Det finns olika lösningar på samma problem.. Vi har i Ragunda kommun en målare anställd. Varje timme hon arbetar tjänar kommunen in den summa som annars blivit en vinst för ett företag och därmed en kostnad för kommunen. Alltså är det ekonomiskt fördelaktigt för kommunen att ha henne anställd. Ett annat sätt att få målat för kommunen är att leja in en firma. Då måste kommunen betala mer per timme eftersom företagets vinst då betalas av kommunen. Om vi kunde få hela förvaltningen att i möjligaste mån att inte leja in företag utan i stället utföra arbetet själv, som vi gör med vår målare, så sparar vi pengar åt kommunen. Ett sådant förhållningssätt kan vara avgörande för att förbättra ekonomin. Det kanske blir billigare att anställa fler inom kommunen. Genom att tänka utifrån detta perspektiv kan vi också få andra lösningar inom kommunen och en hel del förbättringar. Vi kommer att öka vår kompetens inom förvaltningen och vi får också mer kontroll på arbetsvillkor och kostnader. Tekniska är en avdelning där det borde vara ganska lätt att börja förhålla sig på detta sätt, använda sin personals kompetens. Men förhållningssättet bör genomsyra alla verksamheter. T.ex. Kanske är det bättre att anställa fler på Ex. Bergegården och ta bort de delade turerna. Istället för att skicka iväg tvätt till så kan den extra personalen sköta tvätt mitt över dagen. Detta skulle kanske ge bättre ekonomi och mycket bättre arbetstider för personalen. I kommunens policy kunde det ingå att lösa uppgifter utifrån detta perspektiv istället för att leja in olika firmor. Därför föreslår jag att detta blir ett politisk synsätt som kommunens chefer och annan personal arbetar efter. Sara Lindström (v)

2014-01-28 Sida 1 av 2 Tjänstemannaförslag 2014-01-28 Kommunstyrelsen Svar på Rapport Granskning av flyktingverksamheten Bakgrund På uppdrag av kommunens revisorer har Deloitte AB granskat kommunens flyktingverksamhet. Syftet med granskningen var att besvara frågan om kommunstyrelsens rutiner för uppföljning av ekonomi och verksamhet är tillfredsställande. Revisorernas bedömning är att dessa kan förbättras och att det behövs en mer aktiv styrning och en uppföljning av verksamheten. Revisorerna ger följande förslag till förbättring av kommunens flyktingverksamhet: Att det utarbetas skriftliga rutiner för handläggning och för uppföljning av verksamheten och att det utarbetas riktlinjer och rutiner inom skolan för mottagning av nyanlända barn och ungdomar. Att det upprättas mål för verksamheten som årligen följs upp. Att en budget upprättas för verksamheten. Att det upprättas en ansvarsfördelningsmall som reglerar vad olika verksamheter inom kommunen ska ansvara för gällande flyktingmottagningen. Att det upprättas en plan för hur samhällsinformationen ska genomföras. Att fördelningar av bidrag förankras politiskt. Det måste också upprättas grunder till hur fördelningen ska ske, vilket kräver en genomgång av de kostnader som respektive verksamhet har för flyktingmottagandet. Underlag för beslut Rutiner. Skriftliga rutiner för delar av verksamheten har tagits fram under hösten och arbetet med att skriva rutiner för fler områden kommer att göras under 2014. Idag finns skriftliga rutiner för t ex det praktiska mottagandet av nya flyktingar, för utrustning av bostad och för den strukturerade information som ges till den nyanlände. Vissa nuvarande rutiner, t ex för handläggning av initialt försörjningsstöd och för samverkan med skola och barnomsorg, kommer att förändras och utarbetas i samarbete med andra verksamheter (skola, IFO). Dessa, samt rutiner för uppföljning av verksamheten kommer att presenteras för KS under 2014. Skolan kommer under 2014 att utarbeta riktlinjer och rutiner för mottagning av nyanlända barn och ungdomar. Mål. Förslag till mål för verksamheten finns framtagna och kommer att behandlas i KS. Ambitionen är att under 2014 ta fram en Integrationsplan som beskriver och förklarar kommunens flyktingverksamhet. Detta är ett arbete som sker i samverkan med övriga kommuner i länet utifrån en länsgemensam integrationsstrategi. Budget. Ett budgetarbete har inletts under 2013 och en preliminär budget för 2014 har upprättats. Förutsättningarna för 2014 års flyktingmottagande i antal mottagna blev dock inte känt förrän i december och storleken på Migrationsverkets ersättning till kommunen väntas bli klar i mars. Budgeten för 2014 kommer därför att behöva revideras. Ansvarsfördelning. I Integrationsplanen kommer ansvarsfördelningen mellan olika verksamheter att beskrivas. Vissa områden kommer att regleras i särskilda Ragunda Kommun Centralgatan 15 Box 150 840 70 Hammarstrand TEL 0696-68 20 00 FAX 0696-68 20 05 POSTGIRO 2 22 30-7 BANKGIRO 267-8761 www.ragunda.se ragunda.kommun@ragunda.se

