ERASMUS-INTENSIVKURSER Erasmus Intensive Prgrammes (IP) Ansökningsanvisningar Eknmidel ch budgetberäkning 2013/14 EKONOMISKA REGLER FÖR INTENSIVKURSER Kstnaderna sm inberäknas i bidraget för en intensivkurs måste kunna bevisas i efterhand vid eventuella revisiner. Därför måste prjektets bkföring vid krdinatrhögsklan skötas msrgsfullt; i mån av möjlighet ska persnal sm ansvarar för eknmiförvaltningen engageras i prjektet. 1 BIDRAGSBERÄTTIGANDE OCH ICKE-BIDRAGSBERÄTTIGANDE KOSTNADER Endast sådana kstnader sm direkt hänför sig till åtgärderna i intensivkursens arbetsprgram är bidragsberättigande. Kstnaderna ska ha rsakats av antingen krdinatrhögsklans eller partnerhögsklrnas studerande, lärare eller persnal. 1.1. ICKE-BIDRAGSBERÄTTIGANDE KOSTNADER Följande kstnader berättigar inte till EU-bidrag: Kstnader sm har uppstått utanför avtalsperiden. Kstnader sm har finansierats med annat bidrag (spec. EU-bidrag). Resekstnader för den s.k. hemhögsklans studerande, lärare ch persnal (hemhögsklan är den högskla där intensivkursen arrangeras). Finansiering av knferenser, seminarier eller frskningsverksamhet. Kstnader för underhållning, gager. Understöd, investeringskstnader. Betalning av kreditlimit, övertrassering av knt, brgensåtagande, kreditförberedelser. Förberedelser för affärsverksamhetens knkurs, likvidatin, skulder eller hyreskntraktets upphörande. Böter, eknmiska sanktiner eller kstnader för rättegång. Omåttliga eller överlagda kstnader. 1.2. BIDRAGSBERÄTTIGANDE KOSTNADER Finansieringen sm EU beviljar mfattar tre lika kstnadskategrier: 1) Organisatinskstnader (Organizatinal csts) allmänna kstnader för att rganisera intensivkursen. 2) Resekstnader (Travel csts) rese- ch visumkstnader för studerande ch lärare från andra partnerhögsklr än den där kursen arrangeras. EraIP2012 Ansökningsanvisningar Eknmidel ch budgetberäkning 2013/14 1
3) Bende- ch uppehållskstnader (Subsistence csts) bende- ch uppehållskstnader för studerande ch lärare från andra partnerhögsklr än den där kursen arrangeras. Belppet sm beviljas för rganisatinskstnader är en s.k. klumpsumma. Resekstnaderna ersätts enligt faktiska kstnader (75 %). Bende- ch uppehållskstnaderna beräknas enligt på förhand fastställda dagstariffer (landsspecifika maximibidrag). Det är tillåtet att överföra kstnader mellan de lika kategrierna på vissa villkr. Se punkt 2.4. Överföring mellan lika kstnadskategrier. Även mervärdesskatt är en bidragsberättigande kstnad, m den är en faktisk utgift ch den inte kan ersättas genm det inhemska mervärdesskattesystemet. 2 OLIKA KOSTNADSKATEGORIER 2.1. ORGANISATIONSKOSTNADER ORGANIZATIONAL COSTS Organisatinskstnaderna består av bland annat följande kstnader: Prduktin av utbildningsmaterial ch -dkument. Lkalhyrr (klassrum, föreläsningssalar, labratrier sv.). Hyra för utrustning ch hjälpmedel. Kstnader för exkursiner ch studiebesök sm utgör en väsentlig del av intensivkursens innehåll. Kstnader för infrmatin m ch marknadsföring av kursen. Översättnings- ch tlkningskstnader. Kstnader för prjektadministratinen, lönekstnader. Allmänna kstnader: pstning, telefn, fax, datatrafik, kntrsmaterial, ftkpir sv. Följande rese-, uppehålls- ch bendekstnader: Prjektpersnalens kstnader under kursens planering ch slutevaluering. Kstnader för externa sakkunniga sm inbjudits till intensivkursen. Kstnader för hemhögsklans (högsklan där kursen arrangeras) studerande ch lärare. Det natinella prgramkntret beviljar rganisatinsbidrag för kursen inm ramen för de maximibelpp sm kmmissinen har fastställt. Det högsta belppet för rganisatinsbidrag för kurser sm finländska högsklr krdinerar läsåret 2013 2014 är 8 570,00 eur. Även i det fallet att kursen inte arrangeras i krdinatrhögsklans hemland, betalas rganisatinskstnaderna enligt bidragsbelppet för högsklans hemland. Utgifterna för hemhögsklans studerande ch lärare ersätts ur kategrin för rganisatinskstnader. Även utgifter för eventuellt kulturprgram betalas ur rganisatinskstnaderna, förutsatt att kulturprgrammet ingår i intensivkursens arbetsprgram. Bidraget sm beviljas för rganisatin är en s.k. klumpsumma. Kvittna över rganisatinskstnaderna kntrlleras inte, men bidragsmttagaren måste kunna bevisa att kursen har arrangerats enligt planerna. Med tanke på eventuella revisinsbesök bör bkföringen vara i skick ckså för rganisatinskstnadernas del. EraIP2012 Ansökningsanvisningar Eknmidel ch budgetberäkning 2013/14 2
