AFFÄRSVERKET TYÖPLUS PATIENT- OCH KLIENTSÄKERHETSPLAN

AFFÄRSVERKET TYÖPLUS PATIENT- OCH KLIENTSÄKERHETSPLAN Godkänts av direktionen för affärsverket Työplus 12.12.2013

Godkänts av direktionen för affärsverket Työplus 12.12.2013 1. INLEDNING Första finländska patientsäkerhetstrategin för åren 2009 2013 offentliggjordes 29.1.2009 av social- och hälsovårdsministeriet. I och med strategin har patientsäkerheten lyfts fram som ett centralt mål inom social- och hälsovården. De viktigaste målen i strategin är att patienten/ klienten deltar i förbättrandet av patientsäkerheten. Patientsäkerheten hanteras genom förutseende arbete och erfarenhet. Riskmoment rapporteras och man lär sig av dem. Patientsäkerheten beaktas i forskning och undervisning inom hälsovården. Patientsäkerheten främjas systematiskt och med tillräckliga resurser. 8 hälso- och sjukvårdslagen (1326/2010) handlar om kvaliteten och patientsäkerheten. Enligt lagen ska verksamheten inom hälso- och sjukvården baseras på evidens samt god vårdpraxis och goda rutiner. Verksamheten ska dessutom vara högkvalitativ och säker och bedrivas på behörigt sätt. Lagen förpliktar en verksamhetsenhet inom hälso- och sjukvården att göra upp en plan för kvalitetsledningen och hur patientsäkerheten tillgodoses. Arbetet med att göra upp affärsverket Työplus patientsäkerhetsplan startade under våren 2013 genom att ledningsgruppen vid ett sammanträde utsåg en patientsäkerhetsarbetsgrupp. Till arbetsgruppen utsågs betjäningschef Eija Pienimäki (ordf.), betjäningschef Hanna Ojanperä, betjäningsförman Heidi Rintala och vik. medicinska direktören Outi Paloneva. Dessutom bestämde man sig för att inbjuda patientombudsmannen Helinä Jokitalo som sakkunnig. 2. AFFÄRSVERKET TYÖPLUS Työplus producerar övergripande företagshälsovårdstjänster för företagare och företag. Inom Työplus sjukvård finns över 17 000 personkunder och det totala antalet kunder uppgår till lite över 23 000. Työplus är ett affärsverk inom företagshälsovården och ägs av Karleby stad. Työplus bedriver sin verksamhet i Karleby, Kronoby och Jakobstad med omnejd. Våra verksamhetsenheter finns på följande ställen: o o o o Mariegatan 28 (huvudenhet) och Hamnvägen 330 i Karleby Säbråvägen 2 i Kronoby och Hörbyvägen 2 i Terjärv Skolgatan 25 27 i Jakobstad Mathesiusgatan 9 i Nykarleby. Våra verksamhetsenheter har öppet mån tor kl. 8 16, fre kl. 8 14. Alla företagshälsovårdens klienter har tilldelats en egen verksamhetsenhet och ett team, där man i första hand sköter om sådana åtgärder som är relaterade till arbetet. Vid sjukdomsfall står alla våra verksamhetsenheter till klienternas förfogande. Detta innebär att till exempel vid akuta sjukdomsfall kan klienten fritt välja den verksamhetsenhet som ligger närmast hemadressen. Affärsverket Työplus ingår i Mellersta Österbottens sjukvårdsdistrikt, som har ett gemensamt register över patientuppgifter, dock på ett sådant sätt att företagshälsovårdens uppgifter inte

