KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(1) Kommunstyrelsens arbetsutskott Tid Tisdagen den 12 april 2016 kl. 8:30 Plats KS-salen, stadshuset Enligt uppdrag Anette Mellström Föredragningslista Val av protokollsjusterare 1. Ansökan om projektmedel för jämställdhetskonferens Beslutsnivå: Kommunstyrelsens arbetsutskott Föredragande: Ann-Sofie Lagercrantz, kommunledningskontoret 2. Ställningstagande om bildande av ett gemensamt Arkivcentrum Beslutsnivå: Kommunstyrelsens arbetsutskott Föredragande: Anders Saur, kommunledningskontoret
TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ann-Sofie Lagercrantz 2016-04-06 KS 2016/0341 50163 Kommunstyrelsens arbetsutskott Ansökan om projektmedel för jämställdhetskonferens Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att Kalmar kommun ska ansöka om medel från Nordiska ministerrådet för att genomföra en nordisk jämställdhetskonferens med fokus på unga 2017. Kommunledningskontorets kostnader för konferensen ska beaktas i verksamhetsplan med budget 2017. Bakgrund De nordiska jämställdhetsministrarna vill stimulera nordiskt samarbete på jämställdhetsområdet. Därför har de inrättat en stödordning för insatser och samarbeten på jämställdhetsområdet i Norden. Inom stödordningen kan medel sökas för insatser och samarbeten inom Norden. Enligt en studie av Myndigheten för Ungdoms- och civilsamhällesfrågor (Fokus 13- Unga och Jämställdhet 2013) är ett ungdomsperspektiv nyckeln bakom ett effektivt och långsiktigt jämställdhetsarbete. Normer kring kön skapas och överförs tidigt i livet och reproduceras också hos unga och genomsyrar ungas livsvillkor och förutsättningar. De av Sverige antagna ungdomspolitiska målen kräver också en hållbar jämställdhetsintegrering för att unga medborgare oavsett kön ska få likvärdiga möjligheter vad gäller tillgång till välfärd och inflytande. De nordiska länderna står i stora delar inför liknande utmaningar idag, inte minst inom jämställdhets- och ungdomsområdet. De nordiska länderna delar dessutom många gemensamma mål för både det ungdomspolitiska och det jämställdhetspolitiska området. En jämställdhetskonferens med ett ungdomsperspektiv i en nordisk kontext skulle erbjuda en arena för erfarenhetsutbyte, kompetensutveckling, spridande av lärande exempel för både politiker, ungdomsarbetare, civilsamhället och inte minst unga själva. Att det finns ett behov för detta talar det faktum att både Kolding i Danmark, Mariehamn på Åland, Reykjavik på Island och Kommunledningskontoret Kansli- och omvärldsenheten Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel 0480-45 00 00 vx Fax 480-45 00 47 Ann-Sofie.Lagercrantz@kalmar.se
KS 2016/0341 2 (2) Kristiansand i Norge ställt sig bakom initiativet med en nordisk konferens i Kalmar hösten 2017. Kalmar kommun har med stöd av Kumulus arbetat fram en ansökan till Nordiska stödordningen om finansiering för en sådan konferens i Kalmar 2017. I ansökan beräknas huvudfinansieringen ske via stödordningen (500 000 Dkr.) och deltagaravgifter (530 000 Dkr.). Kriterierna för att erhålla stöd ställer krav om egenfinansiering/eller andra finansieringskällor om minst 20 procent, vilket i den preliminära budgeten motsvarar 253 200 Dkr. (deltagaravgifter, utställaravgifter m.m. räknas in under denna budgetpost). Enligt budgeten ska kommunens egenfinansiering vara 161 000 Dkr. Under förutsättning att Kalmar kommun beviljas stödet kommer kontakter att tas även med andra aktörer för medfinansiering, exempelvis med länsstyrelsen och SKL. Ambitionen är att konferensen ska locka 500 deltagare från de olika nordiska länderna. Då konferensen är planerad att sträcka sig över 2 dygn kommer det att innebära en positiv effekt för hotell- och besöksnäringen och en möjlighet för olika aktörer inom besöksnäringen att marknadsföra olika delar av Kalmars utbud till en stor målgrupp. Ann-Sofie Lagercrantz Strateg, social hållbarhet Bilagor: Projektplan Budget