2.2. RESEKOSTNADER TRAVEL COSTS Rese- ch visumkstnaderna för studerande ch lärare från alla partnerhögsklr, utm högsklan på rten där kursen hålls, räknas sm bidragsberättigande resekstnader. Resebidraget sm det natinella prgramkntret beviljar uppgår till 75 % av de faktiska kstnaderna. Kvittna ch verifikaten över resekstnaderna måste sparas för eventuella kvittkntrller ch revisiner. OBS! EU-bidrag beviljas för resekstnader för högst 60 studerande ch 20 lärare. IPprjektpersnalens/lärarnas kstnader för planerings- eller evalueringsresr utanför den egentliga intensivkursen betalas ur rganisatinskstnaderna. Om kursen arrangeras vid en annan än den krdinerande högsklan, är resekstnaderna för kursdeltagarna från krdinatrhögsklan bidragsberättigande inm ramen för resekstnader. Om det deltar studerande eller lärare från en partnerhögskla sm ligger i samma land men på en annan rt än kursrten, räknas även deras resekstnader sm bidragsberättigande resekstnader. Om man väljer att hålla kursen på en rt sm inte ligger på rimligt avstånd från någn av högsklrna sm deltar i kursen, kan man ansöka m bidrag för alla kursdeltagares resekstnader. I detta fall måste man dck mtivera valet av kursplats mycket väl. Kstnader för resr från länder sm inte deltar i Erasmus är inte bidragsberättigande, m man inte på förhand har fått ett skriftligt specialtillstånd för detta av det natinella prgramkntret. Resekstnaderna beräknas enligt de faktiska kstnaderna för det färdmedel sm valts i varje enskilt fall (tåg, buss, taxi, flyg, hyrbil, egen bil). Partnerna sm reser ska försöka minimera resekstnaderna genm att använda så förmånliga resesätt sm möjligt. Exempelvis för flygresr gdkänns bara biljetter i turistklass. Vid beräkning av resekstnaderna för varje deltagare ska man beakta alla kstnader för resan med lika färdmedel ända från startpunkten till slutdestinatinen ch tillbaka. Eventuella visumkstnader räknas ckså in i resekstnaderna. Reseförsäkringar ersätts däremt ur kategrin för uppehålls- ch bendekstnader. Vid resa med persnbil ersätts kstnaderna enligt följande: Kilmeterersättningen får inte överskrida 0,22 /km. Ersättningen får inte heller överskrida gränserna i högsklans egna reseregler. Resa med taxi eller hyrbil gdkänns m kstnaderna för det inte blir rimligt mycket högre än kstnaderna för mtsvarande resa med andra färdmedel (med beaktande även av andra faktrer, sm tid, str mängd bagage). Vid resa med persnbil ersätts kstnaderna bara för en persn, även m det reser flera persner i frdnet. EraIP2012 Ansökningsanvisningar Eknmidel ch budgetberäkning 2013/14 3
2.3. BOENDE- OCH UPPEHÅLLSKOSTNADER ACCOMMODATION AND SUBSISTENCE COSTS Bende- ch uppehållskstnaderna för studerande ch lärare från alla partnerhögsklr, utm högsklan på rten där kursen hålls, räknas sm bidragsberättigande kstnader i denna kategri. OBS! EU-bidrag beviljas för bende- ch uppehållskstnader för högst 60 studerande ch 20 lärare. IP-prjektpersnalens/lärarnas bendekstnader under planerings- eller evalueringsresr utanför den egentliga intensivkursen betalas ur rganisatinskstnaderna. Om kursen hålls vid någn annan än den krdinerande högsklan, är bendekstnaderna för kursdeltagarna från krdinatrhögsklan bidragsberättigande i denna kategri, men däremt ersätts inte kstnaderna för deltagare från kursrten. Om det deltar studerande