www.pwc.se Revisionsrapport Arvoden och ersättning till förtroendevalda Helena Steffansson Carlson Johanna Kemppainen September 2015
Innehåll Sammanfattning... 2 1. Inledning... 3 1.1. Bakgrund... 3 1.2. Syfte och Revisionsfråga... 3 1.3. Revisionskriterier... 3 1.4. Kontrollmål... 3 1.5. Avgränsning... 4 1.6. Metod... 4 2. Iakttagelser och bedömningar... 5 2.1. Fastställt regelverk... 5 2.2. Kontroller... 6 2.3. Attest av ersättningar... 8 2.4. Korrekta arvoden och utbetalningar... 8 3. Revisionell bedömning... 11 3.1. Rekommendationer... 11 September 2015 1 av 11
Sammanfattning Risken för att avsiktliga eller oavsiktliga fel ska inträffa när det gäller ersättningar till förtroendevalda ska vara så liten som möjligt. Om det uppstår fel i utbetalningar kan förtroendet för förtroendevalda och det politiska systemet skadas, oavsett om beloppen är små eller stora. Regionfullmäktige har per 2014-05-21 beslutat om Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda hos Landstinget Gävleborg som gäller från 2015-01- 01. Granskningen syftar till att granska om styrelse och nämnder säkerställt att gällande arvodesreglemente följs, dvs att rätt ersättning utbetalas utifrån gällande arvodesbestämmelser. Vi bedömer att regionstyrelsen och respektive nämnd i huvudsak, men ej helt tillräckligt, har säkerställt att gällande reglemente att gällande reglemente avseende ersättning till förtroendevalda följs. Fullmäktige har fastställt ett reglemente vilket under våren 2015 har kompletterats med ändrade regler för ej tjänstgörande. Det finns en upprättad rutin med fastställda kontroller som skall utföras. Rutinen är dock inte känd hos samtliga granskare. I allt väsentligt utförs, enligt vad som framkommit vid intervjuerna och granskning av rapporter och underlag, de kontroller som rutinen anger. Rutinen kan kompletteras med några kontroller som ej finns beskrivna för närvarande. När det gäller lunchförmån går dessa inte att verifiera då upplysningar inte anges på tjänstgöringslistan. Attest av tjänstgöringsrapport sker enligt vedertagen rutin, där delegation saknas. Granskade poster visar på att det finns smärre fel vid utbetalning av arvoden och ersättningar, vilket totalt ej är väsentliga belopp för den granskade perioden. Det bör dock säkerställas att ersättning för förlorad arbetsinkomst alltid skrivs under av arbetsgivare, att ersättning sker mot giltigt kvitto och att förrättning ersätts när så är berättigat. När det gäller ej tjänstgörande men närvarande förtroendevald har reglerna ändrats från maj 2015 och risken för fel har därmed minskat. September 2015 2 av 11
1. Inledning 1.1. Bakgrund Förtroendevalda i landsting har, enligt kommunallagen (KL 4 kap 11 ), rätt till den ledighet från sina anställningar som behövs för uppdragen. I lagen sker viss reglering av förtroendevaldas ekonomiska förmåner. De förtroendevalda har rätt till skälig ersättning för de arbetsinkomster och ekonomiska förmåner som de förlorar på grund av uppdraget. Fullmäktige skall besluta om, enligt vilka grunder ersättning skall betalas, och har även att besluta om ersättning för resekostnader och andra utgifter som föranleds av uppdraget, arvode för uppdraget, pension samt andra ekonomiska förmåner. Risken för att avsiktliga eller oavsiktliga fel ska inträffa när det gäller ersättningar till förtroendevalda ska vara så liten som möjligt. Om det uppstår fel i utbetalningar kan förtroendet för förtroendevalda och det politiska systemet skadas, oavsett om beloppen är små eller stora. Regionfullmäktige har per 2014-05-21 beslutat om Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda hos Landstinget Gävleborg som gäller från 2015-01-01. 1.2. Syfte och Revisionsfråga Syftet, utifrån risk, är att granska om styrelse och nämnder säkerställt att gällande arvodesreglemente följs, dvs att rätt ersättning utbetalas utifrån gällande arvodesbestämmelser. Avsikten är att granska hanteringen på en övergripande nivå och inte på individnivå. Har regionstyrelsen och respektive ansvarig nämnd säkerställt att gällande reglemente avseende ersättning till förtroendevalda följs? 1.3. Revisionskriterier Kommunallagen Fullmäktiges reglemente om arvode och ekonomisk ersättning 1.4. Kontrollmål Är fastställt regelverk ändamålsenligt avseende hantering av ersättning och arvoden till förtroendevalda? Finns det kontroller som säkerställer korrekt utbetalningar av ersättningar och arvoden? Attesteras ersättning och arvode till förtroendevalda av behörig person? Är utbetalade ersättningar och arvoden korrekta? September 2015 3 av 11
