Lednings- och verksamhetsstöd IT-policy Bilaga 2 LS 14/06 HANDLÄGGARE DATUM DIARIENR Ante Grubbström 2005-12-19 IT-policy för samtliga verksamheter i Landstinget Sörmland 1. Definition Med IT informationsteknologi avses i detta dokument teknologi för insamling, bearbetning, lagring, återvinning, distribution och presentation av data, text, bild och ljud. IT-området omfattar såväl de tillämpningsprogram och tjänster som ger direkt nytta i verksamheten som den underliggande teknik som möjliggör systemens användning, t ex kommunikationsnät, telefonisystem, servrar och deras driftsmiljö samt användarnära utrustning. 2. Syfte IT-policyn är en del av verksamhetsstyrningen i Landstinget Sörmland. Den skall på övergripande nivå klargöra grundläggande värderingar för IT-området ange inriktning och mål för landstingets användning av IT vara vägledande för hur arbetet genomförs i syfte att bidra till att landstinget nyttjar IT till rätt saker och på rätt sätt. 3. Omfattning IT-policyn gäller för alla verksamheter inom Landstinget Sörmland. 4. Inriktning och övergripande mål Den övergripande inriktningen är att IT-stöden är en del av verksamheten är hjälpmedel både för att löpande utföra landstingets uppdrag och för att kontinuerligt förbättra sättet att göra det skall bidra till att förverkliga landstingets vision och mål Satsningar inom IT-området ska prioriteras och baseras på nytta och kostnader för landstinget ur ett helhetsperspektiv och vägas mot satsningar inom andra områden. Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Tel 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR 232100-0032 Utskriftsdatum: 2006- SID 1(6)
Det övergripande huvudmålet för arbetet inom IT-området är stödja kärnverksamheternas produktion och utveckling genom att säkerställa att befintliga IT-stöd har en stabil, effektiv och säker drift samt att underhålla och vidareutveckla systemen i linje med verksamhetens behov. Övriga mål är att Möjliggöra processorientering, dvs ett integrerat arbetssätt såväl inom som över enhetsgränser med brukaren i fokus Stödja arbetsformer som bidrar till god kvalitet och hög patientsäkerhet Bidra till samordning, samverkan och effektivitet IT-användningen sker på lika villkor för alla användargrupper och bidrar till att utveckla jämställdhet Användare av IT-stöden ges inflytande över systemens utformning Tillgodose kraven på en säker informationshantering 5. Intressenters behov och perspektiv Medborgare och brukare Landstinget skall sträva efter öppenhet vid information till och i kommunikation med medborgarna för att öka det demokratiska inflytandet och ge medborgarna möjlighet till ett aktivt deltagande. Medborgare och brukare skall kunna lita på att landstinget använder IT-stöden för att ge bästa möjliga service landstinget hanterar information om dem på ett korrekt och säkert sätt samt att deras integritet skyddas verksamheten och dess IT-stöd fungerar i enlighet med gällande lagar, förordningar och bestämmelser. IT-stöden ska utformas så att: det stöder medborgarnas och brukarnas förutsättningar att få information om landstingets verksamhet och att ta del av landstingets tjänster och service det utgår från medborgarnas och brukarnas behov och gör det möjligt för dem att själva kunna ta del av och utbyta information med olika källor och verksamheter i landstinget SID 2(6)
Medarbetare Medarbetarna i landstinget ska ha tillgång till IT-stöd som bidrar till god kvalitet, rationalitet och effektivitet i arbetet och som underlättar samverkan och kunskapsutveckling i det dagliga arbetet. Ur ett användarperspektiv skall krav ställas på IT-stöden vad gäller ändamålsenlig funktionalitet att relevant information görs tillgänglig för respektive medarbetares roll i rätt ögonblick på rätt ställe lättförståeliga och lättanvända användargränssnitt Ledning Den politiska ledningen och verksamhetsansvariga skall ha tillgång till ITstöd för ledning och styrning och för ett aktivt ledarskap. IT-stöden ska ge aktuell och tillförlitlig information för analys, planering, uppföljning och styrning rationella flödena av dokument och ärenden som bidrar till ett effektivt besluts- och ledningsstöd stöd för verksamhetsutveckling Samarbetsparter IT skall stödja informationsutbytet med landstingets samarbetsparter. IT-stödet ska utformas så att samarbetsparternas anpassning till landstingets IT-stöd underlättas informationsutbytet sker på ett säkert sätt för båda parter landstingets information skyddas mot obehörig åtkomst, förvanskande och förlust SID 3(6)
