Avtalsform Ramavtal & enstaka köp Namn Dokument- och ärendehanteringssystem

Haninge kommun Utvärdering Ekonomiskt mest fördelaktigt Helt anbud Avtalsform Ramavtal & enstaka köp Namn Dokument- och ärendehanteringssystem Diarie SUN 59/2013 Ansvarig upphandlare Li Langemark Detta dokument är en kopia på upphandlingens elektroniska utvärderingsformulär. Utvärderingsformuläret ska besvaras elektroniskt genom att du klickar på knappen Lämna anbud som du finner till vänster i annonsen eller inbjudan på www.e-avrop.com. Att lämna anbud När du lämnar pris ska det ske för (1) enhet av angiven sort. Totalpris beräknas automatiskt som pris gånger angivet antal. Om 0 kr anges som pris levereras specificerad vara/tjänst utan kostnad. Om något pris lämnas blankt är anbudet inte giltigt. Utvärderingsmetoden bygger på monetär utvärdering med prissatt kvalitet. Offererat pris blir ett jämförelsetal. Jämförelsetalet påverkas i nästa steg av utvärderingen. Hur mycket jämförelsetalet påverkas vid olika utvärderingar står beskrivet för varje utvärdering i detta dokument. Anbudet med lägst jämförelsetal är bäst. 1.0 Kvalitet Kommunen kommer att anta det Anbud som utgör det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet för Beställaren. Läs mer om detta i Upphandlingsföreskrifter, Anbudsprövning Krav på bilaga 1.1 Vid anbudsinlämning ska [Bilaga 1 4 13] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Beskrivning om bilagans innehåll se börkrav 1.4:13 Bilaga ska bifogas på max 2 A4-sidor. Krav på bilaga 1.2 Vid anbudsinlämning ska [Bilaga 1 4 39] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Beskrivning om bilagans innehåll se börkrav 1.4:39 Bilaga ska bifogas på max 2 A4-sidor. Krav på bilaga 1.3 Vid anbudsinlämning ska [Bilaga 1 4 2 1 12] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Beskrivning om bilagans innehåll se börkrav 1.4.2.1:12 Bilaga ska bifogas på max 1 A4-sidor. Krav på bilaga 1.4 1/14

Vid anbudsinlämning ska [Bilaga 1 4 2 4 7] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Beskrivning om bilagans innehåll se börkrav 1.4.2.4:7 Bilaga ska bifogas på max 2 A4-sidor. Prisfråga 1.1 Pris för efterfrågad tjänst. Ange totalkostnaden för en kommunlicens per år. Priset ska inkludera såväl drifts- och lagringskostnader samt support till användare och övriga eventuella kostnader för tjänstens leverans. Priset ska inkludera alla användare och inga extra kostnader får tillkomma pga att kommunens nyttjande ökar. Alla funktioner som beskrivs i kravspecifikationen ska ingå (om inget annat anges). Pris ska anges för 1 år. Anbudspris beräknas för 8 år. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll kr) anges levereras specificerad vara/tjänst utan kostnad. Deklaration 1.1.1 Börkrav 1.4:12 DÄHS:et bör internt (Kommunens medarbetare) vara åtkomligt och fullt funktionellt oavsett om man arbetar i webbläsare från surfplattfor med operativsystem från ios, Android eller Windows. Endast samtliga operativsystem uppfyller bör-kravet. Bedömning 1.1.2 Börkrav 1.4:13 Anbudsgivaren förväntas beskriva vad som finns utvecklat i dagsläget och vad man har under utveckling avseende applikationer och/eller HTML5-lösningar för surfplattor och avancerade mobiler för funktionsanpassad åtkomst till DÄHS:et. Beskrivningen ska centreras kring följande parametrar: Enheter (surfplattor, avancerade mobiler) 2/14