JÄMSTÄLLDHETSKONFERENS MED UNGDOMSFOKUS - YOUTHEQ 2017 Projektplan Enligt en studie utförd av Myndigheten för Ungdoms- och Civilsamhällesfrågor på uppdrag av Sveriges regering (Fokus 13 - Unga och Jämställdhet, 2013) är ett ungdomsperspektiv nyckeln bakom ett effektivt och långsiktigt jämställdhetsarbete. Grunden till ojämställdhet skapas redan i tidig ålder, mycket på grund av de normer och värderingar som ärvs från tidigare generationer. De ungdomspolitiska målen kräver en hållbar jämställdhetsintegrering för att unga medborgare oavsett kön ska få samma möjligheter vad gäller tillgång till välfärd och inflytande. För en effektiv integrering krävs kompetens, såväl nationell som internationell. Med hänsyn till detta vill vi anordna en jämställdhetskonferens med ungdomsfokus på plats i Kalmar kommun. Unga i de olika nordiska länderna idag möter liknande utmaningar och därför anser vi att en gemensam kompetensinsats och ett utbyte av erfarenheter kan gynna alla unga oavsett nationalitet. Då de nordiska länderna delar många gemensamma mål för ungdomspolitiken kan kompetensen utgå från dem, förslagsvis i (1) Utbildning och lärande (2) Arbete och försörjning (3) Hälsa och utsatthet (4) Inflytande och representation samt (5) Kultur, fritid och media. Med den här konferensen vill vi kunna skapa ett utbyte som enar de nordiska länderna i ett gemensamt och praktiskt hållbart arbetssätt kring jämställdhet på alla nivåer i samhället, såväl inom ideell som politisk sektor. Vi vill därför bjuda in såväl politiker och tjänstepersoner som ungdomsorganisationer och unga själva. Konferensen ämnar även vara framstående och innovativ i sin utformning och ska ha ett intersektionellt förhållningssätt. Med ett intersektionellt förhållningssätt menar vi att konferensen ska inbegripa kompetens och erfarenheter om hur olika diskrimineringsgrunder i samhället (så som könstillhörighet, ålder, sexuell läggning, etnicitet, trosuppfattning, funktionsvariationer med flera) samverkar och skapar ojämställda maktförhållanden. Vi vill med konferensen också aktivt involvera gruppen män och pojkar. Ett stort fokus i jämställdhetsfrågan har alltid legat och bör även fortsättningsvis ligga på kvinnors och personer av andra icke-manliga könsidentiteters utsatthet i samhället eftersom de inte profiterar på rådande könsmaktsordning så som män gör. Vi ser dock också att många rådande normer och strukturer påverkar även män negativt. Enligt den undersökning av den svenska regeringens jämställdhetspolitik som presenterades i oktober 2015 (SOU 2015:86) har normer om maskulinitet och manlighet en extra negativ inverkan på mäns hälsa, attityder, skolprestationer och våldsbenägenhet. Med mäns aktiva involvering och tillgång till aktuell kompetens hoppas vi kunna uppmuntra till en större känsla av delaktighet i jämställdhetsarbetet. Kalmar kommun har arbetat aktivt och metodiskt med jämställdhetsintegrering sedan 2004 vilket inneburit kartläggning, analys och vidtagna förändringar i syfte att säkerställa likvärdig kvalitet och likvärdiga resultat för kvinnor och män, flickor och pojkar i våra verksamheter men även ökad jämställdhet för invånare i kommunen. Förändringsarbeten har genomförts i verksamhet som är av särskild betydelse för barn och unga, bland annat inom kollektivtrafik, förskola-skola och fritidsgårdsverksamhet. I anslutning till att ett nytt jämställdhetsprogram antogs 2014 anslöt sig kommunen till CEMRs deklaration om jämställdhet på lokal och regional nivå. Undertecknandet innebär ett åtagande att verka för jämställdhet inom alla områden och utgångspunkten är vetskapen om att reell jämställdhet mellan kvinnor och män, flickor och pojkar både är en fråga om rättigheter men också en nyckel till ekonomisk och social framgång på såväl europeisk, nationell som kommunal nivå.
