Styrdokument Dnr A11 3839/07 Regler för publicering på Göteborgs universitets webbplatser Publicerad Beslutsfattare Handläggare www.styrdokument.adm.gu.se Rektor Magnus Svedmark, informationsenheten Beslutsdatum 2009-10-26 Giltighetstid Sammanfattning Tills vidare Syftet med reglerna är att ge ett enhetligt ramverk för Göteborgs universitets samtliga webbplatser. Reglerna ska bidra till hög kvalitet i webbsidornas utformning och struktur så att användbarheten och nyttan för användarna blir så stor som möjlig.
Regler för publicering på Göteborgs universitets webbplatser Syfte och bakgrund Sedan några år tillbaka har det blivit allt viktigare för universitetet att framhålla sin unika identitet, bland annat genom en gemensam grafisk profil och en gemensam kommunikationsplattform. Ökad konkurrens om forskningsmedel, forskare, lärare och studenter ställer krav på att universitetet får en tydligare image i omvärlden och att mer information publiceras på engelska. Syftet med dessa regler är att ge ett enhetligt ramverk för Göteborgs universitets samtliga webbplatser. Reglerna ska bidra till hög kvalitet i webbsidornas utformning och struktur så att användbarheten och nyttan för användarna blir så stor som möjlig. Universitetets webbplatser är centrala för universitetets kommunikation, varumärke och profil och kan förstärka intrycket av oss som sammanhållet och professionellt. Universitetets satsning på tillgänglighet för funktionshindrade och andra grupper gör dessutom webbplatserna åtkomliga för fler och svarar mot kraven på oss som myndighet. Reglerna är en tillämpning av Policy för information och kommunikation. Tre kännetecken är av särskild betydelse betoningen av öppenhet, kvalitet och samhällsengagemang. Policyn baseras också på visionsdokumentet Göteborgs universitet 2010 samt universitetets strategiska plan 2007 2010. Vad och vem omfattar reglerna? Alla webbplatser där Göteborgs universitet står som avsändare räknas som en webbplats vid Göteborgs universitet och omfattas av dessa regler. I vissa fall kan det förekomma en domänplacering vid ett annat universitet (motsvarande). Är avsändaren i detta fall Göteborgs universitet så gäller reglerna även där. Är ansvaret delat ska hänsyn tas till bägge organisationerna. Ansvar Ansvaret för innehållet och att informationen på respektive webbplats är korrekt följer linjeorganisationen. Varje anställd som publicerar information har ett ansvar och varje webbsida ska tydligt ange vem som ansvarar för innehållet. Övergripande ansvar På varje fakultet, institution, avdelning, enhet, forskningsprogram, centrumbildning eller motsvarande har respektive dekan/prefekt/enhetschef osv det övergripande ansvaret för respektive webbplats och för att den inte strider mot några lagar eller etiska regler. Undantaget är de eventuella fall där utgivningsbevis finns. Då ligger det ansvar som här angivits istället på ansvarig utgivare.
3 / 10 Alla fakulteter, institutioner och övriga verksamheter ska ha uppdaterade rutiner och en fungerande organisation kring sina webbplatser för att säkerställa att kvaliteten och säkerheten upprätthålls. Lagstiftning Det finns många lagar och förordningar som reglerar IT-användningen i samhället alla som publicerar på universitetets webbplatser är skyldiga att följa dem. Det finns också nationella riktlinjer och rekommendationer för webbpublicering och webbteknik. Läs mer om sekretesslagen, personuppgiftslagen och upphovsrätt i bilaga 1. Universitetets jurister vid Universitetsledningens kansli kontaktas vid frågor som rör lagstiftning. Publicering på universitetets webbplatser ska även följa de rekommendationer för webbpublicering som anges på http://publicera.gu.se/rekommendationer/. Innehåll Avsändare Material som publiceras på universitetets webbplatser och dess undersidor ska utformas så att det tydligt framgår att det är universitetet som är avsändare och inte enbart en enskild verksamhet eller anställd (studentkårerna undantagna). Så kallade personliga webbsidor, bloggar eller motsvarande som är placerade under någon av universitetets domäner ska endast innehålla information som är relevant för anställningen vid universitetet. Våra besökare uppfattar allt det vi publicerar som information från Göteborgs universitet och det är därför viktigt att tänka igenom noga vad som publiceras. Göteborgs universitet är också en myndighet och delar av informationen måste utformas utifrån det. Målgruppsanpassning Det som publiceras på universitetets publika webbplatser riktar sig till potentiella studenter, forskare och media, företrädare för näringsliv och samhälle samt allmänheten i stort men även till universitetets studenter, forskare, lärare och övriga anställda. Vi ska producera lättillgänglig information på användarnas villkor. Besökarna ska inte behöva känna till vår organisation för att ta del av vår information. Bland annat därför finns en universitetsgemensam design som säkras genom mallarna i universitetets publiceringsverktyg, se nedan. Allt material som publiceras på Göteborgs universitets webbplats ska vara så lättbegripligt som möjligt och hög språklig kvalitet eftersträvas. Språket ska också vara konsekvent när det gäller till exempel förkortningar och telefonnummer. Förkortningen GU ska
