Risk och sårbarhetsanalys Malmö stad en sammanfattande rapport STAdskontoret, maj 2010 1
INNEHÅLL 2
1. SAMMANFATTNING 4 Foto: istockphoto. 1:1 Lagkrav 4 1.2 Malmö stads risk- och sårbarhetsarbete 4 1.3 Metod 4 1.4 Resultat 4 2. BAKGRUND 7 2.1 Mål, delmål och effektmål 7 2.2 Syfte och mål med 2008/09 års analys 7 Syfte: 7 Mål: 7 2.3 Rapporten i sitt sammanhang 7 3 scenario & tillvägagångssätt 8 3.1 Vad vill vi uppnå? 8 3.2 Tillvägagångssätt 8 3.2.1 Val av metod 8 3.2.2 Genomförande 8 3.2.3 Fortsatt arbete 8 3.3 Analysmetod 8 3.3.1 Seminarier 9 3.3.2 MVA-metoden uppfyller följande krav 9 4 Avgränsningar 10 5 Sekretess 10 6 Spridning av rapporten 10 7 Skyddsvärt & Oönskade händelser 11 7.1 Skyddsvärt 11 7.1.1 Skyddsvärt: Subjekt/objekt/resurser 11 7.1.2 Skyddsvärt: Värderingar 12 7.1.3 Skyddsvärt: Funktioner/aktiviteter 13 7.1.4 Skyddsvärt sammanfattande analys 14 7.2 Oönskade händelser 15 7.2.1 Sammanställning av oönskade händelser 15 7.2.2 Risk för olika händelser 16 7.2.3 Oönskade händelser fördelade på olika förvaltningskategorier 18 8. Hanteringsförmåga 19 8.1 Scenarios 19 8.2 Samlad bedömning av hanteringsförmågan under hela händelseförloppet 19 8.3 Hanteringsförmåga - Brister, oklarheter och förslag på åtgärder 19 Operativ förmåga 8.4 Hanteringsförmåga slutsatser 22 8.4.1 SDF 22 8.4.2 Tekniska förvaltningar 24 8.4.3 Mjuka förvaltningar 24 9 Slutsatser & fortsatt analysarbete 25 10 Referenser 26 3
1. Sammanfattning Denna rapport är en sammanfattande rapport från alla riskoch sårbarhetsanalyser som genomförts på förvaltningar/bolag /förbund i Malmö stad. Rapporten är avidentifierad och innehåller inte detaljer från den enskilda förvaltningen, bolaget eller förbundet. Däremot ska den vara vägledande och lärande för olika förvaltningar genom att visa hur andra förvaltningar bedömt sin förmåga med hänsyn till de olika scenarierna. Detaljerade beskrivningar på metodstöd, skyddsvärt, oönskade händelser, scenarios och åtgärder finns med i bilagorna, även här är förvaltningar, bolag och förbund avidentifierade. Bolag och förbund redovisas inte vad avser hanteringsförmåga eftersom dessa inte är en enskild kommunal angelägenhet enbart för Malmö stad. Respektive förvaltning, bolag och förbund har fått en särskild rapport rörande deras verksamhet. 1.1 Lagkrav Samhällets krisberedskap bygger på att alla aktörer tar ansvar för sin verksamhet, förbereder sig och samverkar med varandra, för att kunna hantera kriser oavsett var och när de inträffar. Eftersom kommunen till stora delar måste kunna fungera även under svåra påfrestningar och kriser, har Malmö stad lagstadgad skyldighet att, grundat på risk- och sårbarhetsanalyser, planera för en god krisberedskap. Detta regleras av lagen (2006:544) och förordningen (2006:637) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, men även andra lagar berör Malmö stads roll, ansvar och uppgifter inom risk- och krishanteringsområdet som t.ex. komunallagen och lagen om skydd mot olyckor. 1.2 Malmö stads risk- och sårbarhetsarbete Kommunstyrelsens direktiv för Malmö stads risk- och sårbarhetsarbete (RSA) omfattar all verksamhet och ger Säkerhetsoch beredskapsavdelningen vid stadskontoret i uppdrag att samordna och leda arbetet och förvaltningar/förbund/bolag i uppdrag att aktivt medverka. Genom helhetssyn och kontinuerligt arbete med risk- och sårbarhetsanalyser såväl i verksamheterna som på kommunövergripande nivå, ska värden och risker identifieras och förbättringsförslag lyftas fram, med avsikt att stärka Malmö stads krishanterings- och återhämtningsförmåga. Målet med risk- och sårbarhetsanalyserna är att ta fram åtgärds- och krisledningsplaner både på förvaltnings- och bolagsnivå såväl som på kommunövergripande nivå för att öka förmågan att hantera