Granskning av budgetprocessen Revisionsrapport KPMG AB 18 september 2012 2010 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the
Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte 1 3. Revisionskriterier 1 4. Ansvarig nämnd 2 5. Metod 2 6. Kommunallagen 2 7. Mål och styrdokument 3 7.1 Vision och mål 3 7.1.1 Verksamhetsmål 3 7.1.2 Finansiella mål 3 7.2 en 4 7.2.1 Budgetanvisningar 5 8. Iakttagelser 6 8.1 Kommunstyrelsen 6 8.2 Utbildningsnämnden 7 8.3 Socialnämnden 9 8.4 Kultur- och fritidsnämnden 10 9. Sammanfattande synpunkter och rekommendationer 11 2011 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the
1. Bakgrund En realistisk och i organisationen väl förankrad budget är en viktig förutsättning för att kunna styra kommunen och dess verksamhetsmässiga utveckling. Kommunens lång- och kortsiktiga planering sker genom budgetprocessen och är en viktig del av kommunens styrning. Revisorerna har i revisionsplanering för 2012 uppmärksammat risker beträffande kommunens budgetprocess. s revisorer har gett KPMG i uppdrag att genomföra en granskning av kommunens budgetprocess. 2. Syfte Syftet med granskningen är att övergripande belysa och bedöma hur nämndernas och styrelsens budgetprocess fungerar. Följande huvudsakliga frågeställningar ingår i granskningen: Vem är processägare? Hur sker budgetarbetet inom olika nivåer i organisationen (tidplan och kommunikation mm)? Framgår kopplingen mellan verksamhetsmål och ekonomiska mål tydligt i budget och budgetprocess? Hur förankras budgeten i organisationen? Hur fördelas beslutad budget på olika nivåer i organisationen? Fungerar prognosarbetet tillfredsställande? Görs analys av avvikelser i tillräcklig grad? Beaktas orsakerna till avvikelserna i kommande budgetar? Fungerar budgetprocessen som ett styrinstrument? 3. Revisionskriterier Vi kommer att bedöma om rutinerna/verksamheten uppfyller Fullmäktiges beslut Kommunens riktlinjer Kommunallagen 1
4. Ansvarig nämnd Granskningen avser kommunstyrelsen, utbildningsnämnden, socialnämnden och kultur- och fritidsnämnden. Rapporten är saklighetsgranskad av kommunchef, ekonomichef, förvaltningschef för kultur- och fritidsförvaltningen samt utbildningsförvaltningen och socialförvaltningen. 5. Metod Granskningen har skett genom dokumentstudier samt intervjuer med kommunstyrelsens ordförande, ordförande vid granskade nämnder (vad gäller socialnämnden har kontakt skett med nämndens vice ordförande), kommunchef, ekonomichef samt förvaltningschef och ekonom vid berörda förvaltningar. Vi har även frågat enhetschefer inom socialförvaltningen samt utbildningsförvaltningen om budgetprocess samt uppföljning, då dessa representerar en stor del av kommunens totala budget. Granskningen har utförts av Lars Jönsson och Lina Olsson. 6. Kommunallagen Kommunallagens åttonde kapitel ställer krav på budgetens innehåll och budgetprocessen. Bland annat framgår följande: Budgeten ska upprättas så att intäkterna överstiger kostnaderna. Undantag från detta får göras om det finns synnerliga skäl. För verksamheten ska anges mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. För ekonomin ska anges de finansiella mål som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Om kostnaderna för ett visst räkenskapsår överstiger intäkterna ska det negativa resultatet regleras och det redovisade egna kapitalet enligt balansräkningen återställas under de närmaste följande tre åren. Budgeten ska innehålla en plan för ekonomin för en period av tre år. Budgetåret ska därvid alltid vara periodens första år. Förslag till budget ska upprättas av styrelsen före oktober månads utgång. Om det finns särskilda skäl till det får budgetförslaget upprättas i november månad. I så fall ska styrelsen före oktober månads utgång föreslå skattesatsen för den kommunalskatt som ingår i den preliminära inkomstskatten under det följande året. Budgeten fastställs av fullmäktige före november månads utgång. Om budgeten p.g.a. särskilda skäl inte kan fastställas före november månads utgång, ska fullmäktige ändå fastställa skattesatsen inom denna tid. Budgeten ska därefter fastställas före december månads utgång. 2