syns någon annanstans än inom företagshälsovården. Företagsuppgifter lämnas inte över till andra än företaget självt. Uppgifterna om en personkund kan vid behov överföras utan dröjsmål med kundens samtycke. Jakobstadsområdet hör till Vasa sjukvårdsdistrikt och därför används ett tillståndsförfarande vid överföring av uppgifter om invånarna i detta område. Vårdpersonalen består huvudsakligen av fast anställda yrkespersoner och sakkunniga. I personalen ingår en affärsverkschef, en medicinsk direktör, två betjäningschefer, en ansvarig företagspsykolog, en betjäningsförman, en ekonomisekreterare, en kontorssekreterare, företagsläkare, företagshälsovårdare, företagspsykologer, företagsfysioterapeuter och företagssekreterare samt en medikalvaktmästare. I klientarbetet deltar också läkare, en fysioterapeut, en talterapeut och en näringsplanerare i form av köpta tjänster. 2 3. UTGÅNGSPUNKTERNA FÖR AFFÄRSVERKET TYÖPLUS KLIENTSÄKERHET 3.1 Centrala begrepp inom patient- och klientsäkerheten Patient- och klientsäkerheten omfattar sådana principer och funktioner med avseende på enskilda, arbetsgemenskaper och organisationer med vilka man kan garantera säker vård och skydda patienten och klienten mot skador. Ur patientens och klientens synvinkel innebär patient- och klientsäkerheten att patienten och klienten får nödvändig vård, som har så få negativa effekter som möjligt. Patient- och klientsäkerheten omfattar säkerheten i vården, vid läkemedelsbehandlingar och vid användning av produkter och utrustning. Patient- och klientsäkerheten utgör grunden för hälso- och sjukvårdens kvalitet. Den tillämpas även inom socialvårdstjänsterna för att garantera klientens säkerhet och en säker behandling av ärenden. Säker vård sätts in på rätt sätt och vid rätt tidpunkt och den utnyttjar befintliga resurser på bästa möjliga sätt. Inom en säker vård används effektiva metoder så att patienten eller klienten inte blir utsatt för onödig skada. Främjandet av patient- och klientsäkerheten är också en kostnadseffektiv verksamhet och har långsiktiga verkningar. Patient- och klientsäkerheten delas in i tre delområden: säker vård, säker läkemedelsbehandling och säker utrustning. (Figur 1).

3 PATIENTSÄKERHET SÄKER UTRUSTNING Utrustningssäkerhet Funktionsstörning Fel i utrustningen Användningssäkerhet Avvikelse i användningen av utrustningen Biverkningar av vård SÄKER VÅRD Säker vård Avvikelse i processen SÄKER LÄKEMEDELS- BEHANDLING Läkemedelssäkerhet Biverkningar av mediciner allvarlig biverkning oväntad biverkning Medicineringssäkerhet Säkra vårdmetoder Medicineringsavvikelse följd av åtgärd följd av utebliven åtgärd skydd skydd RISKMOMENT Tillbud Negativ händelse Ingen skada för patienten Skada för patienten Patientskada Läkemedelsskada FIGUR 1 Centrala begrepp inom patientsäkerheten (SHM 2009:3). Vi främjar patientsäkerheten tillsammans 3.1.1 Patient- och klientsäkerhetskultur Säkerhetskulturen innebär att individerna och organisationen ständigt handlar på ett sätt som garanterar att patienterna och klienterna får säker vård. I patient- och klientsäkerhetskulturen ingår sådan systematisk praxis som främjar säkerheten i vården av patienterna och klienterna. Dessutom ingår ledarskap, värderingar och attityder som stöder denna praxis. Till patientsäkerhetskulturen hör riskbedömning, förebyggande och korrigerande åtgärder samt kontinuerlig utveckling av verksamheten. Genom att stärka patientsäkerhetskulturen minskas eventuella risker inom vården och skador som patienterna förorsakas under vården. Detta förutsätter ett gemensamt ansvarstagande.