allvarliga störningar och bedriva samhällsviktig verksamhet. Målet är också att lägga grunden för att risk- och sårbarhetsarbetet blir en kontinuerlig process i förvaltningarnas verksamhet. Arbetet ska sammanställas och lämnas som denna rapport till länsstyrelsen om kommunens förmåga att hantera allvarliga händelser samt en beskrivning av Malmö stads arbete med säkerhets- och trygghetsarbete. Parallellt med denna risk- och sårbarhetsanalys har två riktade analyser genomförts. Första analysen är ett pandemiscenario i ett projekt som heter storstad risk och som genomförs i samverkan med andra kommuner. Andra analysen är ett projekt om samhällsviktig verksamhet då det gäller elbrist. Projektet om elbrist heter styrel och drivs i samverkan med bl.a. länsstyrelsen, energimyndigheten, VA-syd och förvaltningar inom Malmö stad. 1.3 Metod Som analysverktyg har MVA-metoden använts, MVA står för mångdimensionell verksamhetsanalys. Metoden är en processorienterad metod som sätter diskussionen i fokus. Under tre seminarietillfällen tas vad som är skyddsvärt och oönskat fram, en scenarioanlys genomförs samt avslutas med en åtgärdslista. För utförlig beskrivning av metoden se bilaga 1. 1.4 Resultat Rapportens resultat beskriver vad som sammantaget i Malmö stad är skyddsvärt, vilka oönskade händelser vi ser som mest utmanande att hantera, vilken förmåga de olika verksamheterna anser sig ha att hantera dessa samt avslutningsvis vad verksamheterna och Malmö stad behöver vidta för åtgärder för att höja staden krishanteringsförmåga. När det gäller skyddsvärt har en bedömning gjorts på vad som är skyddsvärt ur förvaltningsperspektiv och ur Malmö stadperspektiv. Det som kommit fram ur analyserna är att människor och externa relationer är mest skyddsvärt, därefter ser man fungerande ledning och organisation som näst mest skyddsvärt och som tredje mest skyddsvärt är infrastruktur. Exempel på skyddsvärt som nämns mest i kategorin subjekt, objekt och resurser är: medarbetare/personal, medborgare, egna lokaler och vatten. Exempel på skyddsvärt i kategorin funktioner och aktiviteter är: beslutsstrukturer, kompetens, informations- och kommunikationsvägar, el, tele och IT. Exempel på skyddsvärt i kategorin värderingar är: varumärket Malmö stad, image, förtroende och professionalitet. Vad avser oönskade händelser framstår händelser med social karaktär som mest oönskat därefter olyckor och händelser som rör olika typer av systemsammanbrott. 4
Sociala händelser Olyckor Systemsammanbrott Natur Sjukdomar Vad avser oönskade händelser framstår händelser med social karaktär som mest oönskat därefter olyckor och händelser som rör olika typer av systemsammanbrott. Övriga 0 5 10 15 20 25 30 35 % En indelning har gjorts av förvaltningarna enligt följande: Stadsdelar Tekniska förvaltningar med kommunövergripande ansvar, (gatukontoret, fastighetskontoret, serviceförvaltningen, stadsbyggnadskontoret och miljöförvaltningen). Mjuka förvaltningar med kommunövergripande ansvar, med kulturell, social, utbildnings- och fritidsinriktning (kulturförvaltningen, utbildningsförvaltningen, sociala resursförvaltningen och fritidsförvaltningen). Bolag och förbund (Räddningstjänsten syd, VA-syd, parkering Malmö, Sysav, CMP och MKB Fastighets AB). Vid en jämförelse mellan dessa förvaltningsgrupper visar det sig att stadsdelarna och de mjuka förvaltningarna identifierade flest social händelserna som oönskade, exempel på händelser är skolmassaker, gängkriminalitet, sociala konflikter och arbetsmarknadskonflikter. Bland de tekniska förvaltningarna är sjukdomar och olyckor det som är mest oönskat och exempel på händelser är pandemi/epidemi, transportolyckor, utsläpp och föroreningar. Slutligen bland bolag och förbund är olyckor och systemsammanbrott