Av lagen om kommunal redovisning framgår att en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts ska lämnas i årsredovisningen. 7. Mål och styrdokument 7.1 Vision och mål I kommunens budget för år 2012 framgår såväl kommunens vision samt mål. Kommunens vision antogs av Kommunfullmäktige 2004-06-07 och avser kommunen i omvärlden, bilden av Olofström, kommunen som organisation samt en attraktiv arbetsgivare, operativ förmåga och ekonomisk förmåga. Det presenteras även nyckelindikatorer som ska användas vid uppföljning av hur visionen ska uppnås avseende; 1) Invånarantal 2) Antal invånare med eftergymnasial utbildning 3) Nybyggnation av småhus och lägenheter i flerfamiljshus 4) Sjukfrånvaro 7.1.1 Verksamhetsmål Övergripande verksamhetsmål anges i översiktsplanen till Nära till allt och antogs i kommunfullmäktige 2012-02-06. De avser: 1) Nära till allt upplevelsemiljö 2) Barnen i centrum/barnens dröm Olofström livsmiljö 3) Jobb till 1000- näringslivsmiljö Till de övergripande verksamhetsmålen kommer översiktplanen att konkretiseras i form av mål och handlingsplaner som varje nämnd och styrelse fastställer och ansvarar för. 7.1.2 Finansiella mål Finansiella mål 2009-2013 I kommunens budget för år 2012 anges att soliditet inklusive pensionsförpliktelser (eget kapital minus pensionsförbindelser inom linjen) ska förbättras med fyra procentenheter under tiden 2009-2013. Vid årsskiftet 2008/2009 var nyckeltalet - 5,1 %. Omräkning av pensionsskuld till följd av 3
ändrad rips-ränta och/eller förändring av livslängdsantaganden ska avräknas vid uppföljning av om målet ska anses uppnått Vidare preciseras att resultat i procent av skatteintäkter utjämning och generella statsbidrag ska vara lägst 1,5% under tiden 2009-2013 samt att självfinansieringsgrad över tiden 2009-2013 ska uppgå till lägst 100%. Självfinansieringsgraden får ej understiga 70% något enskilt år, vilket innebär investeringar om ca 30-35 mkr/år och högst ca 45 mkr ett enskilt år. Finansiella mål 2014-2019 I budgeten anges för tidsperioden ovan att soliditet inklusive pensionsförpliktelser (eget kapital minus pensionsförbindelser inom linjen) ska förbättras med fyra procentenheter. Mätningen ska utgå från nyckeltalet vid årsskiftet 2013/2014. Resultat i procent av skatteintäkter utjämning och generella statsbidrag ska vara lägst 1,5% under tiden 2014-2019. Självfinansieringsgrad över tiden 2014-2019 ska uppgå till lägst 100%. Självfinansieringsgraden får ej understiga 70% något enskilt år, vilket innebär investeringar om ca 30-35 mkr/år och högst ca 45 mkr ett enskilt år. 7.2 en I kommunens budget för år 2012 beskrivs budgetprocessen. 1) Genomgång av kommunens ekonomiska läge med politiker/anställda och fackförbund lett av ks-ordförande och ekonomichef. 4
2) Fackförvaltningarna går igenom på vilket sätt verksamheterna kommer att förändras. 1 3) Facknämnderna diskuterar kända förändringar i verksamheterna. 4) Ramberedningsgruppen återkommer till politikerna med sammanställning av behov och åtgärdsförslag i verksamheterna. 5) Kommunstyrelsen tar preliminära ramar. 6) Fackförvaltningen arbetar vidare med förslag till nämnden på hur budget skall kunna läggas i balans. 7) Nämnden antar ett budgetförslag. 8) Kommunstyrelsen antar budgetförslagen. 