1.5. Avgränsning Granskningsobjekt är regionstyrelsen, kultur- och kompetensnämnden, hållbarhetsnämnden, hälso- och sjukvårdsnämnden, patientnämnden och gemensam nämnd för företagshälsovård för perioden januari 2015 till april 2015. 1.6. Metod Genomgång av fastställt reglemente samt övriga tillämpliga styrdokument. Intervjuer med jurist, regionens kanslidirektör samt granskare inom respektive styrelse/nämnd. Granskning av utdrag från lönesystemet över utbetalda ersättningar och arvoden. Med utgångspunkt i utdragen stickprovskontroll gjorts mot intyg, utbetalningslistor etc. September 2015 4 av 11
2. Iakttagelser och bedömningar För varje kontrollmål redogörs för vilka iakttagelser och revisionella bedömningar som gjorts. 2.1. Fastställt regelverk Kontrollmål: Är fastställt regelverk ändamålsenligt avseende hantering av ersättning och arvoden till förtroendevalda? 2.1.1. Iakttagelser Regionfullmäktige har per 2014-05-21 beslutat om Reglemente om ekonomiska förmåner till förtroendevalda hos Landstinget Gävleborg som gäller från 2015-01-01. En förändring av reglementet har beslutats att gälla från 2015-05-15. Beslutet innebär att icke tjänstgörande, men närvarande ersättare, ska arvoderas på samma villkor som ordinarie ledamot. Ändringen skall finansieras inom befintlig resursram för förtroendemannabudgeten. Beslutet innebär en förenkling i hanteringen för handläggare av så kallade tjänstgöringsrapporter. Reglementet finns att tillgå via regionens hemsida under rubriken Reglementen för regionpolitiker. Där finns även en rutin Rutin för utbetalning av arvoden mm till förtroendevalda. Rutinen saknar upplysning om när den fastställts, dock framgår utskriftsdatum 2012-12-20. Den vänder sig till de förtroendevalda och beskriver regionens fastställda förutsättningar för när ersättning förlorad arbetsinkomst kan erhållas. Förtryckt intyg skall användas och signeras av arbetsgivare eller för egenföretagare av denne själv. Närvaro vid förrättning skall redovisas på särskild anvisad blankett och skall bestyrkas av den som anses ansvarig för förrättningen. För sammanträden används tjänstgöringslistan, där skall framgå om ledamot närvarat hela eller delar av sammanträdet. Om ledamot avviker från mötet skall det anges på tjänstgöringslistan. Sekreteraren bestyrker uppgifterna på tjänstgöringslistan. Motsvarande tjänstgöringslista finns för respektive partigrupp inför fullmäktige. Reglementet beskriver och definierar sammanträde, partigruppsmöte och förrättningar. Enligt 19 betalas arvoden 7-9 ut utan föregående anmälan. Paragraf 7-9 avser årsarvode för uppdrag på heltid eller minst 40 procent, begränsat årsarvode för uppdrag mindre än 40 procent samt arvode för sammanträde hel eller halvdag. Av rutinen framgår att uppgiven tid på tjänstgöringslista utgör underlag för utbetalning av begärt arvode enligt tjänstgöringsrapport. Reglementet omfattar nivåer av arvoden till årsarvoderade. Årsarvode för hållbarhetsnämnden och kultur- och kompetensnämnden saknas i det fastställda reglementet som finns att hämta på regionens hemsida. När det gäller ej årsarvoderade förtroendevalda har de rätt till hel- eller halvdagsarvode samt grundarvode som ersättning vid sammanträde och dyl. Sammanträde över 4 timmar berättigar till heldagsarvode medan sammanträde upp till 4 timmar berättigar till halv- September 2015 5 av 11
dagsarvode. Grundarvode är en ersättning för förberedelsetid inför sammanträdet, såsom att läsa på etc. Yrkande om ersättning för förlorad arbetsinkomst respektive förlorad pensionsförmån skall framställas inom ett år från dagen för sammanträdet. Motsvarande är två år för förlorad semesterförmån med yrkande om övriga ersättningar skall framställas senast inom ett år. När det gäller yrkande om arvoden enligt tjänstgöringsrapport finns ingen sådan begränsning angiven i reglementet. Ersättning för förlorad arbetsinkomst skall enligt reglementet styrkas med ifyllt intyg från arbetsgivaren eller för egen företagare att denna själv fyller i intyg och skriver under. Det finns inget krav på underlag såsom lönebesked eller besked från försäkringskassan. Vid intervjuerna med tjänstemän har framkommit att max fyra grundarvoden kan erhållas per dag. Enligt uppgift från granskare gäller det enligt besked från tidigare chefjurist. I reglementet finns ingen begränsning angivet. Ledamöter i fullmäktige, styrelse och nämnder har informerats om ersättningar i samband med utbildningar inför ny mandatperiod. 