3.1.2 Säker vård Till säkerheten i vården hör säkra vårdmetoder och säker vård. I fråga om säkra vårdmetoder fäster man uppmärksamhet vid olika olägenheter som vårdmetoderna förorsakar patienterna eller klienterna. Säker vård innefattar i sin tur alla eventuella avvikelser i vårdprocessen. 3.1.3 Säker läkemedelsbehandling Säkerheten i fråga om läkemedel och läkemedelsbehandling spelar en central roll i utvecklingen av patient- och klientsäkerheten. En säker läkemedelsbehandling består av två delområden. Det första är läkemedelssäkerhet som koncentrerar sig på läkemedlens farmakologiska egenskaper och biverkningar. Det andra är så kallad medicineringssäkerhet, med vilken avses användningen av läkemedel och genomförandet av läkemedelsbehandlingar. Medicineringsavvikelser räknas till den här gruppen. 3.1.4 Säkra produkter och säker utrustning Lagen om produkter och utrustning för hälso- och sjukvård förpliktar verksamhetsenheterna för social- och hälsovården att upprätthålla en förteckning över de produkter som verksamhetsenheten använder eller som har införts i en patient. Med produkter för hälso- och sjukvård avses instrument, apparater, anordningar, programvara, material och andra produkter eller annan utrustning som används separat eller i kombinationer och som tillverkaren avsett för användning på människor inom vården. I praktiken fungerar ett register över produkterna och utrustningen som den förteckning som avses i lagen. En enhet ska ha en förteckning med uppgifter om de produkter och den utrustning som den använder. Enligt lagen ska en produkt eller en utrustning också vara spårbar, om användningen av produkten eller produkten i sig orsakar problem i behandlingen av patienten. På enheterna ska utses ansvariga personer för användningen och servicen av produkterna. Med tanke på spårbarheten ska registret innehålla identifikationsuppgifter om produkten och uppgifter om var produkten finns fysiskt sett och tidpunkten för ibruktagande och anskaffning. Med tanke på riskhanteringen är det viktigt att veta vilka tillbehör som har installerats, användningen av produkterna som en del av ett system, eventuella ändringar som har gjorts av produkterna, servicehistoria och uppdateringar samt bruksanvisningar för en säker användning av produkterna och var bruksanvisningarna finns fysiskt sett. 3.2 Lagstiftningen som grund för patient- och klientsäkerhetsplanen Patient- och klientsäkerhetsplanen baserar sig på följande lagar: Hälso- och sjukvårdslagen 1326/2010 Social- och hälsovårdsministeriets förordning om uppgörande av en plan för kvalitetsledningen och för hur patientsäkerheten tillgodoses 341/2011. Enligt den nya hälso- och sjukvårdslagen ska varje verksamhetsenhet inom hälso- och sjukvården göra upp en plan för kvalitetsledningen och för hur patient- och klientsäkerheten tillgodoses. Organisationens ledning svarar för att det görs upp en patient- och klientsäkerhetsplan. I planen iakttas lagstiftningen, god vårdpraxis, riksomfattande rekommendationer och 4

de mål som ställts upp i den nationella patientsäkerhetsstrategin samt EU-kommissionens rekommendationer om patient- och klientsäkerheten. Innehållet i patient- och klientsäkerhetsplanen ska basera sig på förordningen om uppgörande av en plan för kvalitetsledningen och för hur patientsäkerheten tillgodoses. Patientoch klientsäkerhetsplanen ska kontinuerligt utvecklas utgående från organisationens behov och justeras i samband med att lagar och rekommendationer ändras. Planen ska vara begriplig och styra det praktiska arbetet. 5 4. AFFÄRSVERKET TYÖPLUS PATIENT- OCH KLIENTSÄKERHETSPOLICY 4.1 Patient- och klientsäkerhet inom affärsverket Työplus Patient- och klientsäkerhetspolicyn ställer krav gällande de principer och funktioner som organisationerna ska fastställa och genomföra internt. Ledningen för affärsverket Työplus förbinder sig att följa de principer som främjar patient- och klientsäkerheten inom verksamheten och förutsätter detsamma även av alla anställda inom affärsverket. Affärsverket Työplus värderingar är människovärde professionalism säkerhet. Utvecklingen av patient- och klientsäkerheten gör det möjligt att höja kvaliteten på tjänsterna. Genom att förutse riskhändelser kan man minska riskerna inom vården. Patient- och klientsäkerhetspolicyn tar upp de principer och funktioner som har till syfte att trygga en säker vård samt skydda patienten mot skador. Utgångspunkten för patient- och klientsäkerheten är att riskerna förebyggs och säkerheten garanteras. I detta ingår identifiering av