Plan för intern kontroll P U ämnd/förvaltning/bolag : 9-12: Reducera riskerna - åtgärdas! För rapportering i enlighet med R uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* göras för det obligatoriska kontrollområdet. 13-16: Direkt åtgärd krävs - minimera! 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma! 1-3: Inget agerande krävs - acceptera! 1. erviceinriktad verksamhet med hög kvalitet 12 om underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. I-öjd undindex, Resandeutveckling och Punktlighet. ontinuitets- och krishantering öjda medborgare 2. Drivande utvecklingsaktör 9 Fossilfritt - energieffektivitet 3. Attraktiv arbetsgivare 6 Prestationsnivå, sjukfrånvaro, kompetensförsörjning 4. Långsiktigt stark ekonomi 6 konomi i balans. Intäktsutveckling, fusk och bedrägerier a) Attesthantering inkl. behörigheter 6 ontroll av attestbehörigheter b) kattelagstiftning 9 kattelagstiftningens krav c) Fakturering 6 Attestering av fakturor d) Uppföljning av fastställd budget/plan 6 Resultat - analys, prognos, åtgärder e) Bisysslor 4 ontroll av bisysslor f) ompetensförsörjning 4 fterlevs kompetensförsörjningsplan? g) Upphandling 8 Upphandlingsregelverk för varor och tjänster h) Verkställighet beslut 6 Delegationsordning - vidaredelegation- återrapportering
ämnd/förvaltning/bolag: För rapportering i enlighet med R uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. om underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. (Dokumentera gärna sammanvägningen av de olika ingående komponenterna.) Område (För rapportering i enlighet med R uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för vart Risk (beskrivning) och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.) onsekvens (beskrivning) onsekvens annolikhet Risk Identifierade förbättringsområde enligt granskning eller annat Åtgärd (beskrivning) ontrollmoment (metod) ontroll frekvens ontrollutförare Riskägare (roll) Rapportering/ Uppföljning (status) erviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Mål gällande kundnöjdhet, punktlighet, resandeutveckling och marknadsandel är övergripande mål för service och trafikleverans Bristande måluppfyllelse bedöms gällande kollektivtrafiken. Det finns en risk att kunna vara besvärande för dessa inte uppnås 2017.Målen bedöms vara relativt kånetrafiken och sannolikheten är högt satt vad gäller samtliga mål för kommande år, mycket trolig att det blir fel. men även målen om fördubbling och marknadsandel är ambitiösa. 3 4 3*4=12 I varje möte ska alla välkomnas med omtanke och respekt. Hur kunderna upplever bemötandet och om kundservicen lever upp till värderingarna i kundmötet mäts bl a genom ollektivtrafikbarometern. Målet gällande I öjd und nåddes inte för 2015 och kommer sannolikt inte nås för 2016. 3 4 3*4=12 Uppföljning genom ollektivtrafikbarometern visar vikande trend I öjd und. ollektivtrafikbarometern I öjd ud. öjd undindex Månadsvis Marknadsanalytiker valitetschef ska öka. n god servicenivå ska genomsyra alla Region kånes verksamheter. Resandet i kollektivtrafiken har under perioden 2006-2015 ökat med 54 %. Resandeutveckling behöver ligga högre än regionfullmäktigemålet, om fördubbling av resandet ska kunna uppnås till 2020. 4 4 4*4=16 Delårsredovisningen janauriaugusti 2016 visar att målet om resandeutveckling 3-6% förväntas uppnås, men sannolikt inte innevarande års riktmål på 5 %. Biljettsystem och resanderäkning ås regionfullmäktigemålet med Månadsvis resandeutveckling 3-6 %? Business Controllers amtliga Affärsområdeschefer Fokus ska vara på ständiga förbättringar som skapar högre kvalitet, bättre tillgänglighet och ökad effektivitet. Målen för punktlighet för respektive trafikslag ser ut att nås för pågatåg, men inte för öresundståg, stadsbuss, regionbuss eller serviceresor 2016. Resultaten för samtliga trafikslag, utöver pågatåg och serviceresor, ser ut att bli sämre 2016 än 2015.Punktligheten påverkas av framkomlighetsproblem och kvalitetsbrister väg och järnväg. 3 3 3*3=9 Resultat och - redovisning. Planerad avgång/verklig avgång ås målen för punktlighet samtliga trafikslag? Månadsvis Business Controllers amtliga Affärsområdeschefer Genomförs 3 3 3*3=9 ontinuitets- och krishantering utbildningar/övningar enligt plan (4 ggr år)? Risk- och säkerhetsansvarig valitetschef
ämnd/förvaltning/bolag: För rapportering i enlighet med R uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. om underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. (Dokumentera gärna sammanvägningen av de olika ingående komponenterna.) Drivande utvecklingsaktör e nedan. 3 3 3*3=9 kåne livskvalitet i världsklass öjda medborgare ska arbeta för långsiktigt hållbar utveckling inom alla områden kåne ska bli ledande i uropa på forskning, innovation och utbildning. ffektiv användning av teknik och digital kommunikation ska öka tillgängligheten, effektivisera verksamheten och förenkla medarbetarnas arbete. kånetrafiken har nått mål gällande fossilbränslefri kollektivtrafik för tåg och stadsbuss. Mål gällande fossilfritt för regionbuss förväntas uppnås, däremot utmaning med serviceresor. Bedöms som avgörande att det sker och kontroll av drivmedlen. 3 3 3*3=9 Uppföljning av drivmedel och trafik genom bl a miljörevisioner av trafikavtal, utlåtande fr drivmedelsleverantörer samt genom fordonssystemet FRIDA. Uppföljning och kontroll fossilbränslefri och energieffektiv kollektivtrafik Lever trafiken upp till mål gällande fossilfritt och energieffektivt? Miljö- och hållbarhetsstrateg Chef Affär- och Marknad Attraktiv arbetsgivare Betygen i pringlife har genomgående varit höga i ämre utveckling attraktiv jämförelse med andra arbetsgivare och jämfört med arbetsgivare skulle kunna innebära i övrigt. Betyget för frågan om besvärande konsekvenser, men medarbetaren rekommenderar sin arbetsplats har risken för fel upplevs liten. legat mycket högt: 2015 på 84,7 %. 3 2 3*2=6 Med ett lyssnande, närvarande ledarskap skapas delaktighet och mod att påverka verksamhetens utveckling och resultat. Målet Prestationsnivå som tidigare hette dynamiskt fokustal i medarbetarundersökningen pringlife anger också övergripande hur ledarskapet fungerar på arbetsplatsen och hur detta påverkar medarbetarna. Utvecklingen har varit positiv de senaste åren. Resultatet är en indikator på verksamhetens förändringskraft utifrån dess förutsättningar. 2 2 2*2=4 resultat och -redovisning gällande pringlife och Dynamiskt fokustal (numera Prestationsnivå) som visat en mycket positiv utveckling de senaste åren. Medarbetarenkät pringlife Uppnås målet för Prestationsnivå i pringlife 2017? en HR-specialist HR-chef ska erbjuda en hälsofrämjande, utvecklande arbetsmiljö med goda förutsättningar att göra skillnad varje dag. Vad gäller sjukfrånvaron var den per anställd i snitt 18,6 dagar 2015. jukfrånvaron för 2016 ligger i nivå med utvecklingen för sjukvåren 2015. 3 3 3*3=9 Årsredovisning 2015, delårsredovisningar och månadsvisa resultatar ontroll sjukfrånvaro genom resultat Friskare medarbetare. Minskar sjukfrånvaron en dag jämfört med genomsnittlig sjukfrånvaro HR-specialist HR-chef 2016? n genomtänkt strategisk kompetensförsörjning är en förutsättning för att klara framtidens uppdrag. kånetrafiken har inte haft specifika bristyrken inom sitt verksamhetsområde, men vissa svårigheter att rekrytera kvalificerade specialister.kånetrafiken har kompetensförsörjningsplan för 2016-2019 som baseras på s kompetensförsörjningsplan, kånetrafikens verksamhetsplan och dialogmöten som hållits mellan HR-enheten och kånetrafikens chefer. 2 2 2*2=4 Årsredovisning 2015 och Granskning av ompetensförsörjning - (rapport nr 7-2015) visar att kånetrafiken har utmaningar, men klarar sig relativt väl vid jämförelse med andra förvaltningar. ompetens-försörjningsplan amtliga Affärsområden/avdelningar ska en arbeta med HR-specialist HR-chef kompetensförsörjning
ämnd/förvaltning/bolag: För rapportering i enlighet med R uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. om underlag för den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. (Dokumentera gärna sammanvägningen av de olika ingående komponenterna.) Långsiktigt stark ekonomi kånetrafikens ekonomi förväntas vara i balans även 2017. Viss höjd bör dock tas för stramare budgetvillkor och osäkerhet gällande intäkter till följd av bl a förändringar i prisstruktur och betalsystem. Målet i s verksamhetsplan på långsiktigt stark ekonomi måste på sikt innebära leverans av överskott. 3 2 3*2=6 ska planera med framförhållning och handlingsberedskap. ollektivtrafiknämndens och förvaltningens mål har varit ekonomi i balans.kånetrafikens ekonomiska resultat de senaste åren har inneburit överskott. Resultatet ser ut att övergripande vara i balans för 2016. Detta trots oväntade kostnader i form av bl a gränskontroller och ett resande under riktmålet på 5 %. 3 2 3*2=6 Årsredovisning/Bokslut, Resultat och - redovisning Resultat Är ekonomin i balans? Månadsvis nhetschef ekonomi tabschef s alla beslut ska vara finansierade. ambandet mellan resursåtgång, prestation, resultat och effekter ska vara tydligt. 3 2 3*2=6 Intäktsutveckling Biljettintäkterna lika med eller mer än budgeterade biljettintäktsmålet? Månadsvis Pris- och Affärsansvarig Försäljningschef 3 2 3*2=6 Fusk och bedrägerier Minskar fusket som mäts genom kontroller? Försäljningschef Område (För rapportering i enlighet med R uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för vart Risk (beskrivning) och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.) onsekvens (beskrivning) onsekvens annolikhet Risk Identifierade förbättringsområde enligt granskning eller annat Åtgärd (beskrivning) ontrollmoment (metod) ontroll frekvens ontrollutförare Riskägare (roll) Rapportering/ Uppföljning (status) Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar bl.a. behörigheter) Obligatoriskt med kontroll på området 3 2 3*2=6 ontroll av förteckning över ontroll av attestbehörighet registrerade attestbehörigheter nhetschef ekonomi tabschef kattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Obligatoriskt med kontroll på området 3 3 3*3=9 Löpande kontroll Följs skattelagstiftningens krav? Månadsvis Fakturering följsamhet mot regler och riktlinjer Obligatoriskt med kontroll på området 3 2 3*2=6 tickprov fakturor Är fakturor attesterade enligt s regelverk och kånetrafikens instruktioner? nhetschef ekonomi tabschef nhetschef ekonomi tabschef Uppföljning av fastställd budget/plan rutiner för analys och åtgärder vid avvikelser Obligatoriskt med kontroll på området 2 3 2*3=6 Månadsvis vid resultat Finns och används rutiner för analys, prognos och åtgärder vid Månadsvis nhetschef ekonomi tabschef eventuella avvikelser? Bisysslor följsamhet mot regler och riktlinjer Obligatoriskt med kontroll på området 2 2 2*2=4 ontinuerlig kontroll äkerställa rapportering av bisysslor genom medarbetarsamtal och dialogmöte med kånetrafikens verksamhetschefer och deras enhetschefer. HR-chef Förvaltningschef ompetensförsörjning tillse att aktuella planer finns Obligatoriskt med kontroll på området 2 2 2*3=4 ontinuerlig kontroll fterlevs kompetensförsörjningsplan för kånetrafiken? HR-chef Förvaltningschef Upphandling följsamhet mot regler och riktlinjer Obligatoriskt med kontroll på området 4 2 4*2=8 ontinuerlig kontroll Följs upphandlingsregelverket för varor och tjänster? Upphandlingschef Chef Affär- och Marknad Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Obligatoriskt med kontroll på området 3 2 3*2=6 ontroll av att aktuella dokument finns i diariet Finns delegationsordning och vidaredelegation, hela kedjan? Återrapporteras delegationsbesluten? ämndsekreterare Förvaltningschef
Riskkarta Obl./lokalt 4 Allvarlig - är så stor att fel inte får inträffa 4 8 12 16 erviceinriktad verksamhet med hög kvalitet. Resandeutveckling. O V 3 ännbar - besvärande för / 2 Lindrig - liten av 3 2 6 Attraktiv arbetsgivare. Långsiktigt stark ekonomi. Intäktsutveckling, Fusk- och bedrägerier 4 Attraktiv arbetsgivare. Prestationsnivå pringlife. ompetensförsörjningsplan. 9 erviceinriktad verksamhet med hög kvalitet. Punktlighet. ontinuitetsoch krishantering n drivande utvecklingsaktör. Fossilfritt - energieffektivitet. Attraktiv arbetsgivare. Friskare medarbetare 12 erviceinriktad verksamhet med hög kvalitet. I - öjd undindex 6 8 1 Försumbarär obetydlig för 1 2 3 4 1 Osannolik - risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik - risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig - det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå AOLIHT 4 annolik - det är mycket troligt att fel ska uppstå
Riskkarta Obl. Admin. 4 Allvarlig - är så stor att fel inte får inträffa 4 8 Upphandling 12 16 O V 3 ännbar - besvärande för / 2 Lindrig - liten av 1 Försumbarär obetydlig för 3 2 6 Attesterig inkl. behörigheter, Fakturering, Verkställighet Beslut 4 Bisysslor, ompetensförsörjning 9 kattelagstiftning 6 Uppföljning av fastställd budget/plan 1 2 3 4 12 8 1 Osannolik - risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik - risken är mycket liten för att fel ska uppstå AOLIHT 3 Möjlig - det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 annolik - det är mycket troligt att fel ska uppstå