2.1.2. Bedömning Vår bedömning är att kontrollmålet i huvudsak är uppfyllt. Det finns ett fastställt övergripande reglemente och en rutin för utbetalning av arvoden. Av rutinen bör dock framgå fastställandedatum och dess giltighet. Med undantag för avsaknade uppgifter om antalet arvoden per dag är vår bedömning att reglementet är ändamålsenligt. Beslutet från maj 2015 om att ersättare erhåller motsvarande arvode som tjänstgörande ledamot förenklar hanteringen. 2.2. Kontroller Kontrollmål: Finns det kontroller som säkerställer korrekt utbetalningar av ersättningar och arvoden? 2.2.1. Iakttagelser Vid nämndsammanträde etc. upprättar sekreterare tjänstgöringslista, dvs deltagarförteckning, som denne bestyrker genom underskrift. På tjänstgöringslistan skall anges Förtroendemannaorgan Datum Lokal och ort Tidpunkt för sammanträdet Personnummer på deltagare Deltagares namn Tjänstgörande September 2015 6 av 11
Närvarande Deltagande sammanträdet Närvaro från och till Granskning av tjänstgöringslistor visar att personnummer anges i undantagsfall. Tjänstgörande och närvarande fylls i, medan det inte alltid är ikryssat om deltagaren varit närvarande vid hela sammanträdet. Om avvikande tid finns anges det, men inte om deltagaren deltagit i hela sammanträdet. Flera av nämnderna använder sig av förifyllda listor med deltagarnas namn och kryssar närvaro och tjänstgörande om personen deltagit. Det anges tidpunkt för sammanträde med början och slut, men det framgår sällan om sammanträdet innefattat avbrott för lunch eller om deltagarna erhållit lunch. Den förtroendevalde fyller i tjänstgöringsrapport för rekvirering av arvode och övriga ersättningar. Tjänstgöringsrapporten lämnas till utsedd person, så kallad granskare, vid patientnämnden, gemensam nämnd för företagshälsovården respektive majoriteten/oppositionen. Till vem rapporten skall ställas framgår av blanketten. Tjänstgöringsrapporten granskas av utsedd granskare som kompletterar med kostnadsställe, hel/halvdagsarvode, förrättning samt traktamente. Granskare skriver under och förvaltningschef för företagshälsovården, förvaltningschef för patientnämnden eller kanslidirektör attesterar. Ingen särskild checklista av särskilda kontroller som ska göras finns. Tjänstgöringsrapporten skickas till lönekontoret. Vid intervjuerna har framkommit att det finns en fastställd rutin Utbetalning av arvoden mm till politiker. Rutinen har fastställts i februari 2015. Den definierar ansvar och roller och beskriver flödet från tjänstgöringlista till granskarens kontroller, samt vilka uppgifter som granskaren skall fylla i. Samtliga uppgifter som granskaren skall fylla i, finns inte specifikt uppräknade i rutinen. Av rutinen framgår att rutinen skall implementeras genom kontakt med samtliga berörda granskare. En av fyra intervjuade granskare uppgav sig ha kännedom om rutinen. Vid granskning av tjänstgöringsrapporten kontrollerar granskare mot tjänstgöringslista samt säkerställer att intyg för förlorad arbetsinkomst finns. Likaså görs kontroll att kvitton är bifogade för utlägg. Lönekontoret tar emot tjänstgöringsrapporten och ankomststämplar denna. När inregistrering av uppgifter sker signeras och anges datum på rapporten. Registrering av arvoden, ersättningar görs manuellt i personalsystemet Personec P. Om uppgifter saknas tas en kopia för bevakning och original returneras till granskare, med markering vad som saknas. Kontroll görs av angivet kvittobelopp och manuell registrering av moms. Ingen särskild checklista av vilka kontroller som ska göras finns. 2.2.2. Bedömning Vår bedömning är att kontrollmålet i huvudsak är uppfyllt. Det finns, enligt upprättad rutin, fastställda kontroller som ska utföras. Rutinen är dock inte känd bland samtliga granskare. I huvudsak utförs dock motsvarande kontroller som rutinen anger. Av rutinen September 2015 7 av 11