eventuella patient- och klientsäkerhetsrisker, åtgärder som förebygger risksituationer, åtgärder som skyddar mot identifierade risker och syftar till kontinuerlig utveckling av verksamheten. I patient- och klientsäkerhetspolicyn beskrivs de principer som används för att hantera och främja patientsäkerhet. Utvecklingen av patient- och klientsäkerheten ska vara systematisk och genomtänkt. Patient- och klientsäkerheten beaktas vid ekonomiplaneringen och beslutsfattandet och vid den övriga utvärderingen och utvecklingen av verksamheten. Patient- och klientsäkerheten beaktas också vid planeringen av förändringar och man vidtar föregripande åtgärder för att undanröja och förebygga sådana faktorer som äventyrar patientoch klientsäkerheten. Patient- och klientsäkerheten beaktas även när strategin görs upp och indikatorerna för den fastställs. 4.1.1 Målen för patient- och klientsäkerheten Visionen för den finländska patientsäkerhetsstrategin är en säker och effektiv vård. Patientsäkerheten har via patientsäkerhetsstrategin lyfts fram som ett centralt mål inom social- och hälsovården. Målen i strategin är att

6 patient- och klientsäkerheten främjas systematiskt tillräckliga resurser reserveras för arbetet med patient- och klientsäkerheten patienten/klienten deltar i förbättrandet av patient- och klientsäkerheten risksituationerna rapporteras och man tar lärdom av dem genom förutseende arbete kompetensen i fråga om patient- och klientsäkerheten förbättras. En vård som är säker för patienten och klienten utnyttjar befintliga resurser på bästa möjliga sätt och resurserna sätts in i rätt tid. Inom en säker vård är metoderna effektiva så att patienten eller klienten inte blir utsatt för onödig skada. Främjandet av patient- och klientsäkerheten är också en kostnadseffektiv verksamhet och har långsiktiga verkningar. Främjandet av patient- och klientsäkerheten är effektivast då man flyttar uppmärksamheten från enskilda anställdas misstag till att utvärdera de olägenheter som patienterna har blivit utsatta för och man bedömer hur väl fungerande serviceprocesserna är samt utvecklar vårdkedjorna. 4.1.2 Patient- och klientsäkerheten som ett led i kvalitetsledningen och riskhanteringen Patient- och klientsäkerheten bör utgöra en del av den övergripande kvalitetsledningen och riskhanteringen i organisationen. En övergripande kvalitetsledning och riskhantering kräver att organisationen har klara handlingssätt och strukturer för utvärdering och hantering av säkerhetsrisker. I strukturerna ingår de formella rollerna och det formella ansvaret inom patient- och klientsäkerheten, vilka bör vara klart definierade och beskrivna. Utgående från patient- och klientsäkerhetsplanen utarbetas en tidsbegränsad och aktuell verksamhetsplan, som innehåller konkreta åtgärder och uppföljning. Verksamhetsplanen granskas av arbetsgruppen för patient- och klientsäkerheten. Patient- och klientsäkerheten bör följas upp utifrån fastställda indikatorer och mål. Riskerna för patient- och klientsäkerheten utvärderas systematiskt på arbetsenheterna. Arbetsmiljön, processerna och anvisningarna utvecklas kontinuerligt. Utvecklingsåtgärderna och effekten följs upp. En kontinuerlig utveckling av processerna och informationsutbytet är centrala medel för att reducera säkerhetsriskerna och möjligheterna att göra misstag. Enhetliga handlingssätt tryggar hanteringen av identifierade riskfaktorer inom patient- och klientsäkerheten och tillräcklig informationsgång mellan alla de parter som deltar i vården. 4.1.3 Lärdom av riskmoment och förutseende av risker En av de centrala metoderna för att utveckla patient- och klientsäkerheten är att ta lärdom av de riskmoment, de negativa händelserna och de säkerhetsrisker som har förekommit inom vården. Riskmomenten bör ses som en möjlighet till lärdom och informationen om dem bör utnyttjas för att utveckla verksamheten på arbetsenheterna och inom hela organisationen. Vid behandlingen av avvikelser och riskhändelser bör man koncentrera sig på både de faktorer som bidragit till händelsen och utvecklingen av organisationens verksamhet och anvisningar. Målet är att åstadkomma en öppen säkerhetskultur och undanröja dolda risker i patient- och klientsäkerheten samt att förhindra att liknande händelser uppkommer i framtiden. Uppgifter om riskmomenten samlas in systematiskt och man drar nytta av uppgifterna vid utvecklingen av patient- och klientsäkerheten. Anmälningar om riskmoment och avvikelser i vården bygger på frivillighet och det bör vara möjligt att göra en anmälan anonymt.

