Dnr: MN 14/29 Tillsynsplan för tillsyn av försäljning av folköl, tobak och vissa receptfria läkemedel, 2015 Antagen av Miljönämnden 2014-12-08 Postadress Nyköpings kommun Nämndansvarig tjänsteman 611 83 NYKÖPING Besöksadress Stadshuset Tfn 0155-248633 tommy.carlsson@nykoping.se Mob 073-426 85 68 Fax Org nr 21 20 00-29 40 Bg 619-03 42 kommun@nykoping.se www.nykoping.se
2/15 Dnr MN 14/29 Innehåll 1 Nationella och lokala mål... 3 1.1 Nationella mål... 3 1.2 Lokala mål... 3 1.3 Inriktning och verksamhetsmått... 4 2 Behöriga centrala myndigheter... 5 2.1 Folkhälsomyndigheten... 5 2.2 Läkemedelsverket... 6 2.3 Länsstyrelsen... 6 3 Omfattningar och avgränsningar... 6 3.1 Folköl... 6 3.2 Tobak... 6 3.3 Receptfria läkemedel... 6 4 Tider och aktivitetsplan... 6 4.1 Tidpunkter... 6 4.2 Aktiviteter för att nå målen... 7 5 Kompetens, befogenheter, kostnader och resurser... 8 5.1 Befogenheter och delegation... 8 5.2 Finansiering... 8 5.3 Kontrollpersonal, utrustning och lokaler... 8 5.4 Kompetenskrav och utbildning... 9 6 Arbetssätt... 9 6.1 Arbetsmetod och prioriteringar... 9 6.2 Rutiner för utförande av tillsyn och kontroll... 9 7 Riskanalys... 10 7.1 Riskanalys... 10 7.2 Kvalitetssäkring... 10 8 Rådgivning, samarbete och öppenhet... 11 8.1 Rådgivning, information och stöd till verksamheterna... 11 8.2 Samarbete med andra myndigheter... 11 8.3 Öppenhet i kontrollen... 12 9 Sanktioner åtgärder när lagen inte följs... 12 9.1 Folköl... 12 9.2 Tobak... 13 9.3 Receptfria läkemedel... 13 10 Projektuppföljning... 13 10.1 Projektuppföljning... 13 10.2 Dokumenthantering... 13 11 Lagstöd... 14 11.1 Folköl... 14 11.2 Tobak... 14 11.3 Receptfria läkemedel... 15
3/15 1 Nationella och lokala mål 1.1 Nationella mål 1.1.1 Folköl Det övergripande målet med den svenska alkoholpolitiken är att minska alkoholens medicinska och sociala skadeverkningar. Statens ansvar är att lagstifta, formulera långsiktiga mål, att nationellt följa konsumtions-, skade-, och missbruksutvecklingen, att erbjuda grundutbildning i alkoholskadeförebyggande arbete och att utöva tillsyn. 1.1.2 Tobak Det övergripande målet för den svenska tobakspolitiken är att motverka tobaksbrukets medicinska skadeverkningar. Genom lagstiftning, information och stöd till ett allsidigt tobakspreventivt arbete vill staten förebygga tobaksdebuten bland barn och ungdom, uppmuntra till tobaksavvänjning och skydda mot skadeverkningar av passiv rökning. 1.1.3 Receptfria läkemedel Onödig användning av receptfria läkemedel ska undvikas. Det ska vara möjligt att göra ett aktivt miljöval mellan likvärdiga substanser och produkter. 1.2 Lokala mål Miljönämndens lokala mål för tillsynen inom områdena folköl, tobak och receptfria läkemedel beskrivs i tabell 1. Tabell 1. Miljönämndens lokala mål för tillsynen 2015. MÅLOMRÅDE Övergripande mål GODA VERKSAMHETSRESULTAT Nämndmål Indikator Basvärde (basår) Förväntat resultat 2015 Goda resultat och nöjda brukare (Vision 2020) Alla verksamhetsutövare kontrolleras enligt beslutad kontrolltid och tillsyn sker enligt beslutad tillsynsintervall Andel av beslutad årlig kontroll 100 % (2013) 100 %
4/15 MÅLOMRÅDE Övergripande mål Nämndmål Indikator Basvärde (basår) Andel nöjda kunder inom tillsyn och kontroll ska öka (Nöjd kund index) 67 (2013) Förväntat resultat 2015 70 DELAKTIGHET Alla kan vara delaktiga i samhälls- och kulturlivet Öppna informationsmöt en för verksamhetsutövare* Antal genomförd a möten (egen mätning) Nytt mål 2014 4 st (inkl livsmedel) TILLGÄNGLIGHET Att medborgare enkelt kommer i kontakt med kommunen vilket inkluderar tillgänglighet till kommunala tjänster och service Företagare och privatpersoner som vänder sig till livsmedelsenhet en kontaktas inom en vecka Antal avvikelser (egen mätning) 1 (2013) 0 (Tjänstegaranti) PROFESSIONELLT BEMÖTANDE Professionellt bemötande som inger tillit och förtroende (Vision 2020) Anmälan om försäljning av folköl och tobak registreras och bekräftas inom en vecka. (Tjänstegaranti) Antal avvikelser (egen mätning) Måluppfyllelse % 4 (2013) 0 100 % *Informations- och rådgivningsinsatser som vänder sig till fler än en verksamhetsutövare
