Offentlig Privat Ideell Tommy Björkdal Torbjörn Gårdestig Leif Skeppstedt Anna Jernemalm Bam Björling Cenneth Åhlund

Transkript

1 Protokoll fört vid LAG/styrelsemöte 15 september 2017 Tid: Fredagen den 15 september 2017, kl Plats: Hotel Malmköping, Flens kommun Närvarande: Offentlig Privat Ideell Tommy Björkdal Torbjörn Gårdestig Leif Skeppstedt Anna Jernemalm Bam Björling Cenneth Åhlund Lars Wigström Tomas Jönsson Bertil Karlsson Lucie Bernhardsson Regina Westas Stedt Lena Stensgård Lars-Olov Lundkvist samt adjungerade: verksamhetsledare Kristin Vettorato, Emma Dahlin och Åse Classon. 63. Mötets öppnande Ordförande Tommy Björkdal öppnar mötet. 64. Val av sekreterare för mötet Till sekreterare väljs Emma Dahlin. 65. Val av justerare Tomas Jönsson väljs att jämte ordförande justera protokollet. 66. Fastställande av dagordningen Dagordningen godkändes med följande tillägg: 76. Revidering av urvalskriterier Resterande punkter justeras därefter. 67. Föregående protokoll LAG beslutar att lägga protokollet från beslutsmötet den 8 juni 2017 till handlingarna. 68. Rapporter: a) Idéer på gång Projektidéer som är på gång gicks igenom samt statusen på de olika projektidéerna. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

2 b) På gående projekt Hässelbymuseet Steg 2 Kontaktpersonen Bertil Karlsson rapporterar att projektet flyter på bra och att arbetet med att resa huset under sommaren gått enligt plan, under hösten planeras taket att läggas på timmerstugan. Projektutvecklare Emma rapporterar att projektet har ansökt om sin första delutbetalning och att kansliet har varit behjälpliga då det var projektet första utbetalningsansökan, tidplanen i projektet anses inte behöva justeras Idécentrum Kafjärden Lena Stensgård, medlem i föreningen, rapporterar att projektets aktiviteter rullar vidare. Projektet har ett nytt slutdatum ( ) och håller på att slutredovisa Skebo i hjärtat av Sörmland Projektet har genomfört de i aktivitetsplanen planerade insatserna. Projektet har också skickat in sin slutredovisning till Jordbruksverket och väntar nu svar på den Makerspace Kungsör Projektet har ännu inte fått inte beslut från Jordbruksverket som verkar dra ut på handläggningstiden för ansökan om stöd. Projektet har fått en förskottsutbetalning av LAG-potten för att under sommaren kunna dra igång sitt projekt. c) Arbetsgrupper Arbetsgrupp information och kommunikation: Arbetet med framtagningen av en ny informationsbroschyr fortgår, dock har arbetet stagnerat sedan Björn Ekengren (sammankallande i arbetsgruppen) avslutat sitt uppdrag i LAG-styrelsen. Informationsbroschyren är nästintill färdig och ett tryckeri kommer att kontaktas för det fortsatta arbetet. Arbetsgruppen har också påbörjat en översyn av ett förenklat språk på hemsidan, arbetet fortsätter under hösten. Arbetsgrupp ekonomiskt utskott: På grund av att nya rutiner kring ekonomihanteringen utreds, får arbetsgruppen ligga vilande tillsvidare. Arbetsgrupp projektpresentationer: Arbetsgruppen har tagit fram förslag för hur projektpresentationerna kan gå till fortsättningsvis. Förslaget baseras på att sökande beskriver vilket insatsområde söker man söker inom och att sökande kan presentera ett fysiskt material (exempelvis film, foto, Powerpoint-presention, andra skapelser) för att illustrera sitt projekt. Projektet ska nämna sina mål, samarbetspartner, ideella timmar, olika aktiviteter, antal personer/män, kvinnor, invandrare och ungdomar i sin presentation, projektet bör representeras av minst 2 personer. LAG har enats om cirka 5 minuters presentation och därefter möjlighet till frågor från LAG efteråt. Ett eventuellt urval av vilka projekt som får möjlighet att komma och presentera sig sköts av presidiet och kansliet. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

3 d) LUS Ordförande Tommy Björkdal, som tidigare varit vår representant i LUS-styrelsen har sedan årsmötet i maj avgått ur styrelsen. Dock är Leader Södermanland fortfarande en aktivt medlem och deltagare i LUS fortsatta arbete. e) Ekonomiska rapporter Inga ekonomiska rapporter finns att presenteras för LAG, utan en översyn görs hur ekonomin ska hanteras fortsättningsvis. 69. Projektbeslut LAG fattade beslut om ett (1) ansökningar om projektstöd inom Leader. Beslut i varje enskilt ärende enligt nedan. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

4 a) Livskvalitet i Sörmland Projekt: Livskvalitet i Sörmland Journalnummer: Projektägare: Handikappföreningarna Sörmland Organisationsnummer: Fond: Landsbygdsfonden Insatsområde: Livsstil/livskvalité Projekttyp: Projektstöd genomförande Projektperiod: Projektets beslutade budget: Faktisk Projektstöd: kronor (65,63%) LAG-pott: kronor (32,32%) Övrig privat finansiering: kronor (2,05%) Totalt: kronor Resurs Offentliga resurser : kronor Privat/ideell: kronor Totalt: kronor Projektbeskrivning : Syftet med projektet är att ge personer med funktionsnedsättning möjlighet till naturupplevelser och fritidsaktiviteter på landsbygden för att på så vis skapa möjlighet till ökad livskvalitet. En förbättring av tillgängligheten på landsbygden innebär en utveckling såväl för bygden som för individer. Beslut: LAG/styrelse har inte kunnat fatta något beslut i projektärendet då projektplanen saknar flera underlag som styrelsen anser behövs för att kunna fatta ett bra beslut. LAG/styrelsen anser att det är ett intressant projekt att tillgängliggöra naturen men anser att de kostnader om är upptagna för år 2 och 3 i projektet är verksamhetens ordinarie kostnader och att projektet söker mycket stöd för dessa aktiviteter. LAG/styrelsen anser att tillgängliggöra platsen är en sak men att aktiviteterna med artisterna är en del av föreningens ordinarie verksamhet. Det skulle vara mer rimligt att tillgängliggöra platsen och ett par uppstarts aktiviteter. Vidare finn det frågetecken kring företagarnas delaktighet i projektet och ansökan behöver konkretiseras ytterligare. LAG/styrelsen anser att projektet saknar röd tråd och långsiktig finansiering. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