Alla anställda har möjlighet att göra en elektronisk anmälan om en riskhändelse (Pro24). En klient kan göra en anmälan muntligt eller skriftligt. Anmälningarna behandlas konfidentiellt och utan att skuldbelägga någon. Allvarliga negativa händelser bör behandlas utgående från ett särskilt överenskommet handläggningssätt, där man också beaktar principen om icke-skuldbeläggande och att parterna ges stöd även efter händelserna. 4.1.4 Värderingar och handlingssätt som stöder en öppen säkerhetskultur Till öppenheten hör att man ber om ursäkt och efteråt redogör för de händelser som har lett till en negativ händelse. När en negativ händelse har inträffat bör man öppet berätta för patienten om det. Dessutom bör händelsen och eventuella följder gås igenom med patienten. En ursäkt främjar öppenheten. Eftervård vid en negativ händelse utgör en betydelsefull del av hanteringen av patient- och klientsäkerheten. Målet är att återställa patientens förtroende för social- och hälsovårdssystemet. 4.1.5 Klientens och de anhörigas delaktighet Patient- och klientsäkerheten bör främjas tillsammans med patienten genom att lyssna på patienten. Patienterna och de anhöriga spelar en viktig roll när det gäller att trygga effektiv och säker vård. Patienten bör ges information på ett begripligt sätt om sjukdomen, behandlingen och de förväntade resultaten samt de risker som är förknippade med behandlingen. Klienten bör betjänas på hennes modersmål med tanke på tvåspråkigheten. När det gäller andra språk än de inhemska ska tolktjänster användas vid behov. 4.1.6 Information och informationsgång En förutsättning för att man ska kunna ta lärdom av riskhändelser är att information sprids öppet och aktivt. Behandlingen av riskhändelserna bör ske regelbundet enligt givna anvisningar. Regelbunden respons till personalen förmedlar att man är engagerad i att utveckla patient- och klientsäkerheten. Regelbunden respons främjar en aktiv rapportering av riskhändelser. Personalen bör regelbundet ges information om hur patient- och klientsäkerheten har utvecklats i organisationen och på arbetsenheten och om det aktuella läget. Personalen bör också informeras om sådana aktuella ärenden som anknyter till patient- och klientsäkerheten och om identifierade säkerhetsrisker. Dessutom bör man lyfta fram anvisningar och rekommendationer om främjandet av patient- och klientsäkerheten. Vid spridning av information bör man dra nytta av den information som fås internt via den egna organisationen samt via nationella och internationella informationskällor. Personalen bör ha möjlighet att komma med utvecklingsförslag för att främja patient- och klientsäkerheten och uppmuntras att framföra sådana brister som observerats i verksamhe- 7

ten. Personalen bör få information om det aktuella läget i fråga om patient- och klientsäkerheten. Klienterna ska kunna ta del av patient- och klientsäkerhetsplanen på verksamhetsenheterna och via webbsidorna. I inskolningen av nya arbetstagare har man bakat in frågorna om patient- och klientsäkerheten. Samma gäller också vid handledningen av studerande. 8 5. ANSVAR OCH UPPGIFTER I PATIENT- OCH KLIENTSÄKERHETSSYSTEMET 5.1 Patient- och klientsäkerhetssystemets verksamhet Patient- och klientsäkerhetssystemet inom affärsverket Työplus har till uppgift att främja och utveckla patient- och klientsäkerheten och ordna och informera om utbildning i anslutning till patient- och klientsäkerheten. De olika nivåerna inom patient- och klientsäkerhetssystemet sköter för sin del även om uppföljningen och analyseringen av och rapporteringen om patient- och klientsäkerhetshändelser. Till förmannens uppgifter hör att se till att den praxis som anknyter till hanteringen av patientoch klientsäkerhetsrisker