Granskning av intern kontroll för utbetalning av arvoden till styrelse-och nämndsordföranden

www.pwc.se Revisionsrapport Gabriella Fredriksson, rådgivare och revisionskonsult Fredrik Anderberg, revisionskonsult mars 2014 Granskning av intern kontroll för utbetalning av arvoden till styrelse-och nämndsordföranden Trelleborgs kommun

Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 1. Inledning... 4 1.1. Bakgrund... 4 1.2. Revisionsfråga... 4 1.3. Metod och avgränsningar... 4 2. Utgångspunkter för granskningen...5 2.1. Styrande dokument... 5 3. Granskningsresultat... 9 3.1. Har utbetalningar skett i enlighet med de av kommunfullmäktige beslutade bestämmelserna om ekonomiska förmåner med tillämpningsanvisningar?... 10 3.1.1. Bedömning... 12 3.2. Uppfattas bestämmelserna om ekonomiska förmåner som tydliga?...12 3.2.1. Bedömning... 12 3.3. Har Kommunstyrelsen tagit ställning till frågor relaterat till tolkning av bestämmelserna?...13 3.3.1. Bedömning... 13 3.4. Är attestreglementet tydligt? Följs det?...13 3.4.1. Bedömning... 13 4. Slutsatser och revisionell bedömning... 14 PwC 1 av 15

Sammanfattning På uppdrag av revisorerna i Trelleborgs kommun har PwC genomfört en granskning avseende utbetalning av arvode och andra ersättningar till nämndsordföranden. Nämndsordföranden i Trelleborgs kommun har enligt kommunens bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda i Trelleborgs kommun med tillämpningsanvisningar, dels rätt till ett fast årsarvode för sitt uppdrag och dels arvode för deltagande i sammanträden etc. Vi bedömer, efter en genomgång av samtliga kontrollmål, att den interna kontrollen för utbetalning av arvoden i nuläget inte är tillräcklig. - Har utbetalningar skett i enlighet med de av kommunfullmäktige beslutade bestämmelserna om ekonomiska förmåner med tillämpningsanvisningar? Vi bedömer att utbetalningar i stort har skett i enlighet med de av kommunfullmäktige beslutade bestämmelser, om ekonomiska förmåner med tillämpningsanvisningar, på så vis att vi bara har ett fåtal av fall där utbetalningen skett i strid mot bestämmelserna. Vi konstaterar dock att hanteringen av de förtroendevaldas närvaro/ersättningar inte görs på ett enhetligt och tydligt sätt, vilket vi anser vara en brist. En anledning är blanketternas utformning. En otydlighet avser om ordförandens ersättningsanspråk vid ordinarie nämndssammanträden eller partigruppsmöten attesteras av någon utöver ordföranden själv. Vidare är det i praktiken inte tydligt vem som ansvarar för kontroll av ersättningsanspråken och vad denna kontroll och attest innefattar. I många fall sker kontroll av administratörerna som i vissa fall lett till att ersättningsanspråk har nekats. Dock kan konstateras att det finns inga riktlinjer som lägger ansvaret på kontroll på administratören, detta ska enligt bestämmelserna ligga på den som attesterar, vilket är vice ordförande. - Uppfattas bestämmelserna om ekonomiska förmåner som tydliga? Vi anser utifrån intervjuer och erhållet material att bestämmelserna om ekonomiska förmåner inte uppfattas som tydliga. Kännedom om bestämmelserna och kontrollerna som görs över vilka ersättningar som ska ingå i en nämndsordförandes fasta årsarvode är varierande, vilket vi anser vara en brist. För att överbrygga nämnda otydligheter bör det upprättas centrala rutin- /processbeskrivningar om hur hanteringen ska gå till samt förtydligande kring gällande bestämmelser. - Har Kommunstyrelsen tagit ställning till frågor relaterat till tolkning av bestämmelserna? Vi bedömer att kommunstyrelsen inte har tagit ställning till frågor relaterat till tolkning av gällande bestämmelser under verksamhetsåret 2013. Här finns en otydlighet i bestämmelserna om vilken typ av frågor som skall lyftas till Kommunstyrelsen för tolkning. PwC 2 av 15