mest oönskat och exempel på händelser är utsläpp, större bränder i verksamheter, radioaktiva olyckor, elbortfall, bränslebrist och bortfall av värme. När det gäller risken som beräknas enligt risken = sannolikheten x konsekvensen så är största riskerna som flest nämnt för Malmö stad pandemi, olycka med farligt gods, större trafikolycka med tåg, bil, buss eller flyg. Störst risk enligt analyserna, utan hänsyn till antalet som nämnt dessa, är istället IT-virus, förorenat vatten och att Malmö stad ej kan fullfölja sitt uppdrag. De medverkande verksamheterna genomförde en bedömning av sin hanteringsförmåga baserat på ett scenario. Exempel på scenario är, upplopp och egen personal skadas, brand på köpcentrum, skolmassaker med gisslantagande, gängkriminalitet, översvämning, kemolycka, snökaos med större elavbrott, mediestorm och kompetensförlust, vattenbrist och storbrand i höghus. Bedömningen för den egna hanteringsförmågan har gjorts inom sex områden: Övergripande ledning, förvaltningsledning eller motsvarande som omfattar uppgifter inom normativ och strategisk ledning. Samverkan och samordning som omfattar uppgifter rörande samverkan och samordning med andra aktörer. Intern information/kommunikation som avser uppgifter rörande kommunikation inom organisationen. Extern information/kommunikation som avser uppgifter rörande kommunikation med externa aktörer och allmänhet. Operativ ledning som syftar på uppgifter avseende ledning i den operativa miljön. Operativ förmåga som behandlar förmågan att ta hand om konkreta uppgifter. För stadsdelarna sammantaget fanns störst brister och osäkerheter inom den interna informationen, särskilt rutiner för att informera den egna personalen. För de tekniska och mjuka förvaltningarna fanns de största bristerna och osäkerheterna inom den övergripande ledningen och då särskilt frågan om vem som har ledartröjan när en större händelse inträffar. Slutligen togs en åtgärdslista fram utifrån de brister och osäkerheter som den enskilda förvaltningen kommit fram till, sammantaget för de olika förvaltningsgrupperna ser listan ut som följer (bolag och förbund redovisas inte): Stadsdelsförvaltningar Se över och tydliggöra roller och ansvar, internt inom förvaltningen och mellan förvaltningar och externt mellan olika aktörer, politiker och tjänstemän Utveckla rutiner, t.ex. larmlistor Skapa rutiner och verktyg för att nå medarbetare på ledigheter, d.v.s. intern information Skapa en uthållighet i organisationen Tekniska förvaltningar Se över och tydliggöra roller och ansvar gentemot stadsdelsförvaltningar SAMMANFATTNING 5
Risk- och sårbarhetsanalyserna har genomförts i samtliga Malmös förvaltningar, bolag och förbund totalt 25 verksamheter. Kartan visar Malmös 10 stadsdelsförvaltningar. Illustration: Stadsbyggnadskontoret, Malmö stad. Skapa rutiner för samverkan, gemensam lägesbild och dokumentation Öka kunskapen internt om POSOM Skapa en uthållighet i organisationen Skapa rutiner för att bli bättre på intern information Mjuka förvaltningar Tydliggöra roller och ansvar främst gentemot stadsdelsförvaltningar Tydliggöra vem som bär ansvaret då kommunövergripande verksamhet drabbas Tydliggöra samordning av information, internt och externt Tydliggöra dokumentering samt skapa rutiner för densamma Tydliggöra vilket centralt stöd som kan stödja förvaltningen, öka kunskapen om den centrala krisledningen Skapa en uthållighet i organisationen Sammantaget för Malmö stad att arbeta vidare med som berör hela organiationen är: Att tydliggöra roller och ansvar, mellan förvaltningarna och stadskontoret. Tydliggöra vem som är huvudansva- rig vid olika typer av händelser, och att tydliggöra vilka möjligheter till stöd som kan ges av andra (framför allt vid händelser som inte