5/15 1.3 Inriktning och verksamhetsmått Utöver de mål som fastställts på nationell nivå och av Miljönämnden finns ett antal verksamhetsmått. Måtten är till för att följa arbetet med att uppfylla de nationella och lokala målen. För att nå måtten har en inriktning på arbetsinsatsen valts. Inriktning och verksamhetsmått är: 1.3.1 Inriktning Tillsyn av försäljning av folköl, tobak och receptfria läkemedel ska ske med minst ett besök per verksamhet och år. Om avvikelser mot lagstiftningen upptäcks ska uppföljande kontroll genomföras. En ny verksamhet ska få ett tillsynsbesök inom en månad från det att verksamheten påbörjas. Miljönämnden vill verka för en bättre samverkan mellan alla myndigheter som genomför kontroll inom områdena. 1.3.2 Verksamhetsmått antal utförda tillsynsbesök inom respektive tillsynsområde deltagande i aktiviteter kommunen och länet för en bättre samverkan antal genomföra tillsynsaktiviteter med andra myndigheten 2 Behöriga centrala myndigheter 2.1 Folkhälsomyndigheten Folkhälsomyndigheten har till uppgift att utöva tillsyn på nationell nivå för att garantera att all försäljning av alkohol och folköl sker ansvarsfullt och att lagar och bestämmelser på alkoholområdet efterlevs. Folkhälsomyndigheten tog över dessa uppgifter från Alkoholinspektionen i juli 2001. Folkhälsomyndigheten är central tillsynsmyndighet när det gäller vissa bestämmelser i tobakslagen: rökfria miljöer, som skolor, kollektivtrafik och restauranger handel, till exempel ålderskontroll, anmälningsplikt och egenkontrollprogram bestämmelserna om varningstexter m.m. på försäljningsställen produktkontroll, dvs att importörer och tillverkare ska lämna in en förteckning över ingredienser i tobaksvaror
6/15 2.2 Läkemedelsverket Läkemedelsverket har ansvar för godkännanden och kontroll av läkemedel, naturläkemedel och medicintekniska produkter. Vid försäljning av receptfria läkemedel på andra ställen än öppenvårdsapotek är Läkemedelsverket övergripande tillsynsmyndighet och är de som har sanktionsmöjligheter. Läkemedelsverket ger kommunen tillsynsvägledning för kommunernas kontroll av receptfria läkemedel. Läkemedelsverkets uppgift är att se till att den enskilda patienten och hälso- och sjukvården får tillgång till säkra och effektiva produkter och att dessa används ändamålsenligt och kostnadseffektivt. Myndigheten har också sektorsansvar för läkemedels miljöeffekter. 2.3 Länsstyrelsen Länsstyrelsens ansvar är att ge kommunerna tillsynsvägledning. Länsstyrelsen ska också utöva tillsyn av kommunernas verksamhet. Detta ska ske bl a genom att säkerställa att Alkohollagens och förvaltningslagens regler följs. 3 Omfattningar och avgränsningar 3.1 Folköl Den här tillsynsplanen omfattar försäljning av folköl i detaljhandel. Den omfattar inte servering av folköl på serveringsställen. Tillsyn över och registrering av servering av folköl utförs av alkoholhandläggarna på Sociala divisionen. 3.2 Tobak Den här tillsynsplanen omfattar försäljning av tobak i detaljhandeln. Den omfattar inte tillsyn av rökfria miljöer som t ex rökfria skolgårdar. Den tillsynen bedrivs av Miljöenheten. 3.3 Receptfria läkemedel Den här tillsynsplanen omfattar försäljning av receptfria läkemedel i detaljhandeln förutom i apotek. 4 Tider och aktivitetsplan 4.1 Tidpunkter Miljönämnden fattar beslut om tillsynsplan i december 2014. Planen gäller för 2015.
