Protokoll fört vid LAG/styrelsemöte 8 juni 2016 Tid: Onsdagen den 8 juni 2016, kl. 9.30-17.00, mötet ajourneras för lunch mellan kl. 12.00-13.00 Plats: Kommunhuset Nykvarn Närvarande: Offentlig Privat Ideell Göran Nygren Birgitta Blanck Lars-Olof Lundkvist Lars Wigström Annlouise Olsson Cenneth Åhlund Gunilla Malm Bam Björling Lucie Bernhardsson Tomas Jönsson Malin Edman 44-57 Magnus Svensson Björn Ekengren Leif Skeppstedt Bertil Karlsson Lena Stensgård fr. 55 samt adjungerade: verksamhetsledare Birgit Andersson och Emma Dahlin. 44. Mötets öppnande Vice ordförande Birgitta Blanck öppnar mötet. 45. Val av sekreterare för mötet Till sekreterare väljs Emma Dahlin. 46. Val av justerare Bam Björling väljs att jämte ordförande justera protokollet. 47. Fastställande av dagordningen Dagordningen godkändes utan tillägg. 48. Projektpresentationer Projekten 2016-3891 Starta företag i Sverige, starta eget-utbildning på lätt svenska presenterade sin projektansökning muntligt för styrelsen. 49. Föregående protokoll LAG beslutar att lägga protokollet från beslutsmötet den 7 april 2016 till handlingarna. 50. Rapporter: a) Verksamhetsrapport Verksamhetsledare Birgit Andersson gick igenom utskickad kanslirapport för 2016-04-08 2016-06-01 Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2016-06-08 sid 1 av 9
Birgitta Blanck och Malin Edman rapporterade kort från Landsbygdsriksdagen på Gotland 2016-05-26-2016-05-29. Landsbygdsriksdagen är en mötesplats för landsbygdsutveckling och anordnas vartannat år av Hela Sverige ska leva. Ledamöterna rapporterade om ett intressant program med bra studieresor runt omkring på Gotland med trevliga middagar med tid för nätverkande. Ordförande Tommy Björkdal är vid tiden för styrelsemötet på ett gemensamt leader-möte tillsammans med Leader Åland och leadergrupper från fasta Finland (främst kusten och skärgården) för att diskutera strategier och idéer kring gränsöverskridande projekt. b) Ekonomisk rapport Ekonomirapporterna och budgeten för året gås igenom, LAG noterar att kostnader i samband med det första verksamhetsåret är kopplade till uppstartsarbetet varför också budget är något högre i år. LAG beslutar att ge presidiet i uppdrag att fördjupa sig i budgeten för kommande år, för övrigt läggs rapporterna till handlingarna. c) Idéer på gång Projektidéer som är på gång gicks igenom. d) LUS Birgit rapporterar från LUS senaste dialogmöte med SJV samt kort genomgång av LUS uppdrag. e) Arbetsgrupper och delegationer Arbetsgrupp entreprenörskap: Gruppen har kommit fram till att en insats i två steg behöver göras. Steg 1 - skapa kontaktytor, nå befintliga nätverk och grupperingar och steg 2 - inspirera, motivera till projekt. Projektet ska bland annat syfta till att ta fram strategier för att underlätta ansökningsarbetet, genomföra kompetensutvecklingsinsatser med exempelvis föreläsningar/berättelser där goda exempel förmedlas samt att skapa tillgång till resurser för affärsutveckling, rådgivning osv som komplement till det som redan görs av andra aktörer. LAG beslutar att ge arbetsgruppen fortsatt uppdrag att utveckla projektidén till nästkommande beslutsmöte i september. 51. Uppföljning fattade beslut Av LAG tidigare fattade beslut gicks igenom för att se hur långt arbetet kommit med de olika besluten. Ett par fattade beslut belystes särskilt: 77 LAG 2015-09-14 Projekt-/Inspirationsresa - LAG önskar att projektresan skall innehålla besök hos projekt de själva har fattat beslut om varför projektresan skjuts fram till våren 2017 då förhoppningsvis fler projekt är beslutade och igång. 7 LAG 2016-03-04 Rapporter - besöket till detta möte sköts på då mötet flyttades till Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2016-06-08 sid 2 av 9