Operativsystem (ios, Android, Windows Mobile) Användargrupper (Medarbetare, Förtroendevalda, Allmänhet) Erbjudna funktioner (i grova drag) för respektive användargrupp Anbudgivaren förväntas beskriva vad som finns utvecklat Bilaga ska bifogas på max 2 A4-sidor. Maximalt kan denna utvärderingskriterium ge ett avdrag på 40 000 kronor. Full poäng reducerar jämförelsetalet med 40 000,00. Noll poäng ger ingen reduktion. Poäng Beskrivning Reduktion 0 0 poäng. Godkänt 0,00 1 1 poäng. Mycket bra -20 000,00 2 2 poäng. Utmärkt -40 000,00 Bedömning 1.1.3 Börkrav 1.4:39 Ett av effektmålen med att upphandla ett nytt DÄHS i Kommunen är att fler medarbetare ska kunna ta det till sig, även de som inte har en roll som kräver regelbunden tillgång till systemet (sällananvändare). Ett enkelt, pedagogiskt, självlärande, intuitivt, strukturerat och flexibelt användargränssnitt är centralt för att detta effektmål ska uppnås. Några av de punkter som medarbetarna värderar högt avseende användbarhet är: Hög igenkänning med operativsystem och programvaror från Microsoft Kontextstyrt/d och rollstyrt/d användargränssnitt och användarhjälp Så få klick som möjligt för att utföra en uppgift Självförklarande färgkoder Minimerat behov för användaren att läsa manualer Minimering av repetitiva moment Systemfunktioner som hindrar användaren att göra fel Anbudsgivaren bör beskriva på vilket sätt det erbjudna DÄHS:et uppfyller exemplen ovan. Bilaga ska bifogas på max 2 A4-sidor. Maximalt kan denna utvärderingskriterium ge ett avdrag på 100 000 kronor. Full poäng reducerar jämförelsetalet med 100 000,00. Noll poäng ger ingen reduktion. Poäng Beskrivning Reduktion 0 0 poäng. Godkänt 0,00 1 1 poäng. Mycket bra -50 000,00 2 2 poäng. Utmärkt -100 000,00 Deklaration 1.1.4 3/14

Börkrav 1.4:49 Anbudsgivaren bör ha och tillämpa metoder för att säkerställa korrekt bearbetning under utveckling, underhåll och leverans av tjänst. Lämpliga säkerhetsåtgärder är: 1. validering av indata för att säkerställa riktighet och relevans 2. valideringskontroller för att upptäcka förvanskningar som följd av bearbetningsfel eller avsiktlig manipulation 3. åtgärder för att säkerställa autenticitet och riktighet vid tjänsteanrop och överföring av meddelanden 4. validering av utdata för att bekräfta att såväl intern bearbetning som lagrad information är korrekt och funktionsduglig Ange vilka delar som anbudsgivaren kommer att tillhandahålla. 0 Uppfyller 0 säkerhetsåtgärder 0,00 1 Uppfyller 1 säkerhetsåtgärder -5 000,00 2 Uppfyller 2 säkerhetsåtgärder -10 000,00 3 Uppfyller 3 säkerhetsåtgärder -15 000,00 4 Uppfyller 4 säkerhetsåtgärder -25 000,00 Bedömning 1.1.5 Börkrav 1.4.2.1:12 Beskriv graden av integration med Microsoft Office avseende: DÄHS-funktioner i Office-applikationen Versionshanteringsfunktionalitet Bilaga ska bifogas på max 1 A4-sida. Maximalt kan denna utvärderingskriterium ge ett avdrag på 75 000 kronor. Full poäng reducerar jämförelsetalet med 75 000,00. Noll poäng ger ingen reduktion. Poäng Beskrivning Reduktion 0 0 poäng. Godkänt 0,00 1 1 poäng. Mycket bra -37 500,00 2 2 poäng. Utmärkt -75 000,00 Deklaration 1.1.6 Börkrav 1.4.2.1:16 4/14