4 / 10 undvikas i all extern kommunikation eftersom den kan tolkas som grundutbildning och även är okänd för många. Information på engelska Inom Göteborgs universitet ska relevant information vara internationellt tillgänglig genom att presenteras på engelska. På webbplatser där ingen information på engelska förekommer ska det åtminstone finnas en kort beskrivning av verksamheten samt kontaktuppgifter på engelska. På samma sätt ska det på webbplatser som görs på engelska eller andra språk alltid finnas en kort beskrivning på svenska. Se även mer i universitetets språkpolicy: http://www.styrdokument.adm.gu.se/internationalisering/ Etik Universitetets webbplatser är en universitetsgemensam resurs. Att lägga ut information eller programvara som inte har med universitetets verksamhet att göra är inte tillåtet, inte heller på så kallade personliga sidor. Det är vidare inte tillåtet att lägga ut material som kan upplevas stötande eller på annat sätt skadar universitetets namn och rykte. Vid webbpublicering är det inte tillåtet att förtala andra, uppvigla, bedriva hets mot folkgrupp, förolämpa eller förnedra andra, göra intrång i andra människors privatliv, skildra olaga våld, förfalska information, lagra och publicera pornografiskt material eller att bryta mot upphovsrättslagar och sekretesslagar. Länkar till andra webbplatser Länkning från universitetets webbplatser ska följa god sed och ta hänsyn till upphovsrättslig lagstiftning. I normalfallet är det relativt okomplicerat, så kallade referenslänkar där man öppet hänvisar användaren vidare till andra webbsidor är tillåtna. Så kallade integrerande länkar eller in-line-länkar är inte tillåtna, det vill säga att man länkar in material från en annan webbsida så att det inte tydligt framgår vem som är upphovsman och ansvarig för materialet. Undantag kan dock göras om upphovsrättsinnehavaren ger sitt medgivande. Göteborgs universitet är anslutet till SUNET Swedish University Computer Network. Huvudregeln är att det inte får länkas till webbplatser som bryter mot universitetets eller SUNET:s regler för användning och anslutning. Se Göteborgs universitets ITsäkerhetsregler: http://www2.gu.se/alf/sakerhet/itpolicy.html För SUNETs regler om användning och anslutning, se: http://basun.sunet.se/html_docs/extregler.html Utseende Allt som publiceras på universitetets webbplatser ska följa universitetets regler för grafisk profil och logotyper som anges på http://dinsida.gu.se/grafiskprofil/. Hela universitetet
5 / 10 använder samma webbdesign. Det finns också anpassade mallar för verksamheter som kan påvisa profileringsbehov i enlighet med manualen för grafisk profil. Varje fakultets/institutions/motsvarandes webbplats ska på lämplig plats ha en länk Grafisk profil som leder till länken ovan eller till fakultetens sida om grafisk profil. Gemensamt publiceringsverktyg Göteborgs universitet har ett universitetsgemensamt publiceringsverktyg (CMS, content management system), Infoglue, som hela universitetet ska använda. Verktyget garanterar att webbplatserna klarar tillgänglighetskraven, ger enhetlighet och kvalitet samt är kostnadseffektivt. Undantag kan medges om en verksamhet har mycket specifika behov. Ta då kontakt med centrala informationsenheten, Externa relationer. I universitetets CMS ingår färdiga mallar med layout och en gemensam uppsättning typsnitt för till exempel brödtext, ingress och rubrik. Vid publicering ska endast de färdiga mallarna användas. En enskild skribent eller redaktör får inte ändra i mallarna. Mallarna erbjuder olika möjligheter att profilera varje verksamhet inom ramen för Göteborgs universitet. Detta gör att våra besökare känner igen universitetets webbplats men kan ta del av den profil som varje verksamhet vill förmedla. Instruktioner för hur man använder CMS:et Infoglue återfinns på webbplatsen www.publicera.gu.se/instruktioner. Kontakta även den universitetsgemensamma informationsenheten för utbildning, support och service, tel. 786 2910. Externa relationer är systemägare till CMS:et. Som systemägare ansvarar Informationsenheten vid denna avdelning också för utveckling av verktyget. Ansvarig för driften är IT-service. Tillgänglighetsanpassning Inom Göteborgs universitet strävar vi efter att göra webbplatserna tillgängliga för så många som möjligt bland annat genom den tekniska och innehållsmässiga utformningen. Stilmallarna i publiceringsverktyget InfoGlue är byggda i enlighet med riktlinjerna för Vägledningen 24-timmarswebben och W3C:s internationella rekommendationer för tillgänglighet Web Content Accessibility Guidelines 2.0. Utöver det innebär universitetets tillgänglighetssträvan att: ett så enkelt och begripligt språk som möjligt ska användas alla webbredaktörer som publicerar på gu.se i publiceringsverktyget InfoGlue ska vara speciellt utbildade och ha kännedom om tillgänglighetsfrågor. Utbildning sker kontinuerligt informationen på webbplatsen ska vara sökbar För att webbansvariga och redaktörer ska kunna följa riktlinjerna ovan finns instruktioner på: http://publicera.gu.se/rekommendationer/tillganglighet/ Domännamn