Nykvarn. LAG önskar fortfarande bjuda in verksamhetsledare och/eller ordförande från andra leaderområden för erfarenhetsutbyte. 8 LAG 2016-03-04 Utvärderingsdelen i strategin Jordbruksverket har meddelats att Leader Södermanland önskar vara med i upphandlingen av externa utvärderare. Bam har haft kontakt med Mälardalens Högskola för att organisationens interna arbete också skall utvärderas/följas. Mälardalens Högskola är intresserade av ett samarbete/uppdrag och diskussionerna fortsätter under hösten. 29 LAG 2016-04-07 Rutiner för projektbeslut presidiet önskar avvakta framtagandet av checklista då erfarenheten inte är tillräcklig ännu och de behöver utreda flera olika alternativ. 52. Personalärenden Ett nytt löneavtal mellan arbetsmarknadens parter rörande anslutna till Unionen, Avtalsområde IDEA, har träffats och gäller 2016-04-01 2017-03-31. Birgit Andersson och Emma Dahlin påkallar därför förhandling om lönesättning för avtalsperioden. LAG beslutar att ge presidiet i uppdrag att genomföra och besluta om lönerevisionen samt att återrapportera till styrelsen/lag. Beslutet om hantering av frågan gäller även för kommande år. Semesteråret löper mellan den 1 april den 31 mars, för intjänande av betalda semesterdagar har varken Birgit eller Emma hunnit tjäna in betalda semesterdagar som motsvarar avtalat antal semesterdagar. LAG beslutar att bevilja Birgit och Emma förskottssemester enligt följande: Birgit 15 dagar Emma 18 dagar med rätt att ta ut dessa semesterdagar under sommaren och/eller resterande del av året. Arbetstagarna är införstådda med att förskottssemestern innebär en skuld till arbetsgivaren, som motsvarar det avdrag som skulle ha gjorts vid uttag av obetalda semesterdagar. Den skulden är arbetstagarna skyldig att betala igen, om de skulle säga upp sig själv, skulden skrivs av efter 5 år. Det har också inkommit en förfrågan från en tjej som önskar arbetsträna på vårt kansli. LAG ger i uppdrag till presidiet att se över vilka arbetsuppgifter som kan vara aktuella och lämpliga för uppgiften. LAG betonar att tydlighet är viktigt samt att ta fram syfte, mål och förväntningar av uppdraget. Presidiet får också i uppdrag att fatta beslut i frågan om arbetsträning, omfattning etc. 53. Allmänna riktlinjer, mötespolicy uppdatering Riktlinjer har tidigare tagits fram för att ge vägledning i såväl LAG/styrelsen som kansliets arbete, riktlinjerna reglerar olika områden inom organisationen och ska ses som ett arbetsverktyg. LAG beslutar att skjuta upp beslut om uppdatering till septembermötet och önskar att förändringarna markeras för att underlätta läsningen. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2016-06-08 sid 3 av 9
54. Översyn av arvodesreglemente En översyn av arvodesreglementet har påkallats varför LAG ger i uppdrag åt den tidigare arvodesgruppen att arbeta med frågan. Arvodesreglementet ska spegla den budget organisationen har att röra sig med. Arbetsgruppen består av Lars Wigström (sammankallande), Cenneth Ålund samt Bam Björling, det står arbetsgruppen fritt att ta in expertkunskap när så krävs. Arbetsgruppens förslag skall presenteras för styrelsen innan stämman våren 2017. Arbetsgruppens uppdrag består i att utreda följande områden: Ta fram en tolkning av de befintliga arvodesreglementet för att underlätta fram till årsstämman, Arvoderingen av offentliga representanter vid kontaktmannaskap, Ersättning för förlorad arbetsförtjänst, samt Årsarvode för ordförande och vice ordförande. 55. Bo Nilssons ersättningsanspråk Birgitta Blanck informerade LAG kring händelseförloppet med Bo Nilssons ersättningsanspråk. Då Leader Södermanland bestridit ett betalningsföreläggande från Bo Nilsson har målet lämnats över till Nyköpings Tingsrätt. LAG beslutar att brådskande utreda frågan noggrannare och se vilka konsekvenser målet kan få samt att kartlägga dessa. För juridisk rådgivning tas Britt-Marie Jönsson på Eskil ekonomi & juridik till hjälp. Vice ordförande Birgitta Blanck tar kontakt med Nyköpings Tingsrätt för att ta reda på ytterligare information kring förenklad delgivning. 56. Inköp av tekniska hjälpmedel Sju (7) ledamöter har anmält intresse att låna tekniska hjälpmedel från föreningen, verksamhetsledare Birgit Andersson har gjort en prisjämförelse mellan jämförbara produkter. LAG beslutar, då kvalitén på de jämförbara produkterna från de olika leverantörerna inte skiljer sig åt nämnvärt, att inhandla produkten med bäst pris, läsplattor av märket Samsung, till de ledamöter som anmält intresse. En förfrågan ska även göras till de två nytillträdda ledamöterna innan inköp görs. 57. Upphandling av auktoriserad revisor Vid årsstämman den 7 april 2016 fick LAG/styrelsen i uppdrag att upphandla auktoriserad revisor. Ett skriftligt förfrågningsunderlag skickades ut till tre företag och samtliga tre har inkommit med offert: Ernst & Young, LR Revision & Redovisning och Rådek. LAG beslutar att anta anbudet från LR Revision & Redovisning. LAG motiverar sitt beslut med att Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2016-06-08 sid 4 av 9
