SERVICE Nämnd budget 2016
Innehållsförteckning 1 Översiktlig beskrivning av nämnden... 5 1.1 Nämndens uppdrag... 5 1.2 Verksamhetens omfattning... 5 1.3 Nämnd/styrelse... 5 1.4 Förvaltningens organisation... 5 2 Så här styrs kommunen... 6 3 Visionen visar vart vi vill... 7 4 Kommunens omvärldsanalys... 9 5 Nämndens omvärldsanalys... 10 6 Kommunfullmäktiges inriktningar... 11 6.1 Vår värdegrund, Bitt... 11 7 Nämndens inriktning... 12 8 Mål... 14 8.1 Ökat inflytande... 14 8.2 Bemötande och tillgänglighet... 15 8.3 God livskvalitet... 15 8.4 Trygg kommun... 15 8.5 Företagsvänlig kommun... 16 8.6 Minskad energianvändning... 16 8.7 Ekologiska livsmedel... 16 8.8 Minska farliga kemikalier... 17 8.9 Minskade koldioxidutsläpp... 17 8.10 Attraktiv arbetsplats... 17 9 Direktiv... 18 9.1 Direktiv från kommunfullmäktige... 18 9.2 Direktiv från nämnden... 19 10 Nyckeltal/Verksamhetsmått... 20 10.1 Kommentar verksamhetsmått... 20 10.2 Resursmått... 20 10.3 Prestationsmått... 20 10.4 Effektmått... 20 11 Personalfrågor med kommentarer... 21 11.1 Beskrivning av förvaltningens arbetsgivarvarumärke... 21 11.2 Medarbetarenkät... 21 11.3 Personalmått... 22 12 Ekonomi med kommentarer... 23 12.1 Driftbudget... 23 12.2 Investeringsbudget... 24 13 Intern kontroll... 25 13.1 Intern kontroll... 25 14 Policys, planer och program... 27 14.1 Styrdokument beslutade av kommunfullmäktige... 27 14.2 Styrdokument beslutade av nämnden för Service... 27 15 Avgifter och taxor... 28 Nämndbudget 2016 3
Nämndbudget 2016 4
1 Översiktlig beskrivning av nämnden 1.1 Nämndens uppdrag Nämnden för Service ska utveckla och leverera tjänster med hög servicegrad till nytta för förvaltningar och för kommunen som helhet. 1.2 Verksamhetens omfattning Förvaltningen har 803 medarbetare, motsvarande 728 årsarbetare. Förvaltningen omsätter totalt 898 mkr. 1.3 Nämnd/styrelse Nämnden för Service består av det antal ledamöter och ersättare fullmäktige beslutar, för närvarande sju ledamöter och sex ersättare. Nämndens sammanträden bereds av ett presidium bestående av ordförande och vice ordförande. Nämnden sammanträder vanligtvis tio gånger per år. 1.4 Förvaltningens organisation Förvaltningen genomgår under hösten 2015 en omfattande organisationsförändring. Från och med 2016 kommer verksamheten att organiseras i fem affärsområden. Innehållet i dessa affärsområden tas fram under hösten. Nämndbudget 2016 5
2 Så här styrs kommunen I Kungsbacka har vi valt att styra våra verksamheter med en levande vision, tydliga mål, en gemensam värdegrund. Vi har en tydlig arbetsfördelning mellan politiker och tjänstemän. Det är politikerna i kommunfullmäktige och nämnder som bestämmer vad som ska göras och formulerar inriktning, mål och direktiv för arbetet, medan förvaltningarna bestämmer hur det ska göras i sina genomförandeplaner. Personalen och ekonomin är de tillgångar vi har för att nå dit vi vill och skapa ett bra resultat för kommuninvånarna. I slutändan är uppföljningen viktig för att se om vi når de resultat vi vill om vi följer det som politikerna beslutat om. Det här är Kungsbackas styrmodell Så här tar vi fram budgeten Nämndbudget 2016 6
3 Visionen visar vart vi vill Vi har en vision om hur vi vill att det ska vara att bo och verka i Kungsbacka i framtiden. Visionen pekar ut riktningen och visar vart vi vill. Alla ledare och alla medarbetare har ett ansvar att verka för att vi gemensamt når visionen. Det är de gemensamma ansträngningarna som avgör om vi kommer dit. Kungsbacka skall utvecklas till en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar kommun Kungsbacka är en del av storstadsregionen Göteborg med dess puls, arbetsmarknad och kulturutbud, men också en del av Halland. Kommunen består även av landsbygd med dess lugnare rytm. Den unika miljön med kusten, naturen, kulturlandskapet och den vackra innerstaden, gör Kungsbacka till en attraktiv kommun att bo i. Kungsbacka skall utvecklas till en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar kommun. Detta sammantaget leder till det goda livet och gemenskap människor emellan. Kungsbacka kan ligga i spetsen och erbjuda nya möjligheter till information, insyn och demokrati Kungsbacka är bra för invånarna såväl unga som gamla. Våra skolor skall vara bland de bästa i landet vad gäller studieresultat, funktionalitet, modernitet och miljö. I den kommunala verksamheten bemöts alla invånare med uppmärksamhet