KALLELSE 1 2012-11-09 Ledamöter inst. styr. Livsmedelsteknik Institutionen för livsmedelsteknik Ingrid Ristilammi Institutionsstyrelsen vid institutionen för Livsmedelsteknik kallas till sammanträde Tid: fredagen 16 november kl 13.15 (kaffe från 13.00) Plats: konferensrummet Marie Curie, Kemicentrum Dagordning: 1. Utseende av justeringsperson 2. Fastställande av dagordning 3. Föregående mötesprotokoll 4. Meddelanden 5. HMS-frågor 6. Food-Kic 7. Nyttjanderättsavtal - beslutspunkt Bilagor (2 st) 8. Personalenkät - beslutspunkt Bilaga 9. Budget 2013 Bilaga (skickas senare) 10. Övriga frågor Meddela förhinder till Siv Ahrné. Varmt välkomna! Siv Ahrné Prefekt Postadress Box 124, 221 00 LUND Besöksadress Kemicentrum, Getingevägen 60, Lund Telefon 046-222 14 32, 046-222 00 00 E-post ingrid.ristilammi@appliednutrition.lth.se Webbadress www.foodandnutrition.lth.se
1 Dnr BY 2012/449 Nyttjanderättsavtal M18:154, Kemicentrum hus II Parter 1. Lunds universitet 202100-3211 2. SOLVE, Research and Consultancy AB 556890-2505 Bakgrund LU byggnad upplåter lokaler för institutionen för livsmedelsteknik, lokalerna hyrs av Akademiska Hus. Livsmedelstekniks styrelse ansvarar för fördelningen av lokaler till de enskilda forskargrupperna/verksamheterna. Upplåtelse I och med denna överenskommelse godkänner livsmedelstekniks styrelse att nyttjanderättsavtal tecknas mellan Lunds Universitet och SOLVE Research and Consultancy AB för del av lokaler inom Kemicentrum enligt bifogad lista, Bilaga 1, nedan kallade Lokalerna, till SOLVE, Research and Consultancy, nedan kallad Nyttjaren. Lokalerna, vilka är kontors- och laboratorielokaler, är obligatoriskt kopplade till en proportionerlig andel av vånings-, hus- och Livsmedelstekniks-gemensamma ytor. Fördelningen av enskilda ytor och andelen i gemensamma ytor framgår av rumsspecifikationen enligt Bilaga 1, summan av dessa ytor, benämnd Totarea utgör underlaget för debitering av hyror och andra avgifter som hör samman med användningen av de nyttjade lokalerna. Totarean kan ändras under hyrestiden om det sker förändringar i de gemensamma ytorna som ingår i Totarean. Kostnader Kostnaden för nyttjanderätten till Lokalerna fastställs en gång om året. Kostnaden kommer att debiteras kvartalsvis av Livsmedelsteknik. För perioden 2012-08-01 tom 2013-07-31 ska kostnaden vara 17 196 kr per kvartal. Hyran erläggs till plusgironummer 15650-5 i det fall faktura ej skickats ut. Nyttjanderätt Nyttjanderätten medför rätt att utnyttja vånings-, hus- och Livsmedeltekniksgemensamma ytor samt Livsmedelstekniks-gemensam inredning och utrustning, enligt de avgifter och regler som fastställs av Livsmedelstekniks styrelse. Lokalerna är möblerade och inredda enligt standard för den verksamhet som lokalen är planerad för. Uppsägning Uppsägning skall ske skriftligen till Livsmedelstekniks styrelse med minst tre (3) månaders varsel och gäller fr.o.m. påföljande kvartals utgång.