9) Kommunfullmäktige fastställer budgeten för kommande år. Önskemål från olika politiska håll om uppdateringar, anges i budget för år 2012, ha tillgodosetts men åtgärdsförslag har inte sammanställts och beretts i ramberedningsgruppen. Fån kommunfullmäktiges protokoll 2011-11-28 kan vi konstatera att beslut fattats avseende såväl driftbudget, investeringsbudget mm. och skattesats för år 2012. Kommunen följer således kommunallagens 8 kap 8, där det anges att budget ska fastställas av fullmäktige före november månads utgång. Om budgeten p.g.a. av särskilda skäl inte kan fastställas före november månads utgång, ska fullmäktige ändå fastställa skattesatsen inom denna tid enligt KomL 8 kap. 9. I har även skattesatsen fastställts inom angivna ramar. Vi har noterat att enligt nuvarande budgetprocess antar kommunstyrelsen budgetförslagen i november. Enligt kommunallagen, 8 kap 6, bör dock detta fastställas i oktober såvida inga särskilda skäl föreligger varmed budgetförslaget istället kan antas i november. Detta gäller även fastställandet av skattesatsen som ska ske, före oktober månads utgång. 7.2.1 Budgetanvisningar Vi har tagit del av budgetanvisningar för år 2013 med planår 2014-2015. I budgetanvisningarna framgår den preliminära ramen för år 2013 liksom anvisningar och förutsättningar, invånarantal, skatter och generella bidrag, budgetförslagets innehåll och tidsplan för budget 2013 samt planår 2014-2015. Det framgår således hur beräkningar ska ske, vad nämndens budgetförslag ska innehålla liksom tidsplan. I budgetanvisningarna anges dessutom att den budget, som nämnderna/styrelsen lämnar, ska rymmas inom den ram som fastställts. För år 2012 ska budgetförslag presenteras för kommunstyrelsens arbetsutskott 2012-10-23. 1 Rammodellen uppdateras och tillgängliggörs för tjänstemän och politiker. 5
Förutom delårsbokslut den 31/8 och årsbokslut 31/12 sker även månadsbokslut för månaderna; mars, april, maj och oktober. Materialet delges kommunstyrelsens arbetsutskott liksom respektive nämnd samt styrelse. 8. Iakttagelser 8.1 Kommunstyrelsen I samband med budgetprocessen är kommunstyrelsen en del i processen samtidigt som styrelsen har en övergripande roll genom sin uppsiktsplikt. en anses fungera bra. Nuvarande förfaringssätt påbörjades år 2009. I mars bjuds fackliga representanter, arbetsledare samt presidier i nämnder samt styrelser in för en presentation av ekonomiska ramar samt omvärldsanalys. Sedan år 2010 har det skett ett gemensamt möte med samtliga (från att tidigare ha haft tre enskilda möten med respektive grupp). De senaste två åren har inte behandling i ramberedningsgruppen skett då det inte funnits politiskt önskemål om detta. Ramarna har då gått direkt vidare till facknämnderna. Kommunstyrelsen antar preliminära ramar i slutet av maj varje år. Kommunstyrelsen beslutar dock i princip aldrig enligt dessa preliminära ramar, utan det uppges alltid inträffa något som medför förändring av ramen inför dess att kommunstyrelsen antar budgetförslagen i november. I november år 2011 antog kommunstyrelsen ett förslag till de preliminära ramarna för år 2013 (normalt sker detta i maj eller juni). Förhoppningen är att fortsätta fastställa ramarna tidigt. I maj år 2012 konfigurerades ramarna för år 2013. De preliminära ramarna specificeras inte på detaljnivå utan nämnderna ger ett förslag till budget i september. I nämndernas förslag om budget vill kommunstyrelsen även erhålla information om vad som inte ryms inom angivna ramar. Nämnden kan erhålla ytterligare medel utifrån de konsekvensbeskrivningar som lämnats till kommunstyrelsens arbetsutskott. Budgeten justeras dock inte under innevarande år. Kommunstyrelsen har cirka 4,5 miljoner till förfogande för oväntade händelser. De har även tillgång till vissa öronmärkta medel som avser specifika insatser som fullmäktige beslutat om. Nämnderna får då visa för kommunstyrelsen att man har genomfört de åtgärder som beslutats vartefter medel kan rekvireras från kommunstyrelsen. Under innevarande år har det även blivit en förskjutning av investeringsbudgeten. en som styrinstrument Kommunalstyrelsen är medveten om hur viktigt det är att verksamheterna uppfattar budgeten som realistisk och rättvis samt att det därigenom finns en acceptans för budgeten. Kommunstyrelsen inser att dessa två faktorer är viktiga för att budgeten ska vara styrande. Rollfördelning och dialog 6