- Är attestreglementet tydligt? Följs det? Vi bedömer att gällande attestreglemente inte är tydligt kopplat till ersättningsanspråk för förtroendevalda och att det inte är känt av de administratörer som hanterar de förtroendevaldas arvodesersättningar. PwC 3 av 15

1. Inledning 1.1. Bakgrund Nämndsordföranden i Trelleborgs kommun har enligt kommunens bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda i Trelleborgs kommun med tillämpningsanvisningar, rätt till dels ett fast arvode för sitt uppdrag i vilket vissa typer av möten ingår, dels arvode för deltagande i andra typer av sammanträden, för resekostnader etc. Denna granskning fokuserar på den praktiska tillämpning av bestämmelserna och den interna kontroll som sker. 1.2. Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är den interna kontrollen för utbetalning av arvoden tillräcklig? För att kunna besvara revisionsfrågorna består granskningen av följande kontrollfrågor: Har utbetalningar skett i enlighet med de av kommunfullmäktige beslutade bestämmelserna om ekonomiska förmåner med tillämpningsanvisningar? Uppfattas bestämmelserna om ekonomiska förmåner som tydliga? Har kommunstyrelsen tagit ställning till frågor relaterat till tolkning av bestämmelserna? Är attestreglementet tydligt? Följs det? 1.3. Metod och avgränsningar I projektplanen för denna granskning anges att uppdraget begränsas till utbetalningar gjorda under januari till och med oktober 2013 för samtliga nämndsordföranden. Här har två avvikelser från projektplanen gjorts, första avvikelsen omfattar granskningen alla utbetalningar gjorda till och med december 2013 samt de nämnder och nämndsordföranden som fått utbetalt arvode under 2013. Andra avvikelsen innebär exkludering av valnämndens ordförande eftersom inga utbetalningar har gjorts under 2013 för detta uppdrag. De metoder som använts är intervjuer samt granskning av underlag för utbetalningar av arvoden. De som intervjuats är företrädare för kommunen som ansvarar för hanteringen av arvoden på de olika nämnderna. Vidare har intervjuer skett med två representanter för personalavdelningen som har eller har haft ansvar för utbetalning av arvoden och andra ersättningar. Rapporten har varit föremål för faktagranskning av de intervjuade. PwC 4 av 15

2. Utgångspunkter för granskningen 2.1. Styrande dokument Bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda i Trelleborgs kommun med tillämpningsanvisningar fastställdes av kommunfullmäktige den 31 januari 2011 80. Bestämmelserna har dels rättats under april månad 2011 och dels kompletterats med tillämpningsanvisningar under maj månad 2011 1. Bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda i Trelleborgs kommun med tillämpningsanvisningar Nedan beskrivs tillämpningsanvisningarnas kapitel kortfattat. De paragrafer som har särskild relevans för denna granskning presenteras närmare. 1 kap: Allmänna bestämmelser - Allmänna bestämmelser för förtroendevalda definierade utifrån gällande lagstiftning (kommunallagen), kommunal pension och grunden för arvodena. 2 kap: Förtroendevalda i styrelse och nämnder - Arvodesbestämmelser för bland annat sammanträden, ersättning för förlorad arbetsinkomst och resekostnader. - I 1 framgår att arvode utgår för sammanträde eller annan förrättning med styrelsen eller nämnden och dess beredningar och utskott som den förtroendevalde har kallats till. Vidare tydliggörs att för ordförande och vice ordförande utgår inte arvode vid protokollsjustering. - I tillämpningsanvisningarna till 1 framgår att deltagande vid invigningar, idrottsevenemang, konserter, representationsmiddagar etc inte anses vara förrättningar som berättigar till arvode. - I tillämpningsanvisningarna till 2 samma kapitel framgår att ersättning för förlorad arbetsinkomst endast utgår under den förtroendevaldes arbetstid. Fortsätter sammanträdet därefter utgår sammanträdesarvode. Den förtroendevalde ska ange på tjänstgöringsrapporten om så är fallet. - I tillämpningsanvisningarna till 2 samma kapitel framgår vidare att den förtroendevalde ska styrka förlorad arbetsinkomst genom uppvisande av beviljad tjänstledighetsansökan, lönespecifikation där tjänstledigheten framgår eller annat intyg från arbetsgivaren. Ersättningen betalas ut först när ledigheten har styrkts. - I andra kapitlet 4 framgår bland annat att förtroendevald äger rätt till ersättning för partigruppsmöten så länge dessa inte överstiger antalet möten som nämnden eller 1 Beslutat av kommunstyrelsen 5 maj 2011 148. PwC 5 av 15