eller lärare från en partnerhögskla sm ligger i samma land men på en annan rt än kursrten, räknas även deras bendekstnader sm bidragsberättigande i denna kategri. Om man väljer att hålla kursen på en rt sm inte ligger på rimligt avstånd från någn av högsklrna sm deltar i kursen, kan man ansöka m bidrag för alla kursdeltagares bendekstnader. I detta fall måste man dck mtivera valet av kursplats mycket väl. Reseförsäkringar ersätts ur kategrin för bende- ch uppehållskstnader. Bende- ch uppehållskstnaderna beräknas enligt landsspecifika bidragsbelpp. Om kursen hålls i ett annat land än krdinatrhögsklans hemland, beräknas bende- ch uppehållskstnaderna enligt bidragsbelppen för kurslandet. Bidragets strlek berr på levnadskstnaderna i kurslandet ch på kursens längd. Bende- ch uppehållsbidraget täcker bende, mat ch eventuella resr på kursrten. Bidragsbelppen beräknas per deltagare enligt tiden sm de har deltagit i kursen. För såväl studerande sm lärare används dagliga tariffer. I tabellerna 1 ch 2 på nästa sida framgår högsta bidragsbelpp per lärare ch studerande i alla LLP-prgramländer. I slutrapprten rapprteras bendekstnaderna enligt deltagarnas tid på kursen. Faktiska bendekstnader (htellfakturr, studentbstadskstnader, luncher) rapprteras inte. 2.3.1. BERÄKNING AV BOENDE- OCH UPPEHÅLLSKOSTNADERNA Inm IP-delmrådet beräknas bendekstnaderna enligt dagliga tariffer sm har fastställts enligt levnadskstnaderna i respektive land (se tabellerna på sida 7). Vid beräkningen av bendekstnaderna används tarifferna i dessa tabeller. För studerande är det dagliga bidragsbelppet förändrat avsett kursernas längd, men för lärarna sjunker den dagliga tariffen efter de första 7 ch 14 dagarna. EraIP2012 Ansökningsanvisningar Eknmidel ch budgetberäkning 2013/14 4
Exempel: Bendekstnaderna för en intensivkurs sm arrangeras i Finland beräknas enligt följande: R = daglig tariff (daily rate) N = kursens längd = tid sm deltagaren varit på kursen (dagar) Studerande (daglig tariff (daily rate) Finland: 25, se tabell 1) Beräkningsfrmel: R x N = X Kursens längd (dagar på kursen) t.ex. 12 dagar 25 x 12 = 300 (bendebidrag för en studerande i 12 dagar) Lärare (daglig tariff (daily rate) Finland (se tabell 2): 1 7 dagar: 210 8 14 dagar: 84 15 42 dagar: 34 Beräkningsfrmel för 1 7 dagar: R x N = X Kursens längd (dagar på kursen) t.ex. 6 dagar 210 x 6 = 1 260 (bendebidrag för en lärare i 6 dagar) Beräkningsfrmel för 1 14 dagar (över 7 dagar): (R x 7) + (R2 x N2) = X I frmeln står N2 för antalet dagar sm kursens längd överskrider 7 dagar (t.ex. m kursens längd är 9 dagar N2 = 2) I frmeln står R2 för den dagliga tariffen för 8 14 dagar (se Tabell 2, mittersta klumnen) T.ex. kursens längd (tid på kursen) 12 dagar (N2=5) (210 x 7) + (84 x 5) = 1470 + 420 = 1890 (bendebidrag för en lärare i 12 dagar) Beräkningsfrmel för 1 42 dagar (över 14 dagar): (R x 7) + (R2 x 7) + (R3 x N3) = X I frmeln står N3 för antalet dagar sm kursens längd överskrider 14 dagar (t.ex. m kursens längd är 19 dagar N3 = 5) I frmeln står R2 för den dagliga tariffen för 8 14 dagar (se Tabell 2, mittersta klumnen) I frmeln står R3 för den dagliga tariffen för 15 42 dagar (se Tabell 2, sista klumnen) T.ex. kursens längd (tid på kursen) 24 dagar N3 = 10) (210 x 7) + (84 x 7) + (34 x 10) = 1470 + 588 + 340 = 2398 (bendebidraget för en lärare i 24 dagar) EraIP2012 Ansökningsanvisningar Eknmidel ch budgetberäkning 2013/14 5