I det övergripande arbetet med budgetprocessen uppger kommunstyrelsen att delaktigheten alltid kan förbättras. Det är även viktigt med kunskap om helheten och en bra kommunikation mellan ordförande och förvaltningschef. I det övergripande arbetet med budgeten är det kommunstyrelsen som är processägare och för kommunledningskontoret är kommunchefen processägare. Mål och riktlinjer Kommunens nya mål fastställdes i februari år 2012 av kommunfullmäktige. Inom kommunledningsförvaltningen har man dock arbetat mot dessa mål sedan hösten år 2011. Kommunstyrelsen anser det finns en tydlig styrning genom de nya mål som utformats och fastställts av fullmäktige. Målen anses tidigare ha varit svåra att mäta och det fanns inte en tydlig koppling mellan verksamhetsmål och ekonomiska mål. Tidigare fanns ett fokus på finansiella mål. De nya målen anses ha en bred acceptans och vara väl förankrade i organisationen. Kommunstyrelsen menar att budgeten för år 2014 har en högre korrelation mellan mål och budget. Det sker en kontinuerlig process av förbättring i förhållande till fastställda mål. Uppföljning (prognosarbete och avvikelsehantering) Prognosarbetet anses övergripande fungera väl. Det sker en tydlig kommunikation avseende avvikelser. Prognoserna kan ändras under året varmed kommunstyrelsen kan välja att tillskjuta ytterligare medel. Vid helårsbokslutet utvärderas prognosen. Enligt årsredovisningen för år 2011 hade kommunledningsförvaltningen samt samhällsbyggnadsförvaltningen för stora avvikelser för att anses tillfredställande ur prognossäkerhetssynpunkt. Övriga verksamheter anges inneha en god prognossäkerhet. Det har framkommit att prognosarbetet och fastställandet av framtida budgetramar skulle underlättas av mer långsiktig planering (t.ex. planering av antal elever i förhållande till erhållna medel och lokalkostnader samt antal brukares behov av äldreomsorg mm.). 8.2 Utbildningsnämnden Det har under granskningen framkommit att budgetprocessen blivit bättre. Nämnden önskar dock att förslag till budget skulle ges till dem tidigare från förvaltningen samt att kommunstyrelsen skulle fastställa ramarna tidigare för att möjliggöra detta. Nämnden anser även att den preliminära ramen borde föregås av mer diskussioner för att kunna göra eventuella förändringar i budget. Ramen anses fastställas preliminärt utan någon möjlighet för facknämnden att påverka eller äska. Således skulle de diskussioner som anges i såväl punkt 2, 3 och 4 i budgetprocessen kunna förbättras, där diskussioner sker såväl i fackförvaltningarna som facknämnderna. Avseende år 2012 har dessutom en förskjutning skett av investeringsbudget, vilket för nämndens del påverkar förslag till budget. I september fattar nämnden beslut om budget som därefter behandlas av kommunstyrelsens arbetsutskott samt av kommunstyrelsen. Nämnden presenterar ett förslag till budget för kommunstyrelsens arbetsutskott inklusive konsekvensbeskrivning. Innan budgeten antas av kommunfullmäktige i november kan mindre justeringar ske i budget. 7