är extraordinära). Skapa rutiner och kanaler framför allt för den interna informationen men också rutiner för samordning av information både internt och externt. Utbilda förvaltningarna i dokumentationssystemet som Malmö stad använder vid kriser. Genomföra risk och sårbarhetsanalyser på verksamhetsnivå. Öka kunskaperna om externa aktörer i Malmö stad. Utöver dessa har det i processen också kommit fram en del annat för Malmö stad att arbeta vidare med: 1. Beroenden, vilka andra aktörer är beroende av oss och vilka andra aktörer är vi beroende av? En beroendeanalys behöver genomföras för att tydliggöra bilden. 2. Risk- och sårbarhetsanalyserna, RSA, ska vara ett linjearbete framåt i tiden och det handlar då om att tydliggöra att RSA är en del av kärnverksamheterna då dessa ska fungera även under en krissituation. Vi behöver med andra ord skapa rutiner för att Malmö stad ska bli en lärande organisation inom risk- och sårbarhetsområdet. Sociala händelser Olyckor SDF Tekniska förvaltn Mjuka förvaltnin Bolag och förbun SDF Tekniska förvaltningar Mjuka förvaltningar Bolag och förbund Vid en jämförelse mellan de olika förvaltningsgrupperna visade det sig att man värderade oönskade händelser olika, beroende på om förvaltningen hade mjuk eller teknisk karaktär. Bolag och förbund värderade oönskade händelser på ytterligare annat sätt. Systemsammanbrott Natur Sjukdomar Övriga 0 10 20 30 40 50 6 40 50
2. Bakgrund Samhällets krisberedskap bygger på att alla aktörer tar ansvar för sin verksamhet förbereder sig och samverkar med varandra, för att kunna hantera kriser oavsett var och när de inträffar. Eftersom kommunen till stora delar måste kunna fungera även under svåra påfrestningar och kriser, har Malmö stad lagstadgad skyldighet att, grundat på risk- och sårbarhetsanalyser, planera för en god krisberedskap. Detta regleras av lagen (2006:544) och förordningen (2006:637) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, men även andra lagar berör Malmö stads roll, ansvar och uppgifter inom risk- och krishanteringsområdet. Kommunstyrelsens direktiv för Malmö stads risk- och sårbarhetsarbete (RSA) omfattar all verksamhet och ger Säkerhetsoch beredskapsavdelningen vid stadskontoret i uppdrag att samordna och leda arbetet och förvaltningar/förbund/bolag i uppdrag att aktivt medverka. Genom helhetssyn och kontinuerligt arbete med risk- och sårbarhetsanalyser såväl i verksamheterna som på kommunövergripande nivå, ska värden och risker identifieras och förbättringsförslag lyftas fram, med avsikt att stärka Malmö stads krishanterings- och återhämtningsförmåga. Det kommungemensamma risk- och sårbarhetsarbetet ska enligt beslut i kommunstyrelsen ske under 2008-2009. Under våren 2008 påbörjade därför Malmö stad informationssatsningar riktade till förvaltningschefer/motsvarande. I samarbete med forskare vid Malmö Högskola genomfördes också metodutbildningar för de processledare för RSA, som sökt sig till och tagits ut för uppdraget. Dessa har därefter informerat, samordnat och lett respektive förvaltnings analysarbete under hösten 2008 till våren 2009. 2.1 Mål, delmål och effektmål Enligt beslutet ska ett processinriktat arbetssätt och en struktur tas fram och införas för att Malmö stad ska uppnå den övergripande målbild som Krisberedskapsmyndigheten, numera MSB, och Sveriges Kommuner och Landsting överenskommit om för kommuner: Kommunen har god kunskap om risker och sårbarhet som kan påverka kommunens verksamhet. Konsekvenserna för den egna verksamheten har analyserats. Kommunen har en planering för hur risker och sårbarhet ska undanröjas eller minskas. Kommunen har också en planering för hur den ska hantera konsekvenserna av en extraordinär händelse. Kommunen har god förmåga att hantera en extraordinär händelse, det vill säga att vidta de nödvändiga åtgärder som krävs för att säkerställa att samhällsviktig verksamhet kan upprätthållas, samt att ge invånare och medier tillräcklig och korrekt information om händelsen. 