överenskommelser, t ex samverkan mellan IFO och Integration och överenskommelser gällande sk återsök hos Migrationsverket av vissa kostnader i olika verksamheter. Samhällsorientering. Kommunen har under 2012 och 2013 varit ansluten till Regionförbundets samordnande insatser för genomförandet av den lagstadgade samhällsorienteringen för nyanlända. För 2014 har en plan upprättats som innebär att personal vid Integrationsservice erbjuder samhällsorientering i samverkan med bl a SFI. Fördelning av Migrationsverkets schablonbidrag. Ett förslag till fördelningsnyckel kommer att presenteras KS under 2014. Förslag till beslut 1. Att kommunstyrelsen godkänner och antar yttrandet som svar på granskningsrapporten att delges revisorerna. Elisabeth Johnson Integrationssamordnare Ragunda Kommun Centralgatan 15 Box 150 840 70 Hammarstrand TEL 0696-68 20 00 FAX 0696-68 20 05 POSTGIRO 2 22 30-7 BANKGIRO 267-8761 www.ragunda.se ragunda.kommun@ragunda.se

Gun Fahlander 2014-01-23 0696-682171 Kommunstyrelsen Svar på revisionsrapporter - Pm förstudie intern kontroll, 2012 PWC - Granskning av styrdokument, 2013 Deloitte (se även detaljerat svar som bilaga) Bakgrund Pwc har på uppdrag av kommunens revisorer gjort en förstudie avseende kommunens beredskap för hantering av EKO-frågor, etik, korruption och oegentligheter. Utgångspunkten är att se om den interna kontrollen är tillräcklig inom området. Även Deloitte har under 2013 lämnat en revisionsrapport angående god intern kontroll och vikten av att olika styrdokument finns och tillämpas. Deloitte bedömer att de styrdokument som finns är tillräckliga för att upprätthålla en tillfredsställande intern kontroll av verksamheten. Dock saknas policys/reglementen för medelsförvaltning och intern kontroll. Det man kommit fram till i de olika rapporterna är: o att kommunen bör upprätta ett internkontrollreglemente och att internkontrollplaner införs o att allt internt kontrollarbete bör byggas på en sammanvägning av risk och väsentlighet och till detta kopplade kontrollåtgärder för att minimera riskerna o att styrdokumenten struktureras och kategoriseras så att de blir överskådliga och lättillgängliga o att ansvariga personer utses för styrdokumenten som också ansvarar för uppföljning o att en finanspolicy upprättas enligt kommunallagens krav om föreskrifter för medelsförvaltning o att attest- och utanordningsreglementet ses över och uppdateras o att ett reglemente för valnämnden upprättas Sammanfattning Inledningsvis pågår nu ett arbete med att ta fram ett interkontrollreglemente vilket kommer att behandlas och beslutas av kommunstyrelse och kommunfullmäktige under våren 2014 därefter tas internkontrollplaner fram. Reglementet syftar till att säkerställa att styrelsen, nämnderna och de kommunala bolagen upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, d.v.s de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Innebär bl a att ha kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till fastställda mål. Ragunda Kommun Centralgatan 15 Box 150 840 70 Hammarstrand TEL 0696-68 20 00 FAX 0696-68 20 05 POSTGIRO 2 22 30-7 BANKGIRO 267-8761 www.ragunda.se ragunda.kommun@ragunda.se

Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Kommunstyrelsen, nämnderna och de verksamhetsansvariga ska ha tillgång till korrekt bokföring samt en relevant och rättvisande information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer och instruktioner m m. Detta innefattar lagstiftning såväl som kommunens interna regelverk och policys. Gun Fahlander Kommunchef Ragunda Kommun Centralgatan 15 Box 150 840 70 Hammarstrand TEL 0696-68 20 00 FAX 0696-68 20 05 POSTGIRO 2 22 30-7 BANKGIRO 267-8761 www.ragunda.se ragunda.kommun@ragunda.se

Svar på revisionsrapport gällande kommunens styrdokument Vid revisorernas granskning av kommunens styrdokument framförde man följande synpunkter : - styrdokumenten finns inte samlade och strukturerade Svar: kommunens nya hemsida kommer att lanseras under början av 2014. Där kommer att våra styrdokument att vara både samlade och strukturerade. - i dag finns ingen formellt ansvarig för styrdokumenten och dess uppföljning Svar: de tjänstemän som utformat policyn ska vara ansvariga för dokumentet och dess uppföljning - det finns ingen finanspolicy Svar: ett förslag till finanspolicy håller på att tas fram och kommer att läggas fram till kommunstyrelsen under våren 2014 - i kommunen finns inget reglemente för internkontroll och inga internkontrollplaner Svar: ett förslag till internkontrollreglemente är under utarbetande och kommer att ligga till grund för kommande internkontrollplaner. - vi bedömer att attest- och utanordningsreglementet behöver ses över och uppdateras Svar: kommunen ser nu över delegationsordningen och kommer därefter att göra översyn av attest- och utanordningsreglementet. - det finns inget reglemente för valnämnden Svar: Kommunen kommer att ta fram ett reglemente för Valnämnden under 2014. Bosse Svenningson Administrativ chef Anna Forsberg Kommunsekreterare och Valhandläggare Ragunda Kommun Centralgatan 15 Box 150 840 70 Hammarstrand TEL 0696-68 20 00 FAX 0696-68 20 05 POSTGIRO 2 22 30-7 BANKGIRO 267-8761 www.ragunda.se ragunda.kommun@ragunda.se

Ragunda Kommun Centralgatan 15 Box 150 840 70 Hammarstrand TEL 0696-68 20 00 FAX 0696-68 20 05 POSTGIRO 2 22 30-7 BANKGIRO 267-8761 www.ragunda.se ragunda.kommun@ragunda.se

Arvoden 2014 Personer Arvode po tot *6 pers 5 smtr Sammanträdesarvode 6 800 251,36 1051,36 6308,16 31540,80 Resor snitt skattefri 6 107,43 644,58 3222,90 Resor snitt skattepl 6 62,08 23,88 85,96 515,74 2578,68 7468,48 37342,38 Förlorad arb tot 2013 inkl PO pålägg 16953,0 17 personer på 5 sammanträden. Snittkostnad 997,23. Beroende på de minskade ledamöterna kan det bl Varje möte är det 3 4 personer som har förl.arb 2013. Detta är de faktiska siffrorna för 2013 med ett beräknat snitt på 6 ledamöter.

i en minskning eller ingen alls beroende på vilka som blir valda.

Bilaga Vital demokrati Om det skulle vara samma valresultat med 31 alt 25 ledamöter skulle mandatfördelningen se ut på följande sätt. Detta under förutsättning att det fortsatt är 4 partikonstellationer. Blir det fler partier blir mandatfördelningen annan. Parti (%) 31 ledamöter 25 ledamöter Centerpartiet (22%) 7 mandat 6 mandat Socialdemokraterna (55%) 18 mandat 14 mandat Vänstern (7%) 2 mandat 2 mandat Allians för Ragunda (12%) 4 mandat 3 mandat På valmyndighetens hemsida http://www.val.se/ kan du genom en valsimulator se hur mandaten fördelas beroende på antal partier samt procentuell fördelning.