och intresse. Med utbyggnaden av bredband kan Kungsbacka ligga i spetsen och erbjuda nya möjligheter till information, insyn och demokrati. Vi har nolltolerans för hårt språk, våld, kriminalitet och nonchalans Vi har nolltolerans för hårt språk, våld, kriminalitet och nonchalans oavsett om det sker i skolor, i hem, på arbetsplatser eller på gator och torg. Missbruk försöker vi stävja tidigt och ge en hjälpande hand om det trots allt går snett. Tryggheten i de sociala välfärdssystemen ska fungera och finnas till hands när vi behöver den. Kungsbacka skall bli ett starkare alternativ för företag som söker etablering i Göteborgsregionen Ett levande och livligt Kungsbacka behöver en bättre balans mellan boende och arbetstillfällen. Kungsbacka skall bli ett starkare alternativ för företag som söker etablering i Göteborgsregionen. Handelsplatsen Kungsbacka blir en del av dynamiken i det moderna Kungsbacka med fler etableringar och satsning på utbildning. Nya företag och arbetsplatser skall etableras längs såväl E6 som västkustbanan. Småindustri och hantverk skall utvecklas i kommunens olika delar. Valfrihet i bostadsutbud med fler mindre lägenheter Kungsbacka stad skall växa och bli ett mer framträdande nav i kommunen. Vi skall bygga tätare, mer stadslikt och högre än tidigare. Utvecklingen skall präglas av variation, valfrihet och verksamhet. Variation i stadsplanering med en nybyggnation som har mer djärv stil och arkitektur, valfrihet i bostadsutbud med fler mindre lägenheter... Nämndbudget 2016 7
Ett stadsliv med rika möjligheter till möten, kulturupplevelser och restaurangbesök... verksamhet med nya arbetsplatser inom service- och tjänstesektorn samt ett stadsliv med rika möjligheter till möten, kulturupplevelser, restaurangbesök och övernattningsmöjligheter. Ny bebyggelse skall präglas av varsamhet så att kulturvärden beaktas. Kungsbackas tillhörighet och tillgänglighet i Göteborgsregionen och Region Halland skall stärkas genom bättre kommunikationer. Flaskhalsar för både väg- och järnvägstrafiken byggs bort, och möjligheten att åka kollektivt utökas. Kungsbackaån är en tillgång vars närområde skall utvecklas till en unik miljö för boende, aktiviteter och arbete. Området längs Kungsbackaån med närhet till innerstaden, pendel och handelscentra kan skapa spännande förutsättningar för stadsliv ute och inne, som gör området känt och ger Kungsbacka profil i hela regionen. Nämndbudget 2016 8
4 Kommunens omvärldsanalys I omvärldsanalysen har fyra övergripande drivkrafter och fjorton säkra trender identifierats. Dessa drivkrafter och trender utgör tillsammans de förändringar i omvärlden som påverkar kommunens verksamhet. Fyra övergripande drivkrafter 1. En växande befolkning Färre unga ska försörja fler gamla, något som på sikt blir allt svårare. Detta innebär att vi har växande grupper med stora behov av särskild service. 2. Den tekniska utvecklingen Teknikutvecklingen går snabbt inom många områden och har en stark påverkan på hela vårt samhälle. Vi kan idag enkelt kommunicera med varandra över hela världen. IT-utvecklingen har medfört fler valmöjligheter på marknaden. Nya smarta och effektiva lösningar inom områden som bostäder, transporter och energi hänger till stor del ihop med teknikutvecklingen. 3. Med fokus på miljön Miljö- och klimatfrågan har kommit alltmer i fokus. Frågan prioriteras betydligt mer politiskt såväl som av näringsliv och organisationer. 4. Individen står i centrum Den enskilde individens krav och möjligheter till att fatta egna beslut i vardagen har ökat. Den ökade individualiseringen tillsammans med ökad kunskapsnivå bland invånarna höjer kraven och förväntningarna på tjänster, inte minst välfärdstjänster. Fjorton säkra trender De fyra övergripande drivkrafterna driver den globala utvecklingen framåt och påverkar därmed hela världen. Drivkrafterna driver även på de fjorton säkra trender som identifierats i omvärldsanalysen. Dessa trender påverkar Kungsbackas möjligheter till att vara en attraktiv kommun fram till år 2020. Sammanfattningsvis, samspelar drivkrafterna med nedanstående trender på så vis att de påverkar vår verksamhet med avseende på våra möjligheter att nå våra mål. 1. Ökad medvetenhet om miljö- och energifrågor 2. Kraven på kommunen ökar. Ställs ökade krav från EU, staten, länsstyrelsen, med flera 3. Att skapa ett hållbart samhälle står i centrum. Planera och bygga