styrelsen har per år. Anmälan om gruppmöte ska göras till respektive förvaltning genom en närvaroförteckning som bestyrks av gruppmötets ordförande. - I andra kapitlet 5 anges att ersättning till och från sammanträde eller motsvarande inom kommunen utgår enligt de grunder, som fastställs för kommunens arbetstagare enligt avtal, om avståndet mellan den förtroendevaldes fasta bostad eller dennes arbetsplats och sammanträdes-/förättningsplatsen överstiger 3 km. - Av tillämpningsanvisningarna till 5 framgår att om ersättning begärs för färdbiljetter, parkeringsavgifter etc ska biljett/kvitto bifogas för att ersättning ska betalas ut. 4 kap: Arvode till ordförande och vice ordförande i styrelse och nämnder - Arvodesbestämmelser för bland annat förtroendevaldas fasta årsarvode till ordförande och vice ordförande i kommunstyrelsen och nämnderna 2. I detta kapitel definieras även vad som förväntas ingå i det fasta årsarvodet vilket enligt tillämpningsanvisningarna till 1 är följande: Att följa förvaltningens arbete Att ha överläggningar med förvaltningschefen och andra anställda Att gå igenom dagordning och ärenden inför utskotts- eller nämndssammanträde Att besöka nämndens verksamheter Att besöka förvaltningen för att underteckna handlingar, justera protokoll etc Att ha kontakt med allmänheten per telefon, mail, brev eller genom besök Att fatta beslut i delegerade ärenden Att delta vid invigningar, idrottsevenemang, konserter, representationsmiddagar etc. Av 4 framgår särskilda regler för kommunstyrelsens ordförande vilka sammanfattningsvis tydliggör att endast resekostnadsersättning och traktamente utgår utöver årsarvodet. I 4 (OBS det finns två 4 i detta kapitel) som handlar om jourersättning för uppdrag i socialnämnden anges att det utöver årsarvodet även utgår jourersättning. Femte kapitlet behandlar arvode till oppositionsföreträdare i styrelse och nämnder. 2 Kommunstyrelsens ordförande har ett årsarvode motsvarande 100 procent av en riksdagsledamots årsarvode. För nämndernas ordföranden varierar årsarvodet mellan 35 till 10 procent av en riksdagsledamots årsarvode. PwC 6 av 15