7/15 4.2 Aktiviteter för att nå målen Målen i planen ska nås genom att genomföra den planerade tillsynen enligt följande: Öl Tobak Receptfria läkemedel Öl + tobak Öl + läkemedel Tobak + läkemedel Öl + tobak + läkemedel Totalt Antal anläggningar 0 17 6 9 0 4 34 70 Antal besök 0 17 6 18 0 8 102 151 4.2.1 Folköl Folköl kommer att kontrolleras i samband med den ordinarie livsmedelskontrollen. Alla företag kommer att få ett planerat oanmält tillsynsbesök under året. 4.2.2 Tobak Tobaksförsäljning kommer att kontrolleras vid ett separat kontrollbesök. Alla företag kommer att få ett planerat oanmält tillsynsbesök under året. Samarbete kommer vid behov att ske med polisen och andra myndigheter. 4.2.3 Receptfria läkemedel Försäljning kommer att kontrolleras vid ett separat oanmält kontrollbesök. Alla företag kommer att få ett planerat kontrollbesök under året. 4.2.4 Kontroll och tillsyn vid ägarbyte och nyanmälan Ett första kontrollbesök kommer att utföras inom en månad inom samtliga områden. Vid det första besöket kommer kontrollen/tillsynen att inriktas på att egenkontrollprogram finns och att programmet är anpassat till den aktuella verksamheten. En viktig punkt att kontrollera är att den personal som är sysselsatt med folköl, tobak eller receptfria läkemedel har fått tillräcklig utbildning och instruktioner. Vid första besöket kommer även viss rådgivning att förekomma. 4.2.5 Extrakontroll När avvikelser mot lagstiftningen upptäcks kommer extrakontroll att utföras, t ex som ett extra besök. Tiden för kontrollen kommer att faktureras enligt gällande taxa fastställd av kommunfullmäktige 2013-04-09. 1 januari 2015 är timtaxan 900 kr.