är klart beskriven och att personalen har förutsättningar att tillämpa den i verksamheten. Arbetsprocesserna bör vara lättförståeliga och den information som behövs i det dagliga arbetet bör vara lättillgänglig. Alla som deltar i vården av patienter ansvarar för egen del för patient- och klientsäkerheten. Patient- och klientsäkerheten angår hela personalen, inte bara de anställda som arbetar i själva patientvården. Patient- och klientsäkerheten beaktas i personalplaneringen på så sätt att antalet anställda är tillräckligt för att kunna producera säker vård. Vid planeringen av resurserna bör man också vara förberedd på eventuella exceptionella förhållanden. De personer som koordinerar patient- och klientsäkerheten bör ha tillräckliga resurser för att bedriva och utveckla verksamheten. Varje yrkesutbildad person ska ha den utbildning och kompetens som uppgiften kräver samt tillräckliga kunskaper och färdigheter för att kunna utföra arbetet säkert och väl. Det är arbetsgivarens skyldighet att se till att varje anställd får tillräcklig och systematisk inskolning i fråga om arbetsuppgifterna och användningen av produkterna. Arbetsgivaren ska även se till att fortbildningsskyldigheten uppfylls. De anställda bör få tillräckligt omfattande undervisning om patient- och klientsäkerheten utgående från arbetsuppgifterna och befattningsbeskrivningen så att patient- och klientsäkerhetstänkandet kan omsättas i den dagliga verksamheten. Utvecklandet av arbetsmiljön utgör en väsentlig del av utvecklingen av patientsäkerheten. Sådana faktorer som äventyrar patient- och klientsäkerheten i arbetsmiljön försöker man eliminera aktivt. Dessutom försöker man trygga säkerheten för både patienterna och per-sonalen. De produkter som används på arbetsenheten ska vara funktionsdugliga och nödvändiga produkter ska vara tillgängliga. De olika nivåerna inom patient- och klientsäkerhetssystemet har beskrivits och de olika nivåernas och de ansvariga personernas uppgifter har fastställts.

9 5.1.1 Affärsverkets direktion Direktionen har den högsta beslutanderätten inom patient- och klientsäkerhetssystemet. Till direktionens uppgifter hör att godkänna patient- och klientsäkerhetsplanen och se till att tillräckliga resurser har reserveras för att vården av patienterna och klienterna kan genomföras på ett säkert sätt. 5.1.2 Affärsverkschefen Affärsverkschefen som lyder under direktionen har det övergripande ansvaret för patientoch klientsäkerheten. Till affärsverkschefens uppgifter hör att se till att ansvarsområdena i fråga om säkerheten och kvaliteten har definierats på ett tydligt sätt. Affärsverkschefen ska också se till att varje organ och ansvarig person inom patient- och klientsäkerhetsorganisationen har förutsättningar och tillräckliga resurser för att sköta sina uppgifter. 5.1.3 Medlemmarna i patient- och klientsäkerhetsarbetsgruppen inom affärsverket Työplus Medicinska direktören Medicinska direktören har till uppgift att se till att arbetsmetoderna är evidensbaserade och följer riktlinjerna för god medicinsk praxis. Medicinska direktören svarar också för att patientoch klientsäkerheten beaktas i patient- och klientarbetet samt i samarbetet mellan enheterna. Den kvalitetsansvariga Den kvalitetsansvariga fungerar som ordförande, stöder patient- och klientsäkerhetsarbetsgruppens arbete och hjälper till vid genomförandet av utvecklingsåtgärder. Den kvalitetsansvariga svarar för utvecklandet av systemet för rapportering av riskmoment och uppföljningen av genomförandet av utvecklingsrekommendationerna för patient- och klientsäkerheten. Andra medlemmar i patientsäkerhetsarbetsgruppen Förmannen svarar för genomförandet och utvecklandet av den egna enhetens patient- och klientsäkerhet. Förmannen