Det bör vara möjligt att från DÄHS:et (diarie eller post-lista) e-posta multipla handlingar samtidigt. 1 Ja. Uppfyller börkravet -35 000,00 Bedömning 1.1.7 Börkrav 1.4.2.1:17 DÄHS:et bör kunna hantera e-postsvarskedjor för att underlätta diarieföringen av dessa. Beskriv kort hur systemet hanterar e-postsvarskedjor. Beskriv i kommentarsfältet. Maximalt kan denna utvärderingskriterium ge ett avdrag på 40 000 kronor. Full poäng reducerar jämförelsetalet med 40 000,00. Noll poäng ger ingen reduktion. Poäng Beskrivning Reduktion 0 0 poäng. Godkänt 0,00 1 1 poäng. Mycket bra -20 000,00 2 2 poäng. Utmärkt -40 000,00 Deklaration 1.1.8 Börkrav 1.4.2.1:18 Integrationen bör stödja enkel och multipel Drag and Drop mellan Microsoft Outlook och DÄHS:et och vice versa. Deklaration 1.1.9 Börkrav 1.4.2.1:21 5/14

Det bör finnas möjlighet att integrera DÄHS:ets eget kontaktregister med det befintliga kommunregistret (KIR). 1 Ja. Uppfyller börkravet -35 000,00 Deklaration 1.1.10 Börkrav 1.4.2.2+5:13 Det bör vara möjligt att styra användaren att använda standardiserade utformningar av ärendemeningar i DÄHS:et. 1 Ja. Uppfyller börkravet -35 000,00 Deklaration 1.1.11 Börkrav 1.4.2.2+5:30 Det bör vara möjligt att se en lista på den egna förvaltningens pågående ärenden och dessas status från den personliga ytan i DÄHS:et. 1 Ja. Uppfyller börkravet -35 000,00 Deklaration 1.1.12 Börkrav 1.4.2.2+5:31 Det bör finnas en bevakningsfunktion som signalerar till handläggare och/eller till närmaste chef när ett ärende inte har hanteras inom utsatt tid (bevakning av deadlines). 6/14

Deklaration 1.1.13 Börkrav 1.4.2.2+5:32 Det bör vara möjligt att föra en logg/anteckningar/"post it" på ett ärende. Det ska kunna nås både från registratorns vy och från handläggarens vy i DÄHS:et. Loggen ska följa med ärendet i vilken medarbetarna kan fylla på kommentarer allteftersom ärendet flödar framåt. 1 Ja. Uppfyller börkravet -35 000,00 Deklaration 1.1.14 Börkrav 1.4.2.2+5:33 Det bör gå att sätta upp systeminterna register för valbara fält i DÄHS:et. I dessa register ska det vara möjligt att lägga in standardtexter för vanligt förekommande fraser för det specifika fältet som användaren kan välja vid registrering. Registren ska kunna administreras av Kommunen. 1 Ja. Uppfyller börkravet -35 000,00 Deklaration 1.1.15 Börkrav 1.4.2.2+5:45 Kommunen använder idag systemet Castor för plan- och bygglovsärenden. DÄHS:et bör erbjuda funktionalitet som möjliggör framtida hantering av plan- och bygglovsärenden i systemet. DÄHS:et ska då kunna integreras med externa GIS-system för kartor och geodata, exempelvis Solen Web, för att kunna 7/14

koppla ärenden till en geografisk plats samt med Fastighetsregistret, FIR. Modulen ska ej ingå i priset för DÄHS:et. 1 Ja. Uppfyller börkravet -50 000,00 Deklaration 1.1.16 Börkrav 1.4.2.2+5:55 Söktjänsten bör kunna söka i metadata för olika dokumentformat. Text/HTML PDF XML/XSL Packade filer (ZIP) Postscript MS Office Bildformat gif, jpg, tif Video/Audio-filer Ange för vilka dokumentformat ovan som söktjänsten kan söka i metadata om dokumentet: 0 0 stycken dokumentformat 0,00 1 1 stycken dokumentformat -5 000,00 2 2 stycken dokumentformat -10 000,00 3 3 stycken dokumentformat -15 000,00 4 4 stycken dokumentformat -20 000,00 5 5 stycken dokumentformat -25 000,00 6 6 stycken dokumentformat -30 000,00 7 7 eller 8 stycken dokumentformat -35 000,00 Deklaration 1.1.17 Börkrav 1.4.2.2+5:56 Det bör vara möjligt att i systemet diarieföra Lex Sarah/Maria-ärenden i en egen ärendebank per förvaltning som arbetar med denna typ av ärenden. Dessa ärenden bör kunna registreras som en egen 8/14