2.2 Syfte och mål med 2008/09 års analys Syfte: Analyserna ska medvetandegöra och öka kunskaperna om kommunens sårbarhet och risker hos både beslutsfattare och verksamhetsansvariga. De ska dessutom ge underlag för planering och genomförande av åtgärder som minskar risker och sårbarheter och utvecklar förmågan att hantera allvarliga kriser. Syftet med analyserna är att identifiera brister och föreslå åtgärder för att säkerställa Malmö stads förmåga att alltid kunna bedriva verksamheterna samt att kunna hantera det geografiska områdesansvaret. Mål: Målet med risk- och sårbarhetsanalyserna är att ta fram åtgärdsoch krisledningsplaner både på förvaltnings/ bolagsnivå såväl som på kommunövergripande nivå för att öka förmågan att hantera allvarliga störningar och bedriva samhällsviktig verksamhet. Målet är också att lägga grunden för att risk- och sårbarhetsarbetet blir en kontinuerlig process i förvaltningarnas verksamhet. Arbetet ska sammanställas och lämnas som denna rapport till länsstyrelsen om kommunens förmåga att hantera allvarliga händelser samt en beskrivning av Malmö stads arbete med säkerhetsoch trygghetsfrågor. 2.3 Rapporten i sitt sammanhang Denna rapport är en sammanfattning av alla risk- och sårbarhetsanalyser som genomförts på förvaltningar/bolag /förbund i Malmö stad. Rapporten är avidentifierad och innehåller inte detaljer från den enskilda förvaltning, bolaget eller förbundet. Däremot ska den vara vägledande och lärande för olika förvaltningar genom att visa hur andra förvaltningar bedömt sin förmåga med hänsyn till de olika scenarierna. Detaljerade beskrivningar på metodstöd, skyddsvärt, oönskade händelser, scenarios och åtgärder finns med i bilagorna, även här är förvaltningar, bolag och förbund avidentifierade. Bolag och förbund redovisas inte vad avser hanteringsförmåga då dessa inte är en enskild kommunal angelägenhet för Malmö stad. Respektive förvaltning, bolag och förbund har fått en särskild rapport rörande deras verksamhet. 1. 2. 3. 4. Några exempel på andra lagar som styr kommuners riskhanteringsarbete är kommunallagen (1991:900), hälso- och sjukvårdslagen (1982:763), sekretesslagen (1980:100), smittskyddslagen (2004:168), lag om skydd mot olyckor (2003:778). En extraordinär händelse är en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller risk för störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av samhället. Malmö högskola, Institutionen för urbana studier Den 1 januari 2009 bildades Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, och ersatte då Krisberedskapsmyndigheten, Statens räddningsverk och Styrelsen för psykologiskt försvar. 7
3. Scenario och tillvägagångssätt MVA är en processorienterad metod vilket innebär att se till vilket behov den enskilda förvaltningen/bolaget/förbundet har. Malmö stad har tidigare arbetat med riskanalyser men inte samordnat med gemensamt metodstöd. I analyserna har olika scenario använts där verksamheten själv har varit med och påverkat vilket scenario man ville prova. Vinsten med att arbeta med olika scenarios är utifrån ett lärande perspektiv. Kanske framför allt för stadsdelarna som trots sina olikheter har stadsdelarna ett gemensamt/likartat grunduppdrag. Här finns stora möjligheter för en förvaltning att på ett enkelt sätt få en bild av eventuellt uppkomna brister kopplat till ett visst scenario och mäta detta mot sin egen förvaltning. 