01054 1(1) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Regionkontoret 2015-01-23 RS140379 Anne Conradsson, Ekonom Avdelningen för styrning och uppföljning Regionstyrelsen Attestordning för Region Halland Förslag till beslut Regionstyrelsen beslutar att: Anta förslag till attestordning för Region Halland. Uppdrar åt ekonomidirektören att besluta om tillämpningsbestämmelser med anledning av beslutad attestordning Sammanfattning I samband med byte av ekonomisystem och med anledning av en ny politisk organisation så har en översyn av attestordningen för Region Halland samt tillämpningsanvisningar till attestordningen genomförts. För att få en kontinuitet så är det lämpligt att attestordningen samt tillämpningsanvisningar till attestordningen uppdateras inför varje ny mandatperiod. Beslut om attestreglemente är i kommunallagens mening att betrakta som ett beslut och kan inte tas som ett normerande beslut, då detta riskerar att bryta mot KL 6 kap. 34 - ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. Regionstyrelsen behöver därför ta beslut om attestordningen. Tillämpningsregler beslutas däremot av ekonomidirektören. Regionkontoret Catarina Dahlöf Regiondirektör William Hedman Ekonomidirektör
Tillämpningsanvisningar till Attestordning för Region Halland Tillämpningsanvisningarna reglerar de olika momenten i attestförfarandet utifrån attestordningens ansvarsfördelningen. De bokföringsunderlag som hanteras ska innehålla uppgifter enligt Lag om kommunal redovisning (1997:614). Attestering - beslutsattest Enligt attestordningens 1 ska nämnder verkställa att attest sker innan utbetalning sker från medel som regionen anslagit. Genom attestering bekräftas vidtagna kontrollåtgärder. Nämnd/styrelse ska enligt 5 årligen inför årsskiftet utse beslutsattestanter samt ersättare för dessa. Möjlighet finns att utse beslutsattestanter per beloppsgräns. Varje beslutsattestants uppdrag ska vara klart definierat. Beslutsattestants uppdrag gäller för de medel regionen anslagit ( 1) och inom av nämnd givna ekonomiska ramar och fattade beslut ( 2). I beslutsattestuppdraget ingår anslagskontroll och beslutsattestanten ska löpande informera nämnd om verksamhet och ekonomiskt utfall. Beslutsattestant ska enligt reglementet 5 utse attestanter för vissa kontrollåtgärder i fakturaflödet. De två åtgärder som alltid måste ske på en faktura är leveransgodkännande och kontering. Beslutsattestant ska ge instruktioner för uppdragets utförande och informera om delaktigheten i attestansvaret. Kontrollåtgärdernas omfattning bestäms med hänsyn till väsentlighet och risk. Ett viktigt avsnitt i den interna kontrollen är att förvaltning har utsett behöriga personer som har rätt att beställa varor och tjänster för regionens räkning. Det är viktigt att notera att om en person inom regionen överträtt sina befogenheter i till exempel ett inköpsärende och motparten kan åberopa god tro, blir regionen betalningsansvarigt för befattningshavaren. Interna affärer Attestordningen gäller i tillämpliga delar för interna affärer. Undantag från attest gäller dock vid kalkylmässiga kostnadsfördelningar via bokföringsorder. Vid interna debiteringar via automatkontering gäller att attest sker via godkännande av automatkontering. För interna debiteringar via datafiler gäller att överenskommelse ska finnas avseende den interna affären i budgeten eller tillkommande avtal/beställningar under året. Debitering via datafil ska kompletteras med utskick av underlag för avstämning. Sida 1 av 3
Attestanter för kontrollåtgärder och inköp Huvudregeln är att ingen person får hantera en transaktion från början till slut. På varje organisationsenhet ska det finnas utsedda personer för attest utöver beslutsattest enligt nedan. Attest för leveransgodkännande: För en vara innebär bestyrkandet en kontroll av att den på fakturan angivna varan mottagits och att såväl antal som kvalitet stämmer överrens med fakturans uppgifter. För tjänst innebär bestyrkandet en kontroll av att arbetet utförts och att angivna komponenter har erhållits. Bestyrkande ska ske med åtgärd i regionens elektroniska fakturaflöde alternativt med namnteckning på pappersfaktura. Attest för kontering: Atteståtgärden innebär att konteringen utförts enligt regionens kodplan och att rätt momskontering har skett. Det bör i kontrollarbetet observeras att betalningsansvaret för en förpliktelse uppstår i första ledet dvs. i samband med att en överenskommelse träffas (t ex att beställning sker). Ett viktigt avsnitt i den interna kontrollen måste därför omfatta beställningsrutiner och att i instruktioner fastställa olika befattningshavares behörighet att för regionens räkning ingå förpliktelser av olika slag. Kontrollsystemets uppbyggnad kan variera dels på grund av lokala förutsättningar dels på grund av den mängd olika förutsättningar som föreligger beträffande förpliktelsernas sakinnehåll och sättet för förpliktelsernas uppkomst. Bestyrkandet av att en viss kontroll utförts lämnar viktig information till beslutsattestant om genomförda kontrollåtgärder. Beslutsattestant bekräftar med åtgärd i det elektroniska fakturaflödet alternativt med sin namnteckning att alla