redovisningsbyrån är en väletablerad byrå och ingår i den större koncernen men fortfarande med det mindre lokala kontoret. LR Revision & Redovisning gav också det lägsta priset. LAG förutsätter också att en revisionsrapport ingår i anbudet. En revisionsrapport skickas till styrelsen och är en sammanställning av den granskning revisorerna gjort, rapportens syfte är bland annat att notera iakttagelser, identifiera eventuella problem samt att ge verksamheten förbättringsförslag. 58. Projektbeslut LAG fattade beslut om två (2) ansökningar om projektstöd inom Leader. Beslut i varje enskilt ärende enligt nedan. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2016-06-08 sid 5 av 9
58 a) 2016-3891 Starta företag i Sverige, starta eget-utbildning på lätt svenska Birgitta Blanck anmäler jäv och lämnar sammanträdesrummet, Lars-Olov Lundqvist väljs att leda förhandlingarna under detta ärende. Projekt: Starta företag i Sverige, starta eget-utbildning på lätt svenska Journalnummer: 2016-3891 Projektägare: Nyföretagarcentrum Västra Sörmland Organisationsnummer: 8024405725 Fond: Socialfonden - genomförande Insatsområde: Entreprenörskap Projekttyp: Projektstöd Projektperiod: 2016-05-20-2018-03-30 Sökt stöd: 1 204 118 kronor Poängbedömning (samlad poäng ): 0p Projektbeskrivning : Projektet syftar till att underlätta för invandrare att starta företag. Projektet vänder sig främst till de som varit i Sverige en tid och fått tillräckliga kunskaper i svenska språket. Projektet ska visa på möjligheten att starta företag när man är ny i Sverige, utbilda i grundläggande företagskunskaper, etablera kontakt med lokala företagare som fungerar som mentorer samt fungera som en brygga till de tjänster som ALMI erbjuder i form av IFS-rådgivare och kapital till företagsstart. Projektet ska utveckla en modell för en mötesplats där individer med idéer får en möjlighet att växa till företagare. LAG är beslutsmässig LAG beslutar att avslå projektet då det inte uppfyller villkoret om en tydlig och väl genomarbetad projektplan. Beslutsmotivering : LAG saknar i ansökan beskrivning av projektets långsiktighet. LAG saknar en beskrivning av hur projektet och dess aktiviteter ska genomföras samt vilka samverkansparter som finns. LAG anser också att det saknas nytänk i den aktuella ansökan då liknande projekt redan genomförts i såväl Nyköping som Eskilstuna. LAG ser heller inte i ansökan hur målgruppen ska nås och en tydlig koppling till underifrånperspektivet. Lars-Olof Lundkvist Bam Björling Emma Dahlin tf mötesordförande justerare sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2016-06-08 sid 6 av 9
58 b) 2016-4025 Service & Liv på landet! Projekt: Service & Liv på landet! Journalnummer: 2016-4025 Projektägare: Leader Södermanland Organisationsnummer: 802491-7406 Fond: Landsbygdsfonden livsstil/livskvalité Projekttyp: Projektstöd Projektperiod: 2016-05-25-2019-07-31 Projektets beslutade budget: Faktisk Projektstöd: LAG off. medfinansiering: Totalt: 1 577 741 kronor 777 097 kronor 2 354 838 kronor Poängbedömning (samlad poäng ): 470 poäng Projektbeskrivning : Projektets övergripande syftet är att stärka utvecklingskraften samt skapa livskvalitet och utveckla lokal service på landsbygden för att underlätta boende och företagande på landsbygden. Genom att inspirera boende och verksamma i området att engagera sig i sin bygds fortlevnad och utveckling. En viktig del i projektet är också att stärka redan befintliga servicelösningar och ge dem möjlighet att utvecklas. LAG är beslutsmässig LAG beslutar att tillstyrka projektet 2016-4025 Service & Liv på landet! Beslutsmotivering : LAG anser att det finns ett tydligt behov av projektet insatser i hela området utifrån den SWOT-analys som tagits fram. Projektet är förankrat i flera organisationer och bidrar till en ökad service på landsbygden samt att utveckla föreningslivet i hela Leader Södermanlands område. Birgitta Blanck Bam Björling Emma Dahlin vice ordförande justerare sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2016-06-08 sid 7 av 9