6 / 10 All verksamhet som tillhör Göteborgs universitet ska ingå i universitetets webbstruktur och domänen gu.se. Undantag medges endast i särskilda fall, se nedan. Vid nyregistrering av domännamn i universitetets domän krävs att namnet ska representera en etablerad verksamhet vid Göteborgs universitet. Domännamnet under universitetets huvuddomän gu.se ska vara verksamhetens officiella namn eller förkortning, såvida inte tekniska problem (till exempel. med å, ä, ö ) eller kollisioner med tidigare utdelade domäner förhindrar detta. En stark rekommendation är att domännamnet tydligt ska kommunicera enhetens namn och hemvist. Domännamnet är viktigt för marknadsföring av enheten och universitetet. En redan utdelad domän tas inte tillbaka automatiskt i samband med exempelvis nya regler. Däremot kan den senare återtas i samband med omorganisation eller om verksamheter får nya namn. Följande verksamheter kan få en domän direkt under gu.se Fakulteter, institutioner, enheter, studentkårer, serviceorgan vid universitetet har rätt till en domän direkt under gu.se. (organisationen ska finnas med i personalkatalogen Katagu, undantaget studentkårerna) Större projekt/motsvarande, som leds av en styrelse, med utsedd chef Större forskargrupper och forskningsmiljöer, om fakultet/institution medger detta Centrumbildningar, serviceavdelningar och liknande som inte hör hemma under någon existerande gu.se-domän, kan få en domän direkt under gu.se, om följande är uppfyllt: - Enheten kan förväntas bli varaktig, alltså flera år framåt - Enheten har en formell chef eller motsvarande som ansvarar för verksamheten Nationella värdskap och verksamheter med hög extern medverkan samt verksamheter som bedöms särskilt forsknings- eller kommunikationsstrategiskt motiverade Föreningar för anställda och studenter vid Göteborgs universitet har inte rätt till egen domän utan ska placeras under respektive institutions/motsvarandes eller kårs domän alternativt på anvisad plats inom universitetets centrala webbplats. En ansökan om webbplats ska undertecknas av prefekt/dekan eller motsvarande och lämnas till systemägaren, centrala informationsenheten (Externa relationer). Systemägaren beslutar om behörighet. Då en omorganisation sker/en verksamhet läggs ner/byter namn eller ett projekt är avslutat ska detta anmälas till informationsenheten. Domänen kan ligga kvar under en övergångsperiod på max ett två år, men ska därefter avvecklas. I speciella fall kan webbsidor på universitetets datanät (GUNET) tillåtas utanför universitetets domän, gu.se. Det kan gälla ett formellt samarbete med andra intressenter, en konferens eller liknande. För prövning måste ansökan ställas till informationsenheten som i samråd med IT-ledning fattar beslut. IT-service ska informeras ifall domännamn som
pekar in i GUNET används. Den som får tillåtelse att ha ett externt domännamn ansvarar själv fullt ut för denna webbplats. Universitetet tar inget ansvar. 7 / 10
8 / 10 Bilaga 1 Cookies Sedan juli 2003 måste svenska webbplatser informera om hur cookies används och hur användaren undviker dem om han eller hon så önskar. En cookie är en textfil, som lagras på respektive dator och innehåller exempelvis information om vad användaren föredrar för textstorlek, när den besökte webbsidan senast mm. Information om hur Cookies används ska finnas tillgänglig på Göteborgs universitets centrala webbsidor, gärna med länk till mer information från Post- och telestyrelsens webbplats www.pts.se. Lagen om ansvar för elektroniska anslagstavlor Användandet av elektroniska forum och anslagstavlor regleras av Lagen om ansvar för elektroniska anslagstavlor. Läs mer på www.notisum.se/rnp/sls/lag/19980112.htm Universitetsanställd som tillhandahåller en interaktiv tjänst, där besökare kan publicera text på universitetets webbplats ska enligt lagen om ansvar för elektroniska anslagstavlor (med elektronisk anslagstavla avses i denna lag en tjänst för elektronisk förmedling av meddelanden): lämna information till var och en som ansluter sig till tjänsten om sin identitet och i vilken utsträckning inkomna meddelanden blir tillgängliga för andra användare för att kunna fullgöra sin skyldighet ha sådan uppsikt över tjänsten som skäligen kan krävas med hänsyn till omfattningen och inriktningen av verksamheten Enligt lagen är den som tillhandahåller en elektronisk anslagstavla också ansvarig för att snarast ta bort eller på annat sätt förhindra att meddelanden sprids vidare om: innehållet uppenbart innebär uppvigling, hets mot folkgrupp, barnpornografibrott eller olaga våldsskildring, eller det är uppenbart att användaren har gjort intrång i upphovsrätten eller i rättighet som skyddas genom upphovsrättslagen genom att sända in meddelandet (till exempel bifogat upphovsrättsligt skyddat material) Upphovsrätt Som huvudregel gäller att det är ett intrång i upphovsrätten att utan tillstånd låna någon annans bild eller text till den egna webbsidan. Den som bryter mot upphovsrättslagen kan tvingas betala skadestånd till upphovsmannen. Det är tillåtet att länka till andra webbplatser, men inte att integrera externa webbsidor eller annat material i den egna webbplatsen.