ärendetyp/kategori med egna metadata. Deklaration 1.1.18 Börkrav 1.4.2.2+5:56 Det bör vara möjligt att på ett enkelt sätt sammanställa statistik om slutförda/pågående/kommande Lex Sarah/Maria-ärenden i rapportform tvärs över myndighets/nämnds/förvaltningsgränserna. Bedömning 1.1.19 Börkrav 1.4.2.3+5:15 Det bör gå att enkelt konvertera flera ärenden, som ska upp till behandling i nämnd, så att alla ärenden (inklusive tillhörande handlingar oavsett format) konverteras till en PDF-fil. Före konvertering bör det vara möjligt att välja vad som ska ingå i konverteringen för att exempelvis kunna kryssa bort sekretessbelagda handlingar. Vid konverteringen bör det automatiskt skapas en innehållsförteckning, bilagorna bör sorteras in logiskt under respektive paragraf och pagineras om. Beskriv i kommentarsfältet. Maximalt kan denna utvärderingskriterium ge ett avdrag på 40 000 kronor. Full poäng reducerar jämförelsetalet med 40 000,00. Noll poäng ger ingen reduktion. Poäng Beskrivning Reduktion 0 0 poäng. Godkänt 0,00 1 1 poäng. Mycket bra -20 000,00 2 2 poäng. Utmärkt -40 000,00 Deklaration 1.1.20 9/14

Börkrav 1.4.2.3+5:18 Vid utskrift på papper inför möten bör man inte behöva öppna varje bilaga och skriva ut den separat. Det bör finnas en möjlighet att skriva ut flera samtidigt. Deklaration 1.1.21 Börkrav 1.4.2.3+5:21 Det bör vara möjligt att skicka ut digitala kallelser och protokoll genom att DÄHS:et automatiskt genererar mail utifrån sändlista i respektive kallelse eller protokoll. Deklaration 1.1.22 Börkrav 1.4.2.4:5 Det bör vara möjligt att koppla olika ärendetyper/kategorier/klassificeringar till olika ärendeprocessflöden för att möjligöra att systemet kan utnyttjas till en bredare definition av ärenden, såsom till exempel synpunktsärenden, arbetsmiljöärenden och andra avvikelseärenden som idag hanteras i egna system i Kommunen. Dessa ärendeprocessflöden bör vara separerade från varandra och synligheten och tillgängligheten till dem ska kunna styras med behörigheter. 1 Ja. Uppfyller börkravet -50 000,00 10/14

Deklaration 1.1.23 Börkrav 1.4.2.4:6 Följande villkor och funktioner bör stödjas. Ange vilka. Logiska villkorstester, pre- och post-aktivitet Tidsvillkor (deadline), absoluta och relativa Parallella flöden (Split och Join) Iterationer Ange vilka av ovanstående som systemet stödjer. 0 0 funktioner 0,00 1 1 funktion -10 000,00 2 2 funktioner -20 000,00 3 3 funktioner -30 000,00 4 4 funktioner -40 000,00 Bedömning 1.1.24 Börkrav 1.4.2.4:7 I det nya DÄHS:et bör det visuellt gå att följa ett enskilt ärende från börja till slut. Systemet bör erbjuda möjlighet för användarna att få en översiktlig bild över pågående ärenden avseende minst följande parameterar: Ärendets status (öppet eller avslutat) Var i beslutsflödet ärendet befinner sig Vilken nämnd och vilken handläggare som för närvarande är ansvarig för ärendet Användaren bör kunna filterera den visuella bilden på utvalda diarier/nämnder/förvaltningar eller hela kommunen. Det bör också gå att se kedjan av involverade personer i ett ärende, även över myndighets/nämnds/förvaltningsgränserna (remisser). Hur mycket den enskilde användaren ser bör kunna styras med behörigheter. Anbudsgivaren förväntas beskriva denna funktionalitet i det erbjudna DÄHS:et. Poängsättningen utgår från de bör-krav som presenterats ovan. Bilaga ska bifogas på max 2 A4-sidor. Maximalt kan denna utvärderingskriterium ge ett avdrag på 100 000 kronor. Full poäng ger inget påslag på jämförelsetalet. Noll poäng ger fullt pålägg med 100 000,00. Poäng Beskrivning Påslag 0 0 poäng. Godkänt 100 000,00 11/14