JÄMSTÄLLDHETSKONFERENS MED UNGDOMSFOKUS - YOUTHEQ 2017 Syfte Konferensen ska syfta till att skapa en stark nordisk kompetens kring jämställdhet som ska kunna integreras i alla typer av ungdomspolitiska målsättningar, beslut och verksamheter. Konferensen ska även vara ett forum för möten och dialog om jämställdhet och jämställdhetsintegrering för att på så vis uppmunta till landsövergripande nätverk. Mål Målet med konferensen är att bli den första i sitt slag i norden. I nuläget finns liknande konferenser där jämställdhetskompetens varit huvudfokus men där vi upplevt att ett genomgående ungdomsperspektiv saknats. Vi vill skapa en återkommande mötesplats för erfarenhetsutbyte och metodutveckling med fokus på jämställdhet och jämställdhetsintegrering i ett ungdomsperspektiv. Konferensen ska vara ett forum för utbildning och kompetensutveckling och ska i utförande samt all sin kommunikation, dialog och planering vara normkritiskt medveten. Huvudmål - Utbilda de aktuella målgrupperna i ett gemensamt angreppssätt på intersektionell jämställdhet - Öppna upp för ett nordiskt nätverk för genusinriktade ungdomsfrågor, för såväl politiken som civilsamhället - Aktivt verka för fler män och pojkars inblandning och delaktighet i jämställdhetsarbetet - Kompetensförsörja de respektive samarbetsländerna inom områden där vi behöver utvecklas - Låta konferensen bli återkommande vartannat år hos olika värdländer i norden Planerade aktiviteter & tidsplan Konferensen kan genomföras i Kalmar kommun med deltagare från samarbetsorganisationernas länder och även vara öppen för de övriga nordiska ländernas deltagande. Kontaktpersoner med betydande kompetens från de tre samarbetsländerna ska även ingå i ett så kallat Advisory Board tillsammans med representanter från värdkommunen i Kalmar för att på så vis säkra att konferensens innehåll håller kvalitet inom respektive temaområde. Konferensen bör vara två dagar lång för att tillräckligt med utrymme ska kunna ges för möten, nätverksbyggande och diskussion även utanför de officiella föreläsningstillfällena och forumen. Under de två dagarna ska föreläsningar och workshops byggas upp kring de olika politiska temaområdena vilka bryts ner i såväl teoretisk som praktisk kunskap som ska kunna implementeras i befintliga organisationer och verksamheter. Utställare ska även finnas tillgängliga från olika ungdoms- och jämställdhetsorganisationer. Konferensen ska avrundas med en avslutande gemensam föreläsning som fokuserar på konferensens förväntade effekter och kunna inspirera till fortsatt aktivt engagemang i jämställdhetsarbete i framtiden.! September 2016 - December 2016 Rekrytering av projektledare från Kalmar kommun. Kontakt med nordiska samarbetsorganisationer samt sammansättning av Advisory board från de olika målgrupperna och samarbetsländerna. Möten med Advisory Board bör även hållas under den här perioden. Redan här bör en diskussion om intresse för att vara värdland
JÄMSTÄLLDHETSKONFERENS MED UNGDOMSFOKUS - YOUTHEQ 2017 för konferensen 2019 inledas. Dagar för konferensen bör fastställas och koordineras mot andra stora event i de nordiska länderna så det inte sammanfaller. Datumen bör även bokas in med den anläggning där konferensen ska äga rum. Samarbetspartners rörande konferensens övriga innehåll (marknadsföring, funktionärer, leverantörer, boende och liknande) bör också inledas här. Konferensen som helhet och dess koncept bör formas under de inledande månaderna. Här kan även kontakt med organisationer som tillexempel Män för Jämställdhet inledas för att forma en tydligare strategi för män och pojkars inbjudan.! Januari 2017 - Mars 2017 Plattform för ansökan och konferensens information och grafiska koncept bör utformas. Särskild hänsyn bör tas till presentation och utformning av konferensens kompetensinsatser så att de blir tillgängliga för alla, oavsett vilka förutsättningar deltagarna har. Anmälan bör också gå ut till alla länder här. Nationella informationsträffar för de respektive samarbetsländerna bör hållas med olika ideella organisationer eller nätverk för unga för att informera om konferensen. Kontakt och bokning av och med föreläsare bör inledas här.! April - Juli 2017 Allt tryckt material bör färdigställas och finnas tillgängligt på olika nordiska språk samt engelska. Funktionärslista bör färdigställas och eventuella förberedande träffar med funktionärer bör hållas. Alla föreläsare bör vara informerade och klara. Såväl deltagare som utställare bör också inkomma med sina anmälningar senast i slutet av juli för att ge tillräckligt med utrymme att förbereda. Augusti - September Alla förberedelser inför konferensen bör avrundas och färdigställas. Konferensen hålls. Slutrapportering och utvärdering av konferensen sker också här. 2019 års värdland presenteras. Målgrupper & målgruppernas involvering Då konferensen ämnar erbjuda en bredd i jämställdhetskompetens är det viktigt att rikta sig till flertalet målgrupper. Samtidigt ska målgrupperna också ha faktiska möjligheter att kunna påverka och förändra i sin vardag eller i sina ordinarie verksamheter. Utifrån de perspektivet har följande tre huvudmålgrupper tagits fram:! Unga (15-25 år) Politiker & tjänstepersoner! Ideella ungdomsorganisationer Representanter från alla tre målgrupper kommer ingå i ett Advisory Board och ha gemensamma möjligheter att erbjuda perspektiv i konferensens planering och uppbyggnad. Detta för att försäkra oss om att konferensen har den bredd och kvalitet som förväntas från respektive målgrupp. Samarbetsorganisationernas roller De tre samarbetsländernas uppgifter blir att bistå med representanter till konferensens Advisory Board. De ansvarar även för att koordinera deltagare från sina egna länder, både konferensdeltagare och utställare.