3.1 Vad vill vi uppnå? I verksamhet som är samhällsviktig ur ett krisberedskapsperspektiv, krävs att det finns en god beredskap, oavsett för att kunna upprätthålla verksamheten. Malmö stad vill med sina risk- och sårbarhetsanalyser uppnå en god kunskap och medvetenhet om vilka brister staden har i sin förmåga att hantera olika typer svåra påfrestningar på samhället men också kunskap och medvetenhet om händelser där staden är bra på att hantera påfrestningarna. 3.2 Tillvägagångssätt Införandet av den kommungemensamma krishanteringsprocessen kan indelas i tre steg. 1. Val av metod 2. Risk- och sårbarhetsanalys genomförande 3. Utvärdering, utveckling och samverkan, fortsatt arbete 3.2.1 Val av metod Hösten 2007 inventerades och diskuterades metodval och angreppssätt internt genom att genomföra en metodstudie och jämföra olika metoder med varandra. Metoder som studerades var Ibero, Rosa och MVA. Metoden MVA (mångdimensionell verksamhetsanalys) valdes eftersom denna metodik kombinerar riskanalys med sårbarhetsanalys, medger spårbarhet, inte kräver särskilda IT-lösningar samt är utvecklingsbar och därmed möjlig att användas i Malmö stads breda verksamhet. Främsta argumentet för val av MVA-metoden var att den är processorienterad. Exempel på andra organisationer som använder MVA-metoden är Region Skåne, Västra Götalandsregionen och Helsingborg stad. 3.2.2 Genomförande 12 processledare ur Malmö stads organisation togs ut för uppdraget. Processledarna har utbildats i metoden, varit delaktiga i anpassning av mallar och rapportverktyg för Malmö stad och ingår i ett lokalt nätverk för RSA. Syftet med en central pott processledare är bland annat att underlätta arbetet med RSA, lära av varandra och kvalitetssäkra metoden i Malmö stad, framför allt i ett inledningsskede. Ett brev skickades ut till samtliga förvaltningar, bolag och förbund (samtliga stadsdelar, gatukontoret, serviceförvaltningen, fritidsförvaltningen, miljöförvaltningen, social resursförvaltningen, kulturförvaltningen, stadsbyggnadskontoret, fastighetsförvaltningen, utbildningsförvaltningen, Copenhagen/ Malmö port, Parkering Malmö, Sysav, VASYD och Rsyd) om det förstående RSA arbetet. Brevet beskrev syfte och mål samt genomförandet av risk- och sårbarhetsarbetet. Genomförandet av analyserna leddes av två processledare och genomfördes tillsammans med ledningsgrupperna på respektive verksamhet. Ledningsgrupperna var förstärkta med beredskapssamordnare, säkerhetssamordnare och informatör. Verksamheten kunde också ta med andra deltagare vid genomförandet. Genomförandet skedde sedan mellan augusti 2008 till mars 2009. Efter genomförd RSA skrevs och överlämnades en rapport till respektive verksamhet. 3.2.3 Fortsatt arbete Verksamheternas analyser har därefter sammanställts i denna rapport. Rapporten har skickats till länsstyrelsen och andra aktörer inom Malmö stads geografiska område samt aktörer som närliggande kommuner och andra aktörer som kan dra nytta av Malmö stads erfarenheter. Arbete med risk- och sårbarhetsanalyserna är inte slut här. RSA är en del av kärnverksamheten som Malmö stad bedriver och måste kontinuerligt förbättras och förändras med hänsyn till omvärlden och den utveckling som sker. 3.3 Analysmetod MVA är en processinriktad metod för att analysera verksamheters sårbarhet ur ett brett perspektiv. Till metoden finns ett mappsystem för Utforskaren (Windows). Metoden omfattar bl.a. scenariometodik och analyserna genomförs i seminarieform. Grundläggande för arbetssättet är att sårbarhetsanalyserna sätts in i ett helhetsperspektiv och passar in i det ordinarie krishanteringsarbetet. Genom MVA-metoden kan förvaltningar/bolag/förbund inom Malmö stad bland annat: Bedöma hur sårbara de är mot oönskade händelser. Arbeta fram underlag till förbättringar. Utveckla och förstärka kunskapsutbyte och personliga nätverk. 8