1 1 poäng. Mycket bra 50 000,00 2 2 poäng. Utmärkt 0,00 Deklaration 1.1.25 Börkrav 1.4.2.4:8 Det bör vara möjligt att i systemet hantera synpunkter och felanmälningar som en egen ärendetyp/kategori och med ett eget ärendeprocessflöde, detta för att på sikt kunna avveckla verksamhetssystemet C2. Notera att denna hantering kräver publik access för medborgarna. Uppsättning av denna hantering i DÄHS:et ska ej ingå i priset för DÄHS:et. 1 Ja. Uppfyller börkravet. -40 000,00 Deklaration 1.1.26 Börkrav 1.4.2.7:7 DÄHS:et bör kunna generera rapporter som visar vad som har gallrats, vem som har gallrat och när det har gallrats (gallringsbevis). Prisfråga 1.2 Pris för införandeprojekt: Ange totalkostnaden för införandeprojektet. I priset för införandeprojektet ska alla delar ingå som beskrivs i kravspecifikationen. Om anbudsgivaren bedömer att ytterligare moment behövs vid införandeprojektet ska även detta ingå i angivet pris. 12/14

Prisfråga 1.3 Tilläggstjänst: Projektledarkonsulter nivå 4 Projektledarkonsulter som inte ingår i införandeprojektet ska prissättas per timme. I priset ska samtliga kostnader ingå såsom restid, resekostnader, etc Pris ska anges för 1 h. Anbudspris beräknas för 200 h. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll kr) anges levereras specificerad vara/tjänst utan kostnad. Prisfråga 1.4 Tilläggstjänst: Tekniska konsulter nivå 3 Tekniska konsulter kan t.e.x vara inom konfiguration, installation, anpassningar, integration, migrering/konvertering, test, driftplanering, driftsättning som inte ingår i kommunlicensen eller införandeprojektet. Ange pris per timme. I priset ska samtliga kostnader ingå såsom restid, resekostnader, etc Pris ska anges för 1 h. Anbudspris beräknas för 200 h. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll kr) anges levereras specificerad vara/tjänst utan kostnad. Prisfråga 1.5 Tilläggstjänst: Tekniska konsulter nivå 4 Tekniska konsulter kan t.e.x vara inom konfiguration, installation, anpassningar, integration, migrering/konvertering, test, driftplanering, driftsättning som inte ingår i kommunlicensen eller införandeprojektet. Ange pris per timme. Pris ska anges för 1 h. Anbudspris beräknas för 200 h. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll kr) anges levereras specificerad vara/tjänst utan kostnad. Prisfråga 1.6 Tillläggstjänst: Utbildningsdag Ange pris per heldag för utbildning inklusive utbildningsmaterial. Utbildningen ska genomföras i Haninge kommuns lokaler (Haninge kommun står för lokalerna). 13/14

Utbildningen ska kunna anpassas till olika typer av användare tex superanvändare. Gruppstorleken beräknas vara 10 till 20 personer men kan vara både större och mindre. Priset ska anges per utbildningsdag för samtliga deltagare. I priset ska samtliga övriga kostnader ingå som t.ex. förberedelser, resor och restid. Pris ska anges för 1 dag. Anbudspris beräknas för 10 dag. Pris är obligatorisk information för denna post. Om 0 (noll kr) anges levereras specificerad vara/tjänst utan kostnad. 14/14