en som styrinstrument en upplevs som mycket styrande. När internbudgeten fastställts (normalt december eller januari), presenteras den för verksamheterna. Vid varje ledningsgruppsmöte presenteras därefter ramar och budget för verksamhetschefer. Förvaltningens ekonom uppges vara processägare. Hennes arbete utgår från de budgetinstruktioner som upprättats (vad gäller exempelvis månadsuppföljningar och avstämningar). Förvaltningens ekonom har en kontinuerlig dialog med förvaltningens verksamhetschefer. Om något oförutsett inträffar under året, som påverkar budget, tar verksamhetschef kontakt med förvaltningens ekonom samt förvaltningschef för konkreta åtgärder. Rollfördelning och dialog Dialogen mellan nämnd och förvaltning anses tillfredställande. Rektorer och förskolechefer har exempelvis medverkat vid ett av utbildningsnämndens möten, där bl.a. deras åsikter om resursfördelningen diskuterades. Det har under granskningen framkommit att man uppfattar ramen som alltför styrande och att det hade varit fördelaktigt med mer kommunikation under budgetprocessen. Mål och riktlinjer Inom förvaltningen fokuseras mer på budgetmål än verksamhetsmål. Nämndens ordförande menar att budget måste vara lagd utifrån verksamhetsmål. Nämnden har utarbetade verksamhetsmått och nyckeltal. Det har aldrig skett någon positionering av mål och prioriteringar. Det uppfattas inte som att verksamhetscheferna har god kännedom om målen. Verksamheten utarbetar för närvarande egna mål vilka kommer färdigställas under år 2012. Det sker en utvärdering av uppsatta mål varje del- och halvår. Uppföljning (prognosarbete och avvikelsehantering) Det har under granskningen framkommit att prognosarbetet anses tillfredställande samt att nämnden är medveten om de faktorer som prognosen grundar sig på. Det sker en uppföljning av budget varje månad. Vid eventuellt budgetunderskott begär nämnden motivering till detta samt att korrigering sker till årsskiftet. Vid ett eventuell budgetöverskridande meddelas kommunstyrelsen om detta. Det kan även ges engångsbelopp för särskilda insatser från kommunstyrelsen. Enhetschefer Övervägande delen av rektorerna anser att de inte är nämnvärt involverade i budgetprocessen eller kan påverka budgeten. Detta beror till stor del på att deras resursfördelningssystem är baserat på antalet elever. De blir tilldelade ramar som de skall hålla sig inom. De möjligheter som finns att påverka är detaljbudgeten inom respektive tilldelad ram, detta gäller främst personalbudgeten. En del av rektorerna anser att dialogen kan förbättras beträffande det budgetförslag som ligger till grund för ramen. När ramen är beslutad finns det inga möjligheter att förändra den. Det finns önskemål från en del rektorer om att få vara mer delaktig i budgetprocessen för att kunna påverka deras budgetram på ett tidigt stadium. 8
Uppföljning av budget sker såväl på de olika enheterna via ekonomisystemet Agresso och genom förvaltningens kvartalsuppföljning. Rektorerna uppfattar att det får god service beträffande uppföljning av förvaltningen. Avvikelser hanteras omedelbart och diskuteras i förvaltningens ledningsgrupp, vid behov skickas en skriftlig rapport till förvaltningen och nämnden. Rapporten beskriver anledningen till avvikelsen och åtgärder. 8.3 Socialnämnden Förvaltningens ekonom utarbetar ett förslag till budget, efter att kommunstyrelsen fastställt de preliminära ramarna. I början av augusti ges ett förslag till socialnämndens arbetsutskott för behandling i september och sedermera vidare behandling i socialnämnden. Kommunstyrelsens arbetsutskott behandlar sedan förslaget i oktober. Nämnden ska till detta tillfälle ha fattat beslut om budget inom ram, men det är dock inte alltid fallet. Det anses vara ont om tid från det att kommunstyrelsen fastställer ramar till dess förslag till budget ska beslutas. Det är även ont om tid till avstämning av förslag till budget med ekonomichefen. Förvaltningen anser sig dessutom ha liten möjlighet att påverka givna ramar. Det anses finnas ett stort fokus på förslag i balans, där det inte anses att behov och ökade kostnader beaktas i tillräcklig utsträckning. Socialnämnden