4. Val av justerare Lars Wigström väljs att jämte ordförande justera protokollet.

Transkript

1 Protokoll vid LAG/styrelsemöte 8 mars 2016 Tid: Tisdagen den 8 mars 2016, kl Plats: Kommunhuset, Kungsör Närvarande: Offentlig Privat Ideell Tommy Björkdal Birgitta Blanck Lena Stensgård Lars Wigström Malin Edman Brogarth Lucie Bernhardsson Göran Nygren Annlouise Olsson Cenneth Åhlund Tomas Jönsson Bam Björling Regina Westas samt adjungerade: Birgit Andersson och Emma Dahlin. Torbjörn Gårdestig Lars-Olof Lundkvist Agneta Pettersson Magnus Svensson Före mötet gjordes ett besök på HundArenan i Kungsör, som genomförts med stöd av Leader Inlandet i föregående programperiod. Hans Nordgren presenterade verksamheten. 1. Mötets öppnande Ordförande Tommy Björkdal öppnar mötet. 2. Val av sekreterare för mötet Till sekreterare väljs Emma Dahlin. 3. Fastställande av dagordningen Dagordningen godkändes med följande tillägg: 4. Val av justerare 14. Projektbeslut c) Paraplyprojekt Resterande punkter flyttas ned. 4. Val av justerare Lars Wigström väljs att jämte ordförande justera protokollet. 5. Övningscase LAG fick i samband med utskickade handlingar ytterligare ett övningscase för att praktisera projektbedömningar ännu en gång innan de faktiska projektansökningarna kommer. LAG diskuterar att om presidiet mer hade haft en beredande roll hade en återremiss varit aktuell. Vid återremiss är det viktigt att LAG beskriver vad de vill ha svar på så det är tydligt gentemot projektsökarna. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte sid 1 av 8

2 För projektansökan i övrigt anser LAG att projektet saknar lokal förankring och det känns som ett projekt som kommer ovanifrån i hierarkin. Det är viktigt att skapa kopplingar och erfarenhetsutbyte över kommungränserna varför ett kommunöverskridande projekt är fördelaktigt. 6. Föregående protokoll LAG beslutar att lägga protokollet från beslutsmötet den 16 november 2015 till handlingarna. 7. Rapporter: a) Verksamhetsrapport Verksamhetsledare Birgit Andersson rapporterar om vad som hänt sedan senaste LAG-mötet: Leader Södermanland fick sitt slutliga godkännande och beslut från Jordbruksverket att verksamheten får starta. Det beslutet fattades den 9 december, och från det datumet är vi ett leaderområde. Det var också först efter det beslutet som verksamheten kunde sättas igång på allvar, även om en del insatser gjorts innan. Arbetet med en egen hemsida är i avslutsskedet och förväntas publiceras snart. Från den 1 januari 2016 hyr Leader Södermanland kanslilokaler i Katrineholm, samma lokaler som tidigare hyrdes av Leader Inlandet. Vi har många besökare till kansliet, dels projektsökande, men också olika samarbets-/samverkansparter. Allmänna informationsmöten i samtliga av de åtta kommunerna har hållits samt olika riktade insatser genomförts. Det har varit exempelvis på besöksnäringsdagar, företagarföreningar osv. Flera av kommunstyrelserna har fått information om statusen, dvs att vi är igång och lite kortfattat om vad leader och vårt område är. Avrapportering till kommunernas beslutsfattare kommer att göras återkommande, cirka en gång/år. När projekt beslutats och verksamheten har kommit igång på allvar kommer rapporteringen att handla om vad som beslutats och hur respektive kommuns pengar används. Enskilda möten har hållits med aktörer runt om i området, en del har haft konkreta projektidéer, andra har velat få mer information om möjligheterna. Det finns gott om konkreta projektidéer som kansliet har kontakter med. En separat lista över de något mer konkreta idéerna har sammanställts. Från och med den 28 januari blev det möjligt att lämna ansökningar, vilket görs via Jordbruksverkets webbaserade verktyg. Vi märker att det kommer att behövas insatser från kansliets sida med stöttning till de sökande i ansökningsförfarandet. Ett datasystem för leaderkansliernas handläggning av projektärendena kommer att öppnas i mitten av mars. Där görs dokumentation av de kontroller som utförs mm. Jordbruksverket ordnar obligatoriska utbildningar i handläggningen för personal som ska jobba med det på leaderkontoren. Birgit och Emma deltar den februari. Under årets första tid har mycket tid på kansliet, utöver processande med projektsökande och nätverksskapande insatser, gått till avstämningar, bokslut och årsrapportskrivande. Det arbetet har gjorts dels för Leader Södermanland, men också för Leader Inlandet. Det är utöver det uppbyggnad av de rutiner som ska gälla för den operativa verksamheten under Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte sid 2 av 8

