BRIS Barnens Rätt I Samhället Org.nr: 80 20 13 3420 Kodrapport 2009
(gråmarkerade fält avser punkter där inget krav på dokumentation finns eller att dokumentationen ska finnas tillgänglig rnt) 1. Övergripande principer i FRIIs kvalitetskod 1.1 Organisationens värdegrund 1.2 Respekt 1.3 Öppenhet 1.4 Kvalitet 1.5 Engagemang Se under rubriken "Om BRIS" på webbplatsen samt stadgarna 2 som också finns på webbplatsen 2. Förhållningssätt till omvärlden 2.1 Redogörelse för beroendeförhållanden 2.2 Riktlinjer för val av samarbetspartner 2.3 Betydande samarbetspartner 2.4 Krav på samarbetspartner 2.5 Motverka oegentligheter Se under rubriken "Stöd BRIS - företag " på webbplatsen samt i verksamhetsberättelsen och årsredovisningen Se under rubriken "Stöd BRIS - företag " på webbplatsen samt i verksamhetsberättelsen och årsredovisningen Förklaring till avvikelse punkt 2.5 avseende motverka oegentligheter Det finns väl utarbetade rutiner för attest och betalningar inom organisation som motverkar oegentligheter. Anställda och ideella medarbetare uppmuntras också till att ta ett stort ansvar för sitt eget arbete och medverka till utvecklingen av verksamheten och därigenom också framföra sina åsikter. Samverkansmöten mellan arbetsgivaren och de fackliga företrädarna genomförs kontinuerligt. Under 2010 kommer det tas fram skriftliga riktlinjer för en process inom organisationen där anställda, ideella medarbetare och eterna intressenter ges en möjlighet att synliggöra misstänkta oegentligheter utan att själva drabbas negativt. 3. Mål och måluppfyllelse 3.1 Målen omsätts genom aktiviteter 3.2 Måluppfyllelse 3.3 Redovisning av måluppfyllelse Återfinns i verksamhetsberättelsen, årsredovisningen samt BRIS-rapporten som kommer ut årligen. Alla dokument publiceras på webbplatsen 4. Styrning, ledning och kontroll 4.1 Stadgar och högsta beslutande organet 4.1.1 Stadgarnas innehåll Under rubriken "Om BRIS" på webbplatsen 4.1.2 Högsta beslutande organet 4.1.2.1 Kallelse mm Se förklaring nedan 4.1.2.2 Styrelsens och revisorernas närvaro 4.1.2.3 Genomförande 4.1.2.4 Protokoll - årsmöte Se förklaring nedan
(gråmarkerade fält avser punkter där inget krav på dokumentation finns eller att dokumentationen ska finnas tillgänglig rnt) 4.2 Tillsättning av styrelse och revisorer - Valberedningen 4.2.1 Tillsättning av valberedning 4.2.2 Valberedningens uppgift 4.2.3 Styrdokument och kompetensbehov 4.2.4 Formella hinder som styrelseledamot 4.2.5 Mandatperioder och möjligheter till omval 4.2.6 Information om valberedningen 4.2.7 Information om styrelsen Återfinns i stadgarna som finns på webbplatsen Finns på intranätet som en egen kontaktlista och lämnas ut vid förfrågan Årsredovisningen finns på hemsidan se även under rubriken "Om BRIS" på hemsidan 4.5 Styrelsen 4.5.1 Styrelsens arbetsordning 4.5.1.1 Arbetsordning och utskott - Krav på skriftlig arbetsordning 4.5.1.2 Styrelseordförandens åtaganden 4.5.1.3 Styrelseledamöternas åtaganden 4.5.1.4 Styrelseledamöternas personliga ansvar 4.5.1.5 Jäv och oberoende 4.5.1.6 Tillsättning och utvärdering av högsta tjänstemannen 4.5.1.7 Protokoll 4.5.1.8 Utvärdering av styrelsens arbete 4.5.2 Styrelsens arvodering I årsredovisningen samt under rubriken "Om BRIS" på hemsidan i ett särskilt dokument 4.5.3 Styrelsens rapportering 4.5.3.1 Redovisning av måluppfyllelse 4.5.3.2 Finansiell rapportering Se årsredovisningen