har haft underskott sedan år 2007 (förutom år 2009 då nämnden hade ett överskott motsvarande 7 miljoner kronor). Under innevarande år flyttas inte medel mellan olika verksamheter vid avvikelser. Det har förekommit att ytterligare medel begärts från kommunstyrelsen. Det har även förekommit att kommunfullmäktige, vid beslutade förändringar i verksamheten, gett ytterligare medel till nämnden. Budgeten är fördelad på enhetschefsnivå när budgeten antas. Det är en återkommande diskussion om hur ramen ska fördelas fram till Socialnämndens beslut. Fördelning av medel sker en gång per år och medel flyttas därefter inte mellan olika enheter. Inom förvaltningen sker samtal om hur mycket personal som behövs inom verksamheterna. Under innevarande år har förskjutningen av fastställande av investeringsbudget påverkat även socialnämndens förslag till budget. en som styrinstrument Budgeten anses vara ett styrinstrument. Det har framkommit att det tidigare förekom diskussioner mellan nämnderna avseende budget. Numera anses det finnas en tydligare ledning genom kommunledningskontoret samt kommunstyrelsens arbetsutskott som beräknar respektive fastställer de preliminära ramarna. Rollfördelning och dialog Det har under granskningen framkommit att det behövs en bättre kommunikation för att göra budget förankrad i enheterna. Enheternas budgetansvar skulle även kunna förbättras. Det behövs även tydligare vägledning från nämnden om hur medel ska fördelas samt prioriteras inom 9
verksamhetsområdet. Det har även framkommit att mer kommunikation mellan förvaltningschef och nämnd skulle vara positivt. Det är nämnden som äger processen, medan det i praktiken är förvaltningschef och förvaltningsekonom som arbetar med budget. Förvaltningens ekonom samt controller uppges vara processägare. Mål och riktlinjer Det pågår ett målarbete för närvarande där nämnden ska anta nya verksamhetsspecifika mål. Det upplevs inte ha funnits någon koppling mellan verksamhetsmål och budgetmål i tidigare mål. Uppföljning (prognosarbete och avvikelsehantering) Varje månad sker en uppföljning av budget samt analys av avvikelser. Avvikelserapporteringen skulle dock kunna bli mer detaljerad. Det har under granskningen även framkommit att nämnden skulle kunna delta mer aktivt i månadsuppföljning samt budgetplanering. Även uppföljning av verksamhetsmål skulle kunna förbättras. Enhetschefer De enhetschefer som vi kontaktat anser sig inte vara direkt involverade i budgetprocessen, utan erhåller en budget att efterleva. En enhetschef menar att den påverkan som kan ske av budget är om investeringsbehov föreligger. Det anses även vara svårt att efterleva erhållna budgetramar då dessa är mycket snäva. Exempelvis budgeteras inte frånvaro i form av exempelvis föräldraledighet eller sjukfrånvaro, vilket innebär ökade kostnader för verksamheten i förhållande till budget. Ramarna uppges även kunna bli felaktiga då det är svårt att beräkna flödet av brukare i behov av omsorg. Det sker månatliga budgetuppföljningar och rapportering av avvikelser till förvaltningens ekonom. Hälften av de enhetschefer som kontaktats, har angivit att en redovisning av avvikelsen även ska ske till nämnden. Detta uppges dock vara nytt. Några avstämningar till nämnden avseende den specifika verksamhetens avvikelser uppges i övrigt inte ha skett, dock sker rapporteringar till nämnden avseende uppföljning av budget kontinuerligt. Om en extra kostnad uppkommer uppges detta rapporteras till närmast överordnad. Det har under granskningen även framkommit att vissa av enhetscheferna hade önskat ytterligare information om ekonomi och administrativa rutiner i samband med tillträde som enhetschef i kommunen. 8.4 Kultur- och fritidsnämnden I mars bjuds fackliga representanter, arbetsledare samt presidier i nämnder samt styrelser in för en presentation av ramar. Det sker en diskussion av bakgrund, verksamheternas nuvarande situation och en presentation av hur ekonomichefen beräknat ramarna. När kommunstyrelsen fastställt ramar gör förvaltningens ekonom ett utkast till intern budget, vilken kommuniceras till förvaltningens verksamheter. 10