6 kap: Gemensamma bestämmelser I 1 anges att begäran om ersättning enligt bestämmelserna ska undertecknas av den förtroendevalde och att om ersättning begärs för förlorad arbetsinkomst ska den förtroendevalde styrka att han eller hon har varit tjänstledig utan lön. Ersättning för kostnader ska styrkas med kvitto. Av 2 framgår att begäran om ersättning ska attesteras i enlighet med Trelleborgs kommuns attestreglemente. I tillämpningsanvisningarna till denna paragraf anges att attestering av närvaro vid sammanträden och förrättningar samt av vice ordförandens, ledamöternas och ersättarnas begäran om ersättning för utlägg etc görs av ordföranden. Attestering av ordförandens begäran om ersättning görs av vice ordföranden. 4 behandlar frågan om tolkning av bestämmelserna. Det framgår att frågor om tolkning och tillämpning av dessa bestämmelser avgörs av kommunstyrelsen. Om kommunstyrelsen på förekommen anledning finner att bestämmelserna i något avseende behöver ses över ska ärendet överlämnas till arvodesberedningen. I tillämpningsanvisningarna till paragrafen framgår vidare att frågor om bestämmelserna och tillämpningsanvisningarna kan ställas till respektive sekreterare i fullmäktige, styrelse eller nämnd, till personaladministratören Lena Jacobsson eller till biträdande kommundirektören Jonas Rosenkvist. Reglemente för kontroll av verifikationer Förutom ovan beskrivna bestämmelser har ett attestreglemente upprättats av ekonomikontoret - reglementet för kontroll av verifikationer (attestreglemente) med tillämpningsvisningar. I dokumentets första paragraf framgår att reglementet gäller för kommunens samtliga verifikationer, inklusive verifikationer för medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta. I den första paragrafen definieras även vad en verifikation är: Med verifikation avses de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse eller en vidtagen justering i bokföringen. För varje affärshändelse ska det finnas en verifikation. Det är således inte själva informationsbäraren, t.ex. ett papper eller en diskett, utan de lagrade uppgifterna som utgör verifikationen. I den andra paragrafen beskrivs även målsättningen med dokumentet: 2 Målsättningen med reglerna för kontroll av verifikationer är att undvika oavsiktliga eller avsiktliga fel och därigenom säkerställa att transaktioner som bokförs i tillämpliga fall är korrekta avseende: PwC 7 av 15

Prestation Bokföringsunderlag Villkor Bokföringstidpunkt Kontering Beslut Varan eller tjänsten har levererats till eller från kommunen. Verifikationen uppfyller kraven enligt god redovisningssed. Rätt villkor tillämpas, t.ex. förfallodatum. Bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod. Transaktionen är rätt konterad. Transaktionen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare. Posterna ovan beskrivna tillhörande upprättade bestämmelser om ekonomiska förmåner samt attestreglemente kommer att behandlas mer under kapitel 3 Granskningsresultat. PwC 8 av 15

3. Granskningsresultat De intervjuade har lämnat följande beskrivning av hur rutinen kring utbetalning ser ut: - nämndssammanträde/partigruppsmöte äger rum - ordförande skriver under en tjänstgöringsrapport för de ledamöter som är närvarande - tjänstgöringsrapporten lämnas in till anställd som är ansvarig för hanteringen av förtroendevaldas ersättningar inom respektive styrelse eller nämnd (nämndsekreterare eller förvaltningsadministratör, hädanefter kallad administratör ) - med tjänstgöringsrapporterna som underlag registreras närvaro samt avvikelser (ersättningar såsom körersättning eller ersättning förlorad arbetsinkomst) av administratören i det datorbaserade förtroendemannasystemet TROMAN. I samband med detta kontrollerar merparten av administratörerna även arten av ersättning, dvs om ersättningen ansöks enligt fastställda tillämpningsanvisningar. - Administratören kontrollerar att de registrerade uppgifterna överensstämmer med tjänstgöringsrapporterna innan uppgifterna skickas till lönekontoret. - En administratör på lönekontoret för över uppgifterna från TROMAN till det centrala lönesystemet e-companion. Efter överföringen sker en manuell kontroll av administratören på lönekontoret att alla uppgifter kommit med korrekt. - Utbetalning sker därefter genom det centrala lönesystemet. Efter att lönetransaktionen är genomförd, kontrolleras att utbetalningarna motsvarar tidigare erhållna uppgifter. Bilden nedan visar en förenklad bild av de kontroller som genomförs i beskriven rutin. PwC 9 av 15