6. Styrande principer för IT 6.1 Enhetlig och samordnad IT-struktur Landstingets IT-struktur skall vara enhetlig och samordnad. Den innefattar följande områden: Informationsstruktur Strävan skall vara att göra varje informationsmängd entydigt tolkningsbar på ett enhetligt sätt. Landstinget ska ha en enhetlig och gemensam informationsstruktur (som beskrivs med begrepp och termer) inom likartade verksamheter för den information som överförs mellan olika enheter för den information som används för ledning och styrning Systemstruktur Det ska finnas en gemensam översiktlig systemstruktur som anger ITstödens huvuduppgifter, samband och avgränsningar. Den skall bidra till att gemensamma och samordnade systemlösningar eftersträvas inom landstinget nya systemlösningar passar in i den gemensamma systemstrukturen IT-infrastruktur Landstinget ska ha en gemensam teknisk IT-infrastruktur som utgöra en stabil, effektiv och säker grund för landstingets IT-verksamhet. Den ska ge goda förutsättningar för både drift och utveckling samt stödja såväl intern som extern kommunikation. 6.2 Tydliga roller och ansvar Arbetet inom IT-området skall kännetecknas av tydliga roller och ansvar. Landstingsdirektören har det övergripande ansvaret för att dessa etableras och fungerar. Varje system ska ha en systemägare i den verksamhet som nyttjar systemet. Systemägaren har det ekonomiska, funktionella och förvaltningsmässiga ansvaret för systemet samt beslutar om nyutveckling, vidareutveckling och avveckling av systemet. SID 4(6)
Landstingsdirektören beslutar vilka system som är Strategiska och Gemensamma för landstinget och utser systemägare för dessa. För övriga system utses systemägare av den som har det yttersta verksamhetsansvaret. Användning av IT-stöd och effekthemtagning är ett verksamhetsansvar i varje verksamhet som nyttjar IT-stödet. Inom IT-området skall det finnas fastställda roller och ansvar för IT-strategiska frågor IT-planering systemförvaltning teknisk IT-infrastruktur telefoni IT-säkerhet ekonomiskt ansvar för IT-kostnader 6.3 Metoder och modeller för IT-arbetet Ändamålsenliga metoder och modeller ska finnas och tillämpas för IT-arbetet för att uppnå hög yttre och inre effektivitet. 6.4 Anskaffning, utformning och användning av IT-stöd Beställaren av IT-stöd ansvarar för att det löser rätt problem och/eller ger mervärde till verksamheten. Anskaffning av IT-stöd skall inledas med en s.k. verksamhetsanalys. För att skapa kostnadseffektiva IT-stöd skall landstinget alltid undersöka möjligheten att använda befintliga system i första hand välja standardsystem och i andra hand utveckla system i egen regi. sträva efter att följa nationella och internationella standarder införa och använda stabil och beprövad teknik som är allmänt tillgänglig söka samverkan med andra landsting och på nationell nivå Användare av IT-stöd ska ha nödvändig kompetens för att kunna nyttja ITstöden på ett säkert och effektivt sätt. SID 5(6)
6.5 IT-kompetens Landstingets behov av IT-kompetens ska säkerställas genom egen IT-kompetens inom strategiskt viktiga och verksamhetskritiska områden renodling, kraftsamling och kompetensutveckling av organisation och berörda medarbetare långsiktig planering av IT-kompetensförsörjningen Organisationen av IT-kompetensen ska utformas så att den blir enhetlig, samordnad och väl sammanhållen ur ett länsövergripande perspektiv. IT-organisationen ska genom aktiv omvärldsbevakning säkerställa en kompetens som medger den framförhållning som krävs för att landstinget ska kunna nyttja de fördelar som ny teknologi inom IT-området kan ge. SID 6(6)