Nämnden erhåller förslaget i augusti för beslut i september. Nämnden anser det vara för ont om tid från dess att förslag till budget erhålls till dess att beslut ska fattas. Det är dock inte möjligt att delge budget tidigare då kommunstyrelsens fastställda ramar inte erhålls förrän i slutet av maj eller början av juni. För kultur- och fritidsnämndens del har det även varit svårt att beräkna en intern budget år 2012 (för år 2013) då hyror inte är fastställda, med anledning av en försenad investeringsbudget. en som styrinstrument Det anses ske en tydlig styrning genom kommunens budgetprocessen och fastställande av ramar. Budgetramarna ger en tydlig indikation om verksamhetens resurser. Rollfördelning och dialog Det har under granskningen framkommit att det skulle kunna bli en bättre dialog mellan nämnd och förvaltning. I övrigt följer förvaltningen den tidsplan som anges i budgetinstruktionerna, som anses tydlig. Processägare uppges indirekt vara nämnden genom dess ordförande. Mål och riktlinjer Vad gäller mål i förhållande till medel uppges nämnden främst fokusera på uppsatta mål medan förvaltningen fokuserar på såväl mål som medel. Nya verksamhetsmål utarbetas för närvarande, vilka kommer följas upp kvartalsvis. Uppföljning (prognosarbete och avvikelsehantering) Prognosarbetet anses fungera väl. Det är dock först senare under budgetåret som det går att se huruvida medel budgeterats rätt utifrån prognoserna. Nämnden sammanträder sex gånger per år och vid varje möte sker en ekonomisk uppföljning. Det anses att avvikelserapportering och uppföljning sker i tillräcklig grad. Vid eventuella avvikelser sker en diskussion om hur dessa ska hanteras. 9. Sammanfattande synpunkter och rekommendationer Vi anser att det finns en tydlig struktur av kommunens budgetprocess genom den information som förmedlas i budget och i budgetanvisningar. Vi uppfattar att budgetprocessen fungerar som ett styrande instrument för kommunens verksamheter. Vi anser att kommunstyrelsen bör överväga att tidigarelägga behandling av budget till oktober för att öka följsamheten till kommunallagens 8 kap 6. Vi förespråkar även att kommunstyrelsens behandling av skattesatsen sker innan oktober månads utgång. Det finns tydliga ramar som visar vilka resurser verksamheten har tillgängliga. Det anges dessutom i budgetanvisningar att den budget, som nämnderna/styrelsen lämnar, ska rymmas inom 11
den ram som fastställts. När nämnderna lämnar ett förslag till budget åt kommunstyrelsens arbetsutskott finns möjlighet att diskutera budgeterade medel. Vi anser det vara viktigt med en tydlig kommunikation mellan nämnd, förvaltning och budgetberedning. Det har under granskningen framkommit att kommunikationen mellan nämnd och förvaltning, liksom från förvaltningsledning till enhetschefer kan förbättras. Det är viktigt att det finns en koppling mellan verksamhetsmål och ekonomiska mål i budget, då budget är en del i styrningen av verksamheten. Tidigare mål var inte tydligt knutna till verksamhetsmål varmed det saknats koppling mellan ekonomiska mål och verksamhetsmål. Vi är positiva till att kommunen har antagit nya mål och att det för närvarande pågår ett arbete med att utforma verksamhetsspecifika mål. Vi anser även att det borde införas mer enhetliga rutiner avseende rapportering och uppföljning av avvikelser inom socialnämnden. KPMG, dag som ovan Lars Jönsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Lina Olsson Revisor 12