samhället så att det fungerar för alla 4. Individualiseringen medför ökade krav på inflytande och valfrihet 5. Den upplevda tidsbristen ökar och medför lägre tolerans för strul och misstag 6. Regionernas betydelse ökar. Större och starkare regioner växer fram och får mer att säga till om 7. Arbetsmarknaden ställer allt högre krav på kommunen och den kommunala servicen 8. Högre krav på kollektivtrafik och infrastruktur, då antalet resor mellan boende och arbete ökar 9. Ökade krav på rörlighet och platsoberoende 10. Större konkurrens om arbetskraft och arbetsplatser. Konkurrerar i en högre utsträckning om tjänster 11. Engagemanget i politiken ser annorlunda ut. Mer fokus på en eller ett fåtal enskilda frågor 12. Det ideella engagemanget ökar 13. Högre krav på kommunen som arbetsgivare 14. Ökade krav på mer smarta och enkla tjänster inom E-förvaltning Nämndbudget 2016 9
5 Nämndens omvärldsanalys Kommunen växer och därmed behovet av kommunal service. Växande verksamhet hos beställarna ökar efterfrågan på stödtjänster från Service. Expansionen innebär att Kungsbacka befinner sig i omvandlingen från en mindre till en större kommun. Detta påverkar arbetssätt, kompetens och innehåll på stödtjänsterna. Både brukare och beställare förväntar sig högre grad av flexibilitet och valfrihet samt kontinuerlig utveckling av vårt tjänsteutbud. Kraven ökar på snabbare och korrekta svar i kontakten med kommunen. Marknaden av stödtjänster växer och många större aktörer arbetar aktivt med att utveckla och samordna leveransen av tjänster. Ökat fokus på konkurrensutsättning och outsourcing medför ytterligare behov av effektiviseringar samt ett aktivt arbete med att värdera utförande i egen regi kontra upphandling av tjänster. Konkurrensutsättning och outsourcing ställer krav på hög beställarkompetens och kontroll av leverantörer. Tillgången på kvalificerad arbetskraft påverkar förvaltningens förmåga att hantera personalförsörjningen och därmed även kvaliteten på levererade tjänster. Det är en utmaning att hantera den pågående generationsväxlingen i kombination med att tillgodose ett modernt ledarskap som nya medarbetare och dagens generation ställer krav på. Vi attraherar den rätta kompetensen till vår verksamhet om vi lyckas profilera oss som en modern, attraktiv och omtänksam arbetsgivare. Vi når framgång genom att värna om mångfald och ordna med förutsättningar för praktikplatser och arbetsträning. Teknikutvecklingen med nya arbetssätt, systemstöd, sociala medier och ökad mobilitet förändrar arbetsformer, kompetensbehov och roller. Det snabba tempot ställer krav på att exempelvis tekniska investeringar och kompetensutveckling följer utvecklingen så att de tjänster kunderna efterfrågar kan levereras med god kvalitet. Medvetenheten kring miljöfrågorna är hög hos beställare och kommuninvånare. Nämnden ser ett behov av att ligga i framkant och vara ledande i miljö- och energifrågor. Förutom energi- och livsmedelsfrågorna bör ett större fokus läggas på fordon med alternativa bränslen och minskad kemikalieanvändning. Nämndbudget 2016 10
6 Kommunfullmäktiges inriktningar Kommunfullmäktige beslutar om inriktningen på vårt arbete. Inriktningen handlar om vårt förhållningssätt gentemot kommuninvånarna, helt enkelt vilka värderingar allt vårt arbete ska utgå från. 6.1 Vår värdegrund, Bitt Alla som arbetar i ska ge ett gott bemötande och skapa möjligheter för medborgarna att ha inflytande över vår service. Vi ska vara tillgängliga för medborgarna. Med detta skapar vi trygghet. Detta är Bitt, vår värdegrund. Bokstäverna står för Bemötande, Inflytande, Tillgänglighet och Trygghet. Bitt är något alla anställda förväntas känna till och jobba utifrån. Den säger inte exakt hur vi ska arbeta, men det visar tydligt hur politikerna förväntar sig att vi förhåller oss till dem vi är till för. Alla de som har en arbetsledande roll har ett särskilt ansvar för att hålla diskussionen levande i organisationen. Bitt följs årligen upp på en kommunövergripande nivå i samband med kommunens årsredovisning. Nämndbudget 2016 11