8/15 5 Kompetens, befogenheter, kostnader och resurser 5.1 Befogenheter och delegation Miljönämndens befogenheter inom tillsynsområdet folköl, tobak och receptfria läkemedel regleras i Alkohollagen, Tobakslagen och Lagen om handel med receptfria läkemedel. Se vidare kapitel 11. Miljönämnden ansvarsområde i Nyköpings kommun regleras i Reglemente för Miljönämnden som antogs av Kommunfullmäktige 2004-12-14 med revidering 2011-11-08. Livsmedelsenhetens befogenheter regleras i Delegationsordning för Miljönämnden som antogs av Miljönämnden 2013-09-23. 5.2 Finansiering Miljönämndens offentliga kontroll av folköl, tobak och receptfria läkemedel finansieras med avgifter. Kommunfullmäktige fattade 2013-04-09 beslut om taxa för tillsynen i Nyköpings kommun. Företagen betalar enligt taxan en fast årlig avgift för den ordinarie tillsynen och kontrollen. För extra tillsyn och besök när Miljönämnden konstaterar att lagen inte följs, betalas timavgift. Timavgiften är för närvarande 900 kr/timme. 5.3 Kontrollpersonal, utrustning och lokaler Miljönämndens operativa kontroll utförs av Livsmedelsenheten. Enheten består av 8 personer: Livsmedelschef övergripande ansvar Livsmedelsvägledare administrativa uppgifter och kontakt för externa och interna kunder i allmänna frågeställningar Sex livsmedelsinspektörer utför den operativa kontrollen. Av inspektörerna utför enbart två tobakstillsynen. Alla sex utför tillsyn av folköl och kontroll av receptfria läkemedel. Anledningen till denna uppdelning är att alla inte har den kompetens som krävs för tobakstillsyn. Utöver enhetens personal är följande funktioner inom kommunen involverade i kontrollen: - nämndansvarig tjänsteman - samhällsbyggnadschef - assistenter och registratorer
9/15 - ekonomipersonal - kommunikatör - Miljönämndens ledamöter Utrymme för förvaring av omhändertagen tobak och folköl finns i begränsad omfattning. Utrymme för varor som kräver kylförvaring saknas. För att säkerställa att snabbt få tillgång till stora volymer kylutrymme finns en rutin där det framgår vart enheten kan vända sig för att få tillgång till lämpligt utrymme. 5.4 Kompetenskrav och utbildning Miljönämnden fick överta ansvaret för tillsynen och kontrollen av folköl, tobak och receptfria läkemedel den 1 januari 2012. Med ansvaret följde endast mycket begränsade resurser. Det innebär att inspektörerna ännu inte kunnat avsätta tillräckligt med tid för att skaffa den kompetens som behövs för att bedriva all typ av tillsyn och kontroll inom området. Det finns också endast ett mycket begränsat utbud av utbildningar inom de här tillsynsområdena. 6 Arbetssätt 6.1 Arbetsmetod och prioriteringar Miljönämnden arbetar med riskbaserad tillsyn som utförs regelbundet. Lämplig kontrollfrekvens bestäms med hänsyn till företagens egen kontroll och Miljönämndens tidigare erfarenhet. Miljönämndens inriktning är att alltid genomföra riskbaserad, ändamålsenlig och effektiv kontroll. Det innebär att Miljönämnden valt att jobba mot följande strategiska mål: - Mer omfattande kontroll utförs på anläggningar där sortimentet av produkter är större - Mer omfattande kontroll utförs på anläggningar där det tidigare har funnits avvikelser mot lagstiftningen - Kontroll utförs med fokus på konsumenternas bästa 6.2 Rutiner för utförande av tillsyn och kontroll Miljönämnden har skriftliga rutiner för hur tillsyn och kontroll ska genomföras. Rutiner finns för: - handläggning av anmälan och ägarbyte
10/15 - administrativt arbete i datasystemet OL2 ska hanteras, hur ärenden och uppgifter ska läggas in - hur tillsyn och kontroll ska genomföras - inspektionsrapporter och checklistor 7 Riskanalys 7.1 Riskanalys Faktorer som kan innebära att målen i planen inte nås är t ex: 1. felaktig planering 2. otillräcklig uppföljning 3. otillräckliga personalresurser 4. otillräcklig kompetens på enheten 5. stort antal inkommande ärenden inom livsmedelskontrollen som måste prioriteras 6. ändrad lagstiftning eller påverkan av andra omvärldsfaktorer 7.2 Kvalitetssäkring Åtgärder för kvalitetssäkring: 1. felaktig planering Livsmedelsenheten har utfört den här typen av kontroll under tre år. Planeringsrutiner har utarbetats som fungerar bra. 2. otillräcklig uppföljning Erfarenheten visar att uppföljningen är det viktigaste verktyget för att säkerställa att alla kontroller blir genomförda. Uppföljning sker därför varje vecka för att snabbt kunna planera om när avvikelser mot planen konstateras. 3. otillräckliga personalresurser Genom tät uppföljning upptäcks snabbt om kontrollerna inte hinner genomföras. Det finns två inspektörer som har kompetens inom tobaksområdet. Området är därför sårbart men genom planering och uppföljning kan sårbarheten minska. På sikt vore det önskvärt att utöka kompetensen så att det finns tre inspektörer inom området.