2.4. ÖVERFÖRING MELLAN OLIKA KOSTNADSKATEGORIER Det går att överföra kstnader mellan kategrierna för resekstnader ch uppehållskstnader. Belppet sm överförs får vara högst 10 % av bidraget sm beviljats för den kstnadskategri sm är mindre av dessa två. Överföringar kan göras m utgifterna i en kategri är mindre än väntat ch större än väntat i den andra. Exempelvis: a) Från bendekstnader till resekstnader Överföring från bendekstnader till resekstnader kan göras förutsatt att bendekstnaderna blir mindre än planerat ch de faktiska resekstnaderna större: Det deltg färre studerande än planerat. Kursens längd är krtare än planerat. Lärarnas dagar på kursen är färre. Exempel: Det deltar 1 2 studerande färre än det ursprungligen planerade deltagarantalet. Uppehållsbidraget sm beviljats för dessa studerande kan räddas för att användas av kursen genm att överföra det till resekstnader. Överföringen kan göras förutsatt att de verkliga resekstnaderna är större än planerat ch å andra sidan att summan sm överförs inte överstiger andelen på 10 %. b) Från resekstnader till bendekstnader Överföring från resekstnader till bendekstnader kan göras förutsatt att de faktiska resekstnaderna blir mindre än planerat ch att deltagarnas bende- ch uppehållskstnader å andra sidan är större: Det deltar fler studerande/lärare än planerat. Lärarnas dagar på kursen är fler. Exempel:. Det har beviljats bidrag för bende- ch uppehållskstnader för 32 studerande ch 8 lärare uppgående till 15 140,00 ch för resekstnader 7 500,00 (=75 %). Resekstnaderna är mindre än väntat ch å andra sidan stannade en lärare fyra (4) dagar längre än planerat på kursen. Därmed kan man överföra från resekstnadsbidraget max. 750,00 (= 10 % av 7 500,00 eur) för att täcka bende- ch uppehållskstnaderna. Det slutliga resebidraget för prjektet blir 6 750,00 (7 500-750=6 750). Om utgifterna i båda kstnadskategrierna är mindre än planerat, kan det överblivna belppet inte överföras till exempel till rganisatinskstnader, utan det överblivna bidraget måste återbetalas efter slutrapprteringen till det natinella prgramkntret. Överföring av kstnader meddelas alltid skriftligt till det natinella prgramkntret medelbart när kursarrangörerna inser behvet att göra en överföring. 3 STUDERANDE OCH LÄRARE MED SÄRSKILDA BEHOV Om den krdinerande högsklan eller någn av prjektets partners tänker skicka en studerande eller lärare med särskilda behv till intensivkursen, är det bästa att i gd tid avtala med den mttagande högsklan m arrangemang sm persnens deltagande i kursen kräver. När partnerna har avtalat m saken kan den krdinerande högsklan anhålla hs CIMO m extra bidrag för persnens deltagande. I ansökan ska man ange en uppskattning av de extra kstnaderna ch uppgifter m andra bidrag sm persnen har fått. Läkarintyg bifgas till ansökan. CIMO fattar separat beslut m det bidrag sm beviljas i varje enskilt fall. EraIP2012 Ansökningsanvisningar Eknmidel ch budgetberäkning 2013/14 6
BILAGA 1 Landsspecifika tariffer för bende- ch uppehållskstnaderna Table 1. Subsistence csts Rates fr students per persn /day (Eurs, ) Table 2. Subsistence csts Rates fr teachers per persn /day (Eurs, ) HOST COUNTRY Daily rate Belgique/Belgie BE 21 Balgarija BG 13 Česká republika CZ 18 Danemark DK 29 Deutschland DE 20 Eesti EE 16 Ellas EL 20 España ES 21 France FR 25 Eire/Ireland IE 23 Italia IT 23 Kyprs CY 18 Latvija LV 16 Lietuva LT 15 Luxemburg LU 21 Magyarrszág HU 17 Malta MT 17 Nederland NL 22 Österreich AT 23 Plska PL 16 Prtugal PT 18 Rmania RO 15 Slvenija SI 19 Slvensk SK 17 Finland FI 25 Sverige SE 25 United Kingdm UK 29 Island IS 22 Liechtenstein LI 31 Nrge NO 31 Switzerland - CH 31 Cratia - HR 20 Türkiye TR 17 Daily rate fr 1-7 days / day Daily rate fr additinal 8-14 days /day Daily rate fr additinal 15-42 days / day HOST COUNTRY BE 170 68 27 BG 110 44 18 CZ 150 60 24 DK 230 92 37 DE 160 64 26 EE 130 52 21 EL 160 64 26 ES 170 68 27 FR 200 80 32 IE 190 76 30 IT 190 76 30 CY 150 60 24 LV 130 52 21 LT 130 52 21 LU 170 68 27 HU 140 56 22 MT 140 56 22 NL 180 72 29 AT 180 72 29 PL 130 52 21 PT 150 60 24 RO 120 48 19 SI 160 64 26 SK 140 56 22 FI 210 84 34 SE 210 84 34 UK 230 92 37 IS 180 72 29 LI 260 104 42 NO 260 104 42 CH 260 104 42 HR 160 64 26 TR 140 56 22 EraIP2012 Ansökningsanvisningar Eknmidel ch budgetberäkning 2013/14 7