! UPPGIFTER TILL FÄLT I ANSÖKNINGSFORUMULÄRET! Aktiviteten Aktiviteten gäller huvudsakligen: Nordiskt arrangemang & Nätverksbygge Kalmar kommun vill tillsammans med Norge och Danmark anordna en nordisk jämställdhetskonferens med ungdomsfokus. Aktuella målgrupper för konferensen är unga (15-25 år), politiker, tjänstepersoner samt ungdomsorganisationer. Konferensen bör formas utifrån de respektive ländernas ungdomspolitiska mål vilka har sammanfattats i fem tematiska områden. Utifrån dessa områden kommer ett antal seminarier och workshops att genomföras. I den planeringen kommer ett Advisory Board att ha stort inflytande och har till uppgift att säkerställa representation också ur ett nationellt perspektiv. Konferensen ämnar också vara intersektionellt medveten i all planering och utförande. Konferensens långsiktiga mål och effekter är att skapa en gemensam nordisk kompetensgrund för såväl politik som civilsamhälle i jämställdhetsfrågor och jämställdhetsinegrering, möjliggöra nätverk, aktivt verka för män och pojkars deltagande i jämställdhetsarbetet samt bli ett återkommande inslag hos olika värdländer i norden. Nordisk nytta (max 1000 tecken inkl blanksteg): Norden behövs för att forcera motståndet mot jämställdhet i världen. Om det talade Phunzile Mlambo, generalsekreterare för UN Women, i FN för någon vecka sedan. Det nordiska jämställdhetsarbetet utgör i många avseenden ett globalt föredöme och har länge varit en grundbult i den s.k. nordiska välfärdsmodellen. Ändå står vi inför utmaningar där ett aktivt jämställdhetsperspektiv måste integreras i lösningarna om de ska bli hållbara, inte minst i förhållande till unga människors situation. På lokal nivå hanteras frågor som i högsta grad berör unga kvinnors och mäns tillgång till delaktighet och inflytande, utbildning, sysselsättning, fritid samt säkerhet och trygghet. För att bedriva ett förändringsarbete på där behöver vi utveckla arenor för att lära av varandra och skapa ny kunskap, såväl mellan kommuner som andra aktörer inom både ungdoms- och jämställdhetsområdet - och inte minst unga själva. Om vi etablerar en nordisk arena för detta kommer både norden och övriga världen att gynnas. Jämställdhetspolitiskt mervärde I norden lever vi alltjämt med könssegregerade och ojämställda arbetsmarknadsvillkor, utbildningsval samt ojämställd tillgång till hälsa och välfärd. Det sexualiserade våldet drabbar främst kvinnor och framför allt unga kvinnor medan är unga män starkt överrepresenterade i våld och missbruk. Unga män tenderar även att ha kortare utbildning samt en svagare anknytning till en omvårdande föräldraroll. Den här ojämställdheten uppstår inte när individer når vuxen ålder, utan förväntningar och roller formas genom hela livet på alla arenor. Genom att skapa en nordisk mötesplats med fokus på ungas situation i ett jämställdhetsperspektiv öppnas nya möjligheter att skapa förändring tidigare i processen. Kan vi gemensamt medvetandegöra och öka kompetensen bland unga, ungdomsarbetare och organisationer för unga samt sprida metoder för att jämställdhetsintegrera ungdomsverksamheter skapas ett jämställdhetspolitiskt mervärde, som kan förväntas påverka könssegregeringen i välfärden positivt.