Attest av ordförande Nämndssekreterare/ administratör Centralt lönesystem (e-companion) Förtroendemannasystem (TROMAN) I nedanstående avsnitt redovisas resterande resultat som framkommit i granskningen - med utgångspunkt i kontrollfrågorna. 3.1. Har utbetalningar skett i enlighet med de av kommunfullmäktige beslutade bestämmelserna om ekonomiska förmåner med tillämpningsanvisningar? Av intervjuer och genomgången av tjänstgöringsrapporterna kan konstateras att utbetalningar i stort har skett i enlighet med de av kommunfullmäktige beslutade bestämmelser om ekonomiska förmåner med tillämpningsanvisningar. Dock framkommer åtskilliga variationer i den praktiska hanteringen och avvikelser från bestämmelserna. På den blankett som används som tjänstgöringsrapport vid sammanträden noteras ersättningsanspråk för resekörersättning och förlorad arbetsinkomst. Informationen på blanketten ligger till grund för utbetalning av sammanträdesarvode och ovan nämnda ersättningsanspråk. Av granskningen framgår att det finns en centralt upprättad blankett men flera nämnder använder sig inte av den utan av äldre liknande versioner. På dessa förvaltningar saknas kännedom om den centrala blanketten. Blanketten är utformad så att endast ordförande för sammanträdet undertecknar för övriga deltagare i sammanträdet. Vice ordförande skriver under för att intyga sin egen närvaro, d v s inte ordförandens närvaro eller ersättningar. Enligt vissa kan blanketten dock tolkas som att vice ordförande genom att attestera sin närvaro även attesterar ordförandens närvaro och ersättningskrav. Av blanketten framgår inte vem som är vice ordförande i mötet. Systemhanteringen av samtliga förtroendevaldas arvoden registreras i TROMAN. Det har inom varje förvaltning tydliggjorts vem som hanterar de förtroendevaldas arvoden. Vad hanteringen innebär eller vilka kontroller som ska göras, är däremot inte dokumenterat vilket medför att arbetsuppgiften har tolkats olika mellan de förvaltningarna. En sak som dock görs av samtliga ansvariga är att kontrollera att de inlagda uppgifterna stämmer överens med uppgifterna i tjänstgöringsrapporterna, d v s en manuell kontroll. PwC 10 av 15

Det som skiljer sig åt mellan nämnderna är att flertalet ansvariga kontrollerar även vilken sorts ersättning som listan avser, d v s om den förtroendevalda har rätt till ersättningen utifrån bland annat årsarvode och vad som ingår i den. Vissa ansvariga gör dock inte denna kontroll utan menar att detta är en uppgift för den påskrivande attestanten vid mötet tjänstgöringsrapporten. Det finns även stora skillnader i hanteringen av ordförandens tjänstgöringsrapporter för andra möten som ordförande deltar i. Några ordföranden deltar inte i andra möten medan andra har många övriga möten. Det står angivet i blanketten som ska fyllas i för denna typ av möten, att blanketten skall lämnas in månadsvis för utbetalning av ersättningar, vilket vanligtvis sker. Ett exempel på sådana möten är olika beredningar som ordföranden deltar i inom kommunen. Vid dessa möten förs ingen närvaro som gemensamt attesteras av ordförandena i mötena utan varje ordförande fyller i en egen blankett som sedan attesteras av vice ordförande i nämnden månadsvis. Vice ordförande har inte närvarat i de möten som han eller hon attesterar. Andra exempel är när ordföranden har deltagit i andra externa möten eller utbildningar. Ordföranden fyller i även dessa på blanketten. Detta görs i de flesta fall månadsvis men en nämndsordförande särskiljer sig, där lämnas blanketten in en till två gånger per år för attest till vice ordföranden. I detta fall ska noteras att den ansvarige på förvaltningen gör en noggrann kontroll och har vid tillfällen ifrågasatt och nekat att registrera ersättningsanspråket. Av bestämmelserna framgår enligt 2 kap 1 arvode ska utgå för möten till vilka förtroendevald har blivit kallad till. Av granskningen kan dock konstateras att det inte alltid framgår av de ifyllda tjänstgöringsrapporterna vem som initierat mötena och vilken typ av möte som avses. Detta har försvårat bedömningen av om utbetalningar av arvoden har skett enligt bestämmelserna eller inte. I vissa fall har administratören som sköter registreringen på förvaltningen i sin kontroll av ersättningsanspråken ifrågasatt och nekat att registrera ersättningsanspråket. I vissa fall har administratören frågat sin närmaste chef eller annan kollega om råd när det gäller om ersättning ska utgå eller inte. Det har i granskningen inte framkommit något tillfälle då vice ordförande från ordförande har ifrågasatt anspråket på ersättning. Detta visar på otydligheter om vad attesten egentligen omfattar och vem som har till uppgift att kontrollera anspråken, den som attesterar eller den som registrerar ersättningsanspråken. Av genomgången av närvaro/ersättningslistor framkommer att nämndsordförande har fått ersättning för möten som enligt bestämmelserna ska ingå i deras fasta årsarvode, d v s i strid mot gällande bestämmelser om ekonomiska förmåner. Vidare framkommer det av granskningen att: - Det finns ingen utbildning i datasystemet TROMAN för de administratörer som är ansvariga att registrera uppgifter i systemet. - Ca en gång per år kallas samtliga administratörer till möte av Lönekontoret för genomgång av eventuella förändringar, vid det senaste tillfället gick även kommundirektören igenom bestämmelserna om ekonomiska förmåner. - Beskrivningar för systemhanteringen finns hos tre administratörer, från då systemet implementerades i kommunen år 2003. PwC 11 av 15