3 programperioden, som först efter Jordbruksverkets beslut kunde påbörjas på allvar. Det är fortfarande ganska mycket information om GAR (generella administrativa rutiner) som saknas från Jordbruksverket. Kansliet jobbar också på utifrån beslutad verksamhetsplan, andra styrdokument samt av styrelsen fattade beslut. Utbildningsdagar för styrelsen genomfördes den januari på Södertuna med olika information, diskussion, nätverkande med Leader Sörmlandskustens styrelse mm. Uppföljning av önskelistan, vi följer upp LAGs önskemål löpande. Önskemål fanns från båda styrelserna om fortsatt kontakt, och där har verksamhetsledarna börjat prata om hur/när detta kan passa in inom ramen för de verksamhetsplaneringar och budget som vi har. Det skulle också vara värdefullt med nätverkande med något/några andra av våra intilliggande områden på liknande sätt. En långsiktig plan över flera år skulle kunna läggas upp för detta, eftersom budget och tid inte medger allt under ett och samma år. En kort rapportering av det tilltänkta LAG-projektet om bygdeservice rapporterades också. Diskussioner förs med Studieförbundet vuxenskolan för ett eventuellt samarbete. En projektplan behöver formas samt en budget upprättas. Målet är att komma upp med projektet till april-mötet, med reservation för att det inte hinns med. Tommy, Birgit och Emma deltog den 10 februari i ett dialogmöte med Länsstyrelsen i Stockholm samt en träff för regionens sex leaderområden senare samma dag. Länsstyrelsen i Södermanland har bjudit in till partnerskapsmöte den 10 mars. Lars-Olof och Birgit representerar organisationen. LAG/Styrelsen diskuterar att ett alternativ kan vara att bjuda in verksamhetsledare och/eller ordförande från andra leaderområden för att höra hur de arbetar och tänker, för att öka LAGs kompetens inom styrelse- och leaderarbete. LAG uppdrar åt presidiet att undersöka hur dessa besök och återrapportering skulle kunna fungera. LAG vill inte ha fler papper än nödvändigt gällande projektansökningarna, utan endast ta ställning och fatta beslut utifrån strategin. LAG/styrelsen önskar inga offerter utan endast projektplan. LAG önskar ytterligare utbildning i Leadermetoden, för att de ska kunna vara ambassadörer och kunna sprida leadermetoden. Broschyrer och PowerPoint-presentationer ska spridas bland ledamöterna. På konstituerande möte önskar LAG erhålla en PowerPoint-presentation och förklaring till hur den kan användas. Personalåtgång diskuteras och hur driftkostnaderna får användas och hur mycket pengar som kan användas. Skulle kunna dela på en ekonomitjänst tillsammans med Sörmlandskusten också, ett alternativ. b) Ekonomisk rapport Resultat- och Balansrapport per den 31 januari 2016 delades ut vid sittande bord. Rapporterna var av tidsbrist inte klara i tid för att skickas ut i förväg. Verksamhetsledare Birgit redogjorde för föreningens ekonomiska läge per den 31 januari Den kommunala medfinansieringen är nu Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte sid 3 av 8