9 / 10 Kontakta gärna universitetets jurister för närmare besked om vad som gäller i ett enskilt fall. Personuppgifter Den information som publiceras på universitets webbsidor innehåller ofta personuppgifter. För behandling av personuppgifter krävs att reglerna i personuppgiftslagen (1998:204) (PuL) tillåter behandlingen. Publicering av personuppgifter på Internet är en form av behandling. Om berörd person har lämnat sitt samtycke är det tillåtet att publicera uppgifterna på Internet. Harmlösa personuppgifter får dock publiceras på Internet även utan samtycke. Vad som är en harmlös uppgift måste man bedöma från fall till fall. Exempel på harmlösa uppgifter är anställds namn, befattning, arbetstelefonnummer och e- postadress till arbetet. Däremot är anställds hemadress och hemtelefonnummer inte harmlösa uppgifter och samtycke krävs därför innan sådana uppgifter får publiceras på Internet. Om man är osäker på om en uppgift är harmlös eller inte är det säkrast att inhämta samtycke från personen ifråga. Även fotografier räknas normalt som personuppgifter. En fotograferad person måste alltså ge sitt samtycke innan bilden publiceras på Internet. Sekretess och tystnadsplikt Internet gör det oerhört enkelt att sprida all slags information. Men det innebär inte att all information får spridas hur som helst. Sekretess kan förekomma till skydd för en mängd olika intressen och regleras i sekretesslagen (1980:100). Brott mot tystnadsplikten är ett allvarligt brott som kan ge fängelse. Publicera därför inga dokument utan att först se över innehållet. Läs mer på http://www2.gu.se/alf/sakerhet/doc/itdokument/riktlinjfinfoklass071115.pdf/ IT-säkerhet I övrigt så gäller Göteborgs universitets Regler för IT-säkerhet (dnr A 13 349/07) för användningen av universitetets IT-resurser. Ett citat ur reglerna: Göteborgs universitets IT-resurser ägs av universitet och är avsedda att användas i och för universitets verksamhet att tillhandahålla utbildning, forskning och därtill knuten administration samt för samverkan med det omgivande samhället. Resurserna får inte tas i anspråk för ändamål genom vilka universitetets namn, anseende och goda rykte kan skadas. Andra användbara webbplatser Riktlinjer som ger dig praktiskt stöd att använda webben som en effektiv kanal för service: http://www.eutveckling.se W3C:s rekommendationer för tillgänglighet - Web Content Accessibility Guidelines 2.0: http://www.w3.org/tr/wcag20/
10 / 10 Regeringens klarspråksgrupps tips för webbanpassat språk: http://www.regeringen.se Regler för anslutning och användning av SUNET http://basun.sunet.se/html_docs/extregler.html Andra relaterade styrdokument inom Göteborgs universitet: Regler för grafisk profil och logotyper http://dinsida.gu.se/grafiskprofil/ Policy för information och kommunikation http://www.styrdokument.adm.gu.se/information/ Instruktioner för Webbpublicering http://publicera.gu.se/rekommendationer/. Informationsklassning och sekretess http://www2.gu.se/alf/sakerhet/doc/it-dokument/riktlinjfinfoklass071115.pdf IT-säkerhetsregler för Göteborgs universitet http://www2.gu.se/alf/sakerhet/itpolicy.html Språkpolicy http://www.styrdokument.adm.gu.se/digitalassets/1268/1268030_sprakpolicy.pdf