Figur 3:1 Plattform Analys Återkoppling Seminarier 1. Skyddsvärt 2. Riskobjekt och riskkällor 3. Oönskade händelser 4. Sårbarhetsanalys 5. Åtgärdsplan 6. Återkopplingsseminarium 7. Risk- och sårbarhetsrapport med handlingsplan Organisationsutveckling Ökad krishanteringsförmåga Förbättrad säkerhetskultur Mallar Mallar Mallar RSA- rapport 3.3.1 Seminarier MVA-metoden bygger på tre steg och fokuserar på grupprocessen som syftar till lärande och organisationsutveckling, se figur 3.1 ovan. Nedan presenteras de seminarier som är grundläggande för MVA-metoden 1. Plattform: Under det första seminariet behandlas de värden, objekt och funktioner som verksamheten ser som viktiga eller skyddsvärda. Under seminariet behandlas även oönskade händelser och konsekvenser samt möjliga riskkällor och riskobjekt inom den egna organisationen eller det aktuella geografiska området. 2. Analys: Med utgångspunkt från ett scenario genomför förvaltningen, bolaget eller förbundet en sårbarhetsanalys. 3. Återkoppling: Sårbarhetsanalysen följs upp av ett återkopplingsseminarium. Under detta seminarium görs en sammanfattande bedömning av förvaltningens, bolagets eller förbundets krishanteringsförmåga. Här diskuteras och preciseras även förslag på åtgärder för att förbättra krishanteringsförmågan, vilka sedan ligger till grund för en handlingsplan. 3.3.2 MVA-metoden uppfyller följande krav Metoden ska: kunna tillämpas inom alla förvaltningar, bolag och förbund inom Malmö stad och ge resultat som kan relateras och jämföras med varandra. snabbt kunna uppdateras. ge en allsidig bedömning av risker och sårbarheter. värdera förmågan att hantera uppgifter som har sitt upphov i oönskade händelser. vara enkel att genomföra och lätt att förstå. Alla seminarier dokumenteras löpande i rapportmallar som sedan sammanställs till en risk- och sårbarhetsrapport med handlingsplan för förbättringar. Dokumenteringen är viktig för spårbarheten. SCENARIO OCH TILLVÄGAGÅNGSSÄTT 9
4. Avgränsningar Malmö stad har i denna analysomgång valt att enbart analysera förvaltningar, bolag och förbund på en övergripande nivå, dvs. analyserna är genomförda av respektive ledningsgrupp.. 5. Sekretess Grundregeln i Sverige är att allmänna handlingar ska vara offentliga. Enligt 5 kapitlet 8 sekretesslagen (1980:100) gäller sekretess för den här typen av uppgifter om det allmännas möjligheter att förebygga och hantera fredstida kriser motverkas om uppgifterna röjs. Uppgifterna kan komma att utnyttjas för brottslig verksamhet såsom brott, bedrägeri, skadegörelse, sabotage eller terrorhandlingar. Att känsliga uppgifter röjs kan således leda till att säkerheten i samhället minskar och att syftet med risk- och sårbarhetsanalyserna motverkas. I denna analys finns inget behov av att redovisa några sekretessbelagda uppgifter. Informationen som bildar underlag för denna rapport hanteras på respektive förvaltning, bolag och förbund i särskilda rapporter. I denna rapport är alla förvaltningsuppgifter avidentifierade, den enskilda förvaltningen kommer troligtvis att känna igen sig. Bolagens och förbundens hanteringsförmåga samt brister redovisas ej heller då dessa inte är en enskild kommunal angelägenhet enbart för Malmö stad. Analysarbetet har med andra ord begränsats av sekretesslagen. 6. Spridning av rapporten Rapporten ligger till grund för kommunens riskarbete vilket ställer krav på tillgänglighet av analysen. Den är också en källa till information som ska lämnas till kommuninvånare och medarbetare. Exempel på spridning av rapporten är: utskick till kommuner i Malmö stads närhet, länsstyrelsen, andra aktörer inom Malmö stads geografiska områdesansvar, samtliga förvaltningar i Malmö stad, olika träffar med aktörer, internt och externt, tillgänglig på Malmö stads hemsida och intranät, publikation som kan delas ut vid olika sammanhang. 10