finns ingen kontroll för bedömning om riktighet i avresa/återkomst samt uppgift om förrättningsersättning. När det gäller tjänstgöringslistan framgår inte av denna om lunch ingått i sammanträdet eller inte, vilket gör att kontroll inte kan utföras. Samtliga uppgifter som finns att ange på tjänstgöringslistan anges ej alltid. Vår rekommendation är att genomgång av vilka kontroller som görs sker. Vidare föreslår vi att tjänstgöringslistan kompletteras med upplysning om lunch erhållits. Det kan vidare vara lämpligt att revidera kolumner som ej används. 2.3. Attest av ersättningar Kontrollmål: Attesteras ersättning och arvode till förtroendevalda av behörig person? 2.3.1. Iakttagelser Kanslidirektör beslutattesterar tjänstgöringsrapport för förtroendevalda tillhörande regionsstyrelsen, hållbarhetsnämnden samt kultur- och kompetensnämnden. Förvaltningschef för företagshälsovården attesterar tjänstgöringsrapport för förtroendevalda tillhörande gemensam nämnd för företagshälsovård. Förvaltningschef för patientnämnden attesterar tjänstgöringsrapport för förtroendevalda tillhörande patientnämnden. En tjänstgöringsrapport som omfattar uppdrag i exempelvis gemensam nämnd för företagshälsovård och regionstyrelsen attesteras av kanslidirektör. Granskning av inlämnade uppgifter och underlag utförs då av granskare för majoriteten eller oppositionen. Denna stämmer av med granskare hos respektive nämnd att ledamoten tjänstgjort och finns noterad på tjänstgöringslista. Av reglementet eller rutinen framgår ej vem som har attestansvar. Attest sker enligt vedertagen rutin, men det saknas delegation för detta enligt uppgift. Våra genomförda stickprovskontroller visar att samtliga granskade tjänstgöringsrapporter är attesterade av tjänsteman enligt ovan. 2.3.2. Bedömning Vår bedömning är att kontrollmålet inte är uppfyllt. Bedömningen har sin grund i att delegation för attestant saknas. 2.4. Korrekta arvoden och utbetalningar Kontrollmål: Är utbetalade ersättningar och arvoden korrekta? 2.4.1. Iakttagelser Våra genomförda stickprovskontroller av utbetalda ersättningar och arvoden visar på ett fåtal felaktigheter: Tjänstgöringsrapport finns för samtliga granskade poster September 2015 8 av 11
Samtliga tjänstgöringsrapporter har kunnat verifieras mot tjänstgöringslista Intyg för förlorad arbetsinkomst finns för samtliga granskade poster Halvdags och heldags arvode har i huvudsak betalats ut motsvarande tjänstgöringsrapport/tjänstgöringslista Kilometer ersättning har utbetalts motsvarande angivet i tjänstöringsrapport. Angivna kilometer bedöms rimligt med utgångspunkt i kontroll mot angiven adress. Av intervjuerna har framkommit att inga särskilda kontroller av angivna kilometer görs. För utlägg såsom parkering, färdbiljett tåg/buss som ersatts finns för samtliga granskade poster kvitto av något slag som underlag. Kostförmån anges av den förtroendevalde på tjänstgöringsrapport och har för samtliga granskade poster registrerats i lönehanteringen. Noteras dock att kostförmån inte går att verifiera mot exempelvis tjänstgöringslista. Ersättning för förlorad semesterförmån skall ske inom två år. Stickproven visar att utbetalning skett i allt väsentligt inom föreskriven tid för den granskade perioden. Tjänstgöringsrapport, original, tillsammans med bifogade underlag sparas och ingår som del i lönekontorets dokumenthantering. Tjänstgöringslistan är för merparten av granskade listor ej fullständigt ifylld. Personnummer anges sällan. Om den förtroendevalde varit tjänstgörande eller närvarande framgår alltid, medan kolumnen helt sammanträde fylls i, i varierande omfattning. Kolumnen närvaro anges om den förtroendevalde har avvikande närvaro. Det framgår inte av tjänstgöringslistan om mötet omfattat lunchavbrott och inte heller om lunch ingått. Av stickproven framgår att vid samma sammanträde kan en deltagare uppge lunchförmån och en annan inte. Intyg för förlorad arbetsinkomst hanteras olika beroende på vilken granskare som hanterar dem. Originalunderlagen bifogas för gemensam nämnd för företagshälsovård till lönekontoret i Söderhamn. Övriga sparar underlagen lokalt. Det har vid intervjuerna framkommit att det saknas fastställda rutiner för hur länge underlagen för förlorad arbetsinkomst skall arkiveras. Avseende ersättning för förrättning har påträffats poster där uppdraget