2 Lunds Universitet har rätt att säga upp avtalet med minst tre månaders uppsägningstid. Uppsägningen gäller fr.o.m. påföljande kvartals utgång. Ordningsregler och säkerhetsföreskrifter Nyttjaren förbinder sig att följa vid var tid gällande ordningsföreskrifter vid Livsmedelsteknik. Nyttjaren förbinder sig att följa de säkerhetsföreskrifter som finns vid Livsmedelsteknik. Nyttjaren ska använda eget abonnemang för internet och telefon. Nyttjaren har inte rätt att använda Livsmedeltekniks internetanslutning. Parterna är införstådda med den konfidentiella natur som respektive parts verksamhet har och accepterar detta. Arbetsmiljöansvar Nyttjaren har arbetsmiljöansvar för sina anställda. Avflyttning Vid avtalstidens slut ska Lokalerna och den av Livsmedelstekniks bekostade utrustningen och inredningen i Lokalerna, befinnas i sådant skick som kan anses svara mot normal förslitning samt Lokalerna lämnas i städat skick. Egenfinansierad inredning och utrustning liksom förbrukningsmaterial och kemikalier ska tas bort av Nyttjaren, om inte annat överenskommits. Detta gäller även lokaler som återtagits eller återlämnats under avtalsperioden. Eventuella kostnader som kan uppstå vid återställande till gällande standard, för utförande av utebliven städning eller vid omhändertagande och bortforsling av kvarlämnad utrustning, förbrukningsmaterial och kemikalier debiteras Nyttjaren av institutionen för Livsmedelsteknik. När utflyttning har skett skall besiktning av lokalen med tillhörande inredning/utrustning ske. Nyttjaren anmäler till Livsmedelsteknik och beställer besiktning när utflyttning är verkställd. Nyttjaren betalar hyra och avgifter för Lokalerna fram till att utflyttningen godkänts vid besiktning. Försäkring Nyttjaren ska ha rimlig försäkring för sin verksamhet vid Livsmedelteknik. Försäkringen ska täcka eventuella skador som Nyttjaren kan komma att orsaka dels på den fasta egendom som Lokalerna är belägna i, dels Livsmedelstekniks egendom och personal. Nyttjaren ska uppvisa försäkringsbevis och bevis på betalning av försäkringspremie för varje försäkringsperiod eller vid förändring av försäkringens omfattning och försäkringen ska godkännas av Livsmedelsteknik. Det åligger Nyttjaren att till Livsmedelsteknik under hyrestiden skicka in aktuellt försäkringsbevis och bevis om betalning. Gällande försäkringsbevis vid ikraftträdande av detta avtal utgör bilaga 2 till detta avtal. Vid eventuell skada på Lokalerna eller Livsmedelstekniks inredning i Lokalerna, som orsakats av Nyttjaren, ska samtliga kostnader som Lunds universitet åsamkas av skadan, ersättas av Nyttjaren. Avtalstid Ovanstående överenskommelse gäller tills vidare från datum för parternas underskrifter, dock att parterna äger rätt säga upp avtalet i förtid enligt vad som anges ovan under Uppsägning.
3 Detta avtal har upprättats i två exemplar, varav parterna har tagit var sitt. Lunds universitet Lund den SOLVE, Research and Consultancy AB Lund den Åsa Bergenudd, Byggnadschef Siv Ahrné, Prefekt Livsmedelsteknik
Överenskommelse om fördelning av nedan uppgifter inom området arbetsmiljö, miljö och säkerhet på gemensamt arbetsställe. Detta samordningsavtal är upprättat mellan Kemicentrum och SOLVE research and consultancy och är upprättat med avseende på arbetsmiljöansvar enligt arbetsmiljölagen kap. 3:7 d, e och g. Detta samordningsavtal omfattar följande regler: - att lokala föreskrifter och rutiner för SOLVE research and consultancy AB finns, - att lagstadgade förteckningar och register finns för SOLVE research and consultancy - att samtliga berörda inom SOLVE research and consultancy får information om rutiner, föreskrifter, handhavande, fel och risker som rör SOLVE research and consultancy, - att berörd arbetsmiljöansvarig inom SOLVE research and consultancy informerar Kemicentrums HMS-kommitté om inträffade tillbud eller annan avvikelse, - att brister och risker i ärenden som gäller arbetsmiljö, miljö eller säkerhet inom SOLVE research and consultancy systematiskt undersöks, bedöms och åtgärdas, - att SOLVE research and consultancy följer Kemicentrums systematiska arbetsmiljöarbete, SAM, samt systematiska brandskyddsarbete, SBA, - att skyddsronder genomförs rutinmässigt en gång per termin i samband med skyddsronderna på institutionen för Livsmedelsteknik. - att egenkontroll av brandskydd och kemikaliehantering rutinmässigt genomförs en gång per år i samband med institutionen för Livsmedelstekniks egenkontroll av brandskydd och kemikaliehantering. SOLVE research and consultancy åtar sig att följa ovanstående avtal/regler. Hyresgästen har noggrant inspekterat nämnda lokal enligt bifogat avtal tillsammans med lokalansvarig vid Kemicentrum och godkänner härmed lokalen i det skick den befinner sig i vid övertagandet. Lund den: Prefekt för Livsmedelsteknik vid Kemicentrum SOLVE research and consultancy Siv Ahrné..
Uppföljning av personal enkäten Elin Johansson, Lisbeth Persson och undertecknad fick i uppdrag av institutionsstyrelsen (2012 10 02) att ge förslag till hur resultatet av enkäten ska hanteras vid institutionen. Vid ett möte oss emellan den 11/10 kom vi fram till att resultatet diskuteras inom olika kategorier av anställda som finns vid institutionen. Dessa kategorier är, som vi ser det, teknisk och administrativ personal, doktorander, postdoktorer med tidsbegränsad anställning och postdoktorer med tillsvidareanställning. Diskussionspunkter som föreslogs var: Hur kan man optimera informationen till personalen? Vad förväntar sig personalen av utvecklingssamtalen? Hur ska vi förbättra samarbetet, i stort och smått, vid institutionen? Lund den 18 oktober 2012 Siv Ahrné