tidigare led i rutinen har åtgärdats och att de kontrollåtgärder som åligger honom/henne har utförts. Nämndsattestant Enligt 4 i attestordningen utser nämnd även nämndsattestant. När nämndsattestant inträder som beslutsattestant gäller samma regler för kontrollåtgärder som för beslutsattestant. Jäv och kostnader av personlig karaktär Enligt attestordningens 6 gäller att attest inte får utföras av den som själv skall ta emot betalningen. Detsamma gäller kostnader av personlig karaktär. Sålunda skall rese- och traktamentsräkningar samt personliga fakturor avseende befattningshavare som är beslutsattestant hanteras enligt följande: För befattningshavare som utsetts till beslutsattestant och som inte är högste chefstjänsteman - Beslutsattestant: Vederbörande högre chef. Regiondirektör beslutsattesterar förvaltningschefers räkningar. Sida 2 av 3
För högste chefstjänsteman under regionstyrelsen - Beslutsattestant: Vederbörande ordförande. Vikarier I de fall såväl beslutsattestanten som ersättaren är frånvarande inträder, i avvaktan på beslut, den som upprätthåller ordinarie beslutsattestants tjänst. I samband med tillsättning av vikarie för person som är beslutsattestant, eller ersättare för dessa kan det finnas behov av att även vikarie utses som beslutsattestant. Omfattningen av detta uppdrag ska både tids- och verksamhetsmässigt framgå av beslutet. Styrelse/nämnd kan särskilt besluta att delegera rätten att utse attestantskap för kortare begränsad tid. Attestförteckning Varje nämnd ska upprätta en aktuell förteckning över utsedda beslutsattestanter. Förteckningen skall innehålla uppgifter angående vilka personer som utsetts till attestanter per organisationsenhet. Inför varje kalenderår ska rapport tas ut från ekonomisystemet över alla attestanter Förteckningen är att betrakta som räkenskapsmaterial och skall sparas i 10 år Ansvar Regionens nämnder ansvarar för att antagna regler och tillämpningsanvisningar följs. Förvaltningschefer ansvarar inom nämndens verksamhetsområde för att kontrollansvariga är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd. Kontrollansvarigas uppgift är att tillämpa fastställda anvisningar samt att när brister upptäcks rapportera detta till överordnad chef eller enligt annan fastställd rutin. Sida 3 av 3
Attestordning för Region Halland 1 Tillämpningsområde Regionens attestordning är en del av den interna kontrollen inom regionen och syftar till att ha en hög säkerhetsnivå vad avser hanteringen av Region Hallands resurser. Attestordningen gäller i tillämpliga delar även för förvaltning av medel som regionen ålagts eller åtagit sig att förvalta och/eller förmedla samt för interna transaktioner. Det ligger på regionstyrelsen och regionens nämnder att i enlighet med bestämmelserna i denna attestordning och utfärdade tillämpningsanvisningar verkställa attest innan utbetalning sker av medel som regionfullmäktige anslagit. 2 Ansvar och tillämpning Regionstyrelsen ansvarar för övergripande uppföljning och utvärdering av dessa regler och för att vid behov ta initiativ till förändring av dessa regler. Regionstyrelsen uppdrag åt ekonomidirektören att utfärda regiongemensamma tillämpningsanvisningar till denna attestordning. Regionens nämnder ansvarar för att antagna regler och tillämpningsanvisningar avseende denna attestordning följs. Varje nämnd utfärdar vid behov kompletterande tillämpningsanvisningar för sitt verksamhetsområde. Förvaltningschefen ansvarar inom nämndens verksamhetsområde för att kontrollansvariga är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd. 3 Attesteringens innebörd Attesteringen är den del av utbetalningsförfarandet som innebär att fakturor, utbetalningsorder, löner och övriga redovisningshandlingar blir föremål för kontrollåtgärder före utbetalning och bokföring. Attestering sker inom givna ekonomiska ramar och fattade beslut. Utöver kontroll mot anslag och beslut innebär attestering kontroll mot beställning och leverans samt siffermässiga kontroller, kontering samt att bokföring sker i rätt period och är enligt god redovisningssed. 4 Nämndsattestant Förvaltningschefen, som ansvarig för verksamheten inför nämnden, är nämndsattestant. 5 Attestuppdraget Varje nämnd skall årligen utse flera beslutsattestanter samt ersättare för dessa. Beslutattesten gäller för en klart definierad organisationsenhet. Sida 1 av 2
Beslutsattestant skall utse attestanter för att utföra vissa delar av de kontrollåtgärder som ingår i uppdraget Huvudregeln är att ingen person ensam får hantera en transaktion från början till slut. Beslutattest sker inom givna ekonomiska anslag och fattade beslut. Rapporteringsskyldighet föreligger till nämnden. 6 Jäv och kostnader av personlig karaktär 7Ansvarighet Attestering får inte utföras av den som själv skall ta emot betalningen. Detsamma gäller utgifter av personlig karaktär. Beslutsattestanter och konterare/leveransgodkännare är var för sig ansvariga för de uppgifter som ingår i respektive uppdrag. 8 Särskild beslutsattestering Utöver ovan föreskrivna regler har regionstyrelsen och övriga nämnder, om behov finns, alltid rätt att själv beslutsattestera genom särskilt beslut. Sida 2 av 2