på webbplatsen 4.5.4 Intern kontroll 4.5.4.1 Utvärdering av rn kontroll 4.5.4.2 Rapportering om rn kontroll Se årsredovisningen på webbplatsen 4.5.5 Arbete med redovisnings- och revisionsfrågor 4.5.5.1 Säkerställande av kvaliteten i den finansiella rapporteringen 4.5.5.2 Ansvar för verksamheten i "efterföljande led" (i förekommande fall) 4.5.6 Styrelsens övriga uppgifter 4.5.6.1 Riktlinjer för finansiering mm enligt FRIIs Vägledningar 4.5.6.2 Riskanalys - och utvärdering 4.5.6.3 FRIIs Kvalitetskod tillämpas Se årsredovisningen på webbplatsen
(gråmarkerade fält avser punkter där inget krav på dokumentation finns eller att dokumentationen ska finnas tillgänglig rnt) 4.6 Ledande befattningshavare 4.6.1 Instruktion till högsta tjänsteman 4.6.1.1 Instruktion från styrelsen 4.6.1.2 Ansvarsfördelning styrelsen och högsta tjänstemannen 4.6.1.3 Högsta tjänstemannens roll i styrelsearbetet 4.6.2 Ersättning till ledande befattningshavare 4.6.2.1 Policy/riktlinjer gällande ersättning till ledande befattningshavare 4.6.2.2 Ersättning till ledande befattningshavare Under rubriken "Om BRIS" på webbplatsen finns det ett särskilt dokument som beskriver detta Se årsredovisningen på webbplatsen Förklaring till avvikelser under styrning, ledning och kontroll Punkt 4.1.2.1 avseende kallelse till kongress Enligt stadgarna är det regionföreningarna som utser ombud till kongressen och regionföreningerna och enskilda medlemmar kan skicka motioner till kongressen. Under 2009 fick alla medlemmar i BRIS ett informationsblad "Medlemsnytt". I det första numret för året fanns det med en kallelse till regionföreningarnas respektive årsmöten samt en information om att det skulle vara kongress i maj och hur man som enskild medlem kunde gå till väga för att skicka in en motion. Däremot gjordes ingen särskild kallelse på hemsidan. Punkt 4.1.2.4 avseende protokoll från kongressen Under tidigare år har protokollet från kongressen skickats ut till regionföreningarna samt publicerats på intranätet som anställda samt ledamöter i regionsstyrelserna och förbundsstyrelsen har tillgång till. Protokollet från kongressen 2009 har under april 2010 lagts ut på hemsidan Punkt 4.5.5.1 avseende säkerställande av kvaliteten i den finansiella rapporteringen Förbundsstyrelsen får löpande under året rapporter om organisationens ekonomiska ställning i samband med styrelsemöten vilket också anges i arbetsordningen för styrelsen. Dessa handlingar har också sänts till den auktoriserade revisorn och under året har en löpande granskning genomförts samt även bokslutsgranskning. Något särskilt upprättad dokument som anger hur styrelsen ska säkerställa den finansiella rapporteringen har dock upprättats. Punkt 4.5.6.2 avseende riskanalys och utvärdering När det gäller BRIS stödverksamhet som riktar sig till alla barn i Sverige finns det mycket tydliga riktlinjer och hur riskerna i den verksamheten ska hanteras. Detta följs upp och kontrolleras kontinuerligt och riktlinjerna ändras om det finns skäl för det. Förbundsstyrelsen får vid varje möte en rapport från generalsekreteraren om verksamheten samt andra rapporter som gör att det finns en löpande uppföljning av eventuella risker för organisationen. Någon övergripande riskanalys för organisationen samt någon strategi för riskhantering har dock tagits fram och organisationen avser att arbeta vidare med dessa frågor under 2010.