11/15 Sårbarheten inom folkölsområdet är inte lika stor eftersom området inte är lika omfattande som tobak. Det går snabbt att läsa in sig och om inspektören har erfarenhet av livsmedelskontroll är det lätt att göra en folkölskontroll. Detsamma gäller till stor del läkemedelsområdet. 4. Otillräcklig kompetens på enheten Det finns två inspektörer som har god kompetens inom områdena folköl, tobak och receptfria läkemedel. För att verksamheten inte ska vara alltför sårbar behöver också de andra inspektörernas kompetensnivå inom områdena höjas. Kompetensutveckling har skett inom övriga områden i den omfattning som är möjlig att göra inom befintliga resurser. 5. stort antal inkommande ärenden inom livsmedelskontrollen som måste prioriteras Risken kan motverkas med tät uppföljning. 6. ändrad lagstiftning eller påverkan av andra omvärldsfaktorer För att ha kontroll på vad som händer inom områdena sker omvärldsbevakning genom att följa en del olika hemsidor på Internet. Inspektörerna deltar också årligen i aktiviteter som ordnas i länet. Även andra seminarier och kurser prioriteras i mån av tid och resurser. Förhoppningsvis kan kommande ändringar i god tid arbetas in i rutinerna och meddelas nämnden. 8 Rådgivning, samarbete och öppenhet 8.1 Rådgivning, information och stöd till verksamheterna Miljönämnden ska enligt 4 förvaltningslagen lämna upplysningar, ge vägledning och råd. Miljönämnden ska också ge annan hjälp till enskilda i frågor som rör nämndens verksamhetsområde. Hjälpen ska lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågan art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Råd och upplysningar lämnas i första hand av Livsmedelsvägledaren. Generell information av övergripande karaktär finns också på Miljönämndens hemsida. När det gäller tobak finns material översatt till flera olika språk som Livsmedelsvägledaren kan hjälpa till att plocka fram. Materialet finns på Folkhälsomyndighetens hemsida. 8.2 Samarbete med andra myndigheter Miljönämnden samarbetar och samordnar sin tillsyn och kontroll med andra myndigheter inom och utom kommunen. Syftet är att effektivisera kontrollen.
12/15 Samarbete sker oftast i fråga om tobakstillsyn där tillsynsansvaret delas mellan polisen och Miljönämnden. Livsmedelsenheten och polisen genomför vissa tillsynsbesök tillsammans. Samarbete sker även med Länsstyrelsen och Skattemyndigheten. Samarbete sker även med kommunens folkhälsosamordnare. Det gäller främst de delar av kontrollen som syftar till att minska möjligheterna för underåriga att få tag i tobak, folköl och receptfria läkemedel. 8.3 Öppenhet i kontrollen I Sverige regleras öppenhet i tillsyn och kontroll framförallt av Tryckfrihetsförordningen (1949:105) och Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). I korthet innebär detta att alla myndigheter är skyldiga att föra register över allmänna handlingar som finns hos myndigheten. Ett sådant register kallas vanligtvis för diarium. I diariet registreras uppgifter om de handlingar som upprättas vid myndigheten. I diariet registreras både offentliga och sekretessbelagda handlingar. Vem som helst har rätt att begära att få se en handling som finns hos en myndighet. En allmän handling är vanligen också offentlig, det vill säga vem som helst får ta del av den. Vissa handlingar kan dock vara sekretessbelagda, alltså hemliga. Det gäller normalt inte handlingar inom folköl, tobak och receptfria läkemedel. Tillsynsplaner, kontrollrapporter och beslut är allmänna handlingar och tillgängliga för alla som vill ta del av dem. 9 Sanktioner åtgärder när lagen inte följs I de fall Miljönämnden konstaterar att en verksamhet inte uppfyller något av kraven i lagstiftningen, ska nämnden vidta åtgärder för att få verksamheten att hålla sig till lagen. Vilken form av åtgärd, sanktion, som kan vara aktuell, varierar beroende på område. 9.1 Folköl Avvikelser mot lagen kan vara att företaget säljer folköl utan att anmäla sig hos miljönämnden. Andra vanliga avvikelser kan vara att information om åldersgräns saknas i butiken. Sanktioner som kan användas är t ex: - försäljningsförbud - föreläggande med eller utan vite