4 även i bokföringen uppdelad utifrån respektive kommuns insats. LAG beslutar godkänna redovisningen och lägger den till handlingarna. c) Idéer på gång Bordlades för behandling på nästkommande beslutsmöte på grund av tidsbrist. d) LUS Bordlades för behandling på nästkommande beslutsmöte på grund av tidsbrist. 8. Utvärderingsdelen i leaderstrategin I strategin handlar ett avsnitt om utvärdering av vårt arbete. Utvärderingarna ska göras för det som är viktigt för den lokala utvecklingen. För den lokala utvecklingen är viktigt att tänka på hur uppföljning och utvärdering hänger ihop. Syftet med utvärderingar är huvudsakligen att lära och utifrån sina lärdomar förbättra sitt och andras tillvägagångssätt. Lärandet kan ske inom pågående projekt, mellan pågående projekt och mellan leaderområden. LAG:s utvärdering kommer användas som ett underlag i den nationella utvärderingen av Lokalt ledd utveckling varför LAG beslutar om val av utvärderingsmodell och lämnar svar till Utvärderingssekretariatet på Jordbruksverket. LAG/styrelsen anser det viktigt att kombinera ett internt och externt perspektiv för att helhetsbilden ska bli så komplett som möjligt i utvädringen. LAG önskar att någon följer organisationen över tid och tror att Mälardalens Högskola kan användas. LAG beslutar att ge Bam Björling i uppdrag att kontakta Mälardalens Högskola för att efterhöra möjligheterna till ett samarbete kring utvärdering. 9. Revidering av arvodesreglemente LAG föreslår stämman besluta att lämna arvodesreglementet oförändrat samt att LAG beslutar för egen del att ge presidiet i uppdrag att besluta om deltagande vid kurser och konferenser. 10. Kontrasignering Enligt Jordbruksverkets beslut om att godkänna Leader Södermanland programperioden ansvarar leaderföreningen för att tillämpa kontrasignering av utbetalning från bank. Kontrasignering innebär att minst två personer tillsammans godkänner utbetalning. LAG beslutar att utse följande personer att kontrasignera utbetalning från bankkonto: Birgit Andersson (personnr.) och Emma Dahlin (personnr). 11. Årsrapport och bokslut LAG föreslår stämman att godkänna årsrapporten och bokslutet för LAG föreslår också stämman att årets resultat överförs till balanserat resultat. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte sid 4 av 8

5 12. Kontaktpersoner LAG beslutar att kontaktpersoner skall utses till de beviljade projekten, samt att uppdra till presidiet och verksamhetsledaren att ta fram förslag till arbetsordning, omfattning och ersättning för dessa. 13. Rutiner för projektbeslut LAG beslutar att bordlägga frågan till nästkommande möte. LAG diskuterade dock att ge delegation till presidiet att fortsättningsvis fungera som ett beredningsorgan när det gäller projektansökningarna. Presidiets uppgift skulle kunna vara att kontrollera att rätt uppgifter inhämtas och eventuellt begära komplettering vid behov. 14. Projektbeslut LAG fattade beslut om två (2) ansökningar om projektstöd inom Leader. Beslut i varje enskilt ärende enligt nedan. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte sid 5 av 8