7 Nämndens inriktning Vi ska ha en nära dialog med förvaltningarna Vi kan lättare fånga förvaltningarnas behov och lösa kommungemensamma frågeställningar Vi genomför uppföljning och utvärdering av levererad tjänst i samförstånd(möjlighet att erbjuda anonymitet vid utvärdering av tjänst) Vi får möjlighet att kommunicera om våra tjänster så att de uppfattas rätt av förvaltningarna och att kunna återkoppla våra utvecklingsfrågor Vi får en ökad kunskap om förvaltningens verksamhet Vi ska erbjuda bästa kvalité till konkurrenskraftigt pris. Genom att jämföra oss med andra utförare Följa upp externa leverantörer och utförare för att säkerställa att vi får den kvalitet vi betalar för Ha tydliga uppdragsbeskrivningar till externa utförare för att garantera kvalitet och utförande (enligt en standardnivå) Ha tydliga tjänstebeskrivningar och beställningar för att säkerställa vad som kan förväntas av tjänsten Vi ska kontinuerligt utveckla och förbättra våra tjänster Vi ska utveckla tjänster genom att i större utsträckning vara närvarande i kundens vardag Att identifiera kommungemensamma stödprocesser som kan erbjudas som tjänst Genom att nyttja befintlig och ny teknik arbetar vi smartare och effektivare Genom att låna och kopiera goda exempel från andra kommuner och organisationer Vi ska vara en attraktiv och omtänksam arbetsgivare Att förhållande mellan medarbetare och chef präglas av lyhördhet, empati, tydlighet och ömsesidig dialog. Vi har ett öppet och tillåtande klimat där vi värdesätter medarbetarnas mod att våga prova och våga misslyckas Vi har en tydlig plan för att profilera oss som en attraktiv och omtänksam arbetsgivare Vi är bra på att lyfta fram goda exempel och framsteg som vi gör i Service Genom att vi erbjuder flexibla arbetstider, en god arbetsmiljö och särskilda satsningar på friskvård(hälsosam) Att erbjuda utvecklings- och kompetenshöjningsmöjligheter Synliggöra möjlighet till intern rörlighet Alla som arbetar inom Service ska känna att organisationen är begriplig, hanterbar och meningsfull, med tydliga mandat och befogenheter och där man får en känsla av sammanhang. Vi ska vara en föregångare i kommunens miljöarbete Genom att förändra vår fordonsflotta med införande av eldrivna fordon Genom att ta hänsyn till miljöpåverkan i de beslut som nämndens fattar Aktivt arbeta för att skapa symbolvärden ur ett miljöperspektiv o Laddstationer för eldrivna fordon o Utreda behov, möjligheter och aktörer Nämndbudget 2016 12
o Samarbete över förvaltningsgränser o Skapa förutsättningar för samarbete med näringslivet Vi behöver utveckla samarbetet med Eksta avseende förnyelsebar energi och nybyggnation av lokaler Vi ska erbjuda digitala lösningar som möjliggörare för att driva förstklassig verksamhet Vi behöver skapa förutsättningar för att kunna ligga i framkant genom destinerade ekonomiska medel och ett tydligt mandat Det innebär att vi har en tydlig IT-strategi och röd tråd i utvecklingen av digitala lösningar Nämndbudget 2016 13
8 Mål Det främsta styrdokumentet i kommunen är Visionen. Där har kommunfullmäktige gett uttryck för hur de vill se kommunens långsiktiga utveckling. Med Visionen som bas, en utblick i omvärlden och analys av tidigare års uppföljningar beslutar fullmäktige om ett antal prioriterade mål som vart och ett faller under en eller flera politiska nämnder. Målen är formulerade som den effekt vi vill uppnå. För att kunna följa upp om våra ansträngningar leder till resultat finns en mätning för respektive mål där vi anger ambitionsnivå för varje enskilt år. Nämnderna ska planera sin verksamhet utifrån de prioriterade målen som kommer att följas upp i delårsrapporter och årsredovisningen. Samordning och adressering I kommunens budget anges även vilka nämnder som ska arbeta med respektive mål. Det finns alltid en samordnande nämnd för varje mål med ett särskilt ansvar. Övriga nämnder som förväntas bidra till måluppfyllelse kallas adresserad nämnd. Samordnande nämnder samordnar arbetet med målet inom kommunen sammanställer vad samtliga nämnder gör för att bidra till måluppfyllelse ansvarar för att följa upp arbetet och göra en samlad analys bidrar aktivt med underlag för utveckling och förbättring av målet Adresserade nämnder arbetar aktivt för att bidra till måluppfyllelse samverka med övriga berörda nämnder Nämnderna ska planera sin verksamhet utifrån de prioriterade målen som kommer att följas upp i delårsrapporter och årsredovisningen. Adresserade nämnders förvaltningar ansvarar för att en genomförandeplan med aktiviteter upprättas för att nå mål samt följa upp densamma och redovisa till nämnden. Varje nämnd tar egna mål, så kallade resultatmål. Dessa är nedbrytningar av prioriterade mål som gäller för deras verksamhet och vid behov formulerar även nämnderna helt egna resultatmål. Direktiv är det mest konkreta sätt våra kommunpolitiker styr på. Direktiven beskriver exakt vilka uppgifter som ska utföras under ett eller två år. Direktiv används för att tydliggöra att området är prioriterat, det kan också vara ett sätt att påskynda ett arbete. Direktiv handlar om särskilda frågor som lyfts upp och som ska vara genomförda till en viss tidpunkt. Tjänstemännen har en skyldighet att redovisa för politikerna på vilket sätt man genomfört direktivet. Nämnden ska planera sin verksamhet utifrån direktiven som kommer att följas upp i årsredovisningen. 