! Prioriterade teman Som projektplanen tar upp är konferensen strukturerad utifrån de nordiska ländernas ungdomspolitiska målsättningar. Under de målen ryms olika tematiska områden, så som bland annat kultur/media och hälsa/våld vilka ligger inom ramen för det tvärgående temat offentliga rummet. Även inflytande/representation är ett viktigt område för konferensen där både frågor kopplat till inflytande och påverkan samt sexualiseringen av det offentliga rummet och könsbaserade hatyttringar ryms. Fokus kommer även att ligga på utbildning och fritid. Inom ramen för de tematiska områdena kommer olika lärande exempel att presenteras och flera av de exemplen som kommer att spridas är innovationer i sig, en del av teknisk karaktär medan andra kan betraktas som sociala innovationer. Slutligen kommer konferensen även att ha ett tydligt fokus på mäns och pojkars aktiva deltagande i jämställdhetsarbetet, vilket kommer att märkas i kompetensintatser såväl som i representationen bland medverkande och deltagare. Aktivitetens effekter Ett ungdomsperspektiv på jämställdhet är viktigt. På så vis är det möjligt att säkra kompetens hos en äldre generation så att de beteenden och strukturer som reproduceras (medvetet och omedvetet) kan synliggöras för kommande generationer. Genom att göra den här konferensen till en vartannat år återkommande kompetensinsats säkrar vi att kunskapen och gemenskapen i de nordiska länderna följs upp och fortsätter utvecklas. Det är ett av huvudmålen med konferensen. I övrigt skapar konferensen också utrymme för nätverkande och dialog på alla nivåer ( för politiker, tjänstepersoner, ungdomsorganisationer och unga själva) och det andra långsiktiga målet är därför att värdet med de nätverken ska vara så tydligt och givande att deltagarna själva upprätthåller dem och samverkar under årets övriga dagar. Har barn och ungdomsperspektiv inkluderats? Ja. Ge kort beskrivning här: Då konferensen syftar till att belysa jämställdhet med fokus på just ungas upplevelser, utmaningar och perspektiv kommer hela processen - från planering till utförande - att beröra just detta. Ett av de långsiktiga målen med konferensen är också att skapa en gemensam kompetensgrund och uppmuntra till nätverk länderna sinsemellan (på civilsamhälle- och politisk nivå), vilket kan komma att gynna alla unga i hela norden. De nordiska länderna kan och bör vara de bästa platserna i världen för barn- och unga att växa upp på. Med en insikt om och en förståelse för hur olika normer och värderingar etableras och påverkar unga i så många aspekter av deras vardag kan vi också gemensamt skapa bättre jämställda förutsättningar för deras rätt till liv och utveckling, till hälsa, till välfärd och inflytande. Det är en förutsättning för att skapa en långsiktigt hållbar nordisk utveckling. Har hållbart utvecklingsperspektiv inkluderats? Ja. Ge kort beskrivning här: I likhet med det nordiska samarbetets befintliga perspektiv på hållbar utveckling anser vi att människans mående och välbefinnande står i stark relation till ett livskraftigt och framgångsrikt norden. Samhälleliga
strukturer, normer och värderingar bärs och reproduceras av nuvarande generationer - som i sin tur fått dem i arv från generationer innan dem. Normer är inte statiska utan utvecklas i växelverkan med sin omgivning, exempelvis i olika sociala system som familj, kultur eller religion. Vill vi förändra könsmönster måste ordinarie rutiner, processer och beslut i organisationer eller system genomsyras av ett jämställdhetsperspektiv, och förändringarna genomföras av de som normalt existerar i dem. Att sprida metoder för jämställdhetsintegrering i ungdomsverksamheter med ett intersektionellt perspektiv och särskilt fokus på män och pojkars involvering är en seriös ambition att inkludera ett hållbart utvecklingsperspektiv. Så är även ambitionen att konferensen blir! återkommande. Kontaktinformation till samarbetspartners Norge Toril Hogstad Kristiansand Kommune toril.hogstad@kristiansand.kommune.no +47 952 56 568 Åland Terese Flöjt Mariehamns stad terese.flojt@mariehamn.ax +358-(0)18-531 210 Danmark Carsten Adamsen Kolding Kommune caad@kolding.dk +45 79 79 70 73!