är sakkunnig i fråga om patient- och klientsäkerheten och strävar aktivt efter att utveckla patient- och klientsäkerhetskulturen. Till förmannens uppgifter hör att aktivt delta i genomförandet av uppföljnings-, utvärderings- och utvecklingsprocesserna. Förmannen informerar om frågor som berör patient- och klientsäkerheten och går igenom Pro24-anmälningarna månadsvis på enhetens möten. Patientombudsmannen Patientombudsmannen företräder klientens och patientens synvinkel. Patientombudsmannens tjänster upphandlas externt av Centria. Patienterna ska ha tillgång till patientombudsmannens kontaktuppgifter och personalen ska känna till dem. 5.1.4 De anställdas ansvar och uppgifter Alla anställda har skyldighet att främja och utveckla patient- och klientsäkerheten. Om en anställd upptäcker negativa händelser eller riskhändelser i patient- eller klientarbetet, bör han eller hon göra en Pro24-anmälan om dem. Till de direkta uppgifterna hör också åtgärder för att undanröja riskhändelser och förebygga att de upprepas. De anställda bör alltid omedelbart göra en anmälan om allvarliga negativa händelser också till förmannen. Personalen bör

öppet tala om negativa händelser med klienten eller patienten och gå igenom de eventuella konsekvenserna med honom eller henne. 10 6 PATIENT- OCH KLIENTSÄKERHETENS METODER 6.1 Pro24-systemet Affärsverket Työplus använder programmet Pro24, med vilket anmälningar om negativa händelser och risksituationer kan göras anonymt. Varje anställd ska kunna göra en anmälan. Anmälningarna ska behandlas systematiskt enligt givna anvisningar. De inlämnade anmälningarna ska regelbundet gås igenom på enheternas möten och ledningsgruppens sammanträden. Utgående från anmälningarna gör man upp utvecklingsplaner, med vilka man kan förhindra att samma fel uppkommer på nytt. 6.2 Plan för läkemedelsbehandling En plan för läkemedelsbehandling har gjorts upp och genom att följa planen är det möjligt att genomföra säkra läkemedelsbehandlingar. Planen för läkemedelsbehandling ska uppdateras minst en gång per år. Med hjälp av planen för läkemedelsbehandling blir praxis i fråga om hanteringen av läkemedel enhetlig. I planen finns även anvisningar om hur personalen ska agera i situationer som anknyter till läkemedelsbehandling. Planen för läkemedelsbehandling finns på Intra. 6.3 Apparatregister Enheterna ska ha ett register över produkterna och utrustningen. Organisationen ska utse en ansvarsperson för produkterna och utrustningen. Ansvarspersonen ser till att registret är aktuellt. Produkterna och utrustningen ska förses med sådana markeringar som är nödvändiga för uppspårning och identifikation. Ett aktuellt register över produkterna och utrustningen med uppgifter om kalibreringar och genomförd service bidrar till att produkterna och utrustningen är säkra. Sådana riskhändelser som orsakats av användningen av produkter och utrustning inom hälso- och sjukvården ska alltid rapporteras till Valvira så snabbt som möjligt. Allvarliga riskhändelser ska rapporteras inom 10 dygn efter det att användaren eller tillverkaren har fått kännedom om händelsen. Så kallade tillbud bör rapporteras inom 30 dygn. Länk till anmälan om risksituation/valvira: Valvira användarens anmälan om risksituation. 6.4 Inskolning och rekrytering Affärsverket Työplus använder ett inskolningspass för att säkerställa att ny personal lär sig arbetet snabbt och systematiskt. En god introduktion förbättrar patient- och klientsäkerheten och förebygger risksituationer orsakade av okunskap. Enhetens inskolningsplan finns på Intra. Till god inskolningspraxis hör också en utvärdering av inskolningen och utifrån den kan praxisen kontinuerligt utvecklas. Inskolningsplanen ska också uppdateras regelbundet.