varit längre än sex timmar och att avståndet längre än 50 kilometer från tjänstestället eller bostaden utan att förrättningsersättning utbetalts. För några av posterna har noterats att det finns brister i tjänstgöringsrapporten och hur den förtroendevalda har fyllt i avresa och återkomst. För andra poster har noterats att upplysningarna är kompletta men granskare har inte fyllt i att förrättning skall utbetalas. Av intervjuerna framgår att det är den förtroendevaldas ansvar att tillse att tjänstgöringsrapporten är korrekt ifylld. Granskarens uppgift är inte, av vad som framkommit vid intervjuerna, att komplettera ofullständiga uppgifter. September 2015 9 av 11
2.4.2. Bedömning Vår bedömning är att kontrollmålet i huvudsak är uppfyllt. Vi konstaterar att tjänstgöringslistan inte fylls i fullständigt. Enligt vår uppfattning har bedömningen gjorts, för den aktuella blanketten, att vissa upplysningar skall anges. Det bör säkerställas att blanketter fylls i med de uppgifter som krävs. Om uppgifterna ej krävs bör dessa ej heller finnas angivna på blanketten. Det bör säkerställas att samtliga underlag för utbetalning hanteras på ett likartat vis och att räkenskapsmaterial förvaras enligt fastställd dokumenthanteringsplan. För närvarande förvaras kvitton med original tjänstgöringsrapport hos lönekontoret. Intyg för förlorad arbetsinkomst förvaras både hos granskare och vissa hos lönekontoret. Det bör vidare säkerställas att kvitto som utgör underlag för ersättning fyller gällande krav. Vi konstaterar att, i och med förändring av reglementet, där närvarande ej tjänstgörande erhåller arvode enligt samma principer som tjänstgörande förtroendevald förenklas granskarens uppgift. Vi konstaterar vidare att utbildning för mandatperiodens förtroendevalda har erbjudits. Det finns dock tjänstgöringsrapporter som fylls i fel. Vi kan inte bedöma orsaken till det, men det bör säkerställas att den förtroendevalde som inte fyllt i korrekt och därmed går miste om ersättning bör få information om hur denne korrekt fyller i blanketten. September 2015 10 av 11
3. Revisionell bedömning Vi bedömer att regionstyrelsen och respektive nämnd i huvudsak har säkerställt att gällande reglemente avseende ersättning till förtroendevalda följs. Fullmäktige har fastställt ett reglemente, vilket under våren 2015 har kompletterats med ändrade regler för ej tjänstgörande. Det finns en upprättad rutin med fastställda kontroller som skall utföras. Vi konstaterar dock att rutinen inte är känd hos samtliga granskare. I allt väsentligt utförs, enligt vad som framkommit vid intervjuerna och granskning av rapporter och underlag, de kontroller som rutinen anger. Rutinen kan kompletteras med några kontroller som ej finns beskrivna i dag. När det gäller lunchförmån går det inte att verifiera då upplysningar inte anges på tjänstgöringslistan. Attest av tjänstgöringsrapport sker enligt vedertagen rutin, där delegation saknas. Granskade poster visar på att det finns smärre fel vid utbetalning av arvoden och ersättningar, vilket totalt ej är väsentliga belopp för den granskade perioden. Det bör dock säkerställas att ersättning för förlorad arbetsinkomst alltid skrivs under av arbetsgivare, att ersättning sker mot giltigt kvitto och att förrättning ersätts när så är berättigat. När det gäller ej tjänstgörande men närvarande förtroendevald har reglerna ändrats från maj 2015 och risken för fel minskar. 3.1. Rekommendationer Vi rekommenderar att gällande rutin Utbetalning av arvode mm till politiker görs känd hos granskare. Det kan vara lämpligt att komplettera rutinen med samtliga kontroller som ska utföras. För att säkerställa att samtliga förtroendevalda fyller i tjänstgöringsrapporten korrekt föreslår vi att en rutin utarbetas för utbildning och återkoppling. När det gäller attest av tjänstgöringsapporter rekommenderar vi, att delegation för attest avseende förtroendevalds begäran av arvoden och ersättning fastställs. Vi rekommenderar slutligen att tjänstgöringslistan omarbetas. Uppgifter som inte är nödvändiga bör inte efterfrågas på denna och uppgifter som behövs som underlag vid kontroll av tjänstgöringsrapport bör läggas till, exempelvis uppgift om lunch. 2015-09-28 Lars-Åke Ullström Uppdragsledare Helena Steffansson Carlson Projektledare September 2015 11 av 11