JÄMSTÄLLDHETSKONFERENS MED UNGDOMSFOKUS - YOUTHEQ 2017 Beskrivning Antal Pris/styck Finansiering Europeiska ministerrådet 500000,00 Dkr 39,49 % Egen finansiering 161000,00 Dkr Deltagaravgift vuxna 300 1500,00 Dkr 450000,00 Dkr Deltagaravgift unga (15-25år) 200 400,00 Dkr 80000,00 Dkr Utställarplats 15 5000,00 Dkr 75000,00 Dkr Total finansiering 1266000,00 Dkr Projektkostnader Personal Projektledare (Anställd på 1 år) 1 353000,00 Dkr 353000,00 Dkr Scen/Ljud/Ljus personal till konferensen 2 6200,00 Dkr 12400,00 Dkr Föreläsare - Arvode 16 31000,00 Dkr 620000,00 Dkr - Resa 16 2500,00 Dkr 40000,00 Dkr - Boende 16 1150,00 Dkr 18400,00 Dkr - Lunch 16 120,00 Dkr 1920,00 Dkr - Övrigt 16 300,00 Dkr 4800,00 Dkr Konferencier 2 11300,00 Dkr 22600,00 Dkr Marknadsföring - Hemsida 3000,00 Dkr - Grafiskt profil 50000,00 Dkr - Sociala medier 37000,00 Dkr - Lokal marknadsföring 37500,00 Dkr - Trycksaker 30000,00 Dkr Volontärer - Lunch 20 100,00 Dkr 2000,00 Dkr - Övrigt 20 300,00 Dkr 6000,00 Dkr Övriga projektkostnader 27380,00 Dkr Totala kostnader 1266000,00 Dkr Utfall 0,00 Dkr 1
TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jonas Sverkén 2016-04-05 KS 2016/0342 50044 Kommunstyrelsens arbetsutskott Ställningstagande om bildande av ett gemensamt Arkivcentrum Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att översända utredning om samverkan i ett gemensamt Arkivcentrum till Länsstyrelsen i Kalmar län, Föreningen Kalmar Folkrörelsearkiv och kommunerna Borgholm, Mörbylånga, Oskarshamn och Torsås. Svar om medverkan och ekonomiskt ställningstagande i enlighet med bilaga önskas senast den 31 maj 2016. Svaret från kommunerna ska även innehålla ett inriktningsbeslut om respektive kommun är villiga att gå vidare och bilda en gemensam nämnd för Arkivcentrum. Bakgrund På initiativ av Länsstyrelsen i Kalmar län så har diskussioner om samverkan gällande fysiska arkiv pågått sedan 2014. Till samtal om samverkan har bjudits in alla länets kommuner, landstinget, länsstyrelsen och Kalmar Folkrörelsearkiv. Idag förs fortsatta samtal mellan länsstyrelsen, folkrörelsearkivet och kommunerna Borgholm, Kalmar, Mörbylånga, Oskarshamn och Torsås. Utifrån bifogad utredning föreslås att en gemensam nämnd inrättas med de samverkande kommunerna. En gemensam nämnd möjliggör effektiv verksamhet och samverkan. Nämnden utgör arkivmyndighet med egen personal som kan arbeta i alla kommuners arkiv och fatta beslut om utlämning, m.m. För att Kalmar kommun ska kunna påbörja arbetet med ett gemensamt Arkivcentrum och avropa hyresoffert, ge klartecken till ombyggnation av lokaler samt upphandla hyllsystem så krävs ett ekonomiskt bindande besked av alla parter. Beskedet från kommunerna ska dessutom innehålla ett inriktningsbeslut om att respektive kommun är villiga att gå vidare och bilda en gemensam nämnd för Arkivcentrum. Den formella processen för att bilda denna nämnd genomförs senare och formellt beslut om inrättande fattas av respektive fullmäktige. Kommunledningskontoret Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel 0480-45 00 00 vx Fax 480-45 00 47 jonas.sverken@kalmar.se
KS 2016/0342 2 (2) Jonas Sverkén kanslichef Anders Saur verksamhetsutvecklare Bilaga: Utredning om samverkan i ett gemensamt Arkivcentrum
