1 ATTESTREGLEMENTE 1 Omfattning Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta och/eller förmedla. Kommunala bolag där kommunen har ett väsentligt inflytande utfärdar egna riktlinjer som i tillämpliga delar skall beakta kommunens regler. 2 Målsättning Målsättningen med reglerna för kontroll av ekonomiska transaktioner är att säkerställa att transaktioner som bokförts är korrekta avseende: Prestation att varan eller tjänsten har levererats till eller från kommunen, och/eller att transaktionen i övrigt stämmer med avtalade villkor. Bokföringsunderlag att verifikationen uppfyller kraven enligt god redovisningssed. Betalningsvillkor att betalning sker vid rätt tidpunkt. Bokföringstidpunkt att bokföringen sker vid rätt tidpunkt. Kontering att transaktionen är rätt konterad. Beslut att transaktionen är godkänd av behörig beslutsfattare. 3 Definitioner Med ekonomiska transaktioner avses transaktioner som bokförs i kommunens ekonomisystem enligt lagen om kommunal redovisning. Med attest menas att intyga att kontroll utförts utan anmärkning. 4 Ansvar - Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen ansvarar för utfärdande av för kommunen gemensamma tillämpningsanvisningar till detta reglemente. Kommunstyrelsen ansvarar också för övergripande uppföljning och utvärdering och för att vid behov ta initiativ till förändringar av reglementet. 5 Ansvar - Nämnder och styrelser Kommunens olika nämnder och styrelser ansvarar för att regler och tillämpningsanvisningar avseende detta reglemente följs och att tillämpliga attestmoment utföres. Varje nämnd/styrelse skall, vid behov utfärda ytterligare tillämpningsanvisningar för sitt verksamhetsområde. Varje nämnd/styrelse svarar för att upprätthålla aktuella förteckningar över utsedda besluts- och behörighetsattestanter.
2 6 Ansvar Förvaltningschefer Förvaltningschefen ansvarar för att vid behov aktualisera beslut om besluts- och behörighetsattest. Förvaltningschefen ansvarar inom nämndens verksamhetsområde för att handläggarna är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd. 7 Ansvar Attestant Attestanternas ansvar är att tillämpa fastställda anvisningar samt att när brister upptäcks rapportera dessa till överordnad chef. Transaktioner attesteras innan de utförs. 8 Kontroller Följande kontroll och attestmoment finns i kommunen: Mottagningsattest Kontroll att vara eller tjänst mottagits eller levererats och att kommunen fysiskt tillgodogjorts köpta varor eller tjänster, både i antal och kvalitet. Beslutsattest Kontrollera beställning, att fakturan är utställd på rätt juridisk person (d.v.s. Enköpings kommun), kontering, finansiering samt att regler omkring upphandling etc. efterlevs. I beslutsattesten ingår också granskning av underlaget, priskontroll, kontroll av att F-skattsedel finns, kontroll mot avtal, taxa, bidragsregler, beställning och kontroll av uträkningar och av betalningsvillkor. Behörighetsattest Kontroll av behörighet för beslutsattestanten. För pappersbaserade rutiner är huvudregeln att attest tecknas av mottagningsattestant samt beslutsatttestant avseende leverantörsbetalningar, samt därefter en behörighetsattestant. För övriga transaktioner gäller attest av beslutsattestant samt därefter av behörighetsattestant. För elektroniska rutiner krävs 2 digitala attester mottagningsattest och beslutsattest. Behörighetsattest utförs automatiskt i systemet. 9 Kontrollernas utformning Kontrollrutinerna skall utformas så att den interna kontrollen inom respektive nämnd/styrelse är tillräcklig. Vidtagna kontrollåtgärder skall vara anpassade till transaktionens art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. Vid utformning av kontrollrutiner skall följande krav beaktas: Ansvarsfördelning Ansvarsfördelningen skall vara tydlig. Huvudregeln är att ingen person ensam ska hantera en transaktion från början till slut. Kompetens Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd skall ha erforderlig kompetens för uppgiften. Jäv I det fall en transaktion gäller attestanten personligen skall beslutsattest ske av överordnad och om det avser nämndens ordförande utförs beslutsattest av vice ordförande. Den som utför kontrollen
3 får ej kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detta innefattar också bolag eller föreningar där den anställde eller denne närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. För bedömning av om jäv föreligger bör försiktighetsprincipen tillämpas. Dokumentation Vidtagna kontrollåtgärder skall dokumenteras på ändamålsenligt sätt genom användande av konteringslapp. Kontrollordning De olika kontrollmomenten skall utföras i en logisk ordning. 10 Attestberättigade Respektive nämnd/styrelse utser besluts- och behörighetsattestanter. Ersättare för beslutsattestant är dels överordnad eller en eller flera utsedda ersättare. Attesträtten knyts genom ansvarskoden (i förekommande fall även andra koddelar) till person med angivande av ansvarsområde. I de fall beloppsgränsningar beslutats för transaktioner, skall attest ske av två i förening eller enligt nämndens/styrelsens delegationsordning. Nämnden/styrelsen fastställer i beslut vem som är berättigad att utföra kompletterande attest.