8.1 Ökat inflytande Beslutats av Nämndbudget 2016 14
Kommunfullmäktiges formulering Andelen invånare som upplever att de har inflytande ska öka Mätning Utfall 2014 2016 2017 2018 SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor NII 45 49 50 50 8.2 Bemötande och tillgänglighet Beslutats av Kommunfullmäktiges formulering Andelen som upplever ett gott bemötande och god tillgänglighet i kontakt med kommunen ska öka Mätning SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Bemötande & Tillgänglighet Utfall 2014 2016 2017 2018 57 62 63 64 8.3 God livskvalitet Beslutats av Kommunfullmäktiges formulering Andelen invånare som upplever förutsättningar för god livskvalitet ska öka Mätning Utfall 2014 2016 2017 2018 SCB:s medborgarundersökning, egen tilläggsfråga 94% 95% 96% SCB:s medborgarundersökning, egen tilläggsfråga 78% 79% 80% 8.4 Trygg kommun Beslutats av Kommunfullmäktiges formulering Andelen invånare som upplever att de är trygga ska öka Mätning Utfall 2014 2016 2017 2018 SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Trygghet 67 67 68 68 Nämndbudget 2016 15
8.5 Företagsvänlig kommun Beslutats av Kommunfullmäktiges formulering Kungsbacka ska vara känd som en företagsvänlig kommun Mätning Insikt, SKLs servicemätning av kommunernas myndighetsutövning för företag. NKI totalt Svenskt Näringslivs attitydundersökning av kommuners och däribland s företagsklimat Utfall 2014 2016 2017 2018 63 65 68 70 3,3 3,6 3,7 3,8 8.6 Minskad energianvändning Beslutats av Kommunfullmäktiges formulering Energianvändningen i kommunens lokaler ska minska Mätning Antal kvadratmeter installerade solpaneler i kommunens fastighetsbestånd ska öka Den totala mängden tillförd energi, kwh/m2, graddagskorrigerad Utfall 2014 1 620kvm 2016 10 000 kvm 2017 2018 168 155 150 145 8.6.1 Antal kvadratmeter installerade solpaneler i kommunens befintliga fastighetsbestånd ska öka Beslutats av 8.7 Ekologiska livsmedel Beslutats av Kommunfullmäktiges formulering Andel inköpta certifierade ekologiska livsmedel ska öka Mätning Andel inköpta miljömärkta livsmedel i kronor i förhållande till totalt inköpta livsmedel Utfall 2014 2016 2017 2018 26% 30% 35% 38% Nämndbudget 2016 16
8.8 Minska farliga kemikalier Beslutats av Kommunfullmäktiges formulering Användningen av farliga kemikalier i kommunens verksamheter ska minska Mätning Utfall 2014 2016 2017 2018 Andelen inköpta ej miljömärkta rengöringsmedel 14% 10% 5% 1% 8.9 Minskade koldioxidutsläpp Beslutats av Kommunfullmäktiges formulering Utsläpp av koldioxid från kommunens tjänsteresor ska varje år minska med 2,5% Mätning Resandestatistik flyg- och tågresor från leverantör. Egen mätning för egen bil i tjänsten och resande med tjänstebilar Utfall 2014 2016 2017 2018 0,9% -2,5% -2,5% -2,5% 8.10 Attraktiv arbetsplats Beslutats av Kommunfullmäktiges formulering ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats Mätning Medarbetarenkäten genom ett medeltal av fyra utvalda indikatorer Utfall 2014 2016 2017 2018 Jämix, antal poäng, max är 180 poäng 83 87 89 91 Andel heltidsanställda 59% Andel arbetstid som utförs av timavlönade 7,6% 7,5 Nämndbudget 2016 17