13/15 9.2 Tobak Avvikelser mot lagen kan vara att företaget säljer tobak utan att anmäla sig hos miljönämnden. Andra vanliga avvikelser är felaktig marknadsföring och felaktig märkning. Sanktioner som kan användas är t ex: - försäljningsförbud - föreläggande med eller utan vite - omhändertagande - varning 9.3 Receptfria läkemedel När Miljönämnden upptäcker avvikelser mot lagen ska en rapport skickas till Läkemedelsverket där det framgår vilka brister som konstaterats. Det är sedan Läkemedelsverket som vidtar lämpliga sanktioner mot företaget. 10 Projektuppföljning 10.1 Projektuppföljning Uppföljning kommer att ske enligt följande: VAD Nationella mål Lokala nämndmål Verksamhetsmått NÄR Bokslut April, september och bokslut En gång per månad 10.2 Dokumenthantering Projektets dokumentation finns i Platina. Dokumentationen sammanfaller till viss del med dokumentation för livsmedelskontrollen. Dokumentationen utgörs av: - detaljerad kontrollplan på objektsnivå - veckovis planering av kontroller och andra insatser
14/15 11 Lagstöd 11.1 Folköl I Alkohollagens 8 kap 1 pekas kommunen tillsammans med polisen ut som tillsynsmyndighet: Alkohollagen (2010:1622) 8 kap 1 Statens folkhälsoinstitut utövar, med den begränsning som följer av 1 a, central tillsyn över efterlevnaden av denna lag och kan meddela allmänna råd till vägledning för tillämpningen av lagen. Länsstyrelsen utövar tillsyn inom länet. Länsstyrelsen ska också biträdakommunerna med råd i deras verksamhet. Den omedelbara tillsynen över efterlevnaden av bestämmelserna om servering av spritdrycker, vin och starköl utövas av kommunen och av polismyndigheten. Kommunen och polismyndigheten utövar också tillsyn över serveringav och detaljhandel med öl. lag (2001:414). 11.2 Tobak I Tobakslagens 19 a framgår kommunens tillsynsuppgifter inom tobakstillsynen. Även när det gäller tobakstillsyn är ansvaret delat mellan kommunen och polisen. Tobakslagen (1993:581) 19 a 19 a Den omedelbara tillsynen över att denna lag och föreskrifter som meddelas med stöd av lagen följs utövas av 1. Arbetsmiljöverket när det gäller lokaler och andra utrymmen för vilka verket har den centrala tillsynen, och 2. den eller de nämnder som kommunfullmäktige bestämmer när det gäller a) de miljöer och lokaler för vilka Statens folkhälsoinstitut har den centrala tillsynen, b) bestämmelserna om handel m.m. enligt 12-12 c, och c) bestämmelserna om marknadsföring m.m. i 14 och 14 a när det gäller marknadsföringsåtgärder på eller i anslutning till försäljningsställen. Länsstyrelsen utövar inom länet tillsyn enligt första stycket 2. Länsstyrelsen skall
15/15 1. följa kommunernas verksamhet och biträda kommunerna med information och råd, och 2. främja samarbete mellan olika tillsynsmyndigheter och mellan tillsynsmyndigheter och andra. 11.3 Receptfria läkemedel Kommunens tillsynsansvar över receptfria läkemedel finns beskrivet i 20 i Lagen om handel med vissa receptfria läkemedel. Lag (2009:730) om handel med vissa receptfria läkemedel 20 Den kommun där detaljhandeln bedrivs ska kontrollera efterlevnaden av denna lag och av de föreskrifter som har meddelats i anslutning till lagen.