4 Tillämpningsanvisningar till Attestreglemente Kommentarer till reglementets paragrafer 1 Omfattning Undantag från kravet på attest: Interna transaktioner - fasta fördelningar, som t.ex. kostnader för telefon, porto, kopiering, förrådsuttag och hyror, där acceptans av varan eller tjänsten gjorts i förväg genom rekvisition eller hyresavtal kan undantas från kravet på attest. Attesten kan här anses ha blivit gjord i samband med tecknandet av hyresavtal, telefonabonnemang eller liknande. Korrigeringar av felstansningar där det klart skall framgå vem som gjort rättningen och hänvisning till ursprungsverifikationen där attester skall finnas. Lönetransaktioner är ekonomiska transaktioner och behandlas i egna tillämpningsanvisningar. 4 Ansvar Kommunstyrelsen Kommunstyrelsekontorets, Stab Ekonomi och Ekonomiavdelning ansvarar för att vid behov lämna förslag till förändringar av reglementets tillämpning. 5 Ansvar Nämnder och styrelser Varje nämnd/styrelse svarar för att årligen upprätta och hålla en aktuell förteckning över utsedda attestanter samt ersättare och att spara förteckningen som redovisningsmaterial i 10 år. Minimikravet är att besluts- och behörighetsattestanter samt ersättare skall utses. Av förteckningen skall framgå under vilken tid attestdelegationen gäller. Vem som bör utses till attestant beror på verksamhetens organisation och arbets- ansvarsfördelning. Förteckningen över besluts- och behörighetsattestanter skall innehålla uppgift om samtliga attestberättigade med namnteckningsprov och signatur för behörighetsattestanter inom nämndens/styrelsens verksamhetsområde. Om nämnden/styrelsen har fattat beslut om begränsning i attesträtt med hänsyn till: beloppsstorlek, krav på två i förening, krav på kompletterande stickprov eller avsteg från jävsregler och den ansvarsfördelning som följer av 9 kall detta framgå av nämndens/styrelsens attestförteckning och eventuella tillämpningsanvisningar. I direkt anknytning till attestförteckningen skall nämndens/styrelsens tillämpningsanvisningar och samtliga beslut som fattas om attesträtt, av nämnden/styrelsen eller på delegation finnas och vara förvarade på ett överskådligt sätt. Attestförteckning skall förutom att finnas i original på respektive förvaltning också överlämnas löpande i form av kopia till Ekonomiavdelningen, Kommunstyrelsekontoret. 6 Ansvar Förvaltningschef Om nämnden/styrelsen i enlighet med 10 delegerar beslut om attesträtt till förvaltningschef skall denne även tillse att attestförteckning och tillämpningsanvisningar motsvarande kraven i 5 utfärdas för sådana beslut. 7 Ansvar Attestant Om det inte är lämpligt att rapportera om brister till närmast överordnad chef, kan rapport istället lämnas till förvaltningschef, kommunens ekonomichef/controller eller lämplig förvaltningsekonom.
5 8 Kontroller Man skall eftersträva att få till stånd en fördelning av attesterna i kontrollkedjan, så att samma person inte både beställer och utför alla kontrollmoment. Mottagningsattest: Mottagningsattest är mycket viktig när det gäller köp av varor och tjänster. Mottagningsattest innefattar att en vara eller tjänst mottagits eller levererats och att transaktionen hör till verksamheten. Mottagningsattestant skall vara anställd i kommunen. Mottagningsattestanter för pappersbaserade rutiner behöver inte utses. För den IT-baserade rutinen skall årligen en förteckning över mottagningsattestanter som ska ha behörighet till det elektroniska faktura-systemet upprättas. Förvaltningschefen delegerar mottagnigsattestanterna och förteckningen lämnas till Ekonomiavdelningen. Följande generella undantag från ovanstående krav att mottagningsattest skall utföras gäller för: Förskottsfakturor, t.ex. anmälningsavgifter, a-contofakturor. Skatter och avgifter, t.ex. fordonsskatter Fakturor som grundar sig på avtal, t.ex. fasta kostnader för datasystem Beslutsattest: Beslutsattest är kopplad till budgetansvar. Beslutsattest skall även innefatta kontroll av att övriga formella beslut som krävs är fattade (t.ex. fastställande av taxa, investeringsbeslut, m.m.) och av att transaktionen ryms inom budget. Med kontroll av finansiering menas att beslutsattestanten kontrollerat att transaktionen hör till verksamheten och att medel anslagits. I beslutsattesten ingår även kontroll av att rätt vara eller tjänst levererats till rätt pris, samt att mottagningsattest är utförd. Beslutsattestanten skall vid behov informera mottagningsattestanten om innebörden av mottagningsattest. För intäkter till kommunens centralkassa sker attest genom underskrift av dagrapport. För interna transaktioner skall beslutsattestant kontrollera och skriva under underlaget. Beslutsattestanten ansvarar för att alla uppgifter, specifikationer etc. finns tillsammans med verifikationen. Verifikationen skall vara komplett. Detta gäller såväl manuella som IT-baserade rutiner. Behörighetsattest I pappersbaserade rutiner skall behörighetskontrollen inkludera kontroll av behörighet mot attestförteckning. Kontroll skall ske av underskrift, att beslutsattestant har behörighet för angiven ansvarskod (ev. andra koddelar), eventuella beloppsbegränsningar och dylikt. Behörighetsattest skall göras vid utbetalningar (utanordningar, leverantörsfakturor etc) och på internfakturor. Behörighetsattest kan göras med signatur av den attestberättigade. I den IT-baserade rutinen finns funktion för kontroll av behörigheter, vilket ersätter den manuella behörighetsattesten. Beställningsberättigade (Avser elektronisk handel): Beställningsberättigade kan utses, vilka självständigt kan beställa från i förväg definierade leverantörer inom en fastställd beloppsgräns och på vissa konton. Sådana beställningar skall beslutsattesteras i efterhand innan betalning får ske.