9 Direktiv 9.1 Direktiv från kommunfullmäktige 9.1.1 Direktiv tillgänglighet av handlingar Kommunfullmäktiges formulering Kommunen ska förbättra sin digitala informationshantering och bli snabbare på att lämna ut handlingar. För att tydligt trycka på denna utveckling lägger kommunfullmäktige ett direktiv att samtliga nämnder ska uppdatera sina dokumenthanteringsplaner. De uppdaterade dokumenthanteringsplanerna ska vara anpassade till processorienterad informationshantering och tillvarata digitaliseringens möjligheter. Nämnderna ska säkerställa att dokumenthanteringsplanen är känd och förankrad hos dem de berör. Och att dessa personer har den kunskap som krävs för att vi ska ha våra handlingar lätt tillgängliga och att vi följer regelverk för utlämnande av allmänna handlingar. Samordningsansvarig nämnd Kommunstyrelsen 9.1.2 Värdskap i toppklass Kommunfullmäktiges formulering Medarbetare i ska ge ett gott bemötande och ge möjligheter för kommuninvånarna att ha inflytande över hur tjänster utförs. De ska vara tillgängliga för kommuninvånarna. På detta sätt skapas trygghet. Detta är Bitt kommunens värdegrund. Vi vill förbättra kommunens bemötande emot invånarna, därför vill vi att varje möte som sker i kommunen skall vara ett möte i toppklass enligt Bitt. Varje ledare och medarbetare är värdar för dessa möten. Därför ger vi direktiv till kommundirektören att ta fram ett åtgärdsprogram för att samordna organisationen så att värdskap i toppklass uppnås. Nämnderna har att förhålla sig till kommundirektörens åtgärdsprogram. Värdskap i toppklass är ett förhållningsätt som har sin utgångspunkt i varje medarbetares val av beteende och attityd kopplat till beslut och agerande i kontaktögonblicket med en medborgare eller kollega vilket är i linje med kommundirektörens ledarvision. Vi vet alla varför vi går till jobbet! Vi har roligt!! Vi har kundens fokus och skapar nytta i allt vi gör. Vi litar på att alla gör sitt jobb och gör sitt bästa, vi vill varandras väl! Samordningsansvarig nämnd Kommunstyrelsen 9.1.3 Direktiv praktikplatser Kommunfullmäktiges formulering Samtliga förvaltningar ska ha beredskap att kunna ställa praktikplatser till förfogande för arbetssökande i. Samordningsansvarig nämnd Gymnasie & Vuxenutbildning Nämndbudget 2016 18
9.2 Direktiv från nämnden 9.2.1 Ta fram en plan för att etablera laddningsstationer och göra inköp av elfordon och börja använda fordonstypen i service verksamheter 9.2.2 Definiera begrepp som närodlat och lokalproducerat Förklaring av målet/direktivet För att kunna föra en diskussion om målsättning med närodlat och lokalproducerat måste vi utgå från en gemensam och förankrad definition av de två begreppen. 9.2.3 Ta fram en modell för intern kontroll Förklaring av målet/direktivet Modellen ska identifiera särskilt viktiga områden i Service verksamhet där vi kan förutse risker och möjligheter, så väl ekonomiska som verksamhetsspecifika 9.2.4 Etablera en organisation i enlighet med nämndens uppdrag och inriktning Förklaring av målet/direktivet Direktivet innehåller flera underkategorier 9.2.5 Samordna och standardisera våra tjänster utifrån förvaltningarnas likartade behov till största möjliga nytta och kostnadseffektivitet för kommunen 9.2.6 Standardisera utformningen av nya lokaler för kommunens verksamheter 9.2.7 Tydliggöra valfrihet utöver basutförande och standardkoncept med möjlighet till egna anpassningar av tjänsteköp 9.2.8 Ta fram lämpliga metoder för att följa upp Service uppdrag 9.2.9 Ta fram relevanta mål, nyckeltal och uppföljningsmetoder som matchar uppdrag och organisation Nämndbudget 2016 19
10 Nyckeltal/Verksamhetsmått 10.1 Kommentar verksamhetsmått 10.2 Resursmått Delområde Nyckeltal Utfall 2013 Utfall 2014 Riket 2014 Prognos 2015 Budget 2016 Måltider Fastigheter Kostnad per skollunch (kr) - Grundskolan Kostnad per skollunch (kr) - Gymnasiet Andelen inhyrda lokaler i förhållande till egna Underhållskostnad per kvm (kr) 29,77 30,53 29,41 30,7 29% 30% 50 55 10.3 Prestationsmått Delområde Nyckeltal Utfall 2013 Utfall 2014 Riket 2014 Prognos 2015 Budget 2016 Måltider Fastigheter Svinn per elev 5,3% 5,3% Andelen ekologiska livsmedel Andel genererad solenergi av kommunens totala förbrukning 17% 26,4% Kommer att uppnås 10.4 Effektmått Nämndbudget 2016 20
11 Personalfrågor med kommentarer 11.1 Beskrivning av förvaltningens arbetsgivarvarumärke Förvaltningen för Service ska uppfattas som en attraktiv och omtänksam arbetsgivare. Detta innebär att: förhållandet mellan chef och medarbetare präglas av lyhördhet, empati, tydlighet och ömsesidig dialog vi har ett öppet och tillåtande klimat där vi värdesätter medarbetarnas mod att våga prova och våga misslyckas vi har en tydlig plan för att profilera oss som en attraktiv och omtänksam arbetsgivare vi är bra på att lyfta fram goda exempel och framsteg inom förvaltningen vi erbjuder flexibla arbetstider, en god arbetsmiljö och särskilda satsningar på friskvård (Hälsosam) erbjuda utvecklings- och kompetenshöjningsmöjligheter synliggöra möjlighet till intern rörlighet alla som arbetar inom Service ska känna att organisationen är begriplig, hanterbar och meningsfull, med tydliga mandat och befogenheter och där man får en känsla av sammanhang. Medarbetarenkäten som genomfördes 2014 visar att förvaltningen har ett gott rykte och att många medarbetare är stolta över att arbeta inom Service. 