- Egenutformade beskrivningar för systemhantering finns hos tre andra ansvariga. - Tre ansvariga saknar beskrivningar och har uppgett att de fått information om systemhanteringen från deras föregångare. 3.1.1. Bedömning Vi bedömer att utbetalningar i stort har skett i enlighet med de av kommunfullmäktige beslutade bestämmelser om ekonomiska förmåner med tillämpningsanvisningar på så vis att vi bara har ett fåtal av fall där utbetalningen skett i strid mot bestämmelserna. Vi konstaterar dock att hanteringen av de förtroendevaldas närvaro/ersättningar inte görs på ett enhetligt och tydligt sätt, vilket vi anser vara en brist. En anledning är blanketternas utformning. En annan anledning är att det inte är tydligt vem som ansvarar för kontroll av ersättningsanspråken. I dagsläget utförs en kontroll av många av administratörerna som i vissa fall lett till att ersättningsanspråk har nekats, men denna funktion ligger enligt bestämmelserna inte hos administratörerna utan den som attesterar. Dock verkar en sådan granskning inte ske av vice ordförande som attesterar för ordföranden, vare sig vid nämndssammanträden eller vid andra möten som ordföranden deltagit i på egen hand. 3.2. Uppfattas bestämmelserna om ekonomiska förmåner som tydliga? Vid frågan om bestämmelserna om ekonomiska förmåner är tydliga eller ej, framkommer skilda åsikter. Samtliga administratörer för systemhanteringen menar på att det har förekommit situationer då bestämmelserna har varit otydliga. Merparten ansvariga menar även på att det finns tolkningsutrymme i bestämmelser som gör att bestämmelserna upplevs som otydliga i vissa fall. En otydlighet som framkommer av granskningen är ersättning för resekostnader, där de intervjuade menar på att det finns otydligheter för sammanträden där arvode inte utges men reseersättning beviljas. Andra otydligheter såsom attest av vice ordförande för arvode till ordförande samt ersättning för resekostnader vid körning av motorcykel. Som tidigare nämnts i avsnitt 3.1, är kontrollerna varierande avseende vilken sorts ersättning som den förtroendevalda har rätt till utifrån bland annat årsarvode. Det har enligt de intervjuade inte funnits helt tydliga anvisningar om vad som ska anses ingå i de förtroendevaldas årsarvode. De intervjuade uppger även att det finns otillräckliga manualer eller riktlinjer för stöd när otydligheter framkommer. Vidare finns det enligt ett flertal av de intervjuade inga utsedda systemförvaltare eller personer att vända sig till vid frågor. 3.2.1. Bedömning Vi anser utifrån intervjuer och erhållet material att bestämmelserna om ekonomiska förmåner inte uppfattas som tydliga. Kännedom om bestämmelserna och kontrollerna som görs över vilka ersättningar som ska ingå i en nämndsordförandes fasta årsarvode är varierande, vilket vi anser vara en brist. PwC 12 av 15