6 14 a) Skebokvarn 2000-talets by Projekt: Skebokvarn 2000-talets by Journalnummer: Sökande: Skebokvarns bygderåd Organisationsnummer: Fond: Landsbygdsfonden - genomförande Insatsområde: Livsstil/Livskvalité Projektperiod: Sökt finansiering : Faktisk Resurser: Projektstöd: kronor Ideellt arbete: kronor LAG off. medfinansiering: kronor Summa faktisk: kronor Summa resurser: kronor Poängbedömning (samlad poäng ): 210p Projektbeskrivning : Syftet med projektet är att utveckla Skebokvarnsgården. För att göra detta krävs det att köket blir upprustat till ett tillagningskök som ska ge möjlighet till entreprenörskap, lärande, nöje och fest åt lokala förmågor. Köket ska bli mer funktionellt och ändamålsenligt och få ny och säkrare v/a-anslutning och köksgolvsmatta. Intill köket blir ett särskilt rum för skölj och beredning av grönsaker från närliggande odlingar på orten. I projektet genomförs också ett antal nya, ej tidigare prövade, aktiviteter för att säkra att funktionaliteten blir den avsedda. LAG beslutar att avslå projektet Skebokvarn 2000-talets by. Beslutsmotivering : LAG anser inte att projektansökan uppfyller de villkor som rör ett hållbart resultat samt de horisontella prioriteringarna (se mall för urvalskriterium). Projektansökan når heller inte över LAGs beslutade avslagsnivå om 300 poäng. LAG bedömer att projektet inte passar in hos Leader då det inte bidrar till några nya arbetstillfällen eller företag. LAG anser att projektet har involverat för få intressenter och är något snävt. LAG rekommenderar projektsökande att ta sig vidare och ansöka om stöd hos antingen länsstyrelsen eller Folkets hus och parker. Tommy Björkdal Lars Wigström Emma Dahlin ordförande justerare sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte sid 6 av 8

7 14 b) Idécentrum Kafjärden Projekt: Idécentrum Kafjärden Journalnummer: Sökande: Föreningen Kunskapsturism Kafjärden, org.nr: Lena Stensgård anmäler jäv och deltar inte i beslutet. Deltagare i beslutet se protokollets sid 1. Projektbeskrivning : Idén är att bruka Jäders församlingshem i Kafjärden, Eskilstuna kommun, som ett idé/kunskapscentrum för landsbygdsutveckling. Projektet avser en inre ombyggnad/uppgradering för att kunna användas ändamålsenligt till aktiviteter/innehåll. Idécentrum skall utnyttjas som marknadsföringsplattform för bland annat lantbrukare och hantverkare inom olika discipliner med entreprenörsanda och produktidéer inom området närodlat/närproducerat. Projektägaren har även sökt medel via Länsstyrelsen för anläggande av ett museum i anslutning till idécentrum. De två projekten kompletterar varandra till en helhetslösning på platsen. LAG beslutar att tillstyrka projektet Idécentrum Kafjärden under förutsättning att följande villkor uppfylls: Att inget avvikande hittas när presidiet genom delegation ser över projektets offerter/ekonomi, som medför att ärendet återremitteras till LAG. Att projektledaren och företaget som anlitas för en del av tjänsterna separeras. Att projektstöd sökt hos Länsstyrelsen för anläggande av museum beviljas, så att helheten garanteras. Projektstöd beviljas i Landsbygdsfonden - genomförande Insatsområde: Livsstil/Livskvalité Projektperiod: Projektets beslutade finansiering : Faktisk Resurser Projektstöd: kronor Ideellt arbete: kronor LAG off. medfinansiering: kronor Privat finansiering: kronor Summa faktisk: kronor Summa resurser: kronor Poängbedömning - urvalskriterier (samlad poäng ): 495p Beslutsmotivering : LAG anser att projektansökan har tydligt underifrånperspektiv med samverkan mellan de tre olika sektorerna. Projektet bidrar såväl till innovativa servicelösningar som nya aktiviteter, samarbeten och nätverk. Bam Björling utsågs till LAGs kontaktperson för projektet Idécentrum Kafjärden. Tommy Björkdal Lars Wigström Emma Dahlin ordförande justerare sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte sid 7 av 8

8 14 c) Paraplyprojekt Bordlades till nästkommande möte på grund av tidsbrist. 15. Nästa LAG-möte Nästkommande LAG/styrelsemöte äger rum den 7 april 2016 på Åsa Folkhögskola från om dagordningen tillåter, annars tidigareläggs starten. 16. Årsstämma Årsstämman hålls på Åsa Folkhögskola i Sköldinge, Katrineholm den 7 april 2016, kl Övriga frågor Inga övriga frågor anmäldes. 18. Avslutning Ordförande Tommy Björkdal tackar för visat intresse och avslutar mötet. Tommy Björkdal ordförande Lars Wigström justerare Emma Dahlin sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte sid 8 av 8