11.2 Medarbetarenkät Nyckeltal Utfall 2014 Mål 2016 Arbetsmiljö 7,1 7,2 Ledarskap 7,7 7,8 Medarbetarskap 7,6 7,7 MMI, motiverad medarbetarindex 72 73 HME, hållbart medarbetar engagemang 80 81 Framgångsfaktorer/lojalitet 7,5 7,6 Rekommendationsvilja 18 19 I förhållande till kommunen som helhet, redovisar förvaltningen över lag ett gott resultat i den medarbetarenkät som genomfördes 2014. Däremot framgår tydligt att det finns två prioriterade områden inom förvaltningen: Arbetsbelastning Arbetsmiljö Med anledning av detta har förvaltningen påbörjat ett arbete kring Hälsofrämjande ledarskap/arbetsplats som innebär att skapa en känsla av sammanhang (KASAM) och på så vis främja hälsa i arbetslivet. Nämndbudget 2016 21
11.3 Personalmått Trenden i samhället är att både långtidssjukfrånvaron och korttidsfrånvaron upp till 14 dagar ökar. Inom förvaltningen för Service ser trenden ut att gå åt ett annat håll, då den totala sjukfrånvaron är i princip oförändrad jämfört med föregående år. Sjukfrånvaron minskar eller är oförändrad inom de flesta områden. Däremot ser vi att korttidsfrånvaron upp till 14 dagar ökar samt att sjukfrånvaron inom Lokalvård ökar. Även om sjukfrånvaron är stabil, är trenden de senaste åren att frisknärvaron (d v s medarbetare som har haft maximalt fyra sjukfrånvarotillfällen) minskar. Ett arbete för att skapa hälsa i arbetet, Hälsofrämjande arbetsplats, har påbörjats och kommer att fortgå under kommande år. Förvaltningen och då främst Lokalvård - har fått en ökad medvetenhet begreppet önskad sysselsättningsgrad, vilket har medfört att antalet heltider har ökat. För att kunna arbeta mer aktivt med önskad sysselsättningsgrad förutsätts en kommungemensam dialog och samsyn med övriga förvaltningar både när det gäller önskad sysselsättningsgrad och vid vilken tidpunkt under dagen som förvaltningens tjänster ska levereras Nyckeltal Utfall 2014 Utfall 2015 Mål 2016 Andel heltid 59% 61% 62 Andel kvinnor som har heltid 50% 53% 54 Andel män som har heltid 89% 88% 89 Andel deltid 41% 39% 38 Andel kvinnor som har deltid 50% 47% 46 Andel män som har deltid 11% 12% 11 Sjukfrånvaro Totalt 5,7% 5,7% 5,5 Sjukfrånvaro Kvinnor 6,4% 6,7% 6,4 Sjukfrånvaro Män 3,6% 2,8% 2,8 Totalt antal anställda 787 803 Andel anställda kvinnor 77% 76% 75 Andel anställda män 23% 24% 25 Antal medarbetare per enhetschef 28 30 28 Frisknärvaro 50% 58% 60 Frisknärvaro Kvinnor 48% 56% 58 Frisknärvaro Män 55% 66% 68 Nämndbudget 2016 22
12 Ekonomi med kommentarer Kommunfullmäktige beslutade 9 juni 2015 om Kommunbudgeten 2016 och plan 2017-2018. Följande avsnitt behandlar ramfördelning av driftbudget 2016 och sammandrag investeringsbudget 2016-2020. 12.1 Driftbudget Ramfördelning driftbudget Ramfördelning/ anslagsbindningsnivå Bokslut 2014 Budget 2015 Budget 2016 Externa och interna intäkter samt ram enligt Kommunbudget 2016 Service 402 340 433 860 420 523 Fastigheter 442 125 465 125 488 463 Summa 844 465 898 985 908 986 Kommentar till ramfördelning driftbudget Budgetansvariga inom förvaltningen är verksamhetscheferna för respektive serviceområde. Budget för serviceområdena är resultatet av de överenskommelser som slutits med köpande förvaltningar. Dessa bildar underlag för förvaltningens intäkts- och kostnadsbudget. Över- eller underskott av intäktsbudget kan uppstå om prestationerna avviker från beställd volym. Avvikelse inom kostnadsbudgeten kan ha andra orsaker än volymförändringar. Effektiviseringsåtgärder, pågående driftsprojekt, verksamhetsförändringar eller kraftiga prisförändringar av externa kostnader är exempel på sådana orsaker. Priser och hyror räknas upp i enlighet med Kommunbudgetens direktiv och ingår i Nämndbudgetens sammanställning. Det ekonomiska resultatet av tillkommande beställningar sammanställs under hösten och ingår i Förvaltningsbudget 2016 som rapporteras till nämnden i december. Service (ram 37 572 tkr enligt Kommunbudget 2016) Kommunfullmäktiges budgetbeslut för 2016 rör framför allt kapitalkostnader, samt lön- och prisuppräkning. I ramen ingår också 2000 tkr för att täcka prisökningar inom Måltider, samt 1272 tkr för höjda arbetsgivaravgifter för unga. I samband med omräkning av internhandel 2016 arbetas dessa budgetanslag in i priserna och ramen förs ut till förvaltningarna som kompensation för ökade priser. Den enda verksamhet som är helt ramfinansierad är Kungsbacka Direkt. Fastigheter (ram 13 162 tkr enligt Kommunbudget 2016) Hyrorna har räknats upp med 2,6 procent och ingår i förvaltningarnas ramar. Nämndbudget 2016 23