Handläggare Datum Anders Saur 2016-03-31 0480-450010 Samverkan i ett gemensamt Arkivcentrum Bakgrund På initiativ av Länsstyrelsen i Kalmar län så har diskussioner om samverkan gällande fysiska arkiv pågått sedan 2014. Till samtal om samverkan har bjudits in alla länets kommuner, landstinget, länsstyrelsen och Kalmar Folkrörelsearkiv. Idag förs fortsatta samtal mellan länsstyrelsen, folkrörelsearkivet och kommunerna Borgholm, Kalmar, Mörbylånga, Oskarshamn och Torsås. Vid ett möte fredagen den 12 februari lovade Kalmar kommun att återkomma med en utredning om hur vi kan hantera frågan om e-arkiv i ett gemensamt Arkivcentrum. En möjlig arkivlokal finns i kvarteret Bilen i Kalmar hos fastighetsägaren P/Eförvaltning. Lokalen kan utnyttja den dubbla takhöjden vilket medger fler hyllmeter per kvadratmeter. Det innebär en arkivlösning med effektivt utnyttjande av ytan. Granne med denna lokal ligger Kalmar läns museums föremålssamling vilket möjliggör ytterligare samverkan t.ex. vid hantering av arkivhandlingar som papper, fotografier, m.m. Varför samverkan? Kvalitén i förvaringen av handlingar förbättras och förutsättningar för ett långsiktigt bevarande ökar. Kvalitén i myndighetsutövningen ökar. Bevarandeuppdraget och myndighetsutövningen blir effektivare. Kompetensförsörjningen med personal (arkivarier) blir bättre säkerställd vid en gemensam organisation. Minskad sårbarhet. Bättre lokaler och miljö. Den publika delen kan utvecklas och bättre levandegöras forskare, studiebesök m.m. Samverkansformer Ett fysiskt arkiv för långsiktigt bevarande byggs i direkt anslutning till Kalmar läns föremålsmagasin i kvarteret Bilen. Arkivet inreds med hyllsystem som dels gör det möjligt att utnyttja den dubbla takhöjden, cirka 4,60 meter. Hyllsyste- Kansli- och omvärldsenheten Kommunledningskontoret Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel 0480-45 00 00 vx anders.saur@kalmar.se
2 (4) met gör det dessutom möjligt att styra åtkomst till hyllor och arkivinnehåll till den som har behörighet. Det innebär att personal från olika huvudmän och deras arkiv kan samlas i samma lokal men sekretess och åtkomst till hyllor kan styras. Ett gemensamt Arkivcentrum ska använda moderna tekniska lösningar, t.ex. vid utlämnande av handlingar. Det fysiska avståndet kan överbryggas genom samarbete med t.ex. bibliotek där scanning och e-post kan utnyttjas. Möjliga samverkansformer för kommunerna är kommunalförbund, gemensam nämnd eller avtal. Oavsett samverkansform erbjuder sig Kalmar kommun att stå för hyresavtal och investeringar i hyllor, m.m. och fakturera en årlig hyra till övriga som ingår i samarbetet. Avtal Avtalsformen medför inga direkta effektiviseringar när det gäller verksamheten utan enbart möjlighet att dela lokal. Varje kommun bedriver sin egen verksamhet i de gemensamma lokalerna när det gäller arkivariefunktion, utlämnande av handlingar, m.m. Kommunalförbund Kommunalförbund bedöms för omfattande att bilda i detta sammanhang. Gemensam nämnd Gemensam nämnd ger de samverkande kommunerna flera fördelar. Den gemensamma nämnden möjliggör samverkan fullt ut. Den utgör arkivmyndighet med egen personal som kan arbeta i alla kommuners arkiv och fatta beslut om utlämning, m.m. Med samverkan i en gemensam nämnd bedöms verksamheten kräva en bemanning om två arkivarier och tre arkivassistenter baserat på uppgifter från de ovan nämnda fem kommunerna. För att bilda en gemensam nämnd krävs beslut i respektive kommunfullmäktige. Samverkan med övriga Samverkan med länsstyrelse och folkrörelsearkiv kan utvecklas på flera sätt utom just gemensam personal och myndighetsutövning. Samverkan kan utvecklas med ett avtal som grund och främst handla om delade lokaler, reception och mottagning av besökare, kollegialt utbyte, m.m. E-arkiv Det som ovan nämnts har enbart handlat om fysiska arkiv. Arkivlagen medger inte att en kommun har mer än en arkivmyndighet. Det är alltså inte möjligt för en kommun att ha en arkivmyndighet för det fysiska arkivet och en annan arkivmyndighet för det elektroniska arkivet, det s.k. e-arkivet. Det finns idag ett etablerat samarbete inom kommunalförbundet Sydarkivera som bygger kompetens inom området. De ingående kommunerna har inte löst frågan om arkivmyndighet utan samarbetet där har hittills drivits med förutsättningen att kunna dela myndighetsansvaret för fysiskt och elektroniskt arkiv.