59. Principbeslut: förskottering av beslutad LAG-pott till projekt LAG bör ha fastställda principer för förskottsutbetalningar till projekt. Då LAG:s offentliga finansiering i projekten varierar är det svårt att fastslå ett belopp som varje tillstyrkt projekt kan erhålla i förskott. Ett alternativ är att sätta ett procentuellt belopp av beslutad LAG-pott med ett tak för vilket maximalt belopp som kan förskotteras. LAG beslutar i enlighet med förslaget att förskottering från beslutad LAG-pott är möjlig. Ansökan om förskott kan göras efter positivt beslut om projektet fattats av Jordbruksverket, maximalt 50% eller högst 75 000 kronor kan utbetalas som förskott, samt verksamhetsledaren gör en rimlighetsbedömning av ansökan om förskott innan utbetalning LAG beslutar också att ge i uppdrag till kansliet att utreda eventuella samarbeten med banker för att underlätta för projektansökande att i projekten kunna låna för att inte hota likviditeten. Uppdraget syftar till att informera bankerna om Leader och vad projektägarna kan behöva hjälp med. 60. Policy projektstöd till företag LAG behöver fatta beslut om policy för projektstöd till företag. Den ska beskriva dels under vilka förutsättningar projektstöd till företag kan beviljas, dels stödandelar och maximalt stödbelopp samt dels till vilka insatser projektstöd till företag kan beviljas. LAG beslutar ge presidiet i uppdrag att se över förslag till policyn ytterligare för att fatta beslut om riktlinjen på september mötet. 61. Riktlinjer för a) Stödbelopp för förstudieprojekt LAG behöver diskuterar rimliga nivåer och tidsaspekter för förstudier och fattar ett beslut om riktlinje, det vill säga inte ett absolut värde, utan LAG bedömer från fall till fall om det sökta stödet är rimligt utifrån vilka aktiviteter/insatser som ska genomföras. LAG beslutar ge presidiet i uppdrag att se över policyn för att göra en omvärldsanalys samt en analys över rimlig tidsåtgång och prisnivå för förstudieprojekt. Presidiet ska återrapportera till LAG snarast för beslut angående policyn. b) Arvode till projektledare Projektledararvode och arvode när projekten behöver ta in expertkompetens till projektet kan skilja sig åt. Projektledarens insats och karaktär i projektet bör också vara avgörande för hur mycket projektledararvode som kan tas ut. LAG beslutar att uppdra till kansliet att ta reda på hur det ser ut med projektledararvode runt om i närliggande leaderområden. Återrapportering ska ske till septembermötet. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2016-06-08 sid 8 av 9
62. Rutiner för projekt-/ärendehantering Presidiets roll Kansliet har tagit fram en matris över de uppgifter som skall genomföras vid projektberedning med förslag på vilka olika instanser i organisationen som skall bedöma dessa. LAG beslutar ge presidiet delegation att inför varje LAG-möte bereda projektansökningarna utifrån den framtagna mallen. LAG beslutar också att till presidiets möten adjungera ytterligare tre (3) personer ur styrelsen, för att förstärka beredningsprocessen. De adjungerade ledamöterna utses utifrån ett rullande schema bland ledamöterna, med jämn geografisk, köns- och sektorsspridning. 63. Nästa LAG-möte Nästa LAG-möte är sedan tidigare bestämt till den 1-2 september 2016, plats meddelas senare. 64. Övriga frågor Leaderkansliet har bjudit in till projektskola för de två (2) projekt som av LAG/styrelsen fått tillstyrkt. Projektskolan hålls fredagen den 10 juni 2016, kl. 9.00-12.00, LAG-ledamöter har erbjudits plats att delta. 65. Avslutning Vice ordförande Birgitta Blanck tackar för visat intresse och avslutar mötet. Birgitta Blanck vice ordförande Emma Dahlin sekreterare Bam Björling justerare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2016-06-08 sid 9 av 9