtjänstresor samt 2 mnkr inom skogsavdelningen där fördyrade administrativa kostnader (1,5 mnkr) tillsammans med lokalombyggnadskostnader (0,5 mnkr) är orsaken. Nämnden har år 2011 fått extra anslag för asfaltbeläggning men detta kan inte nyttjas till att täcka vinterns underskott då asfaltjobben redan till stor del är beställda och behöver utföras efter en för beläggningar ogynnsam vinter. Att sänka standarden på vinterväghållningen under höstvintern 2011 ser vi inte heller som en framkomlig väg då kostnader i så fall överförs till andra verksamheter (t ex sjukvården).
8 Att sänka nivån ytterligare på övrig väghållning (t ex renhållning i staden eller belysning) låter sig heller inte göras då medel avsatta till detta inte heller räcker till att täcka vinterunderskottet. För att kunna planera resten av året begär Tekniska nämnden ett extra driftanslag eller ett löfte om att vinterns underskott kan skrivas av i kommande bokslut och därigenom inte behöver sparas in. Nämnden ser det som angeläget att redan nu inkomma med denna skrivelse då stopptiden är lång för berörda verksamheter. Tekniska nämnden beslutar att översända skrivelsen till Kommunstyrelsen med begäran om vidare besked i ärendet. 78 Fråga om Träddöd från Eike Jünke (M) Eike Jünke, (M) frågar om träddöd i Borås Stad. Stadsträdgårdsmästare StenAnders Jöne besvarar frågan vid lämpligt tillfälle. 79 Fråga om facktidsskrift från Eike Jünke (M) Eike Jünke (M) frågar om Tekniska nämndens ledamöter kan få prenumerera på facktidsskriften Utemiljö? Tekniska nämnden beslutar att ge Presidiet i uppdrag att utreda frågan. Vid protokollet Lisbeth Rehnlund Justeras Rose-Marie Liljenby Andersson (S) Ulf Samuelsson Justeringen tillkännagiven på kommunens anslagstavla den 26 maj 2011. Lisbeth Rehnlund