3 (4) Det är troligt att Sydarkivera i framtiden kommer att erbjuda sig att bli arkivmyndighet för båda arkivtyperna, för alla ingående kommuner. För att bli medlem i Sydarkivera krävs att en avsiktsförklaring skickas in senast nio månader före det årsskifte då medlemskapet startar. Alternativ för kommunerna Vi ser det inte som realistiskt att bygga egen kompetens för att hantera e-arkiv inom ramen för samarbetet mellan de fem kommunerna. Sydarkivera bygger redan kompetens inom området och har idag nio heltidstjänster för att hantera nuvarande 10 kommuners behov inom e-arkiv. Det största problemet med att bygga upp en ny organisation för e-arkiv är att få tag på rätt kompetens. Behovet är i de flesta fall riktig spetskompetens med kunskap om både IT och arkivlagstiftning. E-arkiv är än så länge en ung företeelse och tillgång till kompetens är ytterst begränsad. Att bygga en egen organisation för e-arkiv medför stora kostnader. Våra försiktiga beräkningar visar på en kostnad för personal om cirka 3,5 till 4 mnkr/år. Till detta kommer behov av externa resurser vid avställningsprojekt, dvs. när ett IT-system ska avvecklas och informationen ska arkiveras. För att kunna arkivera elektroniskt behövs också ett IT-system som hanterar informationen, vi uppskattar denna kostnad till mellan en och två mnkr/år. Samverkan med andra inom Sydarkivera ser ut att vara det bästa alternativet både när det gäller ekonomi och kunskap. Oavsett ett framtida samarbete med Sydarkivera så måste varje kommun lösa hanteringen av de fysiska arkiven. Sydarkivera kommer troligen inte att etablera fysiska arkiv utan i så fall överta ansvar för befintliga. Vi vet inte idag vilka krav gällande lokaler, bemanning, m.m. som kan ställas från Sydarkivera inför ett övertagande av ansvaret. Förutsättningarna för de fem kommunerna är att frågorna måste lösas för de fysiska arkiven oavsett hur den framtida lösningen ser ut. Idag finns en möjlighet att göra detta i samverkan som beskrivits ovan, vilket rimligtvis måste vara den mest ekonomiska och praktiska lösningen på sikt. Tidigaste realistiska tidpunkt för anslutning till Sydarkivera är 1 januari 2018. Förslag De fem kommunerna samverkar för att skapa ett gemensamt fysiskt arkiv, bildar en gemensam nämnd som utgör arkivmyndighet och realiserar de effektiviseringar som vi ser är möjliga. Den gemensamma nämnden tar sedan ställning i frågan om hur hanteringen av e-arkiv ska lösas. Det kan uppkomma nya alternativ som t.ex. utökat samarbete vad gäller IT-lösningar eller så kommer huvudalternativet att vara Sydarkivera och därmed frågan om när en anslutning ska ske. Som det ser ut idag är konsekvensen av en anslutning, att Sydarkivera tar över ansvaret även för vårt fysiska arkiv inklusive personal. För de samverkande kommunerna innebär det att den gemensamma nämnden upplöses och ansvaret som arkivmyndighet överförs till Sydarkivera.
4 (4) Ekonomi Nedanstående kalkyl baseras på offert från P/E-förvaltning, uppgifter från Borgholm, Kalmar, Mörbylånga, Oskarshamn och Torsås kommuner, Länsstyrelsen i Kalmar län och Kalmar Folkrörelsearkiv. Kostnaden för hyllsystemen är preliminär och kräver en upphandling för att bli exakt. Lokalhyra per kommun, årlig Kostnad Procent baserad på hyllm hyllm Personal + öu Perskostnad + öu baserad på hyllm *Hyra årlig hyllsystem (hyllmeter) Hyra årlig övr inv (hyllmeter) Tot årlig kostnad (hyllmeter) Antal hyllm Borgholm 1 427 17 89 716 kr 456 909 kr 77 700 kr 3 712 kr 628 037 kr Kalmar 3 290 39 206 843 kr 1 053 420 kr 179 141 kr 8 559 kr 1 447 963 kr Mörbylånga 1 028 12 64 631 kr 329 154 kr 55 975 kr 2 674 kr 452 433 kr Oskarshamn 2 050 24 128 884 kr 656 386 kr 111 623 kr 5 333 kr 902 226 kr Torsås 700 8 44 009 kr 224 132 kr 38 115 kr 1 821 kr 308 077 kr Tot 8 495 100 534 084 kr 2 720 000 kr 462 553 kr 22 100 kr 3 738 736 kr *Preliminär kostnad Folkrörelse 870 113 901 kr 0 47 372 kr 1500 162 773 kr Länsstyrelse 3200 160 095 kr 0 174 240 kr 2000 336 335 kr Vidare hantering För att Kalmar kommun ska kunna påbörja arbetet med ett gemensamt Arkivcentrum och avropa hyresoffert, ge klartecken till ombyggnation av lokaler samt upphandla hyllsystem så krävs ett ekonomiskt bindande besked av alla parter. Beskedet grundas på ovanstående kalkyl med en marginal på 10 procent. D.v.s. skulle kostnaderna överstiga kalkylen med 10 procent så stoppar Kalmar processen och återkommer till alla parterna för ett nytt beslut. Beskedet från kommunerna ska dessutom innehålla ett inriktningsbeslut om att respektive kommun är villiga att gå vidare och bilda en gemensam nämnd för Arkivcentrum. Den formella processen för att bilda denna nämnd genomförs senare. Kalmar kommun önskar svar på detta förslag senast den 30 maj 2016. Jonas Sverkén kanslichef Anders Saur verksamhetsutvecklare