Nämnderna och kommunen har intresse av att samtliga förtroendevalda och ansvariga för systemhanteringen har fullgod kännedom om upprättade dokument och kunskap om vilka ersättningar som ingår/ej ingår i förtroendevaldas fasta årsarvode. För att säkerställa detta bör det upprättas centrala rutin-/processbeskrivningar om hur hanteringen ska gå till samt förtydligande kring gällande bestämmelser, speciellt dess paragrafer om vilka ersättningar som ingår/ej ingår i förtroendevaldas fasta årsarvode. Vi anser att detta kommer att öka dels kvaliteten på informationsöverföringen kring systemhanteringen för nyanställda och dels underlätta för nyvalda förtroendevalda. Vi menar även att detta minskar sårbarheten hos personalen vid eventuell frånvaro till följd av sjukskrivningar eller uppsägning. 3.3. Har Kommunstyrelsen tagit ställning till frågor relaterat till tolkning av bestämmelserna? Av intervjuer framkommer att kommunstyrelsen inte har tagit ställning till frågor relaterat till tolkning av bestämmelserna under verksamhetsåret 2013. Vid eventuella frågor hanteras dessa på förvaltningsnivå och går således aldrig upp till beslut på politisk nivå. Detta verifieras även vid en genomgång av kommunstyrelsens protokoll under verksamhetsåret 2013. 3.3.1. Bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen inte har tagit ställning till frågor relaterat till tolkning av gällande bestämmelser under verksamhetsåret 2013. Vi bedömer även att det finns en otydlighet i bestämmelserna om vilken typ av frågor som skall lyftas till Kommunstyrelsen för tolkning. 3.4. Är attestreglementet tydligt? Följs det? Av intervjuer framkommer det att attestreglementet sällan används eller används inte alls. Detta kan bero på att dokumentet är okänt för merparten av de administratörer som hanterar arvoden. Vid frågan om hänvisning från bestämmelser till attestreglemente, ges inga tydliga svar. De intervjuade menar dels att attestreglementet inte används och dels att attestreglementet inte kan tillämpas vid hanteringen av förtroendevaldas arvodesersättningar. 3.4.1. Bedömning Vi bedömer att gällande attestreglemente inte är tydligt kopplat till ersättningsanspråk för förtroendevalda och att det inte är känt av administratörer för hantering av förtroendevaldas arvodesersättningar. PwC 13 av 15

4. Slutsatser och revisionell bedömning Granskningens revisionsfråga har varit: Är den interna kontrollen för utbetalning av arvoden tillräcklig? Efter genomgång av granskningens samtliga kontrollmål är det vår bedömning att den interna kontrollen för utbetalning av arvoden i nuläget inte är tillräcklig. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunen att: Upprätta kompletterade dokument till upprättade bestämmelser om ekonomiska förmåner, där det tydligt framgår vad som ingår/ingår ej i de förtroendevaldas årsarvoden. Upprätta i dokumentväg uppdaterade och anpassade rutin- /processbeskrivningar kring systemhanteringen av de förtroendevaldas årsarvoden. Revidera bestämmelser avseende 6 kap. 4 tillämpningsanvisningar till 6 kap. 4. Vi anser att det ska vara funktionsstyrt och därför bör namnen tas bort. Tillse att samtliga nämnder använder den centralt framtagna blanketten. Justera den centrala blanketten, där utrymme skapas för vice ordförandes underskrift för både närvaro och attest avseende ordförandens ersättning. Justera den centrala blanketten för tjänsterapport för övriga möten där det tydligt framgår vem som kallat till mötet. Genomföra återkommande utbildningar för ämnesområdet. Förtydliga vikten av attestrollerna för samtliga personer som omfattas upprättade bestämmelser om ekonomiska förmåner. Tydliggöra ansvaret som åligger administratörerna för registreringen samt för lönekontoret. Detta kommer ytterligare framhäva vikten av att följa upprättade bestämmelser om ekonomiska förmåner. Öka kunskapen och kännedomen om upprättade bestämmelser om ekonomiska förmåner hos nämndernas ledamöter, ersättare och utsedda ansvariga för registrering i förtroendemannasystemet. PwC 14 av 15

11 mars 2014 Gabriella Fredriksson Projektledare Alf Wahlgren Uppdragsledare PwC 15 av 15