(gråmarkerade fält avser punkter där inget krav på dokumentation finns eller att dokumentationen ska finnas tillgänglig rnt) 5. Insamling 5.1 Innehav av 90-konto I årsredovisningen samt på webbplatsen 5.2 Policy/riktlinjer för insamling 5.3 Förtroende 5.4 Organisationens ansvar 5.5 Insamlingens ändamål På webbplatsen under "Stöd BRIS" 5.6 Återrapportering På webbplatsen i årsredovisningen och i BRIS-rapporten samt andra redovisningar av projekt och alla sidor som hänvisar till stödverksamheten på olika sätt 5.7 Kostnader Insamlingskostnaderna anges i årsredovisningen 5.8 Respekt för givaren 5.9 Gåvor till särskilda ändamål 5.10 Återbetalning av gåva 5.11 Att tacka nej till gåva 5.12 Bild och tet i insamlingsarbetet 5.13 Minderåriga i insamlingsarbetet 5.14 Marknadsföring 5.15 Gåvor i form av fast egendom mm Förklaring till avvikelse punkt 5.15 avseende gåvor i form av fast egendom När det gäller gåvor i form av värdepapper finns det klara riktlinjer om hur dessa ska hanteras i BRIS kapitalförvaltningspolicy. Vid gåvor i form av fastigheter, bostadsrätter och lösöre, vilket vanligtvis avser arv, har organisationen haft som prais att sälja dessa tillgångar då de kan användas i verksamheten. Under 2010 kommer riktlinjerna för insamling och sponsring att uppdateras med hur dessa gåvor ska hanteras i enlighet med tidigare prais. 6. Medarbetare (anställda och frivilliga) 6.1 Policies/riktlinjer för anställda 6.2 Uppföranderegler 6.3 Frivilliga 6.4 Respekt för medarbetarnas rättigheter 6.5 Kompetensutveckling 6.6 Utvärdering Under rubriken "Om BRIS" på hemsidan finns upplysningar om ersättningen till generalsekreteraren och samt vad som gäller övriga anställda i ett särskilt dokument. 7. Rapportering och information 7.1 Kodrapport 7.2 Finansiell rapportering - årsredovisning 7.3 Årsredovisning eller särskild rapport Återfinns som en bilaga till årsredovisningen som publiceras på webbplatsen Se årsredovisningen på webbplatsen Se årsredovisningen på webbplatsen 7.4 Webbplatsen Se webbplatsens olika delar enligt ovan 7.5 Annan offentlig redovisning Tillgänglig på intranätet och lämnas ut vid förfrågan Revision 7.6 Auktoriserad eller godkänd revisor Se årsredovisningen på webbplatsen 7.7 Utökad granskningsskyldighet
Intern kontroll rapport Organisationen har ett 90-konto som utfärdats av Svensk Insamlingskontroll och som innebär att en särskild granskning genomförs varje år och det innebär också att BRIS måste ha en auktoriserad revisor. BRIS följer också de rekommendationer och riktlinjer som FRII, Frivilligorganisationernas insamlingsråd, utfärdar. I stadgarna anges det dels att organisationen ska ha en auktoriserad revisor, men även en förtroendevald revisor vars främsta uppgift är att granska att verksamheten genomförs i enlighet med de beslut som fattas på kongressen och att granska förbundsstyrelsens förvaltning. Vid kongressen 2009 tillsattes också ett granskningsutskott vars uppgift är granska hur verksamhetsplaner och BRIS arbete med mål och idéer genomförs. Rapport skall ske till förbundets kongress och arbetet med detta kommer att påbörjas under år 2010. I nästa led är det förbundsstyrelsen som är ytterst ansvarig för den rna kontrollen inom organisationen. Detta innebär att de ansvarar för riktlinjer från ledningen följs, tillgångar skyddas, fel och oegentligheter förhindras och upptäcks samt att den ekonomiska informationen och rapporter upprättas i tid. Förbundsstyrelsen har i slutet av år 2009 antagit ett styrdokument som redovisar hur förbundet styrs och som innefattar en arbetsordning för styrelsen, en befattningsinstruktion för generalsekreteraren, arbetsfördelning mellan styrelsen och generalsekreteraren och även vilket ansvar som de regionala styrelserna har i organisationen. I arbetsordningen anges det tydligt att vissa rapporter alltid ska lämnas vid ordinarie styrelsemöten för att styrelsen ska ha en god kontroll över verksamheten både ekonomiskt och verksamhetsmässigt. De rapporter som avses är följande: - GS-rapport - Ekonomiska rapporter - Sponsring -, insamlingsrapport - Redovisning av stödverksamheten - Medlemsstatistik Förbundsstyrelsen beslutar vid sitt konstituerande mötet efter kongressen om en attestordning samt firmatecknare, vilket framgår av arbetsordningen ovan. Attestordningen som tydligt anger vilka som har rätt att attestera och betala fakturor m m uppdateras löpande vid personalförändringar. En väldefinierad budget som anger ramarna för kostnader inom olika verksamheter och projekt beslutas av förbundsstyrelsen inför varje verksamhetsår. Inom stödverksamheten finns det sedan länge väl utarbetade rutiner och riktlinjer för hur arbetet ska genomföras, följas upp och utvärderas. Här är det särskilt viktigt med tanke på att skydda barnens anonymitet och att alla anställda och ideella medarbetare som kommer i kontakt med barn vet vilka regler som finns.