7. Skyddsvärt och Oönskade händelser Vid ett första seminariet identifierade de olika ledningsgrupperna det som de ansåg vara skyddsvärt för sin förvaltning, bolag eller förbund. Det som ansågs vara skyddsvärt delades i sin tur in i tre kategorier: Subjekt/objekt/resurser som syftar på människor, fysiska objekts eller resursers materiella egenskaper. Värderingar som syftar på de normativa utgångspunkter som finns för verksamheten. Funktioner/aktiviteter som syftar på de skyddsvärda processer som är nödvändiga för att driva verksamheten. I ett andra steg diskuterade ledningsgrupperna vilka oönskade händelser som kunde inträffa och som hotade det skyddsvärda samt vilka konsekvenser de kunde få för samhället. 7.1 Skyddsvärt Skyddsvärt är subjekt/objekt/resurser, funktioner/aktiviteter och värden som skall skyddas för att verksamheten skall fungera på ett tillfredsställande sätt. I figur 7.1 redovisas fördelning- en av totalt angivna förslag för vad som skall ses som skyddsvärt med utgångspunkt från den egna verksamheten och för Malmö stad. Tyngdpunkten av alla förslagen ca 45 % på vad som är skyddsvärt ligger inom kategorin subjekt/objekt/resurser, dvs. människor, fysiska objekt eller i form av materiella resurser. 7.1.1 Skyddsvärt: Subjekt/objekt/resurser Det som är skyddsvärt kan delas in i olika underkategorier beroende på vem och vad som främst berörs. Indelningen som görs är medborgare/människor, varor och tjänster, ledning, kärnverksamhet, stödprocesser, infrastruktur, fastigehetr och lokaler, utrustning, resurser och materiel samt övrigt. Inom kategorin subjekt/objekt/resurser och som visas i figur 7.2 nämns infrastruktur mest på Malmö stadnivå, ca 40 %, här handlar det el, it och vatten. På verksamhetsnivå nämns människor, medborgare, infrastruktur och fastigheter/lokaler som mest skyddsvärt, ca. 55 % tillsammans. Figur 7:1 Malmö Stad Förvaltningar/ bolag/förbund Värderingar Malmö Stad Förvaltningar/ bolag/förbund Funktioner, aktiviteter Subjekt, objekt, resurser 50 60 % 0 10 20 30 40 50 Figur 7:2 Medborgare, människor Varor och tjänster Ledning Kärnverksamhet Stödprocesser Infrastruktur Fastigheter och lokaler Utrustning Resurser och materiel Övrigt 0 5 10 15 20 25 30 35 40 SKYDDSVÄRT OCH OÖNSKADE HÄNDELSER Malmö Stad Förvaltningar/ bolag/förbund 11
Tabell 7:1 Subjekt/objekt/resurser Förvaltning/bolag/förbund Malmö stad Malmö stad Medarbetare Medborgare Medborgare Medarbetare Kunder Kunder Varor och tjänster Plogning Öppna skolor Ledning Kunskap Ledning Kompetens Personalens hälsa Personal Planering Kärnverksamhet Vård och omsorg Kompetens Hemtjänsten Nyckelpersonal Stödprocesser Information Information Kommunikation Kapital Dokumentation Ekonomisystem Infrastruktur IT/data El El IT/data Fastigheter och lokaler Arbetsplatser Arbetsplatser Arkiv/datalager Arkiv Byggnader Byggnader Resurser och materiel Mat/livsmedel Mat/livsmedel Drivmedel Miljö Miljö Pengar Pengar Natur 7.1.2 Skyddsvärt: Värderingar Kategorin värderingar handlar om verksamheternas normativa utgångspunkter som demokrati, ledarskap och arbetsmiljö. Verksamheterna har främst sett de externa relationerna som skyddsvärda både på verksamhetsnivå och på Malmö stadni- vå, uppåt 60 % av förslagen hamnar här. Verksamheternas och Malmö stads organisation nämns också ofta inom denna kategorin som skyddsvärt, ca 20 % se fig 7.3. I tabell 7.2 redovisas de vanligaste förslagen inom varje kategori. Figur 7:3 40 50 60 % Malmö Stad Förvaltningar/ bolag/förbund Medborgare, människor Externa relationer Varor och tjänster Ledning Organisation Kärnverksamhet Stödprocesser Infrastruktur Fastigheter och lokaler Resurser och materiel Övrigt 0 10 20 30 40 50 60 % Malmö Stad Förvaltningar/ bolag/förbund 12