De enheter som handleder studerande följer dessutom rekommendationerna om god praxis för handledning av studerande. Rekommendationerna hjälper den studerande och handledaren att klara av arbetsperioden och att lära sig hur arbetsenheten fungerar. Via respons på handledningen av studerande kan handledningen av de studerande utvecklas ur de studerandes, lärarens och handledarens synvinkel. Enhetens förman ska se till att de anställda som rekryteras har tillräcklig kompetens för arbetsuppgiften. 6.5 Kontinuerligt kvalitetsledningsarbete Enheterna kommer att genomföra kontinuerligt kvalitetsledningsarbete enligt årsklockan för kvalitetsledning. Kvaliteten följs upp bl.a. med hjälp av interna och externa auditeringar. Patient- och klientsäkerheten utvecklas utgående från de rapporter och utvecklingsrekommendationer som erhålls. För kvalitetsarbetet svarar den kvalitetsansvariga tillsammans med kvalitetsteamet. 6.6 Enhetlig dokumentationspraxis Enhetlig dokumentationspraxis minskar sådana risker som äventyrar säkerheten i vården. Då alla anställda registrerar överenskomna uppgifter på överenskomna ställen är det lättare att hitta informationen. Dokumentationen bör följa processmodellen för vården. Namnet på den som har registrerat uppgifterna och tidpunkten för registreringen bör framgå av journalhandlingarna. 6.7 Information För spridning av organisationens gemensamma information används bl.a. e-post, Intra, anslagstavlor och webbsidor. Affärsverket Työplus informationsplan kommer att uppdateras före våren 2014. I fråga om informationen har enheterna, yrkesgrupperna och teamen fungerande mötespraxis för att informationsutbytet ska fungera. Om mötena bör man skriva promemorior, vilka alla inom arbetsgemenskapen ska ha tillgång till. 6.8 Kompetensutveckling Affärverket Työplus har en utbildningsplan som bygger på enhetens behov och organisationens gemensamma utbildningsplan. Genom utbildning upprätthålls personalens kompetens och därigenom förbättras patient- och klientsäkerheten. Omfattningen av den rekommenderade fortbildningen följs upp och man försöker nå upp till den rekommenderade nivån varje år. Antalet genomförda utbildningar följs upp med hjälp av Pro-24-programmet. Työplus anordnar också utbildning för att öka personalens kompetens i fråga om patientsäkerheten. 6.9 Social- och patientombudsmannens rapporter och övrig respons Patientombudsmannens årliga rapporter ger en bra bild av antalet felbehandlingar och risksituationer. Med hjälp av rapporterna är det möjligt att ta itu med de omständigheter som har kommit fram och utveckla verksamheten så att patient- och klientsäkerheten ökar. Helinä Jokitalo är Työplus social- och patientombudsman. 044 725 05 98/helina.jokitalo@cou.fi 11

Respons av klienter och patienter är den snabbaste kanalen för information om eventuella problem inom vården. Det ska finnas möjligheter att ge respons på arbetsenheterna. 6.10 Brand- och räddningsplan Enheterna ska ha tidsenliga brand- och räddningsplaner. Inspektioner av brandsäkerheten ska vara utförda. Varje anställd har också skyldighet att ingripa vid eventuella problem som försämrar brandsäkerheten genom att t.ex. informera den tekniska personalen om söndriga nödutgångslampor och hålla nödutgångarna fria från överflödiga hinder och saker. Brandövningar ska hållas så att personalen lär sig att t.ex. utrymma lokaler. Personalen bör regelbundet gå igenom evakueringsanvisningarna och handlingsplanen vid eldsvådor eller andra risksituationer för att vänja sig vid hur man ska gå tillväga. Personalen ska också ha giltiga intyg över avlagda kurser i första hjälpen, förstahandssläckning och återupplivning. 6.11 Riskhantering Arbetsenheterna ska ha gjort en tidsenlig riskkartläggning, vilken används som grund för att förebygga möjliga olycksfall och risksituationer. 6.12 Infektionsbekämpning Alla inom organisationen ska ha tillgång till tidsenliga anvisningar om infektionsvården. I problemsituationer i fråga om infektioner kontaktas hygienskötaren. 12 7. VERKSAMHETSPLAN FÖR UTVECKLING AV PATIENT- OCH KLIENTSÄKERHETEN UNDER ÅREN 2014 OCH 2015 Aktiv användning och aktivt utnyttjande av Pro24-systemet Beskrivning av processerna vid risksituationer och en överenskommelse om handlingssätten för korrigerande åtgärder Anordnande av utbildning om patient- och klientsäkerheten och utvecklingen av säkerheten Utarbetande av ett täckande register om produkter och apparater och adekvat genomförande av underhåll och kalibrering Utveckling av gemensamma indikatorer för att beskriva patientsäkerheten

13 KÄLLOR Patient- och klientsäkerhetsplan för social- och hälsovårdsväsendet i Karleby och Kronoby, 2011 (www.thl.fi) Social- och hälsovårdsministeriets förordning om uppgörande av en plan för kvalitetsledningen och för hur patientsäkerheten tillgodoses 341/2011 Hälso- och sjukvårdslagen 1326/2010 Social- och hälsovårdsministeriets guide 2009:3. Vi främjar patientsäkerheten tillsammans