12.2 Investeringsbudget Investeringar (belopp i tkr) Investeringar Bokslut 2014 Budget 2015 Budget 2016 Plan 2017 Plan 2018-20 Löpande investeringar Investeringar it 4 359 3 600 5 000 3 600 10 800 Investeringar lokalvård 780 240 250 250 850 Investeringar måltid 2 449 3 000 3 200 3 200 10 400 Investeringar adm 1 941 1 000 1 200 1 200 3 600 Investeringar fastigheter 706 560 1 000 1 000 3 000 Reinvesteringar och verk samhetsanpassningar Reinvestering Hålabäckkolan Övriga reinvesteringar i fastigheter 0 18 400 43 909 36 000 29 750 22 450 81 650 Verksamhetsanpassningar 3 515 8 000 8 000 8 000 24 000 Övriga investeringar Samlingslokaler 500 Summa 57 659 52 900 48 400 58 100 134 300 Kommentarer investeringsbudget Nämndbudget 2016 24
13 Intern kontroll 13.1 Intern kontroll Intern kontroll verksamhetsområden RUTIN/SYSTEM Beskrivning av risk/sannolikhet, väsentlighet/konsek vens Åtgärd Uppföljning Ansvarig tjänsteman Brandrisk i kommunens lokaler 2 Det systematiska brandskyddsarbetet ska bedrivas enligt fastlagda rutiner. Rutinerna omfattar ansvarsfördelning, riskanalys, regler och rutiner, dokumentation, utbildning och övning samt uppföljning och kontroll. Vi övervakar det systematiska brandskyddsarbetet via ett webbaserat system. Ulrika Granfors Driftstopp i kommunens administrativa system, tex IT, ekonomisystemet 3 Viktiga åtgärder är utvecklade administrativa rutiner och planer samt kontinuerligt förebyggande arbetet kring IT-säkerhet. Fungerande backuprutiner och kontrollsystem samt tydliga ansvar och roller. Eva Berg Epidemi med snabb smittspridning. 1 Förebyggande rutiner för att minimera risken för spridning samt löpande omvärldsbevakning. Revision av egenkontrollplan på måltid och lokalvård Lars Nyström Nämndbudget 2016 25
Intern kontroll ekonomiområden RUTIN/SYSTEM Beskrivning av risk/sannolikhet, väsentlighet/konsek vens Åtgärd Uppföljning Ansvarig tjänsteman Granskning av leverantörsfakturor i ehandeln. Merparten av handel för kommunens verksamheter sker idag i e-handeln. Eftersom beställningar görs av ett stort antal användare finns en risk för att lagar och regler inte efterföljs. Orsaken kan bero på okunskap eller ett medvetet eller omedvetet slarv. Granskning av rutiner i e-handeln sker avseende- Rekvisitioner - Delegering - En person hanterar hela kedjan Strukturerade stickprovskontroller av e-handelns transaktioner. Transaktioner under två utvalda månader granskas. Sker likartat för samtliga förvaltningar. Christina Malmborg Granskning av inköp - följsamhet mot kommunens ramavtal Ramavtal medför lägre kostnader för kommunens inköp av varor och tjänster. Handel utanför ramavtal medför avtalsbrott och leder till högre totalkostnader. En decentraliserad verksamhet med många beställare kan öka risken för avtalsbrott. Genom fortlöpande ekonomiutbildningar till beställare och budgetansvariga ökar kunskapen om gällande lagar och regler. Granskning sker årligen angående ramavtalstroheten. Strukturerade stickprovskontroller av ehandelns transaktioner. Transaktioner under två utvalda månader granskas. Sker likartat för samtliga förvaltningar. Christina Malmborg Nämndbudget 2016 26
14 Policys, planer och program 14.1 Styrdokument beslutade av kommunfullmäktige Styrdokument Beslutande paragraf/år Policy för lön KF 256/10 Policy för konkurrensprövning KF 8/11 Reglemente nämnden för Service KF 101/10 Policy för upphandling KF 164/09 Policy för upphandling- tillämpningsanvisningar KF 164/09 Regelverk för Beställar-Utförarmodellen Lokalpolicy och internhyra KF 153/2014 14.2 Styrdokument beslutade av nämnden för Service Styrdokument Beslutande paragraf/år Dokumenthanteringsplan Delegeringsförteckning Program för miljöarbetet SE 84/10 Nämndbudget 2016 27
15 Avgifter och taxor Tabell taxor och avgifter Taxa, Avgift Giltig fr o m Beslutad av, datum Anmärkning Nämndbudget 2016 28
434 81 Kungsbacka 0300-83 40 00 info@kungsbacka.se www.kungsbacka.se