6 9 Ansvarsfördelning Följande minimikrav gäller för fördelning av kontrollerna: Vid anskaffning av varor och tjänster skall mottagningsattest och behörighetsattest utföras av annan än beslutsattestanten. Vid fakturering av intäkter för utförda tjänster m.m. får beslutsattestant ensam underteckna attest. Respektive nämnd ansvarar för att kompletterande kontroller sker så att det säkerställs att allt som ska faktureras blir fakturerat till rätt belopp och villkor. Kompetens Respektive nämnd ansvarar för att varje attestant har erforderlig insikt och kunskap om uppgiften. Integritet Den som utför kontroll skall ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Detta utesluter inte att personal som är underordnad beslutsattestanten utför mottagningsattest. Det är däremot inte lämpligt att underordnad personal beslutsattesterar sådant som överordnad har mottagningsattesterat. Ej heller är det lämpligt att direkt underordnad personal beslutsattesterar överordnads utlägg och dylikt. Jäv Transaktioner som avses är in- och utbetalningar som t.ex. reseräkningar, ersättning för utlägg, egna mobiltelefonräkningar, inköp av inventarier för eget bruk (t.ex. mobiltelefon, ADB-utrustning etc.), representation avseende sig själv eller närstående eller affärstransaktioner till bolag eller liknande där intressekonflikt kan uppstå. Dokumentation För pappersbaserade rutiner är huvudregeln att samtliga attester skall dokumenteras genom varaktig påskrift på verifikationen. Minimikravet är att beslutsattest alltid skall skrivas på verifikationen, medan övriga attester om det är praktiskt lämpligt kan dokumenteras på annat sätt. Sådan dokumentation t.ex. följesedlar eller mottagningsattesterat köpkvitto vid kortköp, skall på ett varaktigt sätt fästas på verifikatet eller sparas på ett överskådligt sätt. Av nämnden/styrelsen beslutade kompletterande kontroller skall på ett liknande sätt dokumenteras med avseende på omfattning, utfall och vem som utfört kontrollen. Attest i IT-baserade rutiner dokumenteras genom elektronisk attest. Attest skall i normalfallet registreras av den som utför kontrollen. Attest skall ske på sådant sätt att attesten i efterhand går att knytas till den person som utfört attesten. Om systemet inte bedöms uppfylla dessa krav skall den kontrollerade informationen tas ut på papper och genom underskrift attesteras på normalt sätt. Om attest i IT-baserade system registreras av annan än den som utfört kontrollen skall registreringsunderlaget undertecknas av kontrollanten och förvaras på ett överskådligt sätt. Tabellstyrda och automatiska IT-baserade kontroller t.ex. behörighetsattest i system för elektronisk handel skall framgå av systemdokumentation. Om attest sker med hjälp av IT-stöd ansvarar systemägaren för att utforma och dokumentera rutiner för tilldelning av behörighet och införande av systemförändringar. Kontrollordning I pappersbaserade rutiner skall mottagningsattest utföras före beslutsattest. Behörighetsattest sker efter att beslutsattest utförts. Registrering får inte ske innan behörighetsattest har utförts. Avstämningslistor avseende utbetalningar via leverantörsreskontran skall underskrivas av den som gjort registreringen och av ytterligare en kontrollant. Kontrollanten skall kontrollera att faktura är utställd på kommunen, belopp och betalningsmottagare.
7 I IT-baserade system är, t.ex. för elektronisk handel inte kontrollordningen given. Minimikravet är att beslutsattestanten har godkänt betalningsunderlaget med dess slutgiltiga innehåll. Beslutsattest kan göras redan vid beställning under förutsättning att leverans och betalning sedermera överensstämmer med beställningen. Om däremot någon avvikelse finns måste beslutsattesten förnyas. 10 Attestberättigade Nämnd/styrelse får delegera rätten att utse besluts- och behörighetsattestanter samt rätten att besluta om eventuella kompletterande kontroller till förvaltningschef. Detta gäller även beslut om att utse mottagningsattestanter för IT-baserade system för t.ex. elektronisk handel samt beställningsberättigade. Beslut om attest för IT-baserade system skall alltid knytas till person. Det är viktigt att den förteckning över attestberättigade som upprättas hålls aktuell och tillgänglig för användning, särskilt för de som skall utföra behörighetsattest.