5 Följande frågor behöver förtydligas för att projektet återigen ska kunna tas upp på styrelsemötet den 9 november: Tydliggör projektets syfte. Beskriv projektets långsiktighet. Varför har ni tänkt att driften ska finansieras av Leader? Vem finansierar projektet efter projektet slut? Vad består projektledarens jobb år 2 och 3 av? Vad innebär företagarnas del i projektet? Har ni sökt stöd för samma ansökan i allmänna arvsfonden? Anledning till beslut. Tommy Björkdal Tomas Jönsson Emma Dahlin ordförande justerare sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

6 70. Uppföljning fattade beslut Emma och Tommy fick vid styrelsesammanträdet den 8 juni 2017 i uppdrag att se över och uppdatera listan. Arbetet att uppdatera underlaget har påbörjats men kommer inte att presenteras styrelsen förrän senare under hösten. 71. Ekonomihantering En diskussion har först i presidiet att lägga ut ekonomihanteringen på externpart för att bland annat frigöra utrymme för personalen. Leader Mellansjölandet har en fördelaktig modell vilken an vara intressant att använda. LAG/styrelsen beslutar att ge i uppdrag till verksamhetsledare Kristin att kontrollera och ta in prisuppgifter för jämförelse på den löpande ekonomihanteringen, bokföring och bokslut, att ge verksamhetsledaren Kristin mandat att teckna erforderliga avtal för att genomföra uppdraget samt, att se till att det finns ekonomirapporter för juni, juli och augusti 2017 presenterade för LAG/styrelsen på dokumentarkivet så snart det är möjligt. 72. Kontrasignering Enligt Jordbruksverkets beslut om att godkänna Leader Södermanland programperioden ansvarar Leaderföreningen för att tillämpa kontrasignering av utbetalning från bank. I praktiken innebär detta att två personer godkänner utbetalningar, den så kallade fyraögonsprincipen. Detta för att minimera felaktiga utbetalningar, såväl medvetna som omedvetna. På grund av förändringar i organisationen behöver LAG/styrelsen fatta beslut om vilka personer i organisationen som ska kunna kontrasignera utbetalningar från bankkonto. LAG/styrelsen beslutar att utse ordförande Tommy Björkdal ( ) samt verksamhetsledare Kristin Vettorato ( ) att kontrasignera utbetalningar från bankkontot. 73. Firmatecknare LAG/styrelsen beslutar att ordförande, Tommy Björkdal ( ), vice ordförande, Bam Björling ( ), samt verksamhetsledare Kristin Vettorato ( ) tecknar föreningens firma (Leader Södermanland Ideell förening, organisationsnummer: ) var för sig. Detta beslut ersätter beslutet från LAG/styrelsens konstituerande möte den 1 juni 2017, 38. Teckningsrätt. 74. Delegationsbeslut LAG/styrelsen beslutar att lägga delegationsbeslut för perioden till handlingarna. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte

7 75. Per capsulam beslut Den 19 juni 2017 beslutade LAG/styrelsen att bevilja utökningen av projekttid till och med för projektet Idécentrum Kafjärden. LAG/styrelsen fattade också beslut om att bevilja utökningen av projekttid till och med för projektet Skebo i hjärtat av Sörmland samt, att bevilja omfördelning i befintlig budget mellan kostnadsslagen från Investeringar till Övriga utgifter om kronor. Beslutet fattades per capsulam. LAG/styrelsen beslutar att med godkännande lägga per capsulam-beslutet från till handlingarna. 76. Revidering av urvalskriterier Jordbruksverket har kommit med en öppning att kunna förändra sina utvecklingsstrategier. LAG/styrelsen har diskuterat de nuvarande urvalskriterierna och kommit fram till att de behöver uppdateras för att enklare kunna användas vid poängbedömningen av projekten. LAG/Styrelsen beslutar att uppdra till verksamhetsledaren Kristin Vettorato att komma med ett förslag på tydligare och enklare poängsättningen samt nya villkor bland urvalskriterierna. Uppdraget bör presenteras LAG/styrelsen för diskussion vid LAG-mötet den 9 november samt, att tillsätta en arbetsgrupp för att finnas som stöd i arbetet med urvalskriterierna. Till arbetsgruppen väljs ledamöterna: Torbjörn Gårdestig och Bam Björling. Verksamhetsledare Kristin är sammankallande för gruppen. 77. Nästa LAG-möte & presidiemöte Nästkommande LAG/styrelsemöte har planerats till den 9 november 2017, tid och plats meddelas senare. 78. Övriga frågor Presentation av ny projektledare för det LAGägda projektet Service & liv på landet!: Åse Classon. 79. Avslutning Ordförande Tommy Björkdal tackar för visat intresse och avslutar mötet. Tommy Björkdal Tomas Jönsson Emma Dahlin ordförande justerare sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte