Kallelse Föreningsstämma

Kallelse Föreningsstämma HÄRMED KALLAS DU TILL HSB UMEÅ EK FÖR ORDINARIE FÖRENINGSSTÄMMA Tid: Måndagen den 16 maj 2016 kl 18.30 Lokal: Umeå Folkets Hus, Vasaplan, Peterson-Berger salen Ingång från stora entrén Efter stämman inbjuds valda ombud till en lättare måltid. Då det är angeläget med så fulltalig representation som möjligt, ber vi Dig reservera den här kvällen för HSBs föreningsstämma. Observera att endast ombud valda vid bostadsrättsföreningens stämma får rösta. Anmäl din närvaro och om du vill äta senast 11/5 till kundcenter.umea@hsb.se eller på tfn 090-15 38 70, ange ev matallergi. Om Du inte har möjlighet att närvara eller om Du under året avgått eller ersatts av annan ombeds Du omgående överlämna stämmohandlingarna till din ersättare. Meddela även vem som kommer i ditt ställe på e-post: kundcenter.umea@hsb.se. Välkommen HSB Umeå Ekonomisk förening Styrelsen Umeå 2016-04-29 Bifogade dokument: Dagordning Förteckning över fullmäktige Årsredovisning för 2015 Valberedningens förslag bilaga 1 Bilaga grundtal för val av fullmäktige bilaga 2 Bilaga medlemsavgiften bilaga 3 Bilaga instruktion för valberedning bilaga 4 Rapport från valberedningen bilaga 5 Bilaga fusionsplan och avtal bilaga 6 och 7 Stadgar för HSB Umeå utsändes ej, finns tillgängliga vid stämman

Dagordning vid föreningsstämma för HSB Umeå Ek för 2016-05-16 1. föreningsstämmans öppnande 2. val av stämmoordförande Bilaga 1 3. anmälan av stämmoordförandens val av protokollförare 4. godkännande av röstlängd 5. godkännande av dagordning 6. val av två personer att jämte stämmoordföranden justera protokollet Bilaga 1 7. val av minst två rösträknare Bilaga 1 8. fråga om kallelse skett i behörig ordning 9. genomgång av styrelsens årsredovisning och koncernredovisning 10. genomgång av revisorernas berättelse och koncernens revisionsberättelse 11. beslut om fastställande av resultaträkning och balansräkning 12. beslut om fastställande av koncernens resultaträkning och balansräkning 13. beslut i anledning av föreningens vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen 14. beslut om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och verkställande direktör 15. beslut om grundtal för val av fullmäktige till föreningen Bilaga 2 16. beslut om medlemsavgift till föreningen Bilaga 3 17. rapport om efterlevnaden av HSB gemensamt utarbetade styrdokument antagna på HSB Riksförbunds föreningsstämma 18. beslut om arvoden och principer för andra ekonomiska ersättningar Bilaga 1 för styrelsens ledamöter, revisorer och valberedning 19. beslut om antal styrelseledamöter och suppleanter Bilaga 1 20. val av styrelseledamöter och suppleanter Bilaga 1, 5 21. beslut om antal revisorer Bilaga 1 22. val av revisorer Bilaga 1 23. fastställande av valberedningsinstruktion Bilaga 4 24. beslut om antal ledamöter och suppleanter i valberedningen Bilaga 1 25. val av valberedning, en ledamot utses till valberedningens ordförande Bilaga 1

26. val av fullmäktige och suppleant till HSB Riksförbunds föreningsstämma Bilaga 1 27. av styrelsen till föreningsstämman hänskjutna frågor och av medlemmar anmälda Bilaga 6,7 ärenden som angivits i kallelsen Styrelsens föreslår stämman att HSB Umeå Ekonomisk förening, org nr 794000-1022 ska fusionerna med HSB Norr Ekonomisk förening, org nr 797000-0845 i enlighet med upprättade dokument Fusionsplan och Avtal om fusion. 28. föreningsstämmans avslutande

Bilaga 1 Valberedningens förslag vid HSB Umeå föreningsstämma den 16 maj 2016 1, Val av ordförande för stämman Förslag: Lars- Erik Blom 2, Val av 2 protokolljusterare Förslag: Göran Backe, brf Ängsbollen Ove Persson, brf Klockan 3, Val av 2 rösträknare Förslag: Lennart Odhström brf Näckrosen Leif G Söderström brf Utsikten 1 4, Arvoden till styrelse, revisorer och valberedning Styrelsens ordförande 60% av inkomstbasbeloppet (59.300 kr) 35.580 kr Styrelsens vice ordförande 40% av inkomstbasbeloppet 23.720 kr Övriga styrelseledamöter 12% av inkomstbasbeloppet 7.116 kr Revisorer enligt taxa Valberedningen fördelas lika mellan ledamöterna 4.000 kr 5, Val av antal styrelseledamöter Förslag: 9 ordinarie ledamöter och 4 suppleanter inklusive arbetatagarrepresentanter 6, Val av 4 ordinarie ledamöter för en tid om 2 år Förslag Olle Karlsson (omval) Erik Selander (omval) Bertil Sawert (omval) Simon Lindehell (nyval) Håkan Ottosson, Mikael Hedlund och Maria Gripenhoftner (ordinarie ledamöter) samt Gunilla Lidström (suppleant) valdes 2015 och har 1 år kvar av mandattiden. Val av styrelse suppleant för en tid om 2 år Dan-Olof Hammar (omval) Arbetstagarorganisationerna rapporterar följande ledamöter Unionen: Ordinarie Kristina Svensson och suppleant Monica Sandberg Fastighetsanställdas Förbund: Ordinarie Kent Nilsson och suppleant Bjarne Johanesson 7, Val av antal revisorer Förslag 1 ordinarie och 1 suppleant. HSB Riksförbundet utser 1 revisor i enlighet med stadgarna. 8, Val av revisorer Ernst & Young ord.rev Malin Blom, supl Jonas Wiberg BoRevision AB utsedda av HSB Riksförbund 9, Val av antal ledamöter i Valberedningen 3 ordinarie och 1 suppleant 10, Val av Valberedning, 3 ledamöter och 1 suppleant Förslag Vanja Nyberg, brf Pastorn (nyval ordinarie) Leif G Söderström brf Utsikten 1 (1 år kvar) Janet Ågren, nyval ordinarie, ordförande 2 år N N nyval suppleant 2 år 11, Val av 4 ombud till HSB s förbundsmöte 2017 Förslag: Bertil Sawert och Erik Selander, ordinarie samt Dan Olof Hammar och Håkan Ottosson, ersättare.

Bilaga 2 GRUNDTAL FÖR VAL AV FULLMÄKTIGE Enligt föreningens stadgar 15 ska föreningsstämman fastställa grundtal för val av fullmäktige Fullmäktige och deras suppleanter väljs på följande sätt. A) Boendemedlemsgruppen Varje bostadsrättsförening som är medlem i föreningen väljer på sin ordinarie föreningsstämma en fullmäktig och en suppleant för varje påbörjat grundtal i bostadsrättsföreningen. I grundtal beaktas bostadsrättsföreningen och bostadsrättslägenheter som innehas av medlemmar i HSB-föreningen per den 31 december året före valet av fullmäktige. B) Medlemsgruppen Medlemsgruppen i varje distrikt väljer en fullmäktig och en suppleant för varje påbörjat grundtal medlemmar. Medlemsantalet bestäms per den 31 december året före valet av fullmäktige. Val sker årligen på möte i mars månad. Kallelse till möte för val av fullmäktige ska senast två veckor innan mötet finnas på föreningens webbplats. Grundtal för val av fullmäktige för boendemedlemsgruppen och medlemsgruppen enligt ovan fastställs av föreningsstämman. Även distriktsindelning för medlemsgruppen fastställs av föreningsstämman. Medlemsgruppen får utse högst hälften av antalet fullmäktige. Mandattiden för fullmäktige och suppleant är ett år eller till dess nästa ordinarie föreningsstämma hållits. Fullmäktige och suppleant kan väljas om. Styrelsen föreslår fullmäktige att besluta att grundtalet för val av fullmäktige från boendemedlemsgruppen år 2017 enligt a) ovan skall vara 150, innebärande att föreningar med 1-149 upplåtna bostadsrätter får en fullmäktig och en ersättare medan föreningar med 150-299 upplåtna bostadsrätter erhåller två fullmäktige och två suppleanter, att besluta att samtliga medlemmar i medlemsgruppen skall utgöra ett distrikt och att grundtal till val av fullmäktige från bospargruppen år 2017 enligt b) ovan skall vara 200.

Bilaga 3 MEDLEMSAVGIFTEN TILL HSB UMEÅ FÖR ÅR 2017 HSB verksamhet i form av juriststöd, hemsidor, information och studier, liksom olika former av medlemsaktiviteter, kampanjer och liknande är av stor vikt för föreningen och dess medlemmar. Under senare år har även stora satsningar gjorts i digitala media som erbjuds kostnadsfritt för både bostadsrättsföreningarna som enskild medlem. Planen är att erbjuda bostadsrättsföreningarna utan kostnad egen hemsida och senare inloggat gränssnitt. Medlemsavgiften disponeras enligt följande för boendemedlem i bostadsrättsförening: Serviceavgift 1 till HSB Riksförbund per lägenhet 84:- Serviceavgift 2 till HSB Riksförbund per a-medlem 67:- Medlemsavgift till HSB Riksförbund 13:50 HSB Umeås rådgivning/medlemsverksamhet 135:50 300:- Styrelsen föreslår fullmäktige att fastställa följande medlemsavgifter och insatser under år 2017: - för en medlemsgruppen, medlem som inte innehar bostadsrättslägenhet, 300 kr per hushåll - för medlem som är bostadsrättsförening, en fast avgift om 4 000 kr och en rörlig avgift om 300 kr per lägenhet - för samtliga medlemmar är insatsen 500 kr

Bilaga 4 Instruktion för valberedning i HSB Umeå Fastställd vid föreningsstämma den 16 maj 2016 Enligt HSBs kod för föreningsstyrning bör föreningsstämmans beslut om tillsättning av styrelse respektive revisorer beredas genom en av medlemmarna styrd, strukturerad och transparant process, som ger alla medlemmar möjlighet att ge sin syn på och lämna förslag i respektive fråga och som skapar goda förutsättningar för väl underbyggda beslut. 1. Tillsättande av valberedning Föreningen ska ha en valberedning som representerar föreningens medlemmar. Valberedningen skall ha en sammansättning som återspeglar våra medlemmars bakgrund. Det innebär att de skall ha en lämplig sammansättning av ålder, kön och etniskt ursprung. I valberedningen ska inte ingå personer som bedriver med föreningen konkurrerande verksamhet. Föreningsstämman ska utse valberedningens ledamöter, en av ledamöterna utses till sammankallande. Styrelseledamöter eller verkställande direktören ska inte vara ledamot av valberedningen. Enligt stadgarna ska valberedningen ha minst tre ledamöter och en suppleant. Stämman fastställde att antalet ledamöter ska vara minst tre och högst fem. Mandattiden för valberedare är 2 år. Om en ledamot lämnar valberedningen innan dess arbete är slutfört och antalet valberedare understiger tre inklusive suppleant, så skall det kallas till en extra stämma. Stämman skall besluta om fyllnadsval. 2. Valberedningens arbetsuppgifter Valberedningen är föreningsstämmans organ för beredning av stämmans beslut i tillsättningsfrågor med syfte att skapa ett bra underlag för stämmans behandling av dessa ärenden. Valberedningen ska i sitt arbete med nominering av styrelse och revisor tillämpa HSBs kod för föreningsstyrning. Valberedningen har rätt till information om affärsplanen samt de prioriteringar och strategier som är fastställda i HSB Umeå. Insynen skall fungera som underlag för att fastställa den kravprofil som styrelsen behöver för att fullgöra sitt uppdrag inom styrelsen. 1

Bilaga 4 2.1 Styrelse Valberedningen ska lämna förslag på ledamöter i styrelsen. Valberedningen har rätt att förutom information från ovanstående strategidokument även inhämta sypunkter från verkställande ledningen. De skall även beakta betydelsen av spridning i ålder, bredd i kompetens och geografisk spridning bland styrelseledamöterna. Valberedningen ska också lämna förslag på fasta styrelsearvodet uppdelat mellan ordförande och övriga ledamöter. De skall även lämna förslag på ersättning för arbetsutskottet. Sammanträdesarvodena i övrigt skall följa Umeå kommuns ersättningsregler. Valberedningens förslag ska meddelas föreningen i så god tid att förslaget kan presenteras i kallelsen till föreningsstämman och på föreningens hemsida samt i så många av föreningens informationskanaler som möjligt. Valberedningens förslag skall publiceras senast två veckor innan stämman på föreningens hemsida. Valberedningen ska lämna erforderliga uppgifter beträffande ledamot som föreslås för nyval eller omval så att föreningen kan lämna följande uppgifter om personen på föreningens hemsida: Ålder Huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet Övriga uppdrag inom HSB och andra väsentliga uppdrag Vid omval, vilket år ledamoten invaldes i styrelsen Övriga uppgifter som kan vara av betydelse för medlemmarna vid bedömningen av den föreslagna ledamotens kompetens och oberoende Valberedningen ska lämna en redogörelse för hur de har bedrivit arbetet som ska lämnas på hemsidan och i så många av föreningens informationskanaler som möjligt. Redogörelsen skall publiceras senast den 10 maj på föreningens hemsida. Valberedningen ska på föreningsstämman presentera och motivera sina förslag, varvid särskild motivering ska ges om ingen förnyelse av styrelsen föreslås. Valberedningen ska också lämna en redogörelse för hur dess arbete har bedrivits. 2.2 Revisor Antalet revisorers skall vara lägst två och högst fyra med högst en suppleant. HSB Riksförbund utser en revisor. Övrig revisor väljs av stämman efter förslag från valberedningen. Valberedningens förslag ska meddelas föreningen i så god tid att förslaget kan presenteras i kallelsen till föreningsstämman och på föreningens hemsida samt i så många av föreningens informationskanaler som möjligt. Valberedningens förslag skall publiceras senast två veckor innan stämman på föreningens hemsida. 2

Bilaga 4 Valberedningen ska lämna information om förhållanden som kan vara av betydelse för medlemmarna vid bedömningen av den föreslagna revisorns kompetens och oberoende på föreningens hemsida. Valberedningen ska på stämman presentera och motivera sina förslag samt lämna en redogörelse för hur valberedningens arbete har bedrivits. 2.3 Stämmoordförande Föreningens valberedning ska lämna förslag till ordförande för ordinarie föreningsstämma. Förslaget ska lämnas i så god tid att det kan presenteras i kallelsen till stämman samt av valberedningen vid stämman. Sista datum är två veckor innan stämman. Styrelsens ordförande eller annan ledamot ur styrelsen ska inte föreslås till stämmoordförande. 2.4 Valberedare Valberedningen har en viktig funktion och dess ledamöter skall väljas av stämman. En valberedare ska ha stor kännedom och kompetens om föreningens verksamhet, de kooperativa grunderna samt ha ett stort kontaktnät av förtroendevalda inom HSB Umeås verksamhetsområde. Bostadsrättföreningarna skall tydligt informeras om deras rätt att nominera ledamöter till valberedningen. Informationen skall lämnas på föreningens hemsida men även skickas ut direkt via post eller mail till ordförande i respektive bostadsrättsförening. HSB kontoret ansvarar för att informationen lämnas via dessa kanaler. Nomineringar från bostadsrättsföreningarna till valberedning skall lämnas HSB Umeå kontor senast den 30 mars. Nomineringen skall innehålla motivering och presentation av kandidatens erfarenheter och kompetens Den sittande valberedningen ska lämna uppgift till HSB Umeå kontor om man står till förfogande för omval, senast den 30 mars HSB kontoret sammanställer samtliga förslag med namn och motiveringar och överlämnar uppgifterna till stämmoordföranden. Samtliga nominerade presenteras i samband med kallelsen till föreningsstämman. Vid stämman presenterar stämmoordförande de föreslagna nomineringarna med motiveringar som valberedare. 3. Sammanträden Valberedningen ska sammanträda så ofta som erfordras för att kunna fullgöra sina uppgifter. De bör hålla minst tre sammanträden per år. Om ledamot i valberedningen begär att valberedningen ska sammankallas ska begäran följas. 3

Bilaga 4 Valberedningens möten skall protokollföras. 4. Sekretess Mot bakgrund av den information som kan behöva ges till valberedningens ledamöter kan föreningen ha skäl att överväga behovet av sekretessförbindelser som syftar till att undanröja risk för att sådan information sprids selektivt i medlemskretsen. Samtliga valberedare skall underteckna en särskild sekretessförbindelse före uppdraget. 5. Arvoden Sammanträdesarvodena skall följa Umeå kommuns ersättningsregler. Styrelsen skall lämna förslag på till arvodet. Beslut tas av föreningsstämman. 6. Ändring av instruktionen Valberedningen ska löpande utvärdera sitt arbete och till föreningsstämman lämna förslag på sådana ändringar av denna instruktion som valberedningen bedömt vara lämpliga. Instruktionen fastställs av föreningsstämman. 4

Bilaga 5 Valberedningens rapport Valberedningen för HSB Umeå ekonomisk förening och HSB Vind inledde arbetet inför 2016 års stämmor i januari 2016 och har haft fyra protokollförda sammanträden. Intervjuer har genomförts med två nominerade kandidater till HSB Umeås styrelse. Valberedningens ledamöter har deltagit i HSBs ordförandeträffar och styrelsesammanträde. Valberedningen har haft HSBs kod för föreningsstyrning som riktlinje för arbetet. Vi tvingas dock konstatera att engagemanget från bostadsrättsföreningarna inte varit särskilt livligt när det gällt att nominera personer till styrelsen och vi har inte lyckats påverka den ojämna könsfördelningen i det förslag till sammansättning av HSB Umeås styrelse som vi lämnar till årsstämman. Presentation av nominerade kandidater till HSBs styrelse Simon Lindehell har varit styrelseledamot i brf Bågen sedan 2013 och dess ordförande från maj 2015. Han har deltagit i HSBs förvaltningsutbildning steg 1, 2 och 3. Simon är 24 år och arbetar med ekonomi i Svenska kyrkan, Luleå stift med placering i Umeå. Christer Lindvall är ordförande i brf Gräddosten sedan 2 år och dessförinnan vice ordförande i ca 6 år. Han har deltagit i HSBs förvaltningsutbildning steg 1, 2 och 3. Christer är 62 år. Han har omfattande erfarenhet av olika styrelseuppdrag och av politiskt arbete. Han är ordförande i Personalutskottet, Umeå kommun. Valberedningen Gunvor 2016-04-07

#JMBHB

Bilaga 7

Bilaga 7